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DECLARAO DE ESCOPO

DO PROJETO
IMPLANTAO GED

Trabalho Final da Disciplina Planejamento e Gesto de Projetos


MBA Gesto de Projetos e Processos Organizacionais Turma 14
Alunos: Ana Marilda
Diego Lima
Fabiana Lemos
Priscila Ferraro
Silvia Pires

Declarao de Escopo do Projeto GED

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NDICE
1. OBJETIVOS DO PROJETO
1.1 EAP
1.2. Dicionrio da EAP
2. GERENCIAMENTO DO PROJETO
2.1. Gerenciamento do Tempo
2.2 Gerenciamento do Escopo
2.3. Gerenciamento de Custos
2.4. Gerenciamento de Riscos
2.5. Gerenciamento de Recursos
2.6. Gerenciamento de Aquisies
2.7. Gerenciamento de Comunicaes
3. DECLARAO DO TRABALHO
3.1. Consultoria
3.1.1. Digitalizao
3.1.1.1. Critrios de Aceitao
3.1.2. Indexao
3.1.2.1. Critrios de Aceitao
3.2. Instalao Web
3.2.1. Requisitos
3.2.1.1. Critrios de Aceitao
3.2.2. Hardware
3.2.2.1. Critrios de Aceitao
3.2.3. Piloto I
3.2.3.1. Critrios de Aceitao
3.2.4. Parametrizaes
3.2.4.1. Critrios de Aceitao
3.2.5. Suporte
3.2.5.1. Critrios de Aceitao
3.3. Instalao Servidor
3.3.1. Software
3.3.1.1. Critrios de Aceitao
3.3.2. Instalao
3.3.2.1. Critrios de Aceitao
3.4. Implantao
3.4.1. Instalao
3.4.1.1. Critrios de Aceitao
3.4.2. Treinamento
3.4.2.1. Critrios de Aceitao

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3.4.3. Piloto II
3.4.3.1. Critrios de Aceitao
3.4.4. Acompanhamento
3.4.4.1. Critrios de Aceitao
3.5. Encerramento
3.5.1. Termo de entrega
3.5.2. Lies Aprendidas

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CEETEPS
MBA Gesto de Projetos e Processos

Tipo de Documento:
Elaborado por:
Verso: 1.0
Verso: 1.1
Verso: 1.2
Verso: 1.3

Declarao de Escopo do Projeto


Grupo GED
Data: 03/04/2013
Data: 08/04/2013
Data: 10/04/2013
Data: 13/04/2013

1. OBJETIVOS DO PROJETO
Conforme citado no Termo de Abertura o Projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como
ferramenta de apoio na implantao de uma Gesto Eletrnica de Documentos (GED), que
possibilita uma melhor eficincia no recebimento, encaminhamento, localizao das
informaes.
A pretenso que os documentos gerenciados pelo GED possam ser facilmente localizados
dentro da estrutura de publicao, obter recursos de indexao de contedo, parmetros de
publicao e organizao possibilitando instituio o controle preciso e eficiente sobre os
seus documentos. Aliada a esta caracterstica, est a facilitao de acesso pela
Internet/Intranet, ou seja, com um simples navegador Web (browser) possvel participar de
todo processo, pesquisar e consultar qualquer documento, seja ele: Documentos eletrnicos,
imagens de documentos digitalizados.
O sistema tambm permitir a manuteno peridica de documentos e controles de prazos de
validade automatizados pelo GED, reduzindo significativamente as tarefas de controle
necessrias a administrao e manuteno dos documentos.
1.1 EAP

1.2. Dicionrio da EAP


Clique aqui para visualizao do Dicionrio da EAP
2. GERENCIAMENTO DO PROJETO
2.1. Gerenciamento do Tempo

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Planejamento de tempo consta na WBS.


2.2 Gerenciamento do Escopo
2.3. Gerenciamento de Custos
O Gerenciamento de custos do projeto ser de responsabilidade do gerente de projeto e sua
equipe. O Plano de gerenciamento dos custos passar por aprovao e englobando os
principais processos dos custos definidos no projeto e dever ter a aprovao durante a fase
de planejamento e constam na matriz de responsabilidade.

2.4. Gerenciamento de Riscos


O gerenciamento de risco foi baseado em pesquisa sobre a implantao de software para
gerenciamento de documento, o documento apresenta informaes descrio de risco, de grau
de severidade, impacto, categoria, ao a ser tomada e pessoa responsvel. Clique aqui para
abri o documento.
2.5. Gerenciamento de Recursos
O Plano de gerenciamento dos recursos humanos desenvolvido e aprovado durante a fase
de planejamento do projeto para determinar e identificar recursos humanos com as habilidades
necessrias para o xito do projeto e orientar a equipe do projeto sobre como os processos de
Recursos Humanos sero executados.
2.6. Gerenciamento de Aquisies
O projeto j ofereceu instituio as necessidades referentes a aquisies e a mesma est de
acordo com a obteno dos mesmos, o planejamento, controle e administrao at o
encerramento deste item ser de responsabilidade da instituio.
2.7. Gerenciamento de Comunicaes
Todas as informaes pertinentes ao projeto como solicitaes de mudana, status report, ATA,
entre outros ser comunicado conforme grau de interesse e importncia, clique aqui para abrir
o documento.

3. DECLARAO DO TRABALHO

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3.1. Consultoria
Aps a instituio ter separado a documentao a ser digitalizada, a consultoria efetuar a
digitalizao no prprio ambiente da instituio, por esta possuir condies de operacionalizar.
Entendemos a digitalizao como um processo de converso dos documentos arquivsticos em
formato digital.
Requisitos
1. Inventrio e classificao dos documentos existentes a serem digitalizados;
2. Ser adotado o modelo SaaS modelo de negcio para softwares, denominado SaaS Software as a Service ou Software como Servio, o fornecedor do software se
responsabilizar por toda a estrutura necessria para a disponibilizao do sistema
(servidores, conectividade, cuidados com segurana da informao) e o cliente utiliza o
software via internet;
3. Definio do local de armazenamento;
4. Definio e contratao da empresa especializada em guarda fsica dos documentos;
5. Instituio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
3.1.1. Digitalizao
Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivstico, a seleo, a
identificao e a organizao (arranjo, descrio e indexao).
Este trabalho ser a base para a definio do tipo de equipamento de captura digital a ser
utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificao,
alm das caractersticas fsico-qumicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a
integridade fsica do original.
O processo de digitalizao dever ser realizado, nas instalaes da instituio detentora do
acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de
danos causados por questes ambientais, roubo ou extravio.
3.1.1.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase de digitalizao com a confirmao que os documentos
selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificao.
3.1.2. Indexao
Atualmente existem disponveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital
para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivsticos.
A definio do equipamento de captura digital a ser utilizado s poder ser realizada aps o
minucioso exame do suporte original, considerando suas caractersticas fsicas e estado de
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conservao, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em


relao aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservao. Em nosso
caso utilizaremos o escner de mesa descrito abaixo.
Escneres de mesa (flat bed)
Considerando a dimenso do item documental que no poder exceder a rea de
escaneamento, so indicados para os documentos planos em folha simples e ampliaes
fotogrficas contemporneas em bom estado de conservao. Este tipo de equipamento no
se aplica a documentos encadernados.
A consultoria ficar responsvel e se encarregar de utilizar outro tipo de scanner ou outro tipo
de equipamento para captura digital se assim for necessrio, caso seja identificado algo
especfico.
Porm, essa deciso deve ser apresentada em forma de documento com as informaes
pertinentes do motivo da utilizao de outra ferramenta, prazo e custo a ser apresentada a
comisso de gerenciamento de mudanas antes de ser executado.
Caso aprovado pela mesa consultoria deve seguir com os procedimentos propostos, caso
seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e
sugestes at que a mesa aprove.
Requisitos
1. Avaliao da dimenso do item documental que no poder exceder a rea de
escaneamento, ampliaes fotogrficas contemporneas devem estar em bom estado
de conservao.
2. Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
3. Os documentos encadernados, no utilizam este dispositivo.
Premissas
Treinamento s pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim
como equipamentos que suportem o software para a execuo das atividades.
3.1.2.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase de indexao com a confirmao que os documentos
selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificao.

3.2. Instalao Web


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3.2.1. Requisitos
Interface amigvel: a substituio de um processo de trabalho tradicional por um
sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionrios envolvidos
no usam computador intensamente, por isso, uma interface amigvel essencial no
ganho de produtividade;
Integrao com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponveis
no apenas para os usurios do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
Desempenho em rede: alm da compatibilidade com os sistemas operacionais e
protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em
condies normais de trabalho em rede.
Com a transferncia de boa parte das atividades para o computador, o baixo
desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o
sistema;
Realizao de testes de estresses e conexes de rede.
3.2.1.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase requisitos aps a deciso e aprovao das partes
interessadas e do patrocinador da aquisio do hardware especificado.
3.2.2. Hardware
Aps a definio do software, que melhor atender ao acervo documental, ser realizada a
pesquisa, para a especificao e posterior aquisio do hardware.
Entenderemos por hardwares:

Estaes de trabalho (computadores para a aplicao);


Servidores de bancos de dados (fsico, virtual ou ambos), capacidades de

armazenamento / processamento;
Scanners (Quantidade e tipos);
Impressoras (Impressoras e Plotters Quantidade e tipos);
Nobreaks;
Hardware para armazenagem fsica para os documentos que sero gerados e

armazenados em forma de papel;


Sistemas de backup;
Sistema de climatizao;
Sistemas de segurana fsica;

Requisitos

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1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Inventrio, classificao e definio dos documentos fsicos a serem digitalizados.


Definio dos softwares necessrios.
Nmero de usurios que utilizaro o sistema.
rea geogrfica dos usurios relacionados no item trs.
Anlise da infraestrutura necessria, onde ficaro lotados os servidores;
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o nmero de acessos.
Definio do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a
responsabilidade pela arquitetura tambm seu critrio.

Esto inclusos no projeto:


Seis (6) Servidores, sendo que trs (3) sero virtuais e trs (3) sero fsicos.
Premissas
Espao fsico disponvel para estrutura de hardware.
3.2.2.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase hardware aps a aquisio e testes dos sistemas da
instituio e de acordo do gerente da rea de TI confirmando o funcionamento conforme
especificado.
3.2.3. Piloto I
Ser montada na dependncia da instituio, uma estrutura similar de forma a possibilitar
instalao de todas as ferramentas e realizao de todos os testes (funcionalidades e
velocidades).
A fim de evitar erros de definio de software e hardware, ser elaborado um mock-up virtual,
no funcional (uma apresentao em power point, com todas as telas e funcionalidades
disponveis no sistema). O desenvolvimento do sistema, propriamente dito, dar-se- somente
aps aprovao do mock-up por parte do cliente.
Testes
de responsabilidade do revendedor, com a participao do usurio que executa essas
atividades.
Planejamento das fases de testes e apresentao do cronograma para as reas envolvidas;
Devero ser realizados testes de:
1. Hardware;
2. Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estaes clientes;
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3.
4.
5.
6.
7.

Testes de estresses do aplicativo;


Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.

Apresentao e anlise dos resultados:


1. O sistema consegue atingir o objetivo?
2. Qual o nmero mximo de transaes realmente possvel?
3. Se a plataforma de execuo se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede,
falta de espao em disco, etc.), como o sistema se comportar?
Se necessrio, definio de ajustes de software e/ou hardware.
3.2.3.1. Critrios de Aceitao
Consideramos finalizada a fase aps o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade
dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possvel dar prosseguimento as
outras fases do projeto.
3.2.4. Parametrizaes
Toda parametrizao de funcionamento do sistema assim como de usurios sero feitos pela
consultoria e aps a implantao ser de responsabilidade da instituio. A consultoria ainda
dar suporte pelo tempo determinado em contrato.
Usurios e seus perfis
definido pela prpria instituio as pessoas para criao, atualizao, reviso, administrao
de documentos, sendo que para visualizao e pesquisa a parametrizao default para todos
da empresa.
Perfis de Usurios:

Usurio Leitor Privado ter acesso aos documentos atravs do Portal apenas para

leitura;
Usurio Redator o usurio com esse perfil poder elaborar documentos novos assim
como revisar ou atualizar os j existentes, pode ainda solicitar que um documento fique
obsoleto. Usurio com deciso sobre o documento e ainda pode prorrogar data de

reviso;
Usurio de Comit Fixo grupo de usurios fixos responsveis pela aprovao de
novos documentos, assim como alteraes ou atualizaes. Eles visualizam a criao,
reviso ou alterao e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovao ou
comentrio de sugesto ou solicitao de reviso/alterao de um item do documento.

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Usurio de Comit Varivel - grupo de usurios geralmente responsveis por um setor,


recebem documentos de criao, reviso ou alterao referente ao setor e emitem seu
parecer sobre o documento, podendo tambm aprovar, reprovar ou sugestionar

alteraes.
Usurio Administrador de Documentos este usurio participa de todos os processos
que envolvam a criao, reviso, alterao, correo de um documento. Ele analisa
padres do documento, seleciona a qual comit o mesmo deve seguir, devolve

documento para o usurio criador caso tenha reprovao, etc. e efetua a publicao;
Usurio Administrador de Centro de Administrao o usurio com este perfil pode
configurar perfil de usurios, cadastrar portais, pastas, consultar relatrios, ou seja,
administrar do sistema.

Ao cadastrar qualquer documento o mesmo ter campos obrigatrios, veja abaixo quais so e
o porqu:

Data; a data de criao automtica, ela segue a data de publicao, sendo assim o

documento ter validade conforme parametrizao, que pode ser de meses ou anos;
Palavras chaves: Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no

momento de busca no Portal o mesmo aparece ser na pesquisa.


Comentrio Adicional: o texto que ira aparecer junto ao ttulo do documento na

navegao no portal ou na busca.


Tipo de acessos: necessrio informar se o documento ser pblico (todos tero
acesso ao documento) ou privado (o acesso ao documento s possvel para um certo
grupo).

Processo de Alerta
O processo de alerta iniciado pelo prprio sistema na data prevista para o documento sofrer
reviso, ou seja, o sistema dispara o processo atravs de e-mail, para todos os usurios que
pertencem ao papel de redator na mesma rea do documento.
Este e-mail contem o nmero e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar
obsoleto.
O usurio ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento.
Aps a reviso, ou atualizao, ou solicitao de tornar obsoleto, a usurio administrativo
encaminha para comit aprovador que o comit fixo e varivel, aguarda parecer de sugesto
de mudana ou aprovao para seguir o fluxo de publicao.
As pessoas do comit recebem tambm um e-mail informando que h documento pendente de
aprovao/reprovao.
3.2.4.1. Critrios de Aceitao

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Ser considerada finalizada a fase quando todos os usurios forem cadastrados no sistema
com seus respectivos perfil (feito testes com os usurios administrativos e no mnimo uma
pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura).
3.2.5. Suporte
A rea de suporte deve acompanhar toda implantao e aps a entrega do projeto um tcnico
da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficar disponvel para dar
suporte operao.
3.2.5.1. Critrios de Aceitao
Ser considerado finalizado aps testes e treinamento com os usurios que daro suporte ao
sistema aps a finalizao da implantao e entrega do projeto pela consultoria.
3.3. Instalao Servidor
3.3.1. Software
Tendo em vista que o inventrio dos documentos j tenha sido realizado, poder ser realizada a
definio do software que ser utilizado.
Cada tipo de documento tratado de maneira especifica. Por isso, de extrema importncia
para o sucesso do projeto que o inventrio tenha sido feito de forma criteriosa, de forma a gerar
uma relao de todos os documentos existentes na empresa, classificados por tipo e nvel de
acesso.
Com o inventrio disposio, inicia-se o processo de anlise que consiste em classificar os
tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazen-los e o tempo de
arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM Centro Nacional da Gesto da Informao e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
Entenderemos por software para a aplicao: SGDB (sistema gerenciador de banco de dados),
software GED, OCR e Captura de dados. Ser adotado o modelo SaaS - Software as a Service
ou Software como Servio, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura
necessria para a disponibilizao do sistema (servidores, conectividade, cuidados com
segurana da informao) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor
recorrente pelo uso.
Requisitos
1.
2.
3.
4.

Inventrio e classificao dos documentos existentes a serem digitalizados.


O cliente dever ter uma poltica de segurana, j estabelecida.
O cliente dever ter uma poltica de backup, j estruturada.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventrio.

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5. O cliente utilizar o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
6. O sistema dever ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
7. Integrao com ERP e CRM.
Com os resultados da anlise, iniciam-se os processos de:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Definio dos tipos de licena;


Anlise e implantao do fluxo dos documentos no sistema;
Definio dos prazos de circulao;
Definio dos prazos da tabela de temporalidade;
Definio do perfil dos usurios;
Definio dos nveis de acesso;
Definio da poltica e do software de backup;
Definio da poltica de mudana de fornecedor, para a disponibilizao da base de
dados.

Caractersticas / funcionalidades:
Velocidade de transmisso: uma pgina de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco
ptico para a estao do usurio numa rede em 2 a 3 segundos.
Gerenciamento do fluxo de papis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre
quando devem iniciar o prximo procedimento;
Os documentos sensveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos
atravs do sistema.
Estabelecer trilhas eletrnicas de autoria alm de relatrios de gerenciamento gerados para a
reviso do andamento do trabalho.
Permitir a definio de referncias cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um
documento pode ser feita por nome, nmero de conta, palavra-chave ou outra combinao de
descritores.
Recuperar documentos de um disco ptico enquanto o usurio acessa simultaneamente os
dados relacionados a partir do computador da organizao e, por meio de janelas, exibe as
imagens e os dados.
Integrao com outros sistemas:
Os sistemas de discos pticos devero fazer interface com outros sistemas eletrnicos, o
processamento de dados e o fac-smile.
Integrao com o sistema de ERP da empresa;
Formatos proprietrios: antes da transferncia do acervo de documentos de uma empresa para
o meio eletrnico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos
proprietrios;

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Flexibilidade: No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um


software flexvel reduzir o custo da adaptao a pequenas mudanas nos processos da
empresa.
Caso, aps anlise e definio do software, seja constatado que o mesmo, est aqum do
esperado, o custo da soluo ideal ficar por conta do cliente (com a soluo aprovada).
A instituio contratante no arcar com custos adicionais caso softwares diferentes dos
descritos acima sejam necessrios.
3.3.1.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase software aps confirmao que o mesmo atende os
requisitos citados na especificao e aprovado pelo gerente de TI confirmando o
funcionamento correto.
3.3.2. Instalao
Instalao de software (sistema GED) no servidor e nas estaes clientes e test-lo de
responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e
parametrizaes no desenvolver do projeto.
3.3.2.1. Critrios de Aceitao
Ser considerada finalizada a fase de instalao quanto todos da instituio tiver acesso
sistema de documentos implantado.
3.4. Implantao
3.4.1. Instalao
Consiste na instalao de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o
sistema de gerenciamento de documentos.
3.4.1.1. Critrios de Aceitao
Ser considerado finalizado aps as instalaes de sistemas e software necessrios em 100%
das mquinas (PCs) dos usurios de toda instituio que trabalhem direta ou indiretamente
com o sistema GED.

3.4.2. Treinamento

Declarao de Escopo do Projeto GED

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O programa de treinamento deve ser baseado nos diferentes nveis de usurios e diferentes
preocupaes conforme item 3.2.4. Parametrizaes.

Requer ensinar aos usurios finais os mecanismos do sistema conforme sua alada.
Treinamento deve ser no local de trabalho.
Cada grupo de usurios deve receber instrues necessrias para assegurar conforto

com o novo sistema GED.


O tempo de treinamento necessrio ir depender do perfil dos usurios em utilizar
aplicaes. aconselhado montar grupos com at 10 usurios e que os participantes

no sejam interrompidos durante o treinamento.


Participao do RH da instituio no planejamento e administrao os treinamentos.

Dever ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilizao do sistema.

Manual para Operao do Sistema para o Usurio Final.


Manual para Operao do Sistema pelo Administrador.
Manual para Operao do Software: captura e digitao.

3.4.2.1. Critrios de Aceitao


Neste item vamos considerar como finalizado aps o termino de trs entregas sendo que a
primeira o treinamento dos operadores de suporte, no qual tem a funo de suprir
necessidades da operao aps a implantao; a segunda o treinamento de usurios que
efetivamente vo trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor,
aprovador e o terceiro o treinamento a usurios que utilizaro o sistema apenas para consulta
de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH como
multiplicadores novos operadores aps a implantao. A finaizao ocorrer em forma de
documento assinado pelo gerente de RH.
3.4.3. Piloto II
Aps validao da estrutura e validao dos primeiros testes, ocorrer a migrao para o site
do cliente. Todo equipamento ser reinstalado, as novas configuraes de rede feitas e as
permisses de acessos definidas. Com todo o sistema funcionando, sero refeitos os testes de
funcionalidades e velocidade.
A consultoria no adicionar nenhuma funcionalidade solicitada por qualquer representante do
site do cliente que no esteja na linha de base de escopo. Para toda e qualquer modificao,
dever ser aberto na base Query change uma solicitao de mudana, e validado seus custos
e prazos adicionais (se houverem).

Testes

Declarao de Escopo do Projeto GED

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de responsabilidade do revendedor, com a participao do usurio que executa essas


atividades.
Planejamento das fases de testes e apresentao do cronograma para as reas envolvidas;
Devero ser realizados testes de:
1. Hardware;
2. Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estaes mapeadas no
3.
4.
5.
6.

clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.

Apresentao e anlise dos resultados:


1. O sistema consegue atingir o objetivo?
2. Qual o nmero mximo de transaes realmente possvel?
3. Se a plataforma de execuo se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede,
falta de espao em disco, etc.), como o sistema se comportar?
3.4.3.1. Critrios de Aceitao
Este item ser considerado finalizado se na data final da entrega no houver nenhum incidente
em aberto ou pendente por parte de usurios referente a algum problema com o sistema GED,
ou incidncia aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem soluo.
3.4.4. Acompanhamento
Aps validao do sistema por parte do cliente, a consultoria colocar a disposio um analista
de sistema para suportar os usurios (no sero feitas modificaes no sistema apenas
auxilio na utilizao das ferramentas). Esse acompanhamento ser de 5 dias teis, das 7:30hr
s 17:00hrs. Os custos de transporte, refeio e hospedagem do analista ficam a cargo da
consultoria.
Toda fase de acompanhamento deve ser seguida tambm por analista de suporte do cliente
para aquisio do conhecimento.
3.4.4.1. Critrios de Aceitao
Ser considerado finalizado aps toda e qualquer incidncia tenha sido regularizada, desde
que seja de competncia do projeto e no de problemas rotineiros ou pontuais com usurios ou
mquinas fora da alada de implantao ou sistema implantado referente ao projeto.
3.5. Encerramento
Declarao de Escopo do Projeto GED

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3.5.1. Controle de Licena de uso


Todo o tramite de licena de uso do software de gerenciamento de documentos ser entre a
instituio e a empresa que fornece o sistema. A consultoria apenas faz o levantamento e da a
melhor opo para contratao, senso assim, intermediaria, no tento nenhuma alada para
deciso e contratao de fato.
A rea financeira da instituio, junto a rea de TI vo conduzir esse tpico e devem garantir a
contratao antes do incio do projeto.
A empresa prestadora de servios fez um contrato de prestao de servios com validade de
um ano. Aps esse perodo para validar a licena de uso de software a empresa prestadora
enviar um Termo Aditivo de Contrato com o ndice de reajuste da mensalidade e a renovao
da prestao de servios,
3.5.2. Termo de entrega
O Termo de Aceite da Entrega o documento onde o Projeto considerado finalizado em sua
totalidade, com suas entregas conforme escopo e informaes de questes em aberto (caso
tenha) seu responsvel e data de prevista para soluo.
Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento
do projeto.
3.5.3. Lies Aprendidas
O documento gerado em anexo tem por objetivo deixar registrado todo o histrico do projeto de
planejamento versos realizado, custos estimados e efetivos, pontos fortes e de melhoria.
Esse documento visa o aperfeioamento de projetos futuros e base para projetos de mesma
relevncia seja para a instituio como para o gerente de projeto e sua equipe.
Clique aqui para visualizar o documento.

Declarao de Escopo do Projeto GED

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