Tema: Evaluacin y Seguimiento

Fecha: 24 Noviembre, 2014

EVALUACIN
Una vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los
cambios o innovaciones mediante la identificacin, clasificacin y cuantificacin de
las realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de estas.
Para ello debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parmetros delineados
en el proyecto de estudio, lo que permitir traducir las acciones en indicadores
para evaluar las medidas de manejo introducidas.
Mecanismos de informacin
Se ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que
la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como de
respuestas a desviaciones, llegue con agilidad y claridad a las reas y los niveles
que la necesiten.
Seguimientos de acciones
La organizacin tiene que verificar y registrar en forma analtica y secuencial la
percusin de las reformas incluidas, toda vez que las acciones de implantacin
pueden seguir dos vertientes:
a. Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones
esperadas.
b. Realizarse en forma desfasada.
En ambos casos, las operaciones de respuesta que podran contemplarse para su
atencin son distintas, por lo que se anotan a continuacin:1
Acciones programadas
Resultados obtenidos en canto a:

Responsable(s): papel desempeo por la unidad o grupo encargado de su

implantacin.
Productos y/o servicios: cumplimiento de metas en la materia
Aspectos organizacionales: adecuacin de la estructura y el personal al
cambio.
Periodo de realizacin: tiempo real empleado para su generacin.

ROBBINS, Stephen Comportamiento Organizacional Prentice Hall. 1999.

Porcentaje de realizacin: avance obtenido en relacin en relacin con el

calendarizado.
Costo: recursos financieros empleados para su consecucin.
Apoyo y soporte utilizados: apoyo recibido en cuanto a recursos humanos,
materiales y tecnolgicos.
Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento real de los recursos.
Porcentaje de eficacia: objetivos alcanzados.
Interaccin con el entorno: proceso en las relaciones de coordinacin y
funcionamiento con otras instancias e instituciones.

Acciones no programadas

Desviaciones: alteracin de las condiciones normales de funcionamiento

Causas: factores que motivan cambios en los resultados esperados.
Consecuencias: repercusin en la dinmica del estudio
Opciones de solucin planteadas: gama de opciones para reorientar las
acciones.
Opciones de solucin aplicadas: opciones realmente empleadas.
Acciones correctivas: aplicacin de medidas para subsanar las
desviaciones.
Calendario de aplicacin: periodo destinado a ajustar las acciones.2

Medicin de resultados
Es esta base se efecta un anlisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global
del estudio para precisar los avances logrados luego de su implantacin lo que
permite establecer un marco comparativo entre lo planeado y lo realizado.
Normalmente una tarea de estas caractersticas se lleva a cabo al final del periodo
fijado en el programa de trabajo dispuesto en la propuesta tcnica del estudio; sin
embargo, desde su inicio debe realizarse una evaluacin continua de resultados,
ya que las unidades de medida previamente determinadas y el procedimiento para
su seguimiento permiten preparar reportes de avance de los niveles de decisin lo
que garantiza el control de las acciones normales o extraordinarias a que puede
enfrentarse el estudio para conservar su direccin y objetividad.
Es conveniente que la organizacin considere la alternativa de evaluacin su
comportamiento mediante una auditoria administrativa, en virtud d4e que

Burke, W. Desarrollo organizacional. Punto de vista normativo SITESA, Mxico D.F. 1998

constituye una herramienta idnea para precisar su nivel de desempeo y sus

oportunidades de mejora.
En trminos generales, esta valoracin permite a la organizacin disponer de
informacin especfica sobre los aspectos siguientes:

Necesidad de capacitacin y entrenamiento para el cambio sostenido.

Manejo del estudio por parte de los responsables.
Planeamientos estratgicos observados para ejecutar el cambio.
Ajustes fundamentales realizados para encauzar y sostener las
recomendaciones surgidas del estudio.
Grado de cumplimiento de los cambios propuestos en el tiempo dispuesto
para ese fin.
Percepcin clara de la imagen interna y externa de la organizacin.
Grado en que la organizacin ha aprendido a convertir sus experiencias en
conocimiento
Repercusiones en la interaccin con el ambiente
Visualizar objetivamente las operaciones de cambio organizacional a
futuro.3

SEGUIMIENTO
El seguimiento consiste en el anlisis y recopilacin sistemticos de informacin a
medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de
un proyecto y organizacin. Se basa en metas establecidas y actividades
planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificacin. Ayuda a que se
siga una lnea de trabajo, y adems, permite a la administracin conocer cuando
algo no est funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta
de incalculable valor para una buena administracin y proporciona la base para la
evaluacin. Te permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y
estn bien administrados, si tu capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si
ests haciendo lo que habas planificado.
La creciente demanda de eficacia en la atencin al pblico se basa
fundamentalmente en que se ha tomado conciencia que no es suficiente producir
productos. Los proyectos eficientes o bien administrados y sus productos
perderan su relevancia si no se lograra una mejora en los procesos y en definitiva,
en la atencin del pblico. Por esta razn, el rea de Promocin se centra cada
vez ms en resultados y en la mejor manera de contribuir para lograrlos.

ROBBINS, Stephen Comportamiento Organizacional Prentice Hall. 1999.

Para apoyar este cambio de orientacin estratgico hacia el logro de resultados,

se requiere un marco de seguimiento y evaluacin ms slido y coherente, que
promueva el aprendizaje y la medicin del desempeo. Este marco debe ser
suficientemente simple y de uso accesible para todo el personal para permitir que
sea utilizado de modo flexible a fin de mejorar la eficacia de esta rea. El marco de
seguimiento y evaluacin que se describe en esta propuesta se orienta, por
consiguiente, haca tres objetivos igualmente importantes:4
1. Alinear el sistema de seguimiento y de evaluacin con la gestin basada en
resultados.
2. Fomentar el conocimiento y el aprendizaje de evaluaciones de resultados.
3. Tratar de simplificar las polticas y procedimientos.
Varios elementos de este marco requieren un cambio de mentalidad y de enfoque
por parte del personal, al enfatizar el planeamiento coherente y a largo plazo en
torno a resultados, la construccin de alianzas para el cambio en los procesos de
desarrollo y el fomento del conocimiento y el uso de la evidencia proporcionada
por evaluaciones.
El seguimiento y la evaluacin comparten la misma orientacin, hacia un
aprendizaje a partir de aquello que haces y cmo lo haces, concentrndose en:

Eficacia
Efectividad
Impacto

La eficacia te informa sobre la adecuada aportacin en el trabajo en cuanto a

produccin. Podra tratarse de aportacin en cuanto a dinero, tiempo, personal y
equipamiento, entre otros. Cuando diriges un proyecto y ests interesado por las
posibilidades de su reproduccin o su aplicacin a escala, entonces la eficacia
resulta de gran importancia.
La efectividad mide los logros obtenidos por un programa o proyecto de
desarrollo en relacin con aquellos objetivos especficos que se haban
establecido. Si, por ejemplo, establecimos mejorar la preparacin de los todos los
profesores de educacin secundaria en un rea determinada, tuvimos xito?
El impacto te informa sobre la influencia causada en la situacin del problema
que intentabas afrontar. Es decir, era til tu estrategia?, mejor el ndice de
aprobados en el ltimo curso escolar gracias a la mejora en la preparacin del
4

Davila L. de Guevara, Carlos. Teoras Organizacionales y Administrativas McGraw-Hill,

Colombia 2001

profesorado? Antes de tomar la decisin de una ampliacin o una reproduccin del

proyecto en otro mbito, necesitas estar seguro de que tiene sentido aquello que
ests haciendo en relacin con el impacto que quieres lograr.
A partir de aqu, debera quedar claro que el seguimiento y la evaluacin se llevan
a cabo de la manera ms adecuada si se ha realizado correctamente una
planificacin con la que evaluar el progreso y los logros. Tres de las herramientas
ofrecidas tratan sobre la planificacin: Descripcin general de la planificacin,
Planificacin estratgica y Planificacin de accin.
por qu es necesario el seguimiento y evaluacin? y ms informacin sobre
seguimiento y evaluacin examinamos con ms detalle estos aspectos sobre la
necesidad de hacer un seguimiento y evaluacin y sus implicaciones. Tambin
contiene una discusin de distintos enfoques sobre este tema y tambin de la
opinin sobre el empleo de un evaluador externo.
El seguimiento implica:

Establecimiento de indicadores de eficacia, efectividad e impacto;

Creacin de sistemas de recopilacin de informacin relacionada con estos
indicadores;
Recopilacin y registro de la informacin;
Anlisis de la informacin;
Empleo de la informacin para mantener a la administracin al da.
El seguimiento es una funcin interna dentro de cualquier proyecto u
organizacin.5

ANLISIS
La evaluacin es de gran importancia para la empresa ya que es indispensable y
se encarga de comprobar el efecto de los cambios o innovaciones a travs de la
personalizacin, para ello es necesario establecer un manejo de datos existentes
que para partir de los medidas de un proyecto de estudio, permitir cambiar las
acciones en los indicadores. Un mecanismo de informacin tiene como destreza la
finalidad de formar los flujos adecuados para que la informacin administrativa
existente, tanto de implantacin de mejoras como de respuestas a desviaciones.
El seguimiento consiste en la recopilacin de informacin a medida que adelanta
un proyecto con el objetivo de optimar tiempo y recursos de una organizacin y
esta se fundamentado en establecidas y actividades en distintas fases de trabajo,
que esto permite a la administracin y algo sobre su funcionamiento. Para apoyar
5

Burke, W. Desarrollo organizacional. Punto de vista normativo SITESA, Mxico D.F. 1998

este cambio de orientacin estratgico hacia el logro de resultados, se requiere un

marco de seguimiento y evaluacin ms slido y coherente, que promueva el
aprendizaje y la medicin del desempeo. El seguimiento y la evaluacin
comparten la misma orientacin, concentrndose en: la eficacia que esta se
encarga de informar sobre la adecuada aportacin en el trabajo en cuanto a
produccin. La efectividad se encarga de medir los logros obtenidos por un
programa o proyecto de desarrollo en relacin con aquellos objetivos especficos
que se haban establecido. Y el impacto que informa sobre la influencia causada
en la situacin del problema que intentabas afrontar.

GLOSARIO
Departamentalizacin: Fase del anlisis administrativo que se ocupa de analizar
y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especializacin y
complejidad de todas las partes o componentes del trabajo y dando figura al
organigrama.
Dirigir: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y
resultados, con determinados recursos.
Divisin del trabajo: Acto de segmentar el trabajo total de una organizacin, por
especializaciones y niveles de dificultad
Clima econmico: Nivel de riesgo asociado a las inversiones en los mercados
nacionales o extranjeros sobre productos financieros.
Direccin: Habilidad gerencial y de liderazgo mediante la cual se dirige, influye y
motiva a los seguidores y miembros de la compaa a la consecucin de tareas
relativas al mejoramiento empresarial.

FUENTE
ROBBINS, Stephen Comportamiento Organizacional Prentice Hall. 1999.
Burke, W. Desarrollo organizacional. Punto de vista normativo SITESA, Mxico
D.F. 1998
http://biblio3.url.edu.gt/Libros/org_empresas/1.pdf
http://fyedeproyectos.wordpress.com/estudio-organizacional/