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Introduccin al Excel
El objetivo de esta sesin de aprendizaje es el de
conocer el entorno y los fundamentos de manejo
de la hoja de clculo, ingresar correctamente los
diferentes tipos de datos, as como aplicar los
formatos de celda.
Competencias a desarrollar:
Introduccin al Excel
indispensable en las tareas de oficina porque automatiza los procesos, analiza visualmente el
comportamiento de los datos, manipula grandes volmenes de informacin y permite desarrollar
aplicaciones personalizadas para propsitos especiales.
Ventajas:
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Introduccin al Excel
Cinta de opciones
Barra de frmulas
Celda activa
Hoja de clculo
Hojas
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Introduccin al Excel
1. La Cinta de Opciones
La Cinta de Opciones, est organizado en Grupos y estos contienen los diferentes comandos y
herramientas
Ficha Archivo
Archivo
Ficha
Comando
Grupo
Elementos:
-
Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas
bsicas que se hacen en Excel.
Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s.
Nuevo (CTRL+U)
Abrir (CTRL+ A)
Guardar (CRTL + G)
3. Barra de Frmulas:
Es aquella que contiene:
Contenido
de la celda
activa
CUADRO DE
NOMBRES
(Ubicacin de la
celda activa)
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Introduccin al Excel
LIBROS DE EXCEL
-
Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1. Este nombre aparece en la
barra de ttulo de la ventana hasta que guarda el libro con su propio nombre.
HOJA DE CLCULO
Es aquella sobre la cual se ingresan los datos y obtiene los resultados. Est formada por columnas y
filas, la interseccin forma las celdas.
-
Las celdas Es la interseccin de filas y columnas, es el espacio donde se insertan los datos.
1
Columna
Fila
3
Celda Activa
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A. Columnas
Tiene un ttulo alfabtico en la parte superior. Las 1ras 26 columnas tienen las letras desde A
hasta Z. Cada hoja de clculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuacin de la
Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ . hasta XFD. Formando 16,384
filas.
B. Filas
Tambin tiene un ttulo. Los ttulos de las filas son nmeros, de 1 a 1, 048,576.
Los ttulos alfabticos de las columnas junto con los ttulos numricos de las filas le indican en
qu celda de la hoja de clculo est situado cuando hace clic en una de ellas.
C. Celdas
Es la interseccin de la columna y la fila, son los espacios donde estn los datos.
Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color
negro.
Nombre de celda
Celda activa: B2
D. Celda activa
Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa.
Es la celda que representa el cursor en la hoja sobre las cuales se aplican las acciones de
edicin y formatos.
Se distingue por los bordes y el botn de relleno.
Cada elemento de la celda activa realiza diversas tareas sobre los datos que contenga.
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Introduccin al Excel
Nota: Al ubicarse sobre cada elemento de la celda activa, el puntero toma las formas sealadas en la
figura.
Acciones rpidas
MOVER DATOS
COPIAR DATOS
rea
SELECCIONAR DATOS
Relleno
RELLENAR DATOS
Borde
ACCION DE RELLENO
Repite esos valores
Fecha
Reproduce la serie
lista
cclicamente
Rango numrico
Frmula
Teclado
Lista de nombres
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Teclado
Lista de nombres
Ejercicio:
Seleccionar desde B2 hasta C5
Teclado
Lista de nombres
Ejercicio:
Seleccionar tres bloques dispersos
de celdas adyacentes
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3. Utilizando el teclado
Clic
derecho
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Introduccin al Excel
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Introduccin al Excel
Clic derecho
Escribimos el nombre
del rango de celdas
Referencia a la Hoja 2,
celda B1
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2.
Valores:
Nmeros: Enteros, decimales, moneda, cientfica, fraccin, porcentaje
Fechas: Fecha y hora
Ejercicio:
Hora
Fecha
- 12 -
Entero
Decimal
Moneda
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3.
Frmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las frmulas se pueden aplicar sobre
datos de cualquiera de los 3 tipos.
Ejercicio:
FORMATO DE CELDAS
Es un conjunto de caractersticas que afectan la apariencia de la celda y su contenido, optimizando la
forma de presentar los datos sin alterar su verdadero valor. Ejemplo: fuente, alineacin, colores de
las celdas.
-
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Orientacin
Alineacin
El resultado ser:
B. Combinar y Centrar
:
Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor
tamao y centra el contenido en la nueva celda.
Ejercicio:
Centrar el titulo TRIMESTRE con respecto a las columnas C, D, E, F.
1. Seleccione las celdas a combinar (C2:F2)
2. En el grupo Alineacin de la ficha Inicio, elija: Combinar y Centrar
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El resultado ser:
Resultado:
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Introduccin al Excel
personalizada y otros.
Ejercicio:
Se tiene el siguiente cuadro de datos, aplique los formatos indicados:
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Introduccin al Excel
Estilo moneda
Estilo fecha
Estilo millares
N decimales
F. Eliminando un formato
1. Seleccione la celda o rango a eliminar el formato
2. Ir a la Ficha Inicio/ grupo Modificar/botn, Borrar formatos.
FORMATOS PERSONALIZADOS
Formatos fecha y hora:
Para escribir una fecha debe utilizar una barra diagonal o un guin para separar las partes:
16/7/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocer esto como una fecha.
Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00p. Si
slo pone el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.
SMBOLO
SIGNIFICADO
dd
ddd
Da de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
dddd
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mm
mmm
aa
Ejemplos:
Formatos numricos:
Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas.
Ejemplos:
?
, (coma)
Significado
Marcador de dgito. Redondea el nmero hasta el nmero de dgitos indicado o
rellena con ceros las posiciones que falten
Marcador de dgito. Redondea el nmero indicado pero no rellena con ceros las
posiciones que falten
Marcador de dgito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se
alineen
Separador decimal
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. (punto)
%
Ee
"Texto"
Separador de miles
Porcentaje. Se multiplica el nmero por cien y se aade el smbolo %
Notacin cientfica para expresar el nmero en potencias de 10. Por ejemplo, el
nmero 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir, 4.300
Introduce una cadena de caracteres
Marcador de texto
Los formatos numricos en Excel pueden constar de 4 secciones separadas por punto y coma. Cada
seccin define el formato del nmero segn ste sea positivo, negativo, cero o texto.
Si desea definir un nmero con puntos en los miles, dos decimales, que los nmeros negativos
se visualicen en color rojo y con signo menos delante y que los valores cero se visualicen con
una raya en lugar del nmero cero, debera definir el siguiente formato:
#.##0,00 ; [rojo] -#.##0,00 ; -
Cuando cree formatos personalizados, tenga en cuenta que el smbolo # produce visualizacin
cuando el nmero existe (opcional), mientras que el smbolo 0 produce visualizacin siempre
(obligatoria). Por ejemplo, 7,2 con formato #.###,## se visualizar 7,2, mientras que con formato
0000,00 se visualizara 0007,20.
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Introduccin al Excel
Ejercicio:
Acompaar un texto a un nmero sin convertirlo en texto. Visualiza la palabra SI cuando el valor sea
1 y NO si es 0.
Datos Iniciales
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Introduccin al Excel
Datos Finales
Cdigo
Accin
0.00
#,##0
#,##0.00
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Ejercicios:
La forma ms sencilla de copiar los formatos aplicados a una celda es a travs del botn Copiar
Formato. As, usted no tendr que aplicar nuevamente el formato a cada uno de los rangos de su
tabla.
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Introduccin al Excel
Autorrellenar: Escriba los meses del ao, los das de la semana, mltiplos de 2 o de 3, u otros
datos de una serie. Escriba una o ms entradas y, a continuacin, se extender la serie.
Autocompletar
Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una
entrada que ya ha realizado en esa columna, Excel escribir automticamente los caracteres
restantes. Slo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funciona
para texto o para texto con nmeros. No funciona slo para nmeros, ni para fechas u horas.
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Introduccin al Excel
PRCTICA DE REFORZAMIENTO N 01
Ejercicio 01:
1.
2.
3.
4.
En la hoja Marzo, crear la siguiente tabla (Datos iniciales) e insertar los siguientes datos:
Aplicar los formatos de celda: Nmero, Alineacin, Bordes, Fuente y relleno
Datos iniciales
Datos finales
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Introduccin al Excel
Procedimiento
1. Clic en el Botn Iniciar / Todos los programas
2.
3.
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Introduccin al Excel
b. Formato de Alineacin
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Introduccin al Excel
c. Formato de Nmero
Se aplica formatos de nmero, como General y Estilo Porcentual. Asimismo podemos
aumentar o disminuir decimales.
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Introduccin al Excel
PRACTICAS PROPUESTAS
Propuesto 01
Crea el Libro con nombre Prctica con tres hojas: (Factura, Ventas, Alimentos)
En la Hoja Ventas, implementar la Factura de acuerdo al modelo:
a. Aplicar formatos de Bordes
b. Aplicar formatos de alineacin
c. Aplicar formatos de nmero
d. Aplicar formatos de fuente
e. Utilizar formas para el N de RUC
f.
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Introduccin al Excel
Propuesto 02
En la Hoja Ventas del libro Prctica, implementa el siguiente ejercicio:
a. Ingresa los datos de acuerdo al modelo y aplica formatos de celda correspondientes.
Propuesto 03
En la Hoja Alimentos del libro Prctica, implementa el siguiente ejercicio:
a. Ingresa los datos y aplica formatos de nmero, fecha, hora, alineacin, bordes, de
acuerdo al modelo.
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