UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

CDIGO: CP-GCL-01
VERSIN: 04
PGINA: 1 de 6

PROCESO GESTIN DE CALIDAD

FECHA: 16/09/2013

CARACTERIZACIN DE PROCESO

VIGENCIA: 2013

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

TIPO DE PROCESO: ESTRATGICO
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVO
Determinar el estado y desempeo del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad a su
vez que se determina las acciones necesarias para el aseguramiento del ciclo de mejora
continua.

APORTE CLAVE AL PDI

Objetivo:
2.
Concretar
la
solidez
acadmico
administrativa con base en el aseguramiento
de la calidad bajo el enfoque por procesos
estratgicos, misionales, de apoyo y de
evaluacin, segn marcos normativos vigentes.
Estrategia:
2.3. La Eficiencia Administrativa: Articulacin y
oportunidad. Graduacin. 2.4. Optimizar el
espacio fsico: Funcionalidad de las reas.
Programa:
2.3.1. Desarrollo organizacional.
2.4.2. Medio Ambiente.
Subprograma:
2.3.1.1. Sistema de gestin de calidad
2.3.1.2. Fortalecimiento del aseguramiento de la
calidad de los laboratorios.
2.4.2.1. Plan de Gestin Ambiental.
ALCANCE: Desde la identificacin de las acciones de mejoramiento hasta la evaluacin de su eficacia
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS: Oficina asesora de planeacin, coordinacin SIG, departamento de medio ambiente, coordinacin de salud
ocupacional
LDER DEL PROCESO: Asesor de planeacin

ELABORO: Jos Isaas Pea

CARGO: Coordinador SIG
FIRMA

REVISO: Claudio Javier Criollo

CARGO: Representante de la alta direccin(E)
FIRMA

APROB: Claudio Javier Criollo

CARGO: Representante de la alta direccin(E)
FIRMA

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

VIGENCIA: 2013

MODELACIN DEL PROCESO

PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO

ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA

USUARIO
INTERNO
EXTERNO

PLANEAR
Diagnostico del
SIG

DAFP

NTCGP
1000-2009

Planificar la evaluacin al SIG

Definir las polticas para la mejora

continua

Plan de trabajo
para la
implementacin
del sistema.
Procedimiento
de acciones
correctivas.
Metodologa
para la
formulacin de
planes de
mejoramiento.

Direccionamiento
estratgico.

Todos los
procesos

HACER
Evaluacin
Control y
seguimiento

Comunicacin
institucional

Procesos
misionales
Direccionamiento
estratgico
Todos los
procesos

Entes de
control

Resultado de
las auditorias
internas o
externas
Resultados de
la satisfaccin
del cliente e
informe de
PQRR
No
conformidades
del servicio
Acta de
revisin por la
alta direccin
Necesidades
de mejora

Identificar necesidades de
mejoramiento

Acciones de
mejoramiento
formuladas

Direccionamiento
estratgico

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

VIGENCIA: 2013

MODELACIN DEL PROCESO

PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO

ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA

Asesorar a los procesos en la

definicin de los planes de
mejoramiento

Planes de
mejoramiento
ajustados con
mtodos de
evaluacin

USUARIO
INTERNO
EXTERNO

Planes de
mejoramiento
por proceso.
Todos los
procesos

Direccin
Estratgico

Todos los
procesos

Gestin
Documental

Direccionamiento
Estratgico

Gua
metodolgica
para la
medicin del
desempeo
institucional.
Procesos
definidos y con
sus relaciones
identificadas
Gua para la
elaboracin de
documentos.
Procedimientos
de Control de
documento
Acta de
revisin por la
direccin

Mantener y mejorar el modelo de

operacin por procesos

Administrar los documentos del SIG

Realizar autoevaluacin, revisin y

ajuste al SIG

Mapa de
procesos
Caracterizacin
de procesos

Todos los
procesos

Todos los
procesos

Documentos
controlados del
SIG

Todos los
procesos

Informe general
del SIG

Direccionamiento
Estratgico.

VERIFICAR
Plan de trabajo
para la
implementacin
del sistema

Realizar seguimiento y medicin al

proceso

Informe de
gestin del
proceso

Direccionamiento

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

VIGENCIA: 2013

MODELACIN DEL PROCESO

PROVEEDOR
INTERNO
EXTERNO
DAFP

ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA

USUARIO
INTERNO
EXTERNO
Estratgico

Instrumento de
autoevaluacin
Resultado de
los indicadores
ACTUAR

Evaluacin
control y
seguimiento
CGR

Direccionamiento
estratgico

Informe de
Auditoria
Interna
Informe de
auditoria
integral
Resultados de
la revisin por
parte de la
direccin

REQUISITOS DEL SIG

REQUISITOS MECI: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2.1,
2.2.2, 3.1, 3.2.2, 3.3.1, 3.3.2.
REQUISITOS NTCGP: 4.1, 4.2, 5.1, 5.3, 5.4,
5.5.3, 6.1, 8.2.3, 8.4, 8.5

Implementar acciones correctivas y

preventiva para el mejoramiento
continuo

Plan de
mejoramiento
del proceso
Mapa de
riesgos por
proceso

Evaluacin
control y
seguimiento

RECURSOS DEL PROCESO

HUMANOS : 1 coordinador SIG
2 profesionales de gestin ambiental
1 profesional Salud ocupacional
1 servicios tcnicos

TECNOLGICOS:
INFRAESTRUCTURA: 2 oficinas

DOCUMENTALES: (VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS)

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FECHA: 16/09/2013

CARACTERIZACIN DE PROCESO

VIGENCIA: 2013

POLTICAS DE OPERACIN POR PROCESO

POLTICA
Es responsabilidad de los lideres de proceso realizar la medicin de los
procesos segn los indicadores establecidos y debe estar acorde con
la periodicidad de los mismos
Los lideres de proceso auto controlan sus procesos y establecen los
correctivos frente a las desviaciones presentadas
El manejo de los recursos para el sistema Integrado de gestin estar
directamente administrado por el asesor de planeacin de la
Universidad de los Llanos
Es responsabilidad de la coordinacin SIG realizar el asesoramiento a
la construccin de los planes de mejoramiento que se den como
respuesta al ciclo de auditoria interna del sistema de gestin.
Es responsabilidad de la coordinacin SIG mantener y mejorar el
soporte documental del Sistema integrado de gestin
Resolucin 1729 de 2008 en donde se define la poltica y los objetivos
de la calidad

ACTIVIDAD RELACIONADA
Realizar autoevaluacin, revisin y ajuste al SIG
Realizar autoevaluacin, revisin y ajuste al SIG

Planificar la evaluacin al SIG

Asesorar a los procesos en la definicin de los planes de mejoramiento

Administrar los documentos del SIG
Definir las polticas para la mejora continua

CONTROL DE RIESGOS DEL PROCESO

VER MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

INDICADORES DE GESTIN DEL PROCESO

VER APLICATIVO INDICADORES DE GESTIN

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CARACTERIZACIN DE PROCESO

VIGENCIA: 2013

NORMOGRAMA POR PROCESO

JERARQUA DE
LA NORMA

NUMERO Y FECHA

LEY

872 de 2003

Resolucin
rectoral

1729 de 2008

Resolucin
rectoral

2287 de 2010

TITULO O EPGRAFE
Por el cual se crea el sistema de gestin de la calidad en
la rama ejecutiva del poder publico y otras entidades
prestadoras de servicios
Por la cual se implementa el sistema de gestin de la
calidad NTCGP1000:2004, se define la poltica y los
objetivos de calidad, los procesos integrados
institucionales
y los cargos responsables de
desarrollarlos.
Por la cual se integran el Modelo Estndar de Control
Interno MECI 1000:2005 Y el Sistema de Gestin de la
Calidad SGC NTCGP 1000:2009, en el SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION SIG de la Universidad de los
Llanos y se regulan sus rganos de administracin y se
derogan otras resoluciones rectorales

ARTICULO

APLICACIN ESPECIFICA

Toda

Toda

Toda

HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA

CAMBIO

NUEVA VERSIN

Documento nuevo

01

20/11/2011

Se reformul la caracterizacin del proceso, modelando bajo el ciclo PHVA

02

01/06/2012

Se reformul la caracterizacin, ajustndola al mapa de riesgos institucional

03

13/08/2013

Se reformul la caracterizacin, ajustndola a los aportes al PDI y MECI. Adems, se incluy

el link para el aplicativo de los indicadores de gestin del proceso.

04

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