SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Un Sistema de Gestin Documental (Documental Management System,

DMS) se refiere a un sistema utilizado para gestionar documentos
electrnicos en cualquier formato en que se encuentren sistematizados.

Figura 2: Sistema de Gestin Documental

Fuente: http://www.gestion.org/documental/sistemas-de-gestion-documental.html

Se requiere tener un contenido netamente informativo o cognitivo,

disponer de informacin probatoria y con valor histrica.

Esto facilitar a los empleados a acceder a la informacin de manera

rpida y

sencilla, obteniendo los datos en el lugar correspondiente, con su

usuario

correspondiente para una mejor administracin.

OBJETIVOS

Realizar un anlisis comparativo de 5 Sistemas de Gestin

Documental para la eleccin de la ms adecuada.

Sealar los puntos ms fuertes por el cual el Sistema de Gestin

Documental resalta sobre los dems.

Aplicar el Sistema ms adecuado a una situacin real de una

empresa o Institucin previamente elegido por el anlisis
comparativo.

CARACTERISTICAS DEL TEMA

Adaptabilidad
Un sistema de Gestin Documental es adaptable a cualquier tipo de
negocio que garantiza productividad eficiente, gil y rentable, como por
ejemplo al gobierno, al sector educativo, a las empresas de servicio
financiero (Bancos), transportes, etc.
Un sistema de Gestin Documental nos permitir tener una estructura de
carpeta personalizadas ms fcil de usar.
Nos permite una gran integracin con los sistemas ofimticos,
integracin con sistemas de ficheros que estn enfocados en la
migracin de su sistema originario, independiente del sistema operativo.

Seguridad
Las actividades que se realizan en un SGD son gravadas en registros de
auditora, para bsqueda e imprimibles con propsito de auditora de
archivos, auditora del usuario y auditora del programa.
Tambin se maneja el acceso a los usuarios y grupo a los archivadores,
carpetas y archivos dentro del SGD.
Nos da la seguridad de nuestra informacin permitiendo solo con el SGD
implantado en la empresa ms no con otro programa.

Figura 3: Escaneado de los Documentos

Fuente: http://www.gestion.org/documental/sistemas-de-gestion-documental.html

Caractersticas Claves
Podemos tener comunicacin con perifricos multifuncionales con
aparatos en la red de trabajo.
Muchos de los Sistemas de Gestin Documental tambin contienen un
visor de archivos de imgenes, archivo de AutoCAD, archivos XML, etc.
Manejo de correo electrnico.
Flujo de Trabajo
Los usuarios tienen un acceso a la bandeja de entrada individual.
Existen reglas personalizadas para enrutamiento de acciones y archivos.
Se obtiene una visin completa del seguimiento del flujo de archivos
dentro del flujo de trabajo.

Bsqueda y Recuperacin
Tiene la capacidad de encontrar documentos a travs de bsqueda de
texto completo.
Podemos trabajar de forma dinmica y personalizable con un nmero
ilimitado de campos de ndices de archivos y carpetas para una
bsqueda ms fcil y rpida.
Crea bsqueda multinivel progresivas mediante un filtrado de lista de
resultados de bsqueda original.