La Gestión de Los Documentos Electrónicos

La gestin de los documentos electrnicos:
normas de referencia y contexto tecnolgico

Llus-Esteve Casellas i Serra
Jefe de la Seccin de Gestin Documental y Archivo. Ayuntamiento de Girona
CERMENO, L; CASELLAS, L-E. La norma ISO 15489 y la implantacin de un sistema
de gestin de documentos (analgicos y electrnicos). Las Palmas de Gran Canaria:
Asociacin de Archiveros de Canarias, ASARCA Forma 5, 2009, 27-54.
En los ltimos aos hemos presenciado, asistido e incluso participado en

mltiples cambios en el contexto de las organizaciones, ya sean pblicas o
privadas. Probablemente, todos estos elementos podran sintetizarse en las
palabras cambio, evolucin e innovacin, el significado y contenido de cada
una de las cuales se interrelaciona con las otras de manera que se produce
una espiral sin precedentes.
Sin duda la rpida evolucin de las tecnologas de la informacin y de la
comunicacin suponen cambios importantes en las herramientas y sistemas de
gestin de las organizaciones. Sin embargo, no se trata solamente de un
cambio tecnolgico sino que va ms all. Lenta pero progresivamente, una
nueva cultura organizativa est ocupando un papel central en la administracin
de las organizaciones. Esta nueva cultura impulsa nuevas frmulas de relacin
con la ciudadana en el sector pblico, pero tambin con clientes y proveedores
en el sector privado. No son solamente cambios formales, son cambios
estructurales en el seno de empresas e instituciones, nuevos modos de
organizar la gestin con nuevas tecnologas y ante un escenario de nuevas y
mayores exigencias, especialmente en el mbito del sector pblico y la
ciudadana.
En este nuevo contexto la gestin documental, en boca de muchos, anhelada
como objetivo comercial por unos cuantos y realmente conocida por unos
pocos, se ha situado en el centro y en la base de operaciones de la mayor
parte de las organizaciones. Para los profesionales de la archivstica,
ciertamente no es nada nuevo, pero si supone un redescubrimiento por parte
de otros sectores profesionales. Este redescubrimiento ha ido acompaado de
la aparicin de normas y modelos de gestin documental o gestin de
documentos electrnicos. Unas y otros constituyen un referente de buenas
prcticas sin precedentes en nuestro campo profesional, a pesar de que en
algunos casos la asimilacin y adecuacin a la realidad de todas ellas no haya
sido o sea fcil.
Llus-Esteve CASELLAS. La gestin de los documentos electrnicos: normas de referencia y contexto tecnolgico.
ASARCA Forma 5, 2009.
En cualquier caso, todos estos factores sitan la gestin documental y los

sistemas que le dan soporte en el ojo del huracn de las dinmicas actuales de
las organizaciones. Probablemente, en el lugar que le corresponde y que el
sector profesional ha venido reclamando desde hace aos. Ante este contexto
no cabe pnico escnico posible y es ahora cuando debemos posicionarnos
para dar las respuestas adecuadas. No es slo responsabilidad nuestra, pero s
tenemos un papel importante a desarrollar.
El presente texto, fruto de la combinacin de dos fragmentos de dos captulos
del Manual darxivstica, de la Associaci dArxivers de Catalunya1, tiene por
objetivo exponer brevemente los aspectos esenciales de las normas y modelos
de referencia en la gestin de los documentos, y especialmente de los
documentos electrnicos, y tambin de las herramientas tecnolgicas de
gestin en el seno de una organizacin.
1. Gestin documental y normas de referencia
1.1. Gestin de documentos y gestin de documentos electrnicos

Hasta hace poco era frecuente la contraposicin entre la gestin de
documentos y la gestin de documentos electrnicos o, cuando menos, la
percepcin de que eran dos partes de una misma cosa, pero dos partes al fin y
al cabo. Sin duda esta percepcin se fundamenta, entre otras razones, en dos
aspectos: el primero, la visin del documento electrnico ms como recurso
informativo para la organizacin que no como recurso con valor probatorio, y el
segundo, el mayor peso de la vertiente tecnolgica en su contexto de
produccin, en detrimento de la correcta valoracin del documento en el marco
de la gestin corporativa.
Sin embargo, la progresiva e inevitable necesidad de garantizar su validez
jurdica, el desarrollo de nuevas herramientas que permiten la gestin conjunta
de la documentacin electrnica y en papel y, finalmente, el auge de nuevas
culturas de gestin corporativa han puesto en evidencia los beneficios
derivados de la integracin de los diferentes sistemas de gestin de una
organizacin, ya tengan por objetivo la gestin de las propias actividades y
servicios, la gestin administrativa o la misma gestin documental en
cualquiera de sus aspectos. En este sentido, la norma ISO 15489 sobre gestin
documental es un claro ejemplo de esta tendencia, y al mismo tiempo que
constituye un elemento clave para un mayor desarrollo de sistemas de gestin
documental en las organizaciones, convergen en ella los principios archivsticos
con los de la gestin de los documentos electrnicos y, tambin, su integracin

en los objetivos especficos de gestin de las organizaciones.
Por tanto, y de acuerdo con los planteamientos ya conocidos en relacin con la
naturaleza de los documentos electrnicos y su problemtica (integridad,
fiabilidad autenticidad y usabilidad), no tendra sentido la gestin de las
especificidades del documento electrnico al margen de un sistema corporativo
de gestin de documentos. En esta lnea, las recomendaciones generales
efectuadas en la Guide for Managing Electronic Records from an Archival
Perspective (CIA / ICA, 1997) y desarrolladas posteriormente en Electronic
Records: A Workbook for Archivist (CIA / ICA, 2005), inciden en la ineludible
necesidad que los servicios de archivo establezcan polticas y procedimientos
para garantizar la creacin, la gestin y el mantenimiento de documentos
electrnicos en condiciones de autenticidad, fiabilidad y de preservacin, as
como su implicacin a lo largo de todo el ciclo de vida, y la prioridad que
supone la identificacin del valor archivstico de los documentos y la
formulacin de requisitos de preservacin y de accesibilidad. An as, debe
tenerse en cuenta que estos aspectos no son en absoluto especficos de la
gestin de los documentos electrnicos, sino que constituyen tambin
principios de actuacin en relacin con los documentos analgicos.
Por otra parte, el Recordkeeping centra su objetivo primordial en proporcionar
evidencia de los documentos mediante, principalmente, la captura de
metadatos referidos a la informacin contextual del documento y a la actividad
de la organizacin. Es decir, los metadatos que sern de utilidad para facilitar la
comprensin del documento y de la actividad a la que sustenta, la informacin
de los procesos asociados al documento, su preservacin y, tambin, su
recuperacin y acceso. Por lo tanto, la captura y la gestin de esta informacin
de contexto se convierte en un punto crtico para los documentos electrnicos.
Por este motivo, y dado que buena parte de esta informacin se encuentra en
el sistema de gestin documental, es del todo recomendable aplicar criterios
homogneos en el tratamiento de la documentacin con independencia de su
soporte y medio y, tambin, criterios de rentabilidad de las herramientas
informticas de apoyo al sistema de gestin documental.
La incidencia de la Administracin Pblica electrnica

Hay tambin otro factor clave en la integracin de los documentos electrnicos
en los sistemas corporativos de gestin documental, concretamente el impacto
de la Administracin electrnica en las organizaciones. Si bien el sector privado
ha sido pionero en el uso de las tecnologas de la informacin y de la
comunicacin y, por tanto, en la produccin y el uso de documentos
electrnicos, la incidencia del sector pblico resulta determinante. El hecho de
que las instituciones pblicas tengan que cumplir un alto nivel de exigencia en
cuanto a transparencia administrativa y de legalidad, aadido a los requisitos
para garantizar una preservacin a largo plazo de la documentacin, supone
para la ciudadana un aporte considerable en la confianza de la validez jurdica

de los documentos electrnicos y, por consiguiente, de su valor probatorio. La
consecuencia es un aumento significativo de los documentos producidos en
soporte digital y, lgicamente, una mayor necesidad de gestionarlos.
En este sentido, el impacto en las instituciones pblicas no se reduce tan slo a
la modernizacin de las organizaciones, sino que supone una verdadera
reorganizacin interna que afecta al mismo diseo de los procedimientos y a la
integracin de los diferentes procesos de gestin. Este proceso de cambio
coincide y converge con el desarrollo de herramientas destinadas a la
automatizacin de los flujos de trabajo y a la normalizacin tanto de prcticas
administrativas como de documentos administrativos. Esto conlleva
inevitablemente la necesidad de gestionar adecuadamente el control de las
responsabilidades en la produccin documental, la validacin de dichos
documentos, sobre las condiciones de acceso y los requisitos de preservacin.
Para la ciudadana, esto se traduce en una mayor proximidad de la
Administracin, ms transparencia en sus actuaciones y en la posibilidad de
realizar un conjunto cada vez ms importante de trmites de forma no
presencial, principalmente desde el momento en que la Administracin est
obligada a tenerlos a disposicin pblica a partir de la Ley 11/2007 de Acceso
Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos. La gestin eficiente de
estos trmites debe desembocar en una serie de formularios web que, previa
validacin y asentamiento en el registro telemtico de la institucin, incorporan
automticamente la informacin de manera estructurada en las bases de datos
de gestin de los servicios administrativos correspondientes. Toda esta
informacin, datos, validaciones y transacciones electrnicas deben quedar
convenientemente reflejadas en el sistema corporativo de gestin documental
mediante una captura adecuada, oportuna y precisa en el mismo momento en
que sean validadas.
1.2. La integracin de los documentos electrnicos en un SGD
Iniciativas y estndares
Del planteamiento anterior podemos extraer las siguientes consideraciones:
1.
La conveniencia de un nico sistema de gestin documental en el seno de

una organizacin.
2.
La existencia de caractersticas especficas en los documentos

electrnicos que hay que tener en cuenta en su gestin y,
consecuentemente, en su integracin en un SGD tradicional.
3.
Algunos de los procesos asociados a los documentos electrnicos

durante su ciclo de vida se convierten en crticos para el mantenimiento
de su integridad, fiabilidad y autenticidad, a diferencia de sus homnimos
en papel.
4.
El establecimiento de una poltica de preservacin que abarque todo el

ciclo de vida de la documentacin es indispensable para garantizar la
creacin, la gestin y el mantenimiento de documentos electrnicos bajo
las condiciones de integridad, fiabilidad, autenticidad y usabilidad.
Sin duda, de los cuatro puntos anteriores resolver los dos ltimos ha sido y
sigue siendo el caballo de batalla de los ltimos aos, especialmente desde el
sector pblico a pesar de que las posibles soluciones planteadas son tambin
aplicables al sector privado. Una muestra de ello es el largo recorrido realizado
desde 1972, cuando el Consejo Internacional de Archivos cre el Automation
Commitee, hasta la actualidad. Durante este perodo se han promovido
numerosas iniciativas de alcance estatal en la bsqueda de estndares vlidos,
muy especialmente en la dcada de los aos 1990 entorno al debate entre los
modelos basados en el continuum y en el ciclo vital. De estas iniciativas cabe
destacar las llevadas a cabo en Estados Unidos por la Universidad de Pittsburg
y sobre todo por los Archivos Nacionales (NARA), mediante el Electronic
Records Management Initiative o la norma DoD 5012.2-STD, elaborada en
colaboracin con el Departamento de Defensa y adoptada por el resto de
agencias federales para la adquisicin de aplicaciones de gestin de
documentos. En el diseo de esta norma tambin colabor la universidad
canadiense de British Columbia, que lidera el proyecto InterPARES.
InterPARES ha contado con la participacin de profesionales y de instituciones
de diferentes pases, entre ellas el mismo NARA y la Unin Europea. En su
primera fase, InterPARES 1 (1999-2001), el objeto de anlisis se centr en la
documentacin inactiva desde el punto de vista de la preservacin de
documentos electrnicos autnticos. InterPARES 2 (2002-2007) tom como
objeto de estudio la fiabilidad, la exactitud y la autenticidad de los documentos
electrnicos durante todo su ciclo de vida. Los resultados han sido un
verdadero referente como reflexin y modelo: recursos para evaluar y mantener
la autenticidad, un modelo de anlisis del documento electrnico de archivo,
una gua para el establecimiento de un marco de polticas, directrices para
productores y para preservadores de documentos, dos modelos para la gestin
documental (COP, Modelo de Cadena de Preservacin, y BDR, Modelo de
gestin documental adaptado a los negocios), y diversos recursos disponibles
en lnea sobre terminologa y metadatos y descripcin archivstica (MADRAS).
Tambin en Canad son destacables los proyectos impulsados desde sus
Archivos Nacionales. Las iniciativas que se han llevado a cabo en Europa
tambin han partido mayoritariamente de los Archivos Nacionales de los

diferentes estados, principalmente en los pases escandinavos y en Gran
Bretaa. Sin embargo, la iniciativa ms importante ha sido la de la Unin
Europea mediante el DLM Forum y la publicacin de MoReq, Model
Requirements for the Management of Electronic Records, un modelo de
requisitos para la gestin de los documentos electrnicos, que recientemente
ha sido revisado y ha dado lugar a MoReq2 (2008). Aunque la revisin
mantiene los mismos objetivos e incluso la estructura, ha sido ampliado
considerablemente en relacin con la primera versin con el fin de que sirva de
modelo de evaluacin de programas sectoriales o de sistemas globales de
gestin documental. En este sentido, es especialmente destacable el apndice
9, en el que se ofrece un modelo de metadatos detallado para garantizar la
interoperabilidad entre sistemas de gestin de documentos electrnicos y,
tambin, la creacin, el desarrollo y el uso de un esquema XML.
Por su parte, el Consejo Internacional de Archivos tambin ha dedicado
esfuerzos para el establecimiento de requisitos homogneas en los programas
de gestin de documentos electrnicos. Esfuerzos que se han materializado
con los Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office
Environements. Esta publicacin, disponible en lnea, consta de tres partes:
alcance general y declaracin de principios; directrices y requisitos funcionales
para documentos en oficinas electrnicas, especficos para sistemas de gestin
de documentos electrnicos; y finalmente, directrices y requisitos funcionales
para documentos en sistemas de negocio, centrados en la integracin de las
funcionalidades del documento en sistemas de gestin de procesos y
actividades de negocio.
Finalmente, las iniciativas que han jugado un papel de primer orden en la
normalizacin de la gestin de los documentos electrnicos han sido las
desarrolladas en Australia. Las propuestas australianas, que arrancan de los
planteamientos de la Universidad de Pittsburg, desarrollan su modelo
centrndose en el continuum y en la postcustodia, es decir, en el
mantenimiento de los documentos electrnicos en los entornos que los han
creado y, por tanto, en la transferencia de la responsabilidad de gestin al
margen de la custodia fsica. Entre las diversas iniciativas, hay que remarcar el
Manual DIRKS, las AGLS Metadata Standard o el VERS.2
El papel de la ISO 15489:2001

No obstante, la aportacin fundamental de la archivstica australiana a la
normalizacin de la gestin documental ha sido la norma AS 4390, que ha
dado lugar a la norma ISO 15489:2001, de gestin documental, y
posteriormente la AS 5044, especfica sobre metadatos, que es la base de la
ISO 23081-1 y la ISO 23081-2, las cuales desarrollan parcialmente la ISO
15489. Ni que decir tiene que la publicacin de la ISO 15489 ha supuesto un
punto de inflexin muy importante en la gestin documental, documentos
electrnicos incluidos, porque pretende ser de aplicacin a cualquier tipo de

documento y, a pesar de no ser una norma especfica para documentos
electrnicos, es evidente que en su elaboracin estos han tenido un peso
determinante.
Entre las ventajas de la gestin documental que la ISO 15489 menciona hay
dos que son claves para la integracin de los documentos electrnicos en los
SGD. Por un lado, el establecimiento de criterios sistemticos de gestin,
esenciales para la organizacin para la integracin de todos los procesos de
negocio. Por otro, la identificacin del SGD como una fuente de informacin
indispensable para la toma de decisiones y para la rendicin de cuentas a
organismos de control ajenos organizacin. La combinacin de estos dos
aspectos es fundamental para proporcionar evidencia de las acciones de la
organizacin y, en el caso de los documentos electrnicos, imprescindible. En
la misma lnea, tambin establece seis factores de la gestin documental que
inciden directamente en la creacin, la gestin y el mantenimiento de los
documentos electrnicos, y que de manera ms general se pueden agrupar en
tres (ISO 15489-1, 4):
1.
El establecimiento de polticas y estndares en la gestin documental,

que deben incluir la asignacin de competencias y responsabilidades y la
definicin de procedimientos y directrices concretas en los procesos de
gestin de las actividades de la organizacin.
2.
El diseo, la implantacin y la administracin de un SGD y, por tanto,

tambin la prestacin de servicios derivados de la gestin y el uso de los
documentos.
3.
La integracin de la gestin documental con el sistema de gestin de los

procesos de la organizacin.
Por tanto, la adopcin de polticas y de estndares a todos los niveles de la

organizacin, la implantacin y desarrollo de un SGD y su integracin en los
sistemas de gestin de los procesos de negocio de la organizacin son
importantes, y pueden constituir la base para proveer la informacin contextual
necesaria para la integracin de los documentos electrnicos en la gestin
documental corporativa, pero por s solos pueden ser insuficientes para
garantizar su fiabilidad, integridad y autenticidad. Por este motivo, la ISO
15489-1 (7.1) cuando especifica los requisitos y los principios de los programas
de gestin documental determina tres principios bsicos:
1.
La necesidad de crear documentos autnticos, fiables, usables e ntegros

para el cumplimiento del marco normativo de la organizacin.
2.
La incorporacin de normas para la creacin y captura de documentos y

metadatos en todos los procedimientos que requieran probar la evidencia
de la actividad.
3.
La integracin de los documentos vitales para la organizacin dentro del

plan de continuidad de la organizacin, con las medidas de contingencia
oportunas para su preservacin y recuperacin.
Para el cumplimiento de estos principios, la ISO 15489 seala hasta once

requisitos que deben incluirse en un programa global de gestin documental:
determinar qu documentos y qu informacin deben contener, su forma y
estructura, los metadatos y cmo se relacionan entre ellos, los requisitos de
recuperacin, como se organizarn los documentos, evaluar el riesgo de no
tener documentos autnticos, como conservarlos accesibles, el cumplimiento
con el entorno normativo, el mantenimiento de los documentos en un entorno
seguro y slo durante el tiempo imprescindible y, finalmente, la identificacin de
mejoras en los procesos que sean consecuencia de una mejor gestin
documental.
Estos requisitos son aplicables a todos los documentos, sin embargo, la mayor
parte de ellos se convierten en crticos para los documentos electrnicos, en
tanto que constituyen parte esencial de la informacin del contexto de su
creacin y, como tales, deben ser definidos antes de que sean producidos.
As pues, las directrices de la ISO 15489 refuerzan las estrategias propuestas
por la Guide for Managing Electronics Records, segn las cuales los servicios
de archivo deben implicarse en todas las fases del ciclo vital de los documentos
electrnicos: la fase de concepcin del sistema, de creacin de los documentos
y de su mantenimiento a lo largo del tiempo. La participacin de los
profesionales de la archivstica en la fase de concepcin del sistema de gestin
de documentos supone una ruptura en relacin con los postulados ms
clsicos sobre la gestin del ciclo de vida de los documentos. Por tanto, es en
la fase de diseo del sistema donde hay que identificar y definir los requisitos
que garanticen que el contenido, el contexto y la estructura de los documentos
electrnicos aportarn evidencia de la actividad y, por consiguiente, valor
probatorio. Asimismo, tambin es en esta fase cuando hay que establecer los
requisitos para identificar, capturar y preservar los documentos electrnicos.
En conclusin, es en la fase de diseo del sistema cuando todos los procesos
que afectan al ciclo vital de un documento electrnico deben ser identificados,
definidos e implementados. Por otra parte, la creacin de documentos
electrnicos en el entorno de un SGD que no haya previsto esta perspectiva en
su concepcin inicial ir en detrimento de su fiabilidad, integridad y posterior
autenticidad. Adems, y en cuanto a la integridad especialmente de los
documentos electrnicos, es necesario que las polticas y normas de la
organizacin prevean en qu casos se podrn llevar a cabo adiciones al
documento original, por parte de quin, en qu momento del proceso de la
actividad y qu procedimiento de seguimiento o de auditora se establecer
para poder garantizar su carcter completo y no alterado, de manera que estas
acciones no le resten fiabilidad (ISO 15489-1, 7.2.4).
La norma ISO 15489-1 (8.5) desarrolla y detalla los aspectos a tener en cuenta
en el diseo y la implantacin de un SGD, sus caractersticas, la metodologa a
seguir e, incluso, su desmantelamiento sin perder de vista las condiciones de
fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad de los documentos. Asimismo,
tambin seala los procesos e instrumentos esenciales de la gestin
documental, de los cuales en relacin con los documentos electrnicos hay que
destacar la identificacin y la captura de los documentos, la clasificacin, la
evaluacin y la seguridad y acceso (ISO 15489-2, 4.3).
1.3. Procesos crticos en la gestin de documentos electrnicos
La identificacin
En entornos de sistemas de gestin de documentos electrnicos todos los
procesos que afectan a la gestin documental se pueden dar de manera
simultnea, pero sin duda si hay uno que forzosamente debe ser previo, ste
es la identificacin de los documentos a capturar y de los requisitos que
garanticen su capacidad de evidencia de la actividad. Es decir, hay que
determinar qu documentos son verdaderamente los documentos de archivo:
aquellos que comprometen la organizacin o un individuo con una accin
concreta, los que constituyen el fundamento para rendir de cuentas a un
organismo externo de fiscalizacin, los que documentan una accin o un
proceso de toma de decisin. Estas caractersticas son elementos distintivos
del documento electrnico en relacin con el simple documento electrnico o el
conjunto de datos informativos o de gestin.
La identificacin de los documentos electrnicos a capturar debe basarse
necesariamente en el anlisis del entorno normativo y de los objetivos de la
organizacin, as como en las obligaciones de rendir de cuentas a que pueda
estar sometida y el riesgo que le podra suponer no capturar estos documentos
(ISO 15489-1, 9.1). El mismo anlisis debe permitir determinar quin debe
realizar la captura del documento, cundo y cmo y, tambin, el tiempo de
retencin del documento antes de su transferencia o eliminacin.
No obstante, la tendencia actual de integracin de los diferentes sistemas de
gestin de una organizacin, los cambios en sus estructuras, los procesos y las
comunicaciones producen un fuerte impacto en la gestin documental y, por
tanto, tambin existen ms dificultades para la identificacin correcta de los
documentos a capturar. Un ejemplo especialmente complejo es el de las bases
de datos, sobre las que hay opiniones diversas: desde la que considera una
base de datos nicamente como un contenedor de datos que genera

documentos, hasta la que mantiene que toda la base de datos en su globalidad
es un documento de archivo, pasando por la opcin intermedia que slo la
considera como un contenedor de documentos.3 Segn la opcin que se
determine, capturar y preservar los documentos generados o capturar y
preservar los datos como documentos de archivo, el sistema ser docucntrico,
o datacntrico, aunque en una misma organizacin pueden convivir los dos
modelos segn sus necesidades de gestin. En cualquier caso, es
indispensable identificar previamente todos los sistemas gestores de datos
(catlogo de aplicaciones) de la organizacin para poder determinar
correctamente los documentos a capturar (ISO 15489-2, 3.2.5).
La captura y el registro
La captura es el proceso mediante el cual se determina la necesidad de crear y
mantener un documento en un SGD. Esto afecta tanto a los documentos
producidos por la organizacin como a los recibidos y, al mismo tiempo, implica
vincular el documento capturado con sus condiciones de acceso y su perodo
de retencin (ISO 15489-2, 4.3.2). Segn MoReq2 (p.15), adems, incluye los
procesos de registro, clasificacin, adicin de metadatos y almacenamiento de
un documento electrnico en un SGD.
Los objetivos que persigue la captura son:
1.
Establecer la relacin entre el documento, su creador y el contexto de la

organizacin.
2.
Integrar el documento con su relacin en un SGD.
3.
Vincular el documento con los dems documentos relacionados.
De hecho, los objetivos de la captura son los mismos que para los documentos
en papel, sin embargo, en los documentos electrnicos hay que ser ms
selectivo, especialmente en el uso de los metadatos, ya que mientras en los
documentos en papel los metadatos son generalmente explcitos, o bien
fcilmente deducibles, en los documentos electrnicos estos aparecen a
menudo de forma implcita. De ah que los documentos electrnicos dependan
fuertemente de un contexto administrativo bien documentado y de la
descripcin aportada por los metadatos sobre cmo se producen los
documentos.
El registro es una de las tcnicas que apunta la ISO 15489 para la captura de
un documento, y tiene por objetivo aportar la evidencia de que un documento
ha sido creado o recibido en un SGD. Es decir, es la formalizacin de la
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captura de un documento en el SGD y abarca todo el proceso de captura, de

manera que no se puede efectuar ningn otro proceso hasta que esta no est
concluida. Las caractersticas de un registro son (ISO 15489-1, 9.3):
1.
Cada documento debe tener un nico identificador.
2.
En los entornos electrnicos implica la clasificacin, la disposicin y el

nivel de acceso al documento.
3.
La posibilidad de producirse automticamente siempre que sea posible.
4.
La inalterabilidad, hasta el punto que su modificacin requiere un proceso

de auditora y el control de la modificacin.
5.
El asentamiento de unos metadatos mnimos: un identificador nico, la

fecha y la hora, una breve descripcin, el autor remitente o el destinatario.
Por otra parte, en los procesos de captura y registro hay que tener en cuenta
algunos aspectos. De entrada, la necesidad de normalizar los formatos de los
ficheros y, sobre todo, la verificacin de la validacin del documento
electrnico. Si la validacin se basa en la firma electrnica, ser necesario
llevar un control sobre los certificados emitidos por la agencia certificadora
correspondiente y, al mismo tiempo, un control sobre la verificacin del proceso
de firma del documento para garantizar que no ha sido alterado. Tambin
puede ser necesario tener en cuenta la validez de documentos en papel
digitalizados dentro de un proceso de negocio. En este caso, ser necesario
aprobar las polticas y procedimientos que lo prevean, con la asignacin de las
competencias y las responsabilidades del proceso. De forma complementaria,
si los documentos no van acompaados por una firma ser necesario llevar un
registro con identificador nico.4
En cualquier caso, la captura formal o no formal de un documento depender
del riesgo que suponga la prdida de dicho documento para la organizacin. En
este sentido, MoReq2 (captulo 6) propone hasta cuarenta y un requisitos para
realizar el proceso de captura con garantas, as como requisitos especficos
sobre la captura mediante la importacin de grandes volmenes de
documentos, la gestin del correo electrnico, los tipos de documentos que un
SGD debe poder capturar y, tambin, cmo llevar a cabo la captura de
documentos en soporte papel mediante digitalizacin sustitutiva.
Los metadatos
Sin duda, un aspecto esencial en la captura de los documentos electrnicos es
la preservacin del contexto de creacin del documento. El contexto puede ser
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preservado mediante elementos internos de los documentos electrnicos o bien

externos, es decir, los metadatos, los cuales se pueden utilizar para la
recuperacin, la usabilidad, la autenticidad, la fiabilidad, el mantenimiento, la
preservacin y la evaluacin. Los documentos electrnicos dependen tanto de
los metadatos que documentan el contexto administrativo en el que se ha
creado el documento, como de los que dan testimonio de cmo se ha creado.
La ISO 15489-2 establece que el sistema de captura siempre implicar la
adicin de metadatos, es decir, la existencia de campos informativos a rellenar
en el momento de capturar un documento. Estas necesidades informativas
sern superiores en los documentos electrnicos que en los documentos en
papel, dado que en papel esta informacin suele ser explcita, o bien fcilmente
deducible. Siempre que sea posible, es conveniente que la integracin de estos
metadatos se haga de forma automtica, aunque tambin puede realizarse de
forma semiautomatizada o, incluso, manualmente. De hecho, la misma norma
afirma que todos los procesos generan metadatos, no obstante, su nmero
depender de la complejidad del SGD, as como de los requisitos especficos
para la gestin de las actividades de la organizacin.
Como consecuencia de la importancia que tienen los metadatos, la ISO 15489
ha sido desarrollada en este aspecto mediante otra norma, la ISO 23081-1
Procesos de gestin de documentos. Metadatos para documentos. Principios,
elaborada a partir de la norma australiana AS 5044.5 Esta norma establece que
los metadatos, como informacin estructurada o semiestructurada, pueden
aplicarse a la creacin, el registro, la clasificacin, el acceso, la preservacin y
la disposicin de los documentos a lo largo del tiempo. Del mismo modo,
tambin pueden aplicarse en diferentes mbitos, es decir, para identificar,
autenticar y contextualizar los documentos, las personas, los procesos y los
sistemas que los han creado, gestionado, mantenido y utilizado y, finalmente,
tambin las polticas que los rigen.
Esto conlleva la existencia de diferentes capas de metadatos, asociadas a los
procesos vinculados a dos momentos del ciclo de vida del documento:
1.
La captura, la contextualizacin y la integracin en el SGD, es decir, en el

momento de captura.
2.
Los usos de este documento, junto con las actividades y los contextos en
los que se produzcan. Por lo tanto, son metadatos obtenidos despus de
la captura, es decir, una vez el documento ha sido producido e integrado
al SGD. La norma denomina el conjunto de estas metadatos asociados a
un documento concreto, como "documento de metadatos" (metadata
record, ISO 23081-1, 5.3).
Esta distincin supone, por un lado, que se generan metadatos a lo largo de los
diferentes procesos vinculados a las actividades que lleva a cabo una
organizacin y, por el otro, que metadatos generados en la fase activa del
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documento pueden tener que ser conservados en fase inactiva. Por

consiguiente, la gestin de los metadatos es del todo indispensable como parte
inherente a la gestin documental. Por este motivo, la ISO 23081-1 (4 y 5)
seala los objetivos y beneficios que los metadatos aportan a la gestin
documental y, tambin, la necesidad de determinar cules deben capturarse y
cules no. En este sentido, cabe sealar que pueden existir y convivir
diferentes perspectivas sobre los metadatos, segn los objetivos se siten en
las actividades de la organizacin, la gestin documental o en el uso de los
documentos. Del mismo modo como ya se ha comentado anteriormente, la ISO
23081-1 (8.5) tambin incide en el hecho de que algunos metadatos esenciales
para las actividades de la organizacin pueden no ser suficientes para la
gestin documental (tambin la ISO 15489-1, 8.3.2). De ah que la norma
profundice en las diferentes responsabilidades y roles en relacin con los
metadatos, los diversos mbitos de aplicacin y, muy especialmente, su
gestin (niveles y puntos de aplicacin, procesos de gestin, estructuras y rol
de los sistemas), as como en los tipos de metadatos requeridos por la ISO
15489.
Finalmente, apuntar que la recientemente aprobada ISO 23081-2, Procesos de
gestin de documentos. Metadatos para documentos. Elementos de
implementacin y conceptuales, da un paso ms all y propone pautas para la
implementacin de modelos de metadatos normalizados para la gestin de
documentos electrnicos. De hecho, la norma reconoce que la informacin
contextual siempre superar los lmites de metadatos contenidos en un
sistema, pero a pesar de ello deja muy claro que la estructura y la organizacin
normalizada de los metadatos es un prerrequisito indispensable para la
interoperabilidad. La ISO 23081-2 sita los beneficios del uso de metadatos en
la descripcin de atributos de los mismos documentos, las relaciones entre
documentos y agentes (productores y usuarios), su contexto de creacin y uso,
la bsqueda y recuperacin de informacin y el mantenimiento de la
autenticidad de los documentos electrnicos. Por este motivo, la norma
pretende abarcar la globalidad de un sistema de gestin de documentos, con la
complejidad que ello supone.
El modelo propuesto se centra en la identificacin de entidades de metadatos,
las relaciones entre metadatos, las agrupaciones documentales sobre las que
se aplicarn, la herencia de informacin, la reutilizacin, la interdependencia y
el carcter extensible y modular de las estrategias que las gestionan. Para ello
establece seis grupos de metadatos: identificacin, descripcin, uso, plan de
acciones, historial de acciones y relacin. Por otra parte, tambin seala los
mbitos a tener en cuenta en su implementacin: el almacenamiento y archivo,
las caractersticas del depsito de archivo digital, la captura, la creacin de
documentos de metadatos, su registro, los metadatos como instrumento de
control de la gestin documental, los enlaces entre metadatos, su evaluacin,
la transferencia, conservacin y formatos, y la gestin de metadatos a largo
plazo.
13
Por su parte, MoReq2 se alinea parcialmente con ISO23081-2, aunque deja

claro que su finalidad es diferente a la de la norma, y que antes de querer
desarrollar un modelo completo es necesario evaluar el contexto de la
organizacin y sus necesidades reales. En el apndice 9, presenta un modelo
de metadatos centrado principalmente en el documento, con el objetivo de
servir de gua de seleccin y combinacin de elementos en la elaboracin de
esquemas de metadatos. Sin duda ambas iniciativas representan un paso
fundamental para la normalizacin, pero ser preciso conocer y valorar las
experiencias concretas sobre estos modelos, hoy por hoy todava muy
escasas.
1.4. Instrumentos esenciales en la gestin de documentos
La clasificacin
Si la captura y el registro constituyen procesos crticos en la creacin de
documentos electrnicos en las condiciones que garanticen su integridad,
fiabilidad y autenticidad, sin duda la clasificacin archivstica es un instrumento
clave en la gestin documental y, muy especialmente, en la gestin de los
documentos electrnicos. A nivel general, la ISO 15489 seala que una de las
caractersticas que debe tener un SGD es la fiabilidad. Entre los requisitos que
determina para garantizarla hay la organizacin de la documentacin de
manera que sea un reflejo de los procesos y de las actividades de la institucin
y, tambin, la captura de documentos dentro del mbito de las mismas
actividades de la organizacin. Por lo tanto, la clasificacin mediante la
identificacin de los documentos y la descripcin de su contexto a nivel de
actividades, procesos y productores es una parte evidente del contexto de
creacin de los documentos electrnicos y, consiguientemente, un elemento
clave en el proceso de captura.
La ISO 15489 identifica el sistema de clasificacin como uno de los
instrumentos esenciales de un SGD, junto con el establecimiento de una
autoridad de disposicin y de un sistema de seguridad y acceso. Sin embargo,
el sistema de clasificacin es la base para la aplicacin de la evaluacin
documental y tambin para el establecimiento de polticas de seguridad y de
acceso a la documentacin. Este rol esencial de la clasificacin se pone de
relieve en diferentes apartados de la misma norma y especialmente en relacin
con los documentos electrnicos. De esta manera, al hacer referencia a la fase
de anlisis de las actividades de la organizacin, destaca que el desarrollo del
modelo conceptual de las actividades de la organizacin y de cmo las lleva a
cabo es fundamental para los documentos electrnicos, dado que implica tomar
14
decisiones en la fase de diseo del SGD sobre la creacin, captura, el control,

el almacenamiento, la disposicin y el acceso a los documentos electrnicos
(ISO 15489-1, 9-5, e ISO 15489-2, 3.2.3) .
No obstante, y siguiendo la misma norma, se habla de sistema de clasificacin
y no nicamente de cuadro de clasificacin, el cual tiene un papel fundamental
pero no es el nico componente del sistema. En el marco del sistema de
clasificacin tambin incluye el control sobre el vocabulario y el uso de
tesauros, la indexacin y la codificacin. An as, el control intelectual de la
documentacin llevar a desarrollar el sistema segn la complejidad de la
organizacin. En este sentido, la implantacin de herramientas de
automatizacin de flujos de trabajo en una organizacin, o la prestacin de
servicios administrativos telemticos llevan inevitablemente a sistemas
complejos de clasificacin, en los que hay que llegar a la tipificacin mxima de
los expedientes y de las tramitaciones e incluso al rediseo de modelos de
documentos y de formularios especficos. El objetivo es, evidentemente,
facilitar la gestin administrativa y la automatizacin de datos, sin embargo, su
diseo ir forzosamente ligado al anlisis y a la definicin del contexto y de los
elementos a capturar en la creacin de estos documentos electrnicos y, como
tales, al sistema de clasificacin de la organizacin.6
Por su parte MoReq2 (captulo 3) propone sobre la clasificacin hasta noventa
y un requisitos a tener en cuenta, distribuidos entre la configuracin del cuadro
de clasificacin, su aplicacin a series documentales y expedientes, volmenes
y subexpedientes y, finalmente, tambin al mantenimiento del cuadro de
clasificacin. Tambin cabe mencionar la reciente aparicin de la norma ISO /
PRF TR 26122. Information and documentation. Work process analysis for
records, para el anlisis de las funciones, actividades y transacciones de una
organizacin, la valoracin de la cual ser imprescindible para identificar su
incidencia en el sistema de gestin de documentos.
La evaluacin documental
La bibliografa sobre evaluacin de los documentos electrnicos remarca la
necesidad de que la valoracin documental se site en la fase de concepcin
de todo el sistema de creacin y mantenimiento de los documentos
electrnicos. En general, esta insistencia se fundamenta en la necesidad de
determinar el perodo de retencin de cada documento y de asegurar las
acciones de disposicin, es decir, la transferencia o la eliminacin fsica del
documento.
Todas las acciones producidas durante el perodo de retencin y tambin en el
momento de la disposicin debern cumplir con los requisitos previstos para
mantener la integridad, la fiabilidad y la autenticidad de los documentos. Pero la
relevancia de integrar la valoracin documental en la fase de concepcin del
15
SGD est tambin muy condicionada por dos aspectos fundamentales: el

riesgo y la complejidad en su gestin. Por un lado, es evidente que en un
entorno electrnico el riesgo de destruccin o prdida de un documento es ms
elevado que en un entorno administrativo basado en el papel. Por el otro, y
ciertamente ms determinante, est la complejidad de gestin de las bases de
datos que dan soporte a los sistema de negocio o actividades de la
organizacin.
Al hablar de la identificacin hemos mencionado brevemente las diversas
opiniones sobre la naturaleza de las bases de datos como generadoras de
documentos, como documentos en su globalidad o como contenedores de
documentos. Obviamente, este tema se vuelve ms simple desde el punto de
vista archivstico si hablamos de un sistema docucntrico, puesto que el
documento electrnico se puede gestionar de manera ms o menos anloga a
la del documento en papel, como objeto nico Sin embargo, si el sistema se
basa en los datos, es decir, es datacntrico, la evaluacin puede ser ms
compleja. No obstante, habra que tomar la distancia suficiente para valorar los
planteamientos que abordan este punto: alcance de las experiencias concretas,
entornos donde se aplican y, principalmente, tradicin archivstica y
organizativa de las instituciones desde donde se formulan.7 En este sentido,
sern determinantes los trabajos previos de identificacin de los documentos y
de las funciones de las cuales derivan, dado que los riesgos ms claros son no
documentar las acciones que se produzcan electrnicamente y, tambin, no
establecer las relaciones adecuadas entre los documentos de una misma
funcin. En este ltimo caso, la falta de una correcta identificacin de la funcin
podra suponer el establecimiento errneo del perodo de retencin de un
documento, o de los datos que lo constituyen, sobre el cual se basan acciones
posteriores del mismo procedimiento.
De hecho, este error se puede dar, y se da, igualmente en un entorno en papel,
pero en un entorno electrnico con toda una red de tablas interrelacionadas,
esto puede implicar la destruccin antes del plazo adecuado o, por el contrario,
la conservacin de un documento ms all de lo que es realmente pertinente.
Por lo tanto, la criticidad de la evaluacin de documentos electrnicos radica en
la correcta identificacin de los documentos de archivo y de las relaciones
existentes entre ellos en una misma funcin, en determinar la obligatoriedad de
crear documentos ntegros, fiables y autnticos en las acciones que
comprometan la organizacin y, finalmente, en el establecimiento de acciones
de disposicin automtica de los documentos, las cuales debern
documentarse como evidencia de su ejecucin (ISO 15489-1, 9-10, y MoReq2,
captulo 5).
En cuanto a la eliminacin efectiva de los documentos electrnicos, la ISO
15489 recomienda que el tipo de destruccin fsica se adecue al grado de
confidencialidad de su contenido. An as, insiste en que los mtodos de
reformatacin y de sobrescritura garanticen que son procesos irreversibles.
Asimismo, tambin recomienda la destruccin fsica en el caso de dispositivos
WORMS (Writte Once Read Many), no regrabables (ISO 15489-2, 4.3.9.3).
16
La seguridad y el acceso
La seguridad en la gestin de los documentos electrnicos puede abarcar
diversos mbitos especficos de gestin. As, MoReq2 (captulo 4), por ejemplo,
seala cuatro: la seguridad a nivel de usuario y las restricciones en el acceso
por razn de su contenido, el establecimiento de pistas de auditora sobre los
requisitos de autenticidad e integridad desde la captura del documento, la
seguridad y proteccin frente a fallos en el sistema y, finalmente, los requisitos
para la identificacin y proteccin de los documentos vitales de la organizacin.
La ISO 15489, por su parte, considera el sistema de seguridad y acceso como
un instrumento esencial de los procesos de la gestin documental. A pesar de
ello, la seguridad en esta norma es tratada de manera ms transversal en
todas las acciones y procesos vinculados a un SGD, aunque remarca la
importancia de que los requisitos de seguridad se incorporen en la fase de
concepcin y diseo del SGD. En trminos ms generales, podramos
concretar la seguridad en tres aspectos: la seguridad del sistema, la seguridad
sobre el documento y la seguridad en su uso.
La seguridad en el sistema se fundamenta en su fiabilidad, razn por la cual
sta ha de estar convenientemente documentada, mediante la realizacin de
auditoras y el control de las incidencias que se puedan producir en el SGD.
Por otra parte, el sistema debe ser lo suficientemente robusto para admitir
cambios sin que stos afecten a la integridad de los documentos ni los datos.
Por este motivo, tambin debern documentarse las estructuras de datos y sus
formatos, as como regular los procedimientos para el cambio de sistema o,
incluso, la migracin, si fuere necesario.
En cuanto a la integridad de los documentos, si en los documentos en papel las
medidas deben ser fsicas, en los documentos electrnicos han de ser
forzosamente electrnicas. Estas medidas se centrarn especialmente en el
control en el acceso, los usuarios, la capacidad de modificar o eliminar los
documentos y en los mecanismos de seguridad que aseguran estos controles.
Por lo tanto, quin puede hacer qu, cundo y cmo se convierte en un punto
crtico del sistema, dado que la organizacin puede necesitar probar que sus
documentos electrnicos no han sido alterados por un error de funcionamiento,
por las tareas de actualizacin o las habituales de mantenimiento. Es decir, la
organizacin necesita garantizar la continuidad en la cadena de custodia de
sus documentos.
En cuanto al uso de los documentos electrnicos, la ISO 15489 vuelve a incidir
en la necesidad de identificar las restricciones y los derechos de acceso sobre
los documentos, al mismo tiempo que seala la conveniencia de documentar el
seguimiento en las acciones sobre los documentos y el seguimiento de su
localizacin (ISO 15489-1, 9, y 15489-2, 4.2.5 y 4.3.8).
17
Por otra parte, la norma ISO 23081-1 especifica en qu medida los metadatos
aportan los requisitos de seguridad en los procesos de gestin documental, ya
sea en el momento de la captura o con posterioridad. Es decir, en el mismo
momento de la captura y mediante la vinculacin establecida por la
clasificacin, el documento debe incorporar las restricciones en relacin con el
acceso al documento, la posibilidad de realizar en l agregaciones, las
vinculaciones con los procesos de negocio de la organizacin o con los
diversos agentes implicados. Adems, debe garantizar la preservacin de estas
restricciones durante el perodo que se haya determinado y, tambin, la
ocultacin de metadatos no accesibles con carcter general a toda la
organizacin.
En relacin con los metadatos a incorporar con posterioridad a la captura, la
norma nicamente hace referencia a las derivadas de los cambios de condicin
en el acceso y en los niveles de seguridad durante el perodo de retencin, por
lo tanto, habr que esperar a su desarrollo en futuras normas y, sobretodo, la
aplicacin prctica de la ISO 23081-2 en experiencias concretas.8
2. Gestin documental y tecnologas de la documentacin
2.1. Contexto tecnolgico y organizativo
En los apartados anteriores se han tratado las directrices generales para el

diseo de un sistema de gestin documental y archivos, en un sentido amplio, y
de cmo llevar a cabo el proyecto para su implantacin. Entendido el sistema
de forma global resulta evidente que, ms all de la gestin del servicio de
archivo, y por lo tanto de la gestin departamental, el desarrollo y la gestin del
sistema incide y se integra en los sistemas de gestin corporativa de la
organizacin. Dejando de lado las ventajas de la implantacin de un sistema de
gestin documental y los beneficios para la organizacin, hay que tener en
cuenta que para su implantacin los proyectos debern convivir, coordinar-se e
integrarse con otros proyectos que, de una manera o de otra, tambin tienen
por objetivo la gestin corporativa de la organizacin desde puntos de vista
diferentes a la gestin documental a pesar de que puedan tener algunos
objetivos especficos coincidentes.
18
En este sentido, la consolidacin de la metodologa archivstica en general,

pero muy especialmente en la gestin documental, ha ido en paralelo a
cambios importantes e igualmente consolidados en la cultura organizativa, los
cuales se apoyan y se interrelacionan con avances significativos en el entorno
tecnolgico de gestin de la informacin, sobre todo en cuanto a la captura, el
almacenamiento y recuperacin, y la gestin y difusin de la informacin. Estos
avances se concretan en:
La revolucin de las herramientas de escritorio, pensadas para el usuario

final.
La integracin de las aplicaciones y la comparticin de tareas en grupo,
con la consiguiente posibilidad de automatizacin de flujos de trabajo, y el
acceso y la gestin simultnea de la informacin.
El incremento espectacular y constante de la capacidad de los equipos y
de las herramientas de almacenamiento y recuperacin de datos.
El desarrollo de arquitecturas de sistemas informticos que agilizan el
acceso y la gestin de grandes volmenes de datos de forma rpida y
segura.
La comunicacin entre plataformas tecnolgicas y sistemas informticos
diferentes y el intercambio electrnico de datos en formato diferentes.
Uno de los resultados evidentes de esta efervescencia tecnolgica es la

progresiva asimilacin entre "informacin" y "documentacin", motivada por el
aumento espectacular del que se podra denominar, en trminos generales,
como "informacin electrnica". Todo ello ha comportado un incremento
considerable de las necesidades de gestin de esta "informacin" por parte de
los usuarios y, tambin, del conjunto de la organizacin, principalmente del que
se ha denominado "informacin desestructurada". Es decir, todos aquellos
documentos en soporte electrnico que no responden a los campos
estructurados de una base de datos.
Las organizaciones tambin han situado de forma progresiva la reingeniera de
procesos como uno de los pilares esenciales de sus lneas de negocio. De este
modo, empiezan a aparecer interrelacionadas la bsqueda de la calidad, el
aumento de la productividad, la automatizacin de los flujos de trabajo y la
reorganizacin de los procesos productivos y administrativos, al mismo tiempo
que se adecuan a nuevas formas de gestin y liderazgo, como por ejemplo la
direccin por procesos. Por otra parte, las instituciones tienden a organizarse
cada vez ms en estructuras matriciales, en las que los flujos verticales y
horizontales de informacin se convierten en habituales.
En este contexto tambin toma relevancia en el seno de las organizaciones el
desarrollo de sistemas de gestin de la informacin y de sistemas de gestin
19
del conocimiento, con los cuales el sistema de gestin documental

forzosamente deber relacionarse. La base tecnolgica comn de todos ellos
son los sistemas gestores de bases de datos, a menudo implementados en
arquitecturas de sistemas multinivel de tres capas, que separan las fuentes de
informacin de los sistemas de gestin y de las interfaces del usuario final. Este
tipo de arquitecturas de sistemas constituye la plataforma tecnolgica
necesaria para el desarrollo de las relaciones transaccionales entre empresas
(B2B, Business to Business), entre las empresas y sus clientes (B2C, Business
to Customer), entre las empresas y sus empleados (B2E, Business to
Employers) y, tambin, entre la Administracin Pblica electrnica y la
ciudadana y entre administraciones (e-government y G2G, Government to
Government).
A nivel global, las polticas estatales e internacionales comunitarias de impulso
a la Sociedad de la Informacin tambin han incidido en la ciudadana y en las
organizaciones, si bien de forma lenta y desigual. Sin embargo, son innegables
los avances en el desarrollo de nuevos mbitos reglamentarios, en la
interconexin y la interoperabilidad tecnolgica, en la creacin de una masa
crtica, la expansin del correo electrnico y los sistemas de comunicacin, en
general, y en la funcin demostrativa que a menudo ha jugado la misma
Administracin pblica. Ciertamente, este entorno poltico y legislativo favorable
ha influido directamente en el mbito tecnolgico posibilitando un aumento
importante en las redes de telecomunicaciones, incentivando el diseo y la
disponibilidad de nuevos dispositivos y favoreciendo y potenciando las
tendencias de integracin de todo este conjunto de herramientas tecnolgicas.
En conclusin, para garantizar el xito en el diseo de un sistema de gestin
documental y archivos deber tenerse en cuenta el entorno en el que se tendr
que desarrollarse. En la vertiente tecnolgica habr que valorar los aspectos
mencionados en cuanto a los avances referidos especialmente a la captura, el
almacenamiento y recuperacin, y la gestin y difusin de la informacin, la
arquitectura de sistemas, la tendencia a la integracin de herramientas, de
dispositivos y redes de comunicaciones y la consiguiente asimilacin entre
informacin y documentacin. En relacin con el contexto organizativo, ser
necesario conocer las polticas de impulso de la Sociedad de la Informacin y,
especialmente de la Administracin electrnica, los avances derivados de estas
polticas y lneas de actuacin, la incidencia de la reingeniera de procesos en
las organizaciones y el diseo, implantacin y desarrollo de sistemas de
gestin de la informacin y de sistemas de gestin del conocimiento.
Todos estos aspectos constituyen los puntos clave de la gestin de los
contenidos de las organizaciones (Enterprise Content Management, ECM),
paraguas bajo el cual se renen el conjunto de tecnologas de la
documentacin. Desde esta perspectiva, los "contenidos" se convierten en
"activos" de conocimiento para la organizacin, y pueden presentarse en
diferentes formatos, aspectos de negocio e incluso localizaciones, todos ellos
con tipologas diversas de contenidos y gestionados por diferentes
aplicaciones. Por lo tanto, el acceso, recuperacin y reutilizacin de la
20
informacin, la disminucin de costes y el aumento de la productividad se

convierten en aspectos esenciales a tener en cuenta en la implementacin de
estas tecnologas. Por consiguiente, aspectos estratgicos que en ningn caso
deberan pasar desapercibidos por los profesionales de la archivstica.
2.2. La gestin de contenidos de la organizacin
En un contexto tecnolgico y organizativo tan multidireccional e interactivo no

puede hablarse de gestin del conocimiento ni de gestin de la informacin sin
que ello implique forzosamente una importante base tecnolgica. No obstante,
la base tecnolgica no conlleva por s misma un mayor conocimiento ni una
informacin ms adecuada. Sin embargo, s permite plantear nuevos enfoques
de gestin y de tratamiento de la informacin. Las nuevas herramientas facilitan
la cooperacin y la colaboracin en el entorno de trabajo, la aplicacin de
soluciones distribuidas entre puntos divergentes de trabajo y escalables segn
la complejidad de la organizacin y, finalmente, su integracin con soluciones
web, que facilitan la disminucin de barreras en el espacio y el tiempo y el
aumento de la comparticin de informacin entre un nmero cada vez ms
importante de usuarios.
Desde este punto de vista, resulta esencial el anlisis del tipo de informacin
para identificar la calidad del conocimiento y de la misma informacin y,
sobretodo, evitar las duplicidades que puedan generarse en entornos
tecnolgicos y organizativos complejos. En este sentido, puede afirmarse que
el Enterprise Content Management (ECM), o gestin de contenidos de la
organizacin, tiene por objetivo dar soluciones a estas necesidades. De todos
modos, la definicin que ofrece la misma AIIM - The ECM Association ha ido
evolucionando en los ltimos aos, fruto de la propia evolucin de los
productos tecnolgicos presentes en el mercado. A primera vista parece
bastante evidente que bajo esta denominacin se han reunido un conjunto de
herramientas que anteriormente procedan, mayoritariamente, del que podra
llamarse tecnologas de la documentacin (Document Related Technologies).
Es decir, principalmente herramientas de archivo tradicional, de gestin
electrnica de documentos y de automatizacin de flujos de trabajo, todas ellas
actualizadas con nuevos componentes basados en tecnologa web.
Por lo tanto, hay que reconocer que la misma nocin de ECM como un
concepto ms del mbito de la "gestin de contenidos". No es de extraar,
pues, que la confusin an existente entre estos productos, venga en buena
parte motivada por los mismos fabricantes y por el hecho de ser un mercado
emergente. An as, la gestin de contenidos de la organizacin puede
21
definirse como la suma de tecnologas, herramientas y mtodos utilizados para

capturar, gestionar, almacenar, preservar y distribuir las informaciones de
apoyo a los procesos de negocio de una organizacin. Es decir, a grandes
rasgos sus objetivos se centran en la organizacin y en el acceso a la
informacin y, al mismo tiempo, en conseguir una administracin uniforme y
compartida.
Los retos a resolver son, por un lado, la gestin de la informacin
desestructurada, por lo tanto, toda aquella generada por software fuera del
mbito de los gestores de bases de datos (informacin estructurada), entre la
que destaca la producida mediante procesadores de texto. Por el otro, el
aumento de la competitividad en el sector privado y la implantacin y desarrollo
del e-government en la Administracin Pblica. Bajo esta perspectiva hay que
considerar el ECM ms como una estrategia de gestin que no como un
sistema operacional o un producto especfico.
Las caractersticas de un sistema de gestin de contenidos de una
organizacin son tres:
1.
La integracin de software, de modo que el usuario no tenga

necesariamente constancia de la especificidad de cada herramienta.
2.
La existencia de un depsito o repositorio nico de datos y de

documentos.
3.
La independencia de los servicios en relacin con la fuente de informacin

o del uso requerido.
Sus componentes tecnolgicos son la captura, la gestin corporativa, el

almacenamiento, la comunicacin y la preservacin a largo plazo, mientras que
los principales dominios en los que se utiliza son los entornos de gestin de
documentos electrnicos (Document Management), los sistemas de trabajo en
grupo (Groupware, etc.), la gestin de contenidos web (Web Content
Management), la gestin archivstica de documentos (Records Management) y
la automatizacin de flujos de trabajo y gestin de procesos (Workflow y
Business Process Management , respectivamente).
La captura
La captura dentro de un sistema ECM se puede llevar a cabo de forma manual,
automtica o semiautomtica y, por consiguiente, las funcionalidades
asociadas de creacin, captura, procesamiento y tratamiento pueden centrarse
tanto en informacin analgica como digital. Se pueden distinguir los siguientes
tipos de componentes: las tecnologas de procesamiento de la informacin
22
capturada, el procesamiento de formularios y la indizacin de dicha

informacin.
El procesamiento de la informacin capturada deriva, en buena parte, de la
digitalizacin de documentacin en soporte papel mediante escner. Sobre
este aspecto, que requerira un tratamiento ms pormenorizado, remarcar que
las diversas tecnologas existentes de reconocimiento pueden aportar una
mejor legibilidad al documento, previa al procesamiento, as como controles de
calidad posteriores. A modo de apunte, mencionar algunas de estas
funcionalidades de reconocimiento: OCR (reconocimiento ptico de
caracteres), IRC (reconocimiento inteligente de caracteres), OMR
(reconocimiento ptico de marcas), BCR (reconocimiento de cdigo de barras),
etc.
En cuanto al tratamiento de formularios, hay que distinguir entre los formularios
en papel, a los que habr que aplicar tcnicas de reconocimiento de
caracteres, y los formularios electrnicos (E-Forms o Web-Forms), los cuales
generalmente respondern a una estructura de datos ya reconocida por el
sistema de captura. Tambin cabe mencionar la tecnologa COLD (Computer
Output to LaserDisk). Se trata del procesamiento de ficheros estructurados
procedentes de bases de datos, impresos directamente como listados en
soporte electrnico, la informacin de los cuales se encuentra indizada para
facilitar su explotacin. En todos los casos es imprescindible que la estructura
de la informacin haya sido previamente normalizada, con el objetivo de
permitir el procesamiento y reconocimiento automtico de la informacin.
Finalmente, la indizacin es la base sobre la cual posteriormente se efectuar
la recuperacin de la informacin. sta puede manual o automtica, a la vez
que tambin puede utilizar perfiles predefinidos de descriptores, taxonomas
(tesauros, etc.) o sistemas de clasificacin que incluso prevean dispositivos de
extraccin y clasificacin automtica de la informacin y dispositivos de
aprendizaje.
La gestin corporativa
Los componentes del mbito de la gestin corporativa sirven para la
administracin, elaboracin y utilizacin de la informacin, y trabajan a partir de
bases de datos de gestin y recuperacin de la informacin y de sistemas de
autorizacin de acceso. Estos instrumentos sirven de base para mltiples
soluciones de gestin de un sistema ECM.
En el marco
Management)
electrnicos a
localizacin y
de la gestin de los documentos electrnicos (Document

estos instrumentos permiten la gestin de los documentos
lo largo de su ciclo de vida en relacin con aspectos como su
navegacin por contenidos relacionados, la verificacin de su
23
fiabilidad, el control de las versiones del documento, la visualizacin dentro de

contextos interrelacionados, como expedientes o dossieres virtuales, la gestin
de la mensajera o la gestin, preservacin y uso de contenidos multimedia.
En los sistemas de colaboracin o de trabajo cooperativo permiten el uso
colectivo y simultneo de bases de datos, la planificacin y seguimiento de
proyectos o tareas por parte de un grupo de usuarios, la gestin de las
comunicaciones o la integracin de informacin procedente de aplicaciones
diversas.
En relacin con la gestin de contenidos web favorecen la integracin de la
gestin, ya sea en Internet o en una extranet, la creacin y publicacin de
nuevos contenidos, la conversin automtica de formatos con el control de
versiones, la discriminacin de contenidos segn su nivel de acceso, la
visualizacin a partir de herramientas de navegacin, etc.
En cuanto a la gestin archivstica de documentos (Records Management)
permiten integrar la gestin de documentos electrnicos con otros documentos
no ubicados en el sistema, por lo tanto en otros soportes, gestionar su
clasificacin, el nivel de acceso, el perodo de conservacin, o la aplicacin de
las normas internacionales del mbito archivstico.
Finalmente, en la automatizacin de flujos de trabajo y de procesos (BPM)
ofrecen la posibilidad de adaptacin a las diferentes metodologas de Workflow
(de produccin, ad-hoc, etc.), la modelizacin de procedimientos, el tratamiento
secuencial de procesos, el control de la documentacin, herramientas de dibujo
para los diagramas de proceso, etc.
El almacenamiento
La funcin principal de los servicios de este mbito es la conservacin temporal
de la informacin, a diferencia del mbito de la preservacin, que es a largo
plazo. Uno de los principales servicios es el de repositorio o repositorios, segn
el caso. Estos conllevan la gestin de un sistema de ficheros, eminentemente
para conservacin temporal, y un sistema de gestin de contenidos para los
objetos digitales, vinculado a bases de datos que controlan el nivel de acceso.
En esta misma tipologa tambin hay los Data Warehouses, o grandes
almacenes de datos, que pueden haber sido concebidos como almacenes de
documentos (informacin desestructurada) o de datos (informacin
estructurada).
Los servicios de biblioteca (Library Services) tienen por funcin la localizacin y
recuperacin de informacin mediante motores de bsqueda, bases de datos a
texto completo, etc. Pueden gestionar, adems de la informacin en lnea, la
memoria "nearline" o de "proximidad", o la memoria fuera de lnea, el control de
24
versiones, la disponibilidad, la trazabilidad en los accesos, etc. En el mbito

informtico es frecuente que se denominen servicios de librera o
simplemente libreras.
En este mbito tambin tienen cabida los diversos tipos de dispositivos de
almacenamiento: los discos RAID (Redundant Array of Independent Disks), los
SAN (Storage Area Networks), los NAS (Network Attached Storage), las cintas
magnticas (DAT) o dispositivos de almacenamiento ptico, entre otros el CD o
el DVD, en sus variantes regrabables o no.
La preservacin
El objetivo de los componentes de la preservacin es la conservacin a largo
plazo de la informacin de manera estable e inalterable, a pesar de que
algunos de estos dispositivos tambin puedan ser utilizados para la
conservacin temporal o, ms habitualmente, se combinen con dispositivos de
diversa ndole. En cualquier caso, la combinacin de medios debe ir
forzosamente ligada a la planificacin de cada una de las migraciones. Los ms
conocidos son los discos no regrabables WORMS (Write Once Read Many),
tanto en versin magntica como ptica, los CAS (Content Adressed Storage),
discos duros protegidos mediante programas especficos, los NAS / SAN, ya
mencionados.
Dentro de ste mbito de preservacin a largo plazo, y al menos por ahora,
tampoco debera descartarse el microfilm, sobre todo para informacin poco
consultable o no explotable en formato electrnico. En este sentido, hay que
mencionar a los dispositivos COM (Computer Outpt to Microfilm), para la
impresin directa de informacin estructurada sobre microfilm desde bases de
datos de gestin.9
La comunicacin
La comunicacin de contenidos se nutre de la informacin vinculada a los
mbitos de la gestin corporativa, el almacenamiento y la preservacin. Por
este motivo, y a pesar de las indispensables herramientas de diseo y
publicacin de contenidos, uno de los principales servicios debe ser el de la
integracin, ofrecido por las tecnologas de transformacin, adems de los
servicios de distribucin y de los vinculados a la seguridad.
Las tecnologas de transformacin deben tener especial cuidado en que esta
se produzca sin ningn tipo de prdida. Entre los instrumentos de este mbito
hay tambin la tecnologa COLD, pero destinada a la preparacin previa de
25
contenidos para su distribucin, del mismo modo que tambin incluye

herramientas de personalizacin de la web, el lenguaje XML, el PDF como
formato inteligente de impresin, los formatos de compresin, conversores y
visores de diferentes formatos.
En el mbito de la seguridad, si es necesario garantizar la autenticidad, la
integridad y la fiabilidad del documento, hay que mencionar la firma electrnica
en sus tres categoras: simple, avanzada y reconocida. Asimismo, en relacin
con la gestin de los derechos de autor es interesante destacar las
posibilidades que ofrecen las herramientas para integracin de filigranas en los
documentos (Watermark), que los identifican y preservan de posibles
utilizaciones fraudulentas.
Finalmente, en cuanto a la distribucin, sealar algunos de los medios
disponibles como Internet, las extranets o intranets, los portales especializados,
la mensajera y el fax, la transmisin mediante formatos de intercambio como
EDI o XML, los dispositivos de telefona, servicios multimedia, CD, DVD, etc.
2.3. La incidencia en la gestin documental
El apartado anterior intenta hacer una breve y rpida pincelada al conjunto de

tecnologas que pueden intervenir en la gestin de una organizacin. Para
evaluar correctamente la incidencia en la gestin documental tan slo hay que
comparar los objetivos de la gestin de contenidos de la organizacin con los
de un servicio de archivo o de la gestin documental: el acceso a la informacin
y conseguir una administracin uniforme y compartida. Si adems se toman en
consideracin las cinco "C" de los sistemas ECM (contenidos, colaboracin,
conformidad con la ley, continuidad del negocio y coste), esta coincidencia se
afianza ms.
Slo hay que observar los mbitos de actuacin en los que debe desarrollarse
la informatizacin de las funciones de un servicio de archivo10 para darse
cuenta de que la incidencia de las tecnologas ECM afectan, o pueden afectar,
todas las operaciones vinculadas a la gestin del ciclo de vida de los
documentos administrativos. Por consiguiente, el proyecto de informatizacin y
muy especialmente la fase de diseo referida a la concepcin del sistema es
clave, al igual que lo puede ser tambin la seleccin de las soluciones
tecnolgicas. Por este motivo, conviene disponer de un lenguaje comn con
nuestros interlocutores, generalmente profesionales de la informtica o de las
tecnologas de la informacin, y conocer las funciones esenciales de las
tecnologas ECM que puedan ser relevantes para la gestin documental. En
26
este sentido, puede ser un buen referente el libro blanco Content Management.
Managing the Lifecycle of Information, editado por AIIM en el marco del DLM
Forum, principalmente el captulo referido a los estndares de la gestin de
contenidos (Content Management).
Es evidente que la incidencia de estas tecnologas tambin depender del
grado de desarrollo del sistema de gestin documental de la organizacin,
dado que no es lo mismo limitarse a la clasificacin y descripcin archivstica,
que desarrollar un sistema de gestin integral, instrumentos de control de la
tramitacin administrativa, o un sistema de archivo digital. En la medida que el
sistema sea ms completo, ms complejas sern tambin las interrelaciones
con estas tecnologas. No obstante, hay que insistir en que no forman un nico
sistema operacional, sino toda una serie de productos y servicios que se
pueden combinar segn las necesidades de cada organizacin.
En relacin con las tecnologas de captura, ser obviamente esencial la
determinacin de los criterios de seleccin y digitalizacin. Sin embargo,
debemos ser conscientes de que la explotacin de la informacin procedente
de formularios es del todo recomendable que se integre con el sistema de
descripcin documental del SGD. Esto significa la vinculacin de estos
formularios en el expediente correspondiente, pero a la vez y previamente, el
anlisis de los procedimientos administrativos a los que responden, la serie
documental a la que pertenecen y la definicin y normalizacin de los modelos
de documentos que se utilizarn.
Tambin dentro del mbito de la captura, las tecnologas de indizacin pueden
ser de mucha utilidad de cara a la implantacin y el desarrollo del sistema de
clasificacin, especialmente en lo referido a la clasificacin automtica de
documentos en el mismo momento de producirse o registrarse, la utilizacin de
tesauros como criterios complementarios de recuperacin de la informacin
ms all de las necesidades administrativas, o el mismo control de autoridades.
En cuanto a las tecnologas COLD, que han mantenido la denominacin a
pesar de ya no existir los LaserDisc, destacar su importancia no slo como
instrumentos de captura de informacin de gestores de bases de datos, sino
tambin de cara a la preservacin de estos documentos en combinacin con la
tecnologa COM, por la facilidad en la distribucin y acceso a la informacin,
por un lado, y por la seguridad y estabilidad que sigue ofreciendo el microfilm,
por el otro.
Probablemente, es en las tecnologas de la gestin corporativa donde es ms
evidente la importancia para la gestin documental. Concretamente, la
interrelacin de herramientas de Document Management y Records
Management es clave para garantizar la integracin de la gestin de los
documentos electrnicos en la gestin documental corporativa. Asimismo,
estas herramientas tambin ofrecen la posibilidad de hacer visible la gestin
documental desde el punto de vista interno aprovechando los entornos de
trabajo cooperativo o de colaboracin. Finalmente, la implantacin de
27
herramientas de Workflow requiere el anlisis previo de los procedimientos

administrativos y su contextualizacin en la organizacin. Esto permite una
visin mucho ms detallada del sistema de clasificacin y, al mismo tiempo,
ofrece un nuevo campo de trabajo para los profesionales de la archivstica
dedicados a la gestin documental, dado su conocimiento transversal de las
organizaciones.
En los mbitos del almacenamiento y la preservacin, ya se ha mencionado el
inters de la combinacin de los sistemas COLD y COM. Sin embargo, es
imprescindible garantizar la aplicacin del calendario de conservacin con los
perodos que se determinen, tanto para conseguir la higiene documental de los
sistemas de gestin como para el mantenimiento seguro de los documentos
administrativos de conservacin permanente, por tanto documentos de archivo.
En este sentido, el establecimiento de polticas y directrices sobre migracin y
el uso de formatos y dispositivos adecuados y estables son indispensables.
Asimismo, la implementacin del cuadro de acceso vinculado al cuadro de
clasificacin tambin es clave para garantizar la seguridad en los accesos. Otra
ventaja es que permiten asegurar la trazabilidad y el control de accesos segn
el tipo de documento, el tipo de usuario y el tiempo transcurrido desde la
creacin del documento.
Por otra parte, la interrelacin de los sistemas de gestin documental con los
grandes sistemas de almacenamiento de datos, como los Data Warehouses,
permite valorar el potencial informativo de estos sistemas de gestin
corporativa de la informacin y valorar, tambin, su componente estratgico de
cara a la posibilidad de su patrimonializacin y posterior explotacin pblica.
Por ltimo, las tecnologas del mbito de la comunicacin, en lneas generales
seguramente las ms utilizadas. Sin embargo, hay que valorar sus
potencialidades para compartir informacin entre diferentes mbitos de
comunicacin, pblica, privada y semiprivada como son Internet, las intranets y
las extranets, pero desde un nico contexto de gestin de la documentacin, o
de la gestin de la seguridad en las transmisiones telemticas y su posterior
conversin, de datos de transaccin a documentos electrnicos de archivo.
Por lo tanto, hay que tener claro que en esencia la gestin de contenidos
(Content Management) es ms una estrategia de gestin de la informacin que
no una nica plataforma operacional, y por este motivo sus objetivos pueden
ser compartidos por la gestin documental. No obstante, puede haber
diferentes formas para alcanzarlos y la archivstica puede influir en la forma
como se consigan dentro de una organizacin.
Hasta ahora los servicios de archivo en el desarrollo de su misin -garantizar el
acceso a la documentacin- han llevado a cabo acciones destinadas
principalmente a la organizacin de la documentacin y la regulacin de su
acceso, y a la proteccin y difusin del patrimonio documental, sobretodo en
cuanto a la digitalizacin de documentacin y a su divulgacin mediante
tecnologa web. Por el contrario, el desarrollo de sistemas corporativos de
28
gestin ha tenido un impacto mucho menor. Actualmente, las tecnologas

permiten equilibrar esta situacin y desde la profesin hay que aprovecharlo,
teniendo en cuenta que si bien estas por s mismas no constituyen un factor de
xito, si pueden contribuir de manera significativa a conseguirlo.
3. Puntos a retener
De la confrontacin de los dos apartados anteriores pueden extraerse algunos

puntos que deberan tenerse en cuenta a la hora disear las estrategias
adecuadas para el diseo, implantacin y desarrollo de un sistema de gestin
de documentos, tanto en soporte papel como electrnico:
1. La gestin de los documentos electrnicos no puede plantearse al margen
de la gestin de documentos global de una organizacin. La integracin en
nico sistema es por consiguiente indispensable, a riesgo de menoscabar el
contexto de los documentos electrnicos, necesario para garantizar su
integridad, fiabilidad y autenticidad.
2. Los servicios de archivo deben incidir en la totalidad del ciclo de vida de los
documentos y participar en el proceso de diseo del sistema de gestin,
especialmente en el caso de los documentos electrnicos, puesto que de
ello depender en buena medida poder garantizar la evidencia de las
acciones realizadas.
3. Los modelos de buenas prcticas juegan un papel estratgico fundamental,
entre otras muy especialmente las normas ISO 15489 de gestin
documental y 23081 de metadatos (partes 1 y 2) y, tambin, los requisitos
elaborados en MoReq2.
4. En el mbito de los documentos electrnicos hay que ser consciente de la
criticidad de algunos procesos y muy especialmente los referidos a la
identificacin del documento y, sobretodo, a su captura y registro dentro del
sistema de gestin.
5. Los documentos electrnicos exigen una mayor control y espectro de sus
metadatos para su correcta gestin. Dichos metadatos han de ser
capturados a lo largo de todo su ciclo de vida y de ellos dependen, en
buena medida, su integridad, fiabilidad, autenticidad y usabilidad futura,
adems de la aplicacin adecuada de las normas de disposicin.
29
6. El sistema de clasificacin archivstica de la documentacin constituye uno

de los tres sistemas esenciales que seala la norma ISO 15489 en la
gestin documental, junto con el sistema de conservacin y el de seguridad
y acceso. Sin embargo, el sistema de clasificacin es fundamental puesto
que sobre el l deben desarrollarse los otros dos sistemas.
7. Si la clasificacin constituye la pieza fundamental de un SGD, el sistema de
conservacin y eliminacin es el factor estratgico determinante para
impulsar la participacin archivstica en el desarrollo de los sistemas de
gestin, precisamente por la especificidad de nuestras aportaciones en
valoracin y seleccin documental.
8. El sistema de seguridad y acceso, adems de ser tambin un instrumento
esencial, se perfila como una oportunidad de valor aadido, dado el
contexto actual de construccin de un marco jurdico de proteccin de datos
personales y la necesidad de garantizar una poltica de accesos correctos.
Por lo tanto, la seguridad informtica no puede obviar la necesidad de
identificar sobre qu documentos habr que aplicar las restricciones o
polticas de libre acceso.
9. La importancia de la clasificacin, de la valoracin y del acceso ponen de
relieve la indispensable necesidad de anteponer la identificacin de la
vigencia administrativa de los documentos y de los plazos de retencin
cautelar tanto para aplicar las normas de disposicin como para las polticas
de acceso a la informacin. La profesin archivstica debe valorar el
componente estratgico de desarrollar este mbito de actuacin el anlisis
documental.
10. La gestin de contenidos (ECM) es ms una estrategia de gestin de la
informacin que no una nica plataforma de gestin. Sin embargo la
incidencia en la gestin documental es evidente y la convivencia entre
proyectos convergentes en vas de desarrollo es inevitable. Los
profesionales debemos afrontar este contexto desde la alianza estratgica,
como frmula de beneficio y xito corporativo para as poder desarrollar y
mejorar los sistemas de gestin de documentos de nuestras
organizaciones.
30
31
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Los dos grandes apartados de este texto corresponden a los epgrafes del autor, 6.2 La
preservaci de la integritat i el cicle de vida, del captulo 6 La gesti dels documents
electrnics, y al apartado 7.3 Gesti documental i tecnologies de la informaci, del
captulo 7 La gesti informatitzada de un servei darxiu. Ambos firmados por CASELLAS,
Llus-Esteve; MARTNEZ, Betlem; PERPINY, Remei; SERRA, Jordi, en Manual darxivstica i
gesti documental. Barcelona:Associaci dArxivers de Catalunya, 2009.
Para un estado de la cuestin de las principales propuestas entorno a la gestin de los

documentos electrnicos vase el artculo del GRUPO FORIS (2002) Evolucin o
revolucin? Nuevas perspectivas en la gestin de documentos electrnicos. Para una
aproximacin general, La preservacin de los documentos electrnicos (Joan SOLER,
2008) y para un conocimiento detallado y completo Los documentos electrnicos. Qu
son y cmo se tratan (Jordi SERRA, 2008).
Sobre las dificultades derivadas de la identificacin de los documentos electrnicos y la

problemtica de les bases de datos, vase Electronic Records: a Workbook for
Archivists, p. 12, la Guide for Managing Electronic Records... p. 39-41 y, especialmente,
Valoracin y seleccin de documentos electrnicos: principios y aplicaciones (Jordi
SERRA, 2005).
Sobre la regulacin de la gestin de los documentos electrnicos en una organizacin,

Estrategias de gestin de los documentos electrnicos en la administracin local: la
experiencia del Ajuntament de Girona (Llus-Esteve CASELLAS y Snia OLIVERAS, 2008).
A dems de la reciente aparicin de la parte 2 de la norma ISO 23081, Implementation

issues, queda pendiente una posible tercera parte Evaluation of existing metadata sets
and initiatives to ISO 15489.
Vase La intervenci en la creaci dels documents electrnics mitjanant la utilitzaci de

models de documents (Jordi SERRA i Joan DOMINGO), el captulo 3 de MoReq2 y,
35
tambin, la ISO 23081-1, 8.4 Metadata structure y, ms interesante, 9. Types of

metadata required to support ISO 15489-1.
7
Vase Jordi SERRA, 2005.
Vase nota 19.
Para un ejemplo de aplicacin de sistemas COM para la preservacin de informacin en

bases de datos vase Estrategias de gestin de los documentos electrnicos en la
administracin local: la experiencia del Ajuntament de Girona, Llus-Esteve CASELLAS y
Snia OLIVERAS (2008), en El documento electrnico. Aspectos jurdicos, tecnolgicos y
archivsticos.
10
Vase ALB, Marta; CASELLAS, Llus-Esteve; MAURI, Alfred; PASTALL, Pere; PERPINY,
Remei; SOL, Fina; ZAMORA, Jaume E. Recursos informtics als serveis darxius
municipals: requisits bsics per a la informatitzaci dun sistema de gesti de
documents. Lligall: revista catalana darxivstica. Nm. 19 (2002), p. 267-309.
http://www.ajuntament.gi/web/sgdap/docs/
[Disponible tambin en castellano]
36

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La gestin de los documentos electrnicos:

normas de referencia y contexto tecnolgico

En los ltimos aos hemos presenciado, asistido e incluso participado en

En cualquier caso, todos estos factores sitan la gestin documental y los

1. Gestin documental y normas de referencia

1.1. Gestin de documentos y gestin de documentos electrnicos

con los de la gestin de los documentos electrnicos y, tambin, su integracin

La incidencia de la Administracin Pblica electrnica

para la ciudadana un aporte considerable en la confianza de la validez jurdica

1.2. La integracin de los documentos electrnicos en un SGD

La conveniencia de un nico sistema de gestin documental en el seno de

La existencia de caractersticas especficas en los documentos

Algunos de los procesos asociados a los documentos electrnicos

El establecimiento de una poltica de preservacin que abarque todo el

tambin han partido mayoritariamente de los Archivos Nacionales de los

El papel de la ISO 15489:2001

electrnicos incluidos, porque pretende ser de aplicacin a cualquier tipo de

El establecimiento de polticas y estndares en la gestin documental,

El diseo, la implantacin y la administracin de un SGD y, por tanto,

La integracin de la gestin documental con el sistema de gestin de los

Por tanto, la adopcin de polticas y de estndares a todos los niveles de la

La necesidad de crear documentos autnticos, fiables, usables e ntegros

La incorporacin de normas para la creacin y captura de documentos y

La integracin de los documentos vitales para la organizacin dentro del

Para el cumplimiento de estos principios, la ISO 15489 seala hasta once

1.3. Procesos crticos en la gestin de documentos electrnicos

base de datos nicamente como un contenedor de datos que genera

Establecer la relacin entre el documento, su creador y el contexto de la

Integrar el documento con su relacin en un SGD.

Vincular el documento con los dems documentos relacionados.

captura de un documento en el SGD y abarca todo el proceso de captura, de

Cada documento debe tener un nico identificador.

En los entornos electrnicos implica la clasificacin, la disposicin y el

La posibilidad de producirse automticamente siempre que sea posible.

La inalterabilidad, hasta el punto que su modificacin requiere un proceso

El asentamiento de unos metadatos mnimos: un identificador nico, la

preservado mediante elementos internos de los documentos electrnicos o bien

La captura, la contextualizacin y la integracin en el SGD, es decir, en el

documento pueden tener que ser conservados en fase inactiva. Por

Por su parte, MoReq2 se alinea parcialmente con ISO23081-2, aunque deja

1.4. Instrumentos esenciales en la gestin de documentos

decisiones en la fase de diseo del SGD sobre la creacin, captura, el control,

SGD est tambin muy condicionada por dos aspectos fundamentales: el

2. Gestin documental y tecnologas de la documentacin

2.1. Contexto tecnolgico y organizativo

En los apartados anteriores se han tratado las directrices generales para el

En este sentido, la consolidacin de la metodologa archivstica en general,

La revolucin de las herramientas de escritorio, pensadas para el usuario

Uno de los resultados evidentes de esta efervescencia tecnolgica es la

del conocimiento, con los cuales el sistema de gestin documental

informacin, la disminucin de costes y el aumento de la productividad se

2.2. La gestin de contenidos de la organizacin

En un contexto tecnolgico y organizativo tan multidireccional e interactivo no

definirse como la suma de tecnologas, herramientas y mtodos utilizados para

La integracin de software, de modo que el usuario no tenga

La existencia de un depsito o repositorio nico de datos y de

La independencia de los servicios en relacin con la fuente de informacin

Sus componentes tecnolgicos son la captura, la gestin corporativa, el

capturada, el procesamiento de formularios y la indizacin de dicha

de la gestin de los documentos electrnicos (Document

fiabilidad, el control de las versiones del documento, la visualizacin dentro de

versiones, la disponibilidad, la trazabilidad en los accesos, etc. En el mbito

contenidos para su distribucin, del mismo modo que tambin incluye

2.3. La incidencia en la gestin documental