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Documentos Electrnicos

Define-se como Documento electrnico todo o documento produzido em computador


integrado em sistemas e redes, no tendo existncia prpria se for deslocado do sistema
de informao e do arquivo que lhes deu origem. Um documento electrnico no
perceptvel per s, sendo acessvel atravs de um sistema intermedirio hardware e
software que permitir a sua descodificao e compreenso por parte do utilizador.
Tambm se consideram documentos electrnicos, todos aqueles que so provenientes da
transposio ou reconverso digital, ou seja, os documentos em papel que so
submetidos a digitalizao por aspectos logsticos relacionados com a economia de
espao, fcil manuseamento e acesso informao. O documento electrnico
produzido, transmitido e conservado em formato digital, permanecendo ao longo do seu
ciclo de vida na dependncia do sistema informtico que o elaborou.
Os documentos electrnicos tm como caractersticas bsicas:
A virtualidade, derivada do facto do documento no ser directamente legvel
pelo utilizador sem recorrer a uma estrutura intermediria que permita a sua
descodificao e apreenso do seu contedo;
Serem compostos por um conjunto de caracteres codificados e que so
interpretados mediante a utilizao da mquina;
A informao encontra-se desvinculada do seu suporte, constatando-se a
ausncia de uma fixao definitiva do contedo e estrutura do documento;
S sero vlidos se lhes forem associados, a informao sobre o sistema que os
produziu e o seu contexto funcional;
A necessidade de atribuir-lhes elementos que permitam a sua contextualizao
funcional e orgnica dentro do fluxo documental.
Todo o documento electrnico possibilita o acesso, recuperao da informao e a
criao de espcies documentais diversificadas e complexas em relao aos documentos
tradicionais. Estes documentos dividem-se em trs grandes grupos:
a) Documentos simples ou lineares: so aqueles que normalmente suportam
informao registada sob uma nica forma documentos textuais, grficos e
imagens;
b) Documentos no lineares: so documentos que integram informao
proveniente de documentos de qualquer outro tipo. Exemplos:
Documentos de texto que contm folhas de clculo ou parcelas
retiradas de bases de dados;
Documentos com apontadores para outros documentos localizados
remotamente;
Documentos dinmicos com ligao localizao original, para que,
sempre que so alterados na fonte essa alterao seja
automaticamente reproduzida no documento;
Documentos com aces especficas pr-programadas que so
executadas (sem interveno humana) quando abertos;

Documentos hipertextuais e multimdia que contm ficheiros de som,


texto e imagem.
c) Bases de dados: so um conjunto estruturado de informao que pode atingir
elevados graus de complexidade, mediante a utilizao das suas capacidades
hierrquicas, relacionais, multimdia e de orientao para objectos.
Estes documentos tornam o seu manuseamento tcnico e arquivstico complexo,
essencialmente voltil e flexvel, devido s suas caractersticas intrnsecas e extrnsecas,
no sendo possvel a sua transposio para qualquer outro formato alm do digital.

Avaliao
Na avaliao dos documentos electrnicos, deve-se ter em conta a existncia de
diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e especficas:
a) Bases de dados
Na abordagem das bases de dados devem-se ter em considerao os documentos
descritivos de todos os ficheiros de dados que descrevem: o sistema, as
caractersticas fsicas dos documentos, a sua estrutura, o conjunto de dados, o
software produtor (nome e verso) e o perodo de conservao.
b) Ficheiros de Texto
Devem conter, caso o original seja mantido em formato digital, a unidade
orgnica responsvel pela produo, as datas de actualizaes, o autor e
destinatrio, o nome do ficheiro, o software produtor (nome e verso) e o
perodo de conservao.
c) Folhas de Clculo
Se o original for mantido em formato digital, os seus ficheiros devem conter a
identificao da unidade orgnica que o produziu, datas das actualizaes, o
nome do ficheiro, o software produtor (nome e verso) e o perodo de
conservao.
d) Grficos
Os seus ficheiros devem conter informaes como: descrio do sistema,
caractersticas fsicas, o conjunto de dados, nome e verso do software produtor
e o perodo de conservao.
e) Documentos no-lineares (ou compostos)
Dividem-se em vrios tipos:
Documentos: so aqueles que contm grficos ou um conjunto de
parcelas de uma folha de clculo;
Documentos dinmicos: documentos relacionados entre si, que
interagem reciprocamente de forma automtica ou manual;
Documentos Multimdia: so documentos com aplicaes multimdia
(vdeo, sons e imagens).

Para os documentos no-lineares, deve-se manter a documentao adequada incluindo a


descrio do sistema, as caractersticas fsicas dos documentos, as hiperligaes
existentes, o software produtor (nome e verso) e o perodo de conservao. No devem
nunca abandonar o formato digital, j que perdem consistncia e coerncia informativa
e probatria quando so transpostos para outro tipo de suporte.
Toda avaliao de documentos electrnicos deve incidir sobre dois aspectos
fundamentais e interligados:
1. A anlise interna: Abarca o contedo informativo dos documentos e o critrio a
aplicar idntico ao que se aplica aos documentos tradicionais, tendo por base a
legislao a aplicar nestes casos (em Portugal a avaliao segue o que est
estipulado no D.L. n 447/88 de 10 de Dezembro).
2. A anlise tcnica: estuda as especificaes externas que so inerentes aos
documentos electrnicos (suporte, hardware e software). Sobre tudo deve incidir
de forma agrupada sobre a estrutura que permite a sua produo, acesso e o
contedo informativo do documento.
Em resumo, a anlise tcnica sistmica dos documentos electrnicos deve abranger os
diversos campos e grupos especficos que assimilem o sistema numa perspectiva global
e integrada e devem incidir sobre os seguintes itens:
Legibilidade: o seu armazenamento deve permitir a recuperao dos
documentos, quando solicitados;
Documentos e meta-informao: a descrio do sistema deve assegurar
a localizao e recuperao dos documentos, mediante a utilizao de
diferentes nveis de meta-informao atribuda ao prprio sistema de
informao e a elaborao de documentos descritivos que identifiquem o
seu ciclo de vida. Neste mbito deve-se preservar os manuais tcnicos
que so apresentados pelo fornecedor do sistema informtico;
Dependncia do software-hardware: deve-se aferir se existe
dependncia claramente identificada de alguma plataforma ou aplicao.
Se o software utilizado de origem proprietria ou standard,
proveniente de organismos internacionais de normalizao (ISO
International Standards Organization, ANSI American National
Standard Institute, e outros);
Custo: dever ser indicado o valor oramentado para assegurar a correcta
manuteno dos documentos, de modo a que a informao que contm
esteja disponvel e seja relevante;
Frequncia de utilizao: analisa a necessidade de serem acedidos de
forma a justificar a sua manuteno;
Manuseamento: deve permitir a sua utilizao ou transposio para
outro tipo de formato digital que permita a sua utilizao;
Investigao: deve permitir avaliar o seu potencial em relao a
recuperao para efeitos de consulta e investigao;
Relaes e Links: o recenseamento de outros sistemas ou recursos
electrnicos permite obter informao relevante sobre o sistema.

Suportes, Formatos e Compresso

Tendo como referncia o ciclo de vida dos documentos, na fase activa os documentos
produzidos e de valor probatrio, so muito manipulados e consultados. Nesta fase os
documentos electrnicos so normalmente mantidos no disco duro, servidores ou em
ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos so
recuperveis com um grau de rapidez elevado.
Na fase intermdia ou semi-activa, os documentos so menos utilizados e a
percentagem de recuperao diminui substancialmente. Nesta fase os documentos
electrnicos so transferidos para suportes magnticos ou pticos, facilmente acessveis.
Na fase inactiva os documentos so armazenados em locais especificamente concebidos
para esse fim, (com condies especiais de manuteno) em suporte magntico e ptico.
As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migrao
documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas ltimas fases, em
virtude do elevado grau de desactualizao dos suportes, formatos e aplicaes
informticas. Neste caso impe-se a migrao peridica para novos suportes e
aplicaes informticas actualizadas que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade
e legalidade.

Suportes

Consideram-se trs tipos de suporte:


a) Papel
b) Filme
c) Suportes digitais
Magnticos
pticos
Na avaliao dos documentos tendo em conta o seu suporte, deve-se proceder com
cautela e a sua anlise deve focar trs aspectos essenciais e interligados:
O valor arquivstico;
Os prazos de conservao especificados;
A frequncia de utilizao dos documentos;
A transposio para papel de documentos digitais constitui um processo oneroso e
economicamente desaconselhvel, j que podem existir documentos electrnicos cuja
impresso impraticvel por perda de informao com trs componentes essenciais
(contedo, estrutura, contexto) e ser destituda de sentido quando se trata de
documentos lineares ou bases de dados.

No caso do microfilme, este utilizado se os documentos de conservao permanente


so pouco consultados e como forma de reduzir os custos de armazenamento de
documentos em formato de papel.
Os documentos electrnicos devem ser conservados em formato digital (magntico e
ptico) quando:
A preservao dos dados seja necessria para permitir a investigao e
pesquisa;
A transposio dos dados para uma forma fixa reduza ou elimine informao
estrutural e contextual, resultando em perda de natureza probatria e
informativa;
O valor atribudo pelo processo de avaliao justifique a transferncia de
suportes.

Formatos

O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema


controverso a nvel internacional. Resume-se entre manter os formatos originais de
produo documental ou proceder a converso dos documentos para formatos
normalizados como: SGML (Standard General Markup Language), HTML (Hypertext
Markup Language), SQL (Strutured Query Language) ou outros.
O problema coloca-se a nvel da transferncia de documentos. A opo pelos formatos
standard, permite uma maior interoperabilidade e potabilidade entre diferentes sistemas,
mantendo-se inalterada a estrutura do documento. Ao adoptarem-se formatos de origem
proprietria (comerciais), pode pr-se em causa a estrutura do documento e o aumento
do seu custo de operabilidade.
A dvida que surge , se ser mais vantajoso manter os documentos no seu formato
proprietrio e proceder a actualizaes peridicas, ou si se deve adoptar formatos
normalizados que permitam uma maior estabilidade dos documentos. A resposta a esta
pergunta depender da poltica arquivstica implementada pelo organismo ou instituio
na execuo dos seus objectivos.
No restam dvidas que a utilizao de arquitecturas abertas e formatos standard
representam uma mais-valia na estabilidade, interoperabilidade:
Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas electrnicos;
Permanecem em utilizao mais tempo que o software comercial e permitem
maiores intervalos entre migraes de documentos electrnicos para novos
formatos.
Ao optar-se por formatos standard, ter que se avaliar qual ser o mais adequado em
relao a tipologia do documento (texto, grfico, multimdia e outros).

Compresso

A compresso de documentos electrnicos utilizada no de armazenamento e


transferncia de informao, possibilitando:
Reduo do espao ocupado nos suportes;
Reduo do tempo de transmisso dos documentos.
A compresso um processo desejvel mas no isento de risco, uma vez que pode
ocasionar perda de informao, que varia de acordo com o esquema algortmico
utilizado (JPEG - Joint Photographs Experts Group, MPEG - Movie Photographs
Experts Group e outros).
Para se proceder compresso h que avaliar o risco de perda de informao. Ser
aceitvel, uma maior ou menor perda de informao de acordo com o maior ou menor
valor arquivstico atribudo ao documento.

Correio Electrnico

Esta Aplicao destinada transmisso de mensagem entre computadores tornou-se um


veculo privilegiado de transmisso e transferncia de informao, devido facilidade e
rapidez de comunicao. Passou a constituir parte integrante do sistema de arquivo e
devem instituir-se normas para a sua gesto arquivstica em conjunto com a
correspondncia via postal. O plano de classificao adoptado e as tabelas de seleco e
de eliminao de documentos devem conter este tipo de documentao.
A gesto do correio electrnico deve ter em conta a sua especificidade e basear-se nas
seguintes regras:
Conservao dos respectivos elementos meta-informativos (envelope
electrnico) que contem informaes que definem a sua contextualizao tanto
da entidade produtora como da destinatria;
Se na instituio no existir um sistema de arquivo organicamente reconhecido,
deve-se proceder a impresso das mensagens e respectivos ficheiros que sejam
relevantes para a instituio;
Os documentos provenientes de correio electrnico s podero ser destrudos
tendo ateno as normas e procedimentos arquivsticos;
No se devem imprimir documentos enviados unicamente para informar;
Deve-se evitar a impresso de material de referncia (artigos ou documentos
impressos) que foram publicados, respeitando os direitos de autor.

Digitalizao

A digitalizao um processo que um sistema de informao deve equacionar


nomeadamente no que diz respeito :
1. Converso de toda a documentao quer a produzida quer a recebida em formato
digital implementado uma Gesto Electrnica de Documentos (GED).
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2. Converso de toda a massa documental existente em formato papel para o


digital.
Em quaisquer dos casos a converso digital um procedimento que tem de ser
criteriosamente estudado, planeado e relacionado com o objectivo de proporcionar uma
maior eficcia documental no acesso, gesto e distribuio da informao.

(Os conceitos aqui expostos foram retirados do Manual para a Gesto de Documentos.
Lisboa: IAN/TT, 1998)