Informe Especial

C1 8 Errores Comunes en la Formulacin de Estados Financiero

INFORME ESPECIAL
8 Errores Comunes en la Formulacin
de Estados Financieros
Voces: NIC 8 Estados Financieros NIIF Normas contables NIC
17 Provisiones Deterioro Deterioro del valor del activo NIC 2
Valuacin del inventario Desvalorizacin de existencias Desvalorizacin de activos Estado de Situacin Financiera Pasivo Estimacin contable Marco conceptual para la preparacin y presentacin
de los Estados Financieros Depreciacin de activos Desvalorizacin
de activos Activo tangible.
Al revisar los fraudes nancieros que se cometieron en la dcada
pasada y de reexionar en aquellos que probablemente aparecern,
representan una motivacin adicional la de entender como los errores pueden ser detectados y corregidos durante la formulacin de
estados nancieros. Si bien existen instancias o mecanismos de control implementados por la Alta Direccin al preparar y soportar los
estados nancieros. Ser nuestro objetivo identicar aquellos errores que sean ms relevantes y que podran retrasar y quiz posponer
la emisin de los estados nancieros. No todos los involucrados en
la emisin de los estados nancieros entienden el proceso per se, sin
embargo exigen y cuestionan severamente a los resultados y como
stos fueron presentados y expuestos. De ah que, estar antes y durante el proceso mismo de formulacin de estados nancieros, es
clave para identicar y corregir errores, es por ello que las actividades de control y supervisin implementadas buscan suplir y garantizar que los estados nancieros se emiten de manera transparente y
con el debido cuidado.
El principal actor que asegura que los estados nancieros expresan la realidad econmica y nanciera de una organizacin, es la Alta
Direccin, quienes basados en su juicio y pericia profesional, se involucran en la formulacin de los estados nancieros incorporando
en ellos su apreciacin sobre la situacin econmica de la organizacin a una fecha determinada. El rol que cumple la Alta Direccin en
la interpretacin de los resultados, del marco conceptual que rige la
elaboracin y de la realidad econmica a la cual esta expuesta la organizacin representan los aspectos principales que son evaluados de
manera recurrente al momento de presentar los estados nancieros,
ciertamente este proceso es mas riguroso durante el cierre anual o
ante una transaccin societaria, como una venta. Adems, de exponer

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los estados nancieros, la Alta Direccin es responsable de establecer

un control interno que asegure que los estados nancieros carecen de
errores o irregularidades signicativos, para algunos la materialidad
nos exime de concentrarnos en pequeos errores, para otros es la
puerta abierta para la gesta de errores mas relevantes. Por donde se
le mire, la materialidad para la Alta Direccin es importante y su juicio
y pericia profesional sern claves al determinar que es relevante o no,
ellos jan la materialidad. En las empresas trasnacionales, se suele jar
una materialidad al momento de reportar algn error o irregularidad
inclusive suelen relacionarla con el nivel de ingresos o con los activos,
lo cierto es que jar la materialidad ayuda en la clasicacin de errores
y determinar si son relevante o no en la presentacin de los estados
nancieros tomados en su conjunto.
Otro de los actores relevante en la formulacin de estados nancieros y de salvaguardar los inters de los accionistas y proteger el
valor de los activos, es el auditor sea externo o interno, ambos cumple
rol que se complementan entre s, que mutuamente se contraponen
en un solo objetivo, asegurar la transparencia de la informacin nanciera y asegurarse de la existencia de un control interno saludable que
contribuya en la bsqueda contante de creacin de valor. En un artculo anterior se puso nfasis en el cuidado que se deber seguir al momento de contratar a su auditor externo, su rol es clave en la formulacin de estados nancieros y asegura la objetividad e independencia
del proceso de emitir informacin nanciera. Si bien el auditor interno
es necesario, evaluar su incorporacin en la estructura organizacional
de una empresa estar correlacionado con el nivel de operaciones y el
grado de conanza existente entre accionistas y gerentes, el auditor
interno sirve de nexo entre ambos, acta sobretodo con objetividad
e independencia y reduce en lo posible, las asimetras de informacin
que podran existir o generarse.
Al entender como los errores aparecen, como se interpretan y
luego cuanticar el impacto que tienen, estamos ante la posibilidad
de clasicarlos y enumerarlos, sin embargo en nada se pretende establecer una regla para identicar errores mas bien intentamos mostrar
una gua de cierre de los estados nancieros que sirva a quienes estn
involucrados en el proceso mismo, y de aquellos usuarios no involucrados directamente en la formulacin de estados nancieros.

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1. Poco impulso a las NIIF, ciertamente no sera de otro modo, las
NIIF son una reciente necesidad impuesta por la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV) que les permitir a los usuarios
de los estados nancieros a comprender la situacin econmica y nanciera de las empresas. Implementar las NIIF podra ser
complejo y la Alta Direccin es responsable de la implementacin
exitosa, pero sobretodo del mantenimiento de la adecuacin. Se
han hecho esfuerzos para lograr cumplir con los plazos acordados establecidos por la SMV, los recursos han sido provistos para
que los usuarios de los estados nancieros accedan a informacin comparable y adecuada a la realidad econmica, es por ello
que la Alta Direccin debe establecer un plan de seguimiento a
la implementacin de las NIIF al menos en el mediano plazo. El
plan podra establecerse a partir de los responsables iniciales en
el proceso de implementacin y asociarse con aquellas funciones involucradas en proveer informacin para las revelaciones y
presentaciones que sean necesarias. Se sugiere concentrarse en
funciones y responsabilidades que aporten al negocio, mas ligadas al proceso de negocio y dejar de lado aquellas funciones tradicionales. Sin nimo de liberar responsabilidad a los contadores,
quienes son los que ms entienden de NIIF, se debera proponer
un comit consultivo que atiende la casustica y adecuacin de
los nuevos procesos o negocios a las NIIF, si por ejemplo hoy en
da una empresa no requera tener arrendamientos nancieros,
quiz en el futuro s y tendran que analizar el impacto de aplicar
la NIC 17 y las nuevas actualizaciones, incluyendo los denominados arrendamientos implcito.
La Alta Direccin deber comprometerse en mantener la implementacin y adecuacin a las NIIF para ello es necesario convencerse de los benecios y bondades que ofrecen las normas y el
impacto nanciero que de ellas emana. Es aceptado por la comunidad general de negocios que las NIIF tienen un alto contenido
nanciero, ahora tienen ms de nanzas y por lo tanto se pueden
acercar a la realidad econmica de una empresa. No obstante, es
imprescindible no caer en los errores de siempre, lo nuevo siempre tiene un efecto inicial y se va reduciendo en la medida que
el impacto no era el esperado, la Alta Direccin debe alimentar y
sostener que las NIIF son el nico lenguajes por el cual los usuarios de los estados nancieros opinarn y criticarn el desempeo operativo y nanciero de la empresa. No es simplemente una
moda de la cual se espera pasemos la prueba y luego tomemos
otra nueva tendencia en la forma de como informamos la situacin nanciera de una empresa. El acuerdo entre los agentes econmicos de las principales economas es que representa el marco
conceptual para la formulacin de estados nancieros, cualquier
desviacin con ese marco conceptual podra ser daina para una
empresa que busca mejorar y constantemente crear valor para
sus accionistas.
2. Conciliacin de los reportes operativos y saldos contables,
podra ser comn que al comparar los saldos operativos de los
inventarios o de los activos jos, estos raramente concilien con
los saldos contables por importe no signicativos. Podra ser comn que los saldos de las garantas que respaldan los prstamos y
colocaciones en una entidad nanciera sean distintas que los importes mostrados en las cuentas de orden por un error en la actualizacin de los valores de mercado de las garantas. No obstante,
las mnimas diferencias que aparezcan entre los saldos contables
y operativos podran representar errores que tendra un impacto

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mayor en la determinacin de los activos y pasivos. La aparicin

de software integrados o de planeacin de recursos (ERP) que automatizan el proceso de registro y acumulacin de transacciones
contribuyo en la eciencia y ecacia de los reportes nancieros, sin
embargo el rol de las personas como supervisores e impulsores de
la informacin que se procesaba se debilit, pues errneamente
interpretamos que los ERP nos aliviaran el proceso, como que lo
fue, sin embargo asegurarse de que la informacin se registraba en
un proceso era la correcta y que esta se reportaba en los estados
nancieros tambin lo era. La conciliacin de los reportes operativos y contables es eso, comparar que la informacin que se ingresa
en un rea por ejemplo de logstica y sus cuentas asociadas con
dicho proceso, estn debidamente reportadas a la contabilidad en
las cuentas respectivas.
Si bien los ERP poseen programas de interfase que se aseguran de
la integridad de que la informacin procesada en un mdulo viaja
de manera directa al mdulo de contabilidad y reportes para la
generacin de informacin nanciera, es necesario que este proceso sea supervisado al cierre de cada mes, sea documentado y
reportado a quienes estn involucrados en la formulacin de estados nancieros. Tener la informacin completa minimiza errores
y mejora el proceso de toma de decisiones, es saludable que los
reportes operativos en los cuales se registraron las transacciones
sean reportadas adecuadamente. Esta conciliacin no es de exclusividad de los ERP es practica en cualquier sistema de informacin
que genere informacin operativa y deba ser reportada en informes nancieros, ciertamente una conciliacin ser menos compleja en aquellos sistemas de informacin que posean las facilidades
de integracin e interfase requeridas.
Tener conciliaciones operativas y contables nos sumergen en toma
de inventarios de activos jos y de existencias, actividades usuales
al cierre de ao para tener una idea ms cercana de que los registros poseen el respaldo operativo apropiado. Quiz, la toma de
inventarios de activos jos sea la que representen costos mayores
por la necesidad de tener que contratar a terceros para la vericacin fsica y especializada si fuese el caso, sin embargo les sugerimos realizarla anualmente e incluirla como un gasto corriente en el
presupuesto anual de gastos. La existencia de activos depreciados
y en uso es un factor que puede ser decisivo al momento de tomar
este tipo de inventarios y debera ser revisado anualmente, pues
ahora las NIIF son mas exigentes y requieren revelaciones adicionales por este tipo de activos.
3. Reconocer la perdida (o quiz ganancia) al medir el impacto
de los riesgos, desde hace algn tiempo se ha tenido la oportunidad, gracias a esta publicacin quincenal, de mostrar a quienes
estn involucrados en la formulacin de estados nancieros de la
importancia que signica de valuar los activos y pasivos, siguiendo
practicas de valoracin comunes hoy en da, las cuales nos han
mostrado que la valoracin de un activo, exige disponer de suciente evidencia que justique su reconocimiento como tal, desde
ujos de caja hasta valores disponibles de mercado. El riesgo, por
las dosis de incertidumbre involucra, debilita el valor de un activo,
por ejemplo, las cuentas por cobrar que se muestran como facturas por cobrar o letras por cobrar ante el riesgo de que se incumpla
con los acordado con los clientes, esto signicara que el reconocimiento de facturas por cobrar deber ser deducido hasta en la
porcin que no espera cobrar, la venta de productos y/o servicios
no seguir su ujo corriente como retorno del capital de trabajo,

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y los costos involucrados en la generacin de esta venta sern sin
duda mayor al reconocimiento inicial de la venta, es por ello que
las estimaciones que se registren al nal del ao debern tener el
soporte suciente de que se analizaron las condiciones econmicas, nancieras y operacionales de cada uno de los clientes que
podran representar una amenaza en la recuperacin de los crditos entregados.
Otra de las estimaciones, que debemos estar alertas a su determinacin, es por el deterioro de los valores de realizacin
de los productos terminados y mercaderas mostrados como
inventarios. Si bien la industria en la cual se desenvuelva una
organizacin determinar si los inventarios mantenidos para la
venta se han deteriorado, es conveniente disponer de evidencia
que muestre que la Alta Direccin ha evaluado el valor de realizacin de los inventarios a la fecha de la preparacin del Estado
de Situacin Financiera. Documentar las pruebas de realizacin
se sostienen en la validacin individual de la rotacin del inventario por un lado, y por otro en la deduccin al precio de venta
de la participacin porcentual que representa el gasto de venta. Estas pruebas se basan en los ingresos y salidas (compras y
ventas) que se obtienen de los registros de inventarios por unidades y valorizados. Es comn, observar que los inventarios no
muestran perdida alguna pues se espera realizarlos en el ao
siguiente, sin embargo el dbil control que se ejerza a partir de
una determinacin poco convincente de la desvalorizacin de
inventarios podra alertar sobre como se estn determinado los
valores de venta y como stos estn capturando las necesidades del mercado y las apreciacin de ste hacia los productos.
Anteriormente, se ha puesto nfasis en el impacto de los riesgos en la formulacin de los estados financieros, al valorar un
riesgo este reduce el valor de un activo o aumenta el valor
de los pasivos, las estimaciones que reducen el valor de los
activos son un indicador de que los activos no estn rotando
o convirtindose en efectivo, el uso de ratios financieros en el
soporte y estimacin de stas contribuye enormemente en su
entendimiento.
4. Pasivos no registrados, uno de los errores ms comunes cuyo
impacto mayor se reeja al cierre del ao, pues de omitir el reconocimiento de algn gasto en su periodo correcto, las facturas por compras de productos y/o servicios que no registren o
provisiones en su periodo correcto, debern ser agregadas como
gastos no deducible del ao siguiente. Si bien su impacto monetario es directo en el resultado, al registrar apropiadamente un
gasto probablemente se estn omitiendo el registro de pasivos
mayores o contingencias que no estn siendo evaluadas apropiadamente. Como identicar si un pasivo no ha sido registrado,
parece una respuesta bastante obvia para quienes suelen ejercer
el control y la supervisin del proceso de formulacin de estados
nancieros, sin embargo identicar pasivos no registrados exige un conocimiento adecuado de las transacciones rutinarias de
cierre y alertar por aquellos productos y/o servicios que no estn
siendo reconocidos como pasivos.
Una forma de identicar pasivos no registrados es conciliar los
documentos fsicos con los registros de compras, de existir inconsistencias entre uno y otro reporte, investigarlas y registrar
las obligaciones que sean requeridas. Es auspicioso tambin,
disponer de los contratos de manufactura de terceros y/o servicios recibidos, con los cuales se podr identicar obligaciones

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corrientes que podran ser omitidas. Aunque es poco probable

que los pasivos no registrados al cierre del periodo sean signicativos, an cuando el ambiente de control interno sea calicado
como dbil, es siempre necesario mirarlos con objetividad y debido cuidado pues la omisin de obligaciones podra tener consecuencias de niveles de riesgo mas considerables, por ejemplo,
la existencia de pasivos actuariales o pasivos de compensacin
de benecios salariales no registrados alteraran la situacin econmica de una organizacin, en el extremo de que no puedan
enfrentar dichos pasivos.
5. Transacciones Rutinarias y No Rutinarias, a menudo solemos
identicar en nuestras organizaciones cuales son los rubros ms
importantes en un estado nanciero y como stos acumulan
transacciones durante un ejercicio econmico. Es corriente y
meramente intuitivo reconocer en que cuentas contables se
expresa el negocio principal al cual la organizacin esta concentrada en el ao. A partir de esta identicacin casi inherente, la Alta Direccin sigue de cerca los resultados, revisando su
desempeo y proponiendo mejoras que los ayude en aumentar valor para los accionistas. Estas transacciones que por su
frecuencia y relevancia para el negocio suelen estar siempre
vigiladas y expuestas al escrutinio de la Alta Direccin, sin embargo existen algunas transacciones que son menos en nmero
de frecuencias, las cuales son relevantes por el impacto en la
formulacin de estados nancieros denominadas no rutinarias,
ambos tipos rutinarias y no rutinarias son alineadas con los propsitos de una organizacin, pues sobre ellas descansan el foco
del negocio. Tener una visin amplia de cmo se cerrarn estas
transacciones debe representar para la Alta Direccin un factor
a tomar en cuenta de manera peridica.
No obstante, se comete el error de restarle importancia a las
principales transacciones que ejecuta un organizacin en su
bsqueda constante de valor para el accionista, es necesario
pues de quienes estemos involucrados en la formulacin de estados nancieros, estar atentos a los resultados que estas transacciones acumulen en el ejercicio econmico y evaluar que las
mismas no contengan errores o irregularidades y si existen, que
sean detectados oportunamente. Una forma de asegurarse de
que estas transacciones sea rutinarias o no, carecen de errores
o irregularidades. Debemos insistir en que estas transacciones
muestran la generacin de ujos de caja y de los principales
procesos de negocio relacionados, si stas transacciones arrojan resultados poco esperados, es crtico de tomar decisiones
efectivas y que se busque corregir oportunamente la presentacin o la valuacin de estas transacciones.
A su vez, tener en mente como acaban los resultados para las
transacciones no rutinarias representa una oportunidad de identicar las principales desviaciones y proponer mejoras. A pesar
de coincidir de manera acertada sobre como identicar y tratar
las transacciones rutinarias y no rutinarias, es necesario distinguir en ambos tipos a las estimaciones contables, pues su determinacin puede involucrar un alto grado de juicio profesional.
Tratar de entender que una transaccin rutinaria sea calicada
como una estimacin contable no suele ocurrir a menudo, sin
embargo la depreciacin es un claro ejemplo de transaccin rutinaria y de estimacin contable, para algunos la depreciacin
es un estimacin contable para otros es una transaccin rutinaria, en nuestro anlisis es una transaccin rutinaria, la perdida

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por la desvalorizacin de un activo, sera tipicada como una
estimacin contable.
La formulacin de estados nancieros es una actividad o proceso
que recorre distintas funciones o reas en una organizacin, mas
an si el proceso de acumulacin y procesamiento de la informacin esta apoyado por un ERP, por lo cual disponer de aquellas
transacciones que sea rutinarias y no rutinarias permitir asignar
responsables y vigilar su desempeo de manera descentralizada,
olvidndonos por un momento de las implicancias nancieras.
Se sugiere que las transacciones rutinarias, no rutinarias y/o estimaciones contables sean identicadas como un claro proceso
de alertas tempranas, el cual nos advierta de posibles errores o
irregularidades a nivel de estados nancieros y quiz las implicancias de corregirlas sean menos dramticas cuando stos ocurran.
6. Revelacin de partes relacionadas, uno de los grandes fraudes nancieros omiti revelaciones y valuaciones acerca de sus prcticas
para reconocer como activos y pasivos sus transacciones con partes
relacionadas. De las inversiones realizadas en subsidiarias y/o vinculadas se revelaba poco y no fueron valuados segn su recuperabilidad o sus ujos de caja, inclusive los nombres con los cuales sola
llamrselas poco usuales. El resultado es conocido por todos, mas
USD 700 millones en proyectos que tenan poco o ningn valor que
debieron registrarse como prdidas en el ao precedente al cual
Enron se declararon en bancarrota. Desde esa fecha, los reguladores
y los profesional contables contina exigiendo las revelaciones que
sea apropiadas para las transacciones con relacionadas, sin embargo algunas empresas suelen omitir esta informacin y la poca capacidad de regulacin de la SMV diculta la tarea.
Incluirlo como error que revelar y como hacer que no sean interpretadas correctamente es una respuesta que la tienen las normas
contables para dicho propsito, es nuestra intencin profundizar y
concientizar en la Alta Direccin como se puede enfrentar las omisiones que se identiquen cuando se revelan las partes relacionadas.
Las empresas trasnacionales suelen implementar procesos rigurosos
de conciliacin entre sus partes relacionadas y la formatera utilizada no contiene informacin compleja, es comparar los saldos entre
una u otra relacionada y de existir activos relevantes o signicativos
entre ellas, revelar el propsito y el monto de la inversin, as como
de conrmar en los valores razonables de mercado.
7. Eventos posteriores a la fecha del Estado de Situacin Financiera (eventos subsecuentes) para los profesionales contables
que se hayan desempeado como auditores nancieros entiende que para su actuar como tal, los eventos subsecuentes despus de la fecha del Estado de Situacin Financiera tienen serias
implicancias en la opinin como profesionales independientes.
Identicar eventos como desapropiacin de activos o rotura de
contrato con un cliente o proveedores importantes impactara
seriamente en las revelaciones que se requiera efectuar al formular estados nancieros. Hace algunos aos, transnacionales
como ABB y General Motors debieron retrasar la emisin de
sus estados nancieros por la aparicin de eventos que podran
poner en riesgo su continuidad como una empresa en marcha
o viable. Si bien son revelaciones, las cuales no podran ser registradas en la fecha del estado de situacin nanciera, dichos
eventos subsecuentes a la fecha del Estado de Situacin Financiera, al efectuar una valoracin de un negocio, los impulsores
de motor que aumentan el valor de una empresa seran retira-

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dos reduciendo el valor de los activos y por lo tanto un menor

precio de compra y/o venta.
Las partes relacionadas estn asociadas con activos y pasivos y
su realizacin tendr un ingreso o gasto, su valuacin adecuada determinar la magnitud de este impacto en el resultado,
por ejemplo volviendo al caso de los proyectos de inversin de
partes relacionadas registrados como activos, si a la fecha del
Estado de Situacin Financiera no existan eventos o condiciones que nos hagan suponer un deterioro, los proyectos continuaran como activos, sin embargo si despus de la fecha del
Estado de Situacin Financiera se registra eventos o denuncias
acerca de la viabilidad de los mismos, se deber evaluar y cuanticar el efecto de registrar una perdida a la fecha del Estado
de Situacin Financiera y/o efectuar las revelaciones que seas
las mas adecuadas. A los usuarios de los estados nancieros y
quienes estn involucrados en el proceso estarn bastante complacidos de tener los elementos de juicio necesarias a la fecha
de la emisin del Estado de Situacin Financiera y la evidencia
que respalde la evaluacin de eventos subsecuentes sern utilizadas para soportar cualquier evaluacin o critica en contra.
8. Relevar a un menor nivel la implementacin de planes para
detectar fraude en los estados nancieros, durante aos se ha
considerado actuar con escepticismo saludable para cualquier situacin que demanda un elevado juicio profesional, actuar con
independencia y objetividad contribuyen a fortalecer ese escepticismo saludable con el cual nos exigen actuar a los profesionales
de hoy en da. El diseo de planes de fraude es parte inherente en
un proceso de negocios, es usual establecer actividades que nos
alerten sobre la existencia de manipulaciones indebidas de los
activos, aunque a veces sintamos que el trmino fraude es muy
sensible y deteriorara un tanto el clima laboral. A pesar de ello, la
regulacin local nos provee de mecanismos que nos permiten alinear ciertas actividades contra el fraude con aquellas exigidas por
el regulador, por ejemplo al establecer un sistema de prevencin
de lavado de activos, regulacin que est siendo ampliada para
empresas fuera del sistema nanciero, es decir para las dems
empresas. Sin dejar de lado el aspecto regulatorio, es claro que la
preocupacin del regulador es detener o prevenir el ingreso de
ujo de dinero que entorpezcan o retrasen la buena marcha de
la economa y con ello fortalecer la efectividad del Banco Central.
El fraude es una accin que daa una economa y por ende a sus
agentes econmicos, es por ello que la implementacin de planes
de fraude deber fortalecerse y retomarse de tal manera que los
procesos y tecnologas integrantes de una organizacin estn libres de posibles errores o irregularidades que alterara los planes
de negocio.
A lo largo de este informe se ha puesto nfasis en los aspectos que debemos tomar en cuenta para entender y comprender la
aparicin de errores en la formulacin de los estados nancieros.
Se ha intentado exponer argumentos que proviene de la experiencia misma y del fundamento terico extrada de los campos de la
auditora y la contabilidad. Se ha omitido considerar como errores los aspectos tributarios pues la interpretacin de las normas
como contribuyentes y la discrecionalidad excesiva del regulador
pueden alterar de manera excesiva el sentido comn y la realidad
econmica, mas bien la catalogacin de los errores mas comunes
en la determinacin de los impuestos se los dejamos a los especialistas tributarios.

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