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ANLISIS Y DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

DE AGOFER LTDA.

JUAN GUILLERMO GMEZ GMEZ


RAFAEL HUMBERTO HERNANDEZ BERMDEZ

UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA ESTRATGICA
CHA, CUNDINAMARCA
2004

ANLISIS Y DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN


DE AGOFER LTDA.

JUAN GUILLERMO GMEZ GMEZ


RAFAEL HUMBERTO HERNANDEZ BERMDEZ

Tesis de grado presentado como requisito parcial para optar al


ttulo de Especialista en Gerencia Estratgica

Director
Dr. Johny Mahecha
Ingeniero Civil Universidad de Los Andes
Maestra en Administracin Universidad de Los Andes

UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA ESTRATGICA
CHA, CUNDINAMARCA
2004

Aprobado por el profesorado de la


Facultad de Ciencias Econmicas y
Administrativas de la Universidad de la
Sabana, en cumplimiento de los
requisitos exigidos para optar al ttulo
de Especialista en Gerencia Estratgica.

Salomn Frost
Director de postgrados

Johny Mahecha
Director de Tesis

A mis hijas Natalia y Camila, por darme la fuerza


para vivir.
A mi pap por brindarme su apoyo y respaldo siempre."

Juan Guillermo

A mi familia y a todos los que me han ayudado a


alcanzar mis metas"

Rafael Humberto

AGRADECIMIENTOS

A Mara del Pilar Urrego, por su perseverancia y apoyo a lo largo de la


realizacin de este proyecto.
A Sonia Marcela Rincn, por su colaboracin.
A Jorge Enrique Gmez, por su aporte desde el rea de sistemas de
AGOFER Ltda.

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ........................................................................ 13
OBJETIVOS ............................................................................... 15
1.

MARCO TERICO .............................................................. 17

1.1.

ANTECEDENTES ....................................................................... 17

1.2.

SISTEMAS DE INFORMACIN ..................................................... 19

1.2.1.

Objetivos de los Sistemas de Informacin........................................21

1.2.2.

Tecnologa de Informacin ............................................................21

1.2.3.

Tecnologa de Comunicaciones .......................................................24

1.3.

NIVELES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ............................ 28

1.3.1.

Sistemas del Nivel Operativo .........................................................29

1.3.2.

Sistemas del Nivel de Conocimiento................................................31

1.3.3.

Sistemas del nivel administrativo ...................................................33

1.3.4.

Sistemas del Nivel Estratgico .......................................................37

2.

AGOFER LTDA ................................................................... 39

2.1.

ANTECEDENTES ....................................................................... 39

2.2.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................ 41

2.3.

PROCESOS POR REAS FUNCIONALES ........................................ 42

2.3.1.

rea de Compras .........................................................................43

2.3.2.

rea de Ventas ............................................................................44

2.3.3.

rea de Logstica Interna ..............................................................44

2.3.4.

reas de apoyo............................................................................45

2.4.

3.

SISTEMAS DE INFORMACIN EN AGOFER LTDA. ........................... 47

SITUACIN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

DE LA EMPRESA ........................................................................ 49
3.1.

DESCRIPCIN DE LA INFRAESTRUCTURA DE SISTEMAS ................ 49

3.1.1.

Infraestructura de Hardware..........................................................49

3.1.2.

Polticas de Hardware ...................................................................52

3.1.3.

3.2.

Infraestructura de Comunicaciones.................................................53

ACTUALES SISTEMAS DE INFORMACIN EN AGOFER LTDA. ........... 55

3.2.1.

Sistemas de nivel Operativo ..........................................................55

3.2.2.

Sistemas del nivel de Conocimiento ................................................57

3.2.3.

Sistemas del nivel administrativo ...................................................59

3.2.4.

Sistemas del nivel Estratgico........................................................61

4.

DIAGNSTICO

CRTICO

DE

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACIN ACTUALES ......................................................... 62


4.1.

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN............................................ 62

4.2.

SISTEMAS DEL NIVEL OPERATIVO .............................................. 64

4.2.1.

rea de Compras .........................................................................65

4.2.2.

rea de ventas ............................................................................67

4.2.3.

rea de logstica Interna ...............................................................68

4.2.4.

reas de apoyo............................................................................68

4.3.

SISTEMAS DE NIVEL DE CONOCIMIENTO..................................... 73

4.4.

SISTEMAS DEL NIVEL ADMINISTRATIVO...................................... 74

4.5.

SISTEMAS DEL NIVEL ESTRATGICO........................................... 75

4.6.

DIAGNOSTICO DE LA INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES .... 76

5.

ESTRATEGIAS

PARA

OPTIMIZAR

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACIN .......................................................................... 78
5.1.

SISTEMAS DE NIVEL OPERATIVO O TPS....................................... 78

5.2.

SISTEMAS DEL NIVEL DE CONOCIMIENTO ................................... 81

5.3.

SISTEMAS DE NIVEL ADMINISTRATIVO ....................................... 83

5.3.1.

Sistemas de Informacin Gerencial - MIS ........................................83

5.3.2.

Sistemas DSS..............................................................................90

5.4.

SISTEMAS DE NIVEL ESTRATGICO O ESS.................................. 91

5.5.

INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES .................................. 94

6.

GLOSARIO ........................................................................ 97

CONCLUSIONES ...................................................................... 100


BIBLIOGRAFA ........................................................................ 103

ANEXOS .................................................................................. 104

LISTA DE ANEXOS
Anexo No. 1 - Estructura Funcional Agofer Ltda. ................................... 104
Anexo No. 1.1. Estructura Territorial Agofer Ltda. ................................ 105
Anexo No. 2 Cadena de Valor.......................................................... 106
Anexo No. 3. Diagramas de Flujo ...................................................... 107
Anexo No. 3.1. Proceso de Venta de Productos rea de Ventas ............ 107
Anexo No. 3.2. Proceso de Compra de Materiales rea de Compras ..... 108
Anexo No. 3.3. Proceso de Caja Menor rea de Compras ................... 109
Anexo No. 3.4. Proceso de Pago de Fletes rea de Compras ............... 110
Anexo No. 3.5. Proceso de Reclasificacin por cambio en la presentacin del
Producto rea de Compras ............................................................. 111
Anexo No. 3.6. Proceso de Verificacin de Inventarios (Conteo) rea de
Logstica Interna.............................................................................. 112
Anexo No. 3.7. Proceso de Devoluciones del Cliente rea de Logstica
Interna........................................................................................... 113
Anexo No. 3.8. Proceso de Nomina rea de Apoyo (Contabilidad)........ 114
Anexo No. 3.9. Proceso de Conciliacin Diaria de Caja rea de Apoyo
(Tesorera)...................................................................................... 115
Anexo 4. Encuestas para la descripcin del procesamiento de informacin
por cargo........................................................................................ 116
Anexo No. 4.1. Descripcin del procesamiento de informacin del Gerente
General .......................................................................................... 116
Anexo No. 4.2. Descripcin del procesamiento de informacin del Director de
Sistemas ........................................................................................ 121
Anexo No. 4.3. Descripcin del procesamiento de informacin del Contador
..................................................................................................... 126

Anexo No. 4.4. Descripcin del procesamiento de informacin del Director de


Compras e Importaciones ................................................................. 130
Anexo No. 4.5. Descripcin del procesamiento de informacin del Jefe de
Ventas ........................................................................................... 134

10

LISTA DE CUADROS
Cuadro No. 1 Factores Crticos rea compras ...................................... 85
Cuadro No. 2 Factores Crticos rea ventas ......................................... 86
Cuadro No. 3 Factores Crticos rea comercial ..................................... 87
Cuadro No. 4 Factores Crticos rea de Logstica Interna....................... 88
Cuadro No. 5 Factores Crticos reas de apoyo .................................... 89

11

LISTA DE GRAFICAS
Grafica 1 - Sistema de Informacin ...................................................... 20
Grfica No. 2 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema TPS ...................................................................................... 30
Grfica No. 3 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema OAS ..................................................................................... 31
Grafica No. 4 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema KWS..................................................................................... 33
Grafica No. 5 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema MIS ...................................................................................... 34
Grafica No. 6 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema DSS ..................................................................................... 36
Grafica No. 7 Caractersticas del procesamiento de informacin en un sistema
ESS ................................................................................................. 38

12

INTRODUCCIN
AGOFER LTDA. es una empresa comercializadora de materiales para la
construccin y la industria metalmecnica. Heredera de una tradicin
ferretera de ms de 100 aos, hoy en da es una de las empresas lderes
del mercado y una de las mayores distribuidoras de siderrgicas y
fbricas de productos de Acero del Pas. Cuenta con 5 sucursales
distribuidas en el territorio nacional en las ciudades de Bogot, Cali,
Pereira, Buga y Cartagena.
Los sistemas de informacin juegan un papel clave en la compaa,
teniendo en cuenta que es un negocio comercial con ventas al detalle,
compras a mltiples proveedores y ubicaciones geogrficas dispersas de
puntos de venta. Aunque la alta gerencia es conciente de este hecho, los
sistemas de informacin existentes en la empresa se han construido y
adecuado progresivamente conforme la empresa ha crecido. Las
operaciones bsicas de la empresa se encuentran sistematizadas con un
software comercial, pero no hay herramientas gerenciales y estratgicas
definidas claramente. Tampoco se ha realizado un estudio de las
necesidades de la empresa y los lineamientos para el desarrollo de los
sistemas a futuro de manera coordinada y acorde a los objetivos
estratgicos de la organizacin. Este trabajo pretende dejar ese camino
demarcado para que en adelante la empresa sepa exactamente como
integrar sus sistemas y cuente con un documento estratgico que
determine

unos

lineamientos

para

transformar

los

sistemas

de

informacin en una herramienta competitiva.

13

Este trabajo busca realizar

un diagnstico critico de los sistemas de

informacin de AGOFER LTDA., haciendo nfasis en las debilidades


actuales y las necesidades de la empresa en cuanto a tecnologas de
informacin, con el fin de presentar una propuesta adaptada a las
necesidades

y recursos de la organizacin con base no solo en el

anlisis realizado sino tambin en la situacin econmica actual.


La necesidad de esta propuesta, obedece a la preocupacin de la
Gerencia General y la junta de socios, sobre la carencia de informacin y
herramientas que le permitan adelantarse a los cambios del entorno y
la competencia que cada da es ms fuerte. Siendo concientes que las
organizaciones pequeas son ms flexibles, gracias a su capacidad para
volver a organizarse y configurarse rpidamente en respuesta a la
intensa competencia, a las exigencias de los clientes y a los cambios de
las condiciones del mercado, se encuentran en una posicin ventajosa
para aprovechar las nuevas oportunidades de negocio que estn
surgiendo. Estas oportunidades apoyadas en sistemas de informacin
que soporten la toma de decisiones y estn al servicio de la compaa,
le permitirn a Agofer Ltda. desarrollar ventajas competitivas para
crecer y mantener su liderazgo en el mercado.

14

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Realizar

un

diagnostico

critico

de

los

sistemas

de

informacin

desarrollados o adquiridos en la compaa AGOFER LTDA, con el fin de


presentar una propuesta de mejora adaptada a las necesidades de la
organizacin, que permita agilizar y optimizar los procesos, adems de
proporcionarle a la alta y media gerencia, soporte en la toma de
decisiones.
OBJETIVOS ESPECFICOS
9 Describir los sistemas de informacin con que cuenta la compaa,
desde el punto de vista tcnico, operativo y funcional.
9 Elaborar el diagnostico crtico de los sistemas de informacin que
existen actualmente en la empresa, identificando deficiencias de los
mismos.
9 Identificar qu tipo de informes y cmo se procesan los datos en
cada rea de la empresa, as como las necesidades de informacin
de

la

alta

media

gerencia

para

determinar

que

nivel

de

automatizacin requieren segn el plan estratgico de la compaa.

15

9 Identificar brechas entre los sistemas que tiene la compaa y el


sistema ideal, con el fin de determinar si la solucin a los problemas
de informacin esta en realizar desarrollos y adaptaciones locales o
adquirir un software en el mercado.

16

1. MARCO TERICO1
1.1. ANTECEDENTES
Hasta hace algunos unos aos la informacin no se consideraba activo
importante de una compaa, as como el proceso administrativo se
consideraba ms un arte personal que una ciencia. Tres grandes
cambios en el mundo marcaron la forma tradicional de ver los negocios
y le dieron importancia a la informacin y al conocimiento de sus
empleados. El primero es el surgimiento y fortalecimiento de las
compaas globales, el segundo, la transformacin de las empresas de
servicios basadas en conocimiento e informacin y el tercero la
transformacin de la empresa de negocios.
La globalizacin trajo consigo la administracin y control de un
mercadeo global, la ampliacin de la competencia local a mercados
mundiales, grupos de trabajo globales, negocios en Internet, entregas
locales, entre otros muchos cambios. Estos factores obligaron a las
compaas a desarrollar sistemas de informacin y comunicacin que
proporcionen el control y la flexibilidad suficientes para manejar
negocios a escala global, en tiempo real.
Las grandes potencias mundiales pasaron de ser economas de
produccin

economas

de

servicio

basadas

en

informacin

conocimiento. La produccin se traslado a los pases en desarrollo que


1

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin.

17

poseen mano de obra barata, mientras que las economas fuertes se


han dedicado a producir servicios o productos con un alto grado de
investigacin lo cual los ha llevado igualmente a desarrollar sistemas de
informacin que permitan

optimizar el flujo de conocimientos e

informacin dentro de la empresa y le ayuden a la gerencia a maximizar


sus recursos, puesto que la productividad de los empleados depende de
la calidad de los sistemas de informacin que los apoyen.
El otro gran cambio fue la transformacin de la naturaleza misma de la
administracin y direccin del negocio. Se abrieron nuevas posibilidades
para

coordinar

y dirigir,

lo

que

llev

contemplar estructuras

organizacionales ms aplanadas, descentralizadas y flexibles, que se


apoyan en informacin casi instantnea para crear productos y servicios
personalizados en masa, independientemente de la ubicacin de la
produccin

con

bajos

costos

de

transaccin

coordinacin,

empoderamiento de los colaboradores, trabajo en equipo. Estos factores


han hecho que las empresas dependan cada da ms de la informacin y
del conocimiento que con la experiencia han logrado sus empleados.
A

continuacin

vamos

profundizar

sobre

la

importancia

el

funcionamiento de los sistemas de informacin desde el punto de vista


de la organizacin.

18

1.2. SISTEMAS DE INFORMACIN


Un

sistema

de

informacin

es

una

solucin

organizacional

administrativa, basada en tecnologas de informacin que permite a los


administradores soportar la toma de decisiones y automatizar la
generacin de informacin clave para el negocio.

Los sistemas de

informacin son parte fundamental de las organizaciones a tal punto que


llegan a ser parte de su cultura organizacional y de la forma particular
de hacer las cosas en la empresa. Los sistemas de Informacin deben
estar al servicio de la compaa, para contribuir a la consecucin de los
objetivos

organizacionales,

soportar

las

estrategias

informacin, seguimiento y control, no solo al interior

en

cuanto

de la misma,

sino contemplando factores exgenos, como: La competencia, normas


legales, flujo de divisas, entre otros.
Tcnicamente los sistemas de informacin son un conjunto de
componentes

interrelacionados,

que

rene,

procesa,

almacena

distribuye informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de


la organizacin2.
Los sistemas de informacin contienen informacin clave del negocio,
como

son:

estadsticas,

recursos

humanos,

financieros,

activos,

informacin del entorno, la competencia entre otros. Esta informacin


son datos que han sido procesados y se les ha dado sentido, de manera
que sean tiles para toda la organizacin, mientras que los datos son
simples registros, sucesos en bruto que pueden haber ocurrido en la
2

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 7

19

empresa o su entorno, los cuales han sido ordenados y clasificados de


forma que las personas puedan entenderlos.
Los sistemas de informacin cumplen tres actividades bsicas: la
primera es la entrada de informacin, la segunda, el procesamiento de
la misma y finalmente la salida; de esta forma generan la informacin
que la compaa y sus diferentes niveles administrativos necesitan. La
retroalimentacin es la entrada de nueva informacin sobre los datos ya
procesados que busca mejorarlos o perfeccionarlos.
La grafica 1, muestra como funciona un sistema de informacin en su
forma bsica:

Grafica 1 - Sistema de Informacin


Clientes

Proveedores

La organizacin
SISTEMA DE INFORMACION
Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentacin

Agencias
Reguladoras

Accionistas

Competidores

En las organizaciones existen diferentes sistemas de informacin,


algunos informales, que se basan en reglas de conducta no expresas y
no existen acuerdos para almacenarlas o procesarlas. Otros formales,
3

Laudon Kennet , Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 7

20

basados

en

normas

preestablecidas

aceptadas,

as

como

procedimientos para, obtener, almacenar, procesar, difundir y usar los


datos. Los sistemas formales pueden estar basados en computadoras o
apoyados

en

hardware

software

para

procesar

diseminar

informacin4, otros pueden ser manuales de lpiz y papel. El desarrollo


de este trabajo se concentra en los sistemas de informacin basados en
computadoras.
1.2.1.

Objetivos de los Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin buscan:


Suministrar a todos los niveles de la organizacin la informacin
indispensable como apoyo a la toma de decisiones para que la
administracin se lleve de la forma ms eficiente posible.
Suministrar informacin actualizada y en tiempo real.
Resaltar las condiciones ante las cuales debe reaccionar la gerencia,
permitiendo disear planes de contingencia ante los cambios internos
y externos.
Proporcionar informacin exacta a las personas, en el momento
indicado.
1.2.2.

Tecnologa de Informacin5

La tecnologa de informacin, constituye el soporte para implementar


sistemas de informacin. Una vez se ha definido la estrategia de la
4

Laudon Kennet , Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 8

21

empresa, se puede determinar que tecnologa de informacin va a


soportar el sistema de informacin a adoptar. La tecnologa de
informacin puede jugar un rol importante en el redireccionamiento y
rediseo de la organizacin, constituye una herramienta importante
para enfrentar los cambios6.
La tecnologa de informacin est reconfigurando el proceso gerencial,
otorgando nuevas capacidades para ayudar a los gerentes a planear,
organizar, dirigir y controlar. Por ejemplo, ahora es posible para los
gerentes obtener informacin en el desempeo de la organizacin
incluso al nivel de transacciones especficas, desde cualquier parte del
mundo en cualquier momento. La tecnologa de informacin ha abierto
nuevas posibilidades para el liderazgo, al distribuir informacin a travs
de redes. Gracias a la tecnologa de Informacin el nuevo gerente puede
comunicarse frecuente y efectivamente con miles de empleados e
incluso dirigir equipos y fuerzas de trabajo desde sitios muy lejanos. Los
sistemas de informacin reflejan las decisiones del gerente y sirven
como instrumentos para cambiar el proceso gerencial. Es importante
que

la compaa asigne recursos para mantenerse actualizada en

cuanto a las nuevas tecnologas y evale la aplicabilidad de cada


tecnologa en la organizacin.
Las compaas pueden usar la tecnologa de las comunicaciones para
organizarse de manera ms flexible, incrementando su habilidad para
responder a cambios en el mercado y tomar ventajas de las nuevas
oportunidades. Las organizaciones pequeas pueden usar los sistemas
5

Andrew Rafael, Ricard Joan, Valor Joseph, Estrategia y sistemas de Informacin.

22

de informacin para aprender de las grandes compaas y visualizar su


crecimiento hacia el futuro.
La tecnologa de informacin es una de muchas herramientas que los
gerentes pueden usar para lidiar con el cambio.
medio fsico, el

El hardware, como

software con instrucciones detalladas que controlan y

coordinan los componentes del hardware y sistemas de almacenamiento


y comunicaciones que permitan la creacin de un medio virtual de
informacin para toda la empresa; son recursos que pueden ser
compartidos a travs de la organizacin y constituyen la infraestructura
de informacin tecnolgica. Esta infraestructura provee la plataforma
en la cual la organizacin puede construir su sistema de informacin
especfico.
Es importante que cada organizacin

disee y administre esta

infraestructura cuidadosamente de tal forma que tenga el tipo de


servicios tecnolgicos que necesita para el trabajo que desea realizar
cumpliendo metas y objetivos7.
una

compaa

no

puede

La implementacin de tecnologa en

obedecer

factores

como

la

moda

tecnolgica, debe en cambio responder a necesidades especficas


adaptadas a las condiciones y el entorno de la misma, as como
garantizar

el

cumplimiento

de

su

objetivo

principal

que

es

la

consecucin de la estrategia corporativa.

6
7

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 12
Ibd., Pg. 12

23

1.2.3.

Tecnologa de Comunicaciones

Internet8
Una razn por la cual los sistemas de informacin juegan un rol tan
amplio en las organizaciones y afectan a tanta gente es por el poder
extraordinario y la disminucin de los costos de la tecnologa de los
computadores. La ms grande y ms usada red de comunicaciones es
Internet, que conecta diferentes redes de ms de 200 pases alrededor
del mundo. Ms de 400 millones de personas trabajando en ciencias,
educacin, gobierno y empresas usan Internet

para intercambiar

informacin o realizar negocios con otras organizaciones alrededor del


mundo.
Internet es una herramienta extremadamente elstica, si se aaden o
remueven redes, o si ocurren fallas en parte del sistema, el resto de la
Internet contina operando. A travs de estndares especiales de
comunicacin y tecnologas, cualquier computador puede comunicarse
virtualmente con otro computador unido a Internet, usando lneas
telefnicas ordinarias.
La capacidad de Internet conocida como

World Wide Web es de

especial inters para las organizaciones y los gerentes por ofrecer


nuevas posibilidades para hacer negocios. El World Wide Web es un
sistema

universalmente

aceptado

de

estndares

para

almacenar,

obtener, formatear y presentar informacin en un ambiente de red. La


8

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 16

24

informacin es almacenada y presentada como pginas electrnicas


que pueden contener texto, graficas, animaciones, sonido y video. Las
pginas Web pueden unirse electrnicamente a otras pginas, sin
importar donde estn ubicadas y pueden ser vistas en cualquier tipo de
computadores. La Web puede servir como fundamento para nuevos
tipos de sistemas de informacin. La creacin de pginas en Internet por
las empresas permite una difusin, comercializacin y proceso de ventas
de los productos o servicios que se ofrecen.
Intranet
Intranet es un Sistema de Comunicaciones idntico a Internet, incluso
en el manejo de las mismas tecnologas, pero con el uso limitado a un
entorno u organizacin concreta. Se puede decir que Intranet apareci
mucho antes que Internet, teniendo en cuenta que las primeras redes
que dieron base a la actual Internet se limitaban a entornos de
investigacin

reducidos

como

universidades

organizaciones

gubernamentales.
Intranet utiliza tecnologa y medios de

Internet para armar una red

privada de informacin, dentro de una empresa, sobre redes locales o


sobre la infraestructura misma de Internet, para mejorar y agilizar las
comunicaciones

entre

empleados,

incrementar

la

productividad

optimizar los procesos.


Intranet est indicada, especialmente, para aquellas organizaciones que,
por su gran tamao o diversidad geogrfica, necesiten un sistema

25

tecnolgico potente que permita a sus empleados tener acceso y uso


compartido y simultneo de informacin y recursos.
Existen dos sistemas operativos que permiten poner en marcha una red
Intranet.

El

primero,

especializado

para

mediante

el

programadores

uso
con

del

lenguaje

experiencia.

UNIX,
El

ms

segundo,

desarrollado por Microsoft, Windows NT en cualquiera de sus versiones.


Intranet permite obtener comunicaciones entre varios puntos a costo
muy reducido, dado que la tecnologa utilizada es estndar y uniforme
no

requiere software especfico,

lo nico necesario para lograr la

conexin es una cuenta de un proveedor de Internet y el software de


navegacin patrn.
De acuerdo con la necesidad de cada empresa INTRANET puede tener
sus propios objetivos. Ejemplo: Establecer a la empresa como una
experta en su categora, proveer informacin comprensible de productos
y servicios, proveer de noticias y recursos al personal que conforma la
empresa, motivar y crear visitas regulares a la INTRANET. Lo ms
importante es que la compaa cuente con una misin y unos objetivos
corporativos bien definidos antes de implementar esta herramienta, con
el fin de que esta sirva de apoyo en la consecucin de los mismos.
Los principales beneficios que una red de

Intranet ofrece a una

compaa son:
Teletrabajo, acceso remoto y fcil navegacin ya que es 100% Web
based.

26

Centraliza el trabajo y la informacin sin importar donde se


encuentre el personal.
Administra todo el flujo de conocimiento e informacin de una
compaa.
Define perfiles de usuario y niveles de seguridad que garantizan
acceso slo a las personas autorizadas.
Asegura que ninguna informacin se pierda o no llegue a la persona
apropiada,

permitiendo

los

usuarios

obtener

informacin

actualizada y de forma rpida


Comparte

la

informacin

en

forma

general,

grupos

individualmente.
Acorta tiempos porque facilita la comunicacin interna y el acceso al
conocimiento.
Ahorra

costos

en

papel

de

impresin

porque

maneja

todo

digitalmente y costos telefnicos al permitir acceso remoto.


Optimiza recursos por encontrarse disponible la informacin para
todos los que pudieran necesitarla. Evita vacos en el flujo de la
comunicacin interna y errores por falta de conocimiento.
Permite la actualizacin en tiempo real de informacin sobre la
empresa, indicadores, productos, noticias, manuales, procedimientos
y toda informacin relevante para el negocio.
Simplifica

el

control

interno

de

comunicacin

dentro

de

organizaciones,

las

la

informacin

mejora

ofreciendo

la

ayudas

sumamente sencillas, pero poderosas, como las derivadas del uso de


hipervnculos.
Establecer lneas de accin para cada proceso de negocios y para las
tareas administrativas, mediante la difusin de procedimientos en

27

torno a las aplicaciones existentes referentes a los sistemas de


produccin.
Aplicabilidad
En los casos en que las empresas disponen de un gran volumen de
informacin acerca de los clientes, distribuidores y ventas, pero los
datos estn dispersos en diferentes sistemas y en formatos distintos,
adems de presentar niveles diversos de exactitud, Intranet permite la
consolidacin, validacin y estandarizacin de la informacin de manera
que el personal encargado de tomar decisiones pueda disear planes
estratgicos basados en datos comunes, precisos y actualizados.
La existencia de un nico sistema de ayuda a la toma de decisiones en
toda la empresa, contribuye a tomar decisiones de negocios coherentes
y brillantes. Su entorno de informes flexible e interactivo proporciona
informacin completa y actualizada en 24 horas. Mayor precisin y
confiabilidad de los datos al consolidar sistemas diferentes. Reduccin
de los costos de administracin de sistemas gracias a un procesamiento
ms sencillo.

1.3. NIVELES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN9


Los sistemas de informacin proveen herramientas o informacin a los
diferentes niveles de la compaa:

Laudon Kennet , Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall., Pg. 38

28

9 Sistemas del Nivel Operativo: Monitorean las actividades y


transacciones elementales de la empresa.
9 Sistemas del Nivel de Conocimiento: Apoyan a los trabajadores
del conocimiento y datos.
9 Sistemas del Nivel Administrativo: Apoya las actividades de
seguimiento y control de los administradores del nivel medio.
9 Sistemas del Nivel Estratgico:

Apoyan

las

actividades

de

planeacin a largo plazo de la alta gerencia.


1.3.1.

Sistemas del Nivel Operativo

En este nivel se encuentran los sistemas de procesamiento de


transacciones o TPS.

Estos sistemas

sirven para registrar las

transacciones diarias necesarias para la marcha del negocio, por lo


general son el primer tipo de sistema de informacin que se implementa
en una compaa.
Son intensivos en entrada y salida de datos, sus clculos y procesos son
bsicos y poco sofisticados, procesan
Estn

gran volumen de

informacin.

encargados de integrar informacin que ser de utilidad

posteriormente para los mandos medios y altos. Sus beneficios son


evidentes pues automatizan las tareas operativas de la organizacin10.
Aseguran una adecuada modelacin de procesos generando al interior
de la compaa una reduccin sustancial de actividades manuales, mejor
aprovechamiento

de

las

funcionalidades,

permitiendo

contar

con

procesos modelados de una manera integral.


10

Cohen Daniel, Sistemas de informacin para la toma de decisiones, 2da edicin Pg. 6.

29

Dentro de los sistemas TPS se encuentran: sistemas de marketing y


ventas, produccin, finanzas y contabilidad, recursos humanos, nmina
y de acuerdo al tipo de organizacin se aplican otros tipos de TPS.
Grfica No. 2 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema TPS
Entrada
Transacciones
Sucesos

Procesamiento
Clasificacin
Listado
Compaginacin
Actualizacin

Salida
Informes
detallados
Listas
Resmenes

Usuarios
Personal Operativo, supervisores

Los objetivos principales al utilizar un TPS son:


Incrementar el valor agregado y nivel de servicio prestado por estos
procesos.
Optimizar la utilizacin del Recurso humano, tecnolgico y fsico.
Reducir los costos de operacin.
Liberar tiempos en los procesos operativos de la organizacin para
concentrarse en las actividades propias del negocio.
Utilizar las mejores prcticas en la operacin de los procesos de
apoyo.
La integracin de procesos bajo herramientas TPS, esta enfocado a la
administracin por procesos en diferentes sectores, lo que le permite a
la organizacin examinar como se estn ejecutando los procesos para

30

alcanzar el logro de los objetivos


informacin,

y qu tan efectivo es el flujo de

as como su nivel de contribucin a la rentabilidad de la

organizacin.
1.3.2.

Sistemas del Nivel de Conocimiento

Sistemas de automatizacin de oficina (OAS)


Es una aplicacin de tecnologa de informacin, diseada para aumentar
la productividad de los trabajadores de datos de la oficina, hace ms
fcil

el

trabajo

diario,

agiliza

tareas,

apoyando

actividades

de

coordinacin y comunicacin en la oficina tpica.


Los OAS manejan y controlan documentos, programan actividades y
comunican a otros sistemas de informacin; usan los procesadores de
texto, para facilitar la creacin de documentos mediante la edicin, el
almacenamiento y la impresin computarizada de los mismos.
Grfica No. 3 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema OAS

Entrada
Documentos
Programas

Procesamiento

Salida

Admn. de
documentos
Programacin

Documentos

Comunicacin

Correos

Programas

Usuarios
Personal de Oficina

31

Los sistemas de automatizacin de oficina, coordinan y vinculan la labor


de los trabajadores de informacin locales con todos los niveles de la
organizacin, relaciona la organizacin con el mundo exterior e incluye a
clientes,

proveedores,

reguladores

gubernamentales

auditores

externos.
El trabajo profesional con informacin sigue girando en torno a
documentos y a la oficina tpica, sin embargo los sistemas de
automatizacin

de

oficina

han

minimizado

el

uso

del

papel,

desplazndose a informacin digital y comunicacin de alta velocidad,


as como el rediseo del flujo de trabajo.
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS)
Estos sistemas de

informacin ayudan principalmente a los llamados

trabajadores del conocimiento, (por lo general son profesionales con


especializaciones en diferentes reas) en el manejo y recopilacin de
nuevos conocimientos para la organizacin lo que permite un aumento
en el patrimonio de la misma11.
El proceso de administrar y aprovechar de forma sistemtica y activa los
recursos

de

conocimiento

de

una

organizacin

se

denomina

administracin del conocimiento. Los KWS permiten a la organizacin


optimizar su flujo de informacin y capturar su base de conocimiento.
Estos

programas

en

algunas

empresas

son

manejados

por

un

funcionario de conocimiento en jefe, el cual ayuda a disear programas

11

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 42

32

y sistemas para encontrar nuevas fuentes de conocimiento o aprovechar


mejor los ya existentes en los proceso de administracin y organizacin.
Otro objetivo de los KWS, es la organizacin y mantenimiento del
conocimiento

interno

estructurado

como

son:

manuales,

procedimientos, informes de investigacin de mercados o tcnicos, que


sirven como consulta a las diferentes reas y mantienen actualizada a la
empresa conforme estos nuevos conocimientos se desarrollan en el
mundo exterior en tecnologa, ciencia, pensamiento social entre otros.
Esta herramienta permite a los usuarios en las empresas innovar, crear,
tener una visin ms amplia del mundo exterior y darle aplicabilidad en
su propio trabajo.
Grafica No. 4 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema KWS

Entrada
Diseos
Especificaciones

Procesamiento
Modelado
Simulaciones

Salida
Diseos y
graficas

Usuarios
Staff tcnico y profesionales

1.3.3.

Sistemas del nivel administrativo

Sistemas de informacin gerencial (MIS)


Estos sistemas apoyan las funciones de planificacin, control y toma de
decisiones en el nivel administrativo, proporcionan a los gerentes
informes basados en flujos rutinarios de datos y ayudan al control

33

general de la organizacin. Esta herramienta tiene poca capacidad


analtica, es relativamente inflexible y tiene una orientacin interna, ms
que externa12.
Los MIS, resumen y preparan informes acerca de las operaciones
bsicas de la compaa, por lo general sirven para informes semanales,
mensuales y anuales pero no para informes cotidianos.
Grafica No. 5 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema MIS

Entrada

Procesamiento

Altos volmenes
de datos

Modelos simples
Informes rutinarios
Anlisis de bajo nivel

Datos de
transacciones
resumidas

Salida
Informes
sinpticos y de
excepciones

Modelos simples

Usuarios
Administradores de nivel medio

Sistemas de soporte de decisiones (DSS)


Ayudan

los

semiestructuradas

administradores
y

no

en

estructuradas,

la

toma

nicas,

de
o

que

decisiones
cambian

rpidamente y que no es fcil especificar por adelantado, tienen que


ejecutarse con rapidez en forma amigable y con respuestas en tiempo
real para ser consultados varias veces al da de acuerdo a las
necesidades. Utilizan informacin de los TPS y MIS e incluyen
informacin del medio externo, tienen mayor capacidad analtica, son

12

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 44

34

interactivos, se pueden modificar con nuevas preguntas y nuevos


datos13.
Los sistemas DSS Ofrecen

a los usuarios un juego de herramientas

flexibles y capacidades para analizar bloques de datos, estn ms


dirigidos que los MIS, hacen hincapi en el cambio, en la respuesta
rpida, se pone mayor atencin a los modelos, los supuestos y las
consultas.
Existen dos tipos de DSS, los controlados por modelo y los controlados
por datos, los primeros son primordialmente autnomos, estn aislados
de los sistemas de informacin principales de la organizacin y usan un
modelo preestablecido para realizar el anlisis de la hiptesis. El sistema
controlado por datos, analiza grandes sistemas de datos reservados,
que se encuentran en los principales sistemas de informacin de la
organizacin, TPS, OAS, etc.
Los principales componentes de un DSS son:
9 Una base de datos que se usa para consultas y anlisis. Con datos
actuales o histricos.
9 Un sistema de software, con modelos para el anlisis de los datos
extrados de las bases de datos.
9 Una interfase con el usuario, que facilita la interaccin del usuario
con las herramientas del software, como una interfase grfica, fcil
de usar y flexible.
13

Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 44

35

Grafica No. 6 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un


sistema DSS

Entrada

Procesamiento
Interactivo
Simulaciones y
anlisis

Datos de bajo
volumen
Grandes bases de
datos optimizadas
para el anlisis

Salida
Anlisis de
decisin
Informes
especiales
Respuestas a
consultas

Modelos analticos
Herramientas para
anlisis de datos

Usuarios
Profesionales, administradores adjuntos.

El sistema DSS, est preparado para la toma de decisiones en forma


individual, hoy da existe el sistema de apoyo de decisiones en grupo
GDSS, con el fin de ser eficientes en las reuniones y mejorar su calidad,
con sus tres elementos bsicos, hardware, herramientas de software y
las personas. No solo los participantes sino tambin los facilitadores en
el manejo del hardware y el software.
Las principales ventajas del DGSS son: motivar a los miembros del
grupo a trabajar juntos, ya que pueden aportar varias ideas, eliminando
que solo unos pocos se adueen de la situacin. Apoya el desarrollo de
una memoria organizacional, mejora la calidad en la toma de decisiones
e incrementa la creatividad al manejar un estilo moderno, participativo y
orientado al consenso.

36

1.3.4.

Sistemas del Nivel Estratgico

Dentro de este nivel se encuentran los sistemas de apoyo a ejecutivos o


ESS. Estos ayudan a los administradores en la toma de decisiones no
estructuradas y se concentran en las necesidades de informacin de la
alta gerencia, crean un entorno de comunicacin y de computacin en el
que utilizan datos internos y externos, sirven para el control del
desempeo de la organizacin, seguir a los competidores, localizar los
problemas, identificar oportunidades y pronosticar tendencias. Extraen,
filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio.
Uno de los valores de ESS es la flexibilidad. Los ejecutivos estn en
libertad de moldear los problemas segn sea necesario, utilizando el
sistema como una extensin de sus propios procesos mentales, pero el
beneficio ms visible es su capacidad de analizar, comparar y destacar
tendencias. Hoy los ejecutivos usan ESS para monitorear sus propias
reas de responsabilidad, realizan seguimiento de unidades inferiores
que les rinden cuentas permitiendo la descentralizacin de la toma de
decisiones, lo que permite modificar la manera como funciona una
empresa.

37

Grafica No. 7 Caractersticas del procesamiento de informacin en un


sistema ESS

Entrada

Salida

Procesamiento

Datos acumulados
externos e internos

Grafico
Interactivo
Simulaciones

Proyecciones,
respuestas o
consultas

Usuarios
Alta Gerencia y Administradores de nivel superior.

38

2. AGOFER LTDA
2.1. ANTECEDENTES
Agofer Ltda. es parte de una tradicin familiar ferretera que data desde
1905 cuando el Sr. Jos Gmez Quijano transforma el almacn de
abarrotes de su to en un almacn especializado para venta de
herramientas y materiales de construccin, bautizndolo con el nombre
de NOGO (QuijaNO-Gmez), que corresponda a la direccin telegrfica
del almacn ubicado en San Vicente, Santander, cerca de la poblacin
de ZAPATOCA de donde es oriunda la familia Gmez.
La empresa se extendi rpidamente a Zapatoca, Bucaramanga, San
Gil, Sogamoso y por ltimo hizo su ingreso a la Capital de la Repblica
en los aos 40, esto debido a la habilidad comercial de su fundador
quien fcilmente logr buscar y aprovechar las oportunidades de
negocio en diferentes mercados. En 1948 y debido a la violencia poltica
que tuvo como mxima expresin en el BOGOTAZO la empresa regres
a Bucaramanga y se cerraron varios establecimientos que en ese
entonces ya eran prsperos negocios especializados en importar
materiales de acero.

En 1965 la empresa que haba recuperado el

empuje de crecimiento se dividi en tres firmas familiares, NOGO como


fundadora, CYRGO LTDA que se estableci en la ciudad de Cali

GERMANOS en la ciudad de Bucaramanga.

39

De las tres, la de mayor crecimiento fue CYRGO que se especializ en el


manejo de acero para construccin con una filosofa de grandes
volmenes a precios muy bajos, impulsada inicialmente por Carlos
Gmez y posteriormente por una nueva generacin de la familia que ya
ostentaba ttulos profesionales en diversas reas. La empresa que inici
en Cali se extendi rpidamente a las ciudades de Buga,

Pasto y

posteriormente a Girardot, Villavicencio, Neiva, Pereira, Bogot en los


aos 70 y Medelln en los ochentas. En 1993 debido a los grandes
volmenes de ventas y divergencias entre los socios hermanos que la
manejaban, se produjo una nueva escisin y nace la firma Agofer Ltda.
que mantiene las sucursales de Cali como principal sede, Pereira, Buga,
Neiva, y CYRGO S.A. con las sucursales de Bogot, Villavicencio, Pasto,
Girardot y Medelln.
En 1994, Agofer Ltda. abri una nueva sucursal en Bogot. A partir de
ese momento la compaa empez una etapa de renovacin al interior
de su estructura buscando una mayor flexibilidad que le permitiera
adaptarse fcilmente a los cambios del entorno.

Como distribuidor

tradicional de productos nacionales, Agofer Ltda. es hoy en da uno de


los mayores distribuidores del GRUPO SIDERRGICO DIACO, que rene
y distribuye la produccin de algunas de las ms grandes siderrgicas
nacionales.
Gracias a su sistema de descuentos por volumen y a una filosofa de
bajos

precios,

Agofer

Ltda.

ha

logrado

desarrollar

una

ventaja

competitiva sostenida que lo hace lder en este mercado. De igual forma


se ha caracterizado por manejar el ms amplio portafolio en productos

40

de acero y para la construccin. Adems la compaa cuenta con las


mejores instalaciones y tecnologa en movimiento de mercanca pesada
lo que le brinda la infraestructura adecuada para atender un gran
volumen de ventas.
En el nuevo siglo se produjo un nuevo relevo generacional y en la
actualidad la nueva generacin de la familia que maneja el negocio ha
diseado una estrategia de expansin en el cubrimiento nacional e
impulso a

lneas de importacin, logrando un aumento importante en

las ventas de estos ltimos productos e iniciando operaciones en la


ciudad de Cartagena con una nueva sucursal de Agofer Ltda. que
adems sirve como punta de lanza del impulso de las lneas de
importacin.
En la actualidad AGOFER LTDA. cuenta con ms de 100 empleados
ubicados en las ciudades de Cali, Bogot, Buga, Pereira y Cartagena,
sucursales que movilizan al ao ms de 100.000 toneladas de
materiales entrando y saliendo de sus bodegas.
2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura de Agofer Ltda., combina la departamentalizacin por
funciones con la estructura territorial (ver anexo No 1).

Las reas se

han agrupado por actividades segn la funcin de la misma, cada rea


esta coordinada bajo normas y procedimientos establecidos.

Por ser

una compaa relativamente pequea, la comunicacin entre reas es


informal,

la estructura funcional ha permitido la especializacin de

41

reas y de los ocupantes de cada cargo.

La toma de decisiones esta

centralizada en la Gerencia General, as como la responsabilidad de las


utilidades y el volumen de ventas.
En cuanto a su estructura territorial, Agofer Ltda.,
sucursales en diferentes regiones del pas.

cuenta con 5

Esta estructura le ha

permitido especializarse en el mercado y los problemas locales, as como


aprovechar las oportunidades especficas del entorno y atacar

los

problemas del mismo. Sin embargo este tipo de estructura ha permitido


que se pierda la estandarizacin de los procesos y en cada sucursal se
hagan las cosas de forma diferente, razn por la que se han tenido que
centralizar algunas funciones en la sucursal de Cali, para que preste
soporte y apoyo en la operacin de otras sucursales ms pequeas, as
como destinar esfuerzos para exigir el uso de los manuales de
procedimiento estndar.
Por ser una compaa comercializadora, las reas que componen la
cadena de valor (ver anexo 2) son: Compras, Ventas, y Logstica
Interna.

Mientras

que

las

actividades

de

apoyo

son:

Sistemas,

Administracin, Auditoria, Contabilidad y Nomina.


2.3. PROCESOS POR REAS FUNCIONALES
Los procesos por reas funcionales de acuerdo con la cadena de valor
son (anexo 3 diagramas de flujo de procesos):

42

2.3.1.

rea de Compras

El proceso de compras esta centralizado en la sucursal principal ubicada


en la ciudad de Cali. El rea esta en cabeza del Director de Compras,
quien es responsable de definir qu y cundo se compra.

Proceso

basado en la revisin peridica de las existencias de inventario por cada


referencia y lnea de producto.

Se puede hablar de tres tipos de

compras:
9 Ordinarias: cuando se trata de reposicin de inventario
9 Extraordinarias: cuando se realizan compras grandes de productos
que posiblemente se tienen en existencia, obedeciendo a factores
tales

como

futuras

alzas

en

el

precio

negociaciones

con

proveedores que favorecen a la compaa en cuanto a condiciones de


compra
9 Puntuales, son aquellas que se dan en productos que normalmente
no se manejan en inventario, pero que un cliente determinado ha
solicitado, por ejemplo materiales cortados a la medida, materiales
en colores especiales, entre otros.
Una vez definida la cantidad a comprar, se selecciona el proveedor, la
mayora de los productos se compran a proveedores predeterminados
de acuerdo a una poltica comercial establecida por las Gerencia
General. En otros casos, se realizan cotizaciones y se escoge el
proveedor que ms convenga, de acuerdo a variables importantes como
son: cumplimiento, precio, calidad, ubicacin geogrfica, disponibilidad,

43

entre otros.

Finalmente, se debe elaborar una orden de compra y se

procede a efectuar la negociacin.


2.3.2.

rea de Ventas

El proceso de ventas inicia con la negociacin entre el vendedor y el


cliente, una vez cerrada la venta, el vendedor elabora la factura y se
imprimen varias copias, una va a bodega donde se entrega el producto
al cliente, el
crdito).

original pasa a caja para clasificar el pago (contado o

La facturacin se hace sobre el pedido y no contra entrega.

Este proceso presenta algunas debilidades, principalmente en el lapso


de tiempo que transcurre entre la elaboracin de la factura y el retiro
real de la mercanca. En ocasiones, este tiempo puede llegar a ser de
das o incluso semanas, puesto que para retirar el material se requiere
conseguir un transporte hacia ciudades distintas a las sedes de la
compaa.
2.3.3.

rea de Logstica Interna

Los procesos de logstica interna se realizan en las bodegas de la


compaa y consisten bsicamente en la recepcin y despacho de
productos.
La recepcin de productos del proveedor

se realiza en el rea de

bodega, en donde se verifica la remisin para corroborar que la


referencia del producto y la cantidad estn dirigidas a Agofer Ltda. y a
esa sucursal en particular.

44

Posteriormente se procede al descargue y conteo manual de la


mercanca y finalmente se elabora un documento de recibo de material
que junto con la remisin del proveedor se entrega al encargado en el
rea de compras para que realice la entrada de mercanca en el sistema.
En la mayora de los casos junto con la remisin se recibe una factura
del proveedor o en otros la factura se recibe por correo; en todo caso, a
fin de realizar una entrada de materiales es necesario contar con una
copia de la factura del proveedor. En la aplicacin se registra el costo
del material, la cantidad recibida, la referencia, la fecha de entrada e
incorpora dentro del costo el flete pagado y en algunos casos el
descuento financiero si lo hay, asignando un nmero a cada entrada.
El proceso de

despacho se realiza en el rea de bodega de forma

manual, inicia con la revisin de la factura, alistamiento de los productos


a entregar, conteo fsico de los mismos, cargue en el camin de la
compaa o contratista y finalmente una revisin fsica en el camin.
2.3.4.

reas de apoyo

Contabilidad
La contabilidad de la empresa se encuentra centralizada en la ciudad de
Cali, aunque los registros contables se llevan en el da a da en las
sucursales. La consolidacin de los estados financieros se hace en el
departamento de contabilidad de la sucursal principal.

45

Las transacciones bsicas en cada sucursal son: Pagos, conciliacin


bancaria, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, mdulo bsico o de
control contable y de amortizaciones.

La informacin del periodo es

alimentada diariamente, por las reas de ventas, compras, caja y


contabilidad. Diariamente se realiza una interfaz que convierte los datos
comerciales y operativos en registros contables.
Sistemas
rea encargada de garantizar el adecuando funcionamiento de todos los
tipos de sistemas de la empresa; de igual forma, debe analizar y
complementar los sistemas de acuerdo a las necesidades de la empresa
y a la visin estratgica de la compaa.
El rea esta a cargo del Director de Sistemas, quien directamente no
tiene personal a cargo, se apoya en los analistas de contabilidad para
eventos menores en las aplicaciones, en caso de situaciones ms
complejas

debe desplazarse a las sucursales a solucionarlo. La

Direccin de Sistemas esta ubicada en la sucursal de Bogot, desde


donde presta soporte a los usuarios.
Administracin
La nmina es calculada quincenalmente por los auxiliares contables en
cada sucursal. Los auxiliares contables realizan

el registro de las

novedades de nomina, generan un listado con el detalle del empleado y


el valor a pagar. Como soporte del pago se genera un formato por cada
empleado con el detalle del pago.

46

El listado y los formatos son entregados al auxiliar de caja, quien se


encarga de cancelar la nomina a cada uno de los empleados y tomar la
firma de recibido en el listado y en el formato de comprobante de pago.
Se estableci que los formatos de comprobante de pago se entregan en
la segunda quincena del mes y detallan el pago del mes completo.
Despus el listado es devuelto a Contabilidad para verificacin,
contabilizacin y archivo.
Tesorera
Cada sucursal maneja de forma independiente sus pagos de acuerdo a
la disponibilidad de recursos, las facturas de proveedores se registran en
la aplicacin y cada da se genera un reporte donde el sistema
automticamente detalla las facturas a pagar en esa fecha. De esta
forma es posible realizar una planeacin de pagos y un flujo de egresos
futuros en cada sucursal. Sin embargo el proceso de obtencin de saldos
de bancos y registro de dinero disponible se hace a diario consultando
los saldos de los bancos, lo que obliga a diario a realizar una revisin de
egresos registrados vs. disponibilidad de recursos.
Una vez se ha decidido cules pagos se van a efectuar, es necesario
realizar las respectivas rdenes de pago que el sistema descarga
automticamente de la contabilidad.
2.4. SISTEMAS DE INFORMACIN EN AGOFER LTDA.
Histricamente por tratarse de una compaa mediana

de propiedad

familiar, la implementacin de sistemas de informacin no ha sido

47

prioritario. Ha obedecido a un desarrollo en el tiempo de acuerdo a las


necesidades que se han presentado en la empresa sin que existiera una
planeacin o estudio que obedezca a las necesidades futuras o a las
ventajas estratgicas que pueden conseguirse con la ayuda y el
desarrollo de los sistemas de informacin unidos a las nuevas
herramientas y tecnologas existentes.
La empresa fue una de las primeras del sector en contar con un sistema
de procesamiento de operaciones.

Inicio con un desarrollo local

que

implicaba ingresar las ventas manualmente en un computador o


servidor para cada sucursal del negocio, el mismo se replico en varias
firmas familiares del sector. Posteriormente se adquiri un sistema de
procesamiento de operaciones (TPS) de un fabricante local de software
en lnea que implic la compra de una terminal por cada vendedor y
peridicamente se ha venido actualizando el software.
Actualmente

se utiliza el software Sistema UNO en su versin 7.2

fabricado por la casa Sistemas de Informacin Empresarial S.A con


domicilio en Cali. El software cuenta con una difusin amplia debido a su
relacin favorable costo-beneficio.
En los ltimos aos concientes de la necesidad de contar con sistemas
que exploren necesidades latentes de la empresa, se han realizado
desarrollos propios, (utilizando en muchos casos software de libre
distribucin) que apoyen la toma de decisiones, complementen la
informacin a nivel gerencial y mejoren la comunicacin entre los cargos
directivos.

48

3. SITUACIN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DE


LA EMPRESA
3.1. DESCRIPCIN DE LA INFRAESTRUCTURA DE SISTEMAS
3.1.1.

Infraestructura de Hardware

Los tipos de equipos de cmputo de la compaa se pueden clasificar de


la siguiente forma:
a. Servidores: Existen 2 tipos de servidores, un servidor para el

sistema TPS y otro para Intranet. Cada sucursal cuenta con uno de
cada clase, excepto la sucursal de Cartagena en donde uno solo
realiza ambas funciones.
El Servidor del sistema TPS (Uno 7.2-Uno 5.0): Es el encargado de
operar y almacenar las operaciones diarias del negocio, se compone
de las siguientes partes:

Procesador Intel para Servidores: Todos los servidores TPS


cuentan con un procesador de datos marca Intel.

Unidad de respaldo de cinta (DAT 4mm): Los servidores TPS


utilizan un sistema de cinta DAT donde se almacena un
Backup con las operaciones diarias.

Tarjetas multipuerto para comunicacin serial de terminales


brutas:

La terminales brutas integran una red junto con el

49

servidor de TPS y se conectan por intermedio de una tarjeta


multipuerto

Sistema Operativo Unix (ver plataformas de software)

El Servidor de Intranet, esta compuesto por:

Procesador Intel para Servidores

Unidad de respaldo de cinta (Travan10 IDE)

Sistema de cinta Travan para almacenar backup de datos.

Conexin a Internet (ver infraestructura de comunicaciones)

Sistema operativo GNU/Linux (ver plataformas de software)


con cortafuegos y aplicaciones de servidor

b. Computadores

Personales:

Algunos

cargos

requieren

de

estaciones de trabajo con ms herramientas y programas de


automatizacin de oficina que exceden las funciones del TPS.

Procesador Intel para computadores personales

Interfaz Grfica (Sistema Operativo Windows98, Windows XP


Professional, o GNU/Linux (ver plataformas de software)

c. Terminales Brutas:

Terminales Wyse monocromticas, conectadas

a la tarjeta multipuerto del servidor (conexin serial)


d. Impresoras

9 Impresoras de Matriz de Puntos: Conectadas al servidor


mediante puerto serial o paralelo, a terminales brutas por

50

puerto paralelo, o a computadores personales mediante puerto


USB o paralelo.
9 Impresoras Lser: Conectadas a computadores personales
mediante puerto USB o paralelo.
e. Otros perifricos

9 Scanners: Dispositivos que tiene la facultad de traducir los


caracteres escritos o las imgenes en un mapa de puntos, en una
corriente de bits.
9 PDA (personal Digital Assistant): Con Sistema Operativo PalmOS,
en el PDA de los encargados comerciales se descarga la lista de
precios y se intercambian los contactos comerciales.

f.

Equipos

de

comunicaciones

(ver

infraestructura

de

comunicaciones)
9 Mdems: Se utilizan uno o dos mdems por sucursal para la
conexin a Internet.
9 Concentradores de red (HUB o switch): Integran los equipos en
red y los conectan con el servidor del sistema TPS
g. Equipos no incluidos en este anlisis

Conmutadores telefnicos y telfonos

Telfonos Celulares

Equipos de Fax

Equipo elctrico (reguladores y UPS)

Impresoras y display de bsculas

51

Servidores

virtuales

en

Internet:

agofer.com

www.agofer.com.co (ver infraestructura de comunicaciones)

Equipos utilizados por empleados y clientes para accesar


servidores

de

Intranet

informacin

en

Internet

(ver

infraestructura de comunicaciones)
3.1.2.

Polticas de Hardware

Las polticas implementadas en AGOFER LTDA. Incluyen los siguientes


aspectos:

Seguros: Todos los equipos estn asegurados dentro del


programa general de seguros de la compaa.

Adquisicin:

Se

compran

equipos

de

acuerdo

las

necesidades del cargo. Los servidores son marca Dell, los


computadores para estaciones de trabajo son clones o marca
Dell de acuerdo a la necesidad del cargo.

Renovacin: La renovacin de equipos se realiza cada 3 aos


aproximadamente, de acuerdo al grado de obsolescencia de
los equipos.

Mantenimiento: Se programa y ejecuta limpieza 2 veces al


ao a todos los equipos a nivel interno y externo, as como
reemplazar piezas que presenten fallas.

52

3.1.3.
A

Infraestructura de Comunicaciones

continuacin

se

detallaran

los

diferentes

componentes

de

la

infraestructura de comunicaciones de la empresa:


Estructura Interna de cada sucursal

Red de terminales brutas: La terminales brutas se unen mediante


una tarjeta multipuerto, y todos los usuarios acceden directamente
al servidor del TPS.

Red de rea local: La Red de rea local esta conformada por los
computadores que se usan como estaciones de trabajo y por el
servidor de la Intranet que a su vez se une al servidor del TPS, esta
red permite a los usuarios usar los perifricos como el Modem y las
impresoras para todos los equipos, as como compartir informacin,
acceder archivos, etc.

Intranet: La Intranet utiliza la red de rea local para desarrollar una


plataforma de comunicacin entre las estaciones de trabajo de la
sucursal. En Agofer se ha utilizado para complementar el TPS
mediante interfaz grfica incorporando presupuestos, proyecciones,
estadsticas detalladas en grficas, documentacin y herramientas
propias para la empresa.

Conexin a Internet
Un equipo de cada sucursal se conecta a Internet; este equipo hace las
funciones de puerta de enlace (permitiendo a los dems equipos de la
red local accesar a Internet), y de firewall o cortafuegos (impidiendo a

53

los equipos de Internet accesar informacin en la red local o en la


Intranet de la sucursal). Esta conexin se lleva a cabo utilizando lneas
de la empresa de telfonos de la ciudad, en lo que se conoce como
acceso conmutado (a diferencia del acceso dedicado, una vez el
modem del equipo de enlace se desconecte de Internet, la lnea que
queda libre puede ser utilizada para llamadas de voz, etc.)
Para esta conexin, se cuenta con contratos con empresas proveedoras
de acceso a Internet (ISP por sus siglas en ingls) en cada ciudad.
Andinet en Bogot, EPM en Cartagena, Uniweb en Buga y Telesat en Cali
y Pereira.
Dado que los servidores encargados de la conexin a Internet tienen
sistema operativo Linux, se han instalado en ellos programas que les
permiten hacer las funciones de servidor de correo e Intranet para cada
sucursal. De modo que ellos se encargan de administrar el correo
electrnico entrante y saliente de la sucursal. Tambin guardan un
registro de las pginas de Internet ms accesadas desde la sucursal,
para agilizar el acceso a ellas.
Comunicacin entre sucursales

Sistema de envo automtico de listados: Las sucursales envan


listados del TPS automticamente mediante un sistema de envo
automtico que se genera en el servidor de la Intranet.

Correo electrnico (@agofer.com.co): Con los derechos del dominio


de

la

pgina

de

Internet

se

adquiri

el

uso

del

correo

54

@agofer.com.co,

este

correo

empresarial

se

utiliza

para

las

actividades comerciales y los cargos ejecutivos de la compaa.


Pgina Web: www.agofer.com.co

Proveedor de servidor virtual (web hosting)

Registro de dominio (Uniandes, Registrar)

Servicios que presta el sitio Web: Informacin bsica de la empresa,


Informacin particular de clientes (rea registrada), Informacin
exclusiva a empleados (temas de discusin)
3.2. ACTUALES SISTEMAS DE INFORMACIN EN AGOFER
LTDA.
3.2.1.

Sistemas de nivel Operativo

(TPS) Sistemas de procesamiento de transacciones


Para el registro de las transacciones diarias y rutinarias necesarias para
manejar el negocio la compaa cuenta con el software Sistema UNO
que cumple con las principales funciones de un TPS.
El objetivo general de este software es brindar a los usuarios una
herramienta para

registrar y controlar las transacciones directas y

conexas a la gestin representadas en documentos previamente


elaborados,

como son: facturas, notas, comprobantes de egresos,

recibos de caja, entre otros.

Orientado a las reas operativas en el

registro de documentos y transacciones contables. Agofer Adquiri los


siguientes mdulos:

55

Mdulo

contable:

Registra

soportes

contables

en

el

da

da,

organizando la contabilidad de acuerdo a las cuentas estandarizadas


existentes. Se relaciona con el mdulo comercial mediante interfaces
diarias,

permite

mantener

actualizado

el

manejo

de

bancos,

conciliaciones, extractos, rdenes de pago y cheques.


Aplicacin Bsica: utilizada para el registro y control de la informacin
contable, generacin de estados financieros y dems reportes de libros
auxiliares y libros mayores.
Mdulo de tesorera y pagos: Permite generar documentos

contables

como, comprobantes de egresos, recibos de caja, cheques, notas,


facturas de servicios, etc.
Mdulo Comercial: es el mdulo base para las operaciones diarias,
realiza los registros automticos en lnea. Alimenta el mdulo contable
mediante una interfaz diaria.

Aplicacin de facturacin y ventas: permite la generacin de


facturas de venta, actualiza automticamente el inventario y la
cartera de clientes a nivel comercial. De igual forma el manejo de
listas de precios, bases de datos de clientes, proveedores entre
otros.

Aplicacin de inventarios: apoya las funciones de entrada de


mercanca a almacn, asignacin de costos de compra, stock de
inventario en bodega, salidas de almacn.

56

Aplicacin de cartera y recaudos: suministra los informes relativos


al estado de cuenta de clientes, anlisis de vencimientos, informes
de

movimiento

de

cuenta,

consultas,

control

de

cupos

morosidades entre otros.


3.2.2.

Sistemas del nivel de Conocimiento

Sistemas de automatizacin de oficina (OAS)


Open Office es un paquete ofimtico que integra las aplicaciones de
texto, hoja de clculo, presentaciones, dibujo, html, etiquetas, frmulas
y tarjeta de visita. Adicionalmente tiene un asistente para realizar
documentos "tipos ms utilizados, como cartas, fax, presentaciones,
etc. En las aplicaciones de Open Office existen mens y herramientas
comunes a todas ellas, muy similares a las desarrolladas por Microsoft,
por ejemplo las barras de herramientas, editar, ver, archivos, entre
otras.
Los mdulos con que cuenta Open Office son:
a. Writer (procesador de textos y editor HTML Es una herramienta para

crear documentos profesionales, anlisis, informes, boletines y


folletos entre otras cosas. Se pueden integrar imgenes, grficos en
documentos, desde cartas profesionales hasta libros completos con
aspecto profesional, as como crear y publicar contenido Web.
b. Calc.: Es una hoja de clculo, que permite el ingreso de

datos para

convertirlos en informacin importante y til para el usuario y la

57

empresa. Esta herramienta, calcula, analiza, y comunica visualmente


datos de una manera fcil y rpida, permite el anlisis de un alto
volumen de datos, convirtindolos en informes sencillos y prcticos,
tiles para la toma de decisiones. As mismo permite el uso de
herramientas para la construccin de diagramas tanto 2D como 3D.
c. Presentaciones:

aplicacin

que

permite

la

fcil

creacin

de

presentaciones graficas de diferente tipo, y da la posibilidad de


realizar proyecciones en pantalla de una forma ms amplia.
d. Dibujo: Editor de imgenes y dibujos

En este momento en Agofer se est realizando la actualizacin del


software instalado en todos los equipos, (Star Office 6.0) a la versin
Open Office 1.1

Otros software de automatizacin de oficina


9 Internet Explorer 6.0 Microsoft: programa para recorrer la World
Wide Web
9 Galen: Variante del popular navegador Netscape de pginas HTML
que surgi tras el xito de mosaic, fue creado por la empresa
Netscape Inc.
9 Winzip: programa que permite comprimir, es decir reducir el tamao
de un archivo para su posterior utilizacin a fin de que utilice menos
espacio en los dispositivos de almacenamiento.

58

9 Publisher: programa de la firma Microsoft para la creacin de


publicaciones,

materiales

de

ventas

marketing.

Permite

la

personalizacin de plantillas, y su integracin con los programas de


Office,

permite

una

publicacin en Web.

alta

compatibilidad

para

la

impresin

En Agofer se utiliza para la elaboracin de

material publicitario dirigido a clientes.


9 Acrobat: programa de Adobe que permite capturar documentos y
verlos en su apariencia original. Acrobat trabaja con archivos PDF.
9 Software de diseo de estructuras de acero de Acesco:
Software desarrollado por el proveedor de materiales estructurales
Acesco para apoyo en el clculo y diseo de estructuras metlicas en
edificios, casas y bodegas.
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS)
Al interior de la Intranet se ha desarrollado una seccin para ubicar
informacin y conocimientos recopilados de manera sistemtica y
ordenada, realizando adems actualizaciones peridicas de los mismos.
Actualmente, Intranet tiene manuales de procedimientos, formularios
utilizados en la empresa y publicaciones de terceros como manuales de
sistemas y material tcnico de proveedores.
3.2.3.

Sistemas del nivel administrativo

Sistemas de informacin gerencial (MIS)


El Sistema UNO utilizado en Agofer, no proporciona en trminos
generales,

informacin

consolidacin

una

gerencial
presentacin

con

un

grado

adecuada

que

importante
permita

de

tomar

59

decisiones gerenciales. Por esto se han realizado desarrollos en Intranet


que buscan proporcionar a la gerencia, informes e indicadores de
gestin que soporten la toma de decisiones y reportes orientados hacia
el control y seguimiento.
En la Intranet se han desarrollado los siguientes mdulos:
a. Estadsticas de ventas: Dirigido a los niveles directivos, quienes
pueden acceder por medio de una contrasea de identificacin, en
este modulo se puede visualizar informacin sobre:
9Proyeccin diaria de ventas por sucursal
9Facturacin diaria y detalle por documento, vendedor, producto y
cliente.
9Ventas

acumuladas del mes, por lnea de producto, cliente y

vendedor,

permite ir profundizando en la informacin en la

medida en que el usuario requiera un mayor nivel de detalle.


b. Pgina del vendedor: Desarrollado para que cada vendedor pueda
medir su gestin,

determinar la consecucin de sus objetivos de

venta y la proyeccin de las mismas. De igual forma tiene acceso a


niveles de detalle por producto, lnea de productos y clientes.
c. Capital de trabajo: Contiene informacin del inventario actual,
existencias por producto, lneas de producto y el estado actual de la
cartera. Permite profundizar en la informacin en la medida en que
el usuario requiera un mayor detalle sobre los datos.

60

Sistemas de soporte de decisiones (DSS)


La empresa no cuenta con un sistema de soporte de toma de decisiones,
especficamente diseado para ello. En la actualidad los sistemas MIS
desarrollados en la Intranet son utilizados como base para la toma de
decisiones, pero no se tiene un sistema que realice algn anlisis sobre
la informacin, los desarrollos realizados hasta el momento nicamente
se limitan a procesar la informacin y presentarla en diferentes niveles
de detalle.
Tradicionalmente el anlisis de la informacin se lleva a cabo por parte
de la alta gerencia, contando con informacin limitada. No existe una
cultura para el uso de modelos de computador que contemplen anlisis
de escenarios o hiptesis.
3.2.4.

Sistemas del nivel Estratgico

Sistemas de soporte ejecutivo (ESS)


Los mdulos de Intranet descritos anteriormente, cubren parcialmente
el aspecto de soporte ejecutivo sin llegar al nivel de soportar decisiones
estratgicas. La informacin se extrae, filtra y comprime originando
informacin crtica a la cual se le hace un seguimiento continuo. Esta
informacin aunque esta dirigida a la alta gerencia tiene tambin
implicaciones en el corto plazo. De igual forma la Intranet se ha
realizado de tal forma que permite profundizar dentro de la informacin
en niveles sucesivos (drill down).

61

4. DIAGNSTICO CRTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN


ACTUALES
4.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
Para determinar el alcance de los sistemas de informacin en cada uno
de los niveles de la compaa, grado de desarrollo y oportunidades de
mejora en su aplicabilidad, se realiz un levantamiento de informacin,
en cada una de las reas funcionales, por medio de entrevistas
personales a cada uno de los funcionarios de la sucursal de Bogot de
nivel operativo y medio, a Jefes y directores de rea.
El objetivo de la entrevista con el nivel operativo, es construir un
anlisis DOFA de los sistemas TPS, con el fin de validar la idoneidad del
actual sistema TPS para Agofer Ltda., o, si por el contrario requiere de
otro sistema.
En los niveles administrativos, el objetivo de la entrevista, es identificar
necesidades de informacin de la gerencia media y alta, que le permitan
realizar seguimiento a los factores crticos de su cargo y los cargos que
estn por debajo de l,

le den soporte en la toma de decisiones y le

otorguen principalmente herramientas que le permitan anticiparse a


diferentes factores que afectan los resultados.

62

Para el levantamiento de informacin se desarroll una encuesta


estndar (Anexo 4 encuesta) para todos los cargos, la cual incluye los
siguientes puntos:
a. Informacin General: nombre del cargo, rea y sucursal a la que
pertenece, nombre del ocupante del cargo.
b. Funciones del cargo actual: El entrevistado debe definir cual es el
objetivo del cargo, es decir,

la razn de ser y para qu existe.

Una vez identifica la esencia del cargo, deber definir cuales son
sus Factores Crticos de xito o las actividades que generan valor
a la compaa.
c. Contexto del cargo: Ubicacin del cargo dentro de la estructura
organizacional,

jefe

directo,

pares

cargos

que

dependen

directamente de l.
d. Tipo de documentos que maneja.
e. Informacin de manejo del cargo:
9 Para los cargos operativos, que tipo de informacin genera?
(indicadores, reportes, listados)
9 Para los cargos administrativos: que indicadores genera
f. Quien le provee informacin
g. A quien provee informacin: clientes internos y clientes externos.
h. En donde encuentra la informacin soporte de los informes o
indicadores que genera.
i. Cmo procesa la informacin que maneja?
j. Uso de los sistemas de informacin y en que funcin especfica:
9Open Office
9Sistema Uno

63

9Intranet
9Internet

k. Deficiencias de los programas que maneja :


9Open Office
9Sistema Uno
9Intranet e Internet

A continuacin se describen los

resultados del levantamiento de

informacin.
4.2. SISTEMAS DEL NIVEL OPERATIVO
En general el Sistema Uno cubre la gran mayora de las funciones de un
TPS en la empresa, en l se elaboran directamente la mayora de las
transacciones diarias y es el sustento operativo de la compaa.
Actualmente la versin en funcionamiento es la

7.2.

El Sistema Uno

fue desarrollado en lenguaje COBOL, lo que indica que es un sistema


obsoleto frente al software que se utilizan las grandes compaas.
El sistema no posee una interfaz grfica lo que supone inicialmente un
grado alto de complejidad para el usuario en un ambiente poco
amigable en trminos de sistemas de informacin.
El lenguaje en el que est elaborado tambin supone una baja
flexibilidad y convierte cualquier desarrollo que se requiera con
caractersticas especiales para la empresa en un proceso lento y
dispendioso. A pesar de utilizar una interfaz poco amigable, los procesos

64

para las transacciones diarias son sencillos y de fcil mecanizacin por


parte de los usuarios.
Partiendo de la encuesta realiza a cada uno de los cargos operativos y
administrativos, se identifico para cada proceso, las principales falencias
de los sistemas TPS y las reas de oportunidad en cada una.
4.2.1.

rea de Compras

El software Sistema Uno no ha resultado eficiente para soportar y


agilizar el proceso de compras, la aplicacin no permite llevar de forma
eficiente el calculo de

proyecciones o estadsticas de inventario as

como un estimado de sugeridos de compra. Exige un gran nmero de


requisitos para ingresar la informacin lo que lo hace dispendioso y poco
amigable.
Para cubrir esta necesidad se ha realizado un desarrollo local en Intranet
que permite llevar estadsticas de compra de los ltimos 6 meses por
sucursal y que a la vez determina una cantidad sugerida para la compra.
De igual forma este desarrollo genera una alerta sobre la cantidad de
das de ventas cubiertos por el inventario existente.
La aplicacin de Intranet desarrollada para las compras, reserva una
serie de casillas para registrar la cantidad a pedir para cada sucursal y el
proveedor, una vez finalizada la revisin y digitadas todas las cantidades
a comprar, el sistema tras una autorizacin final genera una orden de
compra por cada sucursal que se imprime y es

enviada de forma

65

automtica va correo electrnico a la sucursal y al proveedor


correspondiente.
Las unidades de medida que exige la operacin no son fcilmente
interpretadas por la aplicacin Sistema Uno, para citar un ejemplo, las
compras a proveedores se realizan en toneladas, mientras que la venta
se hace por unidades lo que obliga a conservar unas equivalencias y
conversiones que el sistema debera hacer automticamente, pero que
con la aplicacin actual no es posible realizarlas, lo que distorsiona los
sugeridos calculados por la aplicacin y obliga a realizar manualmente
conversiones posteriores. Es claro que se requiere una aplicacin que
maneje diferentes unidades de medida y permita convertirlas a las
unidades estndar de la operacin.
El sistema UNO presenta falencias en el proceso de elaboracin de
ordenes de compra, debido a las condiciones de entrega del proveedor.
En la aplicacin no es posible registrar entradas parciales de mercanca
dentro de una misma orden de compra, en la operacin diaria sucede
con frecuencia, que los proveedores realizan envos fraccionados.

De

igual forma el sistema no es capaz de registrar una sola entrada que de


cumplimiento a varias ordenes de compra. Esto quiere decir que no es
posible llevar un control adecuado de rdenes de compra emitidas por la
empresa vs. materiales recibidos del proveedor y materiales pendientes
por recibir del mismo.

66

4.2.2.

rea de ventas

El procedimiento de facturacin a clientes en la compaa se hace sobre


el pedido y no contra entrega de la mercanca, esto hace que el proceso
presente algunas debilidades, principalmente en el lapso de tiempo que
transcurre entre la elaboracin de la factura y el retiro real de la
mercanca. Al momento de la entrega se pueden presentar diferencias
entre el inventario fsico y el terico, teniendo en cuenta que la entrega
de mercanca puede tardar varios das, a partir de la elaboracin de la
factura. En este caso en particular, el sistema es poco flexible y asume
que la elaboracin de la factura y la entrega de mercanca son
simultneas.
Otras falencias relacionadas con este proceso son las siguientes:
Devoluciones de facturas que nunca se entregaron, ocasionado
por posibles

negocios no realizados o clientes que una vez

facturado, deciden cancelar o modificar el pedido.


Inexactitud en los datos de cuentas por cobrar a clientes, en
cuanto a fechas.
Diferencias entre mercanca facturada y mercanca despachada
por faltantes en el momento de la entrega.
Es importante aclarar que el sistema cuenta con un modulo de ordenes
de venta, que podra utilizarse cambiando el proceso de tal forma que
las facturas se realicen en bodega sobre la mercanca realmente

67

despachada.

Sin embargo

esta variante no ha sido estudiada, ni

aplicada por la empresa.


4.2.3.

rea de logstica Interna

Los procesos de logstica interna son manuales y maneja documentos


fsicos para el registro y control de mercanca recibida o entregada.
El sistema UNO apoya el proceso de ingreso de mercancas, en l se
realiza el

registro de

costos de materiales, cantidad recibida,

referencia, fecha de entrada y gastos de transporte. En este caso el


sistema es flexible en cuanto a que una entrada puede tener varias
facturas de un solo proveedor o una factura pude corresponder a varias
entradas.
El Sistema Uno,

no permite realizar seguimiento a despachos

pendientes o parciales que obedecen a faltantes en stock de inventario o


restricciones en el transporte, por lo que es necesario llevar un control
manual registrando las diferencias en la copia de la factura.
4.2.4.

reas de apoyo

Contabilidad
En el rea contable se manejan los siguientes mdulos del Sistema
UNO: Pagos, conciliacin bancaria, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, mdulo bsico o de control contable y de amortizaciones.

68

El levantamiento de informacin en esta rea permiti detectar las


siguientes falencias:
a. El sistema requiere de una interfaz diaria entre contabilidad y el
mdulo comercial lo que lo convierte en un sistema frgil a nivel
contable, pueden darse eventuales prdidas de informacin, entre
otros inconvenientes.
b. El sistema UNO no permite la contabilizacin detallada por
sucursales, lo que genera una debilidad en la consolidacin que
podra originar errores. De otro lado entorpece las labores que por
alguna razn involucran a varias sucursales, como por ejemplo la
contabilizacin de gastos de una sucursal en otra.
c. Los reportes en general, son demasiado detallados y no permiten
la consolidacin por rubros o el ya mencionado Drill Down
partiendo de lo general hacia lo especfico sino que parte desde el
inicio de lo especfico haciendo todas las labores ms engorrosas.
d. Algunas operaciones contables complejas, como por ejemplo el
clculo de las depreciaciones y en general el manejo de activos
fijos es muy limitado lo que ha obligado ha llevar informes en
Open Office. En este punto es importante anotar que el Sistema
UNO cuenta con un mdulo de manejo de activos fijos que no ha
sido adquirido por la compaa, porque en su momento no se le
dio la importancia suficiente,

y se descart

por considerar que

tenia una baja relacin costo beneficio, sin embargo en el anlisis


realizado se encontr que esta decisin no fue lo suficientemente
sustentada, los directivos no conocen los beneficios y alcances del
modulo.

69

e. Las conciliaciones de bancos y de inventario se realizan en Open


Office, aunque el sistema UNO cuenta con una aplicacin de
conciliaciones que no es conocido ni utilizado por los usuarios.
Administracin
El proceso de nmina no est soportado en un software especfico,
aunque el Sistema UNO tiene un modulo para este proceso la compaa
no lo adquiri, debido a la baja relacin costo-beneficio puesto que el
proceso se maneja independiente en cada sucursal, lo que facilita los
clculos es nminas de menos de 50 personas. La inversin en este
modulo tendra beneficios si se manejara este proceso de

manera

centralizada en la sucursal principal.


Con respecto a los gastos, estos se autorizan y contabilizan diariamente
en cada sucursal, en el Sistema UNO, pero no existe un registro que
permita realizar una labor de Drill Down de acuerdo a la clasificacin
de los gastos ni realizar un anlisis dentro de una presentacin grfica o
por lo menos ms amigable. Tambin podemos anotar que el Sistema
UNO posee una aplicacin para presupuestos que permitira realizar un
mejor seguimiento a los gastos, teniendo en cuenta que anualmente se
realiza un presupuesto general detallado por rubro de gastos en cada
sucursal.

Sin embargo no se utiliza porque la administracin ha

considerado dispendioso ingresar los rubros uno a uno por sucursal por
mes.
El levantamiento de informacin permiti detectar las siguientes
falencias:

70

El proceso de nomina no est soportado por un software lo que


genera

riesgos en la homogeneidad y precisin de los datos y

clculos.

No est integrado con el modulo contable, generando duplicidad de


labores y falta de coordinacin con otras actividades como flujo de
efectivo.

No hay una consolidacin a nivel de toda la empresa ni una revisin


adecuada

de

cumplimiento

de

normas

contables

laborales

generando riesgos importantes en este campo.


Tesorera
Cada sucursal maneja de forma independiente sus pagos de acuerdo a
la disponibilidad de recursos. No hay una consolidacin de pagos,
obligaciones ni disponibilidad de recursos.
El levantamiento de informacin permiti detectar las siguientes
falencias:
a. No hay integracin en el sistema entre los pagos registrados y los
recursos disponibles para realizar los pagos.
b. No hay consolidacin al nivel de toda la empresa pensando en un
manejo ptimo de recursos en el mbito de la principal. (el hecho
de que cada sucursal disponga de sus recursos constituye un
riesgo)
c. Aunque hay un registro en el sistema de los cheques posfechados
entregados por los clientes, este solo es prctico para el manejo

71

de la cartera identificando estos cheques, los clientes a los que


pertenecen y las facturas que cubren. Sin

embargo para el caso

de la tesorera se debe llevar un control manual para la


consignacin de los mismos en las fechas indicadas. Esta falencia
dificulta llevar un control adecuado de estos cheques y entorpece
la planeacin financiera.
Beneficios del Sistema Uno
Los usuarios definen los

siguientes aspectos como

beneficios del

Sistema UNO:
El software permite la utilizacin de computadores o terminales como
generadoras primarias de las operaciones, esto brinda flexibilidad y
en lo que respecta a las terminales, disminuye el costo de apertura
de nuevos puntos de transacciones y nuevas sucursales. Las
transacciones alimentan en lnea (es decir en tiempo real) a las bases
de datos de inventarios y al sistema contable.
Es importante destacar la confiabilidad del sistema, pues las fallas
inherentes al funcionamiento del mismo son mnimas con respecto al
volumen de transacciones que se manejan. Sin embargo como se
menciono anteriormente en las interfaces diarias se genera un riesgo
de prdida de informacin.
El sistema permite niveles de seguridad de acuerdo a claves
otorgadas a cada usuario brindando cierta garanta en el manejo
diario. Sin embargo la parametrizacin de algunos niveles de

72

seguridad no son lo suficientemente flexibles para modificarlos segn


la necesidad y el perfil del usuario.
Est dividido en dos grandes mdulos: contable y comercial que
deben alimentarse entre s (comercial a contabilidad) mediante
interfaces diarias. Sin embargo esta separacin en ocasiones no es lo
suficientemente clara para los usuarios generando dificultades en la
comprensin de la estructura del programa.
4.3. SISTEMAS DE NIVEL DE CONOCIMIENTO
Open Office cumple con las expectativas de un sistema ofimtico y se
adecua muy bien a las necesidades de la empresa, siendo en la mayora
de los casos subutilizado respecto de sus reales capacidades de manejo
de informacin, etc. Algunas labores rutinarias de la empresa como la
nmina se realizan en la hoja de clculo de Open Office, cumpliendo as
unas pocas funciones de TPS, aunque en la mayora de los casos se
realizan labores especficas de la oficina. Su gran debilidad est dada
por la baja popularidad entre otras empresas y usuarios pues la inmensa
mayora trabaja en el paquete de oficina de Microsoft Office. De igual
forma aunque hay un alto nivel de compatibilidad con este paquete, esta
no es completa generando constantes inconvenientes.
La Intranet intenta cubrir los aspectos de un KWS recopilando
informacin que se ha desarrollado, recopilado y digitalizado en la
empresa. El acceso posterior a esta informacin est determinado por
las claves de acceso. La publicacin de esta informacin solo puede ser
hecha por el administrador del sistema (departamento de sistemas) lo

73

que limita las posibilidades de publicar informacin. Un aspecto muy


negativo es el hecho de limitar esta informacin a la sucursal pues por
lo general los temas manejados son de inters de cargos ejecutivos en
todas las sucursales.
4.4. SISTEMAS DEL NIVEL ADMINISTRATIVO
La Intranet es la herramienta que se ha desarrollado para complementar
las funciones limitadas del Sistema Uno,

cubre de alguna forma

funciones de un KWS, MIS, DSS y ESS. Al igual que el sistema UNO


limita el acceso de los usuarios de acuerdo a claves asignadas. Sus
principales ventajas son su interfaz grfica y el uso de la misma
tecnologa de Internet, que permite adentrarse desde datos generales a
otros ms especficos, de acuerdo a las necesidades de detalle del
usuario. Una limitacin importante es el hecho de estar restringida a
cada sucursal.

A continuacin se detalla en que forma los desarrollos

locales en la Intranet han suplido algunas de las funciones de los


principales sistemas de informacin:
La Intranet hace las veces de un MIS procesando datos que se extraen
directamente del Sistema Uno y se muestran en forma de proyeccin de
ventas grfica y

distribucin del capital de trabajo, orientadas hacia

factores crticos de xito de la gerencia general y de la administracin


de las sucursales. En lo que respecta a la proyeccin de ventas la
Intranet incluso genera las proyecciones de ventas de las sucursales
permitiendo consultar (de acuerdo al nivel de seguridad) la proyeccin
de ventas de todas las sucursales desde cualquiera de ellas. Esta

74

alimentacin sin embargo est supeditada a correos electrnicos diarios


que se envan las sucursales automticamente entre s por lo que no es
en tiempo real, sino en el mejor de los casos, da vencido.
La Intranet opera como un DSS especficamente en el mdulo de
compras centralizadas donde recopila la informacin de ventas de las
sucursales y brinda sugeridos de compras para el ejecutivo encargado
de esta labor. Como se mencion anteriormente, una de las falencias
que no se han podido cubrir es el no contar con un adecuado
seguimiento a los pedidos pendientes de despacho por parte de los
proveedores, o de los despachos parciales. As mismo el hecho de que el
sistema no funcione en lnea resulta de alguna forma riesgoso pues las
decisiones se toman con informacin parcial. La Intranet tambin se
constituye en un DSS al realizar el anlisis para la alta gerencia de la
informacin de ventas y de capital de trabajo lo que permite tomar
decisiones rpidas (esto en cuanto a cada sucursal) e ir verificando la
evolucin diaria de las variables crticas.
4.5. SISTEMAS DEL NIVEL ESTRATGICO
La funcionalidad de la Intranet como ESS es muy limitada pues su
alcance se limita a datos acumulados mensuales lo que brinda un
margen de maniobra estratgico casi inexistente. Aunque la informacin
est clasificada y organizada y corresponde a factores crticos para la
alta gerencia, se limita al corto plazo.

75

4.6. DIAGNOSTICO

DE

LA

INFRAESTRUCTURA

DE

COMUNICACIONES
Al hacer un seguimiento de la operacin diaria en las sucursales, surgen
varios sntomas de problemas:
a. Los equipos linux pueden ser administrados remotamente por el jefe
de sistemas, para actualizar programas de la Intranet, o para corregir
errores que se puedan presentar. Sin embargo, la conexin desde la
central de sistemas en Bogot a Internet, as como la conexin de la
sucursal a Internet son algo lentas para ciertos tipos de operaciones:
transferir directamente archivos grandes, o tener acceso a la interfaz
grfica de

algn PC en la sucursal a travs del servidor, e incluso

utilizar el sistema UNO a travs de esta conexin sufre de retardos y


demoras que hacen incmoda la operacin.
b. La llamada puede ser desconectada con facilidad, esto es grave si
sucede en la mitad de una operacin delicada, en el caso de la
administracin remota, y puede ser inconveniente en el caso de estar
recibiendo mensajes de correo grandes. Esto se nota ms en
ciudades cuya infraestructura de comunicaciones es deficiente, como
Cartagena y Buga, donde las lneas telefnicas son de inferior
calidad. Irnicamente, es en estas ciudades, donde Agofer cuenta con
sucursales de poco personal es donde ms beneficios tendra el
acceso remoto desde Bogot o Cali, y por lo tanto ms estabilidad y
agilidad se necesitan en la llamada

76

c. Contar con varios proveedores de acceso hace ms difcil la


configuracin en cada servidor del envo de correo electrnico.
Diferentes empresas manejan diversos mtodos de autenticacin, o
diferentes polticas al respecto, y el cambio en una de ellas es difcil
de detectar y corregir. Cabe anotar que, dada la estructura tarifara
de estas empresas, no habra ahorros al concentrar los contratos en
un solo proveedor.
d. Debido a que la conexin es conmutada, la direccin en Internet (o
direccin IP) de cada servidor cambia con cada conexin; esto le
resta agilidad al acceso remoto, ya que se necesita la colaboracin de
alguien en la sucursal para consultar la direccin IP actual.
e. Para

evitar

mantener

ocupada

la

lnea

cuando

no

se

est

necesitando, se ha designado una frecuencia de envo y recepcin de


correo de una hora. Es decir, cada hora el servidor de la sucursal se
conecta a Internet, enva el correo que tenga en cola, y recibe el
correo destinado a esa sucursal. Aunque esta operacin es cmoda
para los usuarios en el sentido que no necesitan saber el estado
actual de la conexin, y pueden despreocuparse desde el momento
que envan el correo, e incluso apagar su equipo, confiando en que el
servidor se encargar del resto, tambin es fuente de incertidumbre,
ya que a veces los usuarios necesitan saber si el mensaje en efecto
ya sali de la sucursal. Esto va minando la confianza que los usuarios
tienen en el sistema.

77

5. ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LOS SISTEMAS DE


INFORMACIN
Despus de realizar el anlisis de las necesidades de la empresa y de
acuerdo con su capacidad de gestin y financiera, se recomienda que el
modelo ms indicado es mantener el TPS bsico que existe y
complementarlo con desarrollos en la Intranet que fortalezcan las
labores a nivel de sistema TPS en donde el sistema Uno tiene
debilidades y otros desarrollos tambin en Intranet que exploren de una
manera ms enfocada las funciones de los sistemas KWS, DSS, MIS y
ESS.
5.1. SISTEMAS DE NIVEL OPERATIVO O TPS
Con base en el anlisis descrito en el capitulo anterior, se propone
continuar con el sistema Uno como base de los sistemas TPS,
complementndolo con desarrollos en Intranet. As mismo se propone
centralizar algunos procesos en la sucursal principal ubicada en Cal, con
el fin de optimizar recursos y hacer procesos ms eficientes.
A continuacin algunas estrategias especificas que se sugieren para
implementar:
a. Se sugiere evaluar de forma completa, realizando pruebas, anlisis y
discusiones, el modulo de activos fijos del sistema Uno. En caso que
el modulo

cumpla con las especificaciones detalladas por el

78

proveedor y cubra las necesidades de la compaa sera importante


implementarlo, pues dado el volumen y
empresa

existe

una

necesidad

clara

valor de los activos de la


de

llevar

un

control

sistematizado de los mismos.


b. Con respecto al presupuesto incorporado dentro del sistema Uno,
consideramos

que

debe

emitirse

una

instruccin

clara

de

la

administracin para que el departamento de contabilidad ingrese al


inicio del ao el presupuesto rubro a rubro en el sistema para utilizar
adecuadamente esta herramienta de seguimiento y control. Si bien
es una tarea engorrosa, se realiza una sola vez cada ao y por lo
tanto es necesario llevarla acabo.
c. Se recomienda pedir al proveedor del sistema Uno, un desarrollo que
vincule la informacin de los cheques posfechados entregados por los
clientes con el modulo de tesorera para realizar seguimiento y
control de estos documentos, as facilitar la planeacin financiera y
de pagos en lo que a ellos respecta.
d. Para el proceso de compras se debe realizar un desarrollo en Intranet
que

optimice

el

proceso,

incluyendo

el

manejo

de

pedidos

pendientes, mediante la correcta convertibilidad de las unidades de


medida y una consolidacin de sucursales, que son las falencias ms
criticas del sistema TPS en la actualidad.
e. De igual forma debe centralizarse el clculo y pago de la nmina
utilizando un servicio de pago electrnico, puesto que en la

79

actualidad cada sucursal realiza este proceso por medio de diferentes


entidades. Al centralizar este proceso se disminuye la carga
administrativa para las sucursales y permite optimizar el proceso,
usando el mdulo de nmina del Sistema Uno que en el momento no
se utiliza por el reducido nmero de empleados de cada sucursal.
f. Otro proceso que debe centralizarse es el de pagos, con el objetivo
de reducir la carga administrativa de la sucursal, adems de mejorar
el control sobre el manejo de los recursos de cada una.
g. Centralizar el proceso de pagos a proveedores, para lo cual

es

necesario cambiar el procedimiento de recepcin y contabilizacin de


facturas de proveedores. Es decir

el proceso debe partir de la

sucursal al recibir la mercanca, posteriormente hacer la entrada,


contabilizar la factura y hacer las anotaciones u observaciones
correspondientes, para que finalmente en la sucursal principal se
paguen dichos compromisos.
h. Otro cambio de procedimiento importante, es la implementacin del
sistema

de

facturacin

en

bodega

ordenes

de

venta,

confirmaciones de pedido cuando el cliente realiza la compra


telefnica. El cambio en este proceso es posible bajo el sistema
actual y permitir un mejor funcionamiento del sistema Uno en
cuanto a seguimiento de pendientes por despachar a clientes,
cuentas por cobrar, entre otras fallas detectadas.

80

Los desarrollos en Intranet que van a suplir las falencias del actual
sistema TPS o Sistema Uno, tendrn como factor clave la capacidad de
consolidar los datos y apoyar decisiones concernientes a todas las
sucursales, esto ser posible tambin gracias al mejoramiento propuesto
para las comunicaciones, los sistemas TPS se seguirn utilizando como
en la actualidad pero modificando procesos claves para la empresa que
se harn de manera centralizada desde la principal y utilizando las
conexiones permanentes o semipermanentes a Internet y entre las
sucursales.
5.2. SISTEMAS DEL NIVEL DE CONOCIMIENTO
En cuanto a los sistemas OAS, se sugiere darle prioridad al proceso de
actualizacin a Open Office, porque en la actualidad hay versiones
nuevas y viejas en uso que generan inconvenientes en algunos casos.
Se propone adicionalmente

desarrollar campaas de capacitacin en

otros programas de automatizacin de oficina como Galen y Publisher,


as como capacitacin en el navegador de Internet para los usuarios
regulares de esta herramienta.
Teniendo en cuenta que los sistemas OAS son de nivel operativo y su
finalidad es agilizar las tareas diarias, la capacitacin de todos los
empleados en el manejo de los mismos es fundamental. As como
desarrollar en la Intranet un modulo con guas practicas sobre el uso de
estas herramientas, junto con las principales preguntas que hacen los
usuarios acerca del manejo y su respectiva respuesta.

81

Sistemas KWS
Es

de

gran

importancia

fortalecer

el

rea

de

recopilacin

de

documentacin en la Intranet. Sin embargo el carcter local que hoy en


da tiene esa herramienta hace que pierda gran parte de su potencial.
Se propone trasladar el modulo de recopilacin del conocimiento a la red
de comunicacin interna en Internet y permitir que los usuarios de todo
el Pas de esta Red publiquen artculos que puedan ser de importancia
para los dems, de manera que se recopile el mayor conocimiento
posible, de manera lgica, ordenada y progresiva.
Es importante realizar un trabajo de fondo para publicar todos los
documentos relevantes que existan en la empresa en esta seccin,
catlogos
electrnico

tcnicos
bajo

su

comerciales,

que

correspondiente

deben

estar

clasificacin.

en

Dentro

formato
de

los

documentos importantes que deben instaurarse en este sitio estn:


a. Manual de administracin
b. Manual de operaciones en bodega
c. Manual de mantenimiento
d. Manual comercial
e. Catlogos comerciales de proveedores.
f.

Polticas sobre el manejo de la informacin y del software.

La entrada a esta rea debe estar controlada como toda la Intranet por
un protocolo de claves que permita el acceso de cierto tipo de
empleados a cada tipo de documento segn la clasificacin que se

82

establezca. La constante actualizacin de esta rea tambin es una


tarea que debe delegarse en un responsable.
5.3. SISTEMAS DE NIVEL ADMINISTRATIVO
5.3.1.

Sistemas de Informacin Gerencial - MIS

La principal falencia

en los desarrollos que se han elaborado hasta el

momento en torno a la informacin gerencial, es la ausencia de informes


o indicadores de gestin consolidados que muestren la situacin actual
de la empresa, su evolucin en el tiempo, tendencias y la distancia en
que se encuentra de los objetivos propuestos.
Con el fin de implementar una herramienta que apoye la toma de
decisiones, consolide informacin gerencial y principalmente le permita
a gerencia desarrollar planes de accin correctiva oportunamente, se
propuso desarrollar un modulo en Intranet que consolide los principales
factores crticos de xito por rea, de manera que los niveles directivos
puedan consultar diariamente la consecucin de sus indicadores de
Gestin al nivel de detalle que el usuario requiera.
El primer paso en este desarrollo es definir Factores Crticos de xito por
rea que se puedan traducir en indicadores de gestin:
Definicin de factores crticos de xito por rea
Partiendo de las entrevistas realizadas a la gerencia media y alta, se
determinaron Factores crticos de xito por rea y su unidad de medida.

83

Posteriormente se coordino una sesin de trabajo en grupo con el


objetivo de revisar y garantizar la alineacin de los objetivos definidos
por cada jefe de rea vs. los objetivos corporativos.

As como la

contribucin de estos objetivos en la materializacin de la misin y


visin definida para Agofer Ltda.
La agenda programada para esta sesin de grupo es:
Interiorizacin de la misin y visin de Agofer Ltda.
Definicin de los valores corporativos por cada uno de los asistentes.
Presentacin de los objetivos corporativos para el 2004.
Presentacin de los Factores Crticos

de cada rea, objetivo del

mismo, parmetro de medida y forma de clculo.


Al final de la presentacin de los Factores crticos de cada rea se
debati entre los asistentes su alineacin con la misin, visin y
objetivos corporativos, el valor agregado del factor y finalmente luego
del consenso se realiz los ajustes correspondientes, se agregaron o
eliminaron Factores Crticos

de xito de acuerdo con la evaluacin

realizada. Se revaluaron los tiempos de entrega y unidades de medida.


A continuacin se detallan los resultados:
Objetivos corporativos
Los siguientes objetivos fueron definidos por la Gerencia General y la
Junta de Socios para el ao 2004.

84

9 Aumentar 0.3% en participacin de mercado, dentro del grupo de las


30 ferreteras ms grandes del pas vs. ao anterior. (ao 2003
7.2%, ao 2004 7.5%)
9 Crecer el 20% en las ventas respecto al ao anterior
9 Mantener la rotacin de cartera en 20 das
9 Mantener la relacin gastos / ventas en 10 puntos por debajo del
sector, dentro del grupo de las 30 ferreteras ms grandes del pas.
9 Crecer en un 35% en las lneas de importacin
Factores crticos de xito por rea funcional
Se definieron factores crticos de xito como resultado medible de las
actividades y responsabilidades ms importantes de cada rea. Estos
Factores se definen en objetivos claros y precisos.
Los factores crticos miden el resultado de aquellas actividades que se
consideren esenciales en un rea y que generan valor agregado
Cuadro No. 1 Factores Crticos rea compras

Factor Crtico

Objetivo

Ventas

Determinar en pesos Col la

Unidad de
medida
Millones de pesos

perdidas por

perdida en ventas por faltantes

en ventas.

faltantes de

de producto, ocasionados por

producto

errores en el proceso de compras

Baja rotacin Valorizar los sobrantes de

Millones de pesos

de productos

en ventas.

producto ocasionados por


errores en el proceso de compras

85

Factor Crtico

Objetivo

Desarrollo de Determinar la frecuencia de


proveedores

Unidad de
medida
Nmero de

visitas a proveedores potencialesvisitas.


o tradicionales.

El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas, total
sucursal y lnea de productos.
Cuadro No. 2 Factores Crticos rea ventas

Factor Crtico
Crecimiento

Objetivo

Unidad de
medida
Aumento del 20% en el volumen % crecimiento

ventas totales total de ventas.


Participacin

Aumentar 0.3% en participacin % Participacin

de mercado

de mercado, dentro del grupo de de mercado.


las 30 ferreteras ms grandes
del pas

Rotacin de

Mantener la rotacin de cartera

Millones de pesos

cartera

en 20 das

en das de venta

Mantener las ventas crdito con ventas crdito


vencimiento superior a 30 das

con vencimiento

por debajo del 2% de las ventas entre 30 y 100


Mantener las ventas crdito con ventas crdito
vencimiento superior a 100 das con vencimiento
por debajo de 0.5% de las ventasentre 100 y 180

86

Factor Crtico

Objetivo

Unidad de
medida
Mantener las ventas crdito con ventas crdito
vencimiento superior a 180 das con vencimiento
por debajo del 0.3% de las

superior a 180

Bloquear en el sistema el 100%

% de clientes

de los clientes con cartera crtica bloqueados con


Desbloquear clientes con cartera Cantidad de
recuperada

clientes
bloqueados con
cartera al da

Clientes con

Detectar clientes que no

Clientes que

venta cero

compraron durante el mes

registran venta
cero durante el
mes

El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas, total
sucursal y totales por vendedor, algunos requieren detalle por lnea de
producto.
Cuadro No. 3 Factores Crticos rea comercial

Factor Crtico
Crecimiento

Objetivo

enIncrementar

el

21%

en

Unidad de
medida
elVariacin vs. ao

productos

volumen de venta de productosanterior

nacionales

Nacionales vs. Ao anterior.

en

toneladas.

87

Factor Crtico

Objetivo

Crecimiento en Incrementar

7.5%

en

Unidad de
medida
elVariacin vs. ao

ventas por lnea volumen de venta de productosanterior en


de producto

estructurales vs. Ao anterior. toneladas.


Incrementar 5% en el volumen Variacin vs. ao
de venta de lmina galvanizada anterior en
Incrementar 4.5% en el

Variacin vs. ao

volumen de venta de teja de

anterior en

Incrementar 5% en el volumen Variacin vs. ao


de venta de tubera galvanizada anterior en
Incrementar el 5% en el

Variacin vs. ao

volumen de venta de tubera

anterior en

negra vs. ao anterior

toneladas.

El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas, total
sucursal y por lnea de producto.
Cuadro No. 4 Factores Crticos rea de Logstica Interna

Factor
Crtico
Tiempos

Objetivo

Unidad de
medida
deMantener el tiempo de esperaPromedio
en

espera

enen bodega en 10 minutos

minutos

Bodega

de

tiempo de espera
por transportador

Errores
despachos

enMinimizar
despachos

los

errores

de

mercanca

enMillones de pesos
a

clientes. vs. ao anterior

88

El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas y total
por sucursal.
Cuadro No. 5 Factores Crticos reas de apoyo

Factor
Crtico
Control
gasto

Objetivo

Unidad de
medida
deMantener la ejecucin del gasto% ejecucin del
en 83%.

presupuesto
asignado.

Gasto total vs.Mantener

el

gasto

total

10%

gastos

vs.

sector ferretero puntos por debajo de sectorSector ferretero.


ferretero

(30

ferreteras

ms

grandes del pas)


Accidentes
trabajo

deDeterminar

el

nmero

personal

de

accidentes de trabajo en un mesaccidentes


por sucursal.

Rotacin

deCantidad

deDeterminar

de

trabajo
la

rotacin

personal en las sucursales

de%

del

total

de

empleados.

El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas y total
por sucursal.
Desarrollo en Intranet
Se propone desarrollar en Intranet un mdulo de indicadores por rea,
el cual debe permitir la actualizacin de los resultados a diario o
mensual, segn la necesidad de los usuarios y el objetivo del indicador.

89

El informe debe contar con el sistema de semforos que permite


detectar desviaciones negativas recurrentes, para explorar el origen de
las mismas. Por ejemplo, en el momento en que no se est cumpliendo
con el presupuesto de ventas, el mdulo consolidado resaltara este
hecho obligando a la gerencia a adentrarse para investigar cul o cules
sucursales estn fallando en la consecucin de este objetivo; Esto para
ventas y capital de trabajo.
Cada indicador deber contar con una grafica, que permita determinar
tendencias vs. periodo anterior y ao anterior.
El mdulo deber

ser grfico casi en su totalidad., en un ambiente

amigable y de fcil navegacin que invite a los usuarios a explorar la


informacin y le brinde herramientas para poder ver los resultados en
diferentes niveles de detalle.
Los factores crticos de xito, definidos para cada cargo, permiten
mediar los resultados y el desempeo de la gerencia media y alta, por lo
cual se requiere una pagina que resuma estos resultados y tenga un
nivel de acceso restringido, solo a los cargos directivos.
5.3.2.

Sistemas DSS

En lnea con el diagnostico realizado, en el momento la compaa no


esta en capacidad de realizar o implementar un desarrollo que implique
el manejo de hiptesis o escenarios complejos, por lo que se sugiere
dejar en segundo plano los sistemas DSS y concentrarse en los otros

90

tipos de sistemas, en donde hay un campo de accin bastante amplio.


Una vez desarrolladas las propuestas que contiene este documento, los
tipos de sistemas plenamente desarrollados y en funcionamiento podra
ser la base para un desarrollo DSS posterior.
5.4. SISTEMAS DE NIVEL ESTRATGICO O ESS
A

nivel

estratgico

la

compaa

debe

contar

con

un

mdulo

independiente que permita hacer un planteamiento de la misin y visin


con un seguimiento a travs del tiempo de los objetivos, demostrando
adems la manera como esos objetivos estn relacionados. Este mdulo
debe permitir la participacin de todos los ejecutivos de la empresa para
construir la base estratgica a lo largo del tiempo. Sugerimos desarrollar
este modulo en la Intranet, apoyado en los resultados obtenidos en el
mdulo de factores crticos del sistema MIS. En teora el sistema ESS
debe de manera grfica demostrar la alineacin de los objetivos de los
empleados con los de la compaa. En esta seccin estratgica se
llevara la evolucin de la visin en un perodo de 5 aos.
De igual forma se sugiere incluir un mdulo dentro del sistema ESS que
contemple el desempeo de la compaa en comparacin con los
competidores ms importantes a nivel nacional, obteniendo esta
informacin de las bases de datos disponibles actualmente. Se debe
medir en este modulo, de manera grfica factores como volumen de
ventas, participacin de mercado, crecimiento, rentabilidad, rotacin del
capital de trabajo, relacin gastos/ventas, entre otras.

91

Desarrollos en Internet
Es importante resaltar que dentro del esquema de negocio de la
empresa, el manejo de los clientes es personalizado por parte de los
vendedores lo que constituye una ventaja importante que puede
optimizarse a travs de la tecnologa.
Para la pgina Web de la empresa se propone, adems de la informacin
promocional e institucional existente,

un modulo orientado al cliente

que le permita obtener informacin personalizada y valiosa sobre sus


operaciones con la empresa.
Este mdulo contara con un acceso restringido para los clientes que se
registren va Internet y dara acceso a los siguientes servicios:

Estado de cuenta actualizado del cliente:

Para los clientes que tienen crdito en la empresa, la pgina tendr


de manera actualizada su estado de cartera, con documentos,
fechas y das de vencimientos, abonos, etc.

Fecha y hora exacta de despachos:

Para clientes ubicados fuera de la ciudad, esta seccin tendr la


informacin del despacho, en cuanto a referencias y cantidades
despachadas, nmeros de facturas, fecha y horas exactas de salida
del camin, nombre del conductor, placas del vehculo, y una
fotografa digital del vehculo cargado.

Ofertas especiales de acuerdo a las mercancas de frecuente


consumo del cliente.

Revista peridica en Internet para clientes, con noticias de


actualidad

del

sector,

innovaciones,

nuevos

desarrollos

en

92

materiales

mtodos

constructivos,

lanzamiento

de

nuevos

productos o servicios, etc.


Este mdulo servira como primer paso para la implementacin futura de
un sistema CRM para los clientes.
Red de Comunicacin Interna en Internet
A nivel interno se propone, crear una pgina WEB que permita con
acceso restringido, sostener comunicaciones permanentes entre los
ejecutivos de la empresa. Este mdulo se creara utilizando el dominio
de agofer.com.co en un subndice llamado empleados que estara
protegido por una clave personal.

De igual forma esta clave

diferenciara 3 niveles de empleados con acceso:

Socios: que tendran acceso completo a todo el mdulo

Administradores: que tendran acceso a los conversatorios y a los


datos respectivos a su sucursal

Comerciales: que tendran acceso a toda la informacin comercial.


Contador de la empresa: acceso a la informacin contable.

A continuacin las reas con las que contara este mdulo:

Indicadores de Gestin por reas.

Evolucin anual de las ventas, de cada sucursal y un consolidado


(drill down a diario)

PyG mensual vs. presupuesto, consolidado y por sucursales, anual


(drill down a mensual)

93

Evolucin

mensual del capital de trabajo frente a la meta

establecida, anual y consolidada. (drill down a sucursal y mensual)

Conversatorios:
9 Acontecimientos del mercado (general)
9 Editorial mensual de gerencia
9 Evaluacin de resultados por sucursal mensual (privado socios,
gerencia, administrador)
9 Evaluacin de metas en el capital de trabajo por sucursal
mensual (privado socios, gerencia, administrador)
9 Temas internos de contabilidad, personal, administrativos.
9 Pgina de revisora fiscal
Pgina del fondo de empleados con estado de cuenta y noticias del
fondo.
5.5. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES

Algunos de los problemas anteriormente mencionados podran ser


resueltos con medidas sencillas. Por ejemplo la inestabilidad del acceso
a Internet y

la lentitud del mismo se pueden atribuir al hecho de no

tener lneas separadas del conmutador, es decir, la llamada telefnica


para el acceso a Internet pasa por el conmutador de la sucursal. En Cali,
donde se tiene una lnea directa para uso exclusivo de Internet, se
logra en promedio una mayor velocidad de conexin.
Se debe instalar un programa en el servidor que reporte por algn
medio la direccin IP otorgada en el momento de lograr la conexin.
Esto facilitara enormemente el acceso remoto al servidor.

94

Se puede tambin instruir al servidor para que procese inmediatamente


los correos a medida que los usuarios los enven, en lugar de represarlos
para ser enviados cada hora.

Aunque esto aumentara el tiempo de

conexin a Internet, y por lo tanto los gastos de esa lnea, el aumento


es

representativo; en primer lugar porque se cuenta en todas las

ciudades con tarifas reducidas para el acceso a Internet, en comparacin


con el costo de la llamada de voz y en segundo lugar porque aumenta
la confianza de los usuarios en el envo de correo y se disminuyen
tiempos de espera por su dependencia en el correo tipo webmail como
hotmail.com o mail.yahoo.com, que requiere estar conectado a Internet.
Otra posible solucin a este problema es utilizar la interface webmail del
sitio agofer.com.co, lo cual reducira la dependencia de sitios como los
mencionados, a la vez que se da una apariencia ms profesional a las
comunicaciones enviadas por empleados de la empresa.
Estas medidas sencillas, si bien podran resolver los problemas
actuales,

impiden

el

desarrollo

de

nuevas

alternativas

en

comunicaciones.
Se debe estudiar la posibilidad, por ejemplo, de voz-sobre-IP (VoIP, por
sus siglas en ingls), que es una tecnologa que permite la comunicacin
de voz por el mismo canal de acceso a Internet, utilizando telfonos
especiales o incluso telfonos normales, conectados a enrutadores
especiales en el conmutador telefnico, es decir, sin utilizar el
computador.

95

A medida que se va dando al personal secretarial equipos ms potentes,


con acceso a Internet y correo electrnico, en reemplazo de las antiguas
terminales brutas,

es viable

pretender que el uso de escneres e

impresoras lser reemplace el uso del fax entre sucursales.


Al contar con una comunicacin permanente, surgen otras posibilidades
como el monitoreo constante de los servidores, o la revisin directa por
parte de contabilidad de otras sucursales; tambin se podra establecer
una red privada virtual (VPN por sus siglas en ingls) que permita a una
sucursal utilizar las impresoras de otra, por ejemplo, lo cual sera muy
til para el rea contable, o para el cruce de cuentas entre sucursales,
para el plan de centralizacin.
Recomendaciones y factores a tener en cuenta
En relacin costo-beneficio, es claro que se debe iniciar un plan de
comunicacin

permanente

Internet,

preferiblemente

utilizando

alternativas de banda ancha. Este plan puede abarcar inicialmente las


sucursales de Bogot y Cali, con lo cual se pueden estudiar las
alternativas planteadas (VoIP, VPN...) y decidir si son viables; de ser
as, deben estudiarse alternativas similares para las dems sucursales,
donde puede ser bastante caro hacerlo debido a la ubicacin de la
sucursal dentro de la ciudad, o a las comunicaciones de la ciudad
misma.

96

6. GLOSARIO
Servidor: Computador central de un sistema de red que provee
servicios y programas a otras computadoras conectadas. Sistema que
proporciona recursos (por ejemplo, servidores de archivos, servidores
de nombres). En Internet este trmino se utiliza muy a menudo para
designar a aquellos sistemas que proporcionan informacin a los
usuarios de la red.
Procesador: Conjunto de circuitos lgicos que procesa las instrucciones
bsicas de un computador
Backup: Copia de seguridad. Copia extra de los datos de un ordenador.
Generalmente se realiza en un medio de almacenamiento externo, como
disquete, CD o ZIP, pero tambin se puede realizar en un ordenador
remoto.
Red: Es un conjunto de dos o ms computadoras interconectadas entre
s.
Cortafuegos: Caracterstica de un servidor que permite conectar una
red local a Internet y al mismo tiempo impide el acceso de usuarios no
autorizados a la red local por medio de Internet. Tambin puede ser un
equipo dedicado a esta funcin.

97

Internet: Se define generalmente, como la red de redes mundial. Las


redes que son parte de esta red se pueden comunicar entre s a travs
de un protocolo denominado, TCP/IP (Transmission Control Protocol/
internet Protocol). Fue concebida a fines de la dcada de 1960 por el
Departamento de Defensa de los Estados Unidos; ms precisamente,
por la ARPA. Se la llam primero Arpanet y fue pensada para cumplir
funciones de investigacin. Su uso se populariz a partir de la creacin
de la WWW. Actualmente es un espacio pblico utilizado por millones de
personas en todo el mundo como herramienta de comunicacin e
informacin.
Intranet: Redes corporativas que utilizan los protocolos y herramientas
de Internet. Su aspecto es similar al de las pginas de Internet. Si esta
red se encuentra a su vez conectada a Internet, generalmente se la
protege mediante firewalls
TCP/IP (Transmission Control Protocol/ internet Protocol): Es el
protocolo que se utiliza en Internet. Hace posible la interconexin y el
trfico de red en Internet
Factores crticos de xito: Nmero reducido de metas fciles de
identificar, moldeadas por la industria, la compaa, el administrador y
el entorno ms amplio, que se cree garantizan el xito de la
organizacin. Sirven para determinar las necesidades de informacin de
una organizacin.

98

Direccin IP: Nmero de identificacin de cada computador en


Internet.
IP: (Protocolo Internet)

Define la unidad de informacin enviada

entre sistemas, que proporciona un servicio de entrega de paquetes


bsicos.
Open Office: Este software tiene sus races en Star Office, una suite de
oficina que a mediados de los ochenta se desarroll en Alemania, y
sobre la cual Sun Microsystems compr los derechos en 1999. A efectos
de posibilitar dicho desarrollo, Sun hizo pblico el cdigo fuente de la
mayora de los mdulos de Star Office (excepto por algunos mdulos de
proveedores externos, que no han entrado en el proyecto), y se
estableci el proyecto OpenOffice.org. Esto no significa sin embargo que
Sun deje en manos de voluntarios el desarrollo futuro de la suite, la
mayora del trabajo todava se lleva a cabo por desarrolladores de Sun.

99

CONCLUSIONES
9 Existe una gran distancia entre el enfoque terico de los sistemas de
informacin y la realidad prctica encontrada en Agofer Ltda.

La

diferencia radica en que los sistemas se han desarrollado en el


tiempo junto con la evolucin de la empresa, muchas veces sin seguir
un plan en el tiempo y atendiendo a distintas necesidades o
prioridades. Por esta razn la propuesta planteada para Agofer Ltda.
es el diseo de una estructura de sistemas de mediano plazo, que
involucre todos los aspectos de la empresa en el tiempo y que parta
de necesidades especficas de la misma, basadas en un diagnostico
objetivo a todos los niveles de la organizacin.
9 El diseo de los sistemas de informacin de una manera estructural,
integrando los diferentes tipos de sistemas en una empresa debe
elaborarse a partir de las necesidades de la empresa y no con base
en las experiencias de otras compaas. El hecho de que un tipo de
sistema funcione en una empresa con resultados positivos no
significa que en otra empresa funcione con iguales resultados.
9 Los sistemas de informacin deben concebirse como una herramienta
de largo plazo, dentro se su diseo debe existir una integracin con
la estrategia del negocio, su alcance y los objetivos de largo plazo.
9 Para el diseo exitoso de los sistemas de informacin lo fundamental
no es la cantidad de dinero que se piense invertir, sino la coherencia

100

con que est diseada la estructura. En el caso de Agofer, en donde


la disponibilidad de recursos es

limitada, se pueden obtener

resultados positivos sin invertir cantidades de dinero demasiado


grandes. De hecho algunas empresas pese a haber invertido grandes
cantidades de dinero en sus sistemas no han logrado una estructura
integrada y coherente.
9 Es importante que la alta gerencia participe en el diseo de los
sistemas de informacin, esta tarea nunca puede ser exclusiva del
departamento de sistemas puesto que para el desarrollo de este
diseo deben tenerse en cuenta tanto las necesidades reales de la
empresa, como los planteamientos estratgicos de la misma y hacia
donde quiere llegar.
9 La estructura organizacional, as como la cultura corporativa, deben
tenerse en cuenta en el diseo de los sistemas de informacin, stas
al igual que los sistemas de informacin son una herramienta de
largo plazo para la consecucin de los objetivos corporativos.
9 Dentro del diseo de los tipos de sistemas de informacin, es
importante tener en cuenta el funcionamiento entrelazado de los
sistemas a travs de la estructura y los procedimientos de la
empresa, debe drsele importancia a la relacin entre cada uno y a la
vez mantener la ptica de la estructura de sistemas como un todo.
9 Los sistemas de informacin de la empresa deben disearse con
suficiente flexibilidad, de tal forma que permitan adaptarse para

101

atender los cambios del mercado y de

igual forma contemplen

factores

pueden

externos

la

compaa.

No

limitarse

la

informacin que se genere en la empresa, sino que adems deben


entender la influencia de factores externos sobre el negocio.

102

BIBLIOGRAFA
HERNNDEZ Sampieri Roberto, FERNNDEZ Collado Carlos y BAPTISTA
Lucio Pilar.

Metodologa de la Investigacin.

Editorial Mc Graw-Hill,

1998
SENN, A James. Anlisis y diseo de Sistemas de Informacin. Segunda
edicin. Mc Graw-Hill, 1993
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Sistemas de Informacin

Gerencial. Segunda edicin. McGraw-Hill, 1994


JOYANES, Luis.

Fundamentos de Programacin.

Segunda edicin.

McGraw-Hill, 1996
CASTELLANOS, A Horacio.
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Documentacin y estandarizacin de
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Colombia.

Departamento de Ingeniera de Sistemas, 1995


LAUDON, Kenneth C. LAUDON, Jane P.

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Information

Systems. Seventh Edition, PHIT


OZ, Effy.

Administracin de Sistemas de Informacin.

Editorial

Thomson Learning. Segunda Edicin. Mxico, 2001

103

ANEXOS
Anexo No. 1 - Estructura Funcional Agofer Ltda.

Junta Directiva

Revisora Fiscal

Gerencia General

Compras e
importaciones

Administrador
sucursal Cali

Comercial

Administrador
sucursal Bogot

Administracin

Sistemas

Administrador
sucursal Buga
Administrador
sucursal Pereira
Administrador
sucursal
Cartagena

104

Anexo No. 1.1. Estructura Territorial Agofer Ltda.

Gerencia General
Administrador
Sucursal

Logstica

Ventas

105

Anexo No. 2 Cadena de Valor

106

Anexo No. 3. Diagramas de Flujo


Anexo No. 3.1. Proceso de Venta de Productos rea de Ventas

Ventas

Tesorera

Logstica Interna

INICIO

Imprime factura

Verifica copia
factura, cantidad
y referencia

Negociacin
vendedor
cliente

Elabora recibo
de caja

Realiza conteo de
los materiales a
entregar al cliente

Cierre de venta
Elaboracin de
factura

Registra nmero
de factura segn
cliente

Coordina cargue
en el camin
transportador

Forma de
pago
crdi
to

efect
ivo

Informa a
contabilidad

Recibe el
pago

Verifica en
sistema vr
consignado vs.
vr de la factura
Cancela la
factura en
sistema

CONTABILIDAD
Relaciona en una
planilla el
movimiento
bancario (pago
clientes crdito)

Elabora e
imprime recibo
de caja.

Entrega copia
recibo de caja a
cliente
Entrega copia
factura a
Bodega
Archiva copia
ventas

Detecta
faltante
materiales
no

si

Registra en la factura
(ver proceso
reclasificacin productoanulacin factura)

Registra V.B en
la factura

Autoriza salida
del camin

FIN

107

Anexo No. 3.2. Proceso de Compra de Materiales rea de Compras

Comercial

Bodega

INICIO

Compras

Recibir de mercanca.

Revisin peridica de
existencias

Registra en el sistema
la mercanca

Verifica cant y
referencia contra
remisin o factura

Decidir
tipo de
compra

Paga
flete
no

Descargue y conteo de
materiales

si

Registra pago flete


cxp
Detecta
diferencia

Decidir
cantidad a
comprar

no

Realiza ajuste
si

Registra faltante
en recibo de
mercanca

Seleccionar
proveedor

Tiene
descuento
no

nuevo

antiguo

Realizar
cotizaciones

si

Elabora entrada
de mercanca
Registra Descuento
Da VB a la factura

Escoger proveedor

Entrega a contabilidad
factura, entrada mercanca,
remisin, entrega de
almacn,
Pago flete, descuento,
ajuste

Realizar orden de
comprar por Intranet

Registra en el formato
control de entradas de
almacn

Evaluar precio /
proveedor

Efectuar
negociacin

FIN

108

Anexo No. 3.3. Proceso de Caja Menor rea de Compras

Gerencia

Compras

Contabilidad

INICIO

Define y autoriza
el monto
preestablecido

Evala el gasto,
autoriza pagos
menores a
$20.000

Verifica Soportes

Autoriza orden de
pago a caja
Diligencia formato,
solicitud de
anticipo.

Entrega el dinero
al solicitante.

Verifica soportes

Tesorera
Entrega el valor
correspondiente

Toma firma de
recibido
Autoriza
reembolso

FIN

Adjunta
documento
soporte de la
compra (factura)

Realiza
conciliacin

Solicita reembolso

109

Anexo No. 3.4. Proceso de Pago de Fletes rea de Compras

Transportador
INICIO

FIN

Verifica motivo

Contabilidad

Compras

Elabora orden
de pago

Ubica en
contabilidad
factura soportes
de la entrega de
materiales

Entrega orden al
Administrador
para autorizar
pago

Anexa factura
de fletes.

Administracin

Informa a
contabilidad para
el pago

Recibe orden
de pago

Aprueba
el pago
no

si

Pendiente hasta
completar
documentos

Tesorera
Realiza el pago de
fletes al
transportador

Entrega orden de
pago autorizado a
caja

FIN

110

Anexo No. 3.5. Proceso de Reclasificacin por cambio en la


presentacin del Producto rea de Compras

Ventas
INICIO

Logstica interna

Diligencia formato
de cambio
presentacin

Verifica
existencias de
productos en
sistema

Solicita cambio en
la presentacin

Realiza el cambio,
en la
presentacin,
corte, reempaque.

Informa
verbalmente a
compras

Compras

Ingresa producto
terminado, cant y
referencia.

Ingresa el
consumo del
producto

Verifica que la
cantidad inicial se
descargu del
inventario, e
ingrese la nueva
presentacin.

FIN

111

Anexo No. 3.6. Proceso de Verificacin de Inventarios (Conteo) rea


de Logstica Interna

Logstica Interna
Analista Inventarios

Administracin
Jefe de Bodega

INICIO

Realiza conteo
fsico segn
referencia

Define que referencia se va


a verificar durante el da.
Genera listado por
referencia

Registra la
cantidad
contada en el
listado.

Compara conteo
contra registro en la
aplicacin (inventarios)

Verifica motivo de
faltantes

Autoriza
descuento a
empleado

Informa a
Contabilidad
novedad de
descuento

Detecta
diferencias
no

si

Verifica movimientos del da


(mercanca pendiente por
entregar)
Compara contra el ltimo
inventario.
Verifica ajustes de
inventario

Contabilidad

Registra
novedad

FIN

Solicita nuevo
conteo
Realiza ajuste, verifica
causa e informa a
Administracin
Da VB y archiva

FIN

112

Anexo No. 3.7. Proceso de Devoluciones del Cliente rea de


Logstica Interna

Cliente

Logstica Interna

INICIO

Verifica cantidad y
estado

Solicita
devolucin
Diligencia
devolucin de
mercanca

Contabilidad
Registra en la
aplicacin una
devolucin o nota
de factura.

Imprime
documento

Ventas
Registra el
nmero de factura
al que
corresponde el
material

Evala
condiciones de
devolucin

Anexa a la
factura

FIN

Aprueba

no

si

Informa a
Bodega

FIN

Registra el
nmero de factura
al que
corresponde el
material

Almacena
mercanca

FIN

113

Anexo No. 3.8. Proceso de Nomina rea de Apoyo (Contabilidad)

Contabilidad

Administracin

INICIO

Elabora la nomina
quincenal en hoja de
calculo

Liquida horas extras,


aportes, descuentos,
etc.

Verifica y da
Vo.Bo

Tesorera

Cancela a cada
empleado el
valor
correspondiente

Toma firma de
recibido

Verifica y
organiza
sopotes
Elabora soporte de
pago, e imprime

Imprime
listado

Registra
novedad

Verifica,
contabiliza

FIN

114

Anexo No. 3.9. Proceso de Conciliacin Diaria de Caja rea de Apoyo


(Tesorera)

Tesorera

Administracin
Verifica arqueo

INICIO

Totaliza ventas
de contado.
Verifica soportes

Cuadre de caja
con movimiento
en efectivo y
soportes

Archivo
Archiva
documentos

FIN

Totaliza ventas
crdito. Verifica
soportes

Totaliza ordenes
de pago (fletes,
materiales,
nomina,
comisiones, etc.)

Elabora formato
arqueo caja

115

Anexo 4. Encuestas para la descripcin del procesamiento de


informacin por cargo

Anexo No. 4.1. Descripcin del procesamiento de informacin del


Gerente General

INFORMACIN GENERAL DEL CARGO

GERENTE GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
rea
BOGOT

Nombre del cargo


Jefe directo
Sucursal
Viajes
si

CORPORATIVO

Frecuencia
no

alta

media

baja

FUNCIONES DEL CARGO ACTUAL


Objetivo General Propsito del cargo

CREAR Y DESARROLLAR ESTRATEGIAS QUE LE PERMITAN A LA COMPAA


PERMANECER EN EL TIEMPO, CRECER Y GENERAR UTILIDADES DE ACUERDO
CON LA DIRECTRIZ DE LA JUNTA DE SOCIOS
Factores crticos de xito

CREAR Y DESARROLLAR ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR CON EL VOLUMEN DE VENTAS


PRESUPUESTADO CON LA JUNTA DE SOCIOS.
ASEGURAR EL % DE UTILIDAD PRESUPUESTADA CON LA JUNTA DE SOCIOS

DESARROLLAR LAS LNEAS DE PRODUCTOS IMPORTADOS

APERTURA DE NUEVAS SUCURSALES

CONTROL DE LA EJECUCIN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS

Clientes Internos
Clientes Externos
1 CLIENTES
1 ADMINISTRADOR DE CADA SUCURSAL
2 PROVEEDORES
2 JEFES DE REA
3 COMPETENCIA
3 JUNTA DIRECTIVA
Funciones bsicas:
1 EVALUAR, DEFINIR Y OPTIMIZAR
2 DEFINIR Y CONTROLAR EL GASTO ADMINISTRATIVO Y DE INVERSIN.
3 REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIN Y AUTOMATIZACIN DE
4
5

PROCESOS
SEGUIMIENTO Y CONTACTO PERMANENTE CON CLIENTES PARETO
REALIZAR SEGUIMIENTO ROTACIN DE CARTERA
DESARROLLAR Y EVALUAR NUEVOS PROVEEDORES Y PRODUCTOS

116

CONTEXTO DEL CARGO

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO


Qu tipo de documentos maneja?
Planillas
Cuales?
Formatos
Cuales?
Otros
X Cual?
INFORMES GERENCIALES.
Qu tipo de informes genera?
Indicadores
X Cuales?
Reportes
Cuales?
Listados
Cuales?
Otros
Cual?
Quin provee la informacin?
Jefe inmediato
Ventas
X
Contabilidad
X

INFORME PARA LA JUNTA DIRECTIVA

Gerencia General
Sistemas
Otro

X
Cual?

En donde se encuentra la informacin soporte de los informes?


Archivo (fsico) X Cuales?
APLICACIN SISTEMA UNO - INTRANET
Programas
Cuales?
Otros
Cual?
Cmo procesa la informacin?
Digitacin
Procesar bases de datos
Otros

Como?
Como?
Cual?

N/A
N/A
N/A

A quien le entrega la informacin despus de procesada?


Jefe inmediato
Gerencia General
Ventas
Sistemas
Contabilidad
Otro
Cual?

117

ACCESO DEL USUARIO A LOS PROGRAMAS


Qu tipo de programas se deben manejar en el cargo para el cumplimiento de
sus funciones?
OPEN OFFICE
Para que?
Procesador Texto
X
INFORMES A LA JUNTA- CARTAS A CLIENTES
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo

INTERNOS Y EXTERNOS
TABLAS DINMICAS
PRESENTACIONES POWER POINT
FOLLETOS PARA CLIENTES

X
X
X

SISTEMA UNO

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

Qu informacin?

C
C
C
C

Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones

INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET

Para que?

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

C
C
C
C
C
C

BUSCAR INFORMACIN SOBRE: CLIENTES,


PROVEEDORES, PRODUCTOS, COMPETENCIA,
LEGISLACIN. NORMATIVIDAD. ETC

DEFICIENCIAS DE LOS PROGRAMAS


OPEN OFFICE
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo

NO EXISTE UNA COMPLETA COMPATIBILIDAD CON LOS


PAQUETES DE MICROSOFT OFFICE, LO CUAL GENERA
INCONVENIENTES AL ENVIAR O RECIBIR INFORMACIN
DE CLIENTES O PROVEEDORES.

118

SISTEMA UNO
Compras

Logstica
Interna

Contabilidad

EL SISTEMA UNO PRESENTA FALENCIAS EN EL PROCESO DE


ELABORACIN DE ORDENES DE COMPRA, DEBIDO A LAS
CONDICIONES DE ENTREGA DEL PROVEEDOR. EN LA
APLICACIN NO ES POSIBLE REGISTRAR ENTRADAS
PARCIALES DE MERCANCA DENTRO DE UNA MISMA ORDEN
DE COMPRA, EN LA OPERACIN DIARIA SUCEDE CON
FRECUENCIA, QUE LOS PROVEEDORES REALIZAN ENVOS
FRACCIONADOS.
DE IGUAL FORMA EL SISTEMA NO ES
CAPAZ DE REGISTRAR UNA SOLA ENTRADA QUE DE
CUMPLIMIENTO A VARIAS ORDENES DE COMPRA. ESTO
QUIERE DECIR QUE NO ES POSIBLE LLEVAR UN CONTROL
ADECUADO DE RDENES DE COMPRA EMITIDAS POR LA
EMPRESA VS. MATERIALES RECIBIDOS DEL PROVEEDOR Y
MATERIALES PENDIENTES POR RECIBIR DEL MISMO.
EL SOFTWARE SISTEMA UNO NO HA RESULTADO
EFICIENTE PARA SOPORTAR Y AGILIZAR EL PROCESO DE
COMPRAS, LA APLICACIN NO PERMITE LLEVAR DE FORMA
EFICIENTE
EL
CALCULO
DE
PROYECCIONES
O
ESTADSTICAS DE INVENTARIO AS COMO UN ESTIMADO DE
SUGERIDOS DE COMPRA. EXIGE UN GRAN NMERO DE
REQUISITOS PARA INGRESAR LA INFORMACIN LO QUE LO
HACE DISPENDIOSO Y POCO AMIGABLE.
EL SISTEMA UNO, NO PERMITE REALIZAR SEGUIMIENTO A
DESPACHOS PENDIENTES O PARCIALES QUE OBEDECEN A
FALTANTES EN STOCK DE INVENTARIO O RESTRICCIONES
EN EL TRANSPORTE, POR LO QUE ES NECESARIO LLEVAR UN
CONTROL MANUAL REGISTRANDO LAS DIFERENCIAS EN LA
COPIA DE LA FACTURA.
CON RESPECTO A LOS GASTOS, ESTOS SE AUTORIZAN Y
CONTABILIZAN DIARIAMENTE EN CADA SUCURSAL, EN EL
SISTEMA UNO, PERO NO EXISTE UN REGISTRO QUE PERMITA
REALIZAR UNA LABOR DE DRILL DOWN DE ACUERDO A LA
CLASIFICACIN DE LOS GASTOS NI REALIZAR UN ANLISIS
DENTRO DE UNA PRESENTACIN GRFICA O POR LO MENOS
MS AMIGABLE.
EL SISTEMA REQUIERE DE UNA INTERFAZ DIARIA ENTRE
CONTABILIDAD Y EL MDULO COMERCIAL LO QUE LO
CONVIERTE EN UN SISTEMA FRGIL A NIVEL CONTABLE,
PUEDEN DARSE EVENTUALES PRDIDAS DE INFORMACIN,
ENTRE OTROS INCONVENIENTES.

119

EL SISTEMA UNO NO PERMITE LA CONTABILIZACIN


DETALLADA POR SUCURSALES, LO QUE GENERA UNA
DEBILIDAD EN LA CONSOLIDACIN QUE PODRA ORIGINAR
ERRORES. DE OTRO LADO ENTORPECE LAS LABORES QUE
POR ALGUNA RAZN INVOLUCRAN A VARIAS SUCURSALES,
COMO POR EJEMPLO LA CONTABILIZACIN DE GASTOS DE
UNA SUCURSAL EN OTRA.
LOS REPORTES EN GENERAL, SON DEMASIADO DETALLADOS
Y NO PERMITEN LA CONSOLIDACIN POR RUBROS. LAS
CONCILIACIONES DE BANCOS Y DE INVENTARIO SE
REALIZAN EN OPENOFFICE, AUNQUE EL SISTEMA UNO
CUENTA CON UNA APLICACIN DE CONCILIACIONES QUE NO
ES CONOCIDO NI UTILIZADO POR LOS USUARIOS.
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)

INTERNET

LA INTRANET TIENE GRANDES VENTAJAS, ENTRE


OTRAS SU INTERFAZ GRFICA Y EL USO DE LA
MISMA TECNOLOGA DE INTERNET, QUE
PERMITE ADENTRARSE DESDE DATOS
GENERALES A OTROS MS ESPECFICOS, DE
ACUERDO A LAS NECESIDADES DE DETALLE DEL
USUARIO. SIN EMBARGO ESTA LIMITADA A
CADA SUCURSAL.
LA ACTUALIZACIN DE LA INFORMACIN EN LA
INTRANET SOLAMENTE LA PUEDE HACER EL
DIRECTOR DE SISTEMAS, LO QUE LIMITA LAS
POSIBILIDADES DE PUBLICAR INFORMACIN ,
IGUALMENTE LA INFORMACIN PUBLICADA ESTA
LIMITADA A LA SUCURSAL.
LA ACTUALIZACIN DIARIA DE LAS VENTAS
ESTA LIMITADA POR EL ENVO DE CORREOS
DIARIOS Y NO SE DA EN TIEMPO REAL.

MUCHAS ACTUALIZACIONES EN LA INTRANET SE HACEN


REMOTAMENTE, DESDE BOGOT DEBIDO A QUE LA CONEXIN
SE HACE POR RED TELEFNICA LA LLAMADA PUEDE SER
DESCONECTADA CON FACILIDAD, LO CUAL ES
GRAVE SI
SUCEDE EN LA MITAD DE UNA OPERACIN DELICADA Y PUEDE
SER INCONVENIENTE EN EL CASO DE ESTAR RECIBIENDO
MENSAJES DE CORREO GRANDES.

Nombre encuestador

RAFAEL HERNNDEZ

JEFE DE REA

JEFE INMEDIATO
Vo.Bo

Vo.Bo

Fecha

04-11-2003

GERENTE GENERAL
Vo.Bo

120

Anexo No. 4.2. Descripcin del procesamiento de informacin del


Director de Sistemas

INFORMACIN GENERAL DEL CARGO

DIRECTOR DE SISTEMAS
GERENTE GENERAL
rea
BOGOT
CORPORATIVO

Nombre del cargo


Jefe directo
Sucursal
Viajes
si

Frecuencia
no

alta

media

baja

FUNCIONES DEL CARGO ACTUAL


Objetivo General Propsito del cargo

AGILIZAR LOS PROCESOS DE LA CADENA DE VALOR DE LA COMPAA AGOFER


LTDA. A TRAVS DE HERRAMIENTAS DE INFORMACIN QUE LE PERMITAN A
LOS DIFERENTES NIVELES DE LA COMPAA, OBTENER INFORMACIN
OPORTUNA, PRECISA Y DE CALIDAD, QUE SOPORTE LA TOMA DE DECISIONES,
PERMITA REALIZAR CONTROL Y SEGUIMIENTO A LOS NDICES DE GESTIN
Factores crticos de xito
1
2
3
4
5

CENTRALIZAR PROCESO DE COMPRAS, SEGUIMIENTO DE PENDIENTES


(CONVERSIN DE UNIDADES MACRO EN OTRAS PARA VENTAS PEQUEAS)
EVALUACIN Y UTILIZACIN DEL MDULO DE FACTURACIN DE BODEGA
(ESCOGER LA APLICACIN Y REALIZAR PRUEBAS PARA EL MONTAJE)
MDULO GRFICO PARA LA CONSOLIDACIN DE VENTAS (INDICADORES,
PRESUPUESTO, PROYECCIONES, GRAFICO TOTAL POR SUCURSAL)
RED DE COMUNICACIN INTERNA (MDULO DE DISCUSIONES Y DE
HERRAMIENTAS, FORMATOS, NORMAS, PROCEDIMIENTOS, BASE DE DATOS
DE LOS EMPLEADOS)
INTRANET (CONSOLIDACIN DE ESTADSTICAS COMERCIALES POR LNEA
DE PRODUCTOS, PESOS Y TOTALES POR SUCURSAL)

Clientes Internos
1
2

USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE


INFORMACIN
GERENCIA GENERAL
(ESTADSTICAS E INFORMES)
PERSONAL ADMINISTRATIVO
(ATENCIN DAOS,
DESARROLLOS, AUTOMATIZACIN
DE PROCESOS)

Clientes Externos
1

CLIENTES

Funciones bsicas:
1 GARANTIZAR EL OPTIMO FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE
2

INFORMACIN
ATENCIN Y SOLUCIN DE EVENTOS EN LOS PROGRAMAS

121

3
4
5
6

ATENCIN Y SOLUCIN DE DAOS EN LOS EQUIPOS


DEFINIR EL SOFTWARE Y HARDWARE REQUERIDO EN LA COMPAA
DESARROLLO DE APLICACIONES LOCALES PARA AUTOMATIZAR PROCESOS
DISEO, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE LA INTRANET Y LA PAGINA
WEB
CONTEXTO DEL CARGO

GERENTE GENERAL

Director Sistemas

Director Comercial

INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO


Qu tipo de documentos maneja?
Planillas
Cuales?
Formatos
X Cuales?
REPORTES DE USUARIOS RESPECTO A LOS

EQUIPOS
Otros

Cual?

Qu tipo de informes genera?


Indicadores
Cuales?
Reportes
Cuales?
Listados
X Cuales?

Otros

Cual?

Quin provee la informacin?


Jefe inmediato
Ventas
X
Contabilidad
X

LISTADOS DE VENTAS O CLIENTES


ESPECFICOS. SOLICITADOS POR LA
GERENCIA O LA JUNTA DE SOCIOS.
MACROS Y TABLAS DINMICAS PARA LA
GERENCIA GENERAL
Gerencia General
Sistemas
Otro

X
Cual?

En donde se encuentra la informacin soporte de los informes?


Archivo (fsico) X Cuales?
APLICACIN SISTEMA UNO - INTRANET
Programas
X Cuales?
APLICACIONES Y PROGRAMAS.
Otros
Cual?
Cmo procesa la informacin?
Digitacin
Procesar bases de datos
X

Como?
Como?

CONVERTIRLAS EN TABLAS

122

Otros

Cual?

DINMICAS O INFORMES
GERENCIALES.
INTERFASES.

A quien le entrega la informacin despus de procesada?


Jefe inmediato
Gerencia General
X
Ventas
Sistemas
Contabilidad
Otro
X Cual?

REA QUE
SOLICITO LA
INFORMACIN.

ACCESO DEL USUARIO A LOS PROGRAMAS


Qu tipo de programas se deben manejar en el cargo para el cumplimiento de
sus funciones?
OPEN OFFICE
Para que?
Procesador Texto
X
CONOCIMIENTO TCNICO DEL PROGRAMA PARA
Hoja Calculo
SOPORTE A USUARIOS Y DESARROLLOS LOCALES.
X
Presentaciones
X
Dibujo
X
SISTEMA UNO

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

Qu informacin?

Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET

Para que?

C
C
C
C
C
Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

C
C
C
C
C
C
BUSCAR INFORMACIN SOBRE: EQUIPOS,
SOFTWARE, NUEVAS TECNOLOGAS,
CLIENTES, PROVEEDORES, LEGISLACIN.
NORMATIVIDAD. ETC.
ACTUALIZACIN REMOTA DE LA INTRANET.

123

DEFICIENCIAS DE LOS PROGRAMAS


OPEN OFFICE
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo

EN UN PROGRAMA QUE SE AJUSTA A LAS


NECESIDADES DE LA EMPRESA , SIN EMBARGO
NO ES 100% COMPATIBLE CON LOS PAQUETES
MS COMERCIALES (MICROSOFT OFFICE) LO
QUE GENERA INCOMPATIBILIDAD CON LA
INFORMACIN QUE RECIBEN LOS USUARIOS DE
TERCEROS.

SISTEMA UNO

FUE DISEADO EN LENGUAJE COBOL, EL CUAL ES OBSOLETO FRENTE A OTROS


PROGRAMAS MS AVANZADOS
NO POSEE UN INTERFAZ GRAFICA , POR LO CUAL ES COMPLEJO PARA EL
USUARIO
EL SISTEMA UNO NO PERMITE LA CONTABILIZACIN DETALLADA POR
SUCURSALES, LO QUE GENERA UNA DEBILIDAD EN LA CONSOLIDACIN QUE
PODRA ORIGINAR ERRORES. DE OTRO LADO ENTORPECE LAS LABORES QUE
POR ALGUNA RAZN INVOLUCRAN A VARIAS SUCURSALES, COMO POR
EJEMPLO LA CONTABILIZACIN DE GASTOS DE UNA SUCURSAL EN OTRA.
DEBIDO AL LENGUAJE EN EL QUE SE DESARROLLO, LOS DESARROLLOS
LOCALES ESPECFICOS, SON DISPENDIOSOS Y LENTOS.
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)

INTERNET

1. AUNQUE
SE
PUEDEN
ACTUALIZAR
REMOTAMENTE, DEPENDEN DE LA CONEXIN
A INTERNET, QUE NO SIEMPRE ES OPTIMA.
2. EL
SISTEMA
PERMITE
NIVELES
DE
SEGURIDAD
DE
ACUERDO
A
CLAVES
OTORGADAS A CADA USUARIO BRINDANDO
CIERTA GARANTA EN EL MANEJO DIARIO.
SIN EMBARGO LA PARAMETRIZACIN DE
ALGUNOS NIVELES DE SEGURIDAD NO SON
LO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLES PARA
MODIFICARLOS SEGN LA NECESIDAD Y EL
PERFIL DEL USUARIO.
1. LOS
EQUIPOS
LINUX
PUEDEN
SER
ADMINISTRADOS
REMOTAMENTE,
PARA
ACTUALIZAR PROGRAMAS DE LA INTRANET, O
PARA CORREGIR ERRORES QUE SE PUEDAN
PRESENTAR. SIN EMBARGO, LA CONEXIN
DESDE LA CENTRAL DE SISTEMAS EN BOGOT
A INTERNET, AS COMO LA CONEXIN DE LA
SUCURSAL A INTERNET SON ALGO LENTAS
PARA CIERTOS TIPOS DE OPERACIONES:
TRANSFERIR
DIRECTAMENTE
ARCHIVOS

124

GRANDES, O TENER ACCESO A LA INTERFAZ


GRFICA DE ALGN PC EN LA SUCURSAL A
TRAVS DEL SERVIDOR, E INCLUSO UTILIZAR
EL SISTEMA UNO A TRAVS DE ESTA
CONEXIN SUFRE DE RETARDOS Y DEMORAS
QUE HACEN INCMODA LA OPERACIN.
2. CONTAR CON VARIOS PROVEEDORES DE
ACCESO
HACE
MS
DIFCIL
LA
CONFIGURACIN EN CADA SERVIDOR DEL
ENVO
DE
CORREO
ELECTRNICO.
DIFERENTES EMPRESAS MANEJAN DIVERSOS
MTODOS DE AUTENTICACIN, O DIFERENTES
POLTICAS AL RESPECTO, Y EL CAMBIO EN
UNA DE ELLAS ES DIFCIL DE DETECTAR Y
CORREGIR
Nombre encuestador

RAFAEL HERNNDEZ

JEFE DE REA

JEFE INMEDIATO

Vo.Bo

Vo.Bo

Fecha

04-11-2003

GERENTE GENERAL

Vo.Bo

125

Anexo No. 4.3. Descripcin del procesamiento de informacin del


Contador

INFORMACIN GENERAL DEL CARGO


Nombre del cargo
Jefe directo
Sucursal

CONTADOR
ADMINISTRADOR DE SUCURSAL
rea
BOGOTA
ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADES DEL CARGO ACTUAL


Objetivo General Propsito del cargo

CON BASE EN LA INFORMACIN OBTENIDA DE LA EMPRESA SE DEBE ANALIZAR


Y TOMAR DECISIONES FINANCIERAS
Factores crticos de xito

ASEGURAR PRACTICAS CONTABLES DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD


COLOMBIANA
DETERMINAR PAGO DE IMPUESTOS ACORDE A LAS LEYES FISCALES.

GARANTIZAR CERO SANCIONES CAMBIARIAS.

CONSOLIDAR , PREPARAR Y ANALIZAR LOS ESTADOS FINANCIEROS

Clientes Internos
1
2

GERENTE GENERAL
REVISOR FISCAL
JUNTA DIRECTIVA

3
Funciones bsicas:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Clientes Externos

JUNTA
DIRECTIVA
CONTADORES

DE

2
3

GARANTIZAR LA CONTABILIZACIN CORRECTA EN LAS SUCURSALES


(REALIZAR AUDITORIAS A LOS REGISTROS CONTABLES)
CONSOLIDACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN DE LAS SUCURSALES.
GARANTIZAR LOS SOPORTES IDNEOS PARA TODOS LOS GASTOS
CAUSADOS.
ELABORAR CRONOGRAMA DE PAGO DE IMPUESTOS SEGN FECHAS
ESTABLECIDAS
CONSOLIDACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN DE LAS SUCURSALES.
REALIZAR EL CALCULO DE LOS IMPUESTOS
ELABORAR LAS PLANILLAS CORRESPONDIENTES PARA PAGO
EFECTUAR EL PAGO
COORDINAR NACIONALIZACIN DE PRODUCTOS IMPORTADOS
CALCULAR GASTOS DE IMPORTACIN MS IMPUESTOS DE
NACIONALIZACIN
ELABORAR LAS PLANILLAS CORRESPONDIENTES PARA PAGO

126

12
13
14
15
16
17

EFECTUAR EL PAGO
CONSOLIDACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN DE LAS SUCURSALES.
VERIFICACIN DE LOS REGISTROS CONTABLES
VERIFICACIN DE SOPORTES CONTABLES
CIERRE DE MES
ELABORACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

CONTEXTO DEL CARGO

ADMN. SUCURSAL

JEFE VENTAS

CONTADOR

JEFE BODEGA

AUXILIARES
INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO
Qu tipo de documentos fsicos maneja?
Planillas
Cuales?
Formatos
X Cuales?
FACTURAS, RECIBOS DE CAJA, AJUSTES,

Otros

Cual?

Qu tipo de informes genera?


Indicadores
Cuales?
Informes
X Cuales?
Listados
Cuales?
Otros
Cual?

CONSIGNACIONES, NOTAS CRDITO Y


DEBITO, TRASLADO DE MERCANCA ENTRE
SUCURSALES
EXTRACTOS BANCARIOS, CERTIFICACIONES,
LISTADOS,
LIBROS
AUXILIARES,
PYG
CHEQUERAS, COMPROBANTES DE EGRESO,
FACTURAS, CONSIGNACIONES, LISTADOS
DEL SISTEMA

BALANCE GENERAL, PYG, CIERRE DEL MES

Quin provee la informacin?


Jefe inmediato
Gerencia General
Ventas
Sistemas
X
Contabilidad
Otro

Cual?

BANCOS, CAJERA,
PROVEEDORES,
ACREEDORES

En donde se encuentra la informacin soporte de los informes?


Archivo (fsico) X Cuales?
CONSIGNACIONES, LISTADOS DE VENTAS
Programas
X Cuales?
LISTADOS DEL SISTEMA (CONTABILIDAD)

127

Otros

INFORMACIN SUMINISTRADA POR


PERSONAS DE OTRAS REAS

Cual?

Cmo procesa la informacin?


Digitacin
Procesar bases de datos
X

Como?
Como?

Otros

Cual?

INGRESA INFORMACIN AL
PROGRAMA (CONTABILIDAD)

A quien le entrega la informacin procesada?


Jefe inmediato
Gerencia General
X
Ventas
Sistemas
Contabilidad
Otro
X

X
Cual?

ACCESO DEL USUARIO A LOS PROGRAMAS


Qu tipo de programas se deben manejar en el cargo para el cumplimiento de
sus funciones?
OPEN OFFICE
Para que?
Procesador Texto
X
CARTAS, SOLICITUDES
Hoja Calculo
X
INFORMACIN
DE
OBLIGACIONES,

PROVEEDORES, ESTADO DE LOS BANCOS


NOMINA

Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

Qu informacin?
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones

INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)

INTERNET

Para que?

A-C
A-C
A-C
A-C
A-C

AJUSTES POR INFLACIN,


DEPRECIACIN, PROVISIONES, NOMINA,
CAUSACIONES, DIFERIDOS

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

A-C

ESTADO DEL INVENTARIO

REPORTES DE SEGURO, ERRORES DE


RETENCIN
ENVIAR Y RECIBIR
CORREO ELECTRNICO

INFORMACIN

POR

128

DEFICIENCIAS DE LOS PROGRAMAS


OPEN OFFICE
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Nombre encuestador

RAFAEL HERNANDEZ

JEFE DE REA

JEFE INMEDIATO

Vo.Bo

Vo.Bo

Fecha

04-11-03

GERENTE GENERAL

Vo.Bo

129

Anexo No. 4.4. Descripcin del procesamiento de informacin del


Director de Compras e Importaciones

INFORMACIN GENERAL DEL CARGO


Nombre del cargo
Jefe directo
Sucursal

DIRECTOR DE COMPRAS E IMPORTACIONES


GERENTE GENERAL
rea
BOGOTA
GERENCIA

RESPONSABILIDADES DEL CARGO ACTUAL


Objetivo General Propsito del cargo

DEFINIR EN QUE MOMENTO, QUE LNEAS DE PRODUCTO Y EN QUE CANTIDAD


SE DEBEN COMPRAR.
REALIZAR ACTIVIDADES QUE PERMITAN EL
DESARROLLO DE PROVEEDORES ACORDE CON LAS NECESIDADES Y LA
ESPECIALIZACIN DE LA COMPAA.
Factores crticos de xito
1

DEFINIR COMPRAS POR REFERENCIA, LNEA DE PRODUCTO Y SUCURSAL.

DESARROLLO DE PROVEEDORES

DEFINIR COMPRAS DE PRODUCTOS IMPORTADOS POR REFERENCIA, LNEA


DE PRODUCTO Y SUCURSAL

Clientes Internos
1
2
3

ADMINISTRADOR DE CADA
SUCURSAL
JEFES DE REA
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE GENERAL

Clientes Externos
1
2
3

CLIENTES CAUTIVOS
CLIENTES POTENCIALES
CLIENTES DE LA COMPETENCIA

4
Funciones bsicas:
1
DEFINIR COMPRAS POR REPOSICIN DE INVENTARIO, POR REFERENCIA,
2
3
4
5
6
7
8
9
10

LNEA DE PRODUCTO Y SUCURSAL.


DEFINIR COMPRAS EXTRAORDINARIAS ANTICIPNDOSE A FACTORES DE
PRECIO O NEGOCIACIN.
COORDINAR IMPORTACIONES
SOBRANTES DE PRODUCTO
EVALUACIN DE PROVEEDORES SEGN LAS NECESIDADES DE PRODUCTO.
PARTICIPA EN NEGOCIACIN CON PROVEEDORES.
VISITAS A PROVEEDORES SEGN VOLUMEN COMPRA
DEFINIR COMPRAS POR REPOSICIN DE INVENTARIO, POR REFERENCIA,
LNEA DE PRODUCTO Y SUCURSAL.
DEFINIR COMPRAS EXTRAORDINARIAS ANTICIPNDOSE A FACTORES DE
PRECIO O NEGOCIACIN.
COORDINAR IMPORTACIONES

130

CONTEXTO DEL CARGO

GERENTE GENERAL

D. COMPRAS E IMP
ANALISTA
INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO
Qu tipo de documentos fsicos maneja?
Planillas
X Cuales?
ENTRADAS DE ALMACN, FLETES, AJUSTES
Formatos

Cuales?

Otros

Cual?

Qu tipo de informes genera?


Indicadores
Cuales?
Informes
Cuales?
Listados
X Cuales?
Otros
Cual?
Quin provee la informacin?
Jefe inmediato
Ventas
X
Contabilidad

DE PROVEEDORES
CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS,
ANTICIPOS CAJA MENOR
RECLASIFICACIN
INVENTARIOS,
NOTAS
CRDITO, DEVOLUCIN SUCURSALES

LISTADOS DE PRECIOS

Gerencia General
Sistemas
Otro

Cual?

JEFE BODEGA

En donde se encuentra la informacin soporte de los informes?


Archivo (fsico)
Cuales?
Programas
Cuales?
Otros
Cual?
Cmo procesa la informacin?
Digitacin
Procesar bases de datos
Otros

Como?
Como?
Cual?

A quien le entrega la informacin procesada?


Jefe inmediato
Gerencia General
Ventas
Sistemas
Contabilidad
Otro

Cual?

131

ACCESO DEL USUARIO A LOS PROGRAMAS


Qu tipo de programas se deben manejar en el cargo para el cumplimiento de
sus funciones?
OPEN OFFICE
Para que?
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

Qu informacin?

Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET

INGRESA INFORMACIN DE COMPRAS

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

ESTADO DEL INVENTARIO

Para que?

DEFICIENCIAS DE LOS PROGRAMAS


OPEN OFFICE
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte

132

mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Nombre encuestador

RAFAEL HERNANDEZ

JEFE DE AREA

JEFE INMEDIATO

Vo.Bo

Vo.Bo

Fecha

04-11-03

GERENTE GENERAL

Vo.Bo

133

Anexo No. 4.5. Descripcin del procesamiento de informacin del Jefe


de Ventas

INFORMACIN GENERAL DEL CARGO


Nombre del cargo
Jefe directo
Sucursal

JEFE DE VENTAS
DIRECTOR COMERCIAL
rea
BOGOTA

VENTAS

RESPONSABILIDADES DEL CARGO ACTUAL


Objetivo General Propsito del cargo

CUMPLIR CON EL PROPSITO DE VENTAS


Factores crticos de xito
1

VOLUMEN DE VENTAS ANUAL

CONTROL DE GASTOS MENSUALES

PRESUPUESTO DE VENTAS ANUAL

RECUPERACIN DE CARTERA

ATRAER NUEVOS CLIENTES

VOLUMEN DE VENTAS ANUAL

CONTROL DE GASTOS MENSUALES

Clientes Internos
1 GERENCIA GENERAL
2

REVISOR FISCAL
CONTADOR

Clientes Externos
1 PROVEEDORES
2

CLIENTES DE AGOFER

3
3
Funciones bsicas
1 ATENDER A CLIENTES
2 VERIFICAR LA CARTERA VENCIDA
3 BLOQUEAR CLIENTES MOROSOS
4 REALIZAR REUNIONES MENSUALES CON LOS VENDEDORES
5 COMPARAR EL REPORTE DE VENTAS CON EL SISTEMA
6 CREAR ESTRATEGIAS PARA PROMOCIONES
7 APOYAR AL DIRECTOR COMERCIAL EN SU AUSENCIA

134

CONTEXTO DEL CARGO


DIRECTOR COMERCIAL

JEFE DE BODEGA

JEFE DE VENTAS

CONTADOR

VENDEDORES

INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO


Qu tipo de documentos fsicos maneja?
Planillas
X Cuales?
CONTROL DE PEDIDOS
Formatos
X Cuales?
VENTAS Y RECIBOS DE CAJA
Otros
Cual?
Qu tipo de informes genera?
Indicadores
Cuales?
Informes
Cuales?
Listados
Cuales?
X
Otros
Cual?
Quin provee la informacin?
Jefe inmediato
X
Ventas
Contabilidad

INVENTARIOS COSTOS, COMPRAS

Gerencia General
Sistemas
Otro

Cual?

En donde se encuentra la informacin soporte de los informes?


Archivo (fsico)
Cuales?
Programas
X Cuales?
LISTADOS DE PRECIOS, INVENTARIO

ACTUALIADO

Otros

Cual?

Cmo procesa la informacin?


Digitacin
Procesar bases de datos
X

Como?
Como?

Otros

Cual?

INGRESAR INFORMACIN DE
CLIENTES, COMPRAS Y VENTAS

A quien le entrega la informacin procesada?


Jefe inmediato
Gerencia General
X
Ventas
Sistemas
X
Contabilidad
Otro

X
Cual?

135

ACCESO DEL USUARIO A LOS PROGRAMAS


Qu tipo de programas se deben manejar en el cargo para el cumplimiento de
sus funciones?
OPEN OFFICE
Para que?
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

Qu informacin?

Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET

Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema

Para que?

DEFICIENCIAS DE LOS PROGRAMAS


OPEN OFFICE
Procesador Texto
Hoja Calculo
Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte

136

mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Nombre encuestador

RAFAEL HERNANDEZ

JEFE DE AREA

JEFE INMEDIATO

Vo.Bo

Vo.Bo

Fecha

04-11-03

GERENTE GENERAL

Vo.Bo

137

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