INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN

La administracin la entenderemos como un proceso, ya que en ella se realizan

funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administracin no es
esttica, debido a esto se hace necesario que constantemente se est
replanteando. Este proceso ser de carcter permanente, interrumpido y
sistemtico, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas que
aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y
coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas.
Elementos de la Administracin:
En cualquier organizacin que se aplique administracin, siempre estarn
presentes los siguientes elementos:
Personas o recursos humanos

Actividades

Objetivos

Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc.

Mtodos (conocimientos, aplicaciones tecnolgicas y operativas)

Todos estos elementos nos van a ayudar en forma coordenada a cumplir con
nuestros objetivos.
ELEMENTOS DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION OBJETIVOS
ORGANIZACIN O PROCESO ADMINISTRATIVO PREDETERMINADOS
RRHH
ACTIVIDADES PLANIFICACION DIRECCION
FIN U OBJETIVOS
RECURSOS
METODOS ORGANIZACIN CONTROL
Rol de la Administracin:
La administracin tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por
cualquier organizacin y transformarlos en una accin organizada, entonces el rol
del administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una
organizacin para finalmente cumplirlos.

ORGANIZACIN === ADMINSTRACION === OBJETIVOS

Lo que va desde la organizacin al objetivo es la administracin, por lo tanto la
administracin es lograr objetivos en todos los niveles, pero estos mismos
objetivos se deben alcanzar de manera eficiente.
Eficiencia: es lograr objetivos con el mximo ahorro de recursos.
Eficacia: es solamente cumplir los objetivos.
Caractersticas de la Administracin:
Podemos distinguir claramente 3 caractersticas:
Colaboracin: cuando dos o ms personas anan sus esfuerzos para el logro de
un objetivo que, individualmente no podra realizarse, se denomina colaboracin.
Es la caracterstica principal de la administracin.
Universalidad: significa que la administracin est presente en todas las
actividades del ser humano. Todo se administra.
Neutralidad: la administracin es independiente de las personas y de las
situaciones en las cuales se produce, por lo tanto la administracin es
independiente del objetivo, es decir la administracin no contempla categoras
valricas al administrar.
PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
La administracin es el proceso de planear (planificar), organizar, liderar y
controlar los esfuerzos de todos los miembros de la organizacin y el empleo de
todos los recursos organizacionales establecidos, por lo tanto la administracin no
es esttico y debido a lo cambiante del entorno, lo cual modifica a nuestra propia
organizacin, se hace necesario que la administracin constantemente se est
replanteando.
La administracin cuenta de etapas, las cuales se constituirn en un lenguaje
tcnico en las llamadas etapas del proceso administrativo, las cuales se fundan en
etapas previas, de carcter lgico.
Orden de proceso administrativo
Determinar objetivos: Esta etapa implica que hacer o que rumbo tomar, esto
resuelve la incgnita de la que se pretende o que es lo que se desea, esto hace
referencia a la planificacin.
Medios a utilizar: Para obtener un objetivo es necesario realizar un proceso de
racionalizacin para determinar como lograr lo que se pretende, es decir resuelve
nuestra incgnita el cmo hacer y esto hace referencia a la organizacin.
Actuacin: Una vez fijados los objetivos y determinados los medios, corresponde
una actuacin o ejecucin de una accin y es simplemente hacer, esto tiene que
ver con la direccin.

Verificacin: Esta ltima etapa comprende un anlisis evaluativo sobre si dicha

accin condujo en la prctica, al objetivo que se buscaba y en esto hacemos
referencia al control.
MISIN
Propsito o misin: Cualquier tipo de organizacin debe contemplar su misin o
propsito en una sociedad y este est dado por la funcin o la utilidad que la
empresa tenga en dicha sociedad o que la sociedad le otorga a la organizacin (o
empresa). Entonces los propsitos o misiones van ms all de la simple ganancia
y podemos afirmar que las empresas buscan un rol en la sociedad, por ejemplo:
factor de desarrollo, como un factor de integracin, etc. Podramos afirmar que la
empresa tiene una misin ms trascendente que lo simplemente econmico.
Objetivos o metas: Esto se refiere a los fines a los cuales se dirige la actividad y
representa no slo el punto final de la planeacin, sino tambin el fin hacia el cual
se dirige la organizacin con todos sus componentes, es decir recursos humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, etc.
Los objetivos se clasifican en generales y especficos.

Objetivos generales: Son aquellos enunciados por la gerencia o direccin y

afectan a toda la organizacin.

Objetivos especficos: Son aquellos enunciados por las diferentes unidades o

reas de las organizaciones y van en apoyo de los objetivos generales y los
explicitan y en la medida que se va bajando de nivel organizacional, estos
objetivos se van haciendo cada vez ms especficos, concretos, llegando a ser
detallados en lo operativo.
Polticas: Se definen como lneas de accin que orientan la conducta
administrativa. Las polticas permiten la discrecionalidad administrativa y se
constituyen en un vital elemento para la toma de decisiones. Entonces podramos
definir la discrecionalidad como el margen que nos concede la institucin para
operar segn nuestro criterio. Para minimizar los riesgos de la discrecionalidad se
deben establecer claramente las polticas, es conveniente que las polticas se
manifiesten por escrito, para evitar diversas interpretaciones.
Para algunos autores las polticas las definen como ciertas fronteras o lmites,
dentro de las cuales deber desenvolverse una accin, es decir son las reglas del
juego o el trazado de la cancha. Las polticas pueden ser expresas o implcitas.
Polticas expresas: Estas se basan en orientaciones o lineamientos generales o
tambin reglamentos o normas especficas.

Polticas implcitas: Corresponden a cosas obvias, pero generalmente son

riesgosas, porque se ubican en la esfera de la subjetividad, por lo tanto suelen
entrar en conflicto con las anteriores.
Las polticas tambin las podemos clasificar en generales y especficas.
Polticas generales: Son aquellas enunciadas generalmente por la gerencia o
direccin y afectan a todos los trabajadores de la empresa. Ejemplos:
Dentro del mbito del personal la poltica general de vacaciones de una empresa
es que sus trabajadores harn uso de sus vacaciones legales entre los meses de
diciembre a marzo.
Como poltica de ascenso: a tantos aos a lo largo de una determinada labor,
mostrando responsabilidad, cumplimiento, capacidad, etc. se procede a una
responsabilidad mayor.
Como poltica de capacitacin: todas las personas tiene que tener un mnimo
determinado de horas de capacitacin anual.
Como poltica general de bienestar: para las fiestas patria y navidad se otorgar
una canasta familiar y un aguinaldo.
Polticas especficas: Son aquellas enunciadas por las distintas secciones y
unidades de la empresa y afectan, solamente, a los trabajadores y a las acciones
de las respectivas unidades.
Ejemplos:
Como poltica de venta: slo se vende al por mayor
Como poltica de adquisiciones: previo presupuesto o cotizacin en tres
ejemplares, se comprar dentro de 15 das.
Como poltica de calidad: una determinada rea de produccin opera con un
nmero determinado de control de calidad que es diferente para otra rea.
Procedimientos: Son las etapas o pasos necesarios para cumplir con una
determinada actividad o trabajo, es decir nos indican las formas o maneras de
hacer las cosas. Tambin podemos afirmar que es un plan que describe la
secuencia cronolgica de las tareas necesarias para ejecutar cierto trabajo u
operacin.
Ejemplo: proceso de cobranza, requiere de los siguientes pasos:
Notificacin escrita: aqu se da aviso al cliente de la morosidad

 20 das despus se enva una segunda nota donde se fija un plazo perentorio
para cancelar la deuda pendiente.
De no cumplir, el cliente con el respectivo pago, se procede a cobranza judicial.
Finalmente los procedimientos estn detallados en los llamados manuales de
procedimiento, los cuales son pblicos, de fcil acceso y del conocimiento de
todos los trabajadores.
Reglas: Podramos definir las reglas como normas de conductas impuestas, cuya
trasgresin implica una falta gravsima. Las reglas estn manifestadas en los
reglamentos internos, donde son detalladas, para ser pblicamente conocidas.
Generalmente se refieren a las relaciones interpersonales, el trato hacia los jefes,
al cumplimiento de ciertas disposiciones, el proceder de ciertas acciones al interior
de la empresa, etc.
Para que estas reglas internas tengan validez deben cumplir con los siguientes
requisitos:

Estar impresas

Entregadas a cada trabajador

Enviar una copia a la Inspeccin del Trabajo, para su aprobacin

Deben estar actualizadas, segn las modificaciones que imponga cada empresa,
sealando la fecha de modificacin

Deben estar en conocimiento de los Sindicatos.

En trminos generales las reglas son taxativas (explcitas) y no se prestan a
interpretaciones
CLIENTES Y COMPETENCIAS
La competencia cada vez es ms difcil para las empresas es por ello que deben
estar preparadas y aplicar todos sus conocimientos y habilidades as
como actitudes para el buen desempeo en el mbito empresarial, el secreto
del xito son las personas que nos compran aquellas que llamamos clientes.
Los clientes pueden darle un giro a nuestra empresa as como nos pueden llevar
al xito as tambin nos pueden guiar a la ruina, es por ello que son muy
importantes y la nica forma de satisfacerlos es conocindolos y comunicndonos
con ellos para conocer sus necesidades.
Como sabemos a cada accin le concluye una reaccin, es aqu donde entran los
beneficios que genera el satisfacer a un cliente, para entender cmo funciona
la demanda de productos solo necesitamos saber cmo funcionan las

necesidades de los clientes pero como sabemos el mundo est cambiando y se

necesitan nuevas y mejores formas de pensar es por ello que debemos empezar a
ver las cosas desde un punto de vistatotalmente diferente.
Un cliente es un factor muy importante en la empresa ya que l puede determinar
si la empresa se mantiene en el juego empresarial o no, para ello se necesita
conocer a los clientes actuales y a los posibles clientes del futuro. Hay que
mantener comunicacin con los clientes para poder tener bases en la elaboracin
de nuestro producto.

Hoy en da ya no se pueden sacar al mercado productos sin antes hacer una

respectiva investigacin ya que si esto se hace as el producto probablemente
fracase, si se quiere estar seguro de cmo reaccionara el producto o al menos que
podr subsistir en el mercado una herramienta fundamental es una investigacin
de mercado esta herramienta es manejada por una serie de pasos y segn el
autor que la maneje este la dividir en los pasos que el crea correspondientes
pero a pesar de ello todos estn de acuerdo en que esta herramienta es
fundamental para la creacin e introduccin de un nuevo producto y que permite
conocer lo que los clientes potenciales y no potenciales desean.
Segn juran (1996) con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes
las organizaciones eficientes deben:
1. Determinar quines son sus clientes.
2. Precisar cules son los factores de xito que les permitan responder a
las necesidades, requerimientos y expectativas de sus clientes.
3. Establecer procesos efectivos que les permitan generar productos
y servicios acordes con las necesidades, requerimientos y expectativas de sus
clientes.
4. Enfocar sus esfuerzos en mejorar sus procesos y desarrollar mtodos y
evaluarlos.
5. Debemos estar conscientes que hay necesidades de orden mayor, o
secundarias que el individuo tiene y que deben satisfacerse.
Juran menciona los siguientes pasos para determinar las necesidades pero habla
de manera global, hay que tener en cuenta varios factores como por ejemplo a mi
abuelito no le gustan lo mismo que a m y mi prima viste diferente que yo porque
ella vive en Hidalgo y yo en Yucatn, como nos podemos dar cuenta para buscar
necesidades hay que tener mucho ojo para poder captar cuales son las
necesidades de mi mercado y esto infiere analizar el territorio sobre el cual quiero
trabajar, la edad a la que le voy a ofrecer ese producto, el gnero y as como estos
existen ms factores que me pueden ayudar a encontrar dicha necesidad a
satisfacer.
Pero por qu pensar en los mtodos del pasado si lo de hoy es pensar de una
forma creativa de una forma nueva para obtener ventajas en la competencia,
como ingenieros en gestin empresarial necesitamos buscar nuevas formas de ver
las necesidades de los dems. En el 2009 Maslow (en Ponce, C., 2009) menciona

una simptica pero muy cierta clasificacin de las necesidades de las personas
que se puede apreciar en el cuadro 1.1.
Es cierto que una buena comunicacin entre la empresa y sus clientes es
fundamental, pero hay que tener en cuenta que debemos saber cmo interpretar
la comunicacin con el cliente ya que como sabemos la comunicacin no es solo
verbal, existe tambin la visual y la auditiva.
NECESIDADES.
bsicas
Proteccin.
Pertenencia.
Reconocimiento.
Autorrealizacin.

IMAGEN DEL NEGOCIO

Un logotipo es un grupo de letras, smbolos, abreviaturas, cifras etc, fundidas en
solo bloque para facilitar una composicin tipogrfica, no es ms que la firma de la
compaa que se puede aplicar a todas clases de material impreso o visual.
El principal requisito de un logo consiste en que debera reflejar la posicin de
mercado de la empresa. l logo le permitir a la compaa colocarse visualmente
al lado de sus competidores y le ayudara a aparecer como el proveedor ms
profesional
y
atractivo
dentro
de
su
sector
de
mercado.
l logo puede incorporarse, como un trabajo posterior de diseo, a la papelera, el
transporte y en carteles que indiquen la presencia de la empresa o identifiquen sus
locales comerciales. Tambin se pude utilizar en la publicidad de prensa, en
muchos casos en blanco y negro. Por lo tanto es importante tener en cuenta una
amplia gama de posibles aplicaciones en las fases iniciales de la creacin de la
imagen, para asegurar unaeficacia permanentemente en una variedad de medios
informativos
diferentes.
Un diseador a quien se encarga este tipo de trabajo debera evaluar siempre el
problema dentro de su contexto. El diseo de un logo o una imagen empresarial
deber estar dictado por los requisitos del cliente y la investigacin del diseador.
Un cliente puede tener preferencia por unos temas en particular, que sern
influencias importantes en el diseo. No obstante, la prioridad debera siempre
consistir en obtener la imagen comercial ms apropiada, por muy distinta que
resulte el concepto original. Es una cuestin de interpretar el punto de vista
subjetivo del cliente y a la vez de sacar ventaja del material de investigacin.
Gran parte de la solucin de problemas en el diseo para empresa se apoya en
una investigacin exhaustiva y en decisiones inteligentes de mercado, seguidas de
una buena interpretacin visual. El esfuerzo invertido en esta fase, cuando se

intenta determinar cual es la imagen apropiada para el cliente, es de

incalculable valor.
La mayora de los comercios, grandes y pequeos, requieren una imagen
comercial que estar presente en todo material impreso de la compaa.
El objetivo es el de establecer una etiqueta distintiva y apropiada que separe a
este comercio de
sus
competidores.
La aplicacin ms habitual de logos es en membretes de cartas, facturas, tarjetas
de saludo, talonarios de recibos y tarjetas comerciales. Su empleo se puede
extender a uniformes, embalajes, etiquetado de productos y anuncios de prensa.
PRODUCTO Y CALIDAD DEL SERVICIO
La calidad en una organizacin podramos dividirla en cinco reas:
Calidad personal: la calidad del productor en la realizacin de su tarea o trabajo,
as como la calidad que ofrece l mismo: su higiene, aspecto, educacin y
vestimenta.
Calidad de su entorno: cmo tiene distribuidas, clasificadas, ordenadas sus
herramientas, utensilios, material de oficina, mesa de su despacho, mostrador,
estanteras, etc.
Calidad en el producto que ofrece: aspecto, utilidad, resistencia, duracin,
limpieza, servicio, garanta.
Calidad en el servicio. Si lo que estamos ofreciendo es un servicio a terceros,
debemos hacerlo con rapidez y eficacia, utilizando todos los medios descritos en
los puntos anteriores; y, sobre todo si se trabaja ante un pblico en directo, se
debe hacer con simpata, educacin y paciencia, mucha paciencia. Cuando entra
un cliente en tu comercio, est sucediendo lo ms hermoso de tu vida profesional.
Calidad en la propia empresa. Aqu entra todo lo descrito en los cuatro puntos
anteriores y algo ms; por parte de la direccin debe crearse un clima de una
buena comunicacin entre todos los colaboradores, formacin continuada, buena
imagen, disciplina empresarial y ejemplaridad en el trabajo.
Las calidades descritas estn divididas en tangibles e intangibles. Qu son unas
y otras? En las tangibles podramos incluir: cantidad, financiacin, defectos,
durabilidad y garanta. Y en las intangibles podramos nombrar: deseo, actitudes,
comportamientos, atencin, credibilidad y fidelizacin.
En la calidad juega un papel muy importante el colaborador de la empresa. Por
eso he dicho anteriormente que no se debe escatimar en formacin y ms
adelante hablaremos de la motivacin de los colaboradores; si nuestros
colaboradores no estn motivados, cmo pretendemos que lo estn nuestros

clientes? Obtengamos calidad en el servicio. En segn qu mostradores de

algunos comercios y bares, cuando vas a comprar se ve enseguida si hay
motivacin o no. Los hay en que debes coger lo que te sirven al vuelo o te lo dan
con indiferencia. Otros te lo ofrecen, te preguntan si es de tu gusto, te aconsejan y
se esfuerzan en estar a tu disposicin para cualquier duda, necesidad o consulta.