DESARROLLO.

CICLO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD.

Ciclos de Calidad o Crculos de Deming:

El Dr. Deming (1900 -1993) nacido en Octubre en Sioux (E.E.U.U), consigui su doctorado en
fsica matemtica en 1928. Trabajo posteriormente en el US Government Service varios aos.
Despus de la guerra fue enviado al Japn como consejero del censo japons. Estuvo vinculado
a la Unin de Cientficos e Ingenieros Japoneses (JUSE).
Los miembros del Juse estaban fascinados con sus teoras y sus conocimientos que pensaron
que les ayudara en sus esfuerzos de recuperacin.
EI19 de Junio de 1950 ante un grupo de 500 personas realiza la primera de doce conferencias.
En 1951 los japoneses para mostrar su aprecio establecen el premio Deming una medalla de
plata el cual se otorgaba en dos categoras, aun individuo por sus conocimientos de teora
estadstica ya una compaa por logros obtenidos en la aplicacin estadstica.
Para 1980 treinta aos despus de ensearles sus mtodos a los japoneses, el Dr. Deming fue
descubierto en los Estados Unidos.
DETERMINAR METAS Y OBJETIVOS (PLANEAR).
El primer paso para el cambio radica en facilitar la visin interna, reconocer que hay cosas que
suceden, aceptar los problemas, hacer un diagnostico y querer tomar las medidas apropiadas.
Una vez superadas estas dificultades, las personas comprendern que los problemas son
superables, y que tiene derecho a otra actividad.
Normalmente lo integran el director y los jefes de departamento. El comit tendr la
responsabilidad de coordinar e implantar el sistema, siendo sus responsabilidades:
Establecer la poltica de calidad .Asignar los recursos necesarios .Planificar y orientar el
proyecto.
Evaluacin Previa.
Esta evaluacin se har al actual sistema de funcionamiento de la empresa, con el fin de
identificar las diferencias y desviaciones en procedimientos de calidad comparados con la
norma, debiendo cada departamento en esta fase identificar:

La fase de procedimientos escritos.

El incumplimiento de procedimientos.

Procedimientos y otros documentos que requieren adaptarse a los requisitos de la

norma.

Requisitos de la norma que son aplicables a la empresa.

DETERMINAR METODOS DE ALCANZAR METAS.

Las actividades bsicas en el diseo de dicho plan son:
Teniendo definida la poltica de calidad.
Diseo del soporte documental.
Preparar el plan de difusin.
Se establecern los medios que se utilizaran para difundir la calidad, pudiendo ser alguno de
ellos:
Logotipo.
Tabln de la calidad.
Revistas
El plan de formacin podr contener:
Los objetivos del plan.
Programas necesarios.
Recursos necesarios.
Valoracin de costes.
Cules son los errores ms frecuentes que se presentan en la fase de planificacin?
Iniciar el proceso sin que la direccin este comprometida en la implantacin .No hacer un estudio
previo de los costes de la calidad y de la no-calidad .Crear un sistema de calidad que no se
ajusta a la empresa .No programar un plan de difusin para toda la empresa .Poner como nico
motivo obtener la certificacin.
DAR EDUCACION Y CAPACITACION (HACER).

En esta fase es donde iniciamos el proyecto:

Aprobacin de la poltica de calidad.
Elaboracin del manual de calidad
Aprobacin de los procedimientos y distribucin.
Presentacin del sistema de calidad.
Explicar el sistema de calidad
La Direccin transmitir el compromiso y el apoyo a los nuevos cambios.
Razonar los beneficios que se obtienen para la empresa y los trabajadores.
Dar confianza y seguridad ante el temor que puede suscitar los cambios.
Informacin sobre el proyecto a todos los empleados.
Desarrollo del plan de formacin
Una vez aprobados y elaborados los procedimientos, se programan los cursos que se impartirn,
pudiendo ser:

Formacin en herramientas humanas como motivacin, resistencia al cambio

Formacin en herramientas tcnicas referentes a la calidad total.

Formacin para auditores internos.

REALIZACION DEL TRABAJO.

Es el momento de plasmar en la realidad todo lo que se escribi en los procedimientos, siendo
aqu donde se ponen de manifiesto las virtudes y defectos de los documentos redactados,
adems de surgir las necesidades de cambio en dichos documentos. El responsable de calidad
debe coordinar estas actividades consensuado los cambios entre todo el personal involucrado, y
asegurndose de que se llevan a cabo las revisiones y aprobaciones correspondientes, teniendo
que mantener informado al comit sobre la marcha de estas actividades.
Cules son los errores ms frecuentes que se presentan en la fase de ejecucin:
Trabas de los empleados para la utilizacin de procedimientos escritos.

 Imponer el cambio y no estimular esfuerzos y xitos

Olvidar que el sistema lo implantan personas, y que sin su participacin y colaboracin no
ser posible.
Revisiones y cambios de procedimientos sin ser aprobados.

VERIFICAR LOS EFECTOS DE LA REALIZACION (VERIFICAR).

Controlar no es perseguir, sino contrastar que los objetivos se cumplen en la medida de lo
proyectado; significa chequear si lo realizado se ajusta a lo previsto, y esto se realizara mediante
las auditoras internas.
Se requerir de cada departamento las posibles acciones correctoras para la mejora de la
efectividad del sistema.
Cules son los errores ms frecuentes que se presentan en la fase de control:
.No dar importancia a las auditorias ntimas .No determinar acciones correctoras
TOMAR ACCION APROPIADA (ACTUAR).
El sistema de calidad es un sistema vivo y dinmico, y si no se mejora da a da, no llega a ser
til, ya que se convierte en un paso ms a realizar en el proceso, por lo que en esta fase se
confeccionara una planificacin para implantar las acciones correctoras, estableciendo as las
fechas de nuevas auditoras internas que verifiquen la efectividad de las acciones correctoras
hasta que el sistema sea operativo.
Cuando ya se hayan realizado todas las acciones correctoras, es conveniente programar una
auditoria con una entidad externa.
Llegado este momento se concierta una evaluacin formal con una entidad de certificacin, para
la obtencin de un certificado de calidad del sistema empleado por la empresa.
Cules son los errores ms frecuentes que se presentan en la fase de actuacin:
No llevar a cabo la auditoria interna.
Informar a la entidad de certificacin cuando an no se est preparado para la revisin del
sistema.
LA CALIDAD Y EL CICLO ADMINISTRATIVO.
Henry Fajol: propuso la teora de que los elementos de la administracin consista en 5
funciones son: planeacin, organizacin, mando, coordinacin y control.

Los elementos del ciclo administrativo que se aplican a la calidad incluyen:

Poltica de calidad.
Meta de calidad.
Organizacin de venta.
Recursos.
Capacitacin.
Estructura organizacional.
Incentivo, revisin y medicin.
POLTICA DE CALIDAD.
Poltica.
Es el procedimiento el cual detalla cmo debe lograrse una actividad dada. Todos los aspectos
de polticas de calidad deben estar hechos a la medida para cada uno de los aspectos ms
crticos y ms difciles sobre polticas con naturaleza global en la compaa. Es una necesidad
de una cooperacin adelantada y completa por parte de las funciones de mercadotecnia,
desarrollo del producto y manufactura.
Metas de Calidad.
Una meta (u objetivo) es una enunciado del resultado deseado que debe lograrse dentro de un
tiempo especfico.
Las metas tcnicas son a corto plazo es decir un ao y las metas estratgicas para largo plazo,
es decir (5 aos).
Las metas de control ms comunes incluyen: mantener los materiales, los procesos y los
productos dentro de las especificaciones, mantener las fallas de operacin las reclamaciones
externas, mantener los costos de inspeccin de pruebas de desperdicio de trabajo y otros costos
internos.
ORGANIZACIN PARA LA CALIDAD.
Evolucin de la Organizacin para la Calidad.
Muchas organizaciones, en particular las industrias de la manufactura, han concentrado las
actividades relacionadas con la calidad en un departamento de calidad. A travs de varias
dcadas han cambiado los nombres y alcances de estas actividades: inspeccin, control
estadstico de la calidad, control de calidad, ingeniera de confiabilidad, control de la calidad
total, aseguramiento de la calidad, administracin de la calidad total.
La mayora de las organizaciones ahora capacitan al personal de los departamentos funcionales
en las herramientas de administracin de la calidad y los hacen responsables de la implantacin
de los conceptos modernos de calidad.

PAPEL DE LA ALTA ADMINISTRACIN.

De todos los ingredientes para lograr con xito la superioridad en la calidad, sobresale uno: el
liderazgo activo de la alta administracin.
La alta administracin desarrolla la estrategia para la calidad y asegura su implantacin a travs
del liderazgo persona.
Waite (1989) identifica tres fases naturales del esfuerzo de calidad y describe el papel de la alta
administracin en cada una de ellas. Las tres fases son euforia (se comienza a resolver los
problemas iniciales), paso ms lento (los problemas ms grandes requieren ms tiempo) y
establecimiento (el proceso de mejoramiento se convierte en una parte permanente de la
compaa).
La utilizacin continua del PHVA nos brinda una solucin que realmente nos permite mantener la
competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la
productividad, reduce los precios, aumenta la participacin de mercado, supervivencia de la
empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa.

PLANEAR.
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.
1. Identificar servicios.
2. Identificar clientes.
3. Identificar requerimientos de los clientes.
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones.
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo).
6. Identificar y seleccionar los parmetros de medicin.

7. Determinar la capacidad del proceso.

8. Identificar con quien compararse (benchmarks).
HACER.

Implementacin de los procesos.

Identificar oportunidades de mejora
Desarrollo del plan.
Implementar las mejoras.

VERIFICAR
Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las polticas, los objetivos y
los requisitos del producto e informar sobre los resultados.
Evaluar la efectividad.
ACTUAR
Tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.
1. Institucionalizar la mejora y/o volver al paso de Hacer.
APLICANDO EL PHVA EN LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS, TENEMOS:
La definicin de la red de procesos, la poltica de calidad y los objetivos, se define el
Representante de Gerencia, y el aseguramiento de los procesos.
En el Hacer se hace la implementacin de lo definido en la planeacin, es decir, toda la
Organizacin se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que
documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodologa definida.
En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditoras internas de
Calidad.
En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de
mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditoras, adicionalmente se aplica la

metodologa para anlisis y solucin de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un

mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente
como parte del da a da.

CONCLUSIONES.

No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno
de los pasos del ciclo.
Podra decirse que la metodologa PHVA no da lugar a fisuras en cuanto su propsito: se define
una meta y dejndose llevar por la sabidura contenida en cada etapa, se llega a cumplirla
quitando del camino los obstculos (no conformidades) que se interpongan, ya sean humanos,
materiales o financieros. Si el objetivo es realista y considera las variables del entorno, entonces
siguiendo la estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de xito es mayor. No debe
olvidarse que en cada paso habr que realizar acciones tcticas y operativas para seguir
adelante con dominio.