Manual de Organización y Funciones

Abogado Jos Hinostroza Aucasime
Notario Pblico de Ayacucho

JR. CUSCO N 150
PRESENTACIN
El propsito fundamental del Manual de Organizacin y Funciones es servir como
instrumento de gua y control del personal, para el mejor cumplimiento de las
acciones especficas de las diversas reas de trabajo y definir las responsabilidades
del personal.
El Manual de Organizacin y Funciones facilita el proceso de induccin de personal
nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio permitindoles
conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido
asignados.
El presente documento de gestin consta de tres partes principales, la primera
comprende los aspectos relacionados con el propsito que se trata alcanzar, el
beneficio o la utilidad que se obtendr con el logro del objetivo propuesto, el mbito
de aplicacin y las normas y disposiciones legales relacionadas con el objetivo.
En la segunda parte se incluye la relacin de cargos previstos como necesarios en el
CAP, para el normal funcionamiento de la Notara, y en la ltima parte del Manual se
describen las funciones especficas, las lneas de autoridad y responsabilidad, y
niveles de coordinacin considerados para cada cargo, as como la estructura de
cada unidad orgnica.
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PRIMERA PARTE
VISIN ESTRATEGICA DE LA NOTARIA
I.
VISION
EN EL AO 2013, LA NOTARA HINOSTROZA AUCASIME SE HA CONSTITUIDO EN EL
REFERENTE PROVINCIAL DE EXCELENCIA EN LA CALIDAD DEL SERVICIO DE FE PBLICA
DE LA IDENTIDAD DE LAS PERSONAS, AUTENTICIDAD DE DOCUMENTOS , REDACCIN
Y ARCHIVO DE ACTOS Y CONTRATOS JURDICOS
II.
MISION
LA NOTARA HINOSTROZA AUCASIME ES UN EQUIPO PROFESIONAL RESPONSABLE Y
SOLIDARIO QUE SE COMPROMETE A BRINDAR EL SERVICIO NOTARIAL CON CALIDAD
EN LA ATENCIN A LOS CLIENTES, RIGUROSIDAD EN LA CALIFICACIN DE
DOCUMENTOS, CORRECTA REDACCIN Y PUNTUALIDAD EN LA ENTREGA DE
DOCUMENTOS, SEGURIDAD Y RAPIDEZ EN LOS ARCHIVOS.
III. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1. EN ATENCION AL CLIENTE
Nuestro objeto es la atencion personalizada al cliente, para ello todo el personal
debe conocer y ejecutar el flujograma de capacidad de respuesta al cliente y
actuar con responsabilidad en el compromiso asumido con el cliente
2. EN CALIFICACIN DE DOCUMENTOS
Nuestra finalidad es la rigurosidad en la calificacin de documentos, por lo que,
frente a la posible presencia de documentos falsos, el personal debe conocer y
ejecutar el flujograma de verificacion de documentos, conocer los requisitos de
validez y autenticidad de los documentos y disponer de un archivo de documentos
falsos
3. EN ENTREGA DE DOCUMENTOS
Nuestro objeto es la redaccin correcta y puntual entrega de documentos, por lo
que, el personal debe conocer y ejecutar el flujograma de verificacin de la
redaccin de documentos, hacer uso de modelos definidos para cada caso y
disponer de suficiente infraestructura, equipos y materiales
4. EN ARCHIVOS
Nuestra finalidad es la seguridad y rapidez en los archivos, para ello el personal
debe revisar los archivos peridicamente, empastado y quemar discos compactos
de archivos con la finalidad de obtener orden en el archivador
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IV.
COMPROMISOS
DEL NOTARIO
1. Implementar un Sistema Integrado de Gestin Notarial ARCONTE que facilite
alcanzar los mejores estndares de atencin al cliente, rigurosidad en verificacin y
redaccin de documentos,
2. Cumplir la legislacin laboral y otras exigencias en relacin con la seguridad y
higiene industrial, perfeccionamiento acadmico y servicios de seguridad social.
3. Mantener un compromiso permanente con la excelencia, promoviendo la mejora
continua en la calidad en la atencin a los clientes, rigurosidad en la calificacin
de documentos, correcta redaccin y puntualidad en la entrega de documentos,
seguridad y rapidez en los archivos.
4. Ejecutar programas de sensibilizacin, capacitacin y entrenamiento permanente
en la Ley del Notariado, Reglamentos vigentes, el Manual de Organizacin y
Funciones, el Cdigo de Conducta, y nuestros compromisos.
5. Ejecutar programas de sensibilizacin, capacitacin y entrenamiento permanente
en atencin a clientes, verificacin y deteccin de documentos falsos, redaccin y
archivos
DE LOS ASESORES
1. Respetar a los clientes y dems asesores as como sus costumbres y evitar cualquier
comentario o actitud negativa durante su presencia.
2. Trabajar con responsabilidad y entusiasmo, orientando a los asesores que
desconocen, enmendando nuestros errores ya advertidos y predicando
permanentemente con el ejemplo, en una bsqueda constante de un equipo
profesional responsable y solidario.
3. Respetar al Notario y sus colegas en cualquier horario y lugar.
4. Guardar reserva del secreto profesional de los casos y clientes atendidos.
5. Guardar reserva de la produccin intelectual, programas informticos,
organigrama y polticas institucionales de la Oficina
6. Cumplir con la Ley del Notariado, Reglamentos vigentes, el Manual de
Organizacin y Funciones, el Cdigo de Conducta, y nuestros compromisos.
7. Actuar con eficacia para solucionar conflictos, proponiendo alternativas dentro de
los marcos normativos para mejor atender los requerimientos de los clientes, en una
bsqueda constante de la excelencia.
V.
NUESTROS VALORES
La Notara Hinostroza Aucasime est convencida que su desarrollo se sustenta en el
respeto, la lealtad, la confianza, la innovacin positiva, la honradez
y la
consideracin mutua con todos los que participan en ella: Notario, asesores,
clientes, proveedores y comunidad en general, considerando como eje motriz el
valor que tiene su capital humano.
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VI.
CODIGO DE CONDUCTA
1. Los asesores deben usar la identificacin apropiada sobre su uniforme, en todo
momento.
2. Si un cliente se acerca a un trabajador en la oficina, para tratar algn tema
relacionado a aspectos notariales o registrales, el asesor lo dirigir respetuosamente
al consultor y/o al encargado de control de calidad, evitando comentarios
personales, ofrecimientos y/o generacin de falsas expectativas.
3. Los asesores practicaran el ms alto respeto y comprensin hacia los clientes y sus
trmites.
4. Los asesores estn prohibidos de tomar prendas y/o equipos de los clientes para su
uso personal, y si un asesor encuentra cualquier prenda y/o equipo ajeno durante
su trabajo, el asesor deber interrumpir su trabajo y notificar al Notario y/o al
encargado de Control de calidad.
5. Los asesores deben desechar adecuadamente todo desperdicio y retirar todos los
desperdicios de los lugares de trabajo.
6. Los asesores no pueden dejar las rea de trabajo durante los turnos de trabajo sin
una autorizacin del Notario y/o del encargado de Control de Calidad
7. Los asesores tienen prohibido contratar a terceras personas para cualquier tipo de
servicio notarial. Todas las contribuciones de terceras personas sern realizadas por
el Notario.
8. Los asesores deben evitar relacionarse sentimentalmente con otros asesores y/o
clientes, con la finalidad de evitar posibles conflictos de inters.
9. Se prohbe el consumo de alimentos de cualquier ndole en el turno de trabajo y en
el rea de trabajo, exhortndoles lo realicen en establecimientos o zonas que
ofrezcan mayores garantas de higiene y salubridad.
10. Los asesores debern restringir la recepcin o llamadas a celulares personales, en lo
estrictamente necesario y urgente, debiendo excusarse oportunamente con el
cliente, si es que lo estuviere atendiendo.
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SEGUNDA PARTE
ORGANIGRAMA
I.
ORGANIGRAMA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
DESPACHO
BARRA
CAJA
CONTABILIDAD
SISTEMAS
CONSULTORA
EXTRAPROTOCOLARES
IMPRESIONES
DILIGENCIARIO
ESPECIALISTA INMUEBLES
ESPECIALISTA NO CONTENCIOSO
ESPECIALISTA EMPRESAS
CONTROL DE CALIDAD
ARCHIVOS
SERVICIOS GENERALES
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TERCERA PARTE
OBLIGACIONES, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
I.
BARRA
1. FINALIDAD DEL CARGO

2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano y Quechua
EDUCACIN Y EXPERIENCIA: Ttulo de Secretaria con Estudios de Derecho
APTITUDES Y ACTITUDES:
Facilidad de comunicacin.
Amabilidad para atender al pblico.
Disciplina y discrecin.
Responsabilidad.
Objetividad en la toma de decisiones.
3. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
Disponer de las llaves de seguridad de ingreso de todas las Oficinas y Ambientes
de la Notara
Controlar y reportar el marcado de la tarjeta de control de asistencia del
personal de la Notara
Brindar Orientacin Jurdica respecto de los requisitos de los actos jurdicos o
contratos que requiera el cliente.
Contribuir en la verificacin de la autenticidad y legalidad de los documentos
originales.
Contribuir a la verificacin de la identidad y correlacin de las fotocopias con
los originales de los documentos para la certificacin notarial.
Contribuir a la verificacin de la Firma Olgrafa, la Firma Digital, la huella
dactilar, la huella biomtrica del cliente, en lo fuere posible, para la
certificacin digital.
Tramitar la presentacin y seguimiento de ttulos, lectura de ttulos archivados,
copias informativas, literales de los ttulos ya inscritos, glosar al margen de la
matriz de los Instrumentos Pblicos, el asiento registral pertinente.
4. RELACIONES
REPORTA A: El Notario y Control de Calidad
COORDINA CON: Los Asesores de Area
SUPERVIZA A: Servicios Generales
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II. CAJA
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
EDUCACIN Y EXPERIENCIA: Ttulo de Contador con Estudios de Derecho
Responsabilidad.
Contribuir en la verificacin de la autenticidad y legalidad de los billetes y
monedas de circulacin nacional, moneda extranjera, tarjetas de crdito.
Registro de cancelacin de servicios y datos del cliente, expedicin de kardex,
facturas, boletas de venta y dems comprobantes de pago.
Reporte diario, semanal y mensual del ingreso y egreso de caja
Recepcin, Tramitacin, Registro y Archivo de Cartas Notariales y Apertura de
Libros dentro de la ms ptima calidad posible
4. RELACIONES
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III. CONTABILIDAD
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Registro de la cartera de crditos a instituciones y particulares.
Tramitacin y Seguimiento de las cartas de requerimientos de cancelacin de
servicios.
Recepcin de los cheques y depsito en las cuentas pertinentes de la
cancelacin de servicios.
Reportes del Estado de Movimiento de las cuentas corrientes y cuentas de
detracciones
Preparacin de los reportes, declaraciones e informes Financieros y Contables
para la SUNAT y otras entidades que lo requieran.
Cancelacin de los servicios de telefona, suministro de agua potable,
electricidad, RENIEC, seguros de vida y los que resulten necesarios.
Tramitacin de las Esquelas de Notificacin, Registro de Protestos y Reporte a la
Cmara de Comercio.
4. RELACIONES
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IV. SISTEMAS
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
EDUCACIN Y EXPERIENCIA: Ttulo de Ingeniero de Sistemas con Estudios de
Derecho
Responsabilidad.
Construccin del sofware informatico arconte, en la plataforma linux ubuntu
Soporte tcnico del sistema de caja, base de datos y sus derivados en la
generacin de documentos extraprotocolares, protestos, garantas mobiliarias,
no contenciosos, escrituras pblicas, testamentos.
Soporte tcnico de la infraestructura en Red de los equipos de la Oficina y el
servidor Anita.
Construccin, Monitoreo y Actualizacin de la pgina web de la Oficina y el
proyecto Notara Digital en Lnea
4. RELACIONES
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V. CONSULTORA
2. PERFIL DESEADO
EDUCACIN Y EXPERIENCIA: Ttulo de Abogado con Especializacin en Derecho
Notarial y Registral
Responsabilidad.
Uso adecuado y conservacin del dispensador de colas, equipos audiovisuales
de entretenimiento en el interior de la Oficina.
Orientacin y Asesora Jurdica al cliente.
Atencin de Consultas e Informes respecto de los requisitos y trmites notariales
y registrales.
Constituir el primer filtro en el proceso de rigurosidad de calificacin y
verificacin de la autenticidad y legalidad de los documentos originales, los
cuales sern los antecedentes para la redaccin de los actos y contratos.
Programar en agenda, la designacin del especialista de rea para la
redaccin del acto o contrato, la fecha y la hora aproximada para la revisin
del borrador, la fecha y la hora aproximada para la toma de firma en los
documentos ya impresos.
Constituir la primera lnea en la recepcin de quejas de los clientes,
recepcionando, tramitando y dando eventuales soluciones.
4. RELACIONES
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VI. EXTRAPROTOCOLARES
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
EDUCACIN Y EXPERIENCIA: Ttulo de Abogado o Trabajador Social o
Antroplogo o Profesor con Estudios de Derecho.
Responsabilidad.
Constituir el segundo filtro en el proceso de rigurosidad de calificacin y
Uso adecuado, conservacin e implementacin del generador de
documentos en el sistema en lnea de los instrumentos extraprotocolares.
Recepcin, Redaccin Impresin y Archivo de Instrumentos Pblicos
Extraprotocolares y otros similares dentro de la ms ptima calidad posible.
Registro y Reporte a las instancias correspondientes de los ndices cronolgicos
de Autorizaciones de Viaje y Poderes Fuera de Registro.
4. RELACIONES
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VII. IMPRESIONES
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Constituir el cuarto filtro en el proceso de rigurosidad de calificacin y
Recepcin, Impresin y Archivo de Instrumentos Pblicos Protocolares y otros
similares dentro de la ms ptima calidad posible.
Registro fotogrfico y almacenamiento digital de la toma de firmas.
Atencin del reporte de la identidad, firma olgrafa, huella dactilar e imagen
de los clientes, va RENIEC en lnea y la Huella biomtrica.
Actualizacin permanente de los ndices cronolgicos y alfabticos de los
Instrumentos Pblicos Protocolares.
Archivo Digital ordenado de los Instrumentos Pblicos Protocolares.
4. RELACIONES
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VIII.DILIGENCIARIO
2. PERFIL DESEADO
Responsabilidad.
Registrar y Diligenciar las Cartas Notariales y Esquelas de Notificacin de los
protestos.
Registro de Edictos, cancelacin de servicios de publicacin y recojo de los
edictos publicados.
Redaccin de la diligencia de Constatacin y Toma de dichos en procesos de
Constatacin Notarial.
Servicio de toma de firma de clientes fuera de la ciudad.
4. RELACIONES
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IX. ESPECIALISTA INMUEBLES

2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
EDUCACIN Y EXPERIENCIA: Ttulo de Abogado con especializacin en Derecho
Notarial y Registral.
Responsabilidad.
Redaccin, Subsanacin e Inscripcin en Registros Pblicos de ttulos de
Compra Venta de Inmuebles, Donacin, Hipoteca, y otros similares en el
Registro de Escrituras Pblicas y Garantas Mobiliarias dentro de la ms ptima
calidad posible
Contribuir en la verificacin de la Firma y huella dactilar del cliente en el Registro
y Minutario de Escrituras Pblicas y Garantas Mobiliarias
Custodiar el Archivo Fsico de Instrumentos Protocolares, en el orden pertinente y
las correspondientes formalidades
Cooperar en el tiempo posible, con los servicios de otras secciones
4. RELACIONES
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X. ESPECIALISTA NO CONTENCIOSO
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Tramitacin, Seguimiento, Subsanacin e Inscripcin en Registros Pblicos de
ttulos de actas de transferencias vehiculares, Asuntos No Contenciosos, y otros
similares dentro de la ms ptima calidad posible
y Minutario de Bienes Muebles Registrables
Custodiar el Archivo Fsico de Instrumentos Protocolares, en el orden pertinente y
las correspondientes formalidades
4. RELACIONES
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XI. ESPECIALISTA EMPRESAS

2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Contribuir en la verificacin de la autenticidad y legalidad de los documentos
Tramitacin, Seguimiento, Subsanacin e Inscripcin en Registros Pblicos de
ttulos de Inmuebles, Predios, y otros similares dentro de la ms ptima calidad
posible
y Minutario de Asuntos No Contenciosos Seccin Prescripcin Adquisitiva de
Dominio de Bienes Inmuebles
4. RELACIONES
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XII. CONTROL DE CALIDAD

2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Contribuir en la verificacin de la autenticidad y legalidad de los documentos.
Controlar la calidad de la Redaccin de los Instrumentos Pblicos Protocolares,
Extraprotocolares y otros similares dentro de la ms ptima calidad posible
Registro de Borradores de la Redaccin de los Instrumentos Pblicos
Protocolares, Extraprotocolares de los Especialistas de rea.
Controlar la calidad de Atencin al cliente, Uniforme, Fotocheck, Uso de equipo
y maquinarias de la Oficina.
Atencin de Quejas y Reclamaciones de los Clientes.
4. RELACIONES
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XIII.ARCHIVOS
2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Contribuir en la verificacin de la autenticidad de fotocopias y firmas
Hacer uso pertinente de los sellos correspondientes
Atender los servicios de telefona fija y fax
Contribuir a la verificacin de firmas, huellas dactilares y toma de firmas de los
clientes.
Ordenar, remitir, coordinar y recoger los archivos para el empaste respectivo
Disponer y custodiar de una copia mensual de archivos digitales
Verificar la calidad final del producto antes de la entrega al usuario
4. RELACIONES
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XIV.
SERVICIOS GENERALES

2. PERFIL DESEADO
IDIOMA: Castellano
Responsabilidad.
Contribuir a la limpieza, encerado y lustre de los pisos de los ambientes de la
Oficina
Contribuir a la limpieza, higiene y orden de las rea de trabajo, equipos y
mobiliario de los ambientes de la Oficina
Disponer de un duplicado de las llaves y mecanismos de seguridad de los
ambientes de la Oficina.
Contribuir a la seguridad de los equipos, mobiliario y ambientes de la oficina
dentro de la ms ptima calidad posible
4. RELACIONES
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CUARTA PARTE
POLTICA DEL PLUS
I.
PLUS DE ESPECIALISTAS
1. Los Especialistas de Inmuebles, No Contenciosos y Empresas acumulan igual cantidad

puntos a la cantidad efectivamente cancelada en Caja de la Notara, por produccin
mensual.
2. No se computa punto por produccin los pagos por trmite registral ni por aclaracin
de Escrituras o Actas derivadas de error material o sustancial.
3. La Produccin acumulada del mes sirve de lnea de base para calificar la produccin
del mes siguiente en cada especialista.
4. Es menos Plus:
La cantidad de minutos de tardanza en el mes,
La cantidad de veces que no port el uniforme y el Fotosheck de la Notara.
La no subsanacin de errores advertidos por Control de calidad
5. El Especialista obtiene el Plus de Produccin cuando cumpla con lo siguiente:
Acumule mayor cantidad de puntos en referencia a los dems especialistas,
Haya superado su propia produccin respecto al mes anterior,
II.
PLUS DE BARRA
1. Las Especialistas de Barra acumulan igual cantidad puntos a la cantidad de

efectivamente cancelada en Caja de la Notara, por produccin mensual.
2. No se computa punto por produccin los pagos por trmite registral ni por aclaracin
de Escrituras o Actas derivadas de error material o sustancial.
3. La Produccin acumulada del mes sirve de lnea de base para calificar la produccin
del mes siguiente en cada especialista.
III.
PLUS DE CAJA
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IV.
PLUS DE CONSULTORA
V.
PLUS DE EXTRAPROTOCOLARES
VI.
PLUS DE IMPRESIONES
VII.
PLUS DE CONTROL DE CALIDAD
VIII. PLUS DE REGISTROS

IX.
PLUS DE ARCHIVOS.
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Notario Pblico de Ayacucho

Abogado Jos Hinostroza Aucasime

III. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

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1. FINALIDAD DEL CARGO

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IX. ESPECIALISTA INMUEBLES

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XI. ESPECIALISTA EMPRESAS

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XII. CONTROL DE CALIDAD

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1. FINALIDAD DEL CARGO

Abogado Jos Hinostroza Aucasime

1. Los Especialistas de Inmuebles, No Contenciosos y Empresas acumulan igual cantidad

La cantidad de minutos de tardanza en el mes,

La cantidad de veces que no port el uniforme y el Fotosheck de la Notara.

La no subsanacin de errores advertidos por Control de calidad

5. El Especialista obtiene el Plus de Produccin cuando cumpla con lo siguiente:

Acumule mayor cantidad de puntos en referencia a los dems especialistas,

Haya superado su propia produccin respecto al mes anterior,

1. Las Especialistas de Barra acumulan igual cantidad puntos a la cantidad de

Abogado Jos Hinostroza Aucasime

PLUS DE CONTROL DE CALIDAD

VIII. PLUS DE REGISTROS

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