Gestin de Inventarios

Mg. Csar Cama Pelez

Gestin de Inventarios
Proceso de Planificacin
Proceso Logstico

Proceso de
Adquisiciones

Proceso de
Almacenamiento

Clculo de
Reaprovisionamiento

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Proceso de
Distribucin

Gestin de
Inventarios

Gestin de Inventarios
Definicin de gestin de inventarios
La gestin de inventarios se incluye dentro de la rama de la
contabilidad de costes y se define como la administracin
adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de
la empresa.
Una empresa suele mantener un nmero mnimo de stock
para hacer frente a aumentos de demanda, de la misma
forma que tambin tiene que disponer del material necesario
para continuar con la produccin que planifica y que no se
produzca ninguna pausa en la actividad.

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Qu es inventario
El inventario se refiere por definicin a las existencias de todo
artculo o recurso usado por una organizacin de cualquiera de
las siguientes formas:
Materias primas
Artculos en proceso
Artculos terminados
Partes componentes
Suministros
Activos Fijos
Los inventarios existen que las empresas operen y cumplan
con los requerimientos de los clientes. Su razn principal de es
la operacin continua y la proteccin contra la incertidumbre de
los proveedores. El inventario demanda la utilizacin realista y
mxima de equipos y personal.
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Gestin operativa de almacenes

Descarga

Transporte

Recepcin

Inspeccin

Clasificacin

Estiba

Distribucin

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Despacho/
Entrega

Pre despacho

Control

Gestin operativa de almacenes

Recepcin
Habiendo establecido el Qu , el Cundo y el Cmo, producto
de la negociacin en la compra, el almacn deber estar
dispuesto y en condiciones de recibir la mercadera de acuerdo
a los parmetros establecidos, para lo cual deber contar con
el personal adecuado e idneo para la recepcin, y los
recursos para la manipulacin.

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Gestin operativa de almacenes

Inspeccin
Los materiales o equipos requieren de una inspeccin especial
y exhaustiva segn sus caractersticas y la naturaleza, para lo
cual se debe contar con personas entendidas e instrumentos
de medicin (inspeccin tcnica) que permitan verificar las
caractersticas y el estado de la mercadera recibida.
Independientemente de la inspeccin de las cualidades de la
mercadera, esta debe ser revisada para verificar que se
cumplan la cantidad adecuada y la fecha pactada de entrega
de acuerdo a lo estipulado en la Orden de Compra. De no
cumplirse con la cantidad pactada y anota en la Gua de
Remisin, se deber indicar claramente en este documento.
En caso de incumplimiento del plazo, se deber informar a
Compras para aplicar la penalidad correspondiente.
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Gestin operativa de almacenes

Estiba
Esta funcin poco conocida pero muy significativa cobra vital
importancia segn el tipo y el tamao de almacn. Se refiere
al movimiento de mercaderas para ubicarlas en el espacio
fsico que se ha dispuesto para su almacenaje en el recinto.
Debe considerarse el volumen y peso de la mercadera, tipo
y tamao del embalaje, su nivel de rotacin, los accesos de
manipulacin y limpieza, las condiciones especiales de
conservacin (ejemp. Temperatura), los planes de
contingencia, la seguridad, entre otros a fin de lograr una
rpida distribucin posterior para atender a los usuarios
internos o externos.

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Gestin operativa de almacenes

Control
Sin un adecuado sistema de control, que debe ser ejercido
en forma estricta y permanente, ninguna de las otras
funciones se hacen posibles. Implica el establecimiento de
procedimientos y funciones para todas las acciones de
almacn, las cuales deben orientarse a mantener las
condiciones optimas de almacenamiento mediante la
constante inspeccin, vindose reflejada esta accin de
control en un sistema de informacin que permita conocer a
toda la empresa la disponibilidad de bienes almacenados.
Tipos de toma de inventarios de existencias
Inventario Cclico
Inventarios Generales
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Gestin operativa de almacenes

Predespacho
Instancia previa al despacho en la cual el personal de almacn
prepara el despacho de los pedidos formulados por los
clientes internos y externos en forma anticipada. Implica contar
con un sistema de informacin adecuado que unifique los
criterios de informacin cliente . Almacn, adems del especio
necesario para la preparacin de los pedidos a fin de tenerla
lista en el lugar convenido (dock) en el plazo establecido. Esta
actividad requiere de mucha planificacin y estudio de los tipos
y movimientos de almacn.

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Gestin operativa de almacenes

Despacho
El ciclo del servicio de almacn se ve parcialmente culminado
con la funcin de entrega o despacho de las mercaderas, que
implica la entrega fsica de la mercadera a los usuarios de
acuerdo a las condiciones coordinadas. Implica la entrega al
usuario de toda la informacin necesaria para el uso y
transporte de la mercadera (catlogos, protocolos, actas de
inspeccin, guas de remisin, nota de salida o entrega, etc.).
Debe mantenerse permanente actualizado el flujo de
informacin. Implica adems la transferencia de la
responsabilidad de la custodia de la mercadera.

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Proteccin del producto

Cada producto tiene propiedades fsicas, comportamientos qumicos
e incluso biolgicos que deben ser contemplados y respetados en su
presentacin al consumidor y en su introduccin en las cadenas de
distribucin, en particular en los procesos de almacenamiento y
transporte.
Se distinguen 3 elementos de proteccin al producto:
El envase, que presenta el producto al consumidor. En este se
sealan las caractersticas distintivas del producto, su identificacin,
normas de manejo y posibles riesgos.
El empaque, que integra lotes comerciales del producto envasado.
Se sealan normas para su manejo y colocacin al transportarse,
condiciones ambientales a respetarse, riesgos de manipulacin y la
cantidad de envases incluidos.
El embalaje, que permite adicionar lotes de productos empacados
en unidades de carga para su transporte y en fracciones de esta para
su almacenamiento.
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Criterios de disposicin de almacn

Superficie suficiente
Equipos de desplazamiento y apilamiento
Dispositivos de almacenamiento
Recurso humano disponible
Volmenes y cantidades de los artculos a almacenar
Peso de los artculos a almacenar
Rotacin de los artculos a almacenar
Seguridad: riesgos de accidentes, explosin, incendios, etc.
reas de circulacin
reas de manipulacin de materiales
Sistemas de control de cantidad (krdex visible)
Toma de inventarios
Zonas de despacho y acomodo
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Tipos de documentos generados

en gestin de almacenes
Nota de Ingreso
Nota de Salida
Nota de Transferencia
Guas de Remisin
Constancia de salida manual
Transaccin por atencin de requerimientos
Transaccin por devolucin
Transaccin por reversas
Transaccin por cambio de cdigo
Transaccin por ajuste de inventarios
Transaccin por emergencia
Transaccin entre almacenes del mismo centro
Transaccin entre almacenes de distinto centro
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Toma de inventario general

Inventario general AL-012
Personal de
inventario

Contabilidad
1

Generacin de
Reporte para
toma de
inventario

Impresin de
reporte

Ejecucin de toma
de inventario

Generacin de
reporte
preliminar de
diferencias

Digitacin de
datos de
inventario

Almacn
3

Ejecucin de
recuento
6

Impresin de
reporte

Digitacin de
datos de
recuento

2
8

12

Generacin de
reporte de
diferencias por
sustentar

Informe
aprobado?

Impresin de
reporte
10

NO

SI

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13

Digitacin de
ltimos datos (en
base al informe)

14

Generacin de
reporte de
diferencias
definitivas

Impresin de
reporte

AL-003 /
AL-006

15

16

Elaboracin de
informe de
sustento de
diferencias

11