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Como Elaborar um Plano de Ao Gerisval Alves Pessoa* As organizaes esto inseridas em um ambiente cada vez mais competitivo e em constantes

mudanas que exigem a necessidade de implantar um sistema de gesto que as auxiliem a promoverem as mudanas necessrias suas sobrevivncias e crescimento. Para enfrentar este cenrio o sistema de gesto pode utilizar o PDCA como um mtodo para a realizao de suas metas, tanto de manuteno quanto de melhoria de resultados. Para melhorar os resultados, os sistemas de gesto com base na filosofia da qualidade total (TQC) sugerem o PDCA de melhorias composto por oito etapas a serem seguidas: P (Plan) - Planejamento: 1. 2. 3. 4. Identificao do problema Observao do problema Anlise do processo Plano de ao

D (Do) - Execuo: 5. Ao C (Check) - Verificao: 6. Verificao dos resultados A (Action) - Ao: 7. Padronizao 8. Concluso Este roteiro bsico auxilia as organizaes a promoverem melhorias incrementais em seus processos, produtos e servios de forma mais eficientes. A etapa de Planejamento composta das fases 1 a 4 de fundamental importncia para estas melhorias e correspondem aproximadamente 50% do tempo utilizado em todo o roteiro (PDCA). O resultado deste planejamento o estabelecimento de um plano de ao consistente e que deve ser seguido para a realizao das metas. Mas, como elaborar um plano de ao? A seguir apresento um roteiro sumariado para elaborao do seu primeiro plano de ao:

1. Estabelea a sua META de melhoria que deve ser clara, concisa, estar definida no tempo (prazo), ser mensurvel (valor) e preferencialmente numrica. 2. Defina o problema, que a diferena entre o resultado atual e a meta estabelecida 3. Observe o problema para entender suas caractersticas (como o problema ocorre?) 4. Identifique os fatores causais (por que o problema ocorre?) utilizando um brainstorming 5. Faa um diagrama de causa e efeito a. Questione por que o problema ocorre?

b. Anote as causas em um post it, sendo um para cada causa c. Coloque os post it no diagrama d. Agrupe os post it por afinidade 6. Teste as causas. Priorizar as causas utilizando, por exemplo, o seguinte critrio: a. Causa Vital/Crtica =5 b. Causa muito importante = 3 c. Causa importante =1 7. Selecione as causas priorizadas 8. Para cada causa priorizada, faa um brainstorming para propor contramedidas causa priorizada. 9. Monte um plano de ao utilizando a ferramenta 5W2H

10. Para cada causa, identifique e descreva no campo O que (procedimento / ao) no mnimo uma contramedida oriunda do brainstorming. A redao deve ser no infinitivo, por exemplo: construir, comprar, treinar, soldar, testar, etc. 11. Para o campo Quem defina o responsvel por cada ao. Neste campo se preenche com o nome e no um grupo ou uma sigla. Ou seja, o responsvel pela execuo (uma pessoa fsica). 12. No campo Quando preencha com o prazo para concluso de cada ao. Tenha o cuidado de definir prazos factveis. 13. No campo Por que descreva a justificativa, ou seja, a razo para o desenvolvimento de cada ao. Relacionar o motivo pelo qual a ao vai ser realizada geralmente comea com a palavra para. Pode estar relacionado ao aspecto da causa que est sendo atacada. 14. No campo Onde descreva o local fsico de desenvolvimento da ao. 15. No campo Como descreva o procedimento para o desenvolvimento da ao. o detalhamento do O que. Rediga geralmente no gerndio. 16. No campo Quanto custa determine o oramento, caso haja custo, para cada ao. Pronto, voc j tem o seu plano de ao com o oramento necessrio para atingir as suas metas. Agora s ter disciplina na implementao das aes e acompanhamento dos resultados. Mos obra!
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* Gerisval Alves Pessoa Mestre em Gesto Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em Engenharia da Qualidade. Qumico Industrial. Professor de graduao e ps-graduao. Consultor e auditor de Sistema de Gesto da Qualidade.