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COMO ATUALIZAR AUTOMATICAMENTE


PLANILHAS EM EXCEL
OBTENDO INFORMAES ON-LINE VIA INTERNET
!

Como atualizar dados de planilhas


automaticamente via Internet?

Que tipo de dados podem ser


atualizados?

Quais as diferenas entre as


verses 2000 e XP do Excel para
atualizar estes tipos de dados?

Qual
a
utilidade
para
automatizao das planilhas?

esta

Afonso Celso B. Tobias (afonso@fcavalcante.com.br)


Consultor da Cavalcante Consultores, responsvel na rea de treinamento e consultoria financeira.
Administrador de Empresas e Contador pela Universidade Mackenzie.
Atuou durante 10 anos como consultor financeiro pela Coopers & Lybrand nas reas de Corporate
Finance e Planejamento e Anlise de Negcios e 3 anos como gerente de fuses e aquisies pelo
Banco Real de Investimento e Banco Alfa de Investimento
Mestrando pela Universidade Mackenzie em Administrao de Empresas com nfase em Gesto
Econmico-financeira.
Ps-graduado em Economia pela Universidade Mackenzie e Planejamento e Controle Empresarial
pela Fundao Armando lvares Penteado FAAP.
Professor de ps-graduao em Planejamento e Controle Empresarial e Administrao Contbil e
Financeira pela Fundao Armando lvares Penteado FAAP.

UP-TO-DATE - No 276 COMO ATUALIZAR

AUTOMATICAMENTE PLANILHAS
EM EXCEL VIA INTERNET

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NDICE
1.

INTRODUO ...................................................................................................... 3

2.

QUE TIPO DE DADOS PODEM SER ATUALIZADOS VIA INTERNET? ............ 4

3.

ATUALIZANDO A PLANILHA COM DADOS DA INTERNET.............................. 7

UP-TO-DATE - No 276 COMO ATUALIZAR

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1. Introduo

Constantemente os executivos financeiros precisam atualizar suas planilhas com informaes


de fontes confiveis.
Estas informaes, em geral, apresentam a base para clculos gerando nmeros atualizados
para os demonstrativos financeiros e/ou informaes gerenciais.
Para esta finalidade, a planilha em Excel dispe de ferramentas muito teis para este tipo de
operao.
Apesar do MS Office 2000 ter demonstrado um grande avano neste quesito, o MS Office XP
facilitou e completou em determinados pontos o modo de obteno das informaes via
internet.
A base deste artigo ser desenvolvida com base nos procedimentos da verso 2000 (por ser a
verso mais utilizada atualmente pelas empresas), mas apresentaremos tambm as
diferenas para a verso XP.
Vejamos como atualizado as informaes de uma planilha obtendo dados financeiros via
Internet.

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2. Que tipo de dados podem ser atualizados via Internet?

Em geral, milhes de informaes podem ser obtidas via Internet.


Especificamente para os executivos financeiros, uma das principais preocupaes manter
atualizadas as contas dos demonstrativos que sofrem constantemente atualizaes devido
dinmica do mercado.
Podemos, por exemplo, atualizar custos e preos cotados em dlar elaborando a converso
automtica dos valores nas planilhas atravs de fontes confiveis via Internet.
Podemos tambm buscar dados atualizados de taxa de juros de curto e longo prazo para
determinar projees financeiras mais confiveis.
Na maioria das vezes, o executivo financeiro faz algum tipo de pesquisa manual para obter
informaes que alimentam suas planilhas seja em jornais, revistas especializadas, ou mesmo
perguntando a algum colega de trabalho ou ao gerente de um banco.
Tudo isto acabou!
Basta estruturar a sua pesquisa automtica em determinado site e determinar a forma como
voc gostaria que a sua planilha fosse atualizada.
Vejamos um exemplo:
O site do Banco Central (www.bacen.gov.br) possui milhes de informaes, assim como
outros de sua confiana para obter determinadas informaes.
Direcionando a sua pesquisa para a taxa de cmbio de venda demonstrada no site, teremos:

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Como podemos verificar, esta pgina tem o seu prprio endereo, mas se quisermos obter o
endereo de uma tabela especfica basta clicar com o boto direito em cima da tabela a
qual voc gostaria que estivesse constantemente atrelada sua planilha.
Neste caso a tabela de fechamento do dlar cotada pelo Banco Central.
Clicando ento com o boto direito em cima da tabela requerida, aparecer uma nova tabela
conforme demonstrado acima.
Direcionando o cursor do seu mouse para a opo Propriedades , iremos obter todas as
informaes sobre a determinada tabela, conforme demonstrado abaixo:

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Para facilitar o nosso processo, pinte com o


boto esquerdo do seu mouse o endereo da
tabela demonstrado na tela ao lado.
Como no podemos errar em nenhuma letra
ou mesmo ponto, ser muito mais seguro e
rpido copiar o endereo da tabela.
Ento, aps pintado o mesmo digite CTRL C
simultaneamente para guardar na memria do
seu computador.
Pronto! Este o endereo que a sua planilha
dever buscar sempre que quiser ser
atualizada.
Vejamos agora como preparar a planilha para
a obteno e atualizao das informaes.

Importante: Dependendo do site, voc poder ter dificuldades para obter as informaes
desejadas de determinadas tabelas, devido estrutura da programao do mesmo. Caso isto
ocorra, aconselhamos buscar a mesma informao de outro site.

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3. Atualizando a planilha com dados da Internet

Abra uma planilha do Excel (de preferncia em branco).


Vamos supor que voc atualize os seus preos e custos com base na taxa do dlar.
Na sua planilha em Excel siga os seguintes passos partindo da sua barra de ferramentas:
Dados/Obter dados externos/Nova Consulta Web...
Obs.: Na verso XP a seqncia ser semelhante, mas com uma pequena diferena:
Dados/Importar dados externos/Nova Consulta Web...

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Na verso 2000 teremos a seguinte tabela:


Lembra do endereo que
pedimos para que voc
guardasse
no
captulo
anterior?
Pois bem, ele dever ser
colado no Box em branco do
item um da tabela ao lado.
Basta clicar no incio do Box
em
branco
e
digitar
simultaneamente CTRL V.
Pronto! O endereo da tabela
da taxa diria do dlar do
BACEN dever ser colada no
espao indicado.

Caso desejasse, voc poderia navegar na Internet tambm para procurar o endereo
desejado, atravs do boto Navegar na web....
No item 2, escolha a opo Somente as tabelas ou Uma ou duas tabelas especficas na
pgina, colocando no Box abaixo o mesmo endereo informado acima. Como o endereo est
preciso no item 1, recolocar o endereo no item 2 torna-se desnecessrio.
Quanto ao item 3, aconselhamos a voc a escolher a primeira opo (Nenhuma), pois deste
modo voc estar economizando mais memria e o seu arquivo ser menor. Veja como ficou:

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Agora na vero XP a tela anterior um pouco diferente:


Sendo assim, cole no Box do endereo o
endereo da tabela pesquisada, que
ainda dever estar na memria do seu
computador, bastando para isto clicar
com o boto esquerdo no Box e digitar
simultaneamente CTRL V.

Pronto! Aparecer a pgina da tabela


determinada.
Como voc pode verificar, voc dever
ativar ou desativar as tabelas internas da
pgina que devero migrar para a sua
planilha.

Para

isto

basta

clicar

no

pequeno Box amarelo com setas pretas


localizado ao lado de cada informao
necessria.

No nosso caso, a nica informao desejada ser a prpria tabela da taxa do cmbio.
Clicando no Box amarelo da tabela requisitadas, ele ser ativado mudando para o
mdulo de um tquete com o Box verde, conforme demonstrado acima.
Depois disto, voc dever clicar OK para a verso 2000 ou Importar para a verso
XP. Na seqncia dever aparecer a seguinte tela:
Aqui voc dever determinar onde as informaes
devero estar dispostas na sua planilha. Direcione
para a clula desejada na planilha existente (opo
1) ou redirecione para uma planilha nova (opo 2).

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Na tela anterior, podemos verificar a


existncia de um novo boto:
Propriedades.
Nele voc poder refinar a suas
prximas consultas a este endereo
determinando:

Definio da Consulta

Forma de atualizar controle

Layout e formatao dos dados

O que fazer se o nmero de linhas


no intervalo dos dados for alterado
aps a atualizao.

Escolha a opo desejada ou mantenha


a atual. Agora clique em OK para
retornar a tela anterior.

Pronto! Agora clique em OK para


visualizar os dados do Banco Central na
sua planilha.

Durante a busca dos dados, o Excel


apresentar a mensagem Obtendo
dados.... Aguarde alguns instantes at
que a informao desejada seja
apresentada.

Observe que o seu micro dever estar conectado com a Internet para que possa
buscar a informao. Quando isto acontece, ele apresenta um cone

de busca

conforme demonstrado abaixo:

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Pronto!
Em instantes as informaes podero estar disponveis na sua planilha.
Na verso 2000 do Excel apresentado da seguinte forma:

J na verso XP, apresenta o resultado da sua pesquisa de uma forma muito mais compacta e
objetiva. Veja como:

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Importante:

Cuidado quanto houver atualizao na verso do Excel, passando por exemplo da verso
2000 para a verso XP. Como voc pode verificar pelo exemplo anterior a referncia das
clulas sero diferentes.

Outro cuidado importante tambm estar sempre atendo s modificaes da estrutura dos
sites e no layout das pginas na Internet. Se houver este tipo de modificao a sua
planilha retornar com erro.

Se voc tentar deletar a tabela com as informaes da Internet na planilha ou algum dado
obtido dela, normal aparecer uma mensagem conforme demonstrado abaixo. Ele est
dizendo que se voc deletar as informaes na planilha ele no poder mais atualiz-la.

Sempre que quiser atualiz-la, basta clicar na seqncia da sua barra de ferramentas:
Dados/ Atualizar Dados, colocando o curso em cima da sua tabela de dados requisitados
e j obtidos via Internet.

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