Você está na página 1de 18

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE

ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS


PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 00 - Apresentao
Ol, concurseiros! Tudo bem? Firmeza nos estudos???
Vamos l, hora de comear a mudana de vida! Pensem no Rio, salrio
de nove mil, muita praia, calor e samba! o que tero quando passarem no
concurso da ANCINE, para o qual vamos estudar agora!
Sou Mayko Gomes, Professor de Arquivologia e Procedimentos
Administrativos, e vamos estudar Noes de Arquivologia para Analista
Administrativo.
O edital est a h algumas semanas, e j que temos muito contedo a
estudar e pouco tempo, vamos comear. Como nosso contedo de estudo
relativamente pequeno, trago a vocs nesta aula demonstrativa o contedo
Arquivamento e Ordenao de Documentos, que tambm ser estudado na
nossa segunda aula. Esta aula ser apenas para que vocs conheam e
avaliem a didtica do curso, e tambm como os assuntos podem aparecer nas
provas.
Estarei disponvel a todos para solucionar suas dvidas. Contem sempre
com meu apoio. Podem me encontrar no frum do curso e no e-mail:
mayko@pontodosconcursos.com.br.
Ento, sem perda de tempo, vamos arregaar as mangas e mos obra!
Prof. Mayko Gomes
Setembro/2013

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo
O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a
vertical.
Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os
outros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e
dobras nos mesmos.
Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos
outros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, pois
facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.
Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os mtodos quanto os sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou
no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos.
Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de
busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e
geogrfico.
Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de
busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para
agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidade
parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos
de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta
ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de
forma direta.
Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento
so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir
com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto).
Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico,
geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco
mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos
observar (e guardar) os esquemas:

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES

MTODOS BSICOS

MTODO ALFABTICO
O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais
pedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio
seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse
mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o
examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo
baixo, de fcil implantao e assimilao.
Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do
arquivamento.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas
para recuperao da informao/documento.
A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou
palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no
exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos
De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do
nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois
critrios:

Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as


regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocs
as tenham decorado. Vamos a elas:
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica
considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem
antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA
Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem
antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.
Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou
ligados por hfen no se separam.
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique
Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur
Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no
se separam.
Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney
Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos
Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos
Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S.
Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro
Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo
Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO
SO considerados parte integrante do ltimo nome.
Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d
Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d
Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto
e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO
considerados na ordenao alfabtica.
Ex: Laura Barros Neto ---------------------- BARROS NETO, Laura
Ricardo Barros Filho -------------------- BARROS FILHO, Ricardo
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila
Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na
ordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R
de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.
Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro
elemento para fazer a ordenao alfabtica.
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato
Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato
Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de
FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de
SOBRINHO.
Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles
devem ficar entre parnteses aps o nome completo.
Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro)
Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)
Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so
considerados pelo ltimo sobrenome.
Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles
John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John
Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill
Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser
consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome
quando comeadas com letra maiscula.
Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di
Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta
July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July
Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que indica a famlia do pai.
Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches
Maria Diaz Herrera --------------------- DIAZ HERRERA, Maria
Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes)
so registrados exatamente como se apresentam.
Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED
Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG
Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os
ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes
devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.
Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE
Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHO
O Globo ----------------------------------- GLOBO (O)
The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)
El Pas ------------------------------------ PAS (El)
Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e
assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem
aparecer no fim, entre parnteses.
Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3)
XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)
Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona)
Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor
atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas,
registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO)
Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)
MTODO GEOGRFICO
Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da
informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por
usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local;
portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem.
Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar.
Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas
para busca e recuperao.
Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas.
Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por
estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as
cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica.
Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo
Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge
Acre Capixaba SANTANA, Joo
Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas
Bahia Salvador SANGALO, Ivete
Bahia gua Fria AMADEO, Srgio
So Paulo Campinas DOLORES, Maria
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em
ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco
vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das
demais pelo mesmo motivo.
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a
ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome.
Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto
Bahia Salvador GIL, Preta
Bahia Salvador VELOSO, Caetano
Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por
cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as
capitais.
Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio
Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto
Ilhus Bahia SILVA, Joo
So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo
Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos
pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as
demais cidades.
Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O)
Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel
Portugal Coimbra VAZ, Joaquim
MTODO NUMRICO
Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao
da informao/documento.
Vantagens: diminui os erros de arquivamento.
Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a
agilidade na busca e recuperao da informao.
Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas
para recuperao da informao (tabela ou ndice).
Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e
dgito terminal. Vamos a eles.
Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando
arquivar os documentos em ordem numrica. Deve-se apenas cuidar de
elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo
nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial
(ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu
rearquivamento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham
a vagar (ficar sem uso).
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Ex:

1026 518
(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o
sequencial dentro da pasta)
Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e
recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em
sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em sequncia
cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro
que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data.
Ex:
01-02-2001/027
(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O
formato pode variar, sendo a data colocada depois do sequencial ou de forma
reduzida, por exemplo)
Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como
elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um
nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como
j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da
direita para a esquerda.
Ex:
Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).
O nmero de arquivamento ser: 25-67-41
41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta
67 grupo secundrio, indicando a guia
25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia
(posio).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio.
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for
repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento.
Ex:
O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GS 85
GT GS GP
MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM PRIMEIRO.
25
85
95
APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, DEVEMOS
86
92
95
PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR ESSA RAZO EST
POSTERIOR AOS DEMAIS.
06
07
98
MTODO IDEOGRFICO
Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No
to frequente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas
subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno.
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado
principalmente em arquivos especializados.
Desvantagens: muitas subdivises
Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois
sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada.
O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a
alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas
subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica
est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a
unitermo. Vamos observar o esquema:

Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados


em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento
principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo
alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de
ordenao, enquanto este considera o assunto.
Ex:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Arquivo Permanente
Compras
Distribuio
Estoque
Informtica
Livros
Manuais
Manuteno de Computadores
Protocolo
Publicaes
Os temas esto divididos em ordem alfabtica por assunto. Esses
assuntos so colocados na guia que separa os documentos.
Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com
a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O
ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem
alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao.
Ex:
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
ARQUIVO INTERMEDIRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE
Compras
Distribuio
INFORMTICA
Manuteno de computadores
PUBLICAES
Livros
Manuais
Vocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser
difcil realizar essa atividade. A ideia escolher uma classe que seja comum a
outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a
materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a
classe comum s outras.
Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico.
No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico
antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada
de classes.
Ex:
1. ARQUIVO CORRENTE
1-1. Protocolos
2. ARQUIVO INTERMEDIRIO
3. ARQUIVO PERMANENTE
4. ESTOQUE
4-1. Compras
4-2. Distribuio
5. INFORMTICA
5-1. Manuteno de computadores
6. PUBLICAES
6-1. Livros
6-2. Manuais
Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Os
nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse,
pertencendo a uma classe maior.
Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil
Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX.
conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber
humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento
geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas
em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e
se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso),
ela pode ou no existir.
Ex: Classes
10
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
0 Geral
1 Departamento Pessoal
2 - Arquivo
Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:
100 DEPARTAMENTO PESSOAL
110 Admisso
111 Exame mdico
112 Documentos
112.1 Documentos recebidos
112.2 Documentos pendentes
113 Assinatura do contrato
120 Frias
130 Demisso
200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2
Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao a
apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho.
Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA A
ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL, por fora da Resoluo n 14 do
Conselho Nacional de Arquivo CONARQ.
Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao
coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e
atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos
uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que
se refere.
So Paulo

0
15

4
55

5
18

24

7
32

8
26
14

9
05
23

26
6
95

RAMOS, Edson, Carvalho

1
55

07

2
25
48

4
17

5
33

47

Admisso

1
58

2
95

6
06

12

7
01

9
15
82

Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse


mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

11

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas.
Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95
(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao
com outros assuntos.
Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao
tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes
mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o
mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros
mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo
unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico.
MTODO ALFANUMRICO
O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo
alfabtico com a rapidez do mtodo numrico.
Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo
numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao
sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o
que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das
informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que
combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.

MTODOSPADRONIZADOS

Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do


concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se
enquadram. Vamos a eles;
Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se
acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns
procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.
Ex:
MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ:
A D e abreviaes = ouro ou laranja
E H e abreviaes = rosa ou amarelo
I N e abreviaes = verde
O Q e abreviaes = azul
R Z e abreviaes = palha ou violeta
Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

12

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no
serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da
instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate
desse assunto.
Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico,
apenas acrescentando cores.
Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma
combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com
sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios
fornecedores e clientes.
Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da
semelhana sonora entre eles.
Ex:
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos.
Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima).
Por isso ficam arquivados prximos.
Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por
combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos,
cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o
objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da
informao.
Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona
da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores.
Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos
padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo
automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica,
somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil,
apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico
e rneo eram usados com frequncia, mas ficaram obsoletos com os avanos
tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM
CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO
APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso
chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO
O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe
pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

13

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do
tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que o tipo horizontal adequando para
arquivos permanentes, pois ali no h frequncia em consulta a documentos, e
para documentos em grandes dimenses, pois ajuda na sua preservao.

(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem


alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema
numrico.
Resoluo
O item est incorreto. O mtodo alfabtico no considera de forma
alguma nenhum sistema numrico para sua ordenao. Ainda, o mtodo que
considera o assunto o ideogrfico. O alfabtico considera apenas o nome do
correspondente.

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente


ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santos Cruz, Antnio.
Resoluo
O item est incorreto. A ordenao dos nomes est em desacordo com o
que ditam as regras de alfabetao, especialmente a regra 03.

(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de


documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra
nomes de pessoas.
Resoluo
O item est incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituies
e nomes de eventos.

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

14

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Exerccios
01 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm
documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos
correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do
tipo unitermo.
02 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice
ou de um cdigo.
03 - (MEC/2009 Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite
consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos.
04 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo
mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
05 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os mtodos bsicos de arquivamento so
alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.
06 - (STM/2011 Cespe/UnB) O mtodo alfanumrico um mtodo do
sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde
este se encontra guardado.
07 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a
partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.
08 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina
a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs
grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
09 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na ordenao geogrfica de
documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar
em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por
exemplo: Frana Paris - Duchein, Michel.

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

15

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Gabarito Comentado

Item

Resposta

Comentrio

01

Errado

02

Errado

03

Errado

04

Certo

05

Certo

06

Errado

07

Errado

08

Errado

09

Certo

Pastas com documentos de arquivo dispostas pelos nomes dos correspondentes


caracterizam a adoo do mtodo alfabtico.
A localizao de documentos, quando utilizado o sistema direto, no depende de
ferramentas auxiliares, e a busca pode ser feita diretamente.
O arquivamento horizontal dispe os documentos uns sobre os outros, o que obriga a
remoo deles para a busca de um especfico.
Como este mtodo combina conjuntos numricos e assuntos, as possibilidades de
aberturas de classes so ilimitadas.
So mtodos bsicos os apresentados no item, e so padronizados os mtodos rneo,
variadex, soundex, automtico e mnemnico.
Por ser uma combinao dos mtodos alfabtico e alfanumrico, esse mtodo pertence ao
sistema semidireto, ou semi-indireto.
O mtodo de ordenao dos documentos a partir do nome da cidade, estado ou pas o
geogrfico.
O mtodo numrico simples considera o prprio nmero do documento para sua guarda.
O item apresenta o mtodo numrico dgito-terminal.
Na correspondncia com outros pases ou estados, deve-se coloc-los antes da cidade, e
nesta, deve-se priorizar as capitais.

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

16

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Bom, paramos aqui por enquanto.
Infelizmente a Arquivologia no uma disciplina muito frequente em
provas, e por isso vamos recorrer a questes no to recentes para nossos
estudos. Percebam que alguns assuntos, como este que estudamos agora, no
aparecem a algum tempo em provas.
Mas no se preocupem, pois no nada que comprometa a qualidade do
nosso aprendizado. Mesmo assim peo a todos vocs que complementem seus
estudos por meio de resoluo de provas! Esta uma tima maneira de
aprender. Estudem at por questes e outras bancas, se necessrio. E tirem
suas dvidas comigo.
Ainda, nosso curso aberto suas sugestes e crticas! Estou sempre
disponvel para solucionar dvidas, analisar e discutir as crticas e sugestes.
Fiquem vontade para se manifestar!
Estou sempre pronto para
mayko@pontodosconcursos.com.br.

ajud-los!

Aguardo

seu

contato:

Forte abrao, bons estudos e at a primeira aula!

Prof. Mayko Gomes


Setembro/2013

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

17

ARQUIVOLOGIA PARA ANCINE


ANALISTA ADMINISTRATIVO / REA I - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Exerccios Resolvidos na Aula

(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do


tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.
Item incorreto.
(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem
alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema
numrico.
Item incorreto.
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente
ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santos Cruz, Antnio.
Item incorreto.
(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra
nomes de pessoas.
Item incorreto.

Prof. Mayko Gomeswww.pontodosconcursos.com.br

18