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Uma Anlise Comparativa de Metodologias para

Estruturao de Escritrios de Processos
Joyce Aline Oliveira, George Valena, Higor Monteiro, Carina Alves
Centro de Informtica Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)
Recife - PE Brasil
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7

Abstract. The establishment of Business Process Management Office (BPMO)

is a strategy recently adopted by organizations that aim to manage BPM
initiatives in a structured manner. The academia and industry propose several
methodologies to guide the construction of this type of unit. The differences
among these methodologies fostered the conduction of a comparative analysis
aiming to identify practices needed for the structuration of a BPMO. The
results will serve as basis for the definition of a methodology support to
establishment of a BPMO for a public organization of Federal Government.
Resumo. O estabelecimento de Escritrios de Processos (BPMO) uma
estratgia recentemente adotada por organizaes que visam gerir iniciativas
de BPM de forma estruturada. A academia e a indstria propem vrias
metodologias para orientar a construo deste tipo de unidade. As diferenas
existentes entre estas metodologias motivaram a realizao de uma anlise
comparativa com o objetivo de identificar as prticas necessrias
estruturao de um BPMO. Os resultados obtidos serviro como base para a
definio de uma metodologia de suporte ao estabelecimento de um BPMO
para uma organizao pblica do Governo do Estado de Pernambuco.

1. Introduo
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foram escolhidas por atender a um conjunto de elementos definidos pela literatura como
relevantes para a estruturao de um BPMO. Desta forma, pretende-se investigar! &#!
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QP1: Quais so os elementos propostos pelas metodologias para suporte

estruturao de um BPMO?
QP2: Quais so os pontos fortes e as lacunas de cada metodologia?

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2. Escritrio de Processos
Com o objetivo de introduzir e apoiar a execuo de iniciativas de BPM, Escritrios de
Processos tm sido amplamente estabelecidos nas estruturas organizacionais [Jesus et
al. 2009]. Sua denominao varia entre Centro de Excelncia de Processos (CoE),
Centro de Competncia BPM ou Business Process Management Office (BPMO) [Jesus
et al. 2009],[Khusidman 2010]. Nesse trabalho, ser adotada a ltima terminologia.
Segundo Richardson (2006), BPMOs buscam principalmente priorizar,
implantar e manter processos em repositrios, alm de monitorar o desempenho destes,
e estabelecer prticas de BPM. Korhonen (2007) e Melenovsky (2006) apresentam o
BPMO como um facilitador em iniciativas de BPM. Se analisado como um mecanismo
de governana, o objetivo desta estrutura definir e gerenciar padres e regras que
possibilitem a adoo da filosofia de BPM pela organizao [Jesus et al. 2009],
[Korhonen 2007],[Melenovsky 2006],[ Miers 2006],OY*'9*,%,! PQQZS,[Richardson
2006].
Miers (2006) destaca que o estabelecimento de um BPMO um fator crtico de
sucesso para iniciativas de BPM. Segundo Paim (2008), sua estruturao pode trazer
diversos benefcios como o entendimento adequado dos processos, desenvolvimento e

aprimoramento organizacional, alm do funcionamento integrado e coordenado das

atividades.

3. Mtodo de Pesquisa
Este artigo apresenta os resultados da primeira fase de uma pesquisa para definio de
uma metodologia de suporte estruturao de um BPMO para uma organizao
pblica. O estudo composto por cinco fases e est sendo conduzido por meio de uma
pesquisa-ao ["#$%&'()!*!"#%&'() 2002]. Na primeira fase, foi realizada uma reviso
ad hoc da literatura com o objetivo de identificar metodologias para construo de
Escritrios de Processos e apoiar o planejamento de um Estudo de Mapeamento. Em
seguida, uma anlise comparativa das metodologias selecionadas foi conduzida para
identificar as prticas necessrias ao estabelecimento de um BPMO. As metodologias
abaixo foram analisadas, tendo sido selecionadas com base na avaliao de elementos
considerados pela literatura como relevantes para a Estruturao de um BPMO:
x

Metodologia da UNIRIO [Pinho et. al 2008]: criada por um grupo de

pesquisadores da UNIRIO a partir de um projeto de pesquisa patrocinado pela
Petrobrs, onde a metodologia foi aplicada em uma rea de TI.
Metodologia da Elo Group [Elo Group 2008]: elaborada pela Elo Group,
empresa nacional de consultoria com foco em BPM e Governana, foi aplicada
em doze instituies tanto do setor pblico quanto do setor privado.
Metodologia da Progress Software [Makhfi e Patton 2010]: desenvolvida por
integrantes da Progress Software, empresa internacional de produtos e servios
de software. At o momento, no recebemos informaes dos autores sobre
casos de aplicao desta metodologia.

Um conjunto de elementos identificados na literatura orientou o processo de

extrao e anlise das informaes apresentadas pelas metodologias investigadas. Estes
elementos foram: objetivos relacionados implantao de um BPMO [Pinho et. al
2008]; passos necessrios para estruturao de um BPMO [Paim 2009]; atividades
desempenhadas por um BPMO [Khusidman 2010],[Korhonen 2007],[Paim 2009];
posicionamento estratgico de um BPMO [Paim 2009],[Richardson 2006] e papis e
responsabilidades dos envolvidos na continuidade do BPMO [Trkman 2010],
[Korhonen 2007],[Kohlbacher 2009]. Adicionalmente analisamos os pontos fortes e as
lacunas observadas em cada metodologia.

4. Anlise de metodologias para suporte estruturao de Escritrios de

Processos
Considerando a ausncia de padronizao quanto s metodologias de implantao de
Escritrios de Processos, foram identificadas as caractersticas principais das
abordagens selecionadas [Pinho et al 2008],[Elo Group 2008],[Makhfi e Patton 2010] e
foi realizada uma anlise comparativa, com base em um conjunto de elementos
identificados na literatura (Seo 3). Tais elementos so destacados a seguir.

4.1. Objetivos da implantao do BPMO

Segundo [Pinho et al. 2008], a construo de um BPMO requer o delineamento de

objetivos que possam ser atingidos e que justifiquem claramente a sua implantao. A
anlise dos objetivos propostos pelas metodologias permite avaliar se estes esto
alinhados com os objetivos da organizao que deseja estabelecer este tipo de unidade.
A metodologia da UNIRIO preconiza que o BPMO tenha como objetivo
principal Inserir e gerir a prtica da gesto de processos no escopo de atuao e na
cultura da empresa. Segundo a metodologia da Elo Group, o BPMO deve ser
implantado com o objetivo de prover o alinhamento organizacional por meio da
Governana de BPM e da produo contnua da inovao centrada em processos. A
proposta da Progress Software indica que um BPMO deve ser implantado de modo a
definir e manter um conjunto de orientaes responsveis por guiar a gesto de BPM
dentro da empresa. Percebe-se como objetivo comum s metodologias a busca pela
efetiva gesto dos processos de negcio.

4.2. Passos para estabelecimento do BPMO

Todas as metodologias definem passos estratgicos para a estruturao de um BPMO.
Elas evidenciam um processo gradativo que requer planejamento, tempo e cujos
resultados no so imediatos. O nmero de passos apresentados pelas metodologias para
estabelecer de um BPMO varia. Como demonstrado na Tabela 1, a metodologia
proposta pela Progress Software prov um elevado nvel de detalhamento, com nove
passos para construo de um Escritrio de Processos. Em contrapartida, a metodologia
da UNIRIO apresenta apenas quatro passos para que um BPMO seja estruturado.
Tabela 1. Passos para a construo de um Escritrio de Processos
Passos

UNIRIO

Elo Group

Identificar
tipo
de
estrutura organizacional.

Posicionar BPMO na estrutura

organizacional.

Conseguir
executivo.

Definir atuao do BPMO

conforme
estrutura
organizacional.

Definir
a
Governana.

Definir objetivos e critrios de

sucesso da implantao do
BPMO.

Detalhar
atividades
necessrias ao alcance dos
objetivos.

Elaborar mtodos e artefatos

Definir
a
Governana.

Definir
macroprocesso
que represente o fluxo de
atividades do BPMO.

Definir a relao do BPMO

com demais reas da empresa.

Estabelecer uma arquitetura de

BPM.

Definir base de recursos

necessria implantao do
BPMO.

Criar repositrio e biblioteca

de BPM.

Planejar o
implantao

Estabelecer prticas para a

gesto da mudana.

lgica

processo

Progress Software

de

de

patrocnio

estrutura

Fazer um
processos.

Priorizar processos com base

em objetivos estratgicos.

Iniciar projetos BPM.

inventrio

de

dos

Ao analisar a Tabela 1, percebe-se que tanto a metodologia da UNIRIO quanto a

da Elo Group sugerem a definio do posicionamento estratgico do Escritrio de
Processos na estrutura organizacional. As metodologias propostas pela ELO Group e
pela Progress Software abordam claramente a definio de Governana BPM como
passo inicial para a construo do BPMO. No entanto, apenas a metodologia da ELO
Group destaca a relevncia de definir uma base de recursos. Tal instrumento envolve o
planejamento da aquisio de recursos financeiros, humanos e tecnolgicos necessrios
estruturao de um BPMO. Apesar do sucesso das aes de BPM estarem diretamente
relacionadas presena de um patrocinador que apoie as iniciativas e que possua poder
de deciso [Miers 2006],[Cardoso et al 2012], apenas a proposta da Progress Software
ressalta a necessidade de algum com esse perfil nas iniciativas de BPM.

4.3. Atividades de um BPMO

As trs metodologias preconizam atividades operacionais e estratgicas para um BPMO.
As atividades operacionais esto relacionadas ao ciclo de BPM. Desta forma, englobam
a anlise, modelagem, execuo e refinamento dos processos. As atividades
estratgicas buscam apoiar a iniciativa de BPM sob a perspectiva de gesto, englobando
os seguintes aspectos: priorizao dos projetos de BPM; definio da cadeia de valor
organizacional; seleo de padres, metodologias e ferramentas; gesto de portflios
de processos e gesto de custos. Apenas a metodologia da UNIRIO sugere atividades
de suporte que devem apoiar o funcionamento do prprio Escritrio de Processos, seu
objetivo prover recursos tcnicos e gerenciais que permitam continuidade. Apesar de
sugerirem as atividades supracitadas, as metodologias enfatizam que ser o nvel de
maturidade da organizao em BPM e o limite de atuao atribudo ao BPMO que
definiro as tarefas que sero de fato executadas pela unidade.

4.4. Posicionamento estratgico de um BPMO

A definio das atividades de um Escritrio de Processos varia conforme seu
posicionamento na estrutura organizacional. A metodologia de [Pinho et. al 2008]indica
que o BPMO pode assumir trs formatos de atuao na instituio: normativo
colaborativo, coordenador, ou normativo e coordenador. Na primeira, suas atividades
possuem carter estratgico na Governana de BPM, no controle de qualidade e de
custos, na melhoria contnua dos processos e nas atividades de suporte. A segunda
forma de atuao estabelece atividades operacionais relacionadas gesto dos
processos, basicamente associadas ao acompanhamento e controle destes. Na terceira
abordagem, o BPMO congrega as duas outras formas de atuao.
A metodologia da ELO Group prope duas formas de atuao: consultiva e
normativa/prescritiva. Na primeira, o BPMO atua de modo a apoiar atividades dos
gestores de processos e dos gestores funcionais. Na ltima, seu objetivo exercer maior
controle sobre as iniciativas de BPM e, assim, apresentar maior poder de deciso.
As duas metodologias citadas afirmam que a escolha do formato de atuao mais
apropriado para o BPMO fica a critrio da instituio, que deve considerar pontos como
estrutura e cultura organizacional para decidir o melhor posicionamento estratgico da
unidade. Este um fator critico para o sucesso do BPMO, uma vez que est diretamente
relacionado ao limite de atuao da unidade na empresa. A metodologia elaborada pela
Progress Software no discute o posicionamento estratgico do Escritrio de Processos.

4.5 Papis e responsabilidades de um BPMO

Segundo a Progress Software, o corpo do BPMO deve ser formado pelos seguintes
papis e responsabilidades: Patrocinador executivo, responsvel por apoiar BPM;
gestor do programa, responsvel por gerir atividades dirias de BPM; evangelista,
responsvel por fomentar BPM; arquiteto corporativo, responsvel por definir e gerir
padres tcnicos; especialista em ferramentas BPM, responsvel por escolher
ferramentas e treinar usurios; chefe de analistas de negcio, responsvel por liderar
grupo de analistas; bibliotecrio de processos, responsvel por definir e gerir o
repositrio; arquiteto de processos, responsvel por definir padres de notao; e por
fim, representante de cada linha de negcio, responsvel por representar grupos de
diferentes departamentos da organizao.

5. Discusso
Segundo [Richardson 2006], a atuao efetiva de um BPMO varia de acordo com a
estrutura organizacional, que pode ser puramente funcional, hbrida ou puramente por
processos [Paim 2009]. Essa unidade pode oferecer servios em uma estrutura funcional
ou com a normatizao de BPM em uma estrutura por processos. [Paim 2009] ressalta a
necessidade de identificar o posicionamento estratgico do BPMO. Neste contexto, a
metodologia da UNIRIO destaca-se por apresentar uma descrio detalhada de possveis
posicionamentos do BPMO. Embora a metodologia elaborada pela Elo Group tambm
aborde formas de posicionamento estratgico, o grau de detalhamento das opes de
configurao do BPMO na estrutura organizacional menor. A metodologia da
Progress Software falha ao negligenciar a discusso desse elemento em seu contedo.
Prover artefatos tcnicos, padres, protocolos, modelos e planos de projeto que
permitam a continuidade de BPM e que melhorem a competncia global da empresa so
funes do BPMO ["#$%#&'& 2007]. Cada processo deve ser trabalhado em
conformidade com as diretrizes especificadas. Neste sentido, todas as metodologias
carecem de definies sobre como conceber tais produtos. Embora a metodologia da
Elo Group defina uma lista de artefatos a serem gerado pelo BPMO, h carncia de um
detalhamento e de exemplos que apoiem gestores na elaborao de um arcabouo
metodolgico/instrumental no contexto de Gesto de Processos e de gesto do BPMO.
Segundo Trkman (2010), a orientao por processos pode envolver diferentes
departamentos que funcionam como silos, sem uma viso holstica do fluxo de trabalho.
Quando estes departamentos possuem mltiplos gestores surgem problemas para a
iniciativa de BPM relacionados comunicao ou decises conflitantes. Por este
motivo, Trkman (2010) refora que o BPMO deve dividir responsabilidades e classificar
os papis dos envolvidos para que no haja inconsistncias na execuo das atividades.
Kohlbacher (2009) afirma que tais elementos diferenciam uma organizao tradicional
de uma orientada por processos. Percebemos que as metodologia de [Pinho et. al 2008]
e da Elo Group falham ao no definir papis e responsabilidades necessrios
implantao e continuidade de um BPMO. Em contrapartida, a rica descrio destes
elementos um dos principais pontos de destaque da metodologia da Progress Sotware.
Planejar a avaliao do crescimento do BPMO consiste em uma ao estratgica
[Korhonen 2007]. Segundo Korhonen (2007), mensurar a evoluo das operaes e
comunicar os resultados alta gerncia e patrocinadores responsabilidade do BPMO.
Isso permite analisar o grau de alcance dos objetivos. Neste contexto, percebemos que a

metodologia de [Pinho et. al 2008] apresenta cenrios para avaliao do BPMO, em

uma escala de seis nveis. Essa gradao considera a complexidade das atividades
desempenhadas e o aumento da maturidade do Escritrio de Processos. Embora a
metodologia da Progress Software destaque a definio de objetivos e critrios de
sucesso na implantao do BPMO, esta no cita como mensurar tais aspectos ou avaliar
a evoluo da unidade.
A abordagem de construo de um BPMO varia conforme a cultura
organizacional e o nvel de maturidade das iniciativas de BPM [Paim 2009]. A
metodologia da ELO Group apresenta uma abordagem mais objetiva, contemplando
apenas quatro passos para estruturao do Escritrio de Processos. Orientaes desse
tipo fornecem aos gestores um guia mais operacional, indispensvel s iniciativas com
alta prioridade e expectativas de resultado em curto prazo. Por sua vez, a metodologia
elaborada pela Progress Sofware detalha as etapas para estabelecimento do BPMO. Este
guia prope orientaes para os responsveis e envolvidos em iniciativas de BPM.

6. Trabalhos relacionados e consideraes finais

Este artigo apresentou uma anlise de metodologias de suporte implantao de
Escritrios de Processos para avaliar a adequao destas em diferentes contextos. As
propostas de [Pinho et al. 2008],[Elo Group 2006],[Makhfi e Patton 2010] foram
analisadas com base num conjunto de elementos identificados na literatura. Esta
pesquisa pode apoiar organizaes que pretendem criar um BPMO, mas que no
possuem experincia suficiente para elaborao de uma nova metodologia.!
Um estudo semelhante foi conduzido por [Paim 2009], que props uma
metodologia para a definio de um BPMO por uma organizao. A pesquisa foi
realizada atravs de um survey e de entrevistas em instituies brasileiras, bem como
por meio do estudo de frameworks conceituais da literatura. Pesquisa similar foi
conduzida por [Jesus 2009], onde foi elaborado um framework para estruturao de um
BPMO, composto por capacidades e servios. As pesquisas citadas no apresentam em
seu mtodo uma anlise comparativa de metodologias, sendo este um dos diferenciais
da presente pesquisa.
importante ressaltar que a avaliao dos pontos fortes e das lacunas teve como
base apenas a avaliao da documentao disponvel pelas metodologias estudadas.
Para verificar se estes pontos de fato comprometem ou beneficiam a construo de um
Escritrio de Processos necessrio aplicar na prtica cada metodologia.
Alguns pontos relevantes para a estruturao de um BPMO deveriam ser
abordados com maior nfase nas metodologias para prover suporte mais prtico aos
gestores. A relao do BPMO com outros centros de excelncia existentes na empresa,
importncia da avaliao da maturidade de BPM da organizao antes da implantao
do Escritrio de Processos [Rosemman 2008],[Miers 2006], nfase na execuo de
projetos pilotos [Miers 2007] e diferenciao entre Governana e BPMO [Korhonen
2007],[Rosemman 2008] so temas que enriqueceriam as metodologias.
Como trabalho futuro prev-se um Estudo de Mapeamento Sistemtico sobre
metodologias para estruturao de Escritrio de Processos, bem como a continuidade da
pesquisa para definio de uma metodologia de suporte ao estabelecimento de um
BPMO em uma organizao pblica. Em seguida, estudos de caso sero conduzidos
para avaliar a adequao das metodologias na construo de um Escritrio de Processos.

Referncias
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