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ADMINISTRAO DO TEMPO E ORGANIZAO

1 Etapa Introduo
Voc se identifica com este vdeo:
http://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o

RELAXE, tem soluo....Assista s mais este:


http://migre.me/1R1lY

2 Etapa Organizao Bsica


2.1 Divida seu tempo em blocos: Manh e tarde, ou blocos de 3 horas, etc.
Considere os perodos mais produtivos e os mais tumultuados
Pode levar em considerao o local de trabalho: Escritrio, home Office,
trabalho externo
2.2 Divida suas atividades em tempos: Pessoais, Projetos tal, Cliente tal, etc...
Faa a diviso tendo em vista seus objetivos
2.3 Faa uma lista com todas as atividades pendentes e priorize-as (se quiser um
modelo, use a planilha de priorizao (em anexo)
2.4 Use algum tipo de agenda com alerta de tempo, se for manual, deixei-a aberta
em cima da mesa. Se for eletrnica, coloque um alarme insuportvel
ATENO 1 : No use dois tipos de controle, como duas agendas, dois blocos,
dois lugares para arquivar a mesma coisa, este o jeito mais fcil para voc se
confundir e perder o FOCO.
ATENO 2: Mesmo que voc seja totalmente adepto a informtica, inicialmente
use registros manuais, depois que internalizar o conceito, voc migrar com mais
facilidade para o mundo digital

ADMINISTRAO DO TEMPO E ORGANIZAO

3 Etapa Planejamento
3.1 Relacione os blocos de atividades que voc definiu com os blocos de tempo, por
exemplo:
Atividades de estudo a noite
Rotinas administrativas primeiro bloco da manh
Ligaes incio da manh e fim da tarde
Obs: Leve em considerao tempo e facilidade das atividades
com o perodo que voc tem mais e menos concentrao
Comece classificando a sua lista de pendncias, primeiro os prazos e depois o
grau de importncia: ROTINA, IMPORTANTE, URGENTE

3.2

ROTINA: Atividades corriqueiras como ler e-mail, arquivar documentos, ler


jornais, pagar contas, etc
IMPORTANTE: Atividades relacionadas ao seu objetivo, com prazo determinado,
que se no cumpridas afetaram seu trabalho, projeto, resultados, etc.
URGENTE: Fatos extras, ou atividades importantes que no foram realizadas no
tempo previsto.
3.3
Com base na coluna de prazos, passe para sua agenda as atividades,
distribuindo nos blocos de tempo que voc dividiu. Use a agenda integralmente,
respeitando a diviso de horas que normalmente j vem na folha.
3.4 Encontre uma forma de destacar os prazos importantes e os prazos finais, o que
se chama de marcadores de tempo.
ATENO 1 :Seja realista com o tempo gasto para cada atividade, se voc leva 1
hora para fazer atividade fsica e mais 20 minutos de locomoo, separe no mnimo
1 hora e meia para esta atividade.
ATENO 2: Deixe intervalos entre uma atividade e outra, 10 a 20 minutos. Estes
intervalos serviro para atividades extras, relaxamentos, compensar possveis
atrasos, etc.

ADMINISTRAO DO TEMPO E ORGANIZAO

4Etapa Prtica diria


4.1 Todo dia de manh reveja sua programao, faa os acertos
necessrios e tente segui-la!
4.2 Ao iniciar uma tarefa tenha preparado tudo que precisar.
4.3
Elimine os dispersores, PELO MENOS DURANTE O PERODO DA
TAREFA, como:
Caixa de e-mail aberta
Telefone
Celular
Internet
Acesso das outras pessoas a voc, sinalize que est off line durante o
perodo!
4.4 Ao final do dia, reveja a programao, ou no mximo na manh
seguinte. O que no foi feito dever ser realocado nos dias seguintes.

2010

ADMINISTRAO DO TEMPO E ORGANIZAO


LISTA DE PRIORIDADES
TAREFAS

OBJETIVO

IMPORT
N.

URGENT
E

PRAZO

DELEGAR

ORDEM DE
EXECUO