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DE AGOFER LTDA.
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA ESTRATGICA
CHA, CUNDINAMARCA
2004
Director
Dr. Johny Mahecha
Ingeniero Civil Universidad de Los Andes
Maestra en Administracin Universidad de Los Andes
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA ESTRATGICA
CHA, CUNDINAMARCA
2004
Salomn Frost
Director de postgrados
Johny Mahecha
Director de Tesis
Juan Guillermo
Rafael Humberto
AGRADECIMIENTOS
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ........................................................................ 13
OBJETIVOS ............................................................................... 15
1.
1.1.
ANTECEDENTES ....................................................................... 17
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.3.
1.3.1.
1.3.2.
1.3.3.
1.3.4.
2.
2.1.
ANTECEDENTES ....................................................................... 39
2.2.
2.3.
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
2.3.4.
reas de apoyo............................................................................45
2.4.
3.
DE LA EMPRESA ........................................................................ 49
3.1.
3.1.1.
Infraestructura de Hardware..........................................................49
3.1.2.
3.1.3.
3.2.
Infraestructura de Comunicaciones.................................................53
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
4.
DIAGNSTICO
CRTICO
DE
LOS
SISTEMAS
DE
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN............................................ 62
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
reas de apoyo............................................................................68
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
5.
ESTRATEGIAS
PARA
OPTIMIZAR
LOS
SISTEMAS
DE
INFORMACIN .......................................................................... 78
5.1.
5.2.
5.3.
5.3.1.
5.3.2.
Sistemas DSS..............................................................................90
5.4.
5.5.
6.
GLOSARIO ........................................................................ 97
LISTA DE ANEXOS
Anexo No. 1 - Estructura Funcional Agofer Ltda. ................................... 104
Anexo No. 1.1. Estructura Territorial Agofer Ltda. ................................ 105
Anexo No. 2 Cadena de Valor.......................................................... 106
Anexo No. 3. Diagramas de Flujo ...................................................... 107
Anexo No. 3.1. Proceso de Venta de Productos rea de Ventas ............ 107
Anexo No. 3.2. Proceso de Compra de Materiales rea de Compras ..... 108
Anexo No. 3.3. Proceso de Caja Menor rea de Compras ................... 109
Anexo No. 3.4. Proceso de Pago de Fletes rea de Compras ............... 110
Anexo No. 3.5. Proceso de Reclasificacin por cambio en la presentacin del
Producto rea de Compras ............................................................. 111
Anexo No. 3.6. Proceso de Verificacin de Inventarios (Conteo) rea de
Logstica Interna.............................................................................. 112
Anexo No. 3.7. Proceso de Devoluciones del Cliente rea de Logstica
Interna........................................................................................... 113
Anexo No. 3.8. Proceso de Nomina rea de Apoyo (Contabilidad)........ 114
Anexo No. 3.9. Proceso de Conciliacin Diaria de Caja rea de Apoyo
(Tesorera)...................................................................................... 115
Anexo 4. Encuestas para la descripcin del procesamiento de informacin
por cargo........................................................................................ 116
Anexo No. 4.1. Descripcin del procesamiento de informacin del Gerente
General .......................................................................................... 116
Anexo No. 4.2. Descripcin del procesamiento de informacin del Director de
Sistemas ........................................................................................ 121
Anexo No. 4.3. Descripcin del procesamiento de informacin del Contador
..................................................................................................... 126
10
LISTA DE CUADROS
Cuadro No. 1 Factores Crticos rea compras ...................................... 85
Cuadro No. 2 Factores Crticos rea ventas ......................................... 86
Cuadro No. 3 Factores Crticos rea comercial ..................................... 87
Cuadro No. 4 Factores Crticos rea de Logstica Interna....................... 88
Cuadro No. 5 Factores Crticos reas de apoyo .................................... 89
11
LISTA DE GRAFICAS
Grafica 1 - Sistema de Informacin ...................................................... 20
Grfica No. 2 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema TPS ...................................................................................... 30
Grfica No. 3 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema OAS ..................................................................................... 31
Grafica No. 4 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema KWS..................................................................................... 33
Grafica No. 5 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema MIS ...................................................................................... 34
Grafica No. 6 - Caractersticas del procesamiento de informacin en un
sistema DSS ..................................................................................... 36
Grafica No. 7 Caractersticas del procesamiento de informacin en un sistema
ESS ................................................................................................. 38
12
INTRODUCCIN
AGOFER LTDA. es una empresa comercializadora de materiales para la
construccin y la industria metalmecnica. Heredera de una tradicin
ferretera de ms de 100 aos, hoy en da es una de las empresas lderes
del mercado y una de las mayores distribuidoras de siderrgicas y
fbricas de productos de Acero del Pas. Cuenta con 5 sucursales
distribuidas en el territorio nacional en las ciudades de Bogot, Cali,
Pereira, Buga y Cartagena.
Los sistemas de informacin juegan un papel clave en la compaa,
teniendo en cuenta que es un negocio comercial con ventas al detalle,
compras a mltiples proveedores y ubicaciones geogrficas dispersas de
puntos de venta. Aunque la alta gerencia es conciente de este hecho, los
sistemas de informacin existentes en la empresa se han construido y
adecuado progresivamente conforme la empresa ha crecido. Las
operaciones bsicas de la empresa se encuentran sistematizadas con un
software comercial, pero no hay herramientas gerenciales y estratgicas
definidas claramente. Tampoco se ha realizado un estudio de las
necesidades de la empresa y los lineamientos para el desarrollo de los
sistemas a futuro de manera coordinada y acorde a los objetivos
estratgicos de la organizacin. Este trabajo pretende dejar ese camino
demarcado para que en adelante la empresa sepa exactamente como
integrar sus sistemas y cuente con un documento estratgico que
determine
unos
lineamientos
para
transformar
los
sistemas
de
13
14
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Realizar
un
diagnostico
critico
de
los
sistemas
de
informacin
la
alta
media
gerencia
para
determinar
que
nivel
de
15
16
1. MARCO TERICO1
1.1. ANTECEDENTES
Hasta hace algunos unos aos la informacin no se consideraba activo
importante de una compaa, as como el proceso administrativo se
consideraba ms un arte personal que una ciencia. Tres grandes
cambios en el mundo marcaron la forma tradicional de ver los negocios
y le dieron importancia a la informacin y al conocimiento de sus
empleados. El primero es el surgimiento y fortalecimiento de las
compaas globales, el segundo, la transformacin de las empresas de
servicios basadas en conocimiento e informacin y el tercero la
transformacin de la empresa de negocios.
La globalizacin trajo consigo la administracin y control de un
mercadeo global, la ampliacin de la competencia local a mercados
mundiales, grupos de trabajo globales, negocios en Internet, entregas
locales, entre otros muchos cambios. Estos factores obligaron a las
compaas a desarrollar sistemas de informacin y comunicacin que
proporcionen el control y la flexibilidad suficientes para manejar
negocios a escala global, en tiempo real.
Las grandes potencias mundiales pasaron de ser economas de
produccin
economas
de
servicio
basadas
en
informacin
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin.
17
coordinar
y dirigir,
lo
que
llev
contemplar estructuras
con
bajos
costos
de
transaccin
coordinacin,
continuacin
vamos
profundizar
sobre
la
importancia
el
18
sistema
de
informacin
es
una
solucin
organizacional
Los sistemas de
organizacionales,
soportar
las
estrategias
en
cuanto
de la misma,
interrelacionados,
que
rene,
procesa,
almacena
son:
estadsticas,
recursos
humanos,
financieros,
activos,
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 7
19
Proveedores
La organizacin
SISTEMA DE INFORMACION
Entrada
Procesamiento
Salida
Retroalimentacin
Agencias
Reguladoras
Accionistas
Competidores
Laudon Kennet , Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 7
20
basados
en
normas
preestablecidas
aceptadas,
as
como
en
hardware
software
para
procesar
diseminar
Tecnologa de Informacin5
Laudon Kennet , Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 8
21
22
El hardware, como
compaa
no
puede
La implementacin de tecnologa en
obedecer
factores
como
la
moda
el
cumplimiento
de
su
objetivo
principal
que
es
la
6
7
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 12
Ibd., Pg. 12
23
1.2.3.
Tecnologa de Comunicaciones
Internet8
Una razn por la cual los sistemas de informacin juegan un rol tan
amplio en las organizaciones y afectan a tanta gente es por el poder
extraordinario y la disminucin de los costos de la tecnologa de los
computadores. La ms grande y ms usada red de comunicaciones es
Internet, que conecta diferentes redes de ms de 200 pases alrededor
del mundo. Ms de 400 millones de personas trabajando en ciencias,
educacin, gobierno y empresas usan Internet
para intercambiar
universalmente
aceptado
de
estndares
para
almacenar,
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 16
24
reducidos
como
universidades
organizaciones
gubernamentales.
Intranet utiliza tecnologa y medios de
entre
empleados,
incrementar
la
productividad
25
El
primero,
especializado
para
mediante
el
programadores
uso
con
del
lenguaje
experiencia.
UNIX,
El
ms
segundo,
compaa son:
Teletrabajo, acceso remoto y fcil navegacin ya que es 100% Web
based.
26
permitiendo
los
usuarios
obtener
informacin
la
informacin
en
forma
general,
grupos
individualmente.
Acorta tiempos porque facilita la comunicacin interna y el acceso al
conocimiento.
Ahorra
costos
en
papel
de
impresin
porque
maneja
todo
el
control
interno
de
comunicacin
dentro
de
organizaciones,
las
la
informacin
mejora
ofreciendo
la
ayudas
27
Laudon Kennet , Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall., Pg. 38
28
Apoyan
las
actividades
de
Estos sistemas
gran volumen de
informacin.
de
las
funcionalidades,
permitiendo
contar
con
Cohen Daniel, Sistemas de informacin para la toma de decisiones, 2da edicin Pg. 6.
29
Procesamiento
Clasificacin
Listado
Compaginacin
Actualizacin
Salida
Informes
detallados
Listas
Resmenes
Usuarios
Personal Operativo, supervisores
30
organizacin.
1.3.2.
el
trabajo
diario,
agiliza
tareas,
apoyando
actividades
de
Entrada
Documentos
Programas
Procesamiento
Salida
Admn. de
documentos
Programacin
Documentos
Comunicacin
Correos
Programas
Usuarios
Personal de Oficina
31
proveedores,
reguladores
gubernamentales
auditores
externos.
El trabajo profesional con informacin sigue girando en torno a
documentos y a la oficina tpica, sin embargo los sistemas de
automatizacin
de
oficina
han
minimizado
el
uso
del
papel,
de
conocimiento
de
una
organizacin
se
denomina
programas
en
algunas
empresas
son
manejados
por
un
11
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 42
32
interno
estructurado
como
son:
manuales,
Entrada
Diseos
Especificaciones
Procesamiento
Modelado
Simulaciones
Salida
Diseos y
graficas
Usuarios
Staff tcnico y profesionales
1.3.3.
33
Entrada
Procesamiento
Altos volmenes
de datos
Modelos simples
Informes rutinarios
Anlisis de bajo nivel
Datos de
transacciones
resumidas
Salida
Informes
sinpticos y de
excepciones
Modelos simples
Usuarios
Administradores de nivel medio
los
semiestructuradas
administradores
y
no
en
estructuradas,
la
toma
nicas,
de
o
que
decisiones
cambian
12
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 44
34
Laudon Kennet, Laudon Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Prentice Hall. Sexta edicin. Pg. 44
35
Entrada
Procesamiento
Interactivo
Simulaciones y
anlisis
Datos de bajo
volumen
Grandes bases de
datos optimizadas
para el anlisis
Salida
Anlisis de
decisin
Informes
especiales
Respuestas a
consultas
Modelos analticos
Herramientas para
anlisis de datos
Usuarios
Profesionales, administradores adjuntos.
36
1.3.4.
37
Entrada
Salida
Procesamiento
Datos acumulados
externos e internos
Grafico
Interactivo
Simulaciones
Proyecciones,
respuestas o
consultas
Usuarios
Alta Gerencia y Administradores de nivel superior.
38
2. AGOFER LTDA
2.1. ANTECEDENTES
Agofer Ltda. es parte de una tradicin familiar ferretera que data desde
1905 cuando el Sr. Jos Gmez Quijano transforma el almacn de
abarrotes de su to en un almacn especializado para venta de
herramientas y materiales de construccin, bautizndolo con el nombre
de NOGO (QuijaNO-Gmez), que corresponda a la direccin telegrfica
del almacn ubicado en San Vicente, Santander, cerca de la poblacin
de ZAPATOCA de donde es oriunda la familia Gmez.
La empresa se extendi rpidamente a Zapatoca, Bucaramanga, San
Gil, Sogamoso y por ltimo hizo su ingreso a la Capital de la Repblica
en los aos 40, esto debido a la habilidad comercial de su fundador
quien fcilmente logr buscar y aprovechar las oportunidades de
negocio en diferentes mercados. En 1948 y debido a la violencia poltica
que tuvo como mxima expresin en el BOGOTAZO la empresa regres
a Bucaramanga y se cerraron varios establecimientos que en ese
entonces ya eran prsperos negocios especializados en importar
materiales de acero.
39
Pasto y
Como distribuidor
precios,
Agofer
Ltda.
ha
logrado
desarrollar
una
ventaja
40
Las reas se
Por ser
41
cuenta con 5
Esta estructura le ha
los
Mientras
que
las
actividades
de
apoyo
son:
Sistemas,
42
2.3.1.
rea de Compras
Proceso
compras:
9 Ordinarias: cuando se trata de reposicin de inventario
9 Extraordinarias: cuando se realizan compras grandes de productos
que posiblemente se tienen en existencia, obedeciendo a factores
tales
como
futuras
alzas
en
el
precio
negociaciones
con
43
entre otros.
rea de Ventas
se realiza en el rea de
44
reas de apoyo
Contabilidad
La contabilidad de la empresa se encuentra centralizada en la ciudad de
Cali, aunque los registros contables se llevan en el da a da en las
sucursales. La consolidacin de los estados financieros se hace en el
departamento de contabilidad de la sucursal principal.
45
el registro de las
46
de propiedad
47
que
48
Infraestructura de Hardware
sistema TPS y otro para Intranet. Cada sucursal cuenta con uno de
cada clase, excepto la sucursal de Cartagena en donde uno solo
realiza ambas funciones.
El Servidor del sistema TPS (Uno 7.2-Uno 5.0): Es el encargado de
operar y almacenar las operaciones diarias del negocio, se compone
de las siguientes partes:
49
b. Computadores
Personales:
Algunos
cargos
requieren
de
c. Terminales Brutas:
50
f.
Equipos
de
comunicaciones
(ver
infraestructura
de
comunicaciones)
9 Mdems: Se utilizan uno o dos mdems por sucursal para la
conexin a Internet.
9 Concentradores de red (HUB o switch): Integran los equipos en
red y los conectan con el servidor del sistema TPS
g. Equipos no incluidos en este anlisis
Telfonos Celulares
Equipos de Fax
51
Servidores
virtuales
en
Internet:
agofer.com
de
Intranet
informacin
en
Internet
(ver
infraestructura de comunicaciones)
3.1.2.
Polticas de Hardware
Adquisicin:
Se
compran
equipos
de
acuerdo
las
52
3.1.3.
A
Infraestructura de Comunicaciones
continuacin
se
detallaran
los
diferentes
componentes
de
la
Red de rea local: La Red de rea local esta conformada por los
computadores que se usan como estaciones de trabajo y por el
servidor de la Intranet que a su vez se une al servidor del TPS, esta
red permite a los usuarios usar los perifricos como el Modem y las
impresoras para todos los equipos, as como compartir informacin,
acceder archivos, etc.
Conexin a Internet
Un equipo de cada sucursal se conecta a Internet; este equipo hace las
funciones de puerta de enlace (permitiendo a los dems equipos de la
red local accesar a Internet), y de firewall o cortafuegos (impidiendo a
53
la
pgina
de
Internet
se
adquiri
el
uso
del
correo
54
@agofer.com.co,
este
correo
empresarial
se
utiliza
para
las
55
Mdulo
contable:
Registra
soportes
contables
en
el
da
da,
permite
mantener
actualizado
el
manejo
de
bancos,
contables
56
movimiento
de
cuenta,
consultas,
control
de
cupos
datos para
57
aplicacin
que
permite
la
fcil
creacin
de
58
materiales
de
ventas
marketing.
Permite
la
permite
una
publicacin en Web.
alta
compatibilidad
para
la
impresin
informacin
consolidacin
una
gerencial
presentacin
con
un
grado
adecuada
que
importante
permita
de
tomar
59
vendedor,
60
61
62
Una vez identifica la esencia del cargo, deber definir cuales son
sus Factores Crticos de xito o las actividades que generan valor
a la compaa.
c. Contexto del cargo: Ubicacin del cargo dentro de la estructura
organizacional,
jefe
directo,
pares
cargos
que
dependen
directamente de l.
d. Tipo de documentos que maneja.
e. Informacin de manejo del cargo:
9 Para los cargos operativos, que tipo de informacin genera?
(indicadores, reportes, listados)
9 Para los cargos administrativos: que indicadores genera
f. Quien le provee informacin
g. A quien provee informacin: clientes internos y clientes externos.
h. En donde encuentra la informacin soporte de los informes o
indicadores que genera.
i. Cmo procesa la informacin que maneja?
j. Uso de los sistemas de informacin y en que funcin especfica:
9Open Office
9Sistema Uno
63
9Intranet
9Internet
informacin.
4.2. SISTEMAS DEL NIVEL OPERATIVO
En general el Sistema Uno cubre la gran mayora de las funciones de un
TPS en la empresa, en l se elaboran directamente la mayora de las
transacciones diarias y es el sustento operativo de la compaa.
Actualmente la versin en funcionamiento es la
7.2.
El Sistema Uno
64
rea de Compras
enviada de forma
65
De
66
4.2.2.
rea de ventas
67
despachada.
Sin embargo
registro de
reas de apoyo
Contabilidad
En el rea contable se manejan los siguientes mdulos del Sistema
UNO: Pagos, conciliacin bancaria, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, mdulo bsico o de control contable y de amortizaciones.
68
y se descart
69
manera
considerado dispendioso ingresar los rubros uno a uno por sucursal por
mes.
El levantamiento de informacin permiti detectar las siguientes
falencias:
70
clculos.
de
cumplimiento
de
normas
contables
laborales
71
beneficios del
Sistema UNO:
El software permite la utilizacin de computadores o terminales como
generadoras primarias de las operaciones, esto brinda flexibilidad y
en lo que respecta a las terminales, disminuye el costo de apertura
de nuevos puntos de transacciones y nuevas sucursales. Las
transacciones alimentan en lnea (es decir en tiempo real) a las bases
de datos de inventarios y al sistema contable.
Es importante destacar la confiabilidad del sistema, pues las fallas
inherentes al funcionamiento del mismo son mnimas con respecto al
volumen de transacciones que se manejan. Sin embargo como se
menciono anteriormente en las interfaces diarias se genera un riesgo
de prdida de informacin.
El sistema permite niveles de seguridad de acuerdo a claves
otorgadas a cada usuario brindando cierta garanta en el manejo
diario. Sin embargo la parametrizacin de algunos niveles de
72
73
74
75
4.6. DIAGNOSTICO
DE
LA
INFRAESTRUCTURA
DE
COMUNICACIONES
Al hacer un seguimiento de la operacin diaria en las sucursales, surgen
varios sntomas de problemas:
a. Los equipos linux pueden ser administrados remotamente por el jefe
de sistemas, para actualizar programas de la Intranet, o para corregir
errores que se puedan presentar. Sin embargo, la conexin desde la
central de sistemas en Bogot a Internet, as como la conexin de la
sucursal a Internet son algo lentas para ciertos tipos de operaciones:
transferir directamente archivos grandes, o tener acceso a la interfaz
grfica de
76
evitar
mantener
ocupada
la
lnea
cuando
no
se
est
77
78
existe
una
necesidad
clara
llevar
un
control
que
debe
emitirse
una
instruccin
clara
de
la
optimice
el
proceso,
incluyendo
el
manejo
de
pedidos
79
es
de
facturacin
en
bodega
ordenes
de
venta,
80
Los desarrollos en Intranet que van a suplir las falencias del actual
sistema TPS o Sistema Uno, tendrn como factor clave la capacidad de
consolidar los datos y apoyar decisiones concernientes a todas las
sucursales, esto ser posible tambin gracias al mejoramiento propuesto
para las comunicaciones, los sistemas TPS se seguirn utilizando como
en la actualidad pero modificando procesos claves para la empresa que
se harn de manera centralizada desde la principal y utilizando las
conexiones permanentes o semipermanentes a Internet y entre las
sucursales.
5.2. SISTEMAS DEL NIVEL DE CONOCIMIENTO
En cuanto a los sistemas OAS, se sugiere darle prioridad al proceso de
actualizacin a Open Office, porque en la actualidad hay versiones
nuevas y viejas en uso que generan inconvenientes en algunos casos.
Se propone adicionalmente
81
Sistemas KWS
Es
de
gran
importancia
fortalecer
el
rea
de
recopilacin
de
tcnicos
bajo
su
comerciales,
que
correspondiente
deben
estar
clasificacin.
en
Dentro
formato
de
los
La entrada a esta rea debe estar controlada como toda la Intranet por
un protocolo de claves que permita el acceso de cierto tipo de
empleados a cada tipo de documento segn la clasificacin que se
82
La principal falencia
83
As como la
84
Factor Crtico
Objetivo
Ventas
Unidad de
medida
Millones de pesos
perdidas por
en ventas.
faltantes de
producto
Millones de pesos
de productos
en ventas.
85
Factor Crtico
Objetivo
Unidad de
medida
Nmero de
El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas, total
sucursal y lnea de productos.
Cuadro No. 2 Factores Crticos rea ventas
Factor Crtico
Crecimiento
Objetivo
Unidad de
medida
Aumento del 20% en el volumen % crecimiento
de mercado
Rotacin de
Millones de pesos
cartera
en 20 das
en das de venta
con vencimiento
86
Factor Crtico
Objetivo
Unidad de
medida
Mantener las ventas crdito con ventas crdito
vencimiento superior a 180 das con vencimiento
por debajo del 0.3% de las
superior a 180
% de clientes
clientes
bloqueados con
cartera al da
Clientes con
Clientes que
venta cero
registran venta
cero durante el
mes
El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas, total
sucursal y totales por vendedor, algunos requieren detalle por lnea de
producto.
Cuadro No. 3 Factores Crticos rea comercial
Factor Crtico
Crecimiento
Objetivo
enIncrementar
el
21%
en
Unidad de
medida
elVariacin vs. ao
productos
nacionales
en
toneladas.
87
Factor Crtico
Objetivo
Crecimiento en Incrementar
7.5%
en
Unidad de
medida
elVariacin vs. ao
Variacin vs. ao
anterior en
Variacin vs. ao
anterior en
toneladas.
El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas, total
sucursal y por lnea de producto.
Cuadro No. 4 Factores Crticos rea de Logstica Interna
Factor
Crtico
Tiempos
Objetivo
Unidad de
medida
deMantener el tiempo de esperaPromedio
en
espera
minutos
Bodega
de
tiempo de espera
por transportador
Errores
despachos
enMinimizar
despachos
los
errores
de
mercanca
enMillones de pesos
a
88
El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas y total
por sucursal.
Cuadro No. 5 Factores Crticos reas de apoyo
Factor
Crtico
Control
gasto
Objetivo
Unidad de
medida
deMantener la ejecucin del gasto% ejecucin del
en 83%.
presupuesto
asignado.
el
gasto
total
10%
gastos
vs.
(30
ferreteras
ms
deDeterminar
el
nmero
personal
de
Rotacin
deCantidad
deDeterminar
de
trabajo
la
rotacin
de%
del
total
de
empleados.
El nivel de detalle requerido para estos objetivos es: Total pas y total
por sucursal.
Desarrollo en Intranet
Se propone desarrollar en Intranet un mdulo de indicadores por rea,
el cual debe permitir la actualizacin de los resultados a diario o
mensual, segn la necesidad de los usuarios y el objetivo del indicador.
89
Sistemas DSS
90
nivel
estratgico
la
compaa
debe
contar
con
un
mdulo
91
Desarrollos en Internet
Es importante resaltar que dentro del esquema de negocio de la
empresa, el manejo de los clientes es personalizado por parte de los
vendedores lo que constituye una ventaja importante que puede
optimizarse a travs de la tecnologa.
Para la pgina Web de la empresa se propone, adems de la informacin
promocional e institucional existente,
del
sector,
innovaciones,
nuevos
desarrollos
en
92
materiales
mtodos
constructivos,
lanzamiento
de
nuevos
93
Evolucin
Conversatorios:
9 Acontecimientos del mercado (general)
9 Editorial mensual de gerencia
9 Evaluacin de resultados por sucursal mensual (privado socios,
gerencia, administrador)
9 Evaluacin de metas en el capital de trabajo por sucursal
mensual (privado socios, gerencia, administrador)
9 Temas internos de contabilidad, personal, administrativos.
9 Pgina de revisora fiscal
Pgina del fondo de empleados con estado de cuenta y noticias del
fondo.
5.5. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES
94
impiden
el
desarrollo
de
nuevas
alternativas
en
comunicaciones.
Se debe estudiar la posibilidad, por ejemplo, de voz-sobre-IP (VoIP, por
sus siglas en ingls), que es una tecnologa que permite la comunicacin
de voz por el mismo canal de acceso a Internet, utilizando telfonos
especiales o incluso telfonos normales, conectados a enrutadores
especiales en el conmutador telefnico, es decir, sin utilizar el
computador.
95
es viable
permanente
Internet,
preferiblemente
utilizando
96
6. GLOSARIO
Servidor: Computador central de un sistema de red que provee
servicios y programas a otras computadoras conectadas. Sistema que
proporciona recursos (por ejemplo, servidores de archivos, servidores
de nombres). En Internet este trmino se utiliza muy a menudo para
designar a aquellos sistemas que proporcionan informacin a los
usuarios de la red.
Procesador: Conjunto de circuitos lgicos que procesa las instrucciones
bsicas de un computador
Backup: Copia de seguridad. Copia extra de los datos de un ordenador.
Generalmente se realiza en un medio de almacenamiento externo, como
disquete, CD o ZIP, pero tambin se puede realizar en un ordenador
remoto.
Red: Es un conjunto de dos o ms computadoras interconectadas entre
s.
Cortafuegos: Caracterstica de un servidor que permite conectar una
red local a Internet y al mismo tiempo impide el acceso de usuarios no
autorizados a la red local por medio de Internet. Tambin puede ser un
equipo dedicado a esta funcin.
97
98
99
CONCLUSIONES
9 Existe una gran distancia entre el enfoque terico de los sistemas de
informacin y la realidad prctica encontrada en Agofer Ltda.
La
100
101
factores
pueden
externos
la
compaa.
No
limitarse
la
102
BIBLIOGRAFA
HERNNDEZ Sampieri Roberto, FERNNDEZ Collado Carlos y BAPTISTA
Lucio Pilar.
Metodologa de la Investigacin.
Editorial Mc Graw-Hill,
1998
SENN, A James. Anlisis y diseo de Sistemas de Informacin. Segunda
edicin. Mc Graw-Hill, 1993
DAVIS, B Gordon. OLSON, H Margrethe.
Sistemas de Informacin
Fundamentos de Programacin.
Segunda edicin.
McGraw-Hill, 1996
CASTELLANOS, A Horacio.
Sistemas
de
Informacin.
Documentacin y estandarizacin de
Universidad
Nacional
de
Colombia.
Management
Information
Editorial
103
ANEXOS
Anexo No. 1 - Estructura Funcional Agofer Ltda.
Junta Directiva
Revisora Fiscal
Gerencia General
Compras e
importaciones
Administrador
sucursal Cali
Comercial
Administrador
sucursal Bogot
Administracin
Sistemas
Administrador
sucursal Buga
Administrador
sucursal Pereira
Administrador
sucursal
Cartagena
104
Gerencia General
Administrador
Sucursal
Logstica
Ventas
105
106
Ventas
Tesorera
Logstica Interna
INICIO
Imprime factura
Verifica copia
factura, cantidad
y referencia
Negociacin
vendedor
cliente
Elabora recibo
de caja
Realiza conteo de
los materiales a
entregar al cliente
Cierre de venta
Elaboracin de
factura
Registra nmero
de factura segn
cliente
Coordina cargue
en el camin
transportador
Forma de
pago
crdi
to
efect
ivo
Informa a
contabilidad
Recibe el
pago
Verifica en
sistema vr
consignado vs.
vr de la factura
Cancela la
factura en
sistema
CONTABILIDAD
Relaciona en una
planilla el
movimiento
bancario (pago
clientes crdito)
Elabora e
imprime recibo
de caja.
Entrega copia
recibo de caja a
cliente
Entrega copia
factura a
Bodega
Archiva copia
ventas
Detecta
faltante
materiales
no
si
Registra en la factura
(ver proceso
reclasificacin productoanulacin factura)
Registra V.B en
la factura
Autoriza salida
del camin
FIN
107
Comercial
Bodega
INICIO
Compras
Recibir de mercanca.
Revisin peridica de
existencias
Registra en el sistema
la mercanca
Verifica cant y
referencia contra
remisin o factura
Decidir
tipo de
compra
Paga
flete
no
Descargue y conteo de
materiales
si
Decidir
cantidad a
comprar
no
Realiza ajuste
si
Registra faltante
en recibo de
mercanca
Seleccionar
proveedor
Tiene
descuento
no
nuevo
antiguo
Realizar
cotizaciones
si
Elabora entrada
de mercanca
Registra Descuento
Da VB a la factura
Escoger proveedor
Entrega a contabilidad
factura, entrada mercanca,
remisin, entrega de
almacn,
Pago flete, descuento,
ajuste
Realizar orden de
comprar por Intranet
Registra en el formato
control de entradas de
almacn
Evaluar precio /
proveedor
Efectuar
negociacin
FIN
108
Gerencia
Compras
Contabilidad
INICIO
Define y autoriza
el monto
preestablecido
Evala el gasto,
autoriza pagos
menores a
$20.000
Verifica Soportes
Autoriza orden de
pago a caja
Diligencia formato,
solicitud de
anticipo.
Entrega el dinero
al solicitante.
Verifica soportes
Tesorera
Entrega el valor
correspondiente
Toma firma de
recibido
Autoriza
reembolso
FIN
Adjunta
documento
soporte de la
compra (factura)
Realiza
conciliacin
Solicita reembolso
109
Transportador
INICIO
FIN
Verifica motivo
Contabilidad
Compras
Elabora orden
de pago
Ubica en
contabilidad
factura soportes
de la entrega de
materiales
Entrega orden al
Administrador
para autorizar
pago
Anexa factura
de fletes.
Administracin
Informa a
contabilidad para
el pago
Recibe orden
de pago
Aprueba
el pago
no
si
Pendiente hasta
completar
documentos
Tesorera
Realiza el pago de
fletes al
transportador
Entrega orden de
pago autorizado a
caja
FIN
110
Ventas
INICIO
Logstica interna
Diligencia formato
de cambio
presentacin
Verifica
existencias de
productos en
sistema
Solicita cambio en
la presentacin
Realiza el cambio,
en la
presentacin,
corte, reempaque.
Informa
verbalmente a
compras
Compras
Ingresa producto
terminado, cant y
referencia.
Ingresa el
consumo del
producto
Verifica que la
cantidad inicial se
descargu del
inventario, e
ingrese la nueva
presentacin.
FIN
111
Logstica Interna
Analista Inventarios
Administracin
Jefe de Bodega
INICIO
Realiza conteo
fsico segn
referencia
Registra la
cantidad
contada en el
listado.
Compara conteo
contra registro en la
aplicacin (inventarios)
Verifica motivo de
faltantes
Autoriza
descuento a
empleado
Informa a
Contabilidad
novedad de
descuento
Detecta
diferencias
no
si
Contabilidad
Registra
novedad
FIN
Solicita nuevo
conteo
Realiza ajuste, verifica
causa e informa a
Administracin
Da VB y archiva
FIN
112
Cliente
Logstica Interna
INICIO
Verifica cantidad y
estado
Solicita
devolucin
Diligencia
devolucin de
mercanca
Contabilidad
Registra en la
aplicacin una
devolucin o nota
de factura.
Imprime
documento
Ventas
Registra el
nmero de factura
al que
corresponde el
material
Evala
condiciones de
devolucin
Anexa a la
factura
FIN
Aprueba
no
si
Informa a
Bodega
FIN
Registra el
nmero de factura
al que
corresponde el
material
Almacena
mercanca
FIN
113
Contabilidad
Administracin
INICIO
Elabora la nomina
quincenal en hoja de
calculo
Verifica y da
Vo.Bo
Tesorera
Cancela a cada
empleado el
valor
correspondiente
Toma firma de
recibido
Verifica y
organiza
sopotes
Elabora soporte de
pago, e imprime
Imprime
listado
Registra
novedad
Verifica,
contabiliza
FIN
114
Tesorera
Administracin
Verifica arqueo
INICIO
Totaliza ventas
de contado.
Verifica soportes
Cuadre de caja
con movimiento
en efectivo y
soportes
Archivo
Archiva
documentos
FIN
Totaliza ventas
crdito. Verifica
soportes
Totaliza ordenes
de pago (fletes,
materiales,
nomina,
comisiones, etc.)
Elabora formato
arqueo caja
115
GERENTE GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
rea
BOGOT
CORPORATIVO
Frecuencia
no
alta
media
baja
Clientes Internos
Clientes Externos
1 CLIENTES
1 ADMINISTRADOR DE CADA SUCURSAL
2 PROVEEDORES
2 JEFES DE REA
3 COMPETENCIA
3 JUNTA DIRECTIVA
Funciones bsicas:
1 EVALUAR, DEFINIR Y OPTIMIZAR
2 DEFINIR Y CONTROLAR EL GASTO ADMINISTRATIVO Y DE INVERSIN.
3 REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIN Y AUTOMATIZACIN DE
4
5
PROCESOS
SEGUIMIENTO Y CONTACTO PERMANENTE CON CLIENTES PARETO
REALIZAR SEGUIMIENTO ROTACIN DE CARTERA
DESARROLLAR Y EVALUAR NUEVOS PROVEEDORES Y PRODUCTOS
116
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE GENERAL
Gerencia General
Sistemas
Otro
X
Cual?
Como?
Como?
Cual?
N/A
N/A
N/A
117
INTERNOS Y EXTERNOS
TABLAS DINMICAS
PRESENTACIONES POWER POINT
FOLLETOS PARA CLIENTES
X
X
X
SISTEMA UNO
Qu informacin?
C
C
C
C
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Para que?
C
C
C
C
C
C
118
SISTEMA UNO
Compras
Logstica
Interna
Contabilidad
119
INTERNET
Nombre encuestador
RAFAEL HERNNDEZ
JEFE DE REA
JEFE INMEDIATO
Vo.Bo
Vo.Bo
Fecha
04-11-2003
GERENTE GENERAL
Vo.Bo
120
DIRECTOR DE SISTEMAS
GERENTE GENERAL
rea
BOGOT
CORPORATIVO
Frecuencia
no
alta
media
baja
Clientes Internos
1
2
Clientes Externos
1
CLIENTES
Funciones bsicas:
1 GARANTIZAR EL OPTIMO FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE
2
INFORMACIN
ATENCIN Y SOLUCIN DE EVENTOS EN LOS PROGRAMAS
121
3
4
5
6
GERENTE GENERAL
Director Sistemas
Director Comercial
EQUIPOS
Otros
Cual?
Otros
Cual?
X
Cual?
Como?
Como?
CONVERTIRLAS EN TABLAS
122
Otros
Cual?
DINMICAS O INFORMES
GERENCIALES.
INTERFASES.
REA QUE
SOLICITO LA
INFORMACIN.
Qu informacin?
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Para que?
C
C
C
C
C
Marcar (C) si es consulta o (A) si alimenta el sistema
C
C
C
C
C
C
BUSCAR INFORMACIN SOBRE: EQUIPOS,
SOFTWARE, NUEVAS TECNOLOGAS,
CLIENTES, PROVEEDORES, LEGISLACIN.
NORMATIVIDAD. ETC.
ACTUALIZACIN REMOTA DE LA INTRANET.
123
SISTEMA UNO
INTERNET
1. AUNQUE
SE
PUEDEN
ACTUALIZAR
REMOTAMENTE, DEPENDEN DE LA CONEXIN
A INTERNET, QUE NO SIEMPRE ES OPTIMA.
2. EL
SISTEMA
PERMITE
NIVELES
DE
SEGURIDAD
DE
ACUERDO
A
CLAVES
OTORGADAS A CADA USUARIO BRINDANDO
CIERTA GARANTA EN EL MANEJO DIARIO.
SIN EMBARGO LA PARAMETRIZACIN DE
ALGUNOS NIVELES DE SEGURIDAD NO SON
LO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLES PARA
MODIFICARLOS SEGN LA NECESIDAD Y EL
PERFIL DEL USUARIO.
1. LOS
EQUIPOS
LINUX
PUEDEN
SER
ADMINISTRADOS
REMOTAMENTE,
PARA
ACTUALIZAR PROGRAMAS DE LA INTRANET, O
PARA CORREGIR ERRORES QUE SE PUEDAN
PRESENTAR. SIN EMBARGO, LA CONEXIN
DESDE LA CENTRAL DE SISTEMAS EN BOGOT
A INTERNET, AS COMO LA CONEXIN DE LA
SUCURSAL A INTERNET SON ALGO LENTAS
PARA CIERTOS TIPOS DE OPERACIONES:
TRANSFERIR
DIRECTAMENTE
ARCHIVOS
124
RAFAEL HERNNDEZ
JEFE DE REA
JEFE INMEDIATO
Vo.Bo
Vo.Bo
Fecha
04-11-2003
GERENTE GENERAL
Vo.Bo
125
CONTADOR
ADMINISTRADOR DE SUCURSAL
rea
BOGOTA
ADMINISTRATIVA
Clientes Internos
1
2
GERENTE GENERAL
REVISOR FISCAL
JUNTA DIRECTIVA
3
Funciones bsicas:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Clientes Externos
JUNTA
DIRECTIVA
CONTADORES
DE
2
3
126
12
13
14
15
16
17
EFECTUAR EL PAGO
CONSOLIDACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN DE LAS SUCURSALES.
VERIFICACIN DE LOS REGISTROS CONTABLES
VERIFICACIN DE SOPORTES CONTABLES
CIERRE DE MES
ELABORACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
ADMN. SUCURSAL
JEFE VENTAS
CONTADOR
JEFE BODEGA
AUXILIARES
INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO
Qu tipo de documentos fsicos maneja?
Planillas
Cuales?
Formatos
X Cuales?
FACTURAS, RECIBOS DE CAJA, AJUSTES,
Otros
Cual?
Cual?
BANCOS, CAJERA,
PROVEEDORES,
ACREEDORES
127
Otros
Cual?
Como?
Como?
Otros
Cual?
INGRESA INFORMACIN AL
PROGRAMA (CONTABILIDAD)
X
Cual?
Presentaciones
Dibujo
SISTEMA UNO
Qu informacin?
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Para que?
A-C
A-C
A-C
A-C
A-C
A-C
INFORMACIN
POR
128
RAFAEL HERNANDEZ
JEFE DE REA
JEFE INMEDIATO
Vo.Bo
Vo.Bo
Fecha
04-11-03
GERENTE GENERAL
Vo.Bo
129
DESARROLLO DE PROVEEDORES
Clientes Internos
1
2
3
ADMINISTRADOR DE CADA
SUCURSAL
JEFES DE REA
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE GENERAL
Clientes Externos
1
2
3
CLIENTES CAUTIVOS
CLIENTES POTENCIALES
CLIENTES DE LA COMPETENCIA
4
Funciones bsicas:
1
DEFINIR COMPRAS POR REPOSICIN DE INVENTARIO, POR REFERENCIA,
2
3
4
5
6
7
8
9
10
130
GERENTE GENERAL
D. COMPRAS E IMP
ANALISTA
INFORMACIN MANEJADA EN EL CARGO
Qu tipo de documentos fsicos maneja?
Planillas
X Cuales?
ENTRADAS DE ALMACN, FLETES, AJUSTES
Formatos
Cuales?
Otros
Cual?
DE PROVEEDORES
CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS,
ANTICIPOS CAJA MENOR
RECLASIFICACIN
INVENTARIOS,
NOTAS
CRDITO, DEVOLUCIN SUCURSALES
LISTADOS DE PRECIOS
Gerencia General
Sistemas
Otro
Cual?
JEFE BODEGA
Como?
Como?
Cual?
Cual?
131
Qu informacin?
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Para que?
132
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Nombre encuestador
RAFAEL HERNANDEZ
JEFE DE AREA
JEFE INMEDIATO
Vo.Bo
Vo.Bo
Fecha
04-11-03
GERENTE GENERAL
Vo.Bo
133
JEFE DE VENTAS
DIRECTOR COMERCIAL
rea
BOGOTA
VENTAS
RECUPERACIN DE CARTERA
Clientes Internos
1 GERENCIA GENERAL
2
REVISOR FISCAL
CONTADOR
Clientes Externos
1 PROVEEDORES
2
CLIENTES DE AGOFER
3
3
Funciones bsicas
1 ATENDER A CLIENTES
2 VERIFICAR LA CARTERA VENCIDA
3 BLOQUEAR CLIENTES MOROSOS
4 REALIZAR REUNIONES MENSUALES CON LOS VENDEDORES
5 COMPARAR EL REPORTE DE VENTAS CON EL SISTEMA
6 CREAR ESTRATEGIAS PARA PROMOCIONES
7 APOYAR AL DIRECTOR COMERCIAL EN SU AUSENCIA
134
JEFE DE BODEGA
JEFE DE VENTAS
CONTADOR
VENDEDORES
Gerencia General
Sistemas
Otro
Cual?
ACTUALIADO
Otros
Cual?
Como?
Como?
Otros
Cual?
INGRESAR INFORMACIN DE
CLIENTES, COMPRAS Y VENTAS
X
Cual?
135
Qu informacin?
Pagos
Conciliacin Bancaria
CXC, CXP
Modulo Bsico (control
contable)
Amortizaciones
INTRANET
Estadsticas Vtas
Pagina vendedor
Capital trabajo (inventario)
Herramientas (transporte
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Para que?
136
mercanca)
Documentacin (manuales)
Administrador (servidores)
INTERNET
Nombre encuestador
RAFAEL HERNANDEZ
JEFE DE AREA
JEFE INMEDIATO
Vo.Bo
Vo.Bo
Fecha
04-11-03
GERENTE GENERAL
Vo.Bo
137