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MANUAL DE OPERACIN
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CONTENIDO
PAGINA
2
Panorama General
Alta de Catlogos
14
Perfiles de Seguridad
15
19
Creacin de Carpetas
22
24
Registro de Fichas
33
Localizacin de Fichas
36
40
Calendario de Pendientes
41
43
44
Actualizacin de Fichas
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PANORAMA GENERAL
MASTERWEB es un software diseado para controlar en una base de datos toda la informacin de su
organizacin, administrando el ciclo de vida completo de cada documento (ingreso, aprobacin, publicacin y
actualizacin), as como registrar y dar seguimiento a las actividades relativas al sistema de gestin de calidad,
basado en los requerimientos de las normas ISO 9000, ISO/TS FDA. Sus principales funciones son:
1. Publicar los documentos de su sistema de calidad basado en privilegios por usuario.
2. Llevar el control de revisiones en las modificaciones de stos.
3. Aprobar y llevar registros las aprobaciones de su informacin va electrnica.
4. Dar seguimiento a problemas detectados con notificaciones automticas.
5. Programar actividades propias del sistema de calidad y evidenciar su cumplimiento.
6. Programar sesiones de competencia de su personal y resguardo de la evidencia de las mismas.
7. Puere reemplazar algunos de sus formatos por formularios tipo web, con la ventaja que puede
rastrear su informacin capturada con criterios combinados avanzadas de bsqueda.
MASTERWEB no es un software para crear o generar archivos electrnicos, debe generarlos previamente en
cualquier aplicacin externa de su preferencia (OFFICE, VISIO, AUTOCAD, etc) y stos deben adjuntarse a
una ficha de registro, la cual debe ser colocada en alguna divisin para sta previamente creada (bveda).
La ficha puede contener los campos de informacin que usted requiera para identificarla y administrarla, y en
ella podr adjuntar tantos archivos necesite, debe indicar como mnimo una clave nica, a qu bveda ser
depositada y su ttulo con su respectivo archivo electrnico adjunto.
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En el caso de la familia DOCUMENTOS puee haber varias fichas cada una con una revisin o versin distinta
(es decir, MASTERWEB permite claves idnticas pero con revisiones distintas), y para evitar el acceso a
aquellas fichas que ya son obsoletas stas debern ser colocadas bvedas de tipo OBSOLETO en donde los
usuarios normalmente no deben tener acceso.
El mecanismo para restringir el acceso de los usuarios a cierto tipo de informacin, debe crearse una
estructura similar al esquema de seguridad de su red, es decir, crear GRUPOS DE TRABAJO con siertos
integrantes a los cules se les dar acceso POR GRUPO a ciertas BOVEDAS (depsitos de informacin).
puede crear tantas bvedas o grupos que requiera para lograr la funcionalidad que usted desea, tal como lo
muestra la siguiente figura :
Cada usuario deber contar con ID de cuenta nico para accesar a MASTERWEB, y sta cuenta puede ser
incluida en uno o varios grupos de trabajo y con ello tener acceso a varias BOVEDAS si es requerido.
Existe una bveda PUBLICA que es definida en las OPCIONES del sistema donde todas las cuentas
existentes pueden tener acceso sin necesidad de ser incluidos en algn grupo de trabajo.
Puede definir varios usuarios que puedan dar de ALTA informacin en el sistema, pero debe tener un mayor
control con ellos ya que pueden introducir informacin no aprobada, por lo que a stos usuarios debe incluirlos
en un grupo especial de ALTA de fichas (Registrar) pero ste grupo slo debe poder ingresar informacin en
bvedas de categora EN REVISION, como se ilustra con el usuario en color verde del siguiente esquema:
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Estas fichas EN REVISION no estarn al alcance del personal de la empresa, y slo podrn liberarse (cambiar
de bveda) enviado sta a alguna RUTA DE APROBACION ELECTRONICA, diseada previamente por su
administrador (en caso de no existir la ruta adecuada, solictela a ste). Al ser enviada la ficha a travs de
estas rutas, las personas integrantes de esa ruta sern notificadas secuencialmente de sta aprobacin a
travs de su correo electrnico o bien al ingresar con su contrasea en MASTERWEB.
Si alguna persona en la ruta rechaza la ficha, sta deber indicar las razones de su decisin en el campo de
COMENTARIOS y ser enviado un mensaje al emisor de la ficha para que ste corrija el archivo adjunto a la
ficha y vuelva a enviarla con los cambios correspondientes. Durante este proceso la ficha que inicialmente se
encontraba en la bveda de EN REVISION seguir ah hasta que sea aprobada por todos los aprobadores.
Una vez en estatus de VIGENTE, el documento estar publicado hasta que requiera actualizarse, al llegar este
momento, alguno de los usuarios que estan en el grupo de CONSULTA debe otrogarsele el permiso de
ACTUALIZAR en este grupo ya que ah es donde tiene acceso a los documentos VIGENTES, ah podr aplicar
la funcion de ACTUALIZACION, y obtener una copia del vigente para colocarlo posteriormente en la categora
EN REVISION donde se repetir el ciclo de vida de sta ficha, el esquema de permisos estara ilustrado como
lo describe la imagen siguiente, y ste aplicara para cada juego de bvedas que utilice en MASTERWEB.
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ALTA DE CATALOGOS
USUARIOS
La primera labor que deber hacer usted como administrador es dar de alta la lista de usuarios que
harn uso del software en alguna ocasin. Los datos a capturar en el software se muestran en la
siguiente tabla (los indispensables se muestran en amarillo).
USUARIO ID
PIN
NOMBRE
APELLIDO
USUARIO ID
PIN
NOMBRE
APELLIDO
AGONZALEZ
PASSWORD
ALBERTO
GONZALEZ
agonzalez@girsa.com
JEFE PROD 1
PASSWORD
ALBERTO
GONZALEZ
agonzalez@girsa.com
Ejemplo 1: Manejar el acceso por Nombre y Apellido (puede variar segn prefiera)
Ventajas: Facilidad para recordar el ID Usuario (la mayora de las empresas tienen el ID del
usuario de red con este esquema, as no tendran que recodar uno nuevo, si decide este esquema
recomendamos igualar el USUARIO ID con el ID de ingreso a su red.
Desventajas: Puede haber duplicados (puede agregarse algn numero en el ID para
diferenciarlos). Cada vez que haya cambio de personal habra que borrar el ID de usuario completo
y darse de alta como un nuevo integrante al software.
Ejemplo 2: Manejar el acceso por Puesto
Ventajas: Cuando cambie la persona, slo habra que EDITAR el nombre, apellidos, numero de
empleado y e-mail (no es necesario BORRAR el ID completo). Tambin puede manejar a varias
personas con una sola contrasea, a menos que desee un registro personalizado de ingreso,
visualizacin y aprobacin de documentos. O bien puede identificar personalmente a un grupo de
usuarios y a otro darles contraseas comunes.
Desventajas: Puede haber duplicados varias personas con ese puesto por lo que se tendra que
diferenciar el ID de la persona con un numero.
NOTA IMPORTANTE: Si adquiri el PAQUETE DE IMPLANTACION o bien el contrato de
SOPORTE PLUS puede solicitar la carga de su lista actual de sus usuarios y/o la configuracin de
de validacin de ID con su red de Windows y la carga de sus documentos enviando sus
respectivas listas a la direccin de correo soporte@masterweb.com.mx de acuerdo al formato
mostrado en el archivo Listado importacion.xls anexado en el mismo directorio que este material
(atencin va remota).
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Si en el men OPCIONES activ la opcin SOLICITAR ASIGNACION DE NIP INICIAL POR CORREO, se
omitir el contenido campo de contrasea y el campo de correo electrnico ser obligatorio, para solicitar a
ste su contrasea inicial mostrando en el cuerpo del mensaje una liga para ingresar dicha contrasea a
nombre de ese usuario.
Oprima AGREGAR si desea ingresar otro usuario o bien el icono de EDITAR (lapicito) si desea modificar algn
usuario ya existente En la opcin EDITAR se desactivar la edicin del campo USUARIO ID ya que es un
campo no modificable, de igual forma se activar la opcin de BLOQUEAR CUENTA lo cual impedir el ingreso
al software hasta quitar dicha opcin, en la versin FDA es la nica manera para prohibir el uso de la cuenta
ya que no es posible eliminar cuentas usuarios para eliminar el riesgo de tener identificaciones duplicadas.
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BOVEDAS
Las bvedas son las divisiones internas de fichas dentro del software y usted debe definir cmo en
cuantas categoras es conveniente dividirla para la administrar su acceso dentro de su
organizacin ya que la contrasea de un usuario lo restringe precisamente a qu bvedas va a
tener acceso (en algunos casos de slo visualizacin y en otros de edicin y registro).
Normalmente la documentacin se divide en Departamentos y/o estatus (obsoletos, vigentes,
borradores), aunque tambin puede pensar en procesos o localidades. Recomendamos ver el
captulo inicial de PANORAMA GENERAL del manual de usuario proporcionada.
Una recomendacin es dividir su informacin en el mnimo indispensable (mientras ms sencillo
mejor), su estructura de bvedas puede ser muy funcional si las define en bloques grandes, piense
si es indispensable el dividir sus documentos en muchas secciones, es realmente informacin
confidencial?, importa mucho el restringir su acceso para un grupo de varios departamentos muy
relacionados entre sus documentos?
Quiz actualmente no lo hace as, ya que representara un esfuerzo considerable la impresin de
tantas copias, pero ahora que maneja un sistema electrnico sera lo mismo publicar un documento
para una persona que para toda la empresa.
Sin embargo, considere que un documento en pantalla (aun cuando se quiten opciones de
impresin), al igual que en papel, es vulnerable a fugas de informacin de varias maneras, por lo
que sugerimos crear bvedas CONFIDENCIALES para restringir el acceso slo a ciertos usuarios.
El responsable de bveda es el usuario que recibir avisos ya sea cuando ingrese una ficha a
esa bveda o bien cuando expire dentro de dicha bveda, y finalmente, la opcin de Permitir
Edicin de Seguimientos y Actividades le permitir a los responsables de realizar Tareas de
Seguimiento o Actividades el indicar que ya concluy esa actividad o tarea de seguimiento y
con ello librarse de los mensajes de recordatorio (no recomendado).
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PERFILES DE SEGURIDAD
Existen 3 tipos de permisos que puede asignar a sus usuarios, los cuales deben ser otorgados a
los usuarios dependiendo su jerarqua dentro del sistema documental, estos permisos son:
1. VER FICHAS
2. REGISTRAR FICHAS (Alta y Edicin)
3. ACTUALIZAR FICHAS
Todo usuario se da de alta una sola vez en el sistema, y ste, debe incluirse en uno o varios
grupos de trabajo, en cada grupo, un mismo usuario puede tener diferentes niveles de accin
sobre diferentes documentos.
Por lo que, un mismo usuario puede tener el permiso de VER ciertos documentos contenidos en
una bveda (quiz todos los documentos aprobados), pero en otro grupo (ALTAS) tambin podr
ingresar documentos nuevos en una bveda temporal de EN REVISION en donde la mayora de
los usuarios no tienen acceso, tal como lo muestra la siguiente figura:
Este esquema muestra un grupo seleccionado de USUARIOS CLAVE que tienen el permiso de
REGISTRAR en una bveda de EN REVISION, mientras que otros usuarios tienen el permiso de
VER documentos VIGENTES. Esto le permitir delegar responsabilidades de alta y actualizacin
de documentos en el software a ciertos usuarios sin correr el riesgo de perder el control de su
sistema documental.
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Aparecer en color rojo la palabra NUEVO a la derecha del rengln de los usuarios recin agregados en la
ventana anterior y deber indicar como mnimo alguna casilla para insertar efectivamente al usuario al grupo
de trabajo antes de oprimir APLICAR.
Al oprimir APLICAR le aparecer la ventana de confirmacin del ingreso, modificacin o borrado de usuarios
con privilegios hacia las bvedas seleccionadas en ese grupo y regresar a la ventana de GRUPOS DE
TRABAJO, con esta operacin los usuarios seleccionados ya podrn ingresar al sistema con los privilegios
otorgados.
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Si todos los documentos del rea pasan por esas personas siempre, recomendamos nombrar
la ruta como ENSAMBLE.
El emisor del documento no forma parte de la ruta en si, el software registra quin fue el
emisor de cada ficha para aprobacin.
El primer paso puede llamarse Revisin Inicial y contendr a los 2 jefes de rea, ya que el
orden en que se firme realmente no es importante.
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RECHAZADO
Descripcin de Reacciones
No Accin Adicional
No Accin Adicional
Notificar al Originador
Notificar al Originador
La accin NOTIFICAR ENVIAR CORREO es una opcin especial que se puede anexar en una
ruta slo para fines de enviar un correo electrnico a ciertas personas tras haberse completado
una aprobacin, los integrantes incluidos en ese paso en realidad NO PUEDEN aprobar como tal,
y no es necesario tampoco asignarles un perfil de aprobador en su grupo de trabajo, es slo una
notificacin automtica va correo electrnico.
La asignacin de Acciones y Reacciones deber ser de acuerdo a sus necesidades, de acuerdo al
ejemplo le recomendaramos:
Paso 1: Si existen las 2 aprobaciones, pasar al siguiente paso sin ninguna accin adicional, si se
rechaza, enve un correo al emisor.
Paso 2: Si se aprueba, igual que el anterior, si se rechaza debe enviar un correo al emisor y al
aprobador previo para notificacin del mismo.
Paso 3: El encargado de control de documentos lo cambiar de bveda, (de BORRADORES a
Produccin quiz) y enviar la versin anterior a Obsoletos, tambin indicar las fechas de
Aprobacin, Emisin y Expiracin (opcional), adems de enviar un correo al emisor indicndole
que el proceso ya ha terminado, en este paso realmente el encargado de control de documentos
no podra rechazarlo en s.
Paso 4: Notificacin, al terminar el ciclo, se enviar un aviso a estas personas que el documento
contenido ya fue aprobado.
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CREACIN DE CARPETAS
Al tener su documentacin dentro de MASTERWEB, usted podr organizarla en carpetas electrnicas en una
forma intuitiva para facilitar la localizacin de informacin por parte de su personal.
Puede crear un nmero ilimitado de carpetas de acuerdo a sus necesidades de publicacin. Una carpeta debe
estar contenida en una Bveda y por ello, slo los usuarios que tengan privilegio de ver esa bveda podrn ver esa
carpeta y es posible introducir ms de una carpeta en una bveda.
Las carpetas tienen la propiedad de poder incluir en ellas VINCULOS de documentos localizados en otras bvedas
y con ello permitir el acceso de documentos seleccionados de otras bveda a los usuarios que normalmente no
deben tener acceso a TODOS los documentos de esas otras bvedas.
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Para su ingreso, el administrador del software le asigna a usted un usuario ID y una contrasea inicial (NIP),
que podr cambiar al recibir un correo electrnico con una liga para realizar el cambio o ingresando al sistema
y en el men principal de la izquierda oprima la opcin de CAMBIAR NIP y aparecer una pgina como se
muestra a continuacin :
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Recuperacin de Contrasea
En caso de olvidar su contrasea puede recuperarla
siguiendo los siguientes pasos:
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REGISTRO DE FICHAS
Del men principal oprima la opcin NUEVA FICHA y seleccione la familia de ficha que corresponda, ya sea de
la familia DOCUMENTOS, SEGUIMIENTOS, ACTIVIDADES o COMPETENCIAS y a continuacin en el campo
TIPO DE DOCUMENTO se le listarn los tipos de fichas configurados para la familia elegida, elija tipo de ficha
de su preferencia (en caso de no estar listado, solictelo a su administrador), tomaremos como ejemplo inicial el
tipo PROCEIDMIENTO de la familia DOCUMENTOS.
Segn su eleccin, se presentar una ficha de registro con la presentacin de campos que su administrador
dise para el tipo de ficha seleccionado.
Usted debe llenar como mnimo los campos CLAVE, BOVEDA y TITULO, si en la parte inferior aparecieran
campos adicionales con letra ROJA, tambin deber llenarlos para poder guardar esta ficha.
Para indicar la CLAVE de una ficha puede hacer uso de un foliador de fichas, seleccionando de la lista el folio
de su departamento o rea que desea ingresar (configurado por el administrador del software) y el sistema le
dar la clave y el siguiente nmero consecutivo de manera automtica, en caso de no ser satisfactorio podr
escribir la clave completa manualmente oprimiendo el propio rtulo de CLAVE (en color rojo) de la izquierda.
Adjuntar archivos auxiliares que
forman parte del principal.
Ligar con fichas terceras
Indicar lista de copias impresas
Relacionar ficha con normas.
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o PDF IMPRIMIBLE / NO IMPRIMIBLE: Algunos sistemas estn habilitados para hacer la conversin de sus
archivos a formato PDF (requiere la adquisicin de un convertidor de archivos a formato PDF en el servidor) con
esta funcin puede impedir la impresin, permitirla en algunos casos por ejemplo los formatos, y permitir o
bloquear la extraccin de texto de sus archivos publicados o ponerle una marca de agua.
o NOTAS: Esta diseado para que usted indique los cambios entre una versin y la anterior, o bien puede usarlo
para indicar palabras clave para la bsqueda de alguna ficha (como en los buscadores de Internet) y sus
usuarios puedan localizar este archivo por esas palabras que quiz no estn incluidas en el titulo del mismo.
o FECHAS (Alta, Aprobacin o Cierre, Emisin, Publicacin y Expiracin): Recomendamos no indicar estas fechas
en el alta de fichas nuevas a menos que si tengan una fecha fija en cualquiera de stas, para fines del programa,
la fecha de ALTA es el da efectivo donde usted ingres esta ficha dentro del sistema, no es modificable, la
APROBACION es cuando se concreta la firma de todos los aprobadores, esta misma fecha es utilizada en las
familias de Seguimientos y Actividades y cambia el nombre de la etiqueta a CIERRE que es la fecha formal de
cierre del problema o actividad principal indicado en la ficha (al concluir la ruta de aprobacin electrnica se
imprime sta en la ficha de manera automtica), la EMISION (o puede cambiarle el nombre en la configuracin
de TIPOS DE FICHAS) es una fecha auxiliar diferente a la aprobacin o cierre que puede serle til con otro
nombre, puede omitir la presentacin de esta fecha auxiliar si as lo requiere. La PUBLICACION es una fecha
opcional que puede configurar para indicar la fecha en donde fue emitido a los usuarios internos. La
EXPIRACION indica el fin de validez de la misma, en el men OPCIONES del programa, el administrador puede
indicar que al llegar esta fecha le avise al creador de la ficha y al responsable de la bveda de esta ficha, de la
cercana de esta fecha n das antes de que suceda y que al llegar este da cambie la ficha de manera
automtica a la bveda OBSOLETOS (o a la bveda siguiente) que le corresponda.
Campos Personalizados: Si en la parte inferior aparecieran ms campos por llenar, significa que el
administrador del sistema los adicion al tipo de ficha elegido por usted (no indicados en la figura), sern
requeridos aquellos campos indicados con letra ROJA.
Archivos Auxiliares: Son archivos electrnicos que forman parte del archivo principal y que normalmente no
son visualizados por los usuarios, sino depositados para fines de respaldo por si llegaran a ser utilizados en el
archivo principal en las actualizaciones futuras, por ejemplo, diagramas de MS Visio, dibujos de Autocad,
archivos de MS Project, etc. Oprima el botn de EXAMINAR y vaya agregando tantos archivos necesite en la
ficha, al hacerlo se mostrar el nombre del archivo en la lista y podr verlos dando clic sobre este nombre.
NOTA: Es comn encontrar casos donde se consideran
a los formatos u otro documento auxiliar como anexos
de una ficha de un procedimiento, por ejemplo, para lo
cual recomendamos no considerar este tipo de
documentos como AUXILIARES, ya que sos
documentos por si mismos son considerados por la
norma ISO como otro nivel de documento, lo que hace
necesario crear una ficha aparte, con claves y revisiones
independientes esto le ahorrar actualizaciones no
necesarias de una ficha por cambios en sus anexos.
Fichas Ligadas: Su funcin es mantener una relacin estrecha de la ficha actual con otras fichas que pudieran
ser afectadas por cambios en alguna de las partes. Esta liga es BILATERAL (en la ficha ligada tambin se
relacionar con la actual), estas ligas se actualizan en automtico al ser aprobada cualquiera de las fichas
ligadas va ruta de aprobacin electrnica, mostrando la ultima versin aprobada.
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FICHAS DE ACTIVIDADES: Si usted selecciona NUEVA FICHA / ACTIVIDAD se activar adicionalmente el botn
PROGRAMACION y a su vez el botn SEGUMIENTO en la ficha (descrita su funcin anteriormente), adems de
agregar a la ficha los campos AREA o PROCESO y PRIORIDAD, y se quitar el campo REVISION (ya que en esta
familia, al igual que en los seguimientos tampoco no es necesario).
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Una vez programada la actividad, los responsables o usted mismo como solicitante podrn ver la lista de fichas
con actividades pendientes en el men principal PENDIENTES / ACTIVIDADES en la cual se mostrar el listado
de fichas con actividades programadas, y en caso de que alguna de ellas est vencida aparecer en color rojo la
FECHA SOLICITADA DE CIERRE.
Si usted deseara que TODAS las actividades listadas mostrarn los detalles as como la actividad seleccionada,
vaya a la opcin ESTILO DE LISTA de la parte superior izquierda y seleccione el estilo DETALLES.
Podr filtrar el listado por AREA o PROCESO por los RESPONSABLES o SOLICITANTES o por PRIORIDAD.
Al dar clic en algn miembro de la lista se desplegar en la parte inferior las actividades individuales de la ficha
con sus responsables, la fecha solicitada de cierre de cada una y el icono en forma de CLIP para ADJUNTAR
ARCHIVOS como evidencia del cumplimiento de la misma, o podr ingresar comentarios de rplica en el cono
de persona hablando (en esa misma seccin podr consultar todos los comentarios realizados por otras
personas sobre dicha actividad. En algunos casos mostrar una PALOMITA VERDE, indicando que ya ha sido
concluida, tome atencin de las actividades que tengan el circulo rojo parpadeante, que son las actividades
inconclusas, en esa figura, si el administrador se lo permite, usted podr CONCLUIR la actividad oprimindolo y
confirmando la fecha y hora de la conclusin.
Si usted es el solicitante o un administrador del Sistema le
aparecern adicionalmente los iconos de EDITAR o BORRAR
ACTIVIDAD, adems claro, de poder de CONCLUIR LA
ACTIVIDAD en la figura del crculo rojo parpadeante.
Al oprimir el crculo ROJO, se le presentar la ventana de la
izquierda en donde usted podr indicar algn comentario del
cierre, y modificar el costo asignado a la actividad, sus datos
sern grabados como evidencia del cumplimiento.
En el listado de ACTIVIDADES PENDIENTES se actualizar la actividad con una palomita verde indicando que
ya fue realizada la misma y podr ver los detalles del cierre dando clic sobre la misma. En este paso, si usted
fuera administrador del software podr modificar la fecha de conclusin de la tarea a peticin de los
responsables de la misma.
En aquellas actividades en donde se haya elegido que la periodicidad es cclica cada n meses y n das,
cada iteracin es considerada como un EVENTO mas de dicha actividad.
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FICHAS DE COMPETENCIAS: Esta familia de fichas Administra y conserva los registros de las actividades
propias del proceso de competencia de su personal como capacitacin, certificaciones, maestras, etc.
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LOCALIZACIN DE FICHAS
Una vez ingresadas sus fichas, los usuarios tienen 4 opciones para localizarlas, siempre y cuando tengan acceso a
la bveda en donde stas residan:
1. BUSCADOR SIMPLE
En este buscador a su vez se cuentan con 2 modalidades (no es sensitivo a maysculas y minsculas):
a. Buscador de informacin ingresada
dentro de las fichas (Fichas)
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2. LISTA COMPLETA
Este buscador se localiza dentro de la opcin del men principal LISTA COMPLETA, y mostrar el listado
completo de fichas a las cuales el usuario actual tiene acceso.
La carga del listado puede tardar mucho si es que es un usuario administrador o tiene acceso a bvedas con
amplio contenido. Por lo que antes de presentar el listado completo usted tiene la posibilidad de utilizar los filtros
para disminuir el tiempo de despliegue y lograr una bsqueda ms gil.
Son bsicamente 2 filtros los que puede utilizar inclusive de manera combinada, por CLAVE o TITULO (dado
que son los campos ms recurrentemente utilizados) y el filtro por BOVEDA.
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4. FILTRO AVANZADO
Indique en cada campo el criterio o los criterios para localizar sus fichas, cada criterio que usted indique se
sumar con un operador AND a la restriccin en la bsqueda SQL en la base de datos.
De manera predeterminada, se mostrarn las columnas de Clave, Titulo, Revisin, Bveda y rea o Proceso,
si usted deseara que el resultado de la bsqueda incluya en sus columnas alguno de los campos
personalizados de ese tipo de ficha solo seale la casilla MOSTRAR de la parte derecha del rengln de cada
campo.
Oprima el botn BUSCAR y le mostrar en la parte inferior el listado de fichas que cumplen los criterios
configurados.
Si seleccionara la casilla de la izquierda y oprimiera el botn VER DETALLES o simplemente si oprime la tecla
ENTER le mostrar el detalle de todas las fichas seleccionadas.
Puede solicitar un reporte que contenga los resultados de su bsqueda, solo seale la casilla de los
documentos que usted desee incluir en el reporte y oprima el botn VER REPORTE.
Se mostrar una ventana sobrepuesta incluyendo los documentos seleccionados con las columnas que usted
haya decidido incluir en el reporte, a esta ventana nueva usted podr estirarla horizontalmente y el listado se
ajustara de manera automtica al ancho de la ventana (siendo el nico reporte con esta funcin), acomodando
las columnas solicitadas de una manera ms uniforme y de mejor presentacin. Con este ajuste usted podr
solicitar una impresin en vista HORIZONTAL en su impresora predeterminada, pero deber ajustar la
orientacin de dicha impresin manualmente cada vez que lo enve a imprimir a travs de su navegador local.
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Lista Maestra
Oprima ENTER o el
REPORTE.
botn inferior
de VER
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CALENDARIO DE PENDIENTES
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NOTA: Aqu podr ver los integrantes de las rutas disponibles dando clic en el nombre de ruta elegida. En caso de
no encontrar una ruta de personas adecuada para la ficha por enviar, solictela al administrador local.
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Las fichas en aprobacin se dirigirn ordenadamente a los miembros de la ruta seleccionada con avisos
de correo electrnico entre cada miembro, si la ruta termina satisfactoriamente o bien se detuvo en el
rechazo de un miembro de la ruta, el emisor recibir un correo con la notificacin del estatus de su ficha y
una liga para que pueda observar los comentarios de los aprobadores, ya sea de la aprobacin o el
rechazo de su ficha.
Al finalizar cada ciclo (ya sea como aprobacin o rechazo), el software enviar el registro del envo en
RUTAS Y APROBACIONES / HISTORIAL DE APROBACIONES, en caso de no concluir el ciclo, su ficha
podr ser encontrada en el botn RUTAS Y APROBACIONES / APROBACIONES EN PROCESO. A estas
secciones slo pueden ingresar los administradores locales de su organizacin.
El administrador local, tiene la facultad de ABORTAR alguna aprobacin inconclusa en casos donde usted
como emisor cometi un error al enviar la ficha (por una ruta equivocada, un archivo ajunto incorrecto, etc.)
esto lo hace en el botn de RUTAS Y APROBACIONES / APROBACIONES EN PROCESO.
En el caso de los RECHAZOS o bien en las fichas ABORTADAS de su aprobacin, el software permitir
enviar dicha ficha a una nueva aprobacin con el siguiente mtodo:
o
o
o
o
o
o
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ACTUALIZACIN DE FICHAS
La ficha VIGENTE seguir publicada e intacta para los usuarios, slo estar protegido de nuevos intentos de
obtener una nueva revisin hasta que la actual haya sido liberada (aparecer una palomita roja en la parte
inferior derecha de la ficha de informacin).
El privilegio de ACTUALIZAR deber ser otorgado a los miembros del grupo de USUARIOS CLAVE, pero
dentro de su grupo de trabajo de que tiene acceso a fichas VIGENTES (no dentro de Usuarios Clave como tal),
ya que para poder obtener una nueva revisin la versin anterior, sta ya debe estar APROBADA y en una
bveda VIGENTE, y en esas bvedas los usuarios clave slo tienen acceso de SOLO VER, por lo que es
necesario agregarles en ese grupo el privilegio de ACTUALIZAR dentro de su grupo de trabajo que tiene
acceso a las bvedas VIGENTES.
Para ACTUALIZAR una ficha:
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