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ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Secretaria-Geral

Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva

Braslia
2010

Advocacia-Geral da Unio
Lus Incio Lucena Adams
Secretria-Geral
Gildenora Batista Dantas Milhomem
Coordenadora-Geral de Documentao e Informao
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO

Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo

Braslia
2010
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Advocacia-Geral Da Unio
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU
Fones (61) 3105-8907 / 8467
Fax (61) 3105-8232
Site: www.agu.gov.br
70610-460 Braslia DF

Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI
Ademir Braz da Silva CGDI/PCU
Adriana Barbosa Lima CGDI
Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI
Leila Cristiane Petry CGDI
urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU
Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU

permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta publicao


desde que citada a fonte.

BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e


Informao. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo.
Braslia: AGU, 2010. 157 p. , il.

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

SUMRIO
ROTINAS DE PROTOCOLO
Apresentao ........................................................................................................................8
1. Introduo .......................................................................................................................9
Consideraes iniciais ..................................................................................................................................... 10
Importncia do manual .................................................................................................................................. 10
Siglas ..................................................................................................................................................................... 11
Objetivos .............................................................................................................................................................. 11
Legislao referencial para documentao ............................................................................................ 12
Legislao Federal ....................................................................................................................... 12
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ ......................................... 12
Portarias do Poder Executivo .................................................................................................. 12
Portarias da Advocacia-Geral da Unio ............................................................................... 13
Conceitos e definies .................................................................................................................................... 13
Unidades envolvidas........................................................................................................................................ 18
Usurios e clientes............................................................................................................................................ 19
II. Protocolo .........................................................................................................................20
Protocolo ............................................................................................................................................................. 21
Protocolo pela Internet .................................................................................................................................. 21
Macroprocesso do protocolo ...................................................................................................................... 21
Sistema de controle de documentos da AGU AGUDoc ................................................................. 22
III. Rotinas de Protocolo.....................................................................................................24
Recebimento ...................................................................................................................................................... 25
Correspondncia .......................................................................................................................... 25
Recebimento .................................................................................................................................. 25
Recibo............................................................................................................................................... 26
Formas de recebimento............................................................................................................. 26
Rotinas para recebimento via guich de protocolo ....................................................... 27
Rotinas para recebimento via malote .................................................................................. 27
Triagem................................................................................................................................................................. 27
Abertura de documentos e correspondncias ................................................................. 27
Prazos ............................................................................................................................................... 28
Rotina de triagem de documentos ....................................................................................... 28
Cadastramento .................................................................................................................................................. 28
Nmero nico de processo e documento NUP............................................................ 29
Tabela de unidades ..................................................................................................................... 29
Cadastramento de unidades.................................................................................................... 29
NUP externo................................................................................................................................... 29

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

NUP interno ................................................................................................................................... 30


Anlise documental ......................................................................................................................................... 30
Tipo de documento..................................................................................................................... 30
Nmero do documento............................................................................................................. 31
Procedncia/Origem ................................................................................................................... 31
Data do documento .................................................................................................................... 31
Destino.................................................................................................................................................................. 31
Interessado ..................................................................................................................................... 31
Assunto ............................................................................................................................................ 32
Documentos vinculados ............................................................................................................ 32
Documento ......................................................................................................................................................... 32
Classificao de documentos .................................................................................................. 32
Documentos sigilosos ateno especial .......................................................................... 33
Documento ostensivo ................................................................................................................ 33
Cadastrando um documento .................................................................................................. 33
Realizando pesquisa de antecedentes ................................................................................. 40
Montando documentos............................................................................................................. 41
Rotina de cadastramento de documento ........................................................................... 41
Processo ............................................................................................................................................................... 42
Autuao ......................................................................................................................................... 42
Partes de um processo............................................................................................................... 42
Numerao de folhas e de peas .......................................................................................... 43
Tratamento fsico dos documentos e processos ............................................................. 44
Rotina de cadastramento de processo ................................................................................ 44
Encerramento e abertura de volumes .................................................................................. 44
Rotina de encerramento e abertura de volumes ............................................................. 45
Juntadas ............................................................................................................................................................... 45
Rotina de juntada por anexao de documento a documento ................................. 45
Rotina de juntada por anexao de processo a processo............................................ 46
Rotina de juntada por anexao de documento a processo ...................................... 46
Apensao ...................................................................................................................................... 47
Rotina de apensao de processos ....................................................................................... 47
Desapensao ............................................................................................................................... 47
Rotina de desapensao de processos................................................................................ 48
Desentranhamento...................................................................................................................... 48
Rotina de desentranhamento.................................................................................................. 48
Desmembramento ....................................................................................................................... 49
Rotina de desmembramento de processo constitudo ................................................. 49
Tramitao........................................................................................................................................................... 50
Rotina de tramitao de processos e documentos ........................................................ 51
Rotina de recebimento eletrnico ......................................................................................... 51
IV. Rotinas de Expedio ....................................................................................................52
Expedio............................................................................................................................................................. 53

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Mensageria interna .......................................................................................................................................... 53


Rotinas de expedio via mensageria interna .................................................................. 53
Mensageria externa ......................................................................................................................................... 54
Rotinas de expedio via mensageria externa.................................................................. 54
Malote ................................................................................................................................................................... 55
Expedio de malotes ................................................................................................................ 55
Guia de remessa de malote ..................................................................................................... 55
Rotina de expedio via malote ............................................................................................. 56
Servios dos Correios ...................................................................................................................................... 57
Carto de postagem ................................................................................................................... 57
Tipos de postagem .......................................................................................................................................... 57
Servios adicionais dos Correios ............................................................................................ 58
Envelopes ........................................................................................................................................ 59
Formatao dos envelopes ...................................................................................................... 60
Correspondncias de urgncia ............................................................................................... 60
Relao das correspondncias encaminhadas expedio............................................ 60
Preparao dos envelopes pelos setores para expedio via Correios................... 61
Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de Expedio ................................... 62
Orientaes sobre a utilizao dos servios dos Correios ................................................................ 62
Escolhendo o tipo de postagem ............................................................................................ 62
Envelopes ........................................................................................................................................ 63
Rastreamento de correspondncias ..................................................................................... 63
Pesos e Dimenses...................................................................................................................... 64
Objetos que no transportados pelos Correios ............................................................... 65
Principais motivos para atraso de entrega ......................................................................... 65
Mais informaes ......................................................................................................................... 66
V. Segurana da Informao ..............................................................................................67
Ciclo documental e segurana da informao ...................................................................................... 68
Segurana da Informao ............................................................................................................................. 68
Procedimentos e segurana da informao ...................................................................... 70
Sistemas e segurana da informao ................................................................................... 71
Acesso a informao pela Internet ........................................................................................ 72
Acesso ao AGUDoc e senhas ................................................................................................... 72
O elemento humano na segurana da informao ........................................................ 73
Responsabilidade pela informao............................................................................................................ 74
Alguns cuidados no tratamento da informao ................................................................................... 74
Consideraes finais sobre segurana da informao ....................................................................... 76
ROTINAS DE ARQUIVO
I.Introduo .........................................................................................................................78
Consideraes iniciais ..................................................................................................................................... 79
Sigla ....................................................................................................................................................................... 79

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Objetivos .............................................................................................................................................................. 79
Legislao referencial das atividades de arquivo ................................................................................. 79
Conceitos e Definies .............................................................................................................................. 82
Sistema de arquivos.................................................................................................................................... 86
II. Estrutura de Arquivo ............................................................................................................................... 88
Estrutura bsica necessria ...................................................................................................................... 89
Recursos Humanos ..................................................................................................................................... 89
Instalao fsica............................................................................................................................................. 89
Recursos materiais ...................................................................................................................................... 90
III . oviuqrA ................................................................................................................... 29
Conceito ........................................................................................................................................................ 93
Finalidade do arquivo .............................................................................................................................. 93
Tipos de arquivo ........................................................................................................................................ 93
Documento .................................................................................................................................................. 94
Formato ......................................................................................................................................................... 94
Gnero ........................................................................................................................................................... 94
Espcie ........................................................................................................................................................... 95
Natureza ........................................................................................................................................................ 95
Documento arquivstico .......................................................................................................................... 96
Processo ........................................................................................................................................................ 96
Gesto de documentos ........................................................................................................................... 96
Avaliao de documentos ...................................................................................................................... 97
Idade dos arquivos .................................................................................................................................... 97
IV.Metodologia de Organizao...................................................................................... 98
Plano de classificao .............................................................................................................................. 99
Cdigo de Classificao .......................................................................................................................... 99
V. Rotinas de Arquivamento................................................................................................................... 100
Verificao Prvia....................................................................................................................................... 101
Recebimento ............................................................................................................................................... 101
Classificao................................................................................................................................................. 101
Ordenao .................................................................................................................................................... 102
Arquivamento ............................................................................................................................................. 103
Emprstimo .................................................................................................................................................. 103
Cpia de documentos.............................................................................................................................. 104
Como quantificar documentos ............................................................................................................. 104
VI. Destinao de Documentos........................................................................................ 106
Avaliao documental.............................................................................................................................. 107
Tabela de temporalidade........................................................................................................................ 107
Como utilizar a tabela .............................................................................................................................. 108

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Eliminao de documentos.................................................................................................................... 108


Como classificar os documentos para eliminar ............................................................................. 109
Transferncia ............................................................................................................................................... 109
Recolhimento .............................................................................................................................................. 110

VII. Conservao de Documentos ......................................................................................... 111


Como preservar os documentos.......................................................................................................... 112
Acondicionamento e guarda ................................................................................................................. 113

VIII. Registro no Sistema AGUDoc........................................................................................ 114


Telas do agudocBibliografia .................................................................................................................. 115
Disposies finais .............................................................................................................. 118
Bibliografia ........................................................................................................................ 119
Anexos ............................................................................................................................... 120
Exemplos de envelope, carimbos, etiquetas e capa de processo ................................................ 121
Exemplo de envelope .................................................................................................................................... 121
Exemplo de carimbo de NUP ..................................................................................................................... 121
Exemplo de carimbo de numerao........................................................................................................ 121
Exemplo de etiqueta de capa de processo ........................................................................................... 121
Exemplo de capa de processo ................................................................................................................... 122
Exemplos de formulrios para expedio ............................................................................................. 123
Exemplo de guia dos Correios ................................................................................................................... 123
Exemplo de guia de remessa de malote................................................................................................ 124
Documentos gerados pelo sistema AGUDoc....................................................................................... 125
Exemplo de Resumo de Pesquisa............................................................................................................. 125
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento .......................................................................................... 126
Exemplo de Recibo ........................................................................................................................................ 127
Modelo de termos de juntada ................................................................................................................... 128
Modelo de Termo de Juntada de Processo a Processo ................................................................... 128
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 129
Modelo de Termo de Juntada de Documento a Processo ............................................................. 130
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 131
Modelo de Termo de Apensao ............................................................................................................. 132
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 133
Modelo de Termo de Desapensao ...................................................................................................... 134
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 135
Modelo de Termo de Desentranhamento ............................................................................................ 136
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 137
Modelo de Termo de Desmembramento ............................................................................................. 138
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 139
Modelo de Termo de Encerramento de Volume ................................................................................ 140

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 141


Modelo de Termo de Abertura de Volume .......................................................................................... 142
Instrues de preenchimento .................................................................................................................... 143
Tabela de unidades ........................................................................................................................................ 144
Listagem de eliminao de documentos ............................................................................................... 148
Termo de eliminao de documentos .................................................................................................... 150
Edital de cincia de eliminao de documentos ................................................................................ 152
Guia de Transferncia ................................................................................................................................... 154
Modelo de Lombada ..................................................................................................................................... 156

APRESENTAO
Como resultado da atuao da Advocacia-Geral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal
na defesa judicial e extrajudicial da Unio, bem como nas atividades de consultoria e de
assessoramento jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio um volume
considervel de documentos que necessitam de devido tratamento. Os documentos e
processos refletem as atividades do rgo e so de extrema importncia, pois servem para
a tomada de decises, como fontes de provas, garantias e direitos, alm da preservao da
histria e da cultura da instituio.
A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a SecretariaGeral, visando o aprimoramento da gesto da instituio, desenvolveu o Manual de
Procedimentos de Protocolo e Expedio da Advocacia-Geral da Unio - AGU e da

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Procuradoria-Geral Federal - PGF. Este instrumento pretende sistematizar e padronizar


conceitos, regras e procedimentos administrativos relativos gesto documental.
Tem como objetivo ser fonte de informao sobre as atividades desempenhadas pelo
Protocolo Central Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras, no mbito da AdvocaciaGeral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal, incluindo as unidades de protocolo das
Procuradorias-Regionais da Unio, Procuradorias-Regionais Federais, Procuradorias nos
Estados, Procuradorias-Seccionais e Escritrios de Representao. Visa tambm disseminar
as instrues bsicas e necessrias operacionalizao do Sistema de Controle de
Documentos da AGU AGUDoc.
interessante destacar dois fatores crticos de sucesso para a segurana da informao,
bem como a localizao rpida e efetiva dos documentos que circulam na AGU: i) a
qualidade das informaes no ato do cadastramento dos documentos e processos; e ii) a
atualizao das informaes do(s) trmite(s) dos documentos (principalmente em relao
ao recebimento eletrnico). Dessa forma, a efetiva gesto de documentos depende da
uniformizao dos procedimentos e da qualificao dos colaboradores envolvidos em todo
o ciclo documental.
Este documento produto da dedicao e profissionalismo da equipe da CoordenaoGeral de Documentao e Informao, identificada com a melhoria contnua da qualidade
dos servios prestados pela Secretaria-Geral da AGU. Agradecemos a colaborao de
todos os servidores que contriburam e apoiaram a elaborao deste Manual, em especial
aos servidores da Coordenao-Geral de Documentao e Informao e aos servidores das
unidades protocolizadoras das unidades da AGU pelo trabalho executado.
Nesse sentido, destaca-se a necessidade de colaborao de todas as reas com
sugestes, assim como divulgao, que permitam o aprimoramento das aes da rea de
documentao. O contedo deste trabalho no definitivo, tendo em vista a necessidade
de atualizao peridica ou em virtude de alteraes na legislao em vigor.
O Manual, como ferramenta de trabalho, est estruturado em tpicos, podendo sua
leitura ser dirigida a pontos especficos. Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em
local de fcil acesso para consultas rotineiras.
Este volume inicial aborda informaes quanto s atividades de Protocolo e Expedio.
Posteriormente sero distribudos volumes complementares, tratando das demais
atividades que compem a gesto documental.
Coordenao-Geral de Documentao e Informao.

1. INTRODUO

CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos
administrativos para as unidades protocolizadoras consolidadas neste Manual de
Procedimentos de Protocolo e Expedio est fundamentada nos seguintes itens:
O 2 do art. 216 da Constituio Federal determina que cumpre administrao
federal, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para fraquear sua consulta a quantos dela necessitem;
O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal, trata do acesso a registros
administrativos e a informaes sobre atos de governo;
Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de janeiro de 1991, define a competncia do
Poder Pblico quanto gesto documental, a proteo a documentos e arquivos e
conceitua a gesto de documentos;
A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o processo administrativo no
mbito da Administrao Pblica Federal;
O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus os incisos VII, VIII, XI, XIV b),
XV h), l) e m) tratam da conduta dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao
acesso e divulgao de informaes, bem como sobre a conduta no exerccio das
atividades;
A necessidade de reunir, em um nico documento, as referncias e orientaes
para a correta realizao do trabalho referente documentao administrativa da
AGU;
As orientaes agrupadas permitiro que os servidores tenham fonte de consulta
uniforme, trazendo agilidade e segurana aos procedimentos administrativos;
Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar diversas regras e procedimentos
em vigor.
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por
unidades da AGU:
Os rgos de direo superior da AGU;
O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
Os rgos de execuo da AGU;
O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da
Unio;
A Escola da AGU.

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

IMPORTNCIA DO MANUAL
O Manual de Procedimentos do Protocolo trata das atividades operacionais no rgo e
busca a efetividade nos procedimentos propostos e adeso das unidades protocolizadoras
da AGU aos regulamentos relativos ao tratamento da documentao da instituio.
Ressalta-se que o resultado dos esforos do Protocolo Central Unificado depende dos
servios das unidades protocolizadoras para a obteno de registro completo e
abrangente do fluxo de todos os documentos e processos. Em outros rgos
governamentais, a implantao e a efetiva utilizao de procedimentos similares
ocorreram por fora de normas operacionais, reforando e dando credibilidade aos
procedimentos e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em relao ao Manual de
Gerenciamento de Documentos do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto: "
um passo decisivo no sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades
Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro,
cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e
documentos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional".

SIGLAS
AGU

Advocacia-Geral da Unio

AGUDoc

Sistema de Controle de Documentos da AGU

CGDI

Coordenao-Geral de Documentao e
Informao

CGRH

Coordenao-Geral de Recursos Humanos

GTI

Gerncia de Tecnologia e Informao

CONARQ Comisso Nacional de Arquivo


DV

Dgito verificador

ECT

Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

GRM

Guia de Remessa de Malote

MPOG

Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto

NUP

Nmero nico de Processo

PCU

Protocolo Central Unificado

11

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PGF

Procuradoria-Geral Federal

PGU

Procuradoria-Geral da Unio

SGAGU

Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio

SGCT

Secretaria-Geral de Contencioso

SISG

Sistema de Servios Gerais (administrado pelo


Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto).

STF

Superior Tribunal Federal

OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:

Ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU;

Ser referncia s atividades desempenhadas pelo Protocolo Central


Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras;

Disponibilizar as instrues bsicas e necessrias operacionalizao do


Sistema de Controle de Documentos da AGU - AGUDoc.

LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCUMENTAO


12

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

LEGISLAO FEDERAL
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispes sobre o Regime Jurdico dos
Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de
Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no
mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n 1.094, de 23 de maro de 2004. Dispe sobre o Sistema de Servios
Gerais SISG dos rgos civis da Administrao Federal Direta, das Autarquias Federais e
Fundaes Pblicas e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional
do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e
o acesso a eles, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de Segurana da
Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a Estrutura e o Quadro
Demonstrativo dos Cargos em Comisso da Advocacia-Geral da Unio, na parte referente
organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras providncias.

RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ)


ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a
verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre
o cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
atividades de apoio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e
destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo relativos s atividades de apoio da Administrao Pblica.

PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO


MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n
5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos

13

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e


entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n
3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios,
Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, quanto aos
procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do
nmero nico de processos e documentos.
PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140, de 16 de maro de 2006. Disciplina a divulgao
de dados e informaes pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, por
meio da rede mundial de computadores Internet, e d outras providncias.

PORTARIAS DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO


ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42, de 11 de agosto de 1993.
Estabelece as normas para recebimento, autuao, movimentao juntada, divulgao,
expedio, arquivamento, fornecimento de certides e cpias de processos e documentos
na AGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746, de 28 de outubro de 2002. Institui
o Protocolo Central Unificado no edifcio sede da AGU.

CONCEITOS E DEFINIES
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma adequada e representar
convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de
transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da dita
informao ao futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao
(aspecto quantitativo) com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,
destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.
ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.

14

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a
atividade-fim.
AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que caracteriza a abertura do
processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo
contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira
anlise, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma
instituio.
CADASTRAMENTO: Ver Registro.
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o documento ou processo; que
acompanhar o documento ou processo.
CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial, cumprida por oficial de
justia, e entregue pessoa citada ou intimada
CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo exemplar (integral ou parcial) de
um original, validada por uma autoridade competente (notarial ou administrativa, investida
para tanto).
CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado por meio eletrnico. Nos
termos da legislao em vigor, para que a mensagem de Correio eletrnico tenha valor
documental e possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou
entidades, exceo dos processos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular,
recebida / expedida.
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos
ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou
empresas privadas.

15

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de comunicao mantida entre


autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica
Federal.
CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia mantida entre os rgos ou entidades
da Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia mantida entre as unidades do rgo
ou entidade.
CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa recebida pelo
protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada interna ou externamente no
mbito da Administrao Pblica Federal.
DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensados, quando sua finalidade for
atingida.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de um processo, que poder
ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documentao de um ou mais processos
para formao de novo processo; depende de autorizao e instrues especficas do
rgo interessado.
DESPACHO: Ver Folha de Despacho.
DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autenticao utilizado para verificar a
validade e a autenticidade de um valor numrico, evitando fraudes ou erros de
transmisso ou digitao.
DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele
tratada.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo


das atividades administrativas e de apoio especializado.
DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso irrestrito.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo teor somente ser conhecido por
servidor autorizado.
DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assunto no deve ser do
conhecimento do pblico em geral.
DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor
ou caractersticas devam ser de conhecimento exclusivamente de servidores diretamente
ligados ao seu estudo e manuseio.
DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que
a rotineira.
DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se renem informalmente
documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica.
ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por indeferimento do pleito; pelo
atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela
decorrentes; e, pela expressa desistncia do interessado.
FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada no servio pblico pela
Instruo Normativa n 4 (6 de maro de 1992). Deve ser utilizado para transmisso de
mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h
premncia, no desobrigando o encaminhamento a seu tempo, do documento original. As
mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax, no podero se constituir em
peas de processo (Portaria Normativa. n. 5 - MPOG)
FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso
submetido sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitado
pelo administrador, servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente
ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja
possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo. (Portaria Normativa. n.
5 - MPOG)
FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do processo.
GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

17

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-conduto, documento que permite
a uma pessoa ir a determinado lugar. No sentido comercial, um documento que
acompanha a fatura, ou ento aquele que se presta a fazer um recolhimento, transferncia,
remoo, trnsito, pagamento, guia de alfndega, guia de despacho e assim por diante.
INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao tem, s vezes, o sentido de
parecer, em que o funcionrio escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os
esclarecimentos necessrios para que a autoridade d seu despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento.
So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou
interesses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem
iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser
adotada; as organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou
interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um
processo; ou ainda de um documento a outro.
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais
processo(s)/documento(s), a processo (considerado principal), desde que pertencentes a
um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Pode ocorrer juntada de
documento a documento, processo a processo ou documento a processo.
NUMERAO DE PEAS: a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitudo de quinze dgitos mais dois
dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou
documento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Normativa. n. 3 - MPOG)
PGINA DO PROCESSO: cada uma das fazes de uma folha de papel do processo.
PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o
processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e
requerido, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos
procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou
entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de

18

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

documentos no mbito d rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as


atividades do protocolo central.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes,
pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. o
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem
como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado
pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. O processo uma unidade
orgnica, constitudo por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar juntos.
PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria indispensvel instruo do
processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se originou o processo
ou documento.
RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver a cincia de desaparecimento
ou extravio de processo.
REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados do documento, feita em sistema
prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e
fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.
RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o
servidor interessado ou o superior imediato para determinada ao. um documento
oficial no qual uma autoridade expe a atividade de uma repartio, ou presta conta de
seus atos a uma autoridade de nvel superior.
RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem numrico-cronolgica, os
processos formados pelas unidades de protocolo.
SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do interessado do
processo ou documento.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota utilizada para informar sobre a
retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois
ou mais processos apensados; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para registrar o encerramento do


processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a juntada de
folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a retirada de
folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar que uma pea que foi retirada
do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder anexao foi constada a
ausncia de uma pea; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,
atravs de sistema prprio.
TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada e
cadastrada.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional que tenha, dentre suas
competncias, independentemente de sua denominao e hierarquia, na estrutura do
rgo que integra, a responsabilidade pela autuao/numerao de processos e/ou
documentos.
USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com informaes sobre os
documentos ou processos. H situaes em que o usurio pode tambm ser o cliente.

UNIDADES ENVOLVIDAS
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedio e Arquivo da AdvocaciaGeral da Unio so:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento,
coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e
informao no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos
arquivsticos - produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final de
documentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc),
que possibilita e agiliza o trabalho desenvolvido.
Unidade Protocolizadora Responsvel por:
Receber, registrar e autuar os processos, a correspondncia oficial e os

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

demais documentos encaminhados AGU;


Classificar e organizar os registros de movimentao de documentos,
processos e correspondncias, mantendo-os atualizados em sistema de
dados prprio - AGUDoc;
Efetuar a expedio externa e interna de documentos, processos,
correspondncias e objetos;
Organizar, executar e controlar os procedimentos relativos movimentao
de malotes entre as unidades da AGU;
Controlar a movimentao de correspondncias, bem como a utilizao dos
cartes de postagem pelas unidades da AGU;
Prestar informaes sobre a movimentao de documentos e processos que
no sejam de natureza
sigilosa;
Fornecer, mediante autorizao superior, certides e cpias de peas de
processo e documentos;
Atender aos pedidos de informaes e pesquisas sobre documentos ou
processos no sigilosos;
Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de documentos ou
processos, bem como a desapensao, solicitadas formalmente por
autoridade competente.
Protocolo Central Unificado Responsvel por atender as unidades da Advocacia-Geral
da Unio instaladas no mesmo edifcio, realizando atividades operacionais referentes a
recebimento, autuao, registro, controle de movimentao, classificao e organizao,
prestao de informaes e expedio de documentos, processos e correspondncias.
Arquivo Responsvel por:
Receber documentos e processos tramitados para os arquivos corrente,
intermedirio e permanente, bem como as atividades operacionais referentes
ao arquivamento, e desarquivamento;
Acondicionar, armazenar e enderear no sistema AGUDoc os documentos
e processos recebidos;
Zelar pela documentao arquivada, adotando as providncias necessrias a
sua segurana e conservao;
Atender s solicitaes de desarquivamento de processos e documentos;
Aplicar e rever periodicamente a tabela de temporalidade, por meio da
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos - CAD, visando
destinao final do acervo documental;
Servio de Apoio Unidades organizacionais que tm, entre suas competncias, o
recebimento, registro, autuao, tramitao e expedio de documentos e processos no
mbito da AGU.

USURIOS E CLIENTES
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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Clientes so aqueles que utilizam a informao sobre documentos e processos ou que os


acompanham, quais sejam: as unidades da Advocacia-Geral da Unio, as pessoas fsicas ou
jurdicas, instituies e outros rgos externos AGU.
So usurios/operadores do Protocolo e Arquivo aqueles que acessam e alimentam o
sistema AGUDoc com informaes sobre os documentos e processos e executam
diretamente as atividades relativas documentao.
Em algumas situaes, o usurio pode tambm ser o cliente. importante ressaltar a
existncia desses dois perfis, uma vez que as necessidades dos clientes nem sempre
coincidem com as dos usurios. As decises em relao ao sistema e aos procedimentos
devem considerar o pblico a que se destinam.

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I1. PROTOCOLO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PROTOCOLO
As atividades que propiciam o funcionamento da AGU e a defesa da Unio so
responsveis pela gerao e movimentao de um grande volume de documentos e
processos. Todas as aes, atendendo aos princpios da Administrao Pblica, devem
estar amparadas em regulamentao. Isso implica produo de informaes sobre fatos e
decises materializados em suporte documental, por meio fsico ou eletrnico.
O Protocolo responsvel pelo recebimento e distribuio de correspondncias,
documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituio. Por meio
de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrnico, que se tornam
possveis a consulta e a localizao de processos ou documentos que tenham sido
entregues ao Protocolo.
De acordo com a Portaria n 42/AGU de 11 de agosto de 1993, os protocolos devem
funcionar nos dias teis, das 8:30 s 19:00, para prestao de servios e informaes ao
pblico, inclusive por telefone, sobre a movimentao de documentos ou processos, desde
que no sejam de natureza sigilosa. O acesso s dependncias internas vedado a
pessoas estranhas aos setores de protocolo e arquivo.
Em cada rgo ou unidade haver sempre, dentro do horrio normal de expediente, pelo
menos um servidor incumbido de receber correspondncias, documentos e processos
(servio de apoio).

PROTOCOLO PELA INTERNET


So freqentes as entradas de requerimentos e documentos de cunho administrativo nos
setores de protocolo das unidades. Sejam esses pedidos oriundos de servidores, membros
ou pessoas fsicas ou jurdicas estranhas AGU, as informaes de carter administrativo
so de livre acesso aos interessados.
No site da AGU possvel consultar a tramitao de documentos ou processos de carter
administrativo. O interessado deve entrar no site da AGU: www.agu.gov.br. Em seguida,
clicar na opo "Consulta a Protocolo, digitar o nome completo do interessado, o cdigo
de segurana gerado automaticamente pelo prprio site e, por fim, clicar em Pesquisar.
Tambm est disponvel a opo para acompanhamento por e-mail. Para isso, o usurio
do site deve fazer um breve cadastro na prpria pgina, que o habilitar a receber por email informaes sobre o andamento do requerimento ou documento. O usurio poder
solicitar a suspenso do acompanhamento por e-mail quando no precisar mais receber as
informaes solicitadas.

21

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MACROPROCESSO DO PROTOCOLO

Figura 01: Macroprocesso do setor de protocolo


As rotinas do Protocolo se iniciam com a entrada de correspondncias, documentos e
processos destinados s vrias unidades e reas da AGU. Em seguida, estes so verificados,
analisados, registrados, autuados (quando for o caso) tramitados e expedidos. Ao final
desse fluxo, os documentos e processos estaro de posse das reas de destino, alm das
informaes a eles relacionadas, disponibilizadas para consulta via Sistema AGUDoc e pela
internet. Nesse ltimo caso, o acesso s informaes pelo site da AGU, somente possvel
quando tratarem-se de informaes administrativas (Ver Protocolo pela Internet, na pgina
21).

SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS DA AGU - AGUDOC


As atividades de protocolo so operacionalizadas com o suporte do Sistema de Controle
de Documentos da Advocacia-Geral da Unio AGUDoc. Sua finalidade receber,
cadastrar e tramitar toda a documentao recebida ou expedida no mbito da AGU.

Figura 02: Atividades realizadas no AGUDoc

O AGUDoc est disponvel no Portal de Informaes e Servios da AGU. Todos os


servidores em exerccio na AGU podem utilizar o Sistema para fins de consulta e pesquisa,
inclusive pela internet. No entanto, apenas os usurios e operadores do Sistema
previamente cadastrados podem inserir, alterar ou excluir dados. A solicitao de
habilitao para operar o Sistema feita pelo Gestor da Unidade, nos perfis previstos no
AGUDoc.

22

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

A gesto do Sistema de responsabilidade da Coordenao-Geral


de Documentao e Informao CGDI. O servidor titular da CGDI
gestor geral do AGUDoc e responsvel pela especificao do
treinamento necessrio para sua operao, determinao de perfis
de acesso, incluso, bloqueio e excluso de usurios, alm de
incluso de tabelas e dados no Sistema.

Vantagens do Sistema AGUDoc:


Integra as atividades de protocolo e arquivo de todas as
unidades da AGU;
Controla a tramitao de documentos e processos nas unidades
da AGU e seu envio para rgos e pessoas fsicas e jurdicas
externos instituio;
Possui grande capacidade de pesquisa;
Possibilita a recuperao imediata da informao previamente
cadastrada;
Permite a localizao fsica da documentao via Sistema;
Emite diversos tipos de relatrios;
Propicia o controle de prazos pelos prprios usurios;
Acompanhamento individualizado de Documentos e Processos;
O recebimento eletrnico leva a economia de papel e garante a
segurana na localizao fsica de documentos e processos;
Oferece base de treinamento para simulao de utilizao do
Sistema.

Cada Setor de Protocolo tem um Gestor de Unidade, que um servidor designado pelo
titular de sua Unidade para:

Habilitar e orientar os servidores para operacionalizao do AGUDoc;

Acompanhar as atualizaes e desenvolvimento do AGUDoc;

Efetuar correes necessrias referentes ao cadastramento de documentos


e processos;

Realizar e gerenciar a mudana de lotao de usurios entre setores de sua

23

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Unidade e

Visualizar e gerar relatrios do Sistema.


Mais informaes sobre o sistema AGUDoc podem ser obtidas na pgina inicial do
sistema, pelo cone "Manual do Usurio ou encaminhando questionamentos atravs do
cone Fale Conosco.

24

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

II1. ROTINAS DE
PROTOCOLO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Partindo da ampla perspectiva sobre as atividades de Protocolo, conceituadas no captulo


anterior, passaremos a descrever as rotinas da rea.
As rotinas de protocolo envolvem vrias atividades, desde a entrada de correspondncia,
documentos e processos pelas formas descritas a seguir passando pelo seu manuseio,
tratamento, anlise, insero de dados no Sistema e envio s unidades da AGU ou
externas. Esse captulo trar os principais conceitos e tarefas envolvidas nas rotinas de
protocolo e deve servir como referncia para a correta realizao do trabalho. Sero
tratados os procedimentos relativos a recebimento, triagem, cadastramento, anlise
documental, conceito de documento e processo, juntadas diversas e tramitao.

RECEBIMENTO
CORRESPONDNCIA
Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula entre entidades
pblicas e/ou privadas.

CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA
a. Quanto natureza:
Oficial: Comunicao formal mantida entre os rgos ou entidades da
Administrao Pblica ou destes com outros rgos pblicos ou empresas privadas.
Particular: Comunicao informal mantida entre autoridades ou servidores e
instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica.
b. Quanto ao mbito de movimentao:
Interna: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU.
Externa: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU e outros rgos da
Administrao Pblica, entidades privadas, no governamentais ou pessoas fsicas.
c. Quanto origem:
Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelos Protocolos Centrais
Unificados e unidades protocolizadoras da AGU.
Expedida: Aquela enviada pelas unidades da AGU para destinatrios internos ou
externos.

RECEBIMENTO
No recebimento de correspondncias e documentos dever ser verificado:
Se esto dirigidos autoridade competente;
Se contm assinatura, data, nome e endereo do remetente. Tratando-se de
servidor pblico, deve conter o cargo ou funo, a lotao e a matrcula;
Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado;
Tratando-se de peties ou requerimentos, se indicam, de modo expresso,
se pedido inicial, de reconsiderao, de recurso, pedido de certido;
Quando referente a pedido de certido, deve especificar o fim a que se

25

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

destina e o endereo completo do interessado.


Observao: No ser recebido o documento
que desatenta a qualquer dos requisitos
enumerados anteriormente. Aquele que
indevidamente o for, ser devolvido ao remetente.
A seguir, h um modelo de envelope padro, que possui todas as informaes necessrias
sua completa identificao quanto origem e destino.
No caso de no localizao do destinatrio, o envelope receber o carimbo
"DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA, devendo ser devolvido ao remetente.

Figura 03: Modelo padronizado de envelope

importante ressaltar que documentos


oficiais esto destinados ao cargo do
destinatrio e no pessoa que o ocupa. Portanto, quando um documento oficial for
encaminhado a um destinatrio que no
ocupe mais o cargo, dever ser aberto para
as providncias cabveis.

Ateno! Toda documentao


que der entrada no protocolo deve
ser registrada no relgio-datador
antes de sua insero no Sistema
para comprovar o momento de seu
recebimento e possibilitar uma
posterior conferncia.

RECIBO
O recibo o documento que comprova entrega e o recebimento de um documento ou
correspondncia. Deve-se identificar o servidor que recebe (pelo nome e cargo escritos de
forma legvel, digitados ou carimbados), a data e hora e assinar o recibo. Essa forma de
recebimento por meio de recibo fsico - deve ser adotada somente para envio a unidades
externas AGU.
Em se tratando de documentos ou processos cadastrados e tramitados no Sistema
AGUDoc, deve-se efetuar o recebimento eletrnico tempestivamente, ou seja, assim que
forem conferidos os documentos ou processos recebidos.

26

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

O recebimento eletrnico a nica forma de


garantir com segurana a localizao de documentos
e processos. Por isso, sempre que receber
documentos e processos, deve ser dado a baixa no
Sistema AGUDoc de forma a possibilitar o seu resgate
fsico quando for preciso.
As correspondncias, documentos e processos ser
recebidos no Protocolo de diversas formas.

Ateno! O no
recebimento eletrnico acarreta
a carga de responsabilidade
sobre a localizao de
documentos e processos para a
unidade que consta no Sistema
e dificulta sua localizao
quando necessrio. A
localizao no Sistema deve
corresponder SEMPRE
localizao fsica.

FORMAS DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS, PROCESSOS E CORRESPONDNCIAS

a.
Guich de Protocolo: Quando as correspondncias, os documentos e processos
so entregues diretamente no balco por pessoal interno ou externo.
b.
Malote: Quando os documentos, processos e correspondncias so enviados ao
Protocolo por meio de malotes provenientes do Protocolo Central (Braslia) ou de outras
Unidades da AGU;
c.
Outros servios dos Correios: Quando as correspondncias, os documentos e
processos so recebidos e enviados por meio de sedex, carta, telegrama, encomenda etc.
no guich do Protocolo.

ROTINAS PARA RECEBIMENTO VIA GUICH DE PROTOCOLO


1.
Recebe os documentos, processos e correspondncias, juntamente com a
Guia de Remessa - para malote; ou com Recibo - para correspondncias e
processos entregues no guich.
2.
Confere os documentos e processos comparando com a descrio contida
na guia de remessa ou recibo.
3.
Verifica se os documentos e processos esto dirigidos autoridade
competente.
4.
Se confere, atesta o recebimento. Caso contrrio, devolve. Ateno no ato
do recebimento. No deixar essa conferncia para depois!
5.
Quando se tratar de recebimento de documentao externa, assina o recibo
e identifica o servidor com carimbo ou nome e matrcula legveis.
6.
Devolve o recibo ao entregador.
7.
Registra no documento a hora do recebimento por meio do relgiodatador.
8.
Encaminha a documentao para triagem.
Para mais detalhes sobre os procedimentos de triagem, consulte o prximo item deste
Manual, nesta pgina.

27

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ROTINAS PARA RECEBIMENTO VIA MALOTE


A diferena no tratamento da correspondncia e documentao recebida via malote
somente relativa s sacolas de malote. Todos os procedimentos de triagem e
cadastramento so idnticos aps a abertura de envelopes ou do malote.
1.
Recebe o Malote.
2.
Abre o Malote, retira a Guia de Remessa de Malote (GRM) em duas vias.
3.
Confere a documentao contida no Malote Se correto, atesta o
recebimento.
4.
Se faltar algum documento relacionado, grifa o item e faz a observao no
verso das duas vias da Guia, data, assina e se identifica com carimbo ou nome e
matrcula legveis.
5.
Se no foi registrado o documento na Guia, acrescenta nas duas vias da
mesma.
6.
Aps a conferncia e assinada as Guias, arquiva a 1 via e devolve a 2 via
para a unidade de origem no Malote.
7.
Encaminha os documentos ao Servio de Triagem.

TRIAGEM
A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada (j
registrada no relgio-datador, conforme orientao anterior), separada e cadastrada.

ABERTURA DE DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS


Aps verificao das informaes nos envelopes, verifica-se a possibilidade de abertura
dos mesmos.
Lembre-se que NO podem ser abertos:
Correspondncia particular;
Correspondncia, processo ou documento confidencial;
Correspondncia, processo ou documento de carter licitatrio.

PRAZOS
Verificar os documentos e processos que possuem prazos e so urgentes. Os
documentos e processos de carter urgente tero tratamento preferencial, com
encaminhamento imediato.
No caso de Protocolo Central Unificado PCU, separar os documentos e processos por
Unidade Protocolizadora (NUP).
Por medida de segurana e para fins comprobatrios, os envelopes devem ser guardados
agrupados por data de recebimento e guardados por um perodo de trinta dias.

ROTINA DE TRIAGEM DE DOCUMENTOS


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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

1.
Recebida a documentao entregue pelos Correios, verifica se o envelope
pode ser aberto.
2.
Compara a documentao com a Guia dos Correios a ser atestada. Caso
encontre documentao com destinatrio no identificado ou que no pertena
Unidade, ape o carimbo de DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA e devolve aos
Correios
3.
Atesta o recebimento na Guia da ECT e devolve.
4.
Se o envelope no pode ser aberto, tira cpia do envelope para recibo e
envia para expedio.
5.
Se pode ser aberto, verifica se est dirigido a autoridade competente, se
contm assinatura e, havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao
declarado no documento.
6.
Registra a hora do recebimento no relgio-datador do documento contido
no envelope. A mesma orientao vale para os documentos de procedncia interna
e que so entregues diretamente no guich do Protocolo.
7.
Verifica se h documentao urgente.
8.
Se houver documentao urgente, envia imediatamente para
cadastramento e expedio.
9.
No caso de PCU faz a separao por unidade Protocolizadora.
10.
Encaminha os documentos e processos para cadastramento. Aqueles j
cadastrados, encaminha para tramitao e/ou expedio.
11.
Mantm os envelopes por, no mnimo, 30 dias para comprovao do
recebimento, caso necessrio.

CADASTRAMENTO
Aps o recebimento da documentao, independente da forma de entrega, deve ser feito
o registro de seu contedo no Sistema AGUDoc. O cadastramento consiste na insero
dos dados do documento, com o objetivo de controlar a movimentao de documentos e
processos, fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados e permitir
sua localizao quando necessrio.
O cadastramento primordial para viabilizar todas as aes e decises que devero ser
tomadas a partir das informaes contidas no documento. Por isso, deve ser feito com
ateno de maneira a extrair, de forma clara e precisa, os elementos necessrios sua
identificao inequvoca. Deve ser dada especial ateno aos documentos recebidos que
no contenham NUP, realizando pesquisa de antec
edentes antes de proceder ao registro no Sistema, para evitar a duplicidade de informaes e transtornos advindos de tramitaes equivocadas.

NMERO NICO DE PROCESSO E DOCUMENTO NUP


De acordo com a Portaria Normativa n 3/2003 do MPOG, deve ser atribuda numerao
nica de processos aos rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, autarquias e

29

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

fundaes federais.
O NUP visa integridade do nmero conferido ao documento ou processo, sendo
atribudo aos documentos e processos na unidade protocolizadora de origem. O NUP
constitudo de quinze dgitos, acrescidos mais dois dgitos de verificao (DV). Todos os
documentos e processos recebidos e expedidos pelas unidades protocolizadoras da AGU
devem receber uma numerao.
0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 /

0 0 0 0

0 0

1 grupo

2 grupo

3 grupo

4 grupo

Refere-se ao cdigo
numrico atribudo a
cada unidade
protocolizadora;
identifica o rgo de
origem do processo.

Determina o registro
seqencial dos
processos e
documentos
cadastrados.
reiniciado a cada ano.

Indica o ano de
formao do processo
ou documento.

Digito verificador que


garante unicidade ao
nmero gerado.

Quadro: Estrutura do nmero nico de processo e documento.

TABELA DE UNIDADES
Para utilizao da sistemtica de numerao nica de processo, os rgos integrantes do
Sistema de Servios Gerais (SISG) do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
MPOG devem obedecer s faixas numricas de codificao de unidades protocolizadoras
definidas pela Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do MPOG. As unidades
da AGU recebero numerao entre as faixas numricas de 00400 a 00599. Para mais
informaes sobre as faixas de NUP das unidades da AGU, ver Anexo.

CADASTRAMENTO DE UNIDADES
Quando uma nova unidade inicia suas atividades, necessrio atribuir um cdigo de
unidade protocolizadora (cinco dgitos iniciais da NUP). A solicitao de criao de NUP,
bem como a insero da nova unidade no Sistema deve ser feita formalmente pelo chefe
da unidade Coordenao-Geral de Documentao e Informao. A atribuio feita pelo
SISG do MPOG.

NUP EXTERNO
Os processos oriundos de rgos da Administrao Federal Direta, Autarquias e
Fundaes, mantero em seu cadastramento e sua tramitao, o mesmo nmero recebido
no rgo de origem, vedada assim, atribuio de nova numerao. No caso de retorno de
documentos ou processos j cadastrados, ser atribuda numerao da AGU ao novo
documento que encaminha o documento ou processo (Portaria Normativa n 03/ 2003, do
MPOG), fazendo a referncia a qual documento anterior se refere a resposta ou
considerao.

30

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

NUP INTERNO
O NUP gerado pelo Sistema no ato do cadastramento deve ser transcrito na parte
superior direita da primeira folha de cada documento ou pea de processo, por meio de
carimbo ou transcrio manual com letra legvel. Cada unidade deve providenciar a
confeco de carimbo prprio, identificando sua Unidade. Exemplo de carimbo:

Figura 04: Exemplo de carimbo de NUP


Os espaos reservados para o NUP, data e hora devero ser preenchidos caneta
esferogrfica, com letra legvel

ANLISE DOCUMENTAL
O cadastramento dos documentos e processos no mbito da AGU feito com base no
Assunto e no somente no tipo de documento. Para tanto, antes do cadastramento no
Sistema, importante que se extraiam as informaes-chave que permitiro sua
identificao de maneira inequvoca.

TIPO DE DOCUMENTO
Os principais tipos de documentos de comunicao na Administrao Pblica so:

31

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

*So considerados tipo de documento somente para a AGU. Se apresentam como


formulrio.
**Deve ser utilizado, excepcionalmente, quando no est identificado em nenhum dos
casos listados.

NMERO DO DOCUMENTO
Os documentos so identificados por NMERO/ANO/SIGLA do rgo que expede. Para
efeito de identificao do nmero do documento, considera-se a numerao, ano e sigla
Alguns documentos no possuem numerao, devendo ser identificados como "S/N" (sem
nmero).
O documento deve ser cadastrado como veio do rgo de origem, exceto, quando a sigla
vier antes da numerao. O padro NMERO/ANO/SIGLA deve ser adotado no ato do cadastramento. A sigla antes do nmero tende a dificultar a filtragem na pesquisa quando
for necessrio localizar o documento.
Ateno! No deve ser reproduzido o nome do documento ao fazer sua
descrio em Nmero do Documento, somente os algarismos e/ou caracteres
alfanumricos que o identificam. Para indicar se o documento ofcio, memorando,
parecer, nota jurdica etc., existe uma opo no Sistema denominada Tipo de
Documento.
Por exemplo: Ofcio n 17/2008/CCAF/AGU
Tipo de documento: Ofcio
Reproduzir como Nmero do Documento: 17/2008/CCAF/AGU

PROCEDNCIA/ORIGEM
O rgo/unidade que emitiu o documento. A procedncia pode ser identificada pela
sigla que acompanha a numerao do documento (NUMERAO/ANO/SIGLA), pelo
cabealho ou pela assinatura. Pode ter procedncia interna (unidade da AGU) ou externa
(outros rgos).

DATA DO DOCUMENTO
A data em que o documento foi produzido e assinado. Pode estar localizada no canto
superior direito do documento ou aps o contedo.

DESTINO
Trata-se do rgo ou unidade a que se destina o documento ou processo. O documento

32

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

pode ter um destino interno (qualquer unidade da AGU) ou externo (outros rgos). A
identificao do destino pode estar no cabealho ou no rodap do documento.

INTERESSADO
A pessoa fsica ou jurdica que objeto de anlise do documento ou processo. de
quem se trata o documento ou processo. Segundo a lei 9.784/99:
Art. 9 So legitimados como interessados no processo
administrativo:
Ateno! O interessado no
I- pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares
, necessariamente, a pessoa
de direitos ou interesses individuais, ou no exerccio do
que assina o documento. No
direito de representao;
caso de Requerimento, a
procedncia e o interessado
(...)
podem ser coincidentes.
III- as organizaes e associaes representativas, no
tocante a direitos e interesses coletivos;
IV- as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses
difusos.

ASSUNTO
E o resumo do teor do documento. Deve ser claro e conciso e no necessariamente
reproduzir integralmente todo o texto do documento. Veja o quadro O certo e o errado na
descrio do assunto, na pgina seguinte.

DOCUMENTOS VINCULADOS
So outros documentos que fazem referncia ao documento analisado. Os documentos
vinculados podem ou no estar juntados ou apensados.
Por exemplo: Expede-se um ofcio de solicitao (A); recebe-se um ofcio em resposta (B).
O oficio de resposta (B) um documento vinculado ao ofcio que o solicitou (A) e deve ser
citado quando do cadastramento de (B).
Ateno! O certo e o errado na descrio do assunto:
Linguagem inapropriada:
Errado: Solicito por favor saber onde se encontra o processo de minha
me.
Correto: Solicita informaes sobre processo n 000934.034930/2001-65
Muito sucinto:
Errado: Frias
Correto: Solicitao de frias no perodo 10/01/2001 a 10/02/2002.
Muito extenso:
Errado: Usucapio (proc. n1997.000.003365-9 6 Vara Cvel de
Madureira/RJ em ateno a solicitao contida no oficio 0025/AGU,com
data de 11 de maro de 2001 (documento cadastrado nesta unidade sob
o n 00055555555/2001-111) conforme informao .dos tcnicos desta
gerncia ,at a presente data ,no consta nos arquivos de prprios
nacionais cadastrado para o imvel localizado na Rua Joo n 222 ,
Saudades , neste municpio , RJ e tambm no e formado por terreno de
marinha e/ou acrescidos.

33

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

DOCUMENTO
Entende-se por documento toda informao registrada em um suporte material,
suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas
de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
a. Quanto espcie:
Administrativo: Referente s atividades puramente administrativas;
Judicial: Referente s aes judiciais e extrajudiciais;
Consultivo: Referente ao assessoramento e orientao jurdica. Busca dirimir
dvidas entre pareceres, busca alternativas para evitar a esfera judicial.
b. Quanto ao grau sigilo: dependendo do teor da documentao, ela pode receber
diferentes classificaes.

DOCUMENTOS SIGILOSOS ATENO ESPECIAL


Podemos dizer, de maneira bem simplificada, que na AGU existem duas grandes rea
cuja gesto da informao merece tratamento diferenciado quanto a seu tratamento e
divulgao: questes relacionadas defesa da Unio e alguns temas relacionados gesto
administrativa e de pessoal.
importante saber que existe regulamentao por parte do Governo Federal para o
tratamento de dados e informaes de carter sigiloso. As principais regulamentaes
esto no Decreto n 4.553/2002, que classifica as informaes de acordo com sua
importncia:
Reservado: Dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa
comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos;
Confidencial: Dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das
partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no autorizada possa
frustrar seus objetivos ou acarretar danos segurana da sociedade e do Estado;
Secreto: Dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, projetos, planos
ou operaes de interesse nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a
planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no
autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado;
Ultra-secreto: Dados ou informaes referentes soberania e integridade

34

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

territorial nacionais, a plano ou operaes militares, s relaes internacionais do


Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse
da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no autorizado
possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado.
Quando as informaes j foram classificadas, seu tratamento relativamente simples.
Convm destacar, no entanto, que para o tratamento de informaes no classificadas
determinados padres de conduta so altamente recomendveis: A AGU trata, na defesa
da Unio com informaes que, se divulgadas, podem comprometer o andamento de
processos ou prejudicar a defesa. Por outro lado, deve-se ter bastante cuidado para no
divulgar informaes que possam comprometer a honra e a imagem de pessoas
envolvidas em processos administrativos (especialmente processo administrativo
disciplinar) ou fornecer informaes sobre procedimentos administrativos, com nfase
queles ligados a processos licitatrios.
Dedicaremos uma seo especial ao tratamento de informaes e documentos sensveis
no final deste Manual.

DOCUMENTO OSTENSIVO
Documento sem classificao quanto ao grau de sigilo, cujo acesso livre.

CADASTRANDO UM DOCUMENTO
obrigatrio o cadastro de todos os documentos expedidos e recebidos pelas unidades
da AGU no Sistema AGUDoc.
O Recibo deve ser emitido somente quando o documento estiver sendo encaminhado
para rgos externos s unidades da AGU.
O Sistema AGUDoc tem a opo de recebimento eletrnico e TODOS os usurios devem
dar baixa em suas pendncias para assegurar que os documentos sejam localizados no
momento em que for necessrio. Sempre que se recebe um documento ou processo
fisicamente, deve-se executar o recebimento eletrnico, que substitui o recibo de papel.
Essa a nica forma de garantir, com segurana, que o Sistema reflita a real localizao de
documentos e processos.

Observao: Os cadastradores
devem atentar para o encaminhamento
do documento juntamente com sua
Papeleta de Encaminhamento.

Agora que j vimos quais os tipos de documentos e como deve ser seu tratamento, vamos

35

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

falar um pouco sobre seu tratamento no Sistema AGUDoc. Voc ter informaes mais
detalhadas sobre as funcionalidades do AGUDoc no Manual do Sistema.
Instrues de cadastramento no Sistema:
CAMPO

INSTRUES DE CADASTRAMENTO

NUP

- NUP novo: gerado automaticamente pelo Sistema a


partir da Unidade de lotao do usurio.
- Nos protocolos centrais unificados (PCUs), o
cadastrador dever selecionar a unidade
protocolizadora para gerao de NUP novo
correspondente quela unidade.
- NUP externo: para documentos recebidos e que j
foram cadastrados por rgos e entidades externas a
AGU.
- NUP interno anterior ao AGUDOC: para
identificao de documentos antigos, cadastrados em
sistemas anteriores ao AGUDoc.
Ao selecionar estas duas opes anteriores (externo e
anterior ao AGUDoc), o nmero dever ser informado
pelo cadastrador.

CAMPO

INSTRUES DE CADASTRAMENTO

Documento ou
Processo

Toda documentao deve ser cadastrada como


documento.
Porm, alguns documentos, dependendo do assunto
e prvio acordo entre o Protocolo e a rea
responsvel, devero iniciar como processo.

36

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Tipo de
documento

O tipo de documento dever ser escolhido entre


aqueles apresentados na tabela do Sistema,
conforme orientao no item Anlise Documental
(p. 50)
Em situaes excepcionais, somente quando o tipo
no estiver relacionado na lista oferecida pelo
Sistema, selecionar como DOCUMENTO.

Status do
Documento

No ato da incluso, o documento sempre ser


classificado como principal. O Sistema atribui este
status automaticamente.

Nmero do
documento

O nmero deve ser cadastrado como consta no


documento, sem citar o tipo de documento no
campo Nmero do Documento.
Errado: OFCIO089/2007/AGU
Correto: 089/2007/AGU
- No caso da sigla constar antes da numerao,
deve-se cadastrar na seguinte seqncia:
NUMERAO/ANO/SIGLA.
Exemplo: 725/2007/AGU;
- No caso de cpia, o nmero deve ser cadastrado
incluindo NUMERAO/ANO/SIGLA(COPIA).
Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).
- Quando o documento no possuir numerao,
deve-se inserir: S/N (sem nmero).

Data de
recebimento
ou
expedio

Preenchido automaticamente pelo Sistema.

CAMPO

INSTRUES DE CADASTRAMENTO

Data do
documento

Deve ser a data que consta no documento, observando


que o ano deve ter quatro dgitos.
Quando o documento no possuir data, deve-se informar
a data de entrada na instituio e fazer a devida
ressalva no campo Observao.

37

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Espcie

Verificar se o documento administrativo, judicial ou


consultivo.
Dependendo da espcie selecionada, o Sistema abrir
campos especficos de cadastramento.
A opo de consulta pela Internet est disponvel
apenas para documentos ou processos administrativos
podem.

Recebido ou
Expedido

- Recebido todo o documento que entra na unidade.


- Expedido todo documento produzido na unidade e
que ser expedido.

Prazo

Sempre que constar no documento ou processo, ou


pedido por meio de despacho, o prazo deve ser inserido
no Sistema.
Deve-se informar a quantidade de dias corridos do
prazo. O Sistema gera automaticamente a data final do
prazo.

Sensvel

Opo do Sistema para cadastramento de documentos e


processos sigilosos. Disponvel somente para usurios
habilitados.

Data de
Validade

Data em que expira a restrio de acesso ao documento


ou processo sigiloso. Deve ser definida pela autoridade
competente. Pode ocorrer em casos cujo assunto no se
requeira mais sigilo. Por exemplo, termos de um edital
de licitao aps a sua concluso.

CAMPO

INSTRUES DE CADASTRAMENTO

Motivo

Razo que levou classificao do documento como


sensvel.

38

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Autor

Visvel somente para documentos judiciais. Informar


o nome do autor por extenso.
Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como
autora, ora como r.

Ru

Visvel somente para documentos judiciais. Informar


o nome do ru por extenso.
Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como
autora, ora como r.

CPF/CGC

No caso de documentos judiciais, caso haja o


nmero do CPF ou do CGC, expresso no documento,
inform-lo neste campo.

Procedncia

- Interna: De qualquer unidade da AGU.


- Externa: De unidades da Administrao Pblica que
no pertenam AGU.
importante que a procedncia seja especfica do
setor que deu origem ao documento ou processo. A
procedncia pode ser identificada a partir da sigla
na numerao do documento ou pelo cabealho que
geralmente vem acompanhado do braso ou logo do
rgo.
Exemplo: 725/2007/AGU/PSU/MGA.
(numerao)
(sigla)
A procedncia interna da ProcuradoriaSeccional da Maring.
Se necessrio, utilize o campo Complemento para
indicar pessoa ou unidade/setor que remeteu o
documento.

CAMPO

INSTRUES DE CADASTRAMENTO

39

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Interessado

Aquele de quem trata o documento ou processo.


de extrema importncia nos casos que haja mais
de um interessado, que se cadastre por extenso o
nome de todos os interessados.
- No permitido o uso da expresso E OUTROS.
Quando se tratar de documentos ou processos
judiciais, o interessado ser sempre a parte
contrria Unio.
Importante! A pessoa que assina (procurador,
coordenador, advogado) no ser o Interessado,
exceto em casos de Requerimento.
Quando se tratar de assunto de interesse da
Unidade, como por exemplo, Solicitao de
Suprimento de Fundos, o interessado ser a
Unidade.

Assunto

Para que atinja sua finalidade de ser campo


principal para pesquisa, o assunto deve ser descrito
por duas partes: a primeira parte com descrio
geral e a segunda parte com descrio especfica
(por exemplo: perodo, nmero de fatura, nmero
de ao ou mandado, objeto de ao, objeto de
mandado, entre outros).
a. Os documentos judiciais devem conter as
seguintes informaes:
1. tipo de documento;
2. nmero (inclusive com os pontos, barras e
hfens);
3. objeto (contedo).
Quando for cadastrado o nmero de uma ao ou
processo, importante escrev-lo da maneira como
consta no documento, incluindo os zeros, mesmo
que antes da numerao.
Ex: 0000.15.30.0708-1 (forma correta).
Exemplo:

CAMPO

INSTRUES DE CADASTRAMENTO

40

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Assunto

b. Os documentos administrativos devem


conter as seguintes informaes:
1. tipo de documento;
2. perodo/objeto a que se refere.
Exemplo:

Deve-se evitar encaminhar um documento


administrativo com vrios assuntos e
interessados diferentes para no dificultar a
busca de informaes. Mais informaes no
item Anlise Documental (p. 50).

Valor

Visvel somente para documentos consultivos.


Informar o valor estimado do processo de
licitao em consulta.

Documentos
vinculados

Sempre antes de iniciar o cadastramento,


deve-se verificar se existe antecedente que
ser o vnculo do documento ou processo.
- Informar somente o NUP do documento
vinculado.

Observao

Informao adicional cujo contedo no


essencial busca, mas ajuda na sua
especificao.
- Avisar sobre desmembramento,
desentranhamento, apensao, volumes, etc.

Destino

Pode ser Interno/Externo/Usurio


- Interno: quando tramitado entre unidades
da AGU;
- Externo: destinado a rgos e entidades
externas;
- Usurio: quando tramitado para um servidor
especfico.

41

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

CAMPO
Despacho

Prazo

INSTRUES DE CADASTRAMENTO
- Despacho o encaminhamento que d andamento
ao processo, sem tomada de deciso definitiva.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente. No obrigatrio.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente ou quando indicado no
documento ou processo.

Ateno! No caso de um documento tratar de mais de um assunto ou interessado, o


mesmo dever ser desmembrado, ou seja, devem-se gerar tantas cpias quantos forem os
assuntos ou interessados constantes do documento e cadastrar cada cpia com novo NUP
(no confundir com "Gerao de cpia no sistema)
Exemplo:
Memorando para a CGRH encaminhando certido de nascimento, recibo de identidade
funcional e atestado mdico; ou, Memorando para a SGCT com proposta de procedimento
junto ao Supremo Tribunal Federal (STF) em mais de uma ao.
No campo "Nmero do Documento, deve-se cadastrar o original como nas instrues e
as cpias incluindo NUMERAO/SIGLA(COPIA). Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).

REALIZANDO PESQUISA DE ANTECEDENTES


Os documentos que ingressam na AGU podem se referir a outros que j tramitam na
instituio. de fundamental importncia, antes do cadastramento, realizar a pesquisa por
assunto, interessado, nmero do documento etc. para verificar a existncia de tais
documentos. Quando for encontrado antecedente, deve-se realizar o vnculo no campo
Documentos vinculados de forma a fornecer subsdio no tratamento do tema. Esse
vnculo gera uma pesquisa cujo resumo deve ser encaminhado junto com o documento ou
processo ao destinatrio.
Ateno! O cadastrador de documentos ou processos deve
somente encaminhar as informaes que tenham conexo com o
documento ou processo em tratamento, no detendo autonomia
para juntar ou apensar documentos ou processos. Cabe autoridade
competente avaliar a relevncia de vinculao do documento
antecedente ao novo documento ou processo para proceder sua
juntada por anexao ou apensao.

42

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

O "Resumo da Pesquisa indica os documentos ou processos que j foram cadastrados


no Sistema: NUP, nmero, tipo, data, assunto, destino e data do ltimo trmite. O resumo
da pesquisa tem por objetivo fornecer informaes sobre documentos ou processos
anteriores que possam oferecer subsdios ou ter vinculao a assuntos j tratados ou em
tratamento na AGU. Para mais informaes, veja como realizar pesquisa de antecedente no
Manual do AGUDoc.

MONTANDO DOCUMENTOS
O documento, depois de cadastrado, seguir com o Resumo da Pesquisa (quando existir
referncia anterior) e a Papeleta de Encaminhamento. O recibo deve ser dado de forma
eletrnica pelo prprio destinatrio, sem necessidade de emisso de via em papel. A
impresso de recibo deve ser feita SOMENTE quando o destinatrio for entidade externa
AGU.
Acompanham o documento cadastrado:
Deve ser enviada somente junto com documentos cadastrados.
No se usa papeleta para encaminhar processos, que j tm capa
com os dados de seu contedo.
Papeleta de
A papeleta indica o contedo do documento de forma clara e
Encaminhamento
objetiva: NUP, Tipo de Documento, Nmero do Documento,
Interessado, Assunto, Destino, Etc.

Documento

Resumo da
Pesquisa

Recibo

Toda informao registrada em suporte material, suscetvel de


consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar.
Deve-se anotar o NUP gerado pelo Sistema no canto superior
direito do documento.
Lista outros documentos ou processos que fazem referncia a
assuntos e procedimentos que j esto em tratamento na
Instituio.
Comprova o recebimento de um documento ou processo.
utilizado em verso impressa SOMENTE para envio de
documentos ou processos a entidades externas AGU. Para
unidades da AGU, o recibo eletrnico, diretamente no Sistema
AGUDoc e comprova o recebimento de um documento ou processo.
Na verso impressa, o recibo deve identificar o servidor que
recebe, a data e hora e a assinatura em letra de forma legvel ou
carimbo.

ROTINA DE CADASTRAMENTO DE DOCUMENTO NO SISTEMA E PREPARAO FSICA:


1.
2.
3.
4.
5.

Recebe a documentao para registro.


Confere a documentao (documento ou processo).
Analisa o documento.
Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc.
Imprime Resumo da Pesquisa caso se trate de documento.

43

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

6.
Abre TELA DE INCLUSO no Sistema.
7.
Digita as informaes analisadas.
8.
Tramita no Sistema o documento cadastrado para o setor ou unidade
responsvel.
9.
Imprime Papeleta de Encaminhamento. Observao: No caso de
cadastramento de documento o Sistema no permite a impresso de etiqueta.
10.
Carimba o documento no canto superior direito e anota NUP gerada pelo
Sistema ou transcreve manualmente com letra legvel.
11.
Grampeia a Papeleta de Encaminhamento, o Resumo da Pesquisa e
documento.
12.
Encaminha para distribuio (escaninho).

PROCESSO
o conjunto seqencial de aes que tem por objetivo atender uma solicitao ou emitir
uma deciso. Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que
so tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para
tramitao.

AUTUAO
a ao pela qual um documento passa a constituir um processo. Visa dar forma
processual aos documentos que requeiram anlises, informaes e decises. A autuao
de processo ocorrer nos seguintes casos:
Mediante despacho de autoridade competente;
Quando acordado entre o destinatrio e a Unidade Protocolizadora.
No constituiro processo os documentos cujo assunto seja de carter social, tais como
convites para festividades, homenagens, agradecimentos e comunicaes de posse ou
afastamento de cargos, bem como as requisies de material ou prestao de servios,
informaes e outros que, por sua menor importncia, possam ser atendidos diretamente
em suas respectivas reas.
A autuao de documentos classificados como RESERVADO, CONFIDENCIAL, SECRETO ou
ULTRA-SECRETO ser processada somente por servidor com competncia e designao
para tal. A autuao de documentos ou processos sigilosos ocorrer da mesma forma que
os demais, tendo como ressalva a especificao no campo do Sistema denominado
"Sensvel" do grau de sigilo expresso. Somente o cadastrador habilitado tem acesso a esse
campo. O cadastrador designado da unidade de protocolo central ou setorial, aps a
autuao, deve lacrar o envelope, apondo NUP, o rgo e nome do destinatrio e o
carimbo correspondente ao grau de sigilo.
Para evitar que o teor seja indevidamente acessado, o documento sigiloso deve ser
colocado em dois envelopes. O primeiro (interno) deve conter o grau de sigilo indicado, o
segundo (externo) deve seguir para autoridade competente ou interessado com os dados

44

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

completos necessrios ao encaminhamento e a expresso "Pessoal", para evitar que seja


aberto por terceiros.
As responsabilidades decorrentes da manipulao e divulgao indevida de informaes
de carter sigiloso esto detalhadas no captulo V deste Manual.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original. No
entanto, pode ser feita a autuao utilizando-se uma cpia de documento, considerandose que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de
firmas. Quando for necessria a autuao a partir de cpia, deve ser solicitada por meio de
despacho da autoridade competente.

PARTES DE UM PROCESSO
Folha de despacho: Pode ser produzida e impressa no prprio Sistema e destina-se
a solicitaes ou informaes inerentes ao processo. Deve ser includa ao final do
processo no momento em que for atendida a solicitao.
Capa: A capa do processo, na cor branca, conter etiqueta (emitida pelo Sistema),
com identificao do NUP, tipo, nmero, data, procedncia, interessado e assunto do
documento que originou o processo. Tambm contm as anotaes de
encaminhamento descritas na coluna DISTRIBUIO e os nmeros dos processos
juntados, apensados e volumes no campo ANEXOS. Etiquetas de Urgente e
Confidencial sero apostas, quando for o caso, no canto superior direito, devendo
ser tomadas as providncias necessrias para o atendimento celeridade e ao sigilo.
O modelo e a especificao tcnica para aquisio de capa de processo esto no
Anexo.
Documento que inicia o processo: vedada a retirada da folha ou pea inicial do
processo. As orientaes quanto retirada de outras partes do processo est na
seqncia deste Manual.
Outros documentos que compem o processo: Ao processo so agrupados
informaes, pareceres, anexos, despachos e outros, que devero ser numerados seqencialmente. No caso em que a pea do processo tiver um tamanho reduzido
como, por exemplo, comprovantes de pagamento, cartes de embarque, fotos, etc.,
essa ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao, de
modo que o canto superior direito do documento contenha o referido carimbo.

NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS


As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser
utilizado carimbo prprio para colocao no nmero, aposto no canto superior direito da
pgina, recebendo a folha inicial o nmero 01. No campo do carimbo tambm deve
constar a rubrica do servidor que inserir a folha ao processo.

Ateno! Cuidados com a numerao quando autuar ou tratar processos:

A capa do processo no ser numerada. No item a seguir ser tratado


como proceder nos casos de juntada.

45

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou


setorial da unidade correspondente e seguir seqncia numrica pelas unidades
que as adicionarem.

Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no


sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar.

Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao


Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no
estiver correta. No havendo falhas, deve prosseguir com a seqncia numrica
existente.

Quando houver pginas e espaos que no contenham informaes, devese apor o carimbo EM BRANCO.

Figura 05: Exemplo de carimbo Em branco.

Quando por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo da


numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a numerao anterior, apondo
um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras,
certificando-se da ocorrncia:

Figura 06: Exemplo de correo de numerao.

TRATAMENTO FSICO DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS


Deve-se dar adequado tratamento fsico aos documentos e processos. Observar cuidados
de higiene e manuseio, fazer furos centralizados, as dobras necessrias com simetria,
utilizar material adequado, como cola apropriada. Evitar uso de grampos metlicos, clipes.
Preservar informaes ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Ao lidar com
documentos ou processos, evitar contato com lquidos ou alimentos.

ROTINA DE CADASTRAMENTO DE PROCESSO NO SISTEMA, AUTUAO E PREPARAO FSICA:


1.
2.
3.
4.

Recebe o documento para registro.


Confere a documentao (documento ou processo).
Analisa o processo e o documento que o encaminha.
Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc.

46

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

5.
Imprime Resumo da Pesquisa para o caso de cadastramento de documento.
6.
Abre TELA DE INCLUSO.
7.
Digita as informaes analisadas.
8.
Tramita no Sistema o processo cadastrado.
9.
Imprime Etiqueta.
10.
Capeia o conjunto de documentos que compe o processo juntado,
colocando colchetes e obedecendo ordem do conjunto documental, conforme
solicitado no despacho. Observao: Para modelo e especificaes sobre capa de
processo, ver Anexo.
11.
Cola a Etiqueta na capa. Observao: Ver modelo de etiqueta de processo
no Anexo.
12.
Identifica na capa a unidade para a qual o processo ser encaminhado.
13.
Se houver, anota processos juntados ou apensados ao processo.
14.
Anota o NUP, apondo carimbo no canto superior direito da primeira folha
da pea inicial.
15.
Numera as folhas, apondo o carimbo com o rgo, nmero da folha e
rubrica do servidor que estiver numerando o processo.
16.
Encaminha para distribuio (escaninho).

Observao: Conforme orientao do item


Cadastrar documento (p. 37), no ser impresso
recibo para tramitao interna. O recebimento
deve ser feito eletronicamente a partir da
conferncia fsica dos documentos ou processos
recebidos.

ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES


Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. Quando o processo contiver
nmero de folhas excedente ao limite fixado, devem ser abertos novos volumes. Deve-se
providenciar nova capa, atualizando o Sistema com a informao de novo volume 1
Volume, 2 Volume, 3 Volume e assim por diante. (Portaria Normativa n 05, de 19 de
dezembro de 2002, do MPOG).
Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa receber um documento contendo
50 folhas. O volume dever ser encerrado, mediante lavratura de Termo de Encerramento
de Volume e aberto outro volume com o Termo de Abertura para conter as 50 folhas.

ROTINA DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES:


1.
Recebe o processo para encerramento de volume.
2.
Confere a numerao das pginas e faz correes, se necessrio.
3.
No volume a ser encerrado, aps a ltima folha do processo, inclui o
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado, conforme
modelo no Anexo.
4.
Quando houver novo volume a ser aberto, logo aps a capa, inclui o

47

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado (obedecendo


seqncia do volume anterior), sem numerar a contracapa do volume anterior e a
capa do novo volume, numerando a partir da primeira folha do novo volume,
conforme modelo no Anexo.
5.
Fazer a indicao do volume na capa do processo (1 VOLUME, 2 VOLUME,
3 Volume e assim por diante).
6.
Registra no Sistema no campo Observao.
7.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documentos (p. 33), no ser
impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a
partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.

JUNTADAS
A juntada de documentos constitui-se no ato de unir fsica e eletronicamente em um
processo, mediante solicitao formal, originais ou cpias de documentos, contendo
instrues, ato, pareceres, registro de decises e informaes relevantes para o assunto de
que trata o processo.
So formas de juntada:

Juntada de documento a documento;

Juntada de processo a processo;

Juntada de documento a processo.


A juntada ocorrer somente a partir de solicitao formal.
Ateno!
A juntada ser feita somente quando houver dependncia entre os
processos e documentos a serem juntados.
Uma vez feita a juntada por anexao, no ser possvel
desfaz-la.
Caso seja necessrio unir processos ou documentos
temporariamente, o procedimento o de juntada por apensao.

ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A DOCUMENTO:


1.
Recebe os documentos a serem juntados e o despacho de solicitao de
juntada.
2.
Analisa a solicitao e verifica os documentos.
3.
Agrupa os documentos e suas respectivas Papeletas de Encaminhamento
4.
Agrupa o despacho de solicitao de juntada.
5.
Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A

48

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

DOCUMENTO, conforme modelo no Anexo.


6.
No se numera documentos juntados enquanto no for solicitada
formalmente sua autuao.
7.
Registra no Sistema que os documentos foram juntados no campo
Observao.
8.
Tramita o documento principal.
9.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 33), no ser
impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a
partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.

ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE PROCESSO A PROCESSO:


1.
Recebe os processos a serem juntados e o despacho de solicitao de
juntada.
2.
Analisa a solicitao e verifica os processos.
3.
Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO,
conforme modelo no Anexo.
4.
Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo.
5.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o processo
secundrio.
6.
Numera o processo secundrio seqencialmente a partir da capa (inclusive
a capa e o Termo de Juntada).
7.
Elimina a contracapa do processo secundrio.
8.
Registra na capa do processo principal o nmero dos processos juntados.
9.
Entra no Sistema com o NUP do processo principal. Registra a juntada no
Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
10.
Tramita o processo principal. Observao: a partir da juntada, somente
tramitar no Sistema o processo principal, uma vez que o secundrio passa a ser
parte dele.
11.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 33), no ser
impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a
partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.

ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A PROCESSO:


1.
Recebe os processos e documentos a serem juntados e o despacho de
solicitao de juntada.
2.
Analisa a solicitao e verifica os documentos e o processo.
3.
Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO,
conforme modelo no Anexo.
4.
Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo

49

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

protocolo.
5.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o documento
juntado.
6.
Numera as folhas do documento juntado seqencialmente, inclusive a
Papeleta de Encaminhamento e o Termo de Juntada.
7.
Registra na capa do processo principal o NUP do documento juntado.
8.
Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a juntada do(s)
documentos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
9.
Tramita no Sistema o processo principal.
10.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Da mesma forma que nas orientaes anteriores, o recebimento deve ser
feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos
recebidos. No ser impresso recibo para tramitao interna.

APENSAO
Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,
destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.
A apensao ocorrer somente a partir de despacho com solicitao de autoridade
competente.
Ateno! Na apensao, cada processo mantm
sua identidade e independncia de numerao.

ROTINA DE APENSAO DE PROCESSOS


1.
Recebe os processos a serem apensados e o despacho de solicitao de
apensao.
2.
Analisa a solicitao de apensao e verifica os processos, conforme
modelo do Anexo.
3.
Mantm superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do
processo primrio (principal) capa do secundrio e assim por diante.
4.
Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE APENSAO aos processos.
5.
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupa o
despacho de solicitao de apensao e o TERMO DE APENSAO emitido pelo
protocolo.
6.
Anota na parte inferior da capa do processo primrio (principal) os dados
do(s) processo(s) apensado(s).
7.
Mantm a numerao original dos processos apensados. Observao: No
renumerar processos apensados.
8.
Registra a apensao no Sistema.
9.
Tramita no Sistema o processo principal.

50

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

10.
Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a apensao dos
processos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
11.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: O recibo deve ser feito eletronicamente pela rea que solicitou a apensao
no ato de sua entrega, ao efetuar a conferncia. Somente ser emitido recibo fsico para
unidades externas AGU. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar
apensao de processos.

DESAPENSAO
A razo para a apensao de processos auxiliar a tomada de decises em processos
que j tenham antecedentes e tratem de assuntos similares. Quando a deciso j foi
tomada ou o assunto, tratado, os processos podem ser separados e voltar a tramitar
separadamente (ou serem arquivados).
Desapensao a separao fsica e eletrnica de processos juntados por apensao. Ao
final da deciso ou encerramento do processo, os processos devero ser desapensados. A
desapensao ocorrer mediante despacho de solicitao da autoridade competente.

ROTINA DE DESAPENSAO DE PROCESSOS:


1.
Recebe os processos a serem desapensados e o despacho de solicitao de
desapensao.
2.
Analisa a solicitao e verifica os documentos.
3.
Separa os processos superpostos.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESAPENSAO disponvel no Anexo
indicando para qual destino esto sendo tramitados cada um dos processos
desapensados.
5.
Ape o TERMO DE DESAPENSAO ao final de cada processo
desapensado.
6.
Informa na parte inferior da capa do processo principal a data da
desapensao dos processos, tornando sem efeito a anotao na capa do processo
feito poca da apensao.
7.
Registra no Sistema que os processos foram desapensados no campo
Observao.
8.
Tramita no Sistema os processos.
9.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: O recibo eletrnico deve ser dado pela rea que solicitou a desapensao
ou pela autoridade por ela designada para receber os processos desapensados. rgos e
entidades externas AGU no podem solicitar desapensao de processos.

DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento a retirada de folhas ou peas do processo. Pode ser solicitada
retirada de folha de processo por mesmo interessado ou assunto no mesmo documento.

51

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

No entanto, o desentranhamento ocorre somente mediante solicitao por despacho da


autoridade competente.

Ateno! No permitida a retirada da folha ou


pea inicial do processo.

O processo que tiver peas retiradas conservar as numeraes originais das mesmas,
permanecendo vago o nmero correspondente ao desentranhamento. Cpias do Termo
de Desentranhamento devem ser colocadas nos locais de onde foram tiradas as folhas.
Deve-se lavrar, aps o despacho da autoridade competente, o TERMO DE
DESENTRANHAMENTO, conforme modelo do Anexo.

ROTINA DE DESENTRANHAMENTO:
1.
Recebe o processo que ter folhas ou peas desentranhadas e o despacho
de solicitao de desentranhamento.
2.
Analisa a solicitao de desentranhamento e verifica os documentos.
3.
Retira as folhas ou peas solicitadas.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o
intervalo de folhas/peas retiradas do processo e sua destinao, conforme modelo
do Anexo.
5.
Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO ao final do processo.
6.
Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo
em que foram retiradas as folhas/peas.
7.
Mantm-se a numerao original das folhas do processo.
8.
Registra o desentranhamento no Sistema, no campo Observao.
9.
Tramita no Sistema os processos e documentos. Caso as folhas solicitadas
no estejam identificadas individualmente, cadastrar no Sistema para que sua
identificao e localizao seja possvel, destacando no campo Observao de
que processo desentranhado se tratam as folhas.
10.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: O recibo deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que se destinam
as folhas ou pelas desentranhadas, ou pela pessoa ou rea por ela designada. rgos e
entidades externas AGU no podem solicitar desentranhamento, somente cpias do
processo, mediante solicitao formal e autorizao da autoridade competente.

DESMEMBRAMENTO
O desmembramento ocorre quando um documento ou processo se refere a mais de um
interessado para a mesma providncia solicitada no ofcio ou requerimento. a separao

52

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

de parte da documentao de um processo para formar outro.


Somente o Setor de Protocolo pode efetuar o desmembramento de processos ou
documentos, podendo faz-lo no ato do cadastramento pela identificao de que se trata
do mesmo pedido para diversos interessados ou em atendimento a solicitao de
autoridade competente.
Nos casos de processos j montados, em que haja separao de pea ou folhas, deve-se
apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo do Anexo, no local de onde
foram retirados os documentos ou peas.
Ateno! O desmembramento de processo j
constitudo ocorre somente mediante despacho
solicitao da autoridade competente.

Quando solicitado no despacho, ser mantida no processo cpia do(s) documento(s)


desmembrado(s) com o carimbo de "Confere com Original". A cpia no ser numerada,
sendo que o processo cujas peas ou folhas foram desmembradas conservar a sua
numerao original, permanecendo vago o nmero correspondente ao desmembramento.
No novo processo, as peas ou folhas devero ser renumeradas no momento da
autuao.
Quando desmembrada qualquer pea ou folha do processo, esta jamais poder voltar
com o mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne a fazer
parte do processo, dever ser colocada no final do mesmo, com outra numerao.

ROTINA DE DESMEMBRAMENTO DE PROCESSO CONSTITUDO:


1.
Recebe o processo a ser desmembrado e o despacho de solicitao de
desmembramento.
2.
Analisa a solicitao e verifica os documentos.
3.
Retira as folhas ou peas solicitadas.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo
do Anexo, citando o intervalo de peas ou folhas retiradas do processo e o nmero
de processo ao qual se destinam. Observao: Caso seja constitudo um novo
processo, seguir as instrues a partir do item 7.
5.
Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo
em que foram retiradas as folhas/peas, conservando a numerao original das
folhas do processo.
6.
Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO ao final do processo para indicar
que h folhas ou peas desmembradas e permitir sua fcil localizao.
7.
Autua o novo processo a ser composto com as peas ou folhas desmem-

53

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

bradas ou proceder juntada, caso as peas ou folhas retiradas venham a compor


processo j existente.
8.
Registra o desmembramento no Sistema, no campo Observao.
9.
Registra no Sistema a autuao, caso venha a compor novo processo ou
registra a juntada, caso venha a integrar processo j existente.
10.
Tramita os processos no Sistema.
11.
Encaminha para distribuio (escaninho)
Para os casos de desmembramento de processos a partir do cadastramento inicial, a
unidade de protocolo deve realizar mais de um cadastro para descriminar os interessados
ou diferentes assuntos tratados no documento.
Observao: rgos e entidades externas AGU no podem solicitar desmembramento.
Da mesma forma que as orientaes anteriores, o recibo deve ser dado eletronicamente
pela autoridade a que se destinam os processos desmembrados, ou pela pessoa ou rea
por ela designada.

TRAMITAO
Tramitao a atividade de circular documentos e processos entre unidades
organizacionais internas e/ou externas, para dar conhecimento, bem como receber
informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decises.
Ateno! Toda movimentao de
documento ou processo dever ter seu
trmite registrado eletronicamente no
Sistema.

A tramitao inicial de um documento ou processo ser feita pela Unidade


Protocolizadora a partir de despacho, solicitao e encaminhamento, devendo constar o
destinatrio, ou pela matria tratada, que levar unidade competente para trat-la.
O emitente do despacho num documento ou processo dever indicar com clareza a
unidade destinatria, evitando-se expresses imprecisas, abreviaturas e siglas que
dificultem o encaminhamento e execuo da solicitao.
Os documentos ou processos de natureza sigilosa, assim considerados aqueles com
carimbo ou etiqueta de confidencial ou reservado, tramitaro em dois envelopes fechados
contendo a indicao clara de sua classificao e destino.
Ateno!
A Seo de protocolo e expedio dever EVITAR:
A reteno do documento por mais de 24 horas;
A tramitao de processo sem as respectivas capas e de documentos sem a

54

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

respectiva Papeleta de Encaminhamento;


A autuao de documentos sem a devida solicitao ou acordo prvio com
as reas clientes;
A inutilizao das capas dos processos quando ocorrer juntadas. A capa
deve permanecer (conforme orientao sobre Juntada), sendo inutilizada
somente a contracapa do processo secundrio;.
Receber documentos sem assinatura e identificao dos nomes dos
signatrios, acompanhados das respectivas funes, uma vez que isso
impossibilita a localizao de responsveis por documentos e processos
quando necessrio.
Antes de tramitar, as unidades protocolizadoras devem verificar se todas as folhas esto
devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e com as declaraes de juntada,
apensao ou desapensao, podendo devolver ao destinatrio quando for preciso
alguma correo. Sendo constatada alguma irregularidade, a unidade de destino devolver
a documentao ao ltimo remetente, por despacho, comunicando as razes da devoluo
e solicitando as correes pertinentes.

ROTINA DE TRAMITAO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS:


1.
Recebe o documento ou processo para tramitao e o despacho de
solicitao de encaminhamento.
2.
Verifica a informao de destino no despacho.
3.
Verifica a conformidade fsica do documento ou processo (numerao,
apensos, juntadas, documentos listados).
4.
Verifica se o documento ou processo est registrado no Sistema por meio
da pesquisa de antecedentes.
5.
Se no estiver registrado, procede ao cadastramento.
6.
Registra o trmite no Sistema.
7.
Encaminha para distribuio (escaninho).
Observao: Sempre que um documento ou processo for recebido, necessrio que se
efetue a baixa na carga de tramitao do Sistema. A responsabilidade pelo recebimento
eletrnico da unidade ou setor a que se destina o documento ou processo. Somente ser
emitido recibo fsico para documentos e processos encaminhados para unidades externas
AGU.

ROTINA DE RECEBIMENTO ELETRNICO:


1.
Recebe o documento ou processo.
2.
Verifica se o destinatrio do documento ou processo.
3.
Pesquisa o documento ou processo no Sistema para verificar se realmente
o ltimo destinatrio da informao ou verifica a Papeleta de Encaminhamento que
acompanha o documento.
4.
Efetua o recebimento eletrnico. Caso o documento ou processo seja
tramitado para outro destino, o recebimento eletrnico efetuado

55

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

automaticamente.

56

IV. ROTINAS DE
EXPEDIO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

EXPEDIO
Expedio a remessa de correspondncias, documentos e processos aos rgos,
unidades e autoridades a que se destinam, localizados interna ou externamente AGU.
A AGU tem contrato com os Correios em diversas modalidades de servio, que deve ser
escolhidas, com coerncia e responsabilidade quanto aos custos envolvidos, de acordo
com as caractersticas da encomenda ou volume que se deseja enviar e a urgncia
necessria na entrega.
Esto entre as modalidades de expedio:
a)
Mensageria interna: Entrega de documentos ou processos no
mbito da Unidade.
b)
Mensageria externa: Entrega de documentos ou processos com
destinao externa, que so relacionados e entregues diariamente nos rgos
ou entidades a que se destinam.
c)
Malote: Entrega de documentos ou processos por meio do Servio
de Correspondncia Agrupada, entre o Protocolo Central Unificado de
Braslia (PCU) e as Unidades nos Estados e entre Unidades nas Capitais e suas
seccionais.
d)
Outros servios dos Correios: Entrega de documentos ou
processos por meio de servios prestados pelos Correios (ECT).

MENSAGERIA INTERNA
A distribuio de documentos e processos no mbito das Unidades de
responsabilidade de cada apoio dos setores.
Os documentos e processos a serem expedidos via mensageria interna no necessitam
estar envelopados, apenas encaminhados com a identificao da unidade, setor ou
autoridade a que se destinam.
Ateno! O uso de envelopes para distribuio interna
de documentos e processos no obrigatrio. Recomendase a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda
e proteo de documentos e processos.

Ao entregar documentos, processos e correspondncias, o mensageiro deve solicitar o


recebimento eletrnico. O servidor ter um prazo de 72 horas para confirmar no Sistema o
recebimento fsico.

53

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ROTINAS DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA INTERNA:


1.
Recolhe a documentao interna nos escaninhos destinados distribuio.
2.
Verifica o destinatrio e a Papeleta de encaminhamento no caso de tratarse de documento.
3.
Agrupa os documentos, processos e correspondncias por unidade setor de
destino.
4.
Entrega o documento, processo ou correspondncia.
5.
Solicita o recebimento eletrnico ao recebedor e informa que deve ser feito
em at 72 horas.

MENSAGERIA EXTERNA
Os documentos a serem expedidos via mensageria externa necessitam estar envelopados,
e encaminhados com o respectivo recibo para identificao da unidade, setor ou rgo a
que se destinam. No caso de processos, caso sejam sigilosos devem estar envelopados,
seguindo as instrues do item Processo (p. 42).
Ateno! O uso de envelopes para distribuio de
documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-se a
utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e
proteo de documentos e processos.

Os documentos, processos e correspondncias recebidos no setor de expedio dos


protocolos at as 9hs sero distribudos pelos mensageiros na parte da manh. Aps este
horrio, sero entregues no perodo da tarde. Os documentos, processos e
correspondncias recebidos aps as 14hs sero entregues no dia seguinte.
Ao entregar documentos, processos e correspondncias em unidades externas AGU, o
mensageiro deve coletar o recibo assinado com identificao clara e legvel do recebedor
(nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra de forma legvel ou por meio
de carimbo).
Os recibos recolhidos diariamente pelo setor de expedio dos protocolos nas entregas
externas devem ser organizados por data e arquivados.
Os Tribunais devem ter prioridade na entrega dos documentos, processos e peties pelo
servio de mensageria.

ROTINAS DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA EXTERNA:


1.
Recolhe a documentao nos escaninhos destinados distribuio externa.
2.
Verifica o destinatrio e o recibo.
3.
Agrupa as correspondncias, os documentos e processos por
unidade/rgo de destino.
4.
Lista o roteiro de entrega (locais a serem visitados).

54

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

5.
Entrega as correspondncias, os documentos e processo ou
correspondncia.
6.
Recolhe assinatura e identificao do recebedor no recibo que acompanha
o documento, processo ou correspondncia.
7.
Se houver documento ou processo do rgo externo para a AGU o
mensageiro deve receb-lo, assinando o recibo a ele apresentado com letra legvel.
8.
Entrega no Protocolo da AGU os documentos e processos recebidos.
9.
Separa os recibos assinados por data.
10.
Arquiva os recibos.

MALOTE
Tal como no servio de mensageria, os documentos e processos a serem expedidos via
malote no necessitam estar envelopados.
Ateno! O uso de envelopes para expedio
de documentos e processos via malote no
obrigatrio. Recomenda-se a utilizao de envelopes
quando for necessria a guarda e proteo de
documentos e processos.

Os documentos e processos, ao serem encaminhados para expedio via Malote, devero


informar (no prprio documento ou em lista a parte):
Identificao da unidade/setor e Estado a que se destina;
Espcie e nmero do documento;
Assunto do documento;
Remetente e destinatrio do documento;
Os documentos, processos e correspondncias a serem expedidos por Malote, devero
ser entregues ao Setor de Expedio at 14hs do dia da coleta, para que sejam
encaminhados no mesmo dia. A coleta de malotes pelos Correios realizada a partir das
15hs. Os documentos e processos que forem encaminhados aps este horrio sero
expedidos na remessa seguinte.

EXPEDIO DE MALOTES
55

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

O envio dos malotes feito por todas as unidades de expedio (PCU/Braslia e nas
unidades dos Estados) s segundas, quartas e sextas-feiras. O recebimento de malotes
pelo setor de expedio ocorre s segundas, teras e quintas-feiras.
Os malotes devero ser expedidos SEMPRE, mesmo vazios, evitando-se, dessa forma,
que a troca de malotes sofra soluo de continuidade.
Ateno! Com o objetivo de se evitar a
falta de malote quando do seu envio, devese envi-lo sempre, mesmo que vazio.

GUIA DE REMESSA DE MALOTE


Na preparao do malote, devem ser impressas e assinadas trs vias da Guia de Remessa
do Malote, listando os documentos e processos a ser enviados. A primeira via ficar na
unidade expedidora.
No ato do envio, dentro do malote devero seguir duas vias devidamente assinadas, da
Guia de Remessa de Malote. Uma das vias da Guia ficar retida no PCU Braslia e a outra
ser devolvida assinada pelo PCU Braslia unidade expedidora do malote.
No ato do recebimento do malote, o recebedor deve conferir seu contedo listado na
Guia e arquivar a sua via devolvida pelo PCU Braslia para controle e conferncia.Caso haja
alguma inconsistncia na listagem (diferena entre a lista e o contedo), a ressalva deve
ser feita no verso da Guia e devolvida no prximo malote.
A primeira via emitida na preparao do malote poder ser substituda pela via assinada e
devolvida pelo PCU para evitar acmulo desnecessrio de papel.
A Guia de Remessa de Malote deve listar:
Espcie e nmero dos documentos (NUP);
Assunto dos documentos;
Remetente e destinatrio de cada documento;
Nmero do lacre;
Nmero do malote.
Itens que podem ser expedidos via Malote:
Podem ser enviados por Malote somente os documentos, processos e pacotes
que so possveis de serem acondicionados dentro da sacola de Malote.
O contedo no malote no pode exceder 10 kg para o malote pequeno e 30kg
para o grande.
Ateno! O contedo no malote no
pode exceder 10 Kg para o malote pequeno
e 30 Kg para o grande.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Caso seja necessrio o envio de objetos que excedam a capacidade do malote, deve-se
utilizar a modalidade encomenda PAC ou Sedex, tomando-se o cuidado de embalar e
identificar devidamente a encomenda para evitar danos ou extravios.
As unidades emitentes devem informar ao setor de expedio qual a modalidade de
encaminhamento, pelo servio dos Correios, para correspondncias, documentos ou
processos. Caso no seja informado, o servio de expedio definir qual a modalidade de
envio.

ROTINA DE EXPEDIO VIA MALOTE:


1.
Recolhe a documentao interna destinadas ao malote.
2.
Verifica os destinatrios.
3.
Agrupa as correspondncias, os documentos e processos correspondncias
por unidade de destino.
4.
Separa lacre numerado.
5.
Preenche a Guia de Remessa de Malote, informando os documentos e
processos encaminhados, o nmero do lacre, o nmero do malote, imprimindo trs
vias.
6.
Guarda uma das vias para si e coloca duas vias dentro do malote,
juntamente com a documentao a ser expedida.
7.
Inverte o carto de destinatrio, existente na parte externa do malote, para
a correta identificao do destinatrio.
8.
Fecha o malote e lacra.
9.
Agrupa os malotes.
10.
Lista os malotes a serem enviados.
11.
Entrega os malotes aos Correios.

SERVIOS DOS CORREIOS


Todos os servios contratados junto ECT destinam-se, exclusivamente circulao de
documentos e processos de natureza oficial, ficando expressamente proibida a sua
utilizao para remessa de quaisquer correspondncias ou encomendas de interesse
particular.
Os detalhes sobre cada um dos servios dos Correios contemplados pelo contrato da
AGU esto em Anexo no final deste Manual.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

CARTO DE POSTAGEM
A utilizao dos servios contratados dos Correios ocorre mediante apresentao do
Carto de Postagem da Unidade.
O Carto de Postagem deve ser solicitado Coordenao-Geral de Documentao e
Informao, que providenciar sua confeco e registro. A solicitao deve ser feita pelo
chefe da unidade por e-mail para protocolo.agu@agu.gov.br.
A unidade dever encaminhar mensalmente Coordenao-Geral de Documentao e
Informao (CGDI) os comprovantes de correspondncias postadas, produtos e servios
adicionais solicitados dos Correios at o quinto dia do ms subseqente. No necessrio
o envio de memorando para este encaminhamento.

TIPOS DE POSTAGEM
Quando for postar um documento ou processo, a unidade protocolizadora deve utilizar,
preferencialmente, a chancela dos Correios, que facilita a gesto do contrato pela AGU e
agiliza o trabalho de expedio.
A seguir, esto listados os principais servios oferecidos pelos Correios AGU:
Chancela

Descrio

Carta

Correspondncia Simples e Correspondncia


Registrada
(at 500 gramas).
rea de cobertura: Todo o Brasil

PAC

Servio de encomenda no-expressa, para


remessa de pacotes de at 30kg.
rea de cobertura: Regio Sul, Sudeste e
Centro-Oeste.
Entrega: Entrega em 3 a 8 dias teis, de
acordo com a regio de postagem e entrega.

Impresso
Especial

Utilizado pela Escola da AGU para envio de


impressos.

Chancela

Descrio

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Sedex

Servio de encomenda expressa nacional.


rea de cobertura: Todo o Brasil
Entrega: Carter de urgncia. Entrega dentro
do prprio estado entre 12 a 24 horas e, em
outros estados, no mximo em dois dias.

Sedex-10

Servio de encomenda expressa.


rea de cobertura: So Paulo, Rio de Janeiro,
Braslia, Goinia, Salvador, Porto Alegre, Belo
Horizonte, Palmas, Florianpolis, Curitiba,
Mato Grosso do Sul e Vitria.
Entrega: at as 10hs da manh do dia til
seguinte ao da postagem, se entregue nos
Correios at as 16hs

Sedex
Hoje

Servio de encomenda expressa.


rea de cobertura: Braslia, Goinia,
Aparecida de Goinia, Anpolis, So Paulo,
Barueri, Osasco, Guarulhos, Santo Andr,
So Caetano do Sul e So Bernardo do
Campo.
Entrega: no mesmo dia da postagem, se
entregue nos Correios at as 10hs.

Sedex
Mundi

Servio de remessa expressa internacional.


rea de cobertura: Principais cidades do
mundo.
Entrega: Prazo garantido (varia de acordo
com o destino).

Quadro: Servios dos Correios.

SERVIOS ADICIONAIS DOS CORREIOS


a. Aviso de Recebimento (AR):
Servio opcional que permite ao remetente comprovar para quem foi entregue o objeto
postado, por meio do preenchimento de formulrio prprio.
Deve ser utilizado para processos judiciais, PAD Processo Administrativo
Disciplinar, suspenso de pagamento e outros casos em que se necessite ser
comprovado o recebimento pelo destinatrio.
O formulrio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante apresentao
do Carto de Postagem da unidade.
O servio faturado de acordo com a demanda.
b. Logstica Reversa:
Servio de remessa, sem nus para o remetente, para entregas exclusivamente no
endereo indicado pela Unidade Solicitante.
O servio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante apresentao do
Carto de Postagem.
O servio faturado de acordo com a demanda.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

c. Sedex Destinatrio nico:


Servio que habilita um rgo externo AGU, portador de carto de postagem
especfico, a efetuar postagem com destino exclusivo ao endereo da unidade da AGU
solicitante.
Indicado para unidades da AGU que tenham demandas peridicas relacionadas s
instituies do Poder Judicirio (ex: varas, comarcas e tribunais), em que sua
utilizao possa contribuir para a celeridade no andamento dos trmites
processuais e evitar deslocamentos desnecessrios de Servidores, Procuradores e
Advogados.
O nus da postagem de objetos e documentos de rgos do Poder Judicirio
para unidades da AGU ficar a cargo desta.
O Carto de Postagem Sedex Destinatrio nico deve ser solicitado
Coordenao-Geral de Documentao e Informao de acordo com as instrues
do Comunicado CGDI/DRHTI/SGAGU n 143, de 16 de outubro de 2007,
disponvel no Portal de Servios da AGU, que providenciar sua confeco e
registro.
d. Coleta domiciliar:
Servio de coleta de encomendas Sedex, Sedex Hoje, Sedex 10,
Sedex Mundi, PAC e Malotes.
Ateno! Coleta
domiciliar, para a AGU,
A coleta s feita mediante solicitao. A solicitao de
significa coleta em
coleta feita na agncia de atendimento da unidade,
unidades da instituio.
mediante o Carto de Postagem ou por telefone
Deve ser utilizada
somente para fins oficiais.
agncia de relacionamento dos Correios.
Os dias e horrios de coleta so acordados entre
unidade solicitante e a agncia dos Correios. Mesmo que no dia de coleta no
haja correspondncias, encomendas ou malotes para expedio, ser cobrado
pelo servio de Coleta Domiciliar. Portanto, deve-se avaliar com cuidado a real
necessidade desse servio.
e. Telegrama:
Servio que permite encaminhamento de mensagens urgentes em mbito nacional e
internacional.
A solicitao pode ser feita pela Central de Atendimento dos Correios (0800-5700100) mediante o nmero do Carto de Postagem da unidade ou numa das
agncias, mediante o preenchimento de formulrio especfico e apresentao
Carto de Postagem.
Aps a emisso, o telegrama no poder mais ser cancelado, pois sua transmisso
automtica e praticamente instantnea.
O servio faturado de acordo com a demanda.
f. Produtos postais:
Produtos postais disponibilizados nas Unidades de Atendimento da ECT, tais como

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

embalagens para Sedex e PAC, selos.


A solicitao dos produtos deve ser feita mediante apresentao do Carto de
Postagem.

ENVELOPES
As correspondncias encaminhadas ao Setor de Expedio a serem enviadas por correio
devem seguir em envelopes padronizados, conforme modelo a seguir. O envelope que no
estiver de acordo com a formatao exigida poder ser devolvido unidade que o expediu
para as devidas correes.

FORMATAO DOS ENVELOPES

Figura 07: Envelope


Os envelopes das correspondncias oficiais devero seguir a seguinte padronizao:
a. Na frente do envelope:
No canto superior direito: apor a chancela dos Correios;
esquerda: nome do destinatrio, cargo ou funo que exerce, nome do
rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia do documento
que est sendo encaminhado no envelope (espcie, nmero, ano e sigla);
No canto inferior, a lpis: especificar o tipo de postagem (carta simples,
registrada, Sedex, Sedex-10, aviso de recebimento, etc.). de acordo com as
orientaes anteriores.
b. No verso:
esquerda: nome do remetente, cargo ou funo que exerce, nome do rgo ou
unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF.
c. Fechamento de envelopes: Os envelopes devem ser lacrados com cola. No
permitido lacrar os envelopes com grampos, clipes, fitas adesivas ou qualquer outro
material que no seja cola.

CORRESPONDNCIAS DE URGNCIA
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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

As correspondncias, os documentos e processos e correspondncias de carter urgente,


tais como: peties, memoriais, recursos, pedidos de reconsiderao, pedidos de
informaes do Poder Judicirio, citaes, contrafs e demais pedidos nos quais for
assinalado prazo para atendimento devero ser identificados para que o Setor de
Expedio tome as providncias devidas para priorizao de envio.
As correspondncias de at 500 gramas que no tiverem prazo ou urgncia especificados
sero enviadas pela modalidade Carta.
As correspondncias com mais de 500 gramas sero enviadas pela modalidade PAC.
Caso uma correspondncia com menos de 500 gramas seja de urgncia e deva ser
enviada pela modalidade Sedex, necessrio que seja especificado no envelope pela
unidade solicitante, no canto inferior direito da parte da frente do envelope.

RELAO DAS CORRESPONDNCIAS ENCAMINHADAS PARA O SETOR DE EXPEDIO


Os envelopes encaminhados pelos setores para o setor de Expedio, devidamente
padronizados, devem ser listados em relao contendo as seguintes informaes:
Unidade que est expedindo os documentos;
Data da expedio;
Quantidade de documentos expedidos;
Nome e endereo dos respectivos destinatrios;
Campo em branco para identificar a numerao do cdigo de barras dos Correios
pelo Setor de Expedio.

Exemplo de Relatrio de correspondncias:


Relatrio de Correspondncias para Expedio
Unidade: (que est expedindo as correspondncias)
Data: (da expedio)
N
01
02
03
...

Nome do Destinatrio

Endereo do Destinatrio

Cdigo de Barras Correios


(em branco)
(em branco)
(em branco)
(em branco)

Recebido por: __________________ Data: ___________________

Uma via da listagem assinada e devolvida ao setor que enviou as correspondncias. A


segunda via arquivada no setor de Expedio e a terceira via encaminhada para os
Correios, que verifica a listagem e a devolve assinada, caso esteja em ordem.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Antes de enviar documentos ou processos para o setor de expedio, os setores devero


realizar os devidos cadastramento e tramitao no Sistema, fazendo as observaes
necessrias quanto forma de envio, no caso de malote. A expedio no tem por
atribuio verificar no Sistema se a documentao est cadastrada ou se foi feita a ressalva
quanto forma de envio por malote.

PREPARAO DOS ENVELOPES PELOS SETORES PARA EXPEDIO VIA CORREIOS:


1.
O setor que encaminhar documento ou processo a ser expedido dever
verificar ser est cadastrado no Sistema.
2.
Se no, efetuar o registro e preparar a documentao para envio tomando
o cuidado de tramitar eletrnica e fisicamente toda a documentao.
3.
Gera etiqueta do destinatrio (nome do destinatrio, cargo ou funo que
exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia
do documento que est sendo encaminhado no envelope). Observao: Caso no
seja possvel imprimir etiqueta, os dados devero ser transcritos no envelope com
letra legvel.
4.
Gera etiqueta do remetente (nome do remetente, cargo ou funo que
exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo; CEP, Cidade e UF).
5.
Fixa as etiquetas no envelope.
6.
Verifica a urgncia de entrega e escolhe a modalidade de postagem. Em
caso de Sedex, faz anotao, a lpis, no canto inferior direito da frente do envelope.
7.
Fecha o envelope com cola. Observao: No utilizar grampos, clipes ou
somente fita adesiva.
8.
Preenche Lista de Entrega ou Guia de Postagem, em 3 vias.
9.
Encaminha os envelopes padronizados e as trs vias da Lista de Entrega ou
Guia de Postagem para o setor de Expedio.
10.
Solicita assinatura de recebido em uma via da Lista de Entrega ou Guia de
Postagem.
11.
Arquiva a Lista de Entrega ou Guia de Postagem com assinatura de
recebido.

ROTINAS DE EXPEDIO VIA CORREIOS PELO O

SETOR DE EXPEDIO:

1.
Recebe os envelopes dos setores para expedio e as trs vias da Lista de
Entrega ou Guia de Postagem.
2.
Faz a conferncia das correspondncias listadas com as recebidas
fisicamente.
3.
Assina uma via da Lista de Entrega ou Guia e a devolve.
4.
Verifica a conformidade das etiquetas de destinatrio e remetente.
5.
Verifica o tipo de postagem solicitado.
6.
Pesa a correspondncia.
7.
Se tiver at 500 gramas e no estiver especificado o servio de Sedex, ser
postada como Carta Comercial.
8.
Se tiver mais de 500 gramas ser postada como malote. Se a unidade no
tiver servio de malote, usa Encomenda PAC.

63

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

9.
Se for encomenda normal de at 30 kg, ser postada como Encomenda
PAC.
10.
Se estiver especificado o servio a ser utilizado, ser postada conforme
solicitado.
11.
Chancela o envelope de acordo com o servio de Correios a ser utilizado.
12.
Preenche a chancela com a sigla do Estado de origem no espao em branco
do envelope ou objeto.
13.
Cadastra a correspondncia, via preenchimento na Lista de Postagem ou no
Sistema dos Correios.
14.
Cola a etiqueta dos Correios, de acordo com a modalidade solicitada.
15.
Anota o peso da correspondncia na etiqueta dos Correios. Observao:
Caso no haja balana o Setor de Expedio, a pesagem ser feita na agncia dos
Correios.
16.
Verifica o destino da correspondncia.
17.
Confere o valor do servio na Tabela de Preo (verifica servio, destino e
peso).
18.
Anota o valor do servio na etiqueta dos Correios.
19.
Verifica a Guia de Postagem ou Lista de Entrega, fixando o canhoto da
etiqueta dos Correios (ou anotando seu nmero) junto do registro da
correspondncia respectiva.
20.
Entrega os envelopes aos Correios junto da Guia de Postagem com o
nmero das etiquetas dos Correios.
21.
Recolhe uma via da Guia de Postagem assinada.
22.
Arquiva as Guias de Postagem.

ORIENTAES SOBRE A UTILIZAO DOS SERVIOS DOS CORREIOS


O contrato da AGU com os Correios abrange uma extensa gama de servios possveis de
utilizao. A expedio de correspondncias essencial para a execuo das atividades,
tanto judiciais quanto administrativas, da AGU. Dessa maneira, os servios contratados
devem visar a eficcia, porm, sem negligenciar a preocupao com o menor custo
possvel para a instituio.

ESCOLHENDO O TIPO DE POSTAGEM


Para escolher qual o tipo de postagem a ser utilizado, deve-se relevar fatores como:
prazo de entrega, peso, necessidade de confirmao de recebimento e custo.

Os documentos que necessitam de confirmao de recebimento devem ser


postados por Sedex, Carta Registrada, Carta Comercial com Aviso de Recebimento
ou outra modalidade que permita o rastreamento ou que seja acompanhado de AR
(aviso de recebimento).

Para documentos urgentes, deve-se escolher a modalidade Sedex, Sedex-10


ou Sedex Hoje, de acordo com a disponibilidade do servio na regio e do horrio
de postagem.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Sedex: postagem at o fechamento da agncia e entrega em at


48h, dependendo da regio de destino.

Sedex-10: postagem at as 16h e entrega garantida at as 10h do


dia seguinte (disponvel apenas para algumas localidades).

Sedex Hoje: postagem at as 11h e entrega garantida para o mesmo


dia (disponvel apenas para algumas localidades).

Para documentos de trmite entre as unidades da AGU que no sejam de


urgncia, sugere-se a utilizao do servio de Malote.

O prazo de entrega varia de acordo com a localidade de emisso e de


entrega:

Entre capitais: dia til seguinte coleta.

Entre principais cidades do mesmo estado: dia til seguinte coleta.

Das principais cidades de um estado para a capital de outro estado:


2 dias teis aps a coleta.

Das demais cidades de um estado para outras cidades de outro


estado: 3 dias teis aps a coleta.

As correspondncias com mais de 15kg e sem urgncia devem ser


expedidos como Encomenda PAC.
Ateno! O malote uma modalidade de expedio
segura, de entrega garantida pelos Correios e de custo
menor para a instituio. Deve-se dar preferncia para
seu uso sempre que possvel.

ENVELOPES
Algumas instrues devem ser seguidas para garantir a integridade dos documentos
expedidos e seu recebimento no destino final:
Os envelopes devem conter identificao legvel do destinatrio e do
remetente.
O contedo do envelope deve estar descrito na etiqueta de endereamento
(por exemplo: Memorando 0055/AGU).
Caso haja documento pequeno ou solto dentro do envelope (por
exemplo: foto, atestado, carto, carteira funcional, etc.), o mesmo deve ser
acondicionado em outro envelope e grampeado ao documento que o
encaminha (memorando, ofcio, etc.) a fim de evitar extravios.
No caso de haver vrios documentos para um mesmo destino, os
mesmos podem ser enviados num nico envelope desde que se atente para
identificar os documentos no envelope, que no ultrapasse o peso limite e
que se agrupe os documentos de maneira a facilitar sua triagem quando da
abertura do
envelope.
Os envelopes devem seguir com a Chancela dos Correios do servio
contratado.

RASTREAMENTO DE CORRESPONDNCIAS
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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Alguns servios de postagem como o Sedex, Sedex-10, Sedex Hoje e outros podem ser
rastreados pelo site dos Correios. Para acompanhar o andamento da entrega, necessrio
ter em mos o cdigo do tquete de comprovante de postagem (composto de 13 dgitos).
1.
Acesse o site dos Correios: www.correios.com.br e entre na rea de
Rastreamento / T & T (ver figura 08 e 09).
2.
Digite os 13 dgitos do cdigo do comprovante de postagem.

Figura 08: Acessando Rastreamento


T&T a partir da lista O que voc est procurando?

Figura 09: Acessando Rastreamento T&T a


partir da tela inicial do site dos Correios

PESOS E DIMENSES
Para cada modalidade de postagem h um limite de peso e de dimenses do pacote a
ser expedido. Deve-se estar atento para tais limites pois o excesso pode acarretar em no
entrega da carta ou encomenda.
a) Carta comercial: No podem ultrapassar 500g. Aos objetos com peso superior a 500g,
sero aplicadas as mesmas condies de valor e prestao do SEDEX.

66

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

b) Encomenda PAC e SEDEX:

Caixa ou Pacote:
Limite mximo: A soma resultante do comprimento, largura e altura no
deve superar a 150 cm;
A menor dimenso da face de endereamento no pode ser inferior a 11
cm x 16 cm;
A maior dimenso da caixa ou pacote no deve ser maior que 60 cm.
Altura mnima de 2cm.

Em forma de rolo ou prisma:


Limite mximo: A soma resultante do comprimento mais o dobro do
dimetro no deve superar a 104 cm;
A menor dimenso do comprimento no deve ser inferior a 18 cm;
A maior dimenso do rolo ou em formato de prisma no deve ser maior
que 90 cm.
A dimenso mnima resultante da soma do comprimento mais o dobro do
dimetro no pode ser inferior a 28 cm.

Em forma de envelope: as medidas mnimas no devem ser menores que 11


cm por 16 cm. A maior dimenso do envelope no pode ser superior a 60 cm.
O limite de peso de 30 kg, tanto para encomenda como para Sedex.
c) Malote: As sacolas de malote so confeccionadas em lona e possuem dois tamanhos:
Tamanho pequeno: 47cm (altura), 34cm (largura), 14cm (espessura). O limite
mximo de peso de 10kg.
Tamanho grande: 64cm (altura), 34 cm (largura), 18 cm (espessura). O limite
mximo de peso de 30kg.
OBJETOS QUE NO SO TRANSPORTADOS PELOS CORREIOS
Conforme o art. 13 da Lei 6.538/78, os Correios no aceitam e nem entregam:
i. objeto com peso, dimenses, volume, formato, endereamento,
franqueamento ou acondicionamento em desacordo com as normas
regulamentares ou com as previstas em convenes e acordos internacionais
aprovados pelo Brasil;
ii. substncia explosiva, deteriorvel, ftida, corrosiva ou facilmente inflamvel,
cujo transporte constitua perigo ou possa danificar outro objeto;
iii. cocana, pio, morfina, demais estupefacientes e outras substncias de uso
proibido;
iv. objeto com endereo, dizeres ou desenhos injuriosos, ameaadores,
ofensivos moral ou ainda contrrios ordem pblica ou aos interesses do
Pas;
v. animal vivo, exceto os admitidos em conveno internacional ratificada pelo
Brasil;
vi. planta viva;
vii. animal morto;
viii. objeto cujas indicaes de endereamento no permitem assegurar a

67

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

correta entrega ao destinatrio;


ix. objetos cuja circulao no Pas, exportao ou importao, estejam
proibidos por ato de autoridade competente.
Alm da relao acima, prevista na Legislao Postal, o Regulamento Interno dos Correios
probe ainda a aceitao de restos mortais humanos, exceto o transporte de cinzas
proveniente de cremao, que pode ser admitido, desde que devidamente embaladas em
recipiente hermeticamente fechado e posteriormente acondicionado em caixa de papelo
resistente.

PRINCIPAIS MOTIVOS PARA ATRASO DE ENTREGA


O atraso de entrega e a impossibilidade de entrega geralmente ocorrem pelos seguintes
motivos, segundo os Correios:
Motivos de fora maior (inundao, incndios, falta de segurana pblica,
fechamento de estradas ou ruas etc);
Reteno do objeto postal para efeito de fiscalizao;
Reteno do objeto postal por autoridades policiais;
Dificuldades de acesso a localidades (transporte irregular ou com baixa
freqncia);
Mau Endereamento (endereamento incompleto ou incorreto do destinatrio).
Dessa forma, importante que se atente para as orientaes sobre o preenchimento do
endereamento e limites de peso e dimenses de correspondncias e encomendas.

MAIS INFORMAES
Mais informaes sobre os servios dos Correios podem ser obtidas em seu site:
www.correios.com.br ou por telefone (0800 570 0100).

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

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V. SEGURANA DA
INFORMAO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

CICLO DOCUMENTAL E SEGURANA DA INFORMAO


O ciclo documental inclui vrias fases e operaes da vida de um documento, desde sua
produo, tramitao, uso, arquivamento e avaliao para destinao final que, nessa
ltima fase, pode conduzir guarda permanente ou eliminao.
At o momento, falamos sobre os procedimentos de tratamento da documentao no
mbito das unidades da AGU, descrevendo as rotinas de protocolo, a tramitao e a
expedio. Tais rotinas so as fases que antecedem a ltima etapa da gesto documental
o arquivamento e destinao final de documentos (as quais sero abordadas em material
especfico: Manual de Arquivo).
Documentos e processos contm informaes importantes por tratar do funcionamento
da instituio ou por seu teor representar contedo estratgico. Alm dos documentos,
que fornecem suporte material da informao, para a informao propriamente dita deve
receber cuidados especiais para estar disponvel no momento oportuno, sempre que
necessrio, e s pessoas que dela necessitarem ou estiverem autorizadas a acess-las.
A disponibilidade de acesso informao governamental para os agentes pblicos e os
cidados est diretamente relacionada ao conjunto de prticas desenvolvidas pela
administrao pblica no decorrer do ciclo informacional. O conjunto de prticas relativas
documentao depende basicamente de trs fatores:
a)Os procedimentos que compem o processo informacional;
b)Os sistemas que suportam as informaes;
c)As pessoas que operam os sistemas e tm acesso informao.

Figura 10: Fatores que compem o processo informacional

Pensar Segurana da Informao promover a integrao desses trs componentes, que


so indissociveis e complementares. Sem que haja um alinhamento efetivo entre tais
fatores em qualquer fase do ciclo documental - no possvel obter segurana da
informao.

SEGURANA DA INFORMAO
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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Quando se pensa Segurana da Informao, logo vem a idia de restrio de acesso e


atribuio de graus de sigilo a documentos e informaes. Todavia, a Segurana da
Informao vai muito alm de medidas de controle de acesso e de classificao de
informao.

Ateno! A Segurana da Informao pode ser definida


como o conjunto de medidas, normas e procedimentos
destinados a garantir a disponibilidade, a integridade, a
confidencialidade, a autenticidade, a irretratabilidade e
atualidade da informao em todo o seu ciclo de vida.

Vamos esclarecer cada um desses conceitos:


I Disponibilidade: garantia de que o contedo da informao estar disponvel a
quem tiver autorizao para uso, sempre que houver necessidade de acesso;
II - Integridade: garantia de que o contedo original da informao no foi
modificado indevidamente por elemento humano ou qualquer outro processo no
definido;
III Confidencialidade: garantia de que o contedo da informao s acessvel e
interpretvel por quem possui autorizao para tal;
IV Autenticidade: garantia de que o contedo da informao seja verdadeiro,
como tambm a fonte geradora da informao e o seu destinatrio sejam realmente
quem alegam ser;
V Irretratabilidade: garantia de que, num processo de envio e recebimento de
informaes, qualquer participante, originador ou destinatrio de informao, no
possa, em um momento posterior, negar a respectiva atuao e
VI Atualidade: garantia de que um documento utilizado esteja realmente
relacionado a uma informao ou orientao em vigor.
Isto significa dizer que, para alm das questes de restrio de acesso, preciso garantir
que as pessoas autorizadas ou que tenham direito s informaes, quando delas
necessitarem, consigam obt-las e tenham a garantia de que elas correspondem
realidade. preciso pensar a disponibilidade de informaes.
Para que se torne possvel assegurar a segurana da informao, fundamental a
integrao de cada um dos componentes do ciclo informacional: Procedimentos
Sistemas - Pessoas.
Neste manual, sero enfatizados o trato documental e a operao dos sistemas do ponto
de vista dos usurios, de maneira a abranger as atribuies das unidades protocolizadoras
e da Coordenao-Geral de Documentao e Informao.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Figura 11: Segurana da informao a partir da integrao dos fatores do ciclo


informacional

PROCEDIMENTOS E SEGURANA DA INFORMAO


Um dos primeiros passos para garantir a segurana da informao a uniformizao dos
procedimentos relativos ao tratamento informacional. A divulgao desse manual uma
das principais iniciativas da CGDI no sentido de padronizar os procedimentos documentais,
com o objetivo de assegurar que todos os agentes pblicos da AGU encarregados do trato

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

documental com acesso ou no ao Sistema de Controle de Documentos da AGU


AGUDoc - tenham o mesmo entendimento sobre as operaes e realizem-nas da mesma
maneira.
O Manual de Protocolo traz uniformizao conceitual, importante para garantir que todas
as informaes tenham o mesmo significado. Por exemplo, quando se fala em processo
administrativo preciso que todos entendam do que se trata, quais so seus
componentes, quando e o porqu de sua utilizao, alm dos cuidados relacionados.
Outro caso a ser citado sobre a necessidade de uniformizao conceitual o uso da
documentao oficial. Muitas vezes, so registrados no Sistema tipos de documentos que
no correspondem aos verdadeiros, da forma como foram emitidos. O uso de cada tipo
de documento depende do assunto tratado e da autoridade que o emite. Um ofcio,
por exemplo, tem indicao de utilizao diferente de um memorando ou de um
requerimento, sendo necessrio saber em que situaes so utilizados e reproduzir seus
dados exatamente da forma como foram emitidos. Se houver dvidas sobre utilizao e
forma de documentos oficiais, consulte o Manual de Redao da Presidncia da Repblica
disponvel no site da AGU: www.agu.gov.br ou em www.planalto.gov.br.
Essas consideraes do uma noo de como adotar procedimentos uniformes ajuda na
construo da segurana da informao. A informao correta e segura depende da ao
conjunta de todos os agentes envolvidos nos procedimentos de registro, resgate e
liberao de informao.

SISTEMAS E SEGURANA DA INFORMAO


Alm dos procedimentos fsicos relativos a documentos e processos, a informao, na
maioria das vezes, est registrada em sistemas eletrnicos. O registro em sistemas permite
que se tenha acesso aos dados informaes constantes na documentao, sem
necessidade de sua posse fsica.
Os sistemas informatizados tm a grande vantagem de poupar tempo, material e
esforos dos usurios, permitindo o acesso a informaes sem que seja necessrio guardar
cpias fsicas de documentos e possibilitando o acesso a seus dados essenciais. No
entanto, se no momento de registro das informaes no for dada a devida ateno para
extrair dos documentos as informaes que permitam identificar, de maneira inequvoca,
de qual documento se trata, no possvel obter segurana da informao.
O registro no sistema deve ser feito com extremo cuidado e ateno, pois dessa insero
inicial de dados dependem todas as operaes posteriores que devero atender
demanda constante no documento. Como dito anteriormente, o cadastro est entre as

71

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

operaes mais importantes do ciclo informacional e precisa ser realizado de maneira


precisa. Quando o cadastro se apresenta equivocado, no possvel ou se dificulta o
resgate da informao em momento posterior, podendo se comprometer as aes e
decises necessrias para atender solicitao constante no documento.
O sistema utilizado para registro e controle de documentos na AGU o AGUDoc, que
tem fcil operacionalizao e permite a insero de dados de maneira bastante flexvel, de
forma a atender as diversificadas demandas da instituio. Essa flexibilidade permite que o
usurio registre a informao de maneira muito consistente, mas exige, em contrapartida,
que tenha mais ateno ao teor da informao inserida. Dela dependero as operaes e
decises posteriores, a confiabilidade das informaes obtidas em pesquisas e relatrios e
a conseqente segurana da informao em todos os seus componentes, conforme dito
no incio dessa unidade.
Nas atividades da AGU com suas numerosas unidades e funcionamento
descentralizado, um dos principais desafios, relativo segurana da informao, a
localizao fsica de documentos e processos. Como os documentos passam por diversos
agentes, preciso que toda a movimentao fsica seja registrada no sistema. Somente
dessa forma, ser possvel assegurar que documentos e processos se encontram realmente
com quem est informado no sistema. O AGUDoc disponibiliza a funcionalidade de
recebimento eletrnico, que precisa de alimentao dos operadores do sistema para
fornecer informaes corretas.
Em termos de segurana da informao, o recebimento eletrnico representa:
a) Disponibilidade: j que aqueles que tm acesso sabero onde e com quem est o
documento ou processo;
b) Integridade: por assegurar que o documento ou processo no foi movimentado
sem que o devido destaque no sistema;
c) Confidencialidade: porque uma vez movimentado fisicamente, caso haja restrio
de acesso, s tiveram acesso s informaes os usurios realmente autorizados;
d) Autenticidade: o contedo da informao, em consulta ao sistema, reflete
efetivamente quem est ou esteve responsvel pela informao e aquele a quem foi
destinada a providncia;
e) Irretratabilidade: na medida em que possvel identificar quem realmente
recebeu a informao constante no documento ou processo;
f) Atualidade: este talvez seja o maior desafio, garantir que a informao do Sistema
seja aquela que reflete a realidade em vigor sobre a localizao, o responsvel e a
providncia sobre determinado assunto.
Ateno! O recebimento eletrnico
fundamental para garantir a segurana da
informao e depende dos esforos conjuntos
de todos os envolvidos no tratamento da
informao.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ACESSO A INFORMAO PELA INTERNET


As informaes de cunho administrativo constantes no AGUDoc esto disponveis para
consulta e acompanhamento pela internet. Os interessados em requerimentos, por
exemplo, podem consultar o andamento de processos administrativos e receber tais
informaes por e-mail a partir da pgina da AGU. No entanto, o acompanhamento
quanto aos pedidos s refletir as efetivas providncias se os usurios do sistema
inserirem corretamente as informaes contidas nos documentos. Dessa forma, o
acompanhamento refletir, com segurana, as reais providncias tomadas pelas reas.

ACESSO AO AGUDOC E SENHAS


O acesso ao AGUDoc permitido a todos os usurios habilitados no Portal da AGU. A
diferena no acesso ocorre pela atribuio de perfis especficos aos usurios, dependendo
de sua atribuio, atividades e lotao.
Os perfis so atribudos aos usurios a partir da demanda dos chefes de unidade de
maneira a atender s especificidades de cada rea da instituio.
A autorizao e definio de perfil de acesso ao AGUDoc para colaboradores que no
integram o quadro da AGU como estagirios e terceirizados - possvel quando esses
passam a acessar o Portal de Informaes e Servios da AGU, de acordo com as regras
definidas pela rea responsvel.
A partir da habilitao ao Portal, o acesso ao AGUDoc pode ser obtido com a solicitao
pelo chefe da unidade. O e-mail pode ser enviado pelo prprio Fale Conosco do Sistema,
devendo conter os dados completos do colaborador (incluindo CPF), sua lotao, definio
de perfil e quais as unidades de trabalho.
Ateno: A senha de acesso a Sistemas de uso
pessoal e intransfervel. Os usurios que
eventualmente compartilharem suas senhas podero ser
responsabilizados pela insero indevida de
informaes.
fundamental que cada usurio tenha a sua senha de acesso, no sendo permitida a utilizao
de senhas por terceiros.
Para evitar a possibilidade de acesso por pessoa no autorizada, os usurios que no pertencem
mais instituio devem ser inabilitados. Assim, sempre que houver desligamentos de colaborador,
o prprio gestor da unidade deve realizar a inativao do acesso ao Sistema. Essa informao est
sob responsabilidade da unidade a que o colaborador esteve vinculado e deve ser fornecida assim
que ocorrer o desligamento. Em caso de dvidas sobre os procedimentos, entrar em contato com o
gestor de unidade ou com a CGDI.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

O ELEMENTO HUMANO NA SEGURANA DA INFORMAO


Na segurana da informao, o conjunto procedimentos-sistemas-pessoas tem no elemento
humano seu componente mais delicado. As pessoas envolvidas no processamento da informao
so as responsveis pela insero de dados, extrao de informaes, definio dos padres
informacionais, pelas regras de sistemas alm do gerenciamento de processos e procedimentos.
Por mais que se automatizem as operaes, no possvel prescindir da participao dos usurios
em diversos momentos do ciclo informacional.
Todos os usurios novos e experientes devem entender o processamento das informaes para
alm da mera insero de dados em sistemas. Devem ser compreendidos os reflexos dos dados
inseridos na informao obtida e as conseqncias do uso e divulgao indevida de informaes a
que tiverem acesso. Somente assim, independentemente da plataforma utilizada, as mudanas no
ambiente informtico e no padro de uso podero ser mais bem absorvidas sempre que houver
quaisquer alteraes no lay out (visualizao) ou no modo de operao do sistema.
Em relao documentao, as orientaes a serem seguidas devem ser sempre as emitidas pela
CGDI, responsvel pela rea de documentao da AGU. Orientaes obtidas de outras fontes
podem conduzir a erros na insero de dados e dificuldades na posterior extrao de informaes
pelo usurio ou por terceiros.

Caso queira fazer alguma sugesto de melhoria ou necessite tirar alguma dvida sobre os
procedimentos de protocolo, utilize o e-mail: protocolo.agu@agu.gov.br
Ateno: Este Manual a referncia bsica para
uniformizao conceitual e sobre os procedimentos da rea
documental da AGU. Acompanhe periodicamente as orientaes
da CGDI sobre novos procedimentos divulgados por e-mail ou pelo
prprio AGUDoc.

O momento de insero de dados crucial para garantir a segurana da informao e tem


relao direta com os seguintes componentes:
a) Disponibilidade: se inserida de maneira correta, a informao estar disponvel, a
quem dela necessitar ou tiver autorizao para acess-la, por meio de consultas ao
sistema, sempre que necessrio ;
b) Integridade: quando inserida corretamente, a informao disponvel no sistema
refletir o contedo original do documento;
c) Confidencialidade: como podem existir restries de acesso a documentos ou
processos, os usurios devem estar atentos s orientaes quanto classificao de
informaes;
d) Autenticidade: uma vez que os usurios no compartilham as senhas de acesso,
possvel garantir que aquele que inseriu um dado realmente aquele apontado pelo
sistema;
e) Irretratabilidade: o sistema deve garantir, a partir do usurio originador de
informaes, de quem efetivamente se trata, no sendo possvel negar a origem dos

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

dados inseridos;
f) Atualidade: sempre que ocorrerem alteraes quanto movimentao ou
acrscimo de documentos a um processo, os usurios devem inserir tais dados,
realizando as devidas vinculaes quanto a assuntos e interessados relacionados,
refletindo a atualidade do tratamento da informao.
A informao vai alm do registro em suporte documental, devendo ser tratada com o
devido cuidado para no gerar equvocos de tratamento ou permitir que sejam obtidas
por quem no tiver autorizao para acesso. Por outro lado, a informao deve estar
disponvel aos interessados ou a quem tiver autorizao, sempre que necessrio.
Especial ateno deve ser dada a assuntos que ainda esto em tratamento e cuja
divulgao pode interferir nos resultados esperados.
Nem sempre informaes que requerem reservas quanto divulgao esto previamente
classificadas. Exemplos disso so as providncias e documentos relativos a um processo
licitatrio ou s decises sobre uma sindicncia ou processo administrativo disciplinar
(PAD). No primeiro caso, o edital pode ser at anulado por suspeita de direcionamento do
certame ou vazamento de informaes. J no caso de sindicncia ou PAD a divulgao de
informaes sobre o processo pode produzir danos morais e materiais ao interessado.

Ateno: Aquele que der causa a danos morais


ou patrimoniais pode ser responsabilizado civil, penal
e administrativamente, de acordo com a legislao
em vigor.

RESPONSABILIDADE PELA INFORMAO


Como demonstrado no tpico anterior, a informao e no s os documentos - deve
ser tratada com cuidado, devendo os usurios ter muita responsabilidade no trato
informacional.
Tendo como premissa que a informao est registrada ou no em documentos,
todos os envolvidos devem tomar alguns cuidados relativos divulgao, por telefone ou
outro meio, do contedo dos procedimentos relativos a:

Processos judiciais;

Processos licitatrios;

Sindicncia;

Processo administrativo disciplinar (PAD);

Concursos;

Correspondncias pessoais;

Informaes classificadas como sigilosas.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Em caso de dvida sobre procedimentos e divulgao de informaes, consulte o chefe


da unidade, este Manual ou a CGDI.

ALGUNS CUIDADOS NO TRATAMENTO DA INFORMAO


A seguir, sero listados alguns cuidados com procedimentos das reas de protocolo e
expedio. importante destacar que os itens listados representam um breve guia e no
esgotam todas as providncias necessrias para garantir a segurana da informao no
trato documental.
a) Quanto s correspondncias, em seu recebimento:
verificar a integridade, checando e reportando indcios de violao, caso
existam;
confirmar a autenticidade, a partir do remetente e destinatrio;
garantir a confidencialidade, encaminhando lacradas as correspondncias
identificadas como sigilosas ou de carter pessoal.
Os mesmos cuidados devem ser tomados no envio de correspondncias, tanto para
outras unidades da AGU como para entidades externas.
b) Quanto produo de documentos

garantir a disponibilidade pela correta classificao da informao como


documento ou processo;

assegurar a confidencialidade a partir da classificao da informao, pelos


agentes autorizados, atribuindo o grau de sigilo exigido.
c) Quanto reproduo de documentos:
tirar cpias do todo ou partes de documentos, fazendo os devidos
destaques, garantindo a integridade da informao;
a confidencialidade assegurada se somente os agentes autorizados
reproduzirem os documentos classificados como sigilosos;
as folhas e etiquetas que contiverem informaes sobre processos e
documentos devem ser destrudas, impedindo o acesso a informaes por
terceiros no autorizados.
d) Quanto utilizao:
documentos e informaes devem ter a disponibilidade assegurada por seu
correto armazenamento e, ainda, por indicarem corretamente a sua
localizao e atualidade de dados.
e) Quanto ao transporte:
a integridade deve ser garantida tambm no transporte de
correspondncias, documentos e processos tomando-se cuidado para
identificar, envelopar e embalar corretamente os volumes;
a confidencialidade de informao sigilosa pode ser obtida por meio do uso

76

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

de dois envelopes, recebendo o externo o termo pessoal, que evita sua


abertura por terceiros.
f) Quanto distribuio:
garantir a disponibilidade, enviando no devido tempo a informao ao(s)
destinatrios;
assegurar a confidencialidade, mantendo lacrados os envelopes e
documentos que requeiram sigilo.
g) Quanto ao armazenamento:
a disponibilidade deve ser possibilitada pelo armazenamento de modo a
permitir a consulta posterior ou pela consulta ao banco de dados que
permita a identificao da localizao do documento ou processo;
a integridade garantida pelos cuidados fsicos com a documentao e
com os equipamentos de informtica;
h) Quanto eliminao:
a eliminao de documentos s permitida aps avaliao da comisso de
avaliao de documentos, garantindo, assim, a disponibilidade e a
integridade de documentos de valor histrico.

CONSIDERAES FINAIS SOBRE SEGURANA DA INFORMAO


A segurana da informao permeia cada uma das fases do ciclo documental e envolve
todos os agentes responsveis pela produo, movimentao e guarda de informaes e
documentos.
Somente com a participao de todos os envolvidos servidores, estagirios,
terceirizados e colaboradores ser possvel garantir a segurana da informao em todos
os seus componentes, conforme explicitado no incio dessa unidade.
A segurana da informao resultado do trabalho coletivo e dependente da integrao
contnua e permanente de procedimentos-sistemas-pessoas no ciclo informacional.
Somente com a participao e atuao de todos os envolvidos poder ser obtida. Mais do
que definio de regras de conduta e regulamentao de procedimentos, a segurana da
informao deve fazer parte da cultura de trabalho daqueles que lidam com a informao
e as atividades de governo.

77

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

78

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO

Rotinas de Arquivo

Braslia
2010

1. INTRODUO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos
administrativos para as unidades de arquivo consolidadas neste Manual de Procedimentos
de Arquivo tem como fundamentao:

Art 216 da CF
Art 37 da CF
Lei 8.159/91
Lei 9.784/99
Decreto SIGA
Portarias AGU referente gesto documental

Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por


unidades da AGU:
a) os rgos de direo superior da AGU;
b) o rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
c) os rgos de execuo da AGU;
d) o rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
e) os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
f) o rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da Unio;
g) a Escola da AGU.

SIGLAS
AGU Advocacia-Geral da Unio
SIGA Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao
Pblica Federal
CAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
SUBCAD - Subcomisses Permanente de Avaliao de Documentos.

OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:

ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU;

ser referncia s atividades desempenhadas pelas unidades de Arquivo;

ser ferramenta de operacionalizao da Gesto de Documentos da AGU.

LEGISLAO REFERENCIAL DAS ATIVIDADES DE ARQUIVO


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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Legislao Federal
BRASIL, Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil.
BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispe sobre o Regime Jurdico dos
Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no
mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Lei n 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispe sobre a expedio de certides para
a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes.
BRASIL. Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do disposto no
inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional
do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras
providncias.
BRASIL. Decreto n 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de segurana da
informao nos rgos e entidades da administrao pblica federal.
BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
BRASIL. Decreto n 4.553, de 27 de Dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda de
dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da
sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras
providncias.
BRASIL. Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto
de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras
providncias.

80

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

BRASIL. Decreto n. 5.495, de 20 de julho de 2005. Acresce incisos ao art. 7o do Decreto


no 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Poltica de Segurana da Informao nos
rgos e entidades da administrao pblica federal.
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a
necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades
e funes.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as
medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais
para instituies arquivsticas pblicas.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a
publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio,
Distrito Federal, Estados e Municpios.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os
procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do poder pblico.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso
revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispes sobre o
cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a
destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo relativos as Atividades-meio da Administrao Pblica.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 20, de 16 de junho de 2004. Dispe sobre a
insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos
dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Atos do Poder Executivo
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n
5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos
servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e
entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.

81

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n


3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios,
Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servios
Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes
Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL (Brasil). Instruo normativa conjunta n 04, de 10
de maio de 2000. Disciplina procedimentos e prazos para o arquivamento de documentos
e registro de conformidade.
Atos da Advocacia-Geral da Unio
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 11, de 26 de janeiro de 2004.
Constitui a Subcomisso de Coordenao do Sistema de Gesto de Documentos de
Arquivo - SIGA.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 36, de 18 de maro de 2004. Institui a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 732, de 20 de dezembro de 2004.
Dispe sobre a preservao da memria dos documentos produzidos pela AdvocaciaGeral da Unio.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 001, de 31 de maio de 2005.
Dispe sobre o arquivamento dos mandados de citao, intimao e notificao recebidos
dos tribunais superiores; e dos dossis, notas internas, pareceres, informaes, notas e
demais documentos produzidos pela PGF e PGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Ata da Reunio n 05 da Comisso de Avaliao de
Documentos, de 20 de setembro de 2005. Estabelece que todas as fotocpias de
documentos no autenticadas e no inseridas em dossi ou processo e procedimento
administrativo, devem ser descartados.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL) Circular PGU - 97/013, de 27 de agosto de 1997.
Estabelece maior celeridade no manuseio dos processos, aprimora os servios e racionaliza
a sua conduo e desenvolvimento.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL). Portaria n 168, de 19 de julho de 2005.
Estabelece o para eliminao de dossi administrativo formado para o acompanhamento
de ao direta de inconstitucionalidade ADI.

CONCEITOS E DEFINIES
82

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ACERVO: conjunto de documentos sob custdia de um arquivo.


ACESSO: disponibilidade de consulta a documentos e/ou informaes neles contidas,
varivel em funo de clusulas restritivas.
ACONDICIONAMENTO: ato de embalar ou guardar documentos de forma apropriada
sua preservao e manuseio.
ACUMULAO: formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo.
Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma
instituio ou pessoa.
ANLISE DOCUMENTAL: tem por objetivo dar forma adequada e representar
convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de
transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da dita
informao ao futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao
(aspecto quantitativo) com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
ARMAZENAMENTO: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios em
reas que lhes so destinados.
ARQUIVAMENTO: operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos
lugares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenao
previamente estabelecido.
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
ARQUIVO CORRENTE: formado por documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: formado por documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: o tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM (ou FINALSTICA): a atividade que uma instituio leva a efeito para o
desempenho de suas atribuies especficas.

83

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de


atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a
atividade-fim.
AVALIAO: processo pelo qual se determina o valor arquivstico de um conjunto de
documentos, estabelecendo sua destinao final.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucesso de fases por que passam os documentos,
desde o momento em que so criados (produo) at a sua destinao final (eliminao ou
guarda permanente).
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: instrumento de trabalho
elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e
qualquer documento produzido e/ou recebido pelo rgo no exerccio de suas atividades.
CONSERVAO: conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo
fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Ver tambm preservao.
CONSULTA: ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou indireta de
informaes.
DATA DE ACUMULAO: o perodo durante o qual foram reunidos, pelo produtor, os
documentos da unidade de descrio.
DATAS-LIMITES: elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento,
em que se indicam as datas de incio e trmino do perodo abrangido por um conjunto de
documentos.
DATA DE PRODUO: a data em que foram produzidos os documentos de uma unidade
de descrio.
DESPACHO: e a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso submetido sua
apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente ao
processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja
possvel, em folha de despacho a ser includa ao final do processo (Portaria Normativa, n
5, MPOG)
DESTINAO: em decorrncia da avaliao, encaminhamento dos documentos guarda
temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo.

84

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

DIGITALIZAO: reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou


outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de
alta resoluo ou sua impresso em papel.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, sucetvel de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo
das atividades administrativas e de apoio especializado.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: aquele criado em decorrncia de atividades especifica
desenvolvido por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a
fonte geradora.
DOCUMENTO TEXTUAL: documento com registros escritos, em suporte papel, incluindo os
manuscritos, datilografados ou impressos.
DOSSI: trata-se de uma unidade documental na qual se renem informalmente
documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica.
ELIMINAO: destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor
para guarda permanente.
ESPCIE DOCUMENTAL: configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas.
GESTO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
GUIA: instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e
colees de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou sries e
contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas produtoras dos mesmos,
datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponveis.
HIGIENIZAO: limpeza a seco utilizando trincha e flanela para a retirada de impurezas
que no compem a obra, tais como: marcadores, grampos, poeira e outros.
INFORMAO: todo e qualquer elemento referencial contido num documento. Em
linguagem administrativa, a informao tem s vezes, o sentido de parecer, em que o
funcionrio escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos
necessrios para que a autoridade d seu despacho ou soluo.

85

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento. So


legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou
interesses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem
iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser
adotada; as organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou
interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um
processo; ou ainda de um documento a outro.
METRO LINEAR: unidade de medida de extenso de arquivos.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: nmero constitudo de quinze dgitos mais dois
dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e /ou
documento, na unidade protocolizadora de origem. (Portaria Normativa n 3, MPOG)
PARTES: toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o
processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e
requerido, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc.
PLANO DE ARQUIVAMENTO: esquema preestabelecido para armazenamento, ordenao e
classificao.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PRAZO DE RETENO (GUARDA): perodo definido na tabela de temporalidade, durante o
qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermedirio.
PRESERVAO: gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da
integridade das informaes contidas nos documentos.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes,
pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. o
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem
como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado
pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. O processo uma unidade
orgnica, constituda por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar juntos.
PROCESSO ACESSRIO: processo que apresenta matria indispensvel instruo do
processo principal.

86

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROVENINCIA: a instituio ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou
documentos no decurso de suas atividades pblicas ou privadas.
RECOLHIMENTO: passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo
permanente.
RESTAURAO: medida de recuperao da integridade de documentos, atravs de
tcnicas de interveno direta sobre os mesmos.
SUPORTE: material que serve de base s diferentes formas de registro da informao.
Exemplos: filme, papel, fita magntica, disco etc.
TABELA DE TEMPORALIDADE: instrumento de destinao aprovado pela autoridade
competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critrios para
microfilmagem e eliminao.
TEORIA DAS TRS IDADES: sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes,
intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento documental e utilizao.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL: estudo dos tipos documentais.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,
atravs de sistema prprio.
TRATAMENTO DOCUMENTAL: conjunto de atividades de classificao e descrio de
documentos.
VIGNCIA: qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposio
contidos nos documentos.

SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma
mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecuo de objetivos tcnicos comuns.
Competncias das unidades na AGU:

87

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento,


coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e
informao no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos
arquivsticos - produo, tramitao, so, avaliao, arquivamento e destinao final de
documentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc),
que possibilita e agiliza o trabalho desenvolvido.

Arquivo Central:
Responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de
uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm
chamado arquivo geral.
Arquivos setoriais
So aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos,
guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos
correntes. Estaro subordinados tecnicamente ao arquivo central.
SIGA - Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administrao
Pblica Federal
Subcomisso de coordenao SIGA
O artigo 8 do Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, determina a constituio nos
Ministrios e nos rgos equivalentes de Subcomisses de Coordenao do SIGArenam
representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar
necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de
Coordenao do SIGA. O referido Decreto indica quesubcomisses sero presididas por
representante designado pelo respectivo Ministro de Estado.
Comisso e Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos CAD e
SUBCADS
Compete Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD elaborar e
acompanhar, juntamente com as Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos
SUBCADs o processo de avaliao de documentos da AGU e da PGF.
Compete CAD orientar e supervisionar a forma de adoo do Cdigo de Classificao de
Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao dos documentos relativos s
atividades-meio e finalsticas da AGU e PGF; e propor o plano de eliminao de
documentos ao Arquivo Nacional para aprovao.

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I1. ESTRUTURA DE ARQUIVO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ESTRUTURA BSICA NECESSRIA


Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita de uma
estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos:

recursos humanos;

instalaes fsicas;

recursos materiais.

RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal
competente e responsvel para executar as operaes de:
seleo de documentos.
registro documentos.
estabelecimento de mtodo de classificao adequado.
organizao documentos.
arquivamento documentos de acordo com o mtodo adotado.
conservao de documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado.
localizao de documentos.
controle de sada de documentos do arquivo.
transferncia e descarte de documentos.
Para desenvolver estas atividades, o servidor deve possuir alguns requisitos indispensveis,
dentre os quais se destacam:
acompanhar todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de
atuao.
conhecer as principais regras para classificar documentos.
conhecer abreviaturas e siglas pertinentes aos documentos de arquivo.
possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos
documentos.
ser leal e discreto.
ser metdico.
possuir boa memria.

INSTALAO FSICA
O local de funcionamento do arquivo deve atender alguns requisitos que garantam a
integridade e segurana dos documentos. Este deve contemplar dois ambientes para
acomodao do pessoal e dos documentos. Recomenda-se:
1. Ambiente para os servidores:

distribuio de mveis prxima porta de entrada ou entrada principal;

89

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

iluminao mais intensa do que na rea do acervo;

um balco para antendimento, que no permita a entrada de pessoas


alheias ao local do acervo;

mesas que facilitem a separao e a classificao dos documentos


recebidos;

armrios fechados, em ao, para a guarda de documentos.


2. Ambiente para o acervo documental:

iluminao controlada.

controle nos locais de penetrao dos raios solares, para que no incidam
nos documentos, sem aboli-los;

estantes em ao (no recomendvel o uso de equipamentos de madeira


para a guarda de documentos);

revestimento isolante nas paredes, para evitar a umidade;

limpeza peridica no acervo;

umidade relativa entre 45% e 65%;

temperatura em torno de 22C.


Em algumas unidades, h o problema da carncia de espao fsico para o acervo
arquivstico, necessitando de adaptaes de outros espaos. Adaptaes em locais para
funcionamento como arquivos muito comum em todo o mundo visto que se torna uma
soluo mais barata e financeiramente mais vivel que a construo de um espao novo.
A montagem de arquivos de grande porte ser, necessariamente, no nvel do solo ou
subsolo dos edifcios, evitando assim no comprometer sua estrutura fsica.
De qualquer maneira, essencial que o espao destinado ao arquivo seja livre de umidade,
de perigo de ruptura de canos, ventilado, com controle da luz solar e artificial e com
instalaes eltricas que no ofeream riscos. Deve-se verificar previamente se h no
terreno riscos de inundaes, deslizamentos ou infestao de cupins; deve-se evitar
condutos de alta tenso, reas de poluio e de intenso trfego terrestre.
Recomenda-se poucas janelas, materiais de revestimento que permitam a
impermeabilizao, Deve-se evitar o uso de madeira, dando preferncia pedra, ao tijolo e
ao ao, pois esses materiais so mais resistentes ao fogo. Para as instalaes eltricas,
hidrulicas e sanitrias, devem ser tomadas todas as precaues para evitar riscos de
acidentes (incndios, choques, curtos-circuitos, vazamentos, inundaes, penetrao de
gua no solo prximo ao edifcio).

RECURSOS MATERIAIS
Os recursos materiais envolvem tanto mobilirio como o material de expediente para a
execuo das atividades de arquivo.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve adequar-se


freqncia de uso dos mesmos e a facilidade de consulta e acesso. A escolha tambm
deve considerar os formatos e gneros dos documentos produzidos, visando a economia
de espao, que permita uma arrumao racional dos documentos e que apresente
capacidade de expanso, segura e resistente.
O mobilirio pode ser:

Arquivo de gavetas: dar preferncia aos de ao, com uso de pastas


suspensas.

Estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo: otimiza a


ocupao do espao.

Estantes fixas: dar preferncia s de ao, com espessura da chapa forte o


suficiente par suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24).
Quanto ao material de expediente, alm dos de uso rotineiro por todos os servios
administrativos, faz-se necessrio especificar o material de armazenamento de
documentos.
Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixas-arquivo de tamanho padro
(14cm x 27cm x 39cm) produzidas em material inerte ou alcalino.

Caixa-arquivo de papelo: apesar de mais barata, tem menor durabilidade


(facilidade de ruptura e de deformao), permite o acmulo de poeira e de difcil
limpeza.

Caixa-arquivo de polipropileno (plstico): tem maior durabilidade, alm


da possibilidade de uso de cores na classificao de documentos. Seu material
inerte, ou seja, reage pouco com elementos externos.
Os demais documentos que excedam ao padro convencional ou que esteja em outro
suporte, devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, desde
que sejam de material inerte ou sem acidez.

91

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

92

II1. ARQUIVO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Para compreender as atividades de Arquivo descritas no Manual, este captulo ir abordar


os principais conceitos referentes a arquivo, documento e gesto documental. Uma vez
que estes conceitos so consolidados e compreendidos, cada unidade de arquivo poder
compreender os mtodos e os sistemas de organizao de arquivos que se adquam a sua
realidade.

CONCEITO
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituio (rgos
pblicos, instituies de carter pblico ou entidades privadas, ou ainda pessoa fsica) no
curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos e que foram preservados para a consecuo de seus objetivos, visando
utilidade que podem oferecer no futuro.
Os conjuntos de atas de reunies, dossis administrativos, relatrios de atividades, etc,
constituem, por exemplo, o arquivo de uma Unidade e devem refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel
pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua
jurisdio.
Ex: Arquivo Central da AGU, Arquivo Funcional da Coordenao-Geral de Recursos
Humanos.

FINALIDADE DO ARQUIVO
A finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os
documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o
documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte
para a Histria e a memria da instituio.

TIPOS DE ARQUIVO
Baseados nas primeiras definies pode-se dizer que existem vrios tipos de Arquivos,
dependendo dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos
podem ser classificados como:
De acordo com a fonte geradora/mantenedora:

pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o


rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal;

privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas


fsicas ou jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais.

93

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

De acordo com os estgios de arquivamento:

corrente: conjunto de documentos vigentes, freqentemente consultados.

Intermedirio: conjunto de documentos em final de vigncia ou pouco


consultados que ainda servem administrao.

permanente: conjunto de documentos que perderem a vigncia


administrativa, mas que possuem valor histrico, probatrio e informativo e por
isso deve ser preservados permanentemente.
Existem tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes
so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de
Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.

DOCUMENTO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar.
Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades especficas
desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a
fonte geradora.
Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das
atividades administrativas e de apoio especializado.
As organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os
documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so
diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um
Arquivo. Veremos agora a classificao dos documentos quanto ao formato, gnero,
espcie, tipo e natureza do assunto.

FORMATO
O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza
e o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de
microfilme, mapa, etc.

GNERO
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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Trata-se da configurao que um documento assunto de acordo com o sistema de signos


(caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao)
utilizado na comunicao de seu contedo. Podem ser:

Textual: manuscritos, datilografados ou impressos;


Audiovisual filmes, fotografias, microfilmes, discos etc.;
Cartogrfico: plantas, mapas;
Iconogrfico: fotos, gravuras, desenhos;
Filmogrfico ou cinematogrficos: vdeos;
Microgrfico: rolos, jaquetas, microfichas, carto janela etc.;
Sonoro: fitas cassetes;
Informtico: disquetes, discos ticos e outros.

ESPCIE
a configurao que um documento assume de acordo com a disposio e a natureza das
informaes (estruturao da informao) nele contidas.
As espcies documentais mais comuns so as seguintes:

Atos normativos: documentos relativos normatizao das atividades. Ex.:


lei, decreto, estatuto, portaria;

Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os


assuntos visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho
interlocutrio;

Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrncias.


Ex.: ata, apostila, termo, auto de infrao;

Atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certido,


atestado, traslado;

Atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos normativos


em sentido amplo. Ex.: carta, circular, ofcio, aviso, memorando, notificao,
telegrama, telex, alvar, edital;

Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a


administrao federal, estadual ou municipal parte. Ex.: tratado, convnio,
contrato, termos (transaes, ajuste).

NATUREZA
A natureza se refere ao teor do assunto do documento. Quanto natureza do assunto, os
documentos podem ser:

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao e


por isso seu acesso livre.

sigilosos: dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao


possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so
quatro os graus de sigilo e suas correspondentes categorias (para mais informaes sobre
documentos sigilosos, consulte o Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio,
parte 3:
a) ultra-secreto
b) secreto
c) confidencial
d) reservado
Os documentos sigilosos requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e
divulgao.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO
um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer
das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
O conceito de organicidade refere-se s relaes que um documento mantm com os
demais documentos do rgo e que refletem suas funes e atividades. Os documentos
arquivsticos de uma instituio no so individuais; possuem um conjunto de relaes que
devem ser mantidos.
O documento arquivstico apresenta elementos constitutivos suficientes para servir de
prova s atividades exercidas pela instituio. Os elementos principais so:
a) Intrnsecos ou forma intelectual: Gnero, espcie/tipo, procedncia (entidade
produtora), data (Data crnica), local (Data tpica), local, autor, destinatrio,
texto/contedo/assunto, ao ou ato, remetente, cargo de remetente, anotaes,
assinatura.
b) Extrnsecos ou forma fsica: idioma, cor, letra, selo, quantidade, forma, formato,
logomarca, suporte, anexos.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PROCESSO
Processo uma unidade documental em que se rene oficialmente documento de
natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um
conjunto materialmente indivisvel.
Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que so
tramitados em conjunto. Deve-se seguir aos procedimentos de juntada de processos
descritos no Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio parte 3.
O tratamento dispensado aos processos o mesmo dispensado aos documentos.

GESTO DE DOCUMENTOS
No art. 3 da Lei Federal n 8.159/91 considera-se gesto de documentos, o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
A gesto de documentos deve considerar o planejamento, a organizao, o controle e a
coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais envolvidos com as atividades
listadas acima.
A gesto de documentos tem como objetivos:
racionalizar o ciclo documental.
organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos.
formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de
arquivamento.
assegurar o acesso informao quando e onde se fizer necessria ao
governo e aos cidados.
garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente,
reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.

AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua
destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem
ser encaminhados para:

descarte quando no apresentarem servirem administrao;

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

transferncia para arquivo intermedirio para cumprir prazo de guar;


recolhimento para guarda permanente.

IDADE DOS ARQUIVOS


Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam os arquivos
podem ser classificados em Correntes, Intermedirios e Permanentes.
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados e, como
uma reao em cadeia, o tratamento despendido aos documentos da idade corrente
condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivsticas nas idades
intermediria e permanente.
a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins
imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua
tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com
que so consultados.
b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do arquivo
corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem administrao que os
produziu e aguardam sua destinao final.
c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos so
inalienveis e imprescritveis. O arquivo permanente surge aps a realizao da
avaliao dos documentos e tem um tratamento tcnico diferenciado para os
documentos, bem como condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos
documentos totalmente aberta ao pblico, no podendo haver restrio de
acesso ao documento de valor permanente.

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IV. METODOLOGIA DE
ORGANIZAO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PLANO DE CLASSIFICAO
A classificao de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o
contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser
basicamente recuperados, podendo-se atribuir um cdigo.
A classificao feita a partir do Cdigo de Classificao que o esquema elaborado a
partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos.

CDIGO DE CLASSIFICAO
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo
no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao
define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em
referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais
genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de
acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os
assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo,
definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral
para o particular.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio, foi elaborado pelo CONARQ e publicado na Resoluo n 14. Adotou-se
o sistema decimal de classificao por assuntos, que consiste em um cdigo numrico
dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. O
Cdigo aborda duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS
DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do
rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao,
seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

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V. ROTINAS DE
ARQUIVAMENTO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os


funcionrios do arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas:

VERIFICAO PRVIA
Consiste na verificao de cada documento / processo quanto ao seu motivo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
importante que o funcionrio verifique se os documentos possuem autorizao para
serem arquivados (Despacho) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada,
verificando-se o ltimo despacho.
Nesta etapa tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto
no documento.
Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do
seu conhecimento complet-lo.

RECEBIMENTO
o ato inicial de recepo de documentos e processos nos Arquivos.
Rotinas correspondentes ao recebimento para arquivamento:
1. Recebe os documentos e processos a serem arquivados atravs da Guia de Transferncia
de Documentos ou despacho da autoridade.
2. Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, abre as caixas e os
retira.
3. Confere a Guia de Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade
comparando com os documentos/processos relacionados.
4. Se conferir, atesta o recebimento (nas duas vias), devolve uma das vias e arquiva a outra.
Se houve erro na Guia ou despacho, faz observao corrigindo ou devolve, se necessrio
para a unidade emitente.

CLASSIFICAO
Os responsveis pela aplicao do Cdigo de Classificao nos setores devem ser os
mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos
documentos. Caso os documentos ainda no estejam classificados, a Subcomisso de
Avaliao de Documentos dever proceder classificao.

101

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operaes:
a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado.
b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de
que trata o documento.
O critrio classificador deve ser o contedo do documento, ou seja, o assunto,
possibilitando agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam
do mesmo assunto em um dossi, processo ou pasta.
O Cdigo de Classificao deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira
pgina do documento preenchido a lpis, pois a classificao pode ser revista no
momento da avaliao para destinao final.
Procedimentos:
1. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com
seu contedo;
2. Separar os documentos por assunto (ex: ofcio, ficha de inscrio, lista de freqncia,
cadastro de instrutor, processo, etc.);
3. Classificar: buscar no Cdigo de Classificao dos Documentos o cdigo correspondente
ao grupo de assunto a que pertence;
3. Anotar o cdigo a lpis no canto superior direito do documento; exemplo:
0-2-5 Treinamento
OBS: Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber o
cdigo correspondente ao documento.

ORDENAO
A ordenao consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenao tempo por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de
erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente ser possvel manter reunidos
todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para
o arquivamento.
A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos documentos. Os mtodos
bsicos so:

ordenao alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com


a seqncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e
dicionrio quando se trata de assuntos;

102

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ordenao cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo


com a sucesso temporal;

ordenao geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais


(pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras);

ordenao temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos;

ordenao numrica: disposio de acordo com a seqncia numrica


atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados.

ARQUIVAMENTO
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento
dever ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, aps receber despacho final.
O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a
classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado
erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente.
A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos, que so pastas de
cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como
um encarte. Auxilia a classificao, separando os documentos segundo o melhor mtodo
de arquivamento (numrico, cronolgico, alfabtico, etc.).
O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para transferncia ao
Arquivo Central ou sua eliminao.
As operaes para arquivamento so:
1. Ler o ltimo despacho, verificando se o documento destina-se ao arquivamento;
2. Se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem seqencial indicada no Cdigo de classificao;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existncia de antecedentes na mesma
pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqncia, o mesmo
cdigo;
5. Arquivar as pastas na seqncia dos cdigos atribudos (a ordem so os cdigos, a NUP
ou cronolgica?) usar uma pasta para cada cdigo, evitando a classificao "diversos";

103

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

6. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem


estabelecida cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a existncia de cpias e
eliminando-as. Caso no exista o original manter uma nica cpia;
7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada,
identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento
que o encaminhou.
8. Endereamento - Um endereo no sistema AGUDOC identifica um documento/processo
fsico de forma similar ao de um endereo residencial em uma cidade. O endereo aponta
para o local onde os documentos/processos esto armazenados.
OBS: A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo
facilita a recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao
para eliminao, transferncia ou recolhimento.

EMPRSTIMO
Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do
arquivo para:

emprstimo aos usurios;

prestar informaes;

efetuar uma juntada.


Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de
Emprstimo no qual so registradas informaes sobre o processo, alm do setor, nome.
Por meio do recibo (eletrnico) possvel informar com preciso e segurana a localizao
do(s) documento(s) retirado (s).
O controle de emprstimo de documentos ser realizado por Sistema de Controle
de Documentos da Advocacia-Geral da Unio AGUDOC
Rotinas correspondentes ao recebimento para emprstimo:
1. Recebe a solicitao de emprstimo/desarquivamento por meio de despacho ou
solicitao "Servios 0800"
2. Confere o NUP do documento/processo a ser desarquivado
3. Consulta o Sistema AGUDOC
4. Localiza o documento/processo e procede ao desarquivamento
5. Verifica a conformidade fsica do processo/documento (numerao, apensos, juntadas,
documentos listados).
6. Registra o trmite no sistema AGUDOC.
7. Imprime o recibo e agrupa ao processo/documento.
8. Entrega o documento/processo ao requisitante e recolhe sua assinatura no recibo ou
procede ao recebimento eletrnico.

CPIA DE DOCUMENTOS
104

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Os documentos/processos podem ser reproduzidos mediante autorizao formal da


autoridade competente. Para interessados internos AGU ou PGF, deve-se proceder ao
desarquivamento e os procedimentos para a cpia devero ocorrer por conta da unidade
solicitante.
A solicitao de cpia ou vistas a documentos/processos, de interesse pessoal, dever ser
formulado por meio de requerimento e protocolada solicitando autorizao da autoridade
competente. O interessado deve arcar com os custos de reproduo, que sero pagos
mediante Guia de Recolhimento emitido pela CGDI.
Rotinas correspondentes ao desarquivamento para cpia de interessados externos:
1. Recebe o requerimento protocolado
2. Encaminha para autoridade competente para autorizao
3. Se autorizado, localiza o processo e calcula o nmero de pginas a serem copiadas
4. Gera Guia de Recolhimento GRU, multiplicando o nmero de pginas pelo valor
unitrio de reproduo
5. Entrega Guia para o solicitante
6. Recebe o comprovante de pagamento da GRU
7. Reproduz as devidas pginas listadas no requerimento
8. Entrega as cpias ao solicitante
9. Junta o requerimento, autorizao e pagamento da GRU ao processo reproduzido.

COMO QUANTIFICAR DOCUMENTOS


Recomenda-se que a quantificao de documentos textuais seja feita em metros lineares,
tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes e/ou a profundidade das
gavetas dos arquivos.
Prateleira multiplica-se a medida encontrada, pelo nmero de prateleiras por estante,
em seguida, pelo nmero de estantes ocupadas.
Ex.: uma prateleira = 1 metro linear, logo em uma estante com 10 prateleiras h 10 metros
lineares de documentos
Arquivo de ao multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de arquivos
encontrados.
Ex1: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade, logo em um arquivo com 4 gavetas h 2,40
metros lineares de documentos.
No caso da documentao amontoada, calcula-se a metragem cbica (comprimento X
altura X largura) das pilhas de documentos, seguida da converso da medida encontrada
em metros lineares. Pode-se simplificar, considerar a mesma altura da pilha dos
documentos em metros lineares.
Ex: uma pilha de documentos de 1 metro de altura = 1 metro linear.

105

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

No caso de documentos em caixas-box, temse que para cada 07 caixas de tamanho


padro (14cm x 27cm x 39cm) h 1 metro linear de documento.
Ex: 7caixas = 1 metro linear de documento
Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica, sonora e microgrfica, a
quantificao dever ser feita por unidade

106

VI. DESTINAO DE
DOCUMENTOS

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

AVALIAO DOCUMENTAL
A avaliao documental consiste na aplicao da tabela de temporalidade, referindo aos
procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos
os prazos de guarda estabelecidos. realizada em cada rgo pela Subcomisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos:
Valor primrio - refere-se ao valor do documento para atender aos fins
pelo qual foi produzido, sejam esses fins de carter administrativo, legal ou
fiscal. Os documentos apenas com valor primrio podem ser eliminados aps o
cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de
Temporalidade.
Valor secundrio refere-se ao valor do documento para atender outros
fins que no so, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os
documentos com valor secundrio apresentam interesse cultural, cientfico,
tecnolgico ou histrico. Devem ser preservados em carter permanente,
mesmo j tendo cumprido suas finalidades primeiras.
Exemplo de documentos com valor secundrio: Ata de reunio, Processo de
Seleo, Plano de cargos e salrios, Ato administrativo, Alterao salarial, Dossi
de campanha de preveno.

TABELA DE TEMPORALIDADE
o registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Sua elaborao
depende da anlise da documentao e visa determinar o prazo de manuteno dos
documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos
critrios para eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente.
A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento de gesto documental, padroniza os
procedimentos de avaliao de documentos, padroniza os tipos documentais, racionaliza
os documentos e estabelece o cronograma de transferncia e recolhimento para os
arquivos intermedirio e permanente.
Sua estrutura bsica geralmente contempla os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda 3. Prazo 3. Prazo
de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia til do exerccio seguinte ao do
arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de
arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental
(dossi, processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

107

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo


intermedirio do rgo.
OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos
at a concluso do mesmo.

COMO UTILIZAR A TABELA


A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de
classificao e avaliao da documentao. Ela ser utilizada tanto nos documentos
correntes dos arquivos locais como nos arquivos centralizados.
Proceder da seguinte forma:
1. Verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos de
Cdigo de Classificao de Documentos;
2. Documentos que se referem a dois ou mais assuntos, devero ser classificados e
agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior
prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente;
3. Prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia til do exerccio
seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam
despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas
pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto
documental (dossi, processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo
intermedirio do rgo.
OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser
suspensos at a concluso do mesmo.

ELIMINAO DE DOCUMENTOS
A eliminao de documentos definida aps a anlise da Subcomisso de Avaliao, que
julga os valores primrio e secundrio dos documentos, seguindo os critrios indicados
neste manual e os prazos de arquivamento da Tabela de Temporalidade.

108

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ Conselho


Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado
por meio dos seguintes instrumentos, que so de guarda permanente:

Listagem de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar


informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados. Esta deve ser
aprovada pela Comisso da Avaliao de Documentos CAD.

Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo tornar


pblico, em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivsticos. O
modelo do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, baseia-se na Resoluo
Federal n 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e
d outras providncias. (Formulrio II).

Termo de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar as


informaes relativas ao ato de eliminao. (Formulrio III).
Os documentos que aguardam aprovao para sua eliminao devem ser acondicionados
em caixas-box, identificadas com lombadas especficas.
Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio arquivo
corrente, pelos servidores daquela unidade, sob orientao da comisso ou grupo de
avaliao.
De alguns documentos so eliminadas todas as vidas, por no possurem qualquer
interesse para a guarda permanente ou porque suas informaes so importantes,

COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS PARA ELIMINAR


Para os documentos que sero avaliados para destinao final tambm se utiliza o assunto
como critrio classificador, devendo proceder da seguinte maneira:
1. Separar os documentos por assunto;
2. Localizar o assunto no Cdigo de Classificao de Documentos;
3. Anotar o Cdigo/Assunto em folha A4 ou planilha, que ser a folha de rosto dos
documentos agrupados;
4. Acondicionar esses documentos utilizando uma caixa arquivo para cada assunto/cdigo
pois ser quantificado no momento do preenchimento do formulrio de eliminao (Ver
modelo de lombada nos anexos);
5. Colar nesta caixa a etiqueta padro para Eliminao;
6. Caso o documento no pertena mais ao arquivo corrente, mas est em uma caixa
aguardando avaliao, ou seja, a definio de sua temporalidade, ele dever ser agrupado
com os outros do mesmo cdigo e acondicionado em caixa arquivo com etiqueta padro;
7. O documento que j cumpriu a fase intermediria e de guarda permanente, ser
higienizado e acondicionado para futuro tratamento.

TRANSFERNCIA
109

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

A transferncia de documentos do arquivo corrente ou setoriais para o arquivo


intermedirio do rgo atividade fundamental para racionalizar o uso do espao fsico
das reas administrativas, mantendo nos arquivos setoriais a documentao de valor
primrio.
Nos arquivos intermedirios ficam os documentos que, cessado ou reduzido seu uso
freqente nas unidades produtoras, por razes de interesse administrativo e racionalizao
de recursos, so transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinao final para sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente, segundo os critrios da Tabela de
Temporalidade e Destinao.
A unidade responsvel pela deciso do arquivamento de documentos e processos
aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. A transferncia
de documentos e processos para o Arquivo Central deve seguir os seguintes critrios:
Sero recebidos pelo Arquivo Central somente os documentos de arquivo definidos
como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela AGU e PGF, em decorrncia do
exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o suporte de informao ou a
natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade;
Somente sero recebidos documentos relacionados em guias prprias de
transferncia, que devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas por servidores
responsveis pela transferncia e pelo recebimento, no Arquivo Central (modelo e
instrues de preenchimento encontram-se em anexo);
Os processos transferidos ao Arquivo Central devem contem despacho determinando
o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e identificao da autoridade
competente, com a respectiva funo;
A transferncia ser feita de documentos originais, excetuando-se os casos cujos
originais encontram-se nos seus rgos de origem, dos quais s existem cpias;
Os documentos e processos sero transferidos segundo a ordem e organizao
mantidas nos arquivos setoriais;
Quando da transferncia de documentos de arquivo, devem ser retirados os grampos
e ferragens dos mesmos, as pastas suspensas devem ser substitudas por pastas de
cartolina sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;
Os documentos transferidos passaro a custdia e responsabilidade do Arquivo
Central da AGU;
Somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as exigncias
fixadas neste Manual.
Os documentos e processos podem ser reativados, voltando a tramitar, com o seu
desarquivamento requisitado pela autoridade competente.

110

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

RECOLHIMENTO
Os documentos considerados de valor histrico, probatrio ou informativo, cuja
preservao dever ser em carter definitivo em funo de seu valor, sero recolhidos e
passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Central da Advocacia-Geral da Unio.
As instrues de transferncia esto listadas no item anterior.

111

VII. CONSERVAO DE
DOCUMENTOS

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias prticas de


conservao de documentos que visam assegurar a integridade fsica dos suportes e a
qualidade do acesso s informaes.
Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar com a
importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da
instituio. Esse legado de responsabilidade de todos.
Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias prticas de
conservao de documentos que visam assegurar a integridade fsica dos suportes e a
qualidade do acesso s informaes.
Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar com a
importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da
instituio. Esse legado de responsabilidade de todos.
Para uma boa conservao observar as seguintes orientaes:
1. Limpeza: o acmulo de p no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactrias,
que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partculas de poeira em
habitat ideal para sua reproduo.

Remover o p e demais sujidades a seco;

Remover o p das lombadas e partes externas com aspiradores e para a


limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo;

Sempre que possvel, remover os objetivos que causem danos aos


documentos como prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e
cartes cidos, substituindo-os, quando necessrio, por materiais inertes, como o
propileno;

Dedetizar com freqncia o ambiente do arquivo;

No fumar nem consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho


2. Temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com ndices de 20C de
temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos ndices de temperatura e umidade
so extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos qumicos de
deteriorao, alm de permitir a proliferao de insetos e o ataque de microorganismos
(fungos e bactrias).

COMO PRESERVAR OS DOCUMENTOS


As mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho. Freqentemente
os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural
existente nas mos tambm danifica o documento ao longo do tempo.
Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos.
Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa.

112

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao


retir-lo de uma pasta, caixa ou estante.
No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado
resulta em uma rea frgil que se rompe e rasga facilmente.
Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda
permanente. Alm das perfuraes produzidas, os grampos de metal
enferrujam rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de
preferncia clipes plsticos, ou metal no oxidvel ou proteger os documentos
com um pequeno pedao de papel na rea de contato.
Ao furar documentos, dobrar a folha delicadamente ao meio de forma a
coincidir o centro da folha com a marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola
perde a aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de difcil
remoo.
Uso de cpias xerox de documentos contra-indicado, pois as mquinas
xerox, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos
tanto ao papel como tinta do documento original. importante lembrar que
as fotocpias no substituem o original ou a 2 via de um documento.
Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho,
em forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em
envelopes de papel neutro e, de preferncia, em mapotecas.
Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo
de manchas, queimaduras e atrativos para insetos.
Evite materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use cadaros de
algodo.
Evite colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substitua
por metilcelulose (a base de gua) que neutra e reversvel.
Os papis das capas de processo devem ser alcalinos e/ou capas de
processos que contenham fibra longa (papel Kraft branco KB 125, com 125
g/m2) para que tenham resistncia ao manuseio.

ACONDICIONAMENTO E GUARDA
Antes do acondicionamento dos documentos em caixas-box, recomenda-se a higienizao
do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos.

O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos


deve corresponder freqncia de uso dos mesmos, em funo da durabilidade e
facilidade de acesso consulta.

Deve-se analisar as melhores opes de embalagens. Pode-se adotar


diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para definir a melhor
forma de acondicionamento necessrio considerar o tamanho e o tipo de
documento, o espao disponvel, os custos e o tempo de guarda.

113

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Jamais utilizar barbantes ou elsticos que cortam e danificam a embalagem


e os documentos ali acondicionados.

Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de metal


enferrujam facilmente e danificam o documento. Usar embalagens de tamanho
maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo. No acondicionar
documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.

O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixasarquivo de tamanho padro produzidas em material inerte.

114

VIII. REGISTRO NO
SISTEMA AGUDOC

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Antes de iniciar os trabalhos de avaliao do acervo, deve-se certificar se os documentos e


processos esto devidamente registrados e classificados no sistema AGUDoc.
Cadastrar os documentos sem registro;
Verificar se os documentos j cadastrados esto tramitados para o arquivo
(e se constam de despacho da autoridade para arquivamento).

TELAS DO AGUDOC
ARQUIVO
O AGUDOC, contempla a tabela de classificao de documentos, e o endereamento fsico;
que no momento de arquivamento, dever ser classificado, endereando-se fisicamente no
sistema.

ARQUIVANDO DOCUMENTOS/PROCESSOS
Passo a passo:
1) O documento/processo com destino para o setor de arquivo, abre-se a possibilidade
do seu arquivamento fsico. Na tela de detalhes, no menu de alterao clique em
arquivamento, conforme figura abaixo:

115

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

2) Na tela seguinte, vamos classificar o documento/processo de acordo com a tabela de


classificao do CONARQ Conselho Nacional de Arquivo. Possibilitando o
endereamento fsico do documento/processo.

3) No campo da sub-classe, busque a classificao do documento no sistema alto


preenchimento classificao e temporalidade.

116

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

4) Documento classificado e endereado eletronicamente no AGUDOC.

5) Uma vez classificado e endereado, voc poder tanto adicionar como limpar as
informaes; posteriormente, clique em salvar para confirmar a operao.

117

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

DISPOSIES FINAIS
Para finalizar este Manual, seguem alguns princpios de conduta que devem ser seguidos
por todos os servidores e colaboradores da rea de documentao:
1.
Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo
absoluta discrio com relao s informaes neles contidas.
2.
Cada rgo ou unidade dever ter uma comisso credenciada, com
competncia para receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais,
secretos e reservados.
3.
vedado fornecer informaes sobre o contedo das notas, pareceres e
despachos proferidos nos processos em tramitao na AGU, salvo quando estes
ltimos encerrarem exigncias a serem atendidas pelos interessados.
4.
vedado o acesso de pessoas estranhas s dependncias internas dos
setores de Protocolo e Arquivo.
5.
Caber a cada rgo ou unidade definir sua prpria estrutura de protocolo,
se central e/ou setorial, de acordo com as orientaes deste manual. A CGDI
poder ser consultada para dirimir eventuais dvidas quanto adequao de
estrutura.
6.
Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando
cuidados de higiene e manuseio, de acordo com as orientaes deste manual.
7.
A inobservncia desta norma por parte do servidor pblico ou colaborador
responsvel pela guarda, movimentao de correspondncias, documentos e
processos constitui falta grave, objeto de apurao de responsabilidades
inicialmente mediante processo de sindicncia.
8.
As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto Coordenao-Geral de

118

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Documentao e Informao (CGDI-SGAGU).

BIBLIOGRAFIA
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
Instalao da Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos PRU 5
Regio (apostila de treinamento). Fevereiro, 2008.
AGNCIA NACIONAL DE GUAS. Manual de Gesto de Documentos, Arquivos e
Biblioteca. Braslia-DF: ANA, 2005.
ARQUIVO NACIONAL. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre os
procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do poder pblico.
BELLOTTO, H. L. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de
arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.
_______. Coordenao-Geral de Documentao e Informao. Manual de Procedimentos
de Protocolo e Expedio. AGU: Braslia, 2008.

119

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

_________. Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e destinao de


documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/Arquivo
Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL. Programa de Gesto Documental Manual de
Procedimentos. Disponvel em: www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental
/documentos/MANUAL%20DE%20PROCEDIMENTOS.pdf
DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO. Manual de gesto de documentos
do Estado do Paran. Curitiba: O Arquivo, 2007.
MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO. Manual de
Procedimentos: Comunicaes Administrativas. Braslia DF: MAPA, 2004.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Manual de Gerenciamento
de Documentos e Utilizao do CPROD.net. Braslia-DF: MP, 2002.
MINISTRIO PBLICO FEDERAL. Procuradoria Geral da Repblica. Glossrio de Termos
Jurdicos. Disponvel em: http://noticias.pgr.mpf.gov.br/servicos/glossario.
MARTINS, Neire do Rocio. Manual tcnico organizao de arquivos correntes e
intermedirios. Universidade Estadual de Campinas Agncia de Formao Profissional
Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Campinas, 2005.
41 p. Disponvel em: http://www.unicamp.br/siarq/publicacoes/organizacao_arquivos_cor
rentes_intermediarios.pdf
PAZ, J. M. da, et all. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de decises. Biblios,
Peru, v. 18-19, abr./set. 2004. Disponvel em http://www.bibliosperu.com/
articulos/18_19/2004_20.pdf

120

ANEXOS

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

EXEMPLOS DE ENVELOPE, CARIMBOS, ETIQUETAS E CAPA DE


PROCESSO

Exemplo de envelope

Exemplo de carimbo de

NUP

Exemplo de carimbo de numerao

Exemplo de etiqueta de capa de processo

121

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Exemplo de capa de processo

122

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

EXEMPLOS DE FORMULRIOS PARA EXPEDIO


Exemplo de guia dos Correios

123

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Exemplo de guia de remessa de malote

124

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

DOCUMENTOS GERADOS PELO SISTEMA AGUDOC


Exemplo de Resumo de Pesquisa

125

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Exemplo de Papeleta de Encaminhamento

126

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Exemplo de Recibo

127

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELOS DE TERMOS DE JUNTADA


MODELO DE TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................


de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
................................................................., fao a juntada do(s) processo de
n(s)................................................ ao processo n ................................

Doravante, tendo o processo de n ................................. renumeradas


as suas folhas, passa o todo se constituir de .............................folhas,
inclusive esta.
_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)

128

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a outro processo.
A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita
(desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. Caso o interesse seja de juntar temporariamente,
o procedimento deve ser de apensao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
Informar quem a autoridade
que solicitou a juntada.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
JUNTADO(S): Indicar o NUP
do(s) processo(s) que est(o)
sendo juntado(s) ao principal.
4. N DO PROCESSO: Indicar o
n do processo que ir receber
o(s) juntado(s). A partir da
juntada, a busca no sistema
ser feita a partir desse n de
processo.
5. N DO PROCESSO: Indicar n
do processo que recebeu a
juntada.
6. N TOTAL DE FOLHAS: Deve
ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps a juntada. Ver mais
orientaes em PROCEDIMENTOS.
ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
2. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, apor o processo secundrio.
Proceder numerao seqencial, inclusive da capa, eliminando a contracapa.
Numerar a folha, mas NO atribuir NUP. NUP vai para o despacho da autoridade.

129

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO

Aos ................................. dias do ms de ....................... de ...............,


neste Protocolo / Apoio, atendendo ao despacho do(a)(s) .......................
........................................, fao a juntada do(s) ..................................................
(TIPO DE DOCUMENTO)

n(s)........................................................ de ____ / _____ / _________e NUP


(N E SEU COMPLEMENTO)

........................................... ao processo n ........................................................................


(N DO PROCESSO PRINCIPAL)

Doravante, tendo o processo de n ......................................................


(N DO PROCESSO PRINCIPAL)

renumeradas

as

suas

folhas,

passa

todo

se

constituir

de

.............................folhas, inclusive esta.

_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)

130

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a um processo.
A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita
(desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. O(s) documento(s) juntado(s) passar(o) a
tramitar junto com o processo principal.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
Informar quem a autoridade que
solicitou a juntada.
3. TIPO(S) DO(S) DOCUMENTO(S)
JUNTADO(S): Indicar o(s) tipo(s)
do(s) documento(s) est(o) sendo
juntado(s) ao processo principal.
4. N DO(S) DOCUMENTO(S):
Indicar o n completo do(s)
documento(s) ser(o) juntado(s),
incluindo ano e siglas do rgo de
origem. Caso venha sem
numerao, colocar S/N
5. DATA DO(S) DOCUMENTO(S):
Colocar a data do documento e
NO do cadastramento no sistema.
Caso o documento no esteja
datado, colocar S/D
6. NUP: Indicar o NUP de cadastro
do(s) documento(s).
7. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo principal que receber o(s)
documento(s).
8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que receber o(s) documento(s)
9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps
a juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS.
10. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
11. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente (ou seja, no sistema).
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo

131

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

protocolo/apoio.
Numerar seqencialmente as folhas.
Numerar seqencialmente a folha do Termo de Juntada, mas NO atribuir NUP. NUP
vai para o despacho da autoridade.

MODELO DE TERMO DE APENSAO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE APENSAO

Aos ............................. dias do ms de .................... de .......................,


neste

Protocolo,

atendendo

ao

despacho

do(a)(s)

............................................................................................................................,
fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo
n(s)........................................................

_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
132

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando apensar um processo a outro.
A apensao s ocorre mediante despacho.
Obs: A apensao possui carter provisrio. Enquanto estiverem apensados, os processos
apensados tramitaro junto com o processo principal, mantendo sua numerao original,
sem se integrarem como um nico processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da apensao.
2. SOLICITANTE DA APENSAO:
Informar quem a autoridade que
solicitou a apensao.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
APENSADO(S): Indicar o(s) nmero(s)
do(s) processo(s) que esto sendo
apensados ao processo principal
4. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o n do processo principal que
est recebendo o(s) outro(s)
apensado(s).
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a
apensao mediante solicitao da
autoridade competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Manter superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do processo
primrio (principal) capa do secundrio e assim seqencialmente;
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupar o DESPACHO da
autoridade competente e o TERMO DE APENSAO emitido pelo protocolo;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os dados do processo
apensado;
Manter a numerao original dos processos apensados (no renumerar os processos).
NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.

133

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE DESAPENSAO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE DESAPENSAO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................


de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
.......................................................................................................................
................................................................................,
processo

................................................

fao

desapensar
o(s)

do

processo

n(s).............................................., que passam a tramitar em separado.

_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)

134

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro.
A desapensao deve ser efetuada somente mediante solicitao, por despacho, da
autoridade competente.
Na parte inferior da capa do processo principal, no campo Anexos, deve ser informada a
data da desapensao (a informao da apensao foi colocada no momento da
apensao).
Obs: A desapensao deve ser informada no sistema. Quando desapensados, os processo
voltaro a tramitar em separado.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
desapensao.
2. SOLICITANTE DA DESAPENSAO:
Informar quem a autoridade que
solicitou a desapensao.
3. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o nmero do processo principal
que recebeu o(s) apensados.
4. N DO(S) PROCESSO(S)
DESAPENSADO(S): Indicar o n do(s)
processo(s) que est(o) deixando o
principal.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a
desapensao mediante solicitao da autoridade competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitado ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos.
Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destinao dos processos e apor o
DESPACHO da autoridade em cada processo desapensado.
Informar na parte inferior da capa do processo principal a data da desapensao dos
processos, tornando sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da
apensao.
Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao.
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.

135

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE DESENTRANHAMENTO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................


de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
...........................................................................................................................,
fao a retirada do presente processo n ............................................... da(s)
pea(s)/ folha(s) n(s)................................................................, por motivo de
......................................................................................................................

_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)

136

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desentranhar (separar) folhas. Peas de um processo.
O desentranhamento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: Em hiptese alguma pode ser retirada a folha ou pea principal do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desentranhamento.
2. SOLICITANTE DO
DESENTRANHAMENTO: Informar
quem a autoridade que solicitou
o desentranhamento.
3. N DO PROCESSO: Indicar o
nmero do processo do qual esto
sendo retiradas folhas/ peas.
4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S)
DESENTRANHADA(S): Indicar o(s)
n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que
est(o) sendo desentranhada(s)
(separadas) do processo.
5. MOTIVO/DESTINO: Dever ser
informado o motivo ou o destino
da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s).
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desentranhamento.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranhamento, retirar a(s) folha(s) ou
pea(s) solicitadas;
Manter cpia das peas retiradas do processo.
Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o intervalo
de folhas / peas retiradas do processo e a sua destinao.
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Conservar a numerao original das folhas ou peas do processo, colocando o TERMO
DESENTRANHAMENTO (ou cpia do TERMO, se necessrio) no intervalo de folhas/
peas retiradas do processo;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMENTO, a NUP vai para o despacho
da autoridade.

137

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE DESMEMBRAMENTO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................


de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
.............................................................................................................................
............................., foram retiradas por motivo de desmembramento a(s)
pgina(s) ............... a ............... do processo n ................................................
e juntada(s) ao processo n ..............................................................

_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)

138

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/ peas de um processo para
formao de outro processo. O desmembramento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: vedada a retirada de folha ou pea inicial do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desmembramento.
2. SOLICITANTE DO DESMEMBRAMENTO:
Informar quem a autoridade que solicitou
o desmembramento.
3. N/ INTERVALO DA(S) FOLHA(S)/
PEA(S) DESMEMBRADA(S): Indicar o(s)
n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o)
sendo desmembrada(s) (retiradas) do
processo.
4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo do qual esto sendo retiradas
folhas/ peas.
5. N DO PROCESSO DE DESTINO: Deve ser informado o n do processo ao qual
est(ao) sendo destinada(s) a(s) folha(s)/ pea(s) retiradas.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desmembramento.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembramento, retirar a(s) folha(s) ou
pea(s) solicitadas;
Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas

139

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

retiradas do processo e o nmero de processo ao qual se destina(m);


Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no intervalo de onde foram retiradas as
folhas/ peas, conservando a numerao original do processo;
Autuar o novo processo a ser composto com a(s) folha(s) / pea(s) desmembrada(s) ou
proceder numerao, caso a(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s) venham a compor processo
j existente;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos no campo
Observao;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESMEMBRAMENTO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.

MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos .................................. dias do ms de ............................................


de

.................................,

encerramento

deste

neste

volume

Protocolo

Apoio,

n.................................

procedemos
do

processo

ao
n

..................................................... com folhas de .......... a .......... , inclusive


esta, efetuando a abertura do volume...........

140

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter,
no mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume. Caso necessite acrescentar mais
folhas ao processo, abrir outro volume, destacando, na capa do processo e no sistema, os
volumes existentes.
A contracapa do volume encerrado e a capa do prximo volume no devem receber
numerao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do encerramento
do volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume do
processo que est sendo encerrado.
3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo que est tendo o volume
encerrado.
4. N DAS FOLHAS DO VOLUME: Indicar o
n inicial e o n final das folhas do volume.
Na parte inferior da capa do processo
dever estar escrito a que volume se refere.
O n do volume deve estar discriminado
tambm no sistema no campo
Observao.
5. N DO VOLUME A SER ABERTO: Indicar
n do volume que ser aberto para dar seqncia numerao dos volumes dos
processos, lembrando de apor a informao na capa dos volumes.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.
Quando o processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta
instruo, devem ser abertos novos volumes. Por exemplo, um processo contm 180
folhas e precisa receber um documento contendo 50 folhas; o volume dever ser
encerrado, mediante lavratura do TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto
outro volume com o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, para conter as 50 folhas.
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo, o TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do processo e no sistema no
campo Observao.

141

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
PROTOCOLO

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos ........................................ dias do ms de ........................................


de ........................, neste Protocolo / Apoio, procedemos abertura do
volume n............................. do processo n ............................................. que
se inicia com este Termo, numerado seqencialmente como folha n .........

_____________________________________
Assinatura

_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)

142

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter,
no mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume.
A numerao dever ser seqencial, sem que a contracapa do volume encerrado e a capa
do prximo volume recebam numerao. Na seqncia de numerao dos volumes deve
estar o TERMO DE ABERTURA.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da abertura do
volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume do
processo que est sendo aberto.
3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo que est recebendo novo volume.
4. N DA FOLHA DE ABERTURA DO
VOLUME: O nmero da folha que abre o
novo volume o prprio Termo de
Abertura de Volume e deve ser numerado
na seqncia do volume anterior. No se
conta a contracapa do volume anterior ou
capa do volume que est sendo aberto.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a abertura do volume.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,
o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME,
numerando-o na seqncia do volume anterior, sem contar a contracapa do volume
anterior e a capa do novo volume.
Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com a informao do novo
volume (1 volume, 2 volume etc.).

143

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

TABELA DE UNIDADES

UNIDADE

SIGLA

CDIGO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

AGU

00400

CONSELHO SUPERIOR DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

CSAGU

00400

CONSULTORIA-GERAL DA UNIO

CGU

00400

CORREGEDORIA-GERAL DA AGU

CGAU

00406

ESCOLA DA ADVOCACIA GERAL DA UNIO

EAGU

00590

ESCRITRIO DE REPRESENTAO EM CRICIMA/SC

ER/CUA

00552

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM ARACAJU/SE

NAJSE

00450

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELM/PA

NAJPA

00469

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELO


HORIZONTE/MG

NAJMG

00441

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JRIDICO EM BOA VISTA/RR

NAJRR

00479

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CAMPO


GRANDE/MS

NAJMS

00446

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CUIAB/MT

NAJMT

00444

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CURITIBA/PR

NAJPR

00447

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM


FLORIANPOLIS/SC

NAJSC

00449

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FORTALEZA/CE

NAJCE

00594

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM GOINIA/GO

NAJGO

00593

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM JOO


PESSOA/PB

NAJPB

00451

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MACEI/AL

NAJAL

00453

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MANAUS/AM

NAJAM

00480

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM NATAL/RN

NAJRN

00454

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PALMAS/TO

NAJTO

00438

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PORTO


ALEGRE/RS

NAJRS

00401

144

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM RECIFE/PE

NAJPE

00402

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SALVADOR/BA

NAJBA

00403

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO JOS DOS


CAMPOS/SP

NAJSJC

00461

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO LUIZ/MA

NAJMA

00462

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO PAULO/SP

NAJSP

00443

UNIDADE

SIGLA

CDIGO

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM TERESINA/PI

NAJPI

00456

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM VITRIA/ES

NAJES

00442

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO NO RIO DE


JANEIRO/RJ

NAJRJ

00439

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA BAHIA

PUBA

00432

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA PARABA

PUPB

00490

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE ALAGOAS

PUAL

00423

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE GOIS

PUGO

00452

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MATO GROSSO

PUMT

00465

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MINAS GERAIS

PUMG

00475

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RONDNIA

PURO

00545

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RORAIMA

PURR

00549

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SANTA CATARINA

PUSC

00552

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SERGIPE

PUSE

00580

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE TOCANTINS

PUTO

00585

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ACRE

PUAC

00420

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAP

PUAP

00425

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS

PUAM

00428

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO CEAR

PUCE

00440

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ESPRITO SANTO

PUES

00448

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MARANHO

PUMA

00460

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MATO GROSSO DO


SUL

PUMS

00470

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PAR

PUPA

00485

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PARAN

PUPR

00495

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PIAU

PUPI

00510

145

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO


NORTE

PURN

00525

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA BAHIA

PFBA

00415

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA PARABA

PFPB

00429

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE ALAGOAS

PFAL

00431

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE GOIS

PFGO

00459

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE MINAS GERAIS

PFMG

00417

UNIDADE

SIGLA

CDIGO

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RONDNIA

PFRO

00463

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RORAIMA

PFRR

00466

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SANTA CATARINA

PFSC

00435

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SERGIPE

PFSE

00430

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE TOCANTINS

PFTO

00467

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ACRE

PFAC

00468

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO CEAR

PFCE

00422

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ESPRITO SANTO

PFES

00426

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MARANHO

PFMA

00464

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO

PFMT

00473

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL

PFMS

00434

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PAR

PFPA

00457

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PARAN

PFPR

00436

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PIAU

PFPI

00427

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO RIO GRANDE DO


NORTE

PFRN

00419

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM PERNAMBUCO

PRUPE

00418

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM SO PAULO

PRUSP

00414

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO DISTRITO FEDERAL

PRUDF

00410

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO DE JANEIRO

PRURJ

00412

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO GRANDE DO SUL

PRURS

00416

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 1 REGIO

PRF 1

00424

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 2 REGIO

PRF 2

00408

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 3 REGIO

PRF 3

00409

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 4 REGIO

PRF 4

00421

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 5 REGIO

PRF 5

00411

PROCURADORIA-GERAL DA UNIO

PGU

00405

PROCURADORIA-GERAL FEDERAL

PGF

00407

146

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM BLUMENAU/SC

PSUBNU

00557

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINA


GRANDE/PB

PSUCGE

00491

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINAS/SP

PSUCAS

00567

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPOS/RJ

PSUCPS

00515

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAXIAS DO


SUL/RS

PSUCXS

00536

147

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

UNIDADE

SIGLA

CDIGO

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CHAPECO/SC

PSUCCO

00555

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM FOZ DO


IGUACU/PR

PSUFOZ

00496

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM ILHUS/BA

PSUILH

00433

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JOINVILLE/SC

PSUJVE

00553

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JUIZ DE


FORA/MG

PSUJFA

00476

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM LONDRINA/PR

PSULDA

00497

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARLIA/SP

PSUMIA

00574

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARING/PR

PSUMGA

00498

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM NITERI/RJ

PSUNRI

00514

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PASSO FUNDO/RS

PSUPAS

00531

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETROLINA/PE

PSUPTA

00506

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETRPOLIS/RJ

PSUPTS

00413

PSUPPE

00576

PSURPO

00569

PSURGR

00535

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTA MARIA/RS

PSUSMA

00534

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTARM/PA

PSUSRM

00487

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTOS/SP

PSUSTS

00568

PSUSRR

00566

PSUSJC

00570

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERABA/MG

PSUURA

00477

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERLNDIA/MG

PSUULA

00478

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UMUARAMA/PR

PSUUMR

00501

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM VOLTA


REDONDA/RJ

PSUVRD

00516

PROCURADORIA-SECCIONAL FEDERAL EM PETROLINA/PE

PSFPTA

00471

SECRETARIA DAS COMISSES TEMTICAS

SCCTM

00400

SECRETARIA-GERAL DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

SGAGU

00404

SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO

SGCT

00400

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO

URAPE

00587

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM SO PAULO

URASP

00589

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO DE JANEIRO

URARJ

00592

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO SUL

URARS

00588

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PRESIDENTE


PRUDENTE/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIBEIRO
PRETO/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIO GRANDE/RS

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DO RIO


PRETO/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DOS
CAMPOS/SP

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LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


Extrado de:
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os
procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do poder pblico.
Art 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes
pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos
seguintes itens:
I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor
responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens
documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada
conjunto documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos
demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se
refere o art. 5 desta resoluo; e
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor
responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como
da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


Extrado de:
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os
procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do poder pblico.

Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes


relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa
publicao em peridico oficial;
III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminao de Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

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152

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


Extrado de:
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os
procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do poder pblico.
Art. 6 (...) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar
publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a
sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes:
I - cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite
correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45
(quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea
a desta resoluo.

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

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Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

GUIA DE TRANSFERNCIA
Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos
Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano;
Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado;
Campo 3 Informar o nmero do documento ou do processo;
Campo 4 Informar o assunto;
Campo 5 Informar o nmero da caixa;
Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encaminhou o processo;
Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.

155

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

156

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE LOMBADA

ARQ/CORRENTE
PROCESSO:
00400.000469/2005-59
APENSO:
00400.000743/2005-90

157

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ANO:
2005

Caixa:
01

158

Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo

Advocacia-Geral da Unio
Secretaria-Geral
Coordenao-Geral de Documentao e Informao

Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
Ademir Braz da Silva
Adriana Barbosa Lima
Jos de Lisboa Vaz Filho
Leila Cristiane Petry
urea de Souza Oliveira dos Santos
Mrcio Wilzedy Martins Viana

- Outubro de 2010 -