Congresos y Eventos Utpl

CONGRESOS Y EVENTOS
SEPTIEMBRE 2013-FEBRER0 2014

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo
TURISMO DE EVENTOS
(MICE)
DEFINICIONES
Un evento especial reconoce un momento nico en el
tiempo con ceremonia y ritual para satisfacer unas
necesidades concretas (Goldblatt, 2005).
Es una oportunidad para el ocio, una experiencia social
o cultural fuera de las opciones habituales y ms all de
la experiencia de cada da (Getz en Berridge: 2007).
PRODUCIR O CREAR ALGO
CADA EVENTO ES DIFERENTE, AUNQUE CON

CARACTERSTICAS RECONOCIDAS Y PARECIDAS
Definicin que incluye a todos los tipos

de eventos:
EMBOK (Events Management Body ok Knowlodge)
La organizacin de eventos es el proceso por el cual un
evento es planificado, preparado y producido. Como
cualquier otra forma de organizacin abarca la evaluacin,
definicin, adquisicin, asignacin, direccin, control y
anlisis del tiempo, presupuesto, personal, productos,
servicios y otros recursos para conseguir los objetivos. El
trabajo de un supervisor de eventos es supervisar y
resolver cualquier aspecto de un evento, incluida la
investigacin, planificacin, organizacin, implementacin
control y evaluacin del diseo de un evento, actividades y
produccin. (Silvers 2004).
Conclusin
Los eventos no ocurren porque si, sino
que tienen que ser creados y organizados
por diferentes partes interesadas.
Los eventos solo tienen sentido si aportan
algn tipo de experiencias a los diferentes
pblicos objetivos.
CLASIFICACIN
De acuerdo a Silvers (2004) considera a los
eventos en funcin de sus objetivos:
De empresa y
corporativos
Se desarrollan con objetivos

empresariales, incluyendo los
de direccin, corporativos,
comunicaciones,
entrenamiento, incentivos, de
personal y relacin entre
empleados, los de relaciones
con los clientes
Con causa y
recaudacin de fondos
Eventos benficos promovidos

por grupos solidarios con el
propsito de conseguir
ingresos, apoyo y/o
sensibilizacin.
Ferias y Exposiciones
Eventos cuyo objetivo es reunir

a compradores y vendedores y
a personas interesadas en ver
y comprar.
Espectculos y
eventos de ocio
Eventos de exhibicin o de
actuacin peridicos o nicos
en los que se puede pagar la
entrada o ser gratuitos, creados
con un objetivo de entretener.
Festivales
Son considerados como

celebraciones culturales
creadas por y para un pblico
determinado.
De la administracin
Central y/o local:
Se incluye en este apartado

cualquier evento promovido o
creado por partidos polticos,
comunidades o entidades de la
administracin.
De imagen de Marca
Eventos cuyo alcance y

significado esta relacionado
con la imagen y el
reconocimiento del promotor, a
nivel nacional o internacional.
De Marketing
Eventos orientados a la
estrategia de comercializacin,
que facilitan las relaciones
entre compradores y
vendedores, o como eventos
para apoyar a los productos o
servicios.
Reuniones o
Convenciones
Eventos en los que se renen

personas con propsito de
intercambio de informacin,
debate o discusin, formacin
y/o relaciones de equipo.
Sociales
Hacen referencia a eventos

privados, slo por invitacin,
para celebrar o conmemorar un
acontecimiento cultural,
religioso, empresarial o social
Deportivos
Eventos participativos o
eventos en los que se observa
un espectculo deportivo.
Incluyen actividades
deportivas, recreativas y
competiciones deportivas.
CONCEPTOS
CONVENCIN.- Reunin de un grupo de personas o de
representantes de grupos que comparten intereses
similares, ya sean comenrciales, industriales, profesiones,
polticos, privados, particulares, religiosos o de otra ndoles,
y que convergen en una fecha y un lugar determinado
previmante, para convivir, tratar asuntos de inters comn y
tomar decisiones al respecto.
CONGRESO.- reunin de un grupo de personas o de
representantes de grupos que comparten, como el caso
anterior, intereses similares y que se renen en fechas y
lugares establecidos previamente, para tratar asuntos de
inters comn y para tomar decisiones. En la mayora de
los casos, este trmino se aplica a reuniones
internacionales de ciencias mdicas o profesionales, sin
excluir otro tipo de organizaciones
CONFERENCIA: este tipo de evento similar

a las anteriores, con la diferencia primordial
del formato de sus sesiones de trabajo, a las
cuales se invita por lo general a exponentes
destacados en una especialidad
SIMPOSIO: En esta reunin un grupo de
expertos o tcnicos que dominan un campo,
profesin o tema, tienen el propsito de
exponerlo ante un auditorio que comparte
ese inters especfico
JORNADA: Reunin de trabjo, de

investigacin, de estudio e informativa para
resolver un problema planteado ante un
auditorio interesado en el tema, cuyas
resoluciones y resultados se publican
posteriormente.
SEMINARIOS: Consiste en una o varias
reuniones, en las cuales un selecto grupo de
ponentes con reconocido dominio en ss
reasm aportan sus conocimientos y
experiencias ante uno o varios grupos que
comparten su inters por el tema.
COLOQUIO: Agrupa a un distinguido nmero

de especialistas o expertos en diversas
disciplinas, quienes exponen sus
conocimientos acerca de uno o varios temas
en particular
MESA REDONDA: Esta formada por un
nmero limitado de tcnicos o expertos, as
como de participantes que tratan de
intercambiar sus experiencias y conocimientos
bajo la gua y control de un conductor o
coordinador.
PANEL O FORO: Evento enfocado a proporcionar el

intercambio de opiniones y conceptos por parte de los
integrantes del presdium, quienes posteriormente discuten
o responden temas especficos de sus ponencias con el
auditorio participante, controlado y guado por un
presidente. En el panel, los ponentes comparten los
mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los
ponentes deben externar conceptos opuestos
BRAIN STORM: Similar en su formato al Panel, con la
diferencia del tipo de ponente y del presidente de debate.
Se trata de un tema de discusin y se discuten ideas
planteadas por los participantes. Su caractersitica principal
es que se plantea libremente todo lo que viene a la mente
de los participantes en forma espontnea por absurdo que
parezca, con el fin de generar soluciones creativas.
JORNADA: Reunin de trabjo, de

investigacin, de estudio e informativa para
resolver un problema planteado ante un
auditorio interesado en el tema, cuyas
resoluciones y resultados se publican
posteriormente.
SEMINARIOS: Consiste en una o varias
reuniones, en las cuales un selecto grupo de
ponentes con reconocido dominio en ss
reasm aportan sus conocimientos y
experiencias ante uno o varios grupos que
comparten su inters por el tema.
BUZZ GROUP O DEBATE: Reune de 15 a 20

personas en asamblea general, para tratar o
discutir uno o varios temas, bajo la gua y
control de un presidente. Portavoces en cada
grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con
sus reglas de tiempo y tema de discusin.
WORKSHOP: Aqu un nmero limitado de
personas intercambian conocimientos o
experiencias en temas delineados
especficamente. Los resultados o trabajos
obtenidos de este tipo de reunin pueden ser
temas de discusin en otras reuniones.
IMPORTANCIA DEL TURISMO DE

EVENTOS
PARTICIPANTES
CIUDAD SEDE
Conocer cara a cara a personas con
iguales o similares intereses. Pese al
auge del uso de las TIC
(videoconferencias, Internet, chats, )
no se ha logrado suplir a los eventos.
Intercambiar conocimientos y
experiencias,
Conocer, tursticamente otras ciudades
y pases,
Deleitarse con actividades artsticas y
culturales propias del lugar sede,
En algunos casos, viajar
subvencionados por la empresa en la
cual laboran.
TIC: Tecnologas de Informacin y
Comunicacin.
Desestacionalizacin del lugar

sede.
Alto gasto turstico
Servicios de gama alta
siempre.
Fidelizacin para la sede.
Imagen de marca para la
ciudad.
Contribuye al desarrollo
turstico de la ciudad sede a
travs del crecimiento de los
diferentes negocios (transporte,
alimentacin, hospedaje,
entretenimiento, etc.).
40% de los turistas de eventos regresan a la ciudad

SEDE acompaados de familiares o amigos
Anlisis internacional del

turismo de eventos
ICCA represents the main specialists in
organising, transporting and
accommodating international meetings
and events, and comprises over 900
member companies and organisations in
87 countries worldwide.
Los criterios que ICCA ha definido para incluir los

eventos en su banco de datos son:
Deben tener ms de 50 participantes.
Deben ser organizados en forma regular.
Deben por lo menos haberse realizado en 3
pases distintos.
ICCA_informe_2011.pdf
PLANIFICACIN DE UN
EVENTO
Los 10 primeros pasos
1. La Unidad
Organizadora
Bsica:
Presidente: Autoridad mxima del

congreso y sobre quien recae la
responsabilidad jurdica.
Vicepresidente: (opcional).
Secretario.
Tesorero: (responsable de la gestin
econmica).
Vocales: Pax responsables de las
diferentes coordinaciones o secretaras
Procurar encontrar
los aspectos ms
2. Lema y
relevantes de la
tema
profesin.
principal
del
Definir contenidos
congreso. especficos y
concretos.
3. El
Operador
Profesional
de
Congresos
OPC
Empresa
especializada
en la gestin
de eventos.
Asesoramiento a la entidad promotora del

congreso, principalmente al inicio y en su
planificacin.
Anlisis de oportunidad.
Bsqueda de patrocinios.
Proyecto presupuestario preliminar que
incluya todos los servicios a contratar y
proyecto definitivo.
Plan de difusin e imagen del congreso.
Gestin de recursos humanos ajenos a la
organizacin.
Tareas propias de la secretara tcnica del
congreso.
Soporte logstico del congreso.
Gestin de viajes y reserva hotelera.
Gestin del transporte.
4. Fecha
del
congreso.
Que la elegida no coincida con

festividades religiosas o nacionales del
pas que se celebra.
El clima del pas anfitrin
Otros eventos y congresos que se vayan a
realizar sobre la misma materia alrededor
del mundo.
Las convenciones nacionales ms
importantes de nuestro campo en los
pases que puedan protagonizar una
mayor afluencia de participantes.
Los precios de vuelos y alojamiento.
Eventos que se estn realizando en
cualquier otro sector.
Las caractersticas de la sede, su
calendario de actividades y la oferta de
ocio en las fechas previstas.
5. Lugar
del
congreso.
C. C. universitario Puerto
Rico
Un centro de convenciones/palacio
de congresos.
Un hotel.
Una universidad.
Cualquier espacio o lugar que rena
las caractersticas necesarias.
CC y Negocios Barcelona
The Venetian Resort Hotel

Casino Las Vegas
El lugar sede ser elegido

de acuerdo a:
Tipo y tamao del evento.
Nmero de salas
necesarias y disponibles.
Tamao de exhibicin y
nmero de carteles.
Localizacin del lugar
sede.
Presupuesto.
Tradicin establecida en
anteriores congresos.
Atmsfera que queremos
imprimir al evento.
Teatro del Lago- Chile
P. Congresos FIBES - Sevilla
6. Los
ponentes.
Se debe establecer contacto

temprano con los ponentes
principales para utilizar sus
nombres en la promocin.
Establecer listado de ponentes
principales y de contingencia.
Negociacin con ponentes.
7. Nombre, logotipo y el papel de la

correspondencia.
FUENTE: http://www.utpl.edu.ec/comunicacion/tag/cread/
8. Plan de Promocin Inicial y Plan de

Patrocinio Inicial
Plan de
Promocin
Inicial.
Plan de
Patrocinio
Inicial.
Base de datos de pblico objetivo (incluir

ediciones anteriores).
Mantener buenas relaciones con
asociaciones y colegios profeisonales
vinculados al sector.
Contactar revistas especializadas.
Elaboracin de Pgina web.
Base de datos de patrocinadores de

eventos anteriores.
Tramitacin de reconocimientos oficiales.
Plan para la exhibicin comercial.

Inters: En c/profesin es importante observar los avances
tecnolgicos, materiales, publicaciones,
Ingresos: fuente de financiamiento para el evento.
Participantes: Una muestra atrae participantes adicionales.
Atmsfera: color y ambiente al congreso.

9. Definir
estructura
de
Horario.
Para disponer de las

habitaciones del hotel y del
lugar sede.
Planificar viajes pre y pos.
Planear los eventos sociales y
proveerlos de patrocinadores.
Planificacin presupuestaria.
Invitaciones y documentos
necesarios a tiempo.
Duracin del congreso.

Tipo y mbito (3 y 4 das).
Factor adicional, estancia mnima requerida
para reduccin tarifas.
Sopesar si el evento se celebra das laborables
o fines de semana.
Generalmente reuniones de organizaciones se

celebran antes.
Horario Tipo de congreso
Da 1: Encuentro entre la organizacin y sus colaboradores.

Llegada de los participantes. Acreditacin y recepcin de la
documentacin.
Da 2: Inauguracin del congreso (si no se inaugur al da anterior).

Sesiones. Presentacin de comunicaciones o posters.
Da 3: Sesiones. Presentacin de comunicaciones o posters.
Da 4: Sesiones. Tarde o noche: cctel u otro evento (cena de gala).
Da 5: Algunos eventos finalizarn en la tarde-noche y otros

ocuparn el da completo.
Gestin de comunicaciones. Primer

envo de informacin.
TIPO DE
EVENTO
TIEMPO PARA ENVO DE PRIMERA

INICIAR
CONVOCATORIA
PLANIFICACIN
Internacional/ 18 meses (ptimo) 12 meses antes (ptimo)

Latinoameric
16 meses (lmite)
10 meses antes (lmite)
ano
Nacional
Un (1) ao (ptimo) 8 meses antes (ptimo)
Local
10 meses (limite)
6 meses antes (lmite)
Seis (6) meses
3 meses antes
* ENVO DE
LTIMA
CONVOCATORIA
6 meses ant (ptimo)
4 meses ant (lmite)
No menos de 2 meses
1 mes antes
Optimo: garantiza calidad y contar con ponentes magistrales.

Lmite: sujeto a aprobacin por las autoridades pertinentes.
10. Calendarios / Cronograma de

trabajo
Cronograma que sirva de gua

durante el proceso de planificacin.
Debe reflejar las actividades,
responsables y plazos de ejecucin.
PLANIFICACIN DEL
CONGRESO
Presentacin de la candidatura.
Requisitos:
1. Garanta de organizacin: Que sean competentes y
cuenten con RR para asegurar una amplia difusin.
2. Garanta de que la ciudad rene el inters suficiente
para su desarrollo: Atractivos culturales, tursticos,
infraestructura. Aportar informacin estadstica de eventos
pasados.
Ciudad sede
Condiciones
esenciales.
Buenas
comunicaciones.
Tours.
CC, hoteles
(ubicacin,
equipamiento)
A&B.
OPC.
Centros de
compras.
Traductores e
intrpretes
Condiciones
complementarias:
Oferta de ocio y
recreacin.
Cultura y
actividades
complementarias.
Apoyo
institucional.
Atractivos
aadidos: clima,
patrimonio
histrico, .
Eleccin del lugar sede

Un centro de convenciones
y congresos
Ventajas:
Acogen todo tipo de

evento.
Tamao (exhibiciones,
salas paralelas).
Infraestructura y
equipamiento tcnico.
Precios de A&B
(+bajos hoteles).
Fcil acceso transporte
pblico
Costo
elevado.
No todos
cuentan con
Ss,
Desventajas:
equipamiento,
RR HH.
Un hotel
Eventos medios o
pequeos.
Ss lujosos y confortables.
Personal cualificado.
Atencin personalizada a
organizadores y
participantes.
Atmsfera para eventos

cientficos.
Generalmente no poseen
tecnologas de punta.
Espacios inadecuados
(pantallas, iluminacin).
Precios de A&B
elevados.
Ventajas.
Desventajas.
Una Universidad
Precios ms bajos y
en algunos casos
gratuitos.
Precios de A&B
inferiores.
Ventajas.
Generalmente ubicacin
(extrarradio)
No siempre rene
condiciones tcnicas ni
de infraestructura.
Carece de Ss A&B.
RR HH deficiente.
Desventajas.
Inspeccin del lugar

Coordinacin general de los hoteles y auditorios.
Alojamiento y Ss, No y tipo de salas, estado mobiliario, decoracin, Ss
A&B, recepcin y registro, trato del personal,
No, tamao y tipo de salas de juntas.
Lugar de exhibiciones.
Facilidades de trasporte.
Instalaciones, tecnologa disponible.
Facilidades de planes de renovacin y/o expansin de instalaciones y

Ss.
Alojamiento
# hab.
disponibles.
Clasificacin
por tipo.
Horarios de
llegadas y
salidas.
Ss del hotel.
Horario
General
Requerimient
os de
espacios
Juntas precongreso
Perodo de
congreso
Juntas post
congreso.
Salas de juntas.
Espacio para
exhibiciones.
reas de Ss.
Registro
Ss varios.
Estacionamiento.
Requerimientos
de Servicios
Borrador del
programa.
Instalaciones.
Equipo.
Servicios.
El trabajo de la organizacin
internacional
Org. Int. ha
tomado la
decisin
Lista de comprobaciones
Tenemos claros los objetivos, tema del congreso
y el contenido del programa del mismo?
Hemos diseado una poltica financiera clara con
una gua de lneas a seguir para aprobar el
presupuesto?
Est clara cul va a ser la poltica de promocin?
Hemos indicado nuestras necesidades
recordndoselas a los grupos de trabajo y comits
antes, durante y despus del congreso?
Si tenemos ponentes relevantes y personalidades
a las que queramos invitar. Hemos propuesto sus
nombres y buscado su especializacin.
Las relaciones entre la organizacin

internacional y el comit local de organizacin
Tomada decisin de
organizar evento
Redactar minuta.
Dejar claro
condiciones,
demandas,
procesos,
responsabilidades
de comits.
Fechas exactas del congreso.

Localizacin.
Presupuesto (incluida tarifa de inscripcin).
Programa cientfico.
Patrocinadores.
Responsabilidades financieras.
Trminos que cubren los gastos de los ponentes.
Ceremonias.
Encuentro de la organizacin internacional y
responsables de su mantenimiento y gestin.
Ss que podr acceder la organizacin
internacional y quien los paga durante congreso.
Comit Organizador Local

Presidente: Funcionamiento del comit organizador y del
xito final del evento. Mxima autoridad y representa al
congreso dentro del comit internacional.
Secretario: Coordinador/supervisor diario del comit
organizador. Encargado aspectos organizacionales
Coordinador comit cientfico: Tema, ponentes, estructura
cientfica. Papers (posters o paneles).
Tesorero: Gestin financiera y del cash flow.

Elabora presupuesto con OPC y org. Int.
Vocalas: Varias dependiendo del tipo y tamao.
Funcionamiento del comit organizador

local
Dependiendo del tipo y tamao
del evento se deben organizar
subcomits.
Continuas reuniones de
agenda. (se recomienda mismo
da y hora).
Secretario debe documentar
reuniones. Preparar agenda y
redactar actas.
Responsabilidades del comit

organizador
1. Coordinador acadmico (cientfico)

a. Elaborar lista de ponentes magistrales incluyendo
posibles sustitutos. relevancia al evento y aumenta
las posibilidades de asistencia al mismo.
b. Encontrar direcciones, ponerse en contacto con
ellos y entrega o envo de Invitacin formal. Proceso
de aproximacin para conseguir presencia fsica. (aula
virtual, conferencia pregrabada,).
Buscar nexos adecuados para acercamiento.
Determinar pago de honorarios, condiciones de viaje y
estada.
Invitacin formal, firma de contrato.
c. Conformar un Comit Cientfico

La calidad de las comunicaciones da relevancia el evento. El
comit organizador debe definir extensin y aspectos cientficos y
formales.
Conformar Comit Cientfico, vigilar calidad de las comunicaciones. Lo conforman
expertos en la temtica y su procedencia puede ser tanto nacional como
internacional. Su objetivo es aceptar, rechazar o pedir cambios en los trabajos
presentados.
Nombrar un coordinador del comit quien debe convocar a reuniones y

distribuir los trabajos.
Una vez aceptados los trabajos el comit debe agruparlos por temticas
y solicitar contenidos completos.
Comunicaciones o
trabajos
cientficos.
Trabajos cientficos,
comunicaciones,
papeles o papers
son los contenidos
de las conferencias
que se dan en un
congreso.
a. Comunicaciones libres:
Presentaciones orales de
duracin ms corta que una
ponencia.
b. Paneles: Presentaciones
hechas por especialistas en
un rea determinada (mximo
6 pax).
c. Psters: Trabajos efectuados
por un autor o un grupo de
autores y presentados por
escrito.
d. Conformar Comit de Honor

Generalmente est formado por prestigiosas
personalidades del mbito social y poltico, as como
tambin pertenecer personalidades del mbito
cientfico y acadmico.
La aportacin de estos prestigiosos miembros de la
comunidad, es totalmente desinteresada, apoyando la
iniciativa con su presencia y pertenencia a este
Comit de Honor. Este comit no tiene una tarea
determinada dentro del congreso, nada ms que darle
un "toque" de distincin e importancia al mismo.
2. Coordinador de los Programas

La elaboracin del programa general para
un evento debe ser realista y contemplar
todas las actividades necesarias mnimas
para garantizar el xito. Adems, se debe
equilibrar los diferentes programas para
captar la atencin de nuestros
participantes
Clasificacin de los programas de

un evento
El primer borrador del programa general del congreso ser

resumido puesto que tanto las conferencias como las ponencias
y comunicaciones slo constaran numeradas en los das y horas
establecidas, por ejemplo
Posteriormente, con la definicin de temticas y conferencistas

se ir complementando esta programacin hasta obtener el
programa general definitivo del evento.
A este programa general se le debe adicionar

informacin que interese a los participantes, por
ejemplo:
Datos generales de la ciudad (altura, clima, atractivos tursticos).
Nombre, direccin y tipo de comida de restaurantes.
Nombre y direccin de bares y discotecas.
Mapa turstico de la ciudad.
Mapa de recorridos de buses de la Universidad.
Mapa del campus Universitario.
Nmero telefnicos de medios de transporte internos.
Nmeros telefnicos de emergencia.
a. Responsable Programas tcnicos

Confirmada la presencia de los ponentes principales y secundarios, ponerse en
contacto con ellos, solicitarles currculos, ttulos, resumen de su conferencia (o
conferencia completa) y requerimientos para las mismas.
Listar y ordenar las conferencias por temas.
Enviar a los ponentes informacin sobre el pas y sobre la provincia (clima, posibles
excursiones, facilidades de transporte, costumbres alimenticias, informacin turstica)
Preguntar acerca de sus hbitos alimenticios y si padecen de alguna enfermedad o
alergia.
Estructurar la agenda para cada uno de los ponentes magistrales e invitados
especiales.
b. Responsable Programas Complementarios

Dentro del programa general deben constar
actividades sociales para todos los participantes
del evento (visitas a la Universidad, refrigerios,
cctel de bienvenida, cena de clausura,
almuerzos), actividades culturales (concierto de
gala, muestra pictrica, presentacin de libro),
actividades deportivas o recorridos tursticos.
b. Responsable Programas Especiales
Dentro de estos
programas constan
inauguracin,
clausura y
actividades
especiales.
Deben decidir
Listado de invitados,
Miembros de mesa directiva,
Intervenciones,
Maestra/o de ceremonias, y
Tiempo de duracin de las actividades.
3. Funciones del Responsable Financiero
Para mejor estructura el rea

financiera se la divide en cuatro
funciones bsicas:
Elaboracin del presupuesto,

Control del presupuesto,
Facturacin e
Informe final.
Presupuesto
Una vez que se tiene

elaborado el
programa general se
cuenta con la
informacin mnima
necesaria para la
elaboracin de un
primer presupuesto.
Solicitar los
presupuestos
parciales a cada uno
de los departamentos
de acuerdo a las
actividades y
funciones que
desempearn
durante el evento.
El responsable del
rea financiera en
conjunto con el
coordinador general
se encarga de
elaborar el
presupuesto general,
hacer los ajustes
necesarios y realizar
las aprobaciones por
las instancias
requeridas.
Control del Presupuesto

Una vez aprobado el presupuesto lleva el
control de las cuentas hacindolo cumplir de
acuerdo a lo estipulado.
Facturacin.
Es el responsable de llevar el control y saber

en todo momento lo que han pagado los
asistentes al congreso para que la secretara
pueda al final dar los certificados
correspondientes.
Elegir software para inscripciones.
Inscripciones y pagos en lnea.
Debe realizar la facturacin de cada uno de los
participantes al congreso, supervisando todos sus datos y
las distintas actividades (presentacin de ponencias,
asistencia a talleres, concursos, actividades extras etc.) a
las que se apunta.
Informe final.
Una vez terminado
el evento, el
responsable debe
elaborar el estado
de prdidas y
ganancias y emitir el
respectivo informe al
comit organizador.
4. Coordinador de Estimacin de Recursos
a. Elaboracin del Plan de Recursos:

Determinado el presupuesto se debe elaborar
una planeacin que permita recaudar dinero
para cubrir los gastos.
Nadie da dinero si no recibe algo a cambio
(ofrecer alternativas que interesen a los
potenciales colaboradores).
b. Diseo de paquetes para solicitar

patrocinios y auspicios.
Conformar varios paquetes promocionales con los
diferentes elementos publicitarios y de los
participantes con el fin de ofrecerlos
personalmente a los posibles patrocinadores.
Los patrocinios no siempre son dinero en efectivo.
Es importante tener en cuenta que 6 meses antes
(mnimo) de la celebracin del evento se deben
gestionar los auspicios para poder realizar la
publicidad oficial puesto que sin ellos no se
pueden realizar gran parte de los productos que se
ofrecen en los paquetes promocionales.
5. Coordinador de Difusin
La difusin a diferencia del plan de recursos, consiste en la
presentacin del evento con el fin de conseguir el nmero
de participantes previsto.
Este proceso inicia con la definicin de un plan de
marketing y Comunicacin del evento.
El plan elaborado con el departamento de MK debe incluir:
a. Imagen corporativa oficial.
b. Pgina web.
c. Difusin del evento.
d. Actividades de Relaciones Pblicas
e. Presentacin del evento.

a. Imagen Corporativa Oficial

Definir la imagen oficial del evento
Elaborar el portafolio de productos
impresos para el evento
Afiches
Banners
Gigantografas
Pendones
Hojas volantes
Imprimir el Primer anuncio (suficiente

anticipacin en cantidades limitadas).
Impresin de tiraje final con logotipos
de organizadores y auspiciantes.
Elaboracin del material que se entregara a los participantes

(suvenires) que debe estar listo con mnimo un mes de
anticipacin a la celebracin del congreso.
Bolsos.
Carpetas.
Block de notas.
Esferogrficos.
Credenciales.
Portacredenciales.
Programa general del evento
Tickets para programas complementarios.
Invitaciones a programas especiales.
Souvenires.
Memoria Tcnica del evento.
Certificados (una vez culminado el evento).
Informacin adicional que se desee dar a participantes.
b. Pgina web
Artes de la Imagen oficial
del evento en Adobe
Ilustradror, jpg y otros
programas de diseo.
Nombre del evento y Fecha.
Antecedentes.
Objetivos.
Sede.
Pblico objetivo.
Costos de inscripcin y
formas de pago.
Comit organizador.
Comit cientfico.
Programas del evento.
Ponentes Magistrales (preferentemente con fotos).
Convocatoria a ponentes.
Base para presentacin de comunicaciones.
Bases de concurso (si es que fuera el caso).
Informacin turstica de la Provincia de Loja y como
llegar a sta.
Informacin de la infraestructura hotelera de la ciudad.
Esta informacin debe estar siendo actualizada
constantemente.
La pgina Web debe contar con la opcin de pago en lnea
c. Difusin del evento

1. Elaborar directorios de
pblico objetivo y
ponerse en contacto con
ellos
2. Realizar visitas al pblico

objetivo.
En la medida de lo posible se deben realizar
visitas a las instituciones que se desea asistan
al evento.
Establecer un cronograma de salidas identificando
claramente el grupo, o grupos, responsables.
Llevar informacin completa del evento.
Generalmente durante esta primera visita no se tiene toda
la informacin en el material impreso (afiches, trpticos,
hojas volantes), por lo que se debe entregar a la persona
de contacto en forma de documento provisional.
3. Envo de material de promocin y difusin.
Una vez identificada claramente a la

persona de contacto se le debe enviar (por
parte de los organizadores) el material de
promocin en la mayor brevedad posible.
Destinatario,
Direccin,
Telfono,
Ciudad,
Pas.
d. Actividades de RR PP
Plan de RR PP con medios. Aprovechar vinculaciones y contactos para
promocionar evento sin costo.
Establecer un cronograma de entrevistas en medios y asignar personas que
asistirn.
Los voceros deben tener la idea global del evento y conocer los detalles de las
diferentes reas y actividades que se desarrollarn en el congreso.
En algunos casos y para dar mayor relevancia al evento, estas entrevistas las
dan el presidente del congreso y en casos excepcionales los expositores.
Envo de boletines de prensa hacia los diferentes medios de comunicacin.
e. Presentacin del evento

Se entiende por presentacin del evento el acto de dar
a conocer el evento a las personas ms
representativas de la ciudad y a los medios de
comunicacin. Al referirnos a personas ms
representativas englobamos no slo a las autoridades
seccionales sino tambin a los representantes
institucionales del pblico objetivo con el fin de que
difundan ampliamente el congreso.
Para esta presentacin se debe contar con el

programa general del evento y con todos los
auspiciantes.
Preparar la documentacin bsica del evento
para entregarla a los medios de
comunicacin, distinta al material promocional
que se entrega al resto de asistentes.
SEGUNDO BIMESTRE
6. Coordinador de Secretara
El rea en la que se apoyan todos los miembros del comit
organizador es la SECRETARA del evento, convirtindose as en el
punto neurlgico del mismo. Debe recabar y ordenar toda la
informacin que se produce antes, durante y despus del congreso.
Debe estar enterada de todo cuanto sucede en el evento, de los
avances, de los cambios efectuados, del pblico interesado, nmero
de preinscripciones e inscripciones
Sus principales funciones son:
Secretara
Interna
Atencin a los
participantes
Recibir y ordenar
comunicaciones
Secretara interna
Convocar las
reuniones del comit
organizador.
Una vez culminado el evento y
luego de la reunin de
evaluacin debe reunir el
respectivo informe.
Redactar las actas de

reuniones que sern ledas al
inicio de la siguiente reunin
con el fin de llevar una
secuencia lgica.
Reunir y ordenar la
documentacin que se
produce durante el
evento.
Realizar los oficios

internos y externos
propios del evento.
Recibir y enviar
correspondencia tanto
nacional como
internacional.
b. Atencin a los participantes

Atender las inquietudes previas al evento de los
posibles participantes a la brevedad posible ya sea va
e-mail o va telefnica.
Receptar preinscripciones y realizar el respectivo
seguimiento.
Receptar inscripciones previas al evento y
posteriormente enviar esta informacin al encargado
del rea financiera.
Coordinar con el responsable del rea financiera la
impresin y entrega de certificados a los participantes.
Si el congreso ha ofrecido servicios tursticos debe
coordinar: reservas de alojamiento, transporte, tours pre
y post congreso
c. Recibir y ordenar las comunicaciones

y currculos de ponentes magistrales
Debe recibir y ordenar todos los trabajos
cientficos o comunicaciones que son enviadas
para el evento y remitirlas al coordinador del
comit cientfico para que l sea el responsable
de repartirlas a los miembros de dicho comit y
se proceda a su respectiva revisin.
Debe, adems, recibir, ordenar y resumir los
currculos de ponentes magistrales y
entregrselos al responsable del programa
general para que sean incluidos en ste.
7. Coordinador de Exposiciones Paralelas

Se organiza con el fin de ayudar a cubrir los
gastos del evento o cumplir con lo ofertado a
los auspiciantes.
El objetivo fundamental de las exposiciones
es reunir en un mismo mbito a la oferta y la
demanda de determinados productos o
servicios.
A las empresas relacionadas con el tema del
congreso les resulta atractivo el hecho de
tener al alcance su pblico.
Definir los elementos que se ofrecern para cada stand.

Realizar un presupuesto tentativo.
Dibujar la planimetra e identificar stands.

Fijar el valor de los stands.
CELEBRACIN DE UN
EVENTO
En esta etapa es cuando se pone en prctica toda la

planificacin y la organizacin diseada para cumplir
eficientemente con las actividades programadas para el evento.
El xito del evento depende de que se respete

la divisin de funciones y se apoye en lo
posible a los dems.
1. Coordinacin Operativa
El Coordinador Operativo es quien de ahora en adelante se encargar

de coordinar la parte operativa del evento.
Es el responsable de organizar a todas las coordinaciones que
intervienen.
Otro funcin fundamental del Coordinador Operativo es la de asesorar al
Coordinador General del Evento y en conjunto tomar decisiones sobre
posibles imprevistos que pueden suscitarse en el transcurso del evento.
2. Coordinacin Tcnica
1. En base a
la
programacin
establecida y
a las
reuniones
previas a la
celebracin
del congreso
elabora la
FICHA
TCNICA.
La Ficha Tcnica es un documento que

sirve de gua en la celebracin del
evento y mediante el cual se indica:
actividades que se desarrollarn, fechas,
horas, requerimientos y departamentos
responsables. Se entrega copia a todos
las coordinaciones y se convoca una
reunin con el fin de analizar y finiquitar
todos los aspectos anotados en la ficha.
Debido a la importancia que tiene este
documento se debe elaborar con un mes
de anticipacin a la celebracin del
congreso como mnimo.
2. Conjuntamente
con el
coordinador
general del
evento elaborar el
Guin Tcnico
del mismo.
El Guin Tcnico es un
documento en el cual se detalla
cronometradamente todas las
actividades tcnicas y
operativas que se desarrollarn
durante el evento.
3. Coordinar la transmisin de los eventos tanto a nivel nacional

e internacional desde y hacia la sede, si el caso lo amerita.
4. Coordinar el alquiler de equipos para traduccin simultnea.

5. Coordinar y supervisar el hospedaje y transporte de los
conferencistas e invitados especiales desde el da que arriban
al pas hasta el da en que regresan a su lugar de origen.
6. Coordinar el servicio de protocolo.
7. Coordinar y
supervisar el
personal que
realizar los
recorridos
tursticos.
8. En base a la
ficha tcnica y al
nmero de
auditorios que se
utilizar deben
encargarse de la
decoracin de los
mismos as como
de supervisar la
respectiva
sealizacin.
9. Supervisar que
las actividades
especiales
programadas se
desarrollen con
normalidad para lo
cual coordinan con
las reas
involucradas.
3. Coordinador General
Debe supervisar que el responsable de la
Imagen Corporativa oficial tenga listo y armado
todo el material que se entregar a los
participantes con al menos dos semanas de
anticipacin a la celebracin del congreso.
Durante el desarrollo del evento el coordinador

general debe permanecer en el lugar sede y tomar
todas las decisiones que conlleven a la solucin
de posibles problemas que puedan presentarse en
torno al aspecto tcnico del evento (conferencias,
mesas de trabajo, salidas de campo).
Nombra un responsable para la recepcin de la

presentacin de ponencias y comunicaciones.
Esta persona debe solicitar a los acompaantes
de conferencistas el material con la debida
anticipacin y verificar que funcione y est
grabada en la sala donde tendrn su exposicin.
Debe supervisar que su comit organizador
interno y dems docentes investigadores
cumplan con todas las funciones asignadas.
En conjunto con el
Coordinador acadmico
(en caso de no ser la
misma persona) debe
recibir y atender a los
conferencistas e
invitados especiales
durante el tiempo que se
encuentren en el lugar
sede del evento y en las
actividades programadas
en la agenda.
Coordina las
reuniones al final de
cada jornada para
evaluarla y programar
la del siguiente da.
Autoriza, coordina y supervisa la agenda estructurada

para conferencistas e invitados especiales, tanto
colectivas como individuales.
Organiza la realizacin de reuniones paralelas entre
conferencistas e invitados especiales
Coordina con el responsable de los programas del

evento todas las actividades complementarias y
especiales.
4. FUNCIONES LA COORDINACIN
DE DIFUSIN
Se encarga de supervisar la
instalacin y funcionalidad de la sala
de prensa y asigna las personas
responsables del manejo de la
misma.
Verificar a travs del departamento de
marketing, la disposicin general del
saln principal y los salones alternos
a fin de que guarden la imagen del
evento y la imagen institucional.
Los organizadores,
junto con el
departamento de
marketing verificarn el
cumplimiento de los
trminos estipulados
en contratos y
convenios con,
organizadores,
patrocinadores,
auspiciantes,
expositores y
participantes, en todos
los mbitos y con ese
orden de prioridad.
Se encarga de las
invitaciones a los
diferentes medios
de comunicacin
y de la atencin
durante su
permanencia en
las instalaciones
de la Universidad.
Solicitan al
coordinador
general carpetas
con la
informacin ms
relevante del
evento para
entregarla a los
medios de
comunicacin.
Realiza la cobertura
del evento y luego
se encarga de la
difusin en los
Informativos de la
Universidad
(impresos, TV,
radio).
Todo el personal
asignado debe estar
presente en los
simulacros
establecidos y deben
planificar su plan de
contingencia.
Dependiendo de la
magnitud del evento,
asigna el nmero de
personal Tcnico de
apoyo (sonido, sala
de control) con su
respectivo
responsable.
5. FUNCIONES DE LA COORDINACIN
TCNICA-OPERATIVA
Asigna y capacita al personal que se
encargar de manejar el software de
inscripciones durante el tiempo
establecido para las mismas.
Se encarga de instalar el equipo tcnico

adicional requerido en las salas que
sern utilizadas en el desarrollo del
evento en la fecha solicitada en la ficha
tcnica.
Dependiendo
de la
magnitud del
evento asigna
el personal
tcnico de
apoyo.
Dependiendo de
la magnitud del
evento debe
instalar una sala
con
computadoras y
acceso a Internet
para los
conferencistas e
invitados
especiales.
Todo el personal
asignado debe
estar presente
en los
simulacros
establecidos y
deben planificar
su plan de
contingencia.
Con la
informacin que
reciben por parte
del encargado
de los
programas
tcnicos realizan
la memoria
tcnica del
evento grabado
en un CD.
De acuerdo a la agenda
tcnica del evento debe
colocar los requerimientos
necesarios para las salas y
auditorios que sern
utilizadas durante la
celebracin del evento
(mesas, sillas, pizarrones,
bidones de agua).
Se encarga de la
sealizacin de salas y
auditorios.
Dependiendo de la
magnitud y tipo del
evento debe asignar
transporte para que
realicen recorridos para
los participantes hacia y
desde la sede.
Asigna personal de
varios servicios para
que se encarguen de
la limpieza constante
de salas, auditorios y
bateras sanitarias.
Debe asignar transporte para los

recorridos tursticos de los participantes.
En caso de no tener disponibilidad es su
responsabilidad alquilarlos.
Asigna vehculo(s) para el traslado de

conferencistas e invitados especiales
segn agenda establecida.
Coordina el servicio de seguridad para

los auditorios y salas que sern
utilizadas en el evento.
Regular con el Coordinador Operativo y la

coordinacin tcnica-operativa el desarme y
entrega de salones para verificar que todo
este acorde a lo recibido.
Preparar todos los elementos y documentos
que llevarn a su oficina para preparar el
informe final.
El responsable de conferencistas e invitados
especiales debe verificar que se cumplan los
traslados al aeropuerto.
El encargado de finanzas debe cancelar todos
los pagos pendientes as como realizar las
respectivas cobranzas para preparar su
informe contable
final.Vallejo
Mgs. Clara Gonzaga
El coordinador general en conjunto

con la secretara del evento deben
redactar notas de agradecimiento
para enviar a conferencistas,
auspiciantes, autoridades,
colaboradores del evento.
Si por cualquier circunstancia algn
conferencista o participante no retir
su certificado la secretara debe
encargarse de envirselo.
El coordinador general debe fijar el da y la hora para

mantener una reunin final de evaluacin con el
Comit para lo cual la secretara debe preparar una
carpeta con la siguiente documentacin:
Impresiones:
1 ejemplar de
c/u
(programa,
credencial,
carpeta)
Memoria
Trabajos
tcnica del presentado
evento
s
Resumen de
Conclusion participantes,
separados por
es del
nacionalidade
evento
s, categoras.
Lista de participantes (nombre, apellido, procedencia,

telfono, e-mail)
Cantidad de asistentes por conferencias.
Datos de la exposicin paralela.
Informe contable final.
Listado de auspiciantes y su participacin en los paquetes

promocionales
Contar con una metodologa para hacer una

evaluacin integral de cualquier evento, es un
elemento de gran utilidad para los organizadores
ya que permite evaluar de manera integral y con
un criterio sistemtico a:
Los integrantes.
Las actividades.
Los procesos
de organizacin.
OBJETIVO:
Conocer las oportunidades y los
puntos fuertes del comit organizador.
Detectar las debilidades y preparar un
plan estratgico para el mejor
desarrollo del evento.
IMPORTANCIA:
Proyecta una revisin general de todas las
actividades y sus interrelaciones, lo que
permite definir las reas crticas que
afectan el desarrollo exitoso de los eventos.
Es aplicable en cualquier tipo y tamao de

evento, ya sea de carcter social, privado o
pblico
Puede contribuir
tambin para
establecer un
cambio de modelos
administrativos y
plantear nuevas
estrategias y
ajustar estructuras
organizacionales.
Un sistema de
medicin de
rendimiento, se
basa en la
planificacin y el
diseo de los
diferentes
indicadores.
FACTORES PRINCIPALES PARA EVALUAR

Si alcanz el objetivo general.
Si las estrategias planificadas y

diseadas funcionaron.
Si los programas se cumplieron en su
totalidad y con que nivel de calidad.
Si los resultados obtenidos eran los
esperados.
Indicadores
Participantes esperados vs asistencia real.
Expositores esperados vs expositores inscritos.
Cuotas cobradas vs cuotas presupuestadas.
Ventas de mdulos real vs ventas de mdulos pronosticados.
Ponentes esperados vs ponentes que asistieron.

Iniciacin en horarios programados vs retrasos.
Gastos esperados vs gastos reales.
Ingresos presupuestados vs ingresos reales.

Utilidades esperadas vs utilidades reales.
Mgs. vs
Claraparticipantes
Gonzaga Vallejo
Participantes satisfechos
no satisfechos
Se puede utilizar un
cuestionario para que los
participantes evalen el
evento y poder conocer su
punto de vista.
Los resultados que se pueden esperar

de una evaluacin es poder efectuar
con detenimiento un anlisis
estructurado del comit organizador y
de los resultados, para disear una
estrategia que facilite el logro de los
objetivos y metas planeadas.
Evaluacin personal
Se debe evaluar al coordinador general y
sus colaboradores con un cuestionario.
He sido un buen coordinador?
Estoy satisfecho con los logros alcanzados?
Trabaj organizadamente y utilic correctamente los
papeles de trabajo?
Las actividades se iniciaron en los horarios
previstos?
Qu es lo que menos me gusto del evento?
Qu es lo que ms me gust del evento?
Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?
Me gustara volver a coordinar un evento?
Factores para evaluar ponencias

Es necesario evaluar con un
mtodo que permita, con
imparcialidad, seleccionar
las mejores ponencias.
De acuerdo al Dr. Jos Hoyos de la

Universidad de Murcia, propone una
evaluacin de acuerdo al grado de
cumplimiento de los objetivos de una
conferencia.
Objetivos generales de una conferencia
Reunir a un conjunto de
personas procedentes de
diversos mbitos,
disciplinas e instituciones
para el intercambio de
ideas e informacin.
Proporcionar un foro para

la discusin de problemas
importantes que se
pueden plantear en un
campo determinado y sus
soluciones.
Examinar en detalle, el
estado del arte, los
mtodos y los desarrollos
actuales en un campo
determinado.
Enriquecer la literatura
relevante mediante la
edicin de las actas de la
conferencia y otros
materiales adecuados
para difundir la
informacin.
Fomentar el
dilogo creativo
entre
investigadores.
Promover el uso
y desarrollo de
mtodos y
nuevas
tecnologas.
Proponer casos
concretos,
ejemplos y
experiencias
sobre distintos
temas.
Despertar
inquietudes en
los asistentes
por informarse
ms sobre el
tema expuesto.
Evaluar la exposicin durante y

despus de su realizacin
La evaluacin se efecta
desde el primer da de la
exhibicin y contina an
despus de finalizada.
La evaluacin debe ser un

proceso a corto, mediano y
largo plazo ya que algunos
beneficios son de inmediato,
pero hay otros que
necesitan algunos meses
para que maduren, por lo
que se debe medir lo que la
empresa ha logrado como
resultado de la participacin
en diferentes tiempos.
Las personas ms indicadas para

evaluar la participacin en una
exposicin o feria son:
El director del mdulo que conoce los
problemas, avances y resultados que
tuvieron.
El encargado de mercadotecnia de la
empresa que conoce los resultados por
clientes y peoductos.
Aspectos a evaluar
El estado
de nimo.
Qu tipo de
asistentes
participaron
Los
resultados
obtenidos.
La calidad en la
atencin en los
mdulos y de los
organizadores,
Impresin
de xito o
fracaso.
La calidad y
funcionalidad
del montaje
de los
salones.
Los resultados en comparacin con exposiciones

anteriores.
El desempeo del personal de la empresa.
Informacin de mercado recibida durante la feria.
Logros alcanzados con relacin a los objetivos

planteados.
Efectividad de la participacin misma.

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CONGRESOS Y EVENTOS

SEPTIEMBRE 2013-FEBRER0 2014

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

PRODUCIR O CREAR ALGO

CADA EVENTO ES DIFERENTE, AUNQUE CON

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Definicin que incluye a todos los tipos

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Se desarrollan con objetivos

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Eventos benficos promovidos

Eventos cuyo objetivo es reunir

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Son considerados como

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Se incluye en este apartado

Eventos cuyo alcance y

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Eventos en los que se renen

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Hacen referencia a eventos

CONFERENCIA: este tipo de evento similar

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

JORNADA: Reunin de trabjo, de

COLOQUIO: Agrupa a un distinguido nmero

PANEL O FORO: Evento enfocado a proporcionar el

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

JORNADA: Reunin de trabjo, de

BUZZ GROUP O DEBATE: Reune de 15 a 20

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

IMPORTANCIA DEL TURISMO DE

Desestacionalizacin del lugar

40% de los turistas de eventos regresan a la ciudad

Anlisis internacional del

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Los criterios que ICCA ha definido para incluir los

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Los 10 primeros pasos

Presidente: Autoridad mxima del

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Asesoramiento a la entidad promotora del

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Que la elegida no coincida con

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

The Venetian Resort Hotel

El lugar sede ser elegido

Teatro del Lago- Chile

P. Congresos FIBES - Sevilla

Se debe establecer contacto

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

7. Nombre, logotipo y el papel de la

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

8. Plan de Promocin Inicial y Plan de

Base de datos de pblico objetivo (incluir

Base de datos de patrocinadores de

Plan para la exhibicin comercial.

Ingresos: fuente de financiamiento para el evento.

Participantes: Una muestra atrae participantes adicionales.

Atmsfera: color y ambiente al congreso.

Para disponer de las

Mgs. Clara Gonzaga Vallejo

Duracin del congreso.

Generalmente reuniones de organizaciones se