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quarta-feira, 15 de julho de 2014

SEMASA | Servio Municipal de Saneamento Ambiental de Santo Andr

APOSTILA DE WORD AVANADO 2010


Feito por: Prof. Esp. DENIS KATKO

Localizar e substituir texto e outros dados nos seus


arquivos do Word 2010
O contedo deste tpico pode no se aplicar a alguns idiomas.
Use o Microsoft Word 2010 para localizar e substituir texto, formatao,
quebras de pargrafo, quebras de pgina e outros itens.
possvel estender sua pesquisa usando caracteres curinga e cdigos para
localizar palavras ou frases que contenham letras especficas ou combinaes
de letras.
Tambm possvel usar o comando Ir para para encontrar um local especfico
no documento.
Localizar texto
Voc pode procurar cada ocorrncia de uma palavra ou frase especfica
rapidamente.
1. Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Localizar ou
pressione CTRL+F.

O painel de Navegao aberto.


Na caixa Pesquisar Documento, digite o texto que voc deseja
encontrar.

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APOSTILA DE WORD AVANADO 2010


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Clique em um resultado para v-lo no documento ou navegue pelos


resultados clicando nas setas Prximo Resultado da Pesquisa e
Resultado da Pesquisa Anterior.
Observao Se voc fizer uma alterao no seu documento e os resultados
da pesquisa desaparecerem, clique na seta para baixo no painel Navegao
para exibir a lista de resultados.

Localizar outros elementos do documento


Para pesquisar por tabela, grfico, comentrio, nota de rodap ou nota de fim,
ou equao, execute os seguintes procedimentos:
Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Localizar ou
pressione CTRL+F.

O painel de Navegao aberto.


Clique na seta prxima lupa e depois clique na opo desejada.

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Clique em um resultado para v-lo no documento ou navegue pelos


resultados clicando nas setas Prximo Resultado da Pesquisa e
Resultado da Pesquisa Anterior.
Mais opes de pesquisa
Para encontrar a antiga caixa de dilogo Localizar e todas as suas opes,
execute um dos seguintes procedimentos:
Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique na seta ao lado de
Localizar e, em seguida, clique em Localizao Avanada.
No painel de Navegao, clique na seta ao lado da lupa e em
Localizao Avanada.
Observao

Se voc precisar somente de uma opo bsica, como

Diferenciar maisculas de minsculas, clique na seta ao lado da lupa e em


Opes.

Localizar e substituir texto


Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Substituir.

Na caixa Localizar, digite o texto que deseja pesquisar e substituir.


Na caixa Substituir por, digite o texto de substituio.

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Clique em Localizar Prxima e siga um destes procedimentos:


Para substituir um texto realado, clique em Substituir.
Para substituir todas as instncias do texto no documento, clique em
Substituir Tudo.
Para ignorar essa instncia do texto e avanar para a prxima instncia,
clique em Localizar Prxima.

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Localizar e substituir formatao especfica


Voc pode procurar e substituir ou remover a formatao de caracteres. Por
exemplo, possvel procurar por uma palavra ou frase especfica e alterar a
cor da fonte, ou possvel procurar por uma formatao especfica, como
negrito e alter-la.
Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Substituir.

Se no for exibido o boto Formatar, clique em Mais.


Para procurar por um texto com uma formatao especfica, digite o
texto na caixa Localizar. Para localizar apenas a formatao, deixe a
caixa em branco.
Clique em Formatar e selecione as formataes que deseja localizar e
substituir.
Clique na caixa Substituir por, clique em Formatar e selecione as
formataes de substituio.
Observao Se tambm quiser substituir o texto, digite o texto de
substituio na caixa Substituir por.
Para localizar e substituir cada instncia da formatao especificada,
clique em Localizar Prximo e clique em Substituir. Para substituir
todas as instncias da formatao especificada, clique em Substituir
Tudo.

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Pesquisar usando caracteres curinga para localizar letras especficas


possvel usar caracteres curinga para procurar textos. Por exemplo,
possvel usar o caractere curinga asterisco (*) para procurar uma sequencia de
caracteres (por exemplo, "t*o" localiza "tristonho" e "trmino").
Use caracteres curinga para localizar e substituir o texto
Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique na seta ao lado de
Localizar e, em seguida, clique em Localizao Avanada.

Marque a caixa de seleo Usar caracteres curinga.


Se no for exibida a caixa de seleo Usar caracteres curinga, clique
em Mais.
Proceda de uma das seguintes maneiras:
Para escolher um caractere curinga em uma lista, clique em
Especial e, em seguida, clique em um caractere curinga; depois,
digite o texto adicional desejado na caixa Localizar. Para obter
informaes adicionais.
Digite um caractere curinga diretamente na caixa Localizar. Para
obter informaes adicionais.
Se quiser substituir o item, clique na guia Substituir e digite o que
deseja usar como uma substituio na caixa Substituir por.

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Clique em Localizar Prximo, Localizar Tudo, Substituir ou em


Substituir Tudo.
Para cancelar uma pesquisa em andamento, pressione ESC.
Caracteres curinga para itens que voc deseja localizar e substituir
Observaes
Quando a caixa de seleo Usar caracteres curinga est marcada, o
Word localiza apenas o texto exato especificado. Observe que as caixas
de seleo Diferenciar maisculas de minsculas e Palavras inteiras
no esto disponveis (esmaecidas) para indicar que essas opes so
ativadas automaticamente. No possvel desativar essas opes.
Para procurar um caractere definido como um caractere curinga, digite
um barra invertida (\) antes do caractere. Por exemplo, digite \? para
localizar um ponto de interrogao.
Voc pode usar parnteses para agrupar os caracteres curinga e o texto
e para indicar a ordem de avaliao. Por exemplo, digite <(pre)*(ado)>
para localizar "premeditado" e "prejudicado".
possvel usar o caractere curinga \n para procurar um expresso e
substitui-la pela expresso reorganizada. Por exemplo, digite (Neves)
(Paulo) na caixa Localizar e \2 \1 na caixa Substituir por. O Word
localizar Neves Paulo e substituir por Paulo Neves.

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Para localizar

Digite Exemplo

Um nico caractere qualquer

Qualquer sequncia de caracteres *

s?o localiza salvo e sonho.


t*o localiza tristonho e trmino.
<(org) localiza organizar e

O incio de uma palavra

<

organizao, mas no localiza


desorganizado.
(do)> localiza medo e cedo, mas

O final de uma palavra

>
no localiza domnio.

Um dos caracteres especificados

[]

Qualquer caractere nico neste

v[ie]r localiza vir e ver.


[r-t] localiza r e s. Os intervalos

[-]
intervalo

devem estar em ordem crescente.

Qualquer caractere nico, exceto


F[!a-m]rro localiza forro, mas no
os caracteres no intervalo entre

[!x-z]
localiza ferro.

colchetes
Exatamente n ocorrncias do

ca{2}tinga localiza caatinga, mas


{n}

caractere ou expresso anterior

no catinga.

Pelo menos n ocorrncias do

ca{1,}tinga localiza catinga e


{n,}

caractere ou expresso anterior

caatinga.

De n a m ocorrncias do caractere
{n,m} 10{1,3} localiza 10, 100 e 1000.
ou expresso anterior

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Uma ou mais ocorrncias do

ca@tinga localiza catinga e


@

caractere ou expresso anterior

caatinga.

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Usar cdigos para localizar letras, formatao, campos ou caracteres


especiais
Use os seguintes cdigos para localizar letras, formatao, campos ou
caracteres especiais. Observe que alguns cdigos funcionam apenas se a
opo Usar caracteres curinga estiver ativada ou desativada.
Cdigos que funcionam na caixa Localizar ou na caixa Substituir por
Para localizar

Digite

Marca de pargrafo ^p (no funciona na caixa Localizar quando a opo


( )

Usar caracteres curinga est ativada), ou ^13

Caractere de
^t ou ^9
tabulao ( )
Caractere ASCII

^nnn, onde nnn o cdigo do caractere.

Caractere ANSI

^0 nnn, onde 0 zero e nnn o cdigo do caractere

Travesso ( )

^+

Trao ( )

^=

Caractere de
^^
circunflexo
Quebra de linha
^l ou ^11
manual (

Quebra de coluna

^n ou ^14

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Quebra de pgina
^12 (ao substituir, insere uma quebra de pgina)
ou seo
Quebra de pgina

^m (tambm localiza ou substitui quebras de seo

manual

quando a opo Usar caracteres curinga est ativada)

Espao no
^s
separvel ( )
Hfen incondicional (
^~
)
Hfen opcional ( )

^-

Cdigos que funcionam apenas na caixa Localizar (quando Usar


caracteres curinga est ativado)
Para localizar

Digite

Qualquer caractere

^?

Qualquer dgito

^#

Qualquer letra

^$

Imagem ou elemento grfico (somente embutido)

^g

Marca de nota de rodap

^f ou ^2

Marca de nota de fim

^e

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Campo (quando cdigos de campo esto visveis)

^d ou ^19 ou ^21

Comentrios (quando os comentrios esto


^a ou ^5
embutidos)
Quebra de seo

^b
^w (qualquer espao ou
qualquer combinao de

Espao em branco

espaos regulares e
incondicionais e caracteres
de tabulao)

Cdigo que funciona apenas na caixa Substituir por


Para localizar

Digite

Contedo da rea de Transferncia do Microsoft Windows

^c

Ir para uma pgina, tabela ou outro item especfico


possvel procurar e substituir caracteres especiais e elementos de
documentos como tabulaes e quebras de pginas manuais. Por exemplo,
possvel localizar todas as quebras de pargrafo duplas e substitui-las por
quebras de pargrafo simples.
1. Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique na seta ao lado de
Localizar e, em seguida, clique em Ir para.

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2. Na caixa Ir para, clique no tipo de item.


3. Siga um destes procedimentos:
Para ir para um item especfico, digite as informaes de identificao
adequadas para o item na caixa Inserir tipo de item e clique em Ir
para.
Para ir para o item prximo ou anterior do tipo especificado, deixe a
caixa Inserir vazia e clique em Prximo ou Anterior.

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Criar formulrios preenchidos ou impressos pelos


usurios no Word
Voc pode criar um formulrio no

um formulrio tambm podem ser

Microsoft Word comeando com um

vinculados a dados.

modelo e adicionando controles de


contedo, incluindo caixas de
seleo, caixas de texto,
selecionadores de data e listas

Tambm possvel criar um


formulrio usando um modelo.
Muitos modelos de formulrio esto
disponveis no site Office.com.

suspensas. Outras pessoas podem


Observao Voc pode imprimir
usar o Word para preencher o
um formulrio que tenha sido criado
formulrio em seu computador. Em
usando controles de contedo, mas
um cenrio avanado, os controles
as caixas em torno dos controles de
de contedo que voc adicionar a
contedo no sero impressas.

Etapa 1: mostrar a guia Desenvolvedor


Clique na guia Arquivo.
Clique em Opes.
Clique em Personalizar Faixa de Opes.
Em Personalizar a Faixa de Opes, clique em Guias Principais.
Na lista, marque a caixa de seleo Desenvolvedor e clique em OK.

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Etapa 2: Abrir um modelo ou documento no qual


basear o formulrio
Para economizar tempo, voc pode comear usando um modelo de formulrio
ou com um modelo em branco e criar seu prprio formulrio do zero.
Comear com um modelo de formulrio
Clique na guia Arquivo.
Clique em Novo.
Em Office.com - Modelos, clique em Formulrios.
Clique na pasta que concilia o tipo de formulrio que voc deseja criar.
Clique no modelo de formulrio que voc deseja usar e, em seguida,
clique em Download.
Clique na guia Arquivo e, novamente, em Salvar como.
Na caixa de dilogo Salvar Como, digite um nome para o novo modelo
ou documento e clique em Salvar.
Comear com um modelo em branco
Clique na guia Arquivo.
Clique em Novo.
Em Modelos Disponveis, clique em Meus Modelos.
Em Criar Novo, clique em Modelo, e, em seguida, clique em OK.

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Clique na guia Arquivo e, novamente, em Salvar como.


Na caixa de dilogo Salvar Como, digite um nome de arquivo para o
novo modelo e clique em Salvar.

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Etapa 3: Adicionar contedo ao formulrio


Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Modo de Design e, em
seguida, insira os controles desejados.

Inserir um controle de texto onde os usurios possam inserir texto


Em um controle de contedo de rich text, os usurios podem formatar o texto
com negrito ou itlico e digitar vrios pargrafos. Se voc desejar limitar o que
os usurios adicionaro, insira o controle de contedo de texto sem
formatao.
Clique no local em que deseja inserir o controle.
Na aba Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Controle de
Contedo de RichText

ou em Controle de Contedo de Texto sem

Formatao.
Para definir as propriedades especficas no controle.
Inserir um controle de imagem
Um controle de imagem geralmente usado para modelos, mas tambm
possvel adicionar um controle de imagem em um formulrio.
Clique no local em que deseja inserir o controle.

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Na guia Desenvolvedor, no grupo Restries, clique em Controle de


Imagem.

Para definir as propriedades especficas no controle.

Inserir um controle de bloco de construo


Voc pode usar controles de bloco de construo quando desejar que as
pessoas escolham um bloco de texto especfico. Por exemplo, os controles de
bloco de construo so teis se voc estiver configurando um modelo de
contrato e precisar adicionar texto clich diferente dependendo dos requisitos
especficos do contrato. possvel criar controles de contedo de rich text para
cada verso do texto clich e, em seguida, ser possvel usar um controle de
bloco de construo como o container para os controles de contedo de rich
text.
Voc tambm pode usar um controle de bloco de construo em um formulrio.
Clique no local em que deseja inserir o controle.
Na aba Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Controle de
Contedo de Bloco de Construo.

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Para definir as propriedades especficas no controle, consulte Etapa 4:


Configurar ou alterar propriedades dos controles de contedo.
Inserir uma caixa de combinao ou uma lista suspensa
Em uma caixa de combinao, os usurios podem selecionar em uma lista de
opes fornecida por voc ou podem digitar suas prprias informaes. Em
uma lista suspensa, os usurios podem selecionar apenas na lista de opes.
Na aba Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Controle de
Contedo da Caixa de Combinao
Lista Suspensa

ou Controle de Contedo de

Selecione o controle de contedo e, na guia Desenvolvedor, no grupo


Controles, clique em Propriedades.

Para criar uma lista de opes, clique em Adicionar em Propriedades da


Caixa de Combinao ou Propriedades da Lista Suspensa.
Digite uma opo na caixa Nome para Exibio, como Sim, No ou
Talvez.
Repita esta etapa at que todas as opes estejam na lista suspensa.

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Preencha quaisquer outras propriedades que voc desejar.


Observao

Se voc marcar a caixa de seleo O contedo no pode ser

editado, os usurios no podero clicar em uma opo.


Inserir um selecionador de data
Clique no local em que voc deseja inserir o controle de selecionador de
data.
Na aba Desenvolvedor, no grupo Controles, clique no Controle de
Contedo de Selecionador de Data.

Para definir as propriedades especficas no controle.

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Inserir uma caixa de seleo


Clique onde deseja inserir o controle de caixa de seleo.
Na aba Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Controle de
Contedo de Caixa de Seleo.

Para definir as propriedades especficas no controle.

Etapa 4: Configurar ou alterar propriedades dos


controles de contedo
Cada controle de contedo possui propriedades que voc pode definir ou
alterar. Por exemplo, o controle Selecionador de Data oferece opes para o
formato que voc deseja usar para exibir a data.
Clique no controle de contedo que voc deseja alterar.
Na aba Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Propriedades e
altere as propriedades desejadas.

Etapa 5: Adicionar texto com instruo ao formulrio


O texto com instruo pode aumentar as possibilidades de utilizao do
formulrio criado e distribudo. Voc pode alterar o texto com instruo padro
nos controles de contedo.

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Para personalizar o texto com instruo padro para os usurios do formulrio,


faa o seguinte:
Na guia Desenvolvedor, no grupo Restries, clique em Proteger
Documento.

Clique no controle de contedo onde voc deseja revisar o texto com


instruo de espao reservado.
Edite o texto de espao reservado e formate-o conforme o desejado.
Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Modo de Design
para desativar o recurso de design e salvar o texto de instrues.
Observao No marque a caixa de seleo O contedo no pode ser
editado se voc desejar que os usurios do formulrio substituam o texto com
instruo pelo seu prprio texto.

Etapa 6: Adicionar proteo a um formulrio


Dica

Se desejar, voc poder testar o formulrio antes de distribu-lo. Abra o

formulrio, preencha-o como se fosse o usurio e salve uma cpia no local


desejado.
Abra o formulrio ao qual deseja adicionar proteo.
Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em Selecionar e em
Selecionar Tudo ou pressione CTRL+A.

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Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique em Grupo e, novamente,


em Grupo.

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Entendendo Quebra de SEES


Para inserir uma quebra de seo, clique em Layout de Pgina, em Quebras e
na quebra de seo que voc quer adicionar.

Uma quebra de seo Prxima Pgina inicia a nova seo na prxima pgina

Uma quebra de seo Contnua inicia a nova seo na mesma pgina.

Uma quebra de seo contnua til quando voc quer mudar a formatao,
como o nmero de colunas, sem iniciar uma nova pgina.

Uma quebra de seo Pgina Par ou Pgina mpar inicia a nova seo na
prxima pgina de nmero par ou mpar.

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Para que os captulos do documento comecem em uma pgina mpar, use uma
quebra de seo Pgina mpar.

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Inserir uma quebra de coluna


Para alterar o layout de uma seo em colunas, clique em Layout de Pgina,
em Colunas e no nmero de colunas desejado.

Por exemplo, voc pode adicionar uma quebra de seo Contnua e definir o
layout de parte de uma pgina de coluna nica como duas colunas.

Seo formatada como coluna nica


Seo formatada como duas colunas

A quebra de seo como uma cerca ao redor da formatao da coluna.


Porm, se voc remover uma quebra de seo, o texto acima dela se tornar
parte da seo que estava abaixo da quebra, sendo formatado como esse
texto.

Vamos ver o exemplo na imagem acima. Se removermos a quebra de seo


entre a primeira e a segunda sees, todo o documento ser formatado em
duas colunas, pois essa a formatao abaixo da quebra de seo.

Voc pode usar sees para fazer (ou cercar) outras alteraes de formatao
em pginas diferentes no documento, incluindo:

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Tamanho ou orientao do papel


Cabealhos e rodaps (lembre-se de desvincular o cabealho ou rodap
da seo anterior)
Numerao de pgina (lembre-se de desvincular o cabealho ou rodap
da seo anterior)
Numerao de linhas
Numerao de nota de rodap e de nota de fim

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Criar uma bibliografia


Uma bibliografia uma lista de fontes, normalmente colocada no final de um documento, que
voc consultou ou citou na criao do documento. No Microsoft Word 2010, possvel gerar
uma bibliografia automaticamente com base nas informaes sobre a fonte fornecidas para o
documento.
Todas vez que voc cria uma nova fonte, as informaes sobre a fonte so salvas no seu
computador, para que voc possa localizar e usar qualquer fonte que criou.
Voc pode escolher o estilo de bibliografia desejado e pode adicionar novos estilos de
bibliografia.

Adicionar uma nova citao e fonte bibliogrfica a um documento

Ao adicionar um nova citao a um documento, tambm possvel criar uma nova fonte
bibliogrfica que ir aparecer na bibliografia.
1. Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique na seta ao lado de Estilo.

2. Clique no estilo que deseja usar para a citao e para a fonte bibliogrfica.
3. Por exemplo, documentos de cincias sociais normalmente usam estilos MLA ou APA
para citaes e fontes bibliogrfica.
4. Clique no final da sentena ou da frase que deseja citar.
5. Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique em Inserir Citao.

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6. Siga um destes procedimentos:

Para adicionar as informaes sobre a fonte bibliogrfica, clique em Adicionar


nova fonte bibliogrfica.

Para adicionar um espao reservado, de modo que voc possa criar uma
citao e preencher as informaes sobre a fonte posteriormente, clique
em Adicionar Novo Espao Reservado. Um ponto de interrogao aparece ao
lado dos recursos de espao reservado no Gerenciador de Recursos.

7. Comece a preencher as informaes sobre a fonte bibliogrfica clicando na seta ao


lado de Tipo de fonte bibliogrfica.
Por exemplo, sua fonte bibliogrfica pode ser um livro, um relatrio ou um site da Internet.
8. Preencha as informaes bibliogrficas para a fonte.
Para adicionar mais informaes sobre uma fonte bibliogrfica, clique na caixa de
seleo Mostrar todos os campos de bibliografia.
OBSERVAES

Se voc escolher um estilo GOST ou ISO 690 para suas fontes e uma citao no for
exclusiva, anexe um caractere alfabtico ao ano. Por exemplo, uma citao aparecia
como [Pasteur, 1848a].

Se voc escolher ISO 690 - Referncia Numrica e ainda assim as suas citaes no
aparecerem consecutivamente, clique no estilo ISO 690 novamente e pressione ENTER
para ordenar as citaes de forma correta.

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Localizar uma fonte bibliogrfica

A lista de fontes bibliogrficas que voc consulta ou cita podem se tornar muito grande.
Algumas vezes voc pode pesquisar por uma fonte citada em outro documento usando o
comando Gerenciar fontes bibliogrficas.
1. Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique em Gerenciar Fontes
Bibliogrficas.

Se voc abrir um novo documento que ainda no contm citaes, todas as fontes usadas em
documentos anteriores aparecero na Lista mestra.
Se voc abrir um documento que inclui citaes, as fontes bibliogrficas para essas citaes
aparecero sob Lista Atual. Todas as fontes que voc citou, em documentos anteriores ou no
documento atual, aparecero na Lista Mestra.
2. Para localizar uma fonte especfica, execute uma das seguintes aes:
Na caixa de classificao, classifique por autor, ttulo, nome da marca de
citao ou ano e pesquise a lista resultante para a fonte que deseja localizar.
Na caixa Pesquisar, digite o ttulo ou o autor para a fonte que deseja localizar.
A lista diminui dinamicamente para atender aos termos de sua pesquisa.
OBSERVAO possvel clicar no boto Procurar no Gerenciador de fontes
bibliogrficas para selecionar outra lista mestra a partir da qual voc poder importar novas
fontes bibliogrficas ao documento. Por exemplo, possvel se conectar a um arquivo em um

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servidor compartilhado, no computador ou servidor de um colega de pesquisa, ou em um site
hospedado por uma universidade ou instituio de pesquisa.

Editar o espao reservado para citao


Ocasionalmente, voc pode querer criar uma espao reservado para citao e esperar para
preencher posteriormente as informaes completas sobre a fonte bibliogrfica. Quaisquer
alteraes que voc faa a uma fonte so automaticamente refletidas na bibliografia, se voc
j tiver criado uma. Um ponto de interrogao aparece ao lado dos recursos de espao
reservado no Gerenciador de Recursos.
Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique em Gerenciar Fontes
Bibliogrficas.

Em Lista atual, clique no espao reservado que deseja editar.


OBSERVAO As fontes de espao reservado so colocadas em ordem alfabtica no
Gerenciador de Recursos junto com as outras fontes, com base no nome da marca do
espao reservado. Por padro, os nomes de marca de espao reservado so nmeros,
mas voc pode personalizar a marca de espao reservado com a marca que desejar.
Clique em Editar.
Comece a preencher as informaes sobre a fonte bibliogrfica clicando na seta ao
lado de Tipo de fonte bibliogrfica.

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Por exemplo, sua fonte bibliogrfica pode ser um livro, um relatrio ou um site da
Internet.
Preencha as informaes bibliogrficas da fonte. Use o boto Editar para preencher os
campos em vez de ter que digitar nomes no formato apropriado.
Para adicionar mais informaes sobre uma fonte bibliogrfica, clique na caixa de
seleo Mostrar todos os campos de bibliografia.
Criar uma bibliografia
possvel criar uma bibliografia em qualquer ponto aps inserir uma ou mais fontes em um
documento. Se voc no tiver todas as informaes necessrias sobre uma fonte bibliogrfica
para criar uma citao completa, voc poder usar um espao reservado para citao e
completar as informaes posteriormente.
OBSERVAO Espaos reservados para citaes no aparecem na bibliografia.
Clique no local que deseja inserir uma bibliografia, normalmente no final do
documento.
Na guia Referncias, no grupo Citaes e Bibliografia, clique em Bibliografia.

Clique em um formato de bibliografia criado anteriormente para inserir a bibliografia


no documento.

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Definir paradas de tabulao ou apag-las


OBSERVAO Voc tambm pode usar as opes de layout do documento no Word para
configurar o documento. Por exemplo, voc pode criar facilmente um sumrio ou um ndice
sem definir uma nica tabulao. Tambm possvel usar a tabela criada previamente e as
opes de cabealho e rodap. Alm disso, o Word fornece folhas de rosto pr-projetadas e
vrias opes de layout de pgina para facilitar a configurao do documento.
Definir paradas de tabulao usando a regra
1. Clique no seletor de tabulao na extremidade esquerda da rgua at ele exibir o tipo
de tabulao desejado.
OBSERVAO Se a rgua horizontal localizada no topo do documento no estiver sendo
exibida, clique no boto Exibir Rgua no topo da barra de rolagem vertical.
2. Clique na rgua em que voc deseja definir a parada de tabulao.
Paradas de tabulao na regra
UMA TABULAO ESQUERDA DEFINE A POSIO DE INCIO DO TEXTO, QUE CORRER
PARA A DIREITA CONFORME VOC DIGITAR.

Uma tabulao Centralizada define a posio do meio do texto. O texto centralizado


nessa posio conforme voc digita.

Uma Tabulao Direita define a extremidade do texto direita. Conforme voc digita, o
texto movido para a esquerda.

Uma tabulao Decimal alinha nmeros ao redor de um ponto decimal.


Independentemente do nmero de dgitos, o ponto decimal ficar na mesma posio.

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(Voc s pode alinhar nmeros ao redor de um caractere decimal. No possvel alinhar
nmeros ao redor de um caractere diferente, como hfen ou smbolo de E comercial.)

Uma tabulao Barra no posiciona o texto. Ela insere uma barra vertical na posio de
tabulao.
Notas sobre o uso da rgua horizontal para definir paradas de tabulao
Por padro, no h tabulaes na rgua quando um novo documento em branco
aberto.
As duas opes finais no seletor de tabulaes so, na realidade, para recuos. Voc
pode clicar nelas e, em seguida, clicar na rgua para posicionar os recuos, em vez de
deslizar os marcadores de recuo ao longo da rgua. Clique em Recuo da primeira
linha

e, em seguida, clique na metade superior da rgua horizontal onde deseja

que a primeira linha do pargrafo inicie. Clique em Recuo Deslocado

e, em

seguida, clique na metade inferior da rgua horizontal onde deseja que a segunda
linha de um pargrafo e todas as demais comecem.
Quando voc define uma tabulao, uma linha de barra vertical exibida no local
dessa definio (no necessrio pressionar a tecla TAB. Uma tabulao barra
similar formatao tachada, mas segue verticalmente pelo pargrafo no local da
tabulao. Como outros tipos de tabulao, possvel definir uma tabulao barra
antes ou depois de digitar o texto do pargrafo.
Voc pode remover uma tabulao arrastando-a (para cima ou para baixo) para fora
da rgua. Quando voc soltar o boto do mouse, a tabulao desaparecer.
Voc tambm pode arrastar tabulaes existentes para a esquerda e para a direita ao
longo da rgua para uma posio diferente.

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Quando vrios pargrafos so selecionados, somente as tabulaes do primeiro
pargrafo so exibidas na rgua.

Definir paradas de tabulao usando a caixa de dilogo


Tabulaes
Se voc deseja que sua tabulao pare em posies precisas que no podem ser obtidas
clicando na rgua, ou se deseja inserir um caractere especfico (de preenchimento) antes da
tabulao, pode usar a caixa de dilogoTabulaes.
Para exibir a caixa de dilogo Tabulaes, clique duas vezes em qualquer parada de tabulao
na rgua ou faa o seguinte:
1. Clique duas vezes na rgua ou clique na guia Layout de Pgina, clique no Iniciador da
Caixa de DilogoPargrafo e clique em Tabulaes.

2. Em Posio da parada de tabulao, digite o local onde voc deseja definir a parada
de tabulao.
3. Em Alinhamento, clique no tipo de parada de tabulao desejado.
4. Para adicionar pontos na parada de tabulao, ou para adicionar outro tipo de
preenchimento, clique na opo desejada em Preenchimento.
5. Clique em Definir.
6. Repita as etapas de 2 a 5 para adicionar outra parada de tabulao ou clique em OK.

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Adicionar preenchimentos, ou linhas pontilhadas, entre


paradas de tabulao
Voc pode adicionar preenchimentos pontilhados entre as paradas de tabulao ou escolher
outras opes de formatao na caixa de dilogo Tabulaes.
1. Digite o texto que voc deseja exibir antes do preenchimento.
2. Na rgua horizontal, defina a parada de tabulao desejada.
3. Clique duas vezes na rgua ou clique na guia Layout de Pgina, clique no Iniciador da
Caixa de DilogoPargrafo e clique em Tabulaes.

4. Em Preenchimento, clique no preenchimento desejado.


5. Clique em OK e pressione TAB.
Quando voc pressionar ENTER para iniciar uma nova linha, uma parada de tabulao
formatada estar disponvel na nova linha.
DICA Se desejar usar paradas de tabulao e preenchimentos de ponto, convm usar o Word
para criar um sumrio automaticamente.
Alterar o espaamento entre as tabulaes padro
Se voc definir tabulaes manuais, elas interrompero as tabulaes padro. As tabulaes
manuais definidas na rgua substituem as configuraes de tabulao padro .
1. Na guia Layout de Pgina, clique no Inicializador da Caixa de Dilogo Pargrafo.

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2. Na caixa de dilogo Pargrafo, clique em Tabulaes.


3. Na caixa Tabulao padro, insira o espaamento que voc deseja entre as paradas de
tabulaes padro.
Quando voc pressiona a tecla TAB, sua tabulao parar na pgina obedecendo a distncia
especificada.
Se voc adicionou paradas de tabulao manuais, poder apagar o espaamento de uma
parada de tabulao ou de todas as paradas de tabulao manuais. Depois de apagar o
espaamento, os caracteres da parada de tabulao sero movidos para os locais padro.
1. Na guia Layout de Pgina, clique no Inicializador da Caixa de Dilogo Pargrafo.

2. Na caixa de dilogo Pargrafo, clique em Tabulaes.


3. Na lista em Posio da parada de tabulao, clique na posio de parada de tabulao
que deseja apagar e clique em Limpar.
DICA Para remover o espaamento de todas as paradas de tabulao manuais, clique
em Limpar Tudo.
4. Repita a etapa 3 para cada posio da parada de tabulao que voc deseja apagar.
5. Clique em OK.

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IMPORTANTE: Os caracteres da parada de tabulao no so removidos. Para remov-los,
necessrio exclu-los manualmente ou executar Localizar e Substituir, com ^t na
caixa Localizar e uma caixa Substituir por vazia. Para abrir a caixa de dilogo Localizar e
Substituir,

na

guia Pgina

Inicial,

no

grupo Edio,

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clique

em Substituir.

Criar etiquetas para mala direta


Quando voc desejar usar etiquetas de endereo para enviar uma correspondncia em massa
para sua lista de endereos, poder usar a mala direta para criar uma folha de etiquetas de
endereos. Cada etiqueta contm um endereo da sua lista.

O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais:

1. Configurar as etiquetas. Configure o layout das etiquetas uma vez, para todas as
etiquetas na mala direta. Em uma mala direta, o documento que voc usa para fazer
isso chamado de documento principal. No documento principal da etiqueta, tambm
possvel configurar qualquer contedo que deseja repetir em cada etiqueta, como o
logotipo da empresa ou seu endereo de retorno nas etiquetas de entrega.

2. Conectar as etiquetas sua lista de endereo. Sua lista de endereos a fonte de


dados usada pelo Microsoft Word na mala direta. um arquivo que contm os
endereos a serem impressos nas etiquetas.

3. Refinar a lista de destinatrios. O Word gera uma etiqueta para cada endereo na sua
lista de correspondncias. Se voc quiser gerar etiquetas apenas para determinados
endereos na sua lista de correspondncias, poder escolher quais endereos, ou
registros deseja incluir.

4. Adicionar espaos reservados, chamados de campos de mala direta, s etiquetas. Ao


realizar a mala direta, os campos da mala direta so preenchidos com as informaes
de sua lista de endereos.

5. Visualizar, completar a mesclagem e imprimir as etiquetas. possvel visualizar cada


etiqueta antes de imprimir todo o conjunto.

Voc pode usar comandos na guia Correspondncias para executar uma mala direta.

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IMPORTANTE Se voc planeja usar campos de contato personalizados com a lista Contatos
no Microsoft Outlook ou se planeja usar uma pasta Contatos de Pastas Pblicas, voc
deve comear o processo de mala direta no Outlook.

Configurar as etiquetas

Possivelmente, voc j tem um pacote de folhas de etiqueta de um dos fornecedores de folha


de etiqueta, como Avery, AOne ou Formtec. cada folha tem um determinado tamanho e
contm um determinado nmero de etiquetas com dimenses especficas.

Para configurar o documento principal da etiqueta, necessrio corresponder as dimenses


desse documento com as dimenses das etiquetas nas folhas que voc possui.

1. Inicie o Word.

Um documento em branco abre por padro. Deixe-o aberto. Se escolher fech-lo, os


comandos na prxima etapa no estaro disponveis.

2. Na guia Correspondncias, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala


Direta.

3. Clique em Etiquetas.

4. Na caixa de dilogo Opes de Etiqueta, voc tem diversas opes.

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O tipo de impressora que voc est usando para imprimir as etiquetas

O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas

O nmero que corresponde ao nmero de produto listado no seu pacote de folhas de


etiquetas

5. Em Informaes da impressora, clique no tipo de impressora que voc usar para


imprimir as etiquetas.

6. Na lista Fornecedores de etiquetas, clique no nome da empresa que fez as folhas de


etiqueta que voc est usando.

7. Na lista Nmero do produto, clique no nmero do produto que est listado na caixa
de folhas de etiqueta.

O nmero do produto para minhas folhas de etiquetas no corresponde a nenhuma das


opes na caixa de dilogo Opes de Etiqueta

8. Aps selecionar as opes de etiqueta que deseja, clique em OK.

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O Word cria um documento que contm a folha de etiquetas. O Word usa uma tabela para
organizar as etiquetas. Se voc no vir linhas separando as etiquetas, clique na
guia Layout em Ferramentas de Tabela e, em seguida, no grupo Tabela, clique em Exibir
Linhas de Grade.

Reiniciar uma mala direta

Se voc precisar para de trabalhar em uma mala direta, poder salvar o documento principal
da etiqueta e reiniciar a mesclagem posteriormente. O Word mantm a fonte de dados e as
informaes do campo.

1. Quando voc estiver pronto para reiniciar a mesclagem, abra o documento.

O Word exibe uma mensagem que pede para voc confirmar se deseja abrir o documento, que
executar um comando SQL.

2. Como esse documento est conectado a uma fonte de dados e voc deseja recuperar
os dados, clique em Sim. Se estivesse abrindo um documento que no soubesse estar
conectado a uma fonte de dados, voc poderia clicar em No para impedir possveis
acessos mal-intencionados aos dados.

O texto do documento, junto com quaisquer campos inseridos, aparece.

3. Clique

na

guia Correspondncias e

reinicie

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seu

trabalho.

Conectar as etiquetas sua lista de endereo


Para mesclar informaes em suas etiquetas, necessrio conectar as etiquetas sua lista de
endereos, tambm conhecida como uma fonte de dados ou um arquivo de dados. Se voc
ainda no tiver um arquivo de dados, poder criar um durante o processo de mala direta.

IMPORTANTE Se voc usa uma lista existente, verifique se ela contm as informaes que
voc deseja usar, incluindo todas as colunas e linhas. Voc pode fazer algumas alteraes
durante a mesclagem, mas no pode abrir a fonte de dados separadamente durante a
mesclagem. O processo de mesclagem mais fcil se a fonte de dados estiver pronta antes de
voc se conectar a ela.

Escolha um arquivo de dados

1. Na guia Correspondncias, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar


Destinatrios.

2. Siga um destes procedimentos:

Usar Contatos do Outlook Se voc deseja usar a lista Contatos no Microsoft


Outlook,

clique

em Selecionar

nos

Contatos

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do

Outlook.

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Usar um arquivo de fonte de dados existente Se voc tiver uma planilha do


Microsoft Excel, um banco de dados do Microsoft Access ou outro tipo de
arquivo de dados, clique em Usar Lista Existente e, em seguida, localize o
arquivo

na

caixa

de

dilogo Selecionar

Fonte

de

Dados.

Para o Excel, possvel selecionar os dados a partir de qualquer planilha ou


intervalo nomeado dentro de uma pasta de trabalho. Para o Access, possvel
selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta definida no banco de
dados.

Para outro tipo de arquivo de dados, selecione o arquivo na caixa de dilogo Selecionar Fonte
de Dados. Se o arquivo no estiver listado, selecione o tipo de arquivo apropriado ou
selecione Todos os Arquivos na caixaArquivos do tipo. Em uma mala direta, voc pode usar os
seguintes tipos de arquivos de dados:

Programas de banco de dados de camada nica baseados em arquivos,


para

os

quais

voc

instalou

um

driver

de provedor

OLE

DB ou ODBC (vrios desses drivers so fornecidos com o Microsoft


Office 2010).

Um arquivo HTML que tem uma tabela nica. A primeira linha da


tabela deve conter nomes de colunas e as outras linhas devem conter
dados.

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Catlogos de endereos eletrnicos:

Catlogo de endereos do Microsoft Outlook

Lista de Contatos do Microsoft Schedule+ 7.0

Qualquer lista de endereos semelhante criada com um


sistema de mensagens compatvel com o padro MAPI como,
por exemplo, o Microsoft Outlook.

Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma


nica tabela. A primeira linha da tabela deve conter ttulos e as outras
linhas devem conter os registros que deseja mesclar. Voc tambm
pode usar uma fonte de cabealho como uma fonte de dados.

Qualquer arquivo de texto que tenha campos de dados separados (ou


delimitados) por caracteres de tabulao ou por vrgulas e registros de
dados separados por marcas de pargrafo.

Criar um novo arquivo de dados no Word Se voc ainda no tiver um


arquivo de dados, clique em Digitar Nova Lista e, em seguida, use o formulrio
que ser aberto para criar a sua lista. A lista salva como um arquivo de banco
de dados (.mdb) que pode ser usado novamente.

OBSERVAO Se voc instalou o Microsoft Office 2010 (em vez de instalar apenas o Word
2010), tambm poder usar o Microsoft Query para construir uma consulta e recuperar os
dados que deseja de uma fonte de dados externa.

Se voc estiver pronto para continuar, v para a prxima etapa.

Se precisar de mais informaes, leia mais.

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Dicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Outlook

Conectar-se a sua pasta Contatos do Outlook normalmente um processo direto, mas algumas
vezes possvel encontrar um problema. Aqui esto as solues para os problemas comuns
que podem ocorrer:

No consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook para conect-la.

Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e tabelas.

No consigo me conectar pasta Contatos do Outlook em Pastas Pblicas.

No consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook

Pode ser necessrio ativar a propriedade Mostrar esta pasta como catlogo de emails no
Outlook, ou alterar seu perfil de usurio do Outlook.

Ative a propriedade Mostrar esta pasta como catlogo de emails

1. No Microsoft Outlook, clique em Contatos.

2. Clique com o boto direito do mouse na pasta Contatos que contm as informaes
que deseja usar para uma mala direta e, em seguida, clique em Propriedades no menu
de atalho.

3. Na guia Catlogo de endereos do Outlook, verifique se a caixa de seleo Mostrar


esta pasta como catlogo de emails est marcada e, em seguida, clique em OK.

Altere o seu perfil de usurio do Outlook

O perfil de usurio do Outlook um grupo de contas de email e catlogos de endereos.


Normalmente, voc precisa apenas de um perfil, mas se voc compartilhar seu computador

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com outras pessoas ou usar catlogos de endereos diferentes para objetivos diferentes, voc
poder configurar mais de um perfil. Se, ao iniciar sua mala direta, voc estiver usando um
perfil que no inclui a pasta Contatos que deseja usar, essa pasta no estar disponvel.

Para alternar para um perfil de usurio diferente, apenas reinicie o Outlook. Quando for
solicitado por um perfil, escolha o perfil que inclui a pasta Contatos que deseja usar na mala
direta.

Se no for solicitado por um perfil e souber que tem mais de um perfil, convm configurar o
Outlook de modo que ele faa a solicitao. Isso pode ser feito da seguinte maneira:

1. Saia do Outlook.

2. No Painel de Controle, clique em Contas de Usurio e clique em Email.

3. Clique em Mostrar Perfis.

4. Para que seja solicitado que voc selecione um perfil sempre que iniciar o Outlook,
clique em Escolher perfil a ser usado e clique em OK.

Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e tabelas

Se voc tentar se conectar sua pasta de Contatos durante uma mala direta no Word e o
Outlook no estiver configurado como seu programa de email padro no Windows Internet
Explorer, uma mensagem afirmando o seguinte ser exibida:

"No h um cliente de email padro ou o cliente de email atual no pode realizar a solicitao
de mensagens. Execute o Microsoft Outlook e defina-o como o cliente de email padro".

Para evitar receber essa mensagem durante uma mala direta, faa o seguinte:

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Clique na guia Arquivo.

Clique em Opes.

Em Opes de Inicializao, selecione Tornar o Outlook o programa padro para


Email, Contatos e Calendrio e clique em OK.

Inicie o Word novamente, abra seu documento de mala direta e conecte-se sua pasta
Contatos do Outlook.

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Dicas para formatao de dados no Excel


Se o seu arquivo de dados for uma planilha do Excel que inclua porcentagens, valores de
moeda ou cdigos postais, voc poder preservar a formatao numrica dos dados usando o
DDE (troca dinmica de dados) para conectar-se planilha do Excel a partir do Word. Por
exemplo, voc pode certificar-se de que um cdigo postal de cinco dgitos de 07865 de seu
arquivo de dados no seja exibido como o nmero 7865 (sem o zero esquerda).

Antes de se conectar planilha, faa o seguinte no Word:

Clique na guia Arquivo.

Clique em Opes.

Clique em Avanado.

V at a seo Geral e marque a caixa de seleo Confirmar converso de formato de


arquivo ao abrir.

Clique em OK.

Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na
guia Correspondncias, clique em Selecionar Destinatrios e, em seguida, clique
em Usar Lista existente.

Localize a planilha do Excel na caixa de dilogo Selecionar Fonte de Dados e clique


duas vezes nela.

Na caixa de dilogo Confirmar a Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel por


meio do DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK.

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Na caixa de dilogo Microsoft Excel, para Nome ou intervalo de clulas, selecione o
intervalo de clulas ou a planilha que contenha as informaes que deseja mesclar e,
em seguida, clique em OK.

OBSERVAO Para impedir a solicitao sempre que abrir um arquivo de dados, possvel
desmarcar a caixa de seleo Confirmar a converso ao abrir aps se conectar planilha.

Digitar uma nova lista


Na caixa de dilogo Nova Lista de Endereos, digite as informaes para o primeiro
endereo ou registro a ser includo na mesclagem de etiquetas.

Se voc deseja adicionar ou remover colunas, clique em Personalizar Colunas e faa as


alteraes desejadas.

Depois de digitar todas as informaes referentes ao primeiro registro, clique em Nova


Entrada e digite as informaes referentes ao registro seguinte. Continue at digitar
informaes para todos os registros que voc deseja incluir.

Quando a nova lista estiver completa, clique em OK.

Na caixa de dilogo Salvar lista de endereos, digite um nome para a nova lista e
clique em Salvar.

Refinar a lista de destinatrios

Ao conectar-se a um determinado arquivo de dados, talvez voc no queira mesclar


informaes de todos os registros (linhas) desse arquivo de dados em suas etiquetas.

Se voc planeja usar a lista inteira, pode saltar para a prxima etapa.

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Para estreitar a lista de destinatrios ou usar um subconjunto dos itens no seu arquivo de
dados, faa o seguinte:

1. Na guia Correspondncias, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar Lista de


Destinatrios.

2. Na caixa de dilogo Destinatrios da mala direta, siga um destes procedimentos:

Selecione registros individuais

Esse mtodo mais til se sua lista for

pequena. Marque as caixas de seleo ao lado dos destinatrios que deseja


incluir e desmarque as caixas de seleo ao lado dos destinatrios que deseja
excluir.

Se voc tiver certeza de que incluir apenas alguns registros na mala direta,
desmarque a caixa de seleo na linha de cabealho e selecione apenas os
registros desejados. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista,
marque a caixa de seleo na linha de cabealho e, em seguida, desmarque as
caixas de seleo para os registros que voc no deseja incluir.

Classificar registros Clique no ttulo da coluna do item pelo qual deseja


classificar. A lista classificada em ordem alfabtica crescente (de A a Z).
Clique no ttulo de coluna novamente para classificar a lista em ordem
alfabtica

decrescente

(de

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A).

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Se desejar uma classificao mais complexa, clique em Classificar em Refinar
lista de destinatrios e escolha as preferncias de classificao na
guia Classificar registros da caixa de dilogo Filtrar e Classificar. Por exemplo,
possvel usar esse tipo de classificao se quiser que os endereos dos
destinatrios sejam organizados em ordem alfabtica com base no sobrenome
dentro de cada cdigo postal e que os cdigos postais sejam listados em
ordem

numrica.

Filtrar os registros Isso til se a lista contiver registros que voc sabe que
no deseja ver ou incluir na mala direta. Aps filtrar a lista, poder marcar ou
desmarcar as caixas de seleo para incluir ou excluir registros.

Para filtrar os registros, faa o seguinte:

1. Em Refinar lista de destinatrios, clique em Filtrar.

2. Na guia Filtrar Registrosna caixa de dilogo Filtrar e Classificar, escolha o critrio que
deseja usar para o filtro.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para os endereos que listam Austrlia como o
pas/regio, clique emPas ou Regio na lista Campo, clique em Igual a na lista Comparao e
digite ou selecione Austrlia na listaComparar a.

3. Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e escolha mais critrios.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para negcios em Munique, filtre os registros dos
quais o campoCidade contm Munique e dos quais o campo Nome da Empresa no esteja em
ranco. Se voc usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluir todos os endereos de

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Munique, assim como todos os endereos que incluem um nome de empresa,
independentemente da cidade.

Adicionar destinatrios Para adicionar destinatrios lista, faa o seguinte:

1. Em Fonte de dados, clique no nome do arquivo de dados.

2. Clique em Editar.

3. Na caixa de dilogo Editar Fonte de Dados, clique em Nova Entrada e digite as


informaes desse destinatrio.

DICA Dependendo do tipo de fonte de dados que voc usa, alguns processos podem no
estar disponveis. Se possvel, verifique se o arquivo de dados est completo antes de conectlo ao documento principal de etiquetas.

OBSERVAO Se voc instalou o software de validao de endereo, poder clicar


em Validar endereos na caixa de dilogo Destinatrios de Mala Direta para validar os
endereos do seu destinatrio.

Adicionar espaos reservados, chamados de campos de mala direta, s etiquetas

Aps conectar suas etiquetas sua lista de endereos, voc estar pronto para adicionar
espaos reservados que indicam onde os endereos aparecero em cada etiqueta. Voc
tambm pode digitar o texto que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da
empresa ou seu endereo de retorno em uma etiqueta d entrega.

Se voc estiver familiarizado com o funcionamento dos campos de mala direta, v


para mapeamento e mesclagem.

Se voc deseja saber mais sobre o funcionamento dos campos de mala direta, leia mais.

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Sobre campos de mala direta

Os espaos reservados para os endereos so chamados de campos de mala direta. Os campos


no Word correspondem aos ttulos da coluna no arquivo de dados selecionado.

As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informaes. Os campos


que voc adiciona s etiquetas so espaos reservados para essas categorias .

As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informaes. O Word gera


uma etiqueta para cada registro ao realizar uma mala direta.

Ao colocar um campo na etiqueta inicial configurada (documento principal da etiqueta), voc


indica que deseja uma determinada categoria de informao, como nome ou endereo, para
aparecer nesse local.

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OBSERVAO Ao inserir um campo de mala direta no documento principal da etiqueta, o
nome do campo sempre cercado por sinais de divisas ( ). Esses sinais de divisas no
aparecem nas etiquetas finais. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento
principal da etiqueta do texto normal.

O que ocorre ao mesclar

Ao mesclar, as informaes da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos para


criar a primeira etiqueta. As informaes da segunda linha no arquivo de dados substituem os
campos para criar a segundo etiqueta e assim por diante.

Trabalhando com campos: Exemplos

possvel adicionar qualquer ttulo de coluna de seu arquivo de dados etiqueta como um
campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar etiquetas.

Por exemplo, suponha que sua lista de correspondncia seja para assinantes do seu newsletter
e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada DataDeExpirao, para armazenar a data
que cada assinatura expira. Se voc colocar um campo DataDeExpirao no documento
principal da etiqueta antes de executar a mesclagem, cada assinante receber sua prpria data
de expirao na etiqueta de sua correspondncia.

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possvel combinar os campos e separ-los com marcas de pontuao. Por exemplo, para criar
um endereo, possvel configurar os campos no seu documento principal da etiqueta desta
forma:

Nome Sobrenome

Endereo

Cidade, Estado CEP

Para as coisas que voc usa freqentemente, como blocos de endereo e linhas de saudaes,
o Word fornece campos de composio que agrupam um nmero de campos. Por exemplo, O
campo Bloco de Endereo uma combinao de diversos campos, incluindo o nome, o
sobrenome, o endereo, a cidade e o cdigo postal.

possvel personalizar o contedo de cada um desses campos de composio. Por exemplo,


no endereo, possvel selecionar um formato de nome formal (Sr Joshua Randall Jr.).

Mapear os campos de mala direta para o seu arquivo de dados

Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que corresponda a
cada elemento do endereo, talvez seja necessrio mapear os campos de mala direta no Word
para as colunas no seu arquivo de dados.

Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar e Inserir Campos da
guia Correspondncias.

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A caixa dilogo Coincidir Campos aberta.

Os elementos de um endereo esto listados esquerda. Os ttulos da coluna de seu arquivo


de dados esto listados direita.

O Word pesquisa pela coluna que coincide com cada elemento. Na ilustrao, o Word compara
automaticamente os dados da coluna Ttulo com Ttulo Honorrio. Mas o Word no foi capaz
de comparar outros elementos. A partir desse arquivo de dados, por exemplo, o Word no
pode comparar Nome do Meio.

Na lista direita, possvel selecionar a coluna do arquivo de dados que corresponde ao


elemento da esquerda. No tem problema se Ttulo Honorrio e Identificador Exclusivo no
estiverem correlacionados. Sua etiqueta de mala direta no precisa usar todos os campos. Se
voc adicionar um campo que no contm dados de seu arquivo de dados, ele aparecer no
documento mesclado como um espao reservado vazio normalmente uma linha em branco
ou um campo oculto.

Digitar o contedo e adicionar os espaos reservados ou campos

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1. Na etiqueta inicial que voc configurou (documento principal de etiquetas), digite o
contedo que deseja que aparea em cada etiqueta.

Para adicionar uma imagem, como um logotipo, clique em Imagem no grupo Ilustraes na
guia Inserir.

2. Clique onde deseja inserir o campo.

3. Use o grupo Gravar e Inserir Campos na guia Correspondncias.

4. Adicione uma das das seguintes aes:

5. Ao concluir a configurao da primeira etiqueta da maneira que deseja, no


grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Atualizar Etiquetas.

O contedo da primeira etiqueta replicada para todas as outras etiquetas.

OBSERVAES

No possvel digitar caracteres de campo ( ) manualmente ou usar o


comando Smbolo no menu Inserir. necessrio usar a mala direta.

Se os campos mesclados aparecerem dentro de colchetes, como { MERGEFIELD


Cidade}, o Word estar exibindo cdigos de campo em vez de resultados de campo.
Isso no afeta a mala direta, mas se voc quiser exibir os resultados, clique com o
boto direito do mouse no cdigo do campo e, em seguida, clique em Alternar
Cdigos de Campo no menu de atalho.

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APOSTILA DE WORD AVANADO 2010


Feito por: Prof. Esp. DENIS KATKO
Formatar os dados mesclados

Programas de banco de dados e de planilhas, como o Microsoft Access e o Microsoft Excel,


armazenam as informaes que voc digita em clulas como dados sem formatao.
formatao que voc aplica no Access ou no Excel, como fontes e cores, no armazenada
com os dados sem formatao. Quando voc mescla informaes a partir de um arquivo de
dados para o documento do Word, voc est mesclando os dados sem a formatao aplicada.

Adicionar formatao

1. Selecione o campo de mala direta. Verifique se a seleo inclui os sinais de divisa ( )


que cercam o campo.

2. Na guia Pgina Inicial, no grupo Fonte, aplique a formatao desejada. Ou clique no


Iniciador da Caixa de Dilogo Fonte para obter mais opes.

IMPORTANTE Para minimizar o espao extra entre as linhas nos endereos nas etiquetas,
voc deve selecionar as linhas, clicar no Iniciador da Caixa de Dilogo Pargrafo na
guia Pgina Inicial e, em seguida, digitar 0 antes e depois das caixas de espaamento. Se voc
estiver usando o campo Bloco de Endereo, selecione o campo inteiro, incluindo as divisas (
) e depois ajuste o espaamento.

Visualizar, completar a mesclagem e imprimir as etiquetas

Aps adicionar os campos etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta),


voc est pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a
visualizao, poder concluir a mesclagem.

Visualizar a mesclagem

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possvel visualizar suas etiquetas e fazer alteraes antes de realmente completar a
mesclagem.

Para

visualizar,

faa

um

dos

seguintes

no

grupo Visualizar

Resultados da

guia Correspondncias:

Clique em Visualizar Resultados.

Passe pelas pginas de cada etiqueta usando os botes Prximo Registro e Registro
Anterior no grupoResultados da Visualizao na guia Correspondncias.

Visualize um documento especfico clicando em Localizar Destinatrio.

OBSERVAO Clique

em Editar

Destinatrio no

grupo Iniciar

Mala

Direta na

guia Correspondncias para abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Mala Direta, na qual
possvel filtrar a lista ou limpar destinatrios se voc vir registros que no deseja incluir.

OBSERVAO O Word usa uma tabela para organizar uma folha de etiquetas na pgina.
medida que voc passa pelas pginas de etiquetas, o registro ativo exibido na primeira clula
da tabela, com os seguintes registros exibidos em clulas subseqentes. Esse mtodo de
exibio pode dar a impresso de que o Word ir gerar uma folha de etiquetas para cada
registro no arquivo de dados, mas esse no o caso.

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Concluir a mesclagem

possvel imprimir as etiquetas ou modific-las individualmente. possvel imprimir ou alterar


tudo ou apenas um subconjunto de etiquetas.

Se voc deseja imprimir um subconjunto de etiquetas, pode especificar o conjunto por um


intervalo de nmeros de registro. Se deseja imprimir pginas em vez de especificar os nmeros
de registro, siga as instrues na seoAlterar as etiquetas individuais.

Imprimir as etiquetas

1. Na guia Correspondncias, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique


em Imprimir Documentos.

2. Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visvel no


momento, ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo nmero do registro.

Alterar as etiquetas individuais

1. Na guia Correspondncias, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique


em Editar Documentos Individuais.

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2. Escolha se deseja editar todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visvel no


momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo nmero do registro. O
Word salva as etiquetas que deseja editar em um nico arquivo.

Depois de terminar de editar o novo arquivo de etiquetas, voc pode imprimir as etiquetas
clicando na guiaArquivo, clicando em Imprimir, e clicando no boto Imprimir.

Salvar o documento principal da etiqueta

Lembre-se de que as etiquetas mescladas que voc salva so separadas da etiqueta inicial
configurada (o documento principal da etiqueta). uma boa idia salvar o prprio documento
principal da etiqueta se voc planeja us-lo para outra mala direta.

Ao salvar o documento principal da etiqueta, voc tambm salva sua conexo com o arquivo
de dados. Na prxima vez que abrir o documento principal da etiqueta, ser solicitado a
escolher se deseja que as informaes do arquivo de dados sejam mescladas novamente no
documento principal da etiqueta.

Se clicar em Sim, o documento abrir com as informaes do primeiro registro


mesclado.

Se clicar em No, a conexo entre o documento principal da etiqueta e o arquivo de


dados ser interrompida. O documento principal da etiqueta se tornar um
documento padro do Word. Os campos sero substitudos pelas informaes
exclusivas do primeiro registro.

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