21 de junho de 2013

Control Self Assessment no processo

de Gesto de Contrato de Terceiros

Fernando Lage
Scio-Diretor
KPMG Risk Advisory Services

Definio
A definio de Control Self Assessment (Auto Avaliao de Controles ou CSA)
como encontrada na literatura do IIA :
Um processo atravs do qual a eficcia do controle interno examinada e
avaliada. Este objetivo prover segurana razovel de que todos os objetivos
de negcio sero alcanados.
A mesma literatura declara: O CSA uma tcnica que agrega valor profisso
de auditoria interna. O CSA pode adicionar valor ao aumentar a participao
de uma unidade operacional no desenho e manuteno de controles e de
sistemas de riscos, como tambm, na identificao de exposies a risco e na
definio de ao corretiva.

Propriedade e Responsabilidade
pelo Controle
No modelo de Trs Linhas de Defesa (Posicionamento do IIA emitido em
Janeiro de 2013), o controle da unidade a primeira linha de defesa no
gerenciamento de riscos; as diversas funes de controle de riscos e
superviso de conformidade estabelecidas pela administrao so a segunda
linha de defesa e a avaliao independente (auditoria interna) a terceira.
Cada uma dessas trs linhas desempenha um papel distinto dentro da
estrutura mais ampla de governana da organizao.
Como primeira linha de defesa, os gerentes operacionais gerenciam os
riscos e tm propriedade sobre eles. Eles tambm so os responsveis por
implementar as aes corretivas para resolver deficincias em processos e
controles.

Propriedade e Responsabilidade
pelo Controle
A gerncia operacional identifica, avalia, controla e mitiga os riscos, guiando
o desenvolvimento e a implementao de polticas e procedimentos
internos e garantindo que as atividades estejam de acordo com as metas e
objetivos.
Por meio de uma estrutura de responsabilidades em cascata, os gerentes do
nvel mdio desenvolvem e implementam procedimentos detalhados que
servem como controles e supervisionam a execuo, por parte de seus
funcionrios, desses procedimentos. A adoo do CSA uma ferramenta
importante para assegurar este objetivo.

Confiana no Conhecimento das

Operaes
O CSA promove a avaliao dos riscos e controle pelo pessoal que realmente
executa o trabalho. Nesta tica, o auditor interno atua como um facilitador
para orientar os empregados na identificao, avaliao e remediao das
deficincias de risco e controle. A auditoria interna pode ento proceder a
validao da informao gerada pelo processo de CSA, utilizando a
abordagem de auditoria mais tradicional.
Para obter o sucesso do CSA, as organizaes devem assegurar que todos os
participantes estejam cientes e adotem os conceitos de controle e risco. Para
isto, necessrio que o pessoal envolvido: compreenda o seu papel e
responsabilidade e tenha no mnimo o conhecimento adequado dos vrios
tipos de controle gerencial, operacional e tcnico.

Abordagens do CSA
No h uma abordagem considerada melhor para o CSA. O que h na
realidade so diversas abordagens que podem ser utilizadas conforme
circunstncias. Cada organizao deve decidir qual abordagem a mais
desejvel com base nas metas e escopo do processo, na disponibilidade de
recursos e no conhecimento e habilidades do pessoal nomeado.
De acordo com o IIA, as organizaes frequentemente combinam uma ou
mais das trs formas primrias do CSA, que seguem:
Sesses Facilitadas de Equipes (com base em: objetivo, riscos, controles e
processos)
Pesquisas
Anlise preparada pela gerncia.

Abordagens do CSA
O formato com base em controle foca na adequao de como os controles
existentes esto funcionando. Neste formato, o facilitador (auditor interno)
identifica os riscos-chave e os controles de mitigao antes da sesso.
Durante a sesso, a equipe de trabalho avalia a adequao dos controles para
mitigar os riscos e promover o cumprimento dos objetivos.
As pesquisas frequentemente so utilizadas quando aqueles que devem
responder so em nmero demasiadamente grande ou esto dispersos para
participar de uma sesso de avaliao. Elas tambm so preferidas caso a
cultura da organizao possa prejudicar discusses abertas, honestas nos
moldes da sesso ou caso a administrao deseje minimizar o tempo gasto e
os custos incorridos na coleta das informaes.

CSA na Gesto de Contrato de Terceiros

Objetivos:
Implantar, a partir de projeto piloto de auto-avaliao dos riscos operacionais,
boas prticas de Gesto de Riscos e Controles para os processos de Compras
e Gesto de Contratos de Servios Terceirizados na empresa.
Prover as reas operacionais de metodologia e ferramenta com objetivo de
aprimorar a gesto dos contratos, mitigando riscos e subsidiando o processo
de avaliao do fornecimento de servios.

CSA na Gesto de Contrato de Terceiros

Riscos Operacionais (exemplos)

REF

11

12

10

2
4

Impacto

14

Otimizar

Mitigar

Certificar
13

15

17

16

18

Vulnerabilidade

Acompanhar

RISCOS

Contratao em condies
desfavorveis

Autuao e/ou multas por no

cumprimento de exigncias legais

Dependncia de fornecedor nico

Insuficincia de garantias financeiras

Contratao de fornecedores com

passivos

Interrupo do fornecimento de
servios continuados / crticos

Segurana, Sade e Meio Ambiente

Contratao de fornecedores no
qualificados

Execuo de servios sem contrato

assinado

10

Fraudes e pagamentos indevidos

Questionrio
Requisio de
Compras

1 - A Requisio de Compra de servios de natureza continuada est aprovada com antecedncia

mnima de 90 dias do trmino da contratao vigente?
Evidncia esperada:
Requisio de Compra aprovada pela gerncia da rea requisitante ou tela do sistema indicando a
aprovao.
2 - A especificao do servio est completa, de forma a permitir uma correta contratao (ex.:
prazos, escopo detalhado, local de aplicao ou execuo, se h necessidade de visita tcnica rea,
outros detalhes considerados pertinentes)?

Evidncia esperada:
Requisio de compra descrevendo o servio solicitado e contrato assinado.

Questionrio
Solicitao da
Cotao

1 - Foram selecionados para o processo de cotao, a quantidade mnima de fornecedores, conforme

definido na Norma de Suprimentos? Evidncia esperada: Lista dos fornecedores convidados x
propostas recebidas.
2 - Foram enviadas aos participantes da concorrncia, cartas convites contendo as mesmas
informaes? No caso de servios crticos (de natureza continuada), foi enviada Carta Convite com
Condies Gerais (simplificada ou detalhada), Requisitos Gerais e Especficos de Sade e Segurana
Ocupacional? Evidncia esperada: Comprovante de envio (e-mail, fax, sedex) das Cartas Convite e
demais documentaes enviadas aos fornecedores selecionados
3 - Nos casos de prorrogao do prazo de recebimento das propostas e/ou solicitao de
esclarecimentos adicionais, houve notificao a todos os fornecedores participantes? Evidncia
esperada: Comprovante de envio da prorrogao do prazo de cotao e/ou esclarecimentos a todos
fornecedores selecionados (e-mail, fax, sedex).

Questionrio
Negociao
Direta

1 - A dependncia da Contratante em relao a contratada justificada pelas condies do mercado

(por exemplo, fornecedor exclusivo)? Evidncia esperada: FJC (Formulrio de justificativa de
contratao) e/ou RJP (Relatrio de julgamento de Proposta).
2 - Caso haja alta dependncia no justificada em relao a contratada, a Contratante desenvolve
parceiros com o intuito de minimizar o grau de dependncia em relao a contratada? Evidncia
esperada: Formalizao de plano de ao para desenvolvimento de novos fornecedores.
3 - desenvolvida uma gesto diferenciada em Sade e Segurana Ocupacional, de acordo com o grau
de risco das atividades do escopo do contrato, caso haja dependncia da Contratante em relao
Contratada, e esta no atenda os Requisitos Gerais e Especficos de Sade e Segurana Ocupacional
estabelecidos pela empresa? Evidncia esperada: Plano de monitoramento de Sade e Segurana
Ocupacional, com medidas de conteno, estabelecido para a Contratada.

Questionrio
Medio dos
Servios

1 - Existe acompanhamento peridico dos servios e fornecimentos contratados, incluindo prazos,

custos, segurana, desempenho, produtividade e qualidade estabelecidos, e, nos casos de
divergncias, existe aprovao e justificativa formalizada da unidade gestora? Evidncia esperada:
Documento que comprove o acompanhamento peridico dos servios e fornecimentos em
consonncia com o contrato.
2 - A medio de servio registrada no sistema (incluindo adiantamentos, glosas, multas, bnus e
variaes de pagamento) est suportada por documentao do gestor do contrato que comprove a
execuo dos servios prestados e tambm o correto valor a ser pago ao fornecedor (memria de
clculo, planilhas, clusulas contratuais, etc.) e devidamente revisada e assinada observando os
limites de alada? Evidncia esperada: Dados dos servios executados includos no sistema e
memrias de clculo (documentao que detalha e comprova a prestao do servio contratado e
permita identificar a quantidade medida, a sua coerncia em relao ao contrato, o responsvel pela
medio e responsvel pela aprovao).

Resultados Alcanados
1 Ciclo do CSA: reas Gestoras
GERNCIAS SP

GERNCIAS MG

Atividade
Gerncia I

Gerncia II

Gerncia III

Gerncia IV

Gerncia V

70,00%

85,00%

100,00%

55,56%

56,45%

1 - Requisio de Servio

100,00%

100,00%

100,00%

0,00%

71,43%

2 - Solicitao de Cotao

100,00%

0,00%

100,00%

100,00%

40,00%

4 - Efetivao da Compra

40,00%

100,00%

100,00%

40,00%

60,00%

91,46%

73,15%

84,40%

73,58%

45,53%

100,00%

64,78%

67,65%

75,00%

28,26%

3 - Medio dos Servios

97,06%

66,78%

85,71%

66,67%

62,50%

5 - Aditamento contratual

N/A

N/A

100,00%

100,00%

N/A

6 - Encerramento de Contratos

N/A

100,00%

N/A

100,00%

0,00%

80,00%

87,50%

100,00%

66,67%

46,67%

80,73%

75,00%

87,02%

70,97%

47,81%

Compra de Servios - Projeto Piloto

Gesto de Contratos - Projeto Piloto

2 - Mobilizao

7 - Avaliao de Desempenho do Forn.

Total rea

Resultados Alcanados
1 Ciclo do CSA: reas Gestoras
Os resultados da auto-avaliao acima refletem a percepo de controles
dos gestores de contratos.
Suas notas no espelham com fidelidade a aderncia dos processos, para
isso, necessrio um maior aculturamento e melhor compreenso, por
todos os envolvidos, na utilizao da ferramenta, formalizao das
evidncias de controles, assim como refinamento das questes da
apresentadas.
A expectativa que esse objetivo seja atingido a partir do terceiro ciclo do
CSA.

Resultados Alcanados
1 Ciclo do CSA: Aps reviso Auditoria
GERNCIAS SP

GERNCIAS MG

Atividade
Gerncia I

Gerncia II

Gerncia III

Gerncia IV

Gerncia V

7,69%

55,49%

53,85%

9,52%

31,25%

1 - Requisio de Servio

50,00%

100,00%

100,00%

0,00%

33,33%

2 - Solicitao de Cotao

0,00%

0,00%

50,00%

0,00%

40,00%

4 - Efetivao da Compra

0,00%

53,98%

43,75%

12,50%

27,91%

50,00%

70,98%

66,23%

56,25%

38,80%

2 - Mobilizao

50,00%

51,43%

24,32%

57,14%

21,74%

3 - Medio dos Servios

64,86%

68,95%

76,19%

54,93%

50,65%

5 - Aditamento contratual

N/A

100,00%

100,00%

100,00%

0,00%

6 - Encerramento de Contratos

0,00%

N/A

0,00%

0,00%

7 - Avaliao de Desempenho do Forn.

20,00%

87,50%

87,50%

50,00%

35,29%

42,47%

69,39%

64,41%

48,87%

37,47%

Compra de Servios - Projeto Piloto

Gesto de Contratos - Projeto Piloto

Total rea

Resultados Alcanados
1 Ciclo do CSA: Aps reviso Auditoria
Acima so apresentados os resultados da auto-avaliao recalculadas aps a
anlise das respostas e evidncias inseridas no sistema.
Em sua maioria, a reviso das notas deve-se ao fato dos auto-avaliadores
no anexarem a evidncia, por anexarem evidncias que no condizem com
aquelas esperadas ou ainda por anexarem evidncias no compreensveis
aos revisores externos, e tambm a no compreenso do questionamento
realizado.

Contatos
Fernando Lage
KPMG Risk Advisroy Services
(61) 2104-2400
(31) 2128-5700
flage@kpmg.com.br
kpmg.com/BR