Poder Judicial R.N.

Fiscala Cinco Saltos

Diez trucos para mejorar en su comunicacin

Algunas veces los mensajes que enviamos a las personas que nos rodean, no
llegan tal como nosotros deseamos y si lo hacen, no son interpretados de la forma
que queremos. Mejorar y hacernos entender debe ser nuestro objetivo.
Por Lola Garca, Directora de Soluciones Eficaces .

Resumen:
Hablar no es lo mismo que comunicarse. Conozca cmo hacer llegar su mensaje
Reconozca cules son las necesidades bsicas de la comunicacin que debe
averiguar, para mejorarla
Descubra cmo una serie de pequeos detalles, muy habituales en nuestra vida
diaria, pueden hacerle mejorar en su comunicacin con los dems.
Las personas somos seres sociales y podemos prescindir de realizar actividades en
comn pero lo que no podemos es dejar de hablar; para ello, usamos el lenguaje como
herramienta para comunicarnos. Como deca Unamuno: el voto ms difcil de seguir
por las personas no es de la castidad, sino el del silencio.
Adems de hablar, necesitamos que las personas que se relacionan con nosotros nos
respondan, nos den rplica, nos saluden, en resumen, necesitamos entablar una
conversacin. Muchas veces estas situaciones son poco trascendentes y son
conversaciones triviales o simplemente, de saludo, pero si faltan, nos sentimos
ignorados o apartados. Piense, por ejemplo, si un compaero suyo o su jefe no le
dirige la palabra, o se acerca a un grupo de personas y cuando se integra en la
conversacin, todo el mundo se calla, sentir un gran vaco y pensar tierra trgame!.
Por tanto, las personas necesitamos algo ms que comunicarnos, necesitamos de las
palabras para sentirnos aceptados o transmitir el mensaje deseado y poder utilizarlas
para: convencer a nuestro cliente, confundir al adversario, imponerse a un
competidor, expresar simpata o desagrado, hacer amigos o enemigos, alabar o
insultar, hacer feliz a los que nos rodean, etc.
Evidentemente, el lenguaje nos ofrece numerosas posibilidades que se pueden
resumir en que los seres humanos tenemos la necesidad de comunicarnos con nuestro
entorno, no slo hablando, sino tambin, siendo escuchados. Precisamos transmitir
informacin, compartir sentimientos, entretenernos, que nos comprendan o entablar
relaciones. Si conocemos las razones por las cuales buscamos la comunicacin, lo
haremos de una manera ms eficaz y seremos capaces de conseguir nuestros
objetivos.
Sabiendo que contamos con una herramienta en nuestro interior que nos puede ayudar
a conseguir lo que buscamos por qu no empezar a utilizarla de inmediato?
Antes de comenzar, debemos saber que todas las personas tenemos unas necesidades
bsicas que satisfacer y que Maslow defina en su famosa Pirmide, hasta no tener
cubiertas las necesidades ms primordiales, nos podemos seguir avanzando. Pues en
la comunicacin pasa lo mismo, existe una escala de valores que debemos atender a
la hora de interpretar o que nos interpreten un mensaje, para lograr con mayor
eficacia nuestros objetivos de comunicacin.
Extrapolando la teora de Maslow, podemos definir estas necesidades o escala de
valores, que condicionan la comunicacin, como: vitales, de seguridad, integracin,
estimacin y realizacin; slo si se tienen satisfechas las necesidades del nivel
precedente sentimos el impulso de avanzar en las siguientes; ser consciente de esto,
nos resultar interesante para mejorar en la forma en la que nos comunicamos con los

dems.
Hagamos algunas reflexiones sobre esta cuestin. Imaginemos que estamos hablando
con una persona que tiene problemas econmicos: no puede llegar a final de mes, no
puede pagar a los proveedores, etc., si intentamos venderle algo, con toda seguridad,
no conseguiremos nuestros objetivos, ya que estar pensando en estas cuestiones y no
ser receptiva a nuestra propuesta. Lo mismo nos pasar si ha tenido un problema con
un material suministrado, similar al nuestro, y que le ha generado graves
inconvenientes en su trabajo; no escuchar las excelencias de nuestro producto hasta
no escuchar algo que le ofrezca la seguridad o resuelva los problemas que ha tenido.
Si tomamos consciencia de estos temas y aprendemos a escuchar a las personas y lo
que les preocupa, mejoraremos en nuestra comunicacin hacia ellos.
Conociendo estas razones y siendo conscientes qu debemos intuir, lo que piensa o
siente nuestro interlocutor, pasemos a ver como podemos ser pro activos y acercarnos
a las personas de nuestro entorno y potenciar nuestra comunicacin para mejorar
nuestras relaciones personales y profesionales.
Para que una empresa funcione necesita de las personas que colaboran en ella, de
proveedores que cubran y suministren lo que necesita y de clientes que compren sus
productos o servicios; lo habitual, es que se mantengan relaciones fluidas con todos
ellos, pero en alguna ocasin le habr pasado que a un cliente, que ltimamente no le
ha comprado, le ha dejado de llamar o de enviar informacin; o aquel proveedor que
le vende productos interesantes, ahora no viene a visitarte y ha cambiado por otro,
que pasa regularmente para conocer sus necesidades; o quizs las personas que
trabajan con usted se sienten un poco desmotivadas o su inters por la empresa ha
decado.
Pues vamos a ver algunos trucos para retomar estas situaciones:
El comienzo del nuevo ao. Es un momento maravilloso para hacer esa llamada que
lleva tiempo pensando que debe hacer pero que no encuentra una ocasin ideal para
hacerla. Es un periodo, en el que se reciben y se hacen muchas llamadas para desear
lo mejor para este ao; aproveche la ocasin y haga las llamadas que tiene pendientes,
sin olvidar que tambin debe felicitar al resto.
Las vacaciones. Tambin es una buena poca para aproximarse o realizar algunos
contactos que haba dejado de lado. Es una accin muy positiva, ya que se va a
preocupar por algo que les divierte e ilusiona.
Cumpleaos, onomsticas u otros temas personales. Si tiene una base de datos y
va anotando fechas importantes de sus clientes, colaboradores o proveedores, les
sorprender gratamente si se acuerda de das tan sealados para ellos. Tambin si se
entera que van a tener un hijo o se van a casar, una llamada para dar la enhorabuena,
incrementa la posibilidad de mejora en esta relacin.
Entrega o recepcin de un pedido. Que mejor momento para estrechar lazos que
interesarse por conocer si todo ha llegado de forma correcta; su cliente se sorprender
de esta llamada y en algunas ocasiones, recelar de ella, pero cuando vea que
simplemente deseaba conocer que todo estaba correcto, su confianza se reforzar; lo
mismo suceder si llama a un proveedor para decirle que todo ha llegado de forma
correcta o que le ha sorprendido alguna innovacin que haya hecho, robustecer la
relacin con su empresa y con usted.
Ascensos, premios o la firma de un contrato o pedido. Cualquier ocasin para
acercarse a una persona para felicitarla o reconocer su vala, ofrece un grado de
acercamiento y de sentimientos de gratitud. No es muy habitual que las personas se
alegren de los xitos obtenidos por otras, por tanto, se agradece mucho recibir este
tipo de felicitaciones. Lo mismo sucede cuando se consigue un gran contrato o
pedido, que permite el crecimiento de una empresa, muchos, sienten una envidia
insana que les impide crecer, su actitud debe ser alegrarse y reconocer el triunfo
obtenido.

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Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Que mejor momento para
aproximarnos a nuestros clientes que cuando tenemos algo nuevo que comunicar.
Adems de las promociones y la publicidad que tenga planificadas, ocpese de llamar
personalmente a sus clientes y contarles la magnfica noticia. La ilusin que usted
sienta, ser capaz de transmitirla y tendr la oportunidad de enamorar a sus clientes
con su nuevo producto o servicio.
Recomendaciones e instrucciones de nuestros productos o servicios. Muchas
veces damos por hecho que nuestros clientes conocen o saben, cmo utilizar nuestros
productos o servicios o cmo sacar ms provecho de ellos. Pues nunca d por
supuesto este asunto y llmeles para ofrecerles consejo y asesoramiento, es un valor
aadido que le agradecern muchsimo.
Quejas y reclamaciones. Estas son situaciones poco agradables pero a las que puede
sacar mucho provecho. No hay nada peor que un cliente insatisfecho y en muchas
ocasiones, ste ni siquiera llama para quejarse o reclamar, simplemente, deja de
comprar, por eso, cuando un cliente nos llame, enfadado por algo que no se ha hecho
bien, le ha llegado en malas condiciones o no cumple sus expectativas, siempre
debemos atender su llamada. Si intentamos capear el temporal ignorando la situacin,
tendremos a una persona encolerizada y que no hablar muy bien de nosotros o de
nuestra empresa, as que aproveche esta ocasin para escuchar todo lo negativo, deje
que le cuente con detalle lo que le ha sucedido, no le interrumpa cuando l hable, deje
que se desfogue y luego, ofrzcale una solucin o transmtale que va a averiguar lo
que ha sucedido y cmo puede arreglar esta cuestin; tan pronto como tenga una
solucin, llmele y deje resuelta este asunto, eso s, no deje pasar mucho tiempo.
En el mbito interno de la empresa y con las personas que colaboramos todos los
das, debemos establecer mtodos para buscar el acercamiento. El grado de contento
y satisfaccin de las personas que trabajan en una empresa, no siempre va unido con
el salario o las posibilidades de promocin, sino que en muchas ocasiones, algunas
muestras de aprecio, atencin o reconocimiento, son suficientes para elevar la moral
del equipo humano. Adems de los trucos anteriores, extrapolados a este contexto, le
ofrecemos dos ideas para alcanzar un mejoramiento en su comunicacin:
Informe o nota interna. El prximo da que vaya a distribuir un informe o una nota
interna, hgalo personalmente. Cuando se lo entregue a la persona a la que va
dirigido, entable una conversacin con ella, pregunte como se encuentra, qu espera,
averige que le parece, y si necesita ver la informacin que le lleva, ofrzcale la
posibilidad de que le cuente su opinin, una vez ledo.
Reconocimiento y halago por el trabajo bien hecho. Todas las personas intentamos
que se nos preste atencin y que se reconozcan nuestras virtudes. Sentirse aceptadas y
reconocidas forma parte de las necesidades elementales y agradecer, en el momento
adecuado el esfuerzo realizado, renueva las fuerzas y refuerza la confianza de uno
mismo, y no hay un motor ms potente, que la energa que se genera por alguien que
se siente bien y reconocido, lo mismo que usted, al alegrarse por los logros de los
dems.
E-mail: essbsup@microsoft.com