Manual de Gestion de La Calidad

PROCESO GESTION DE LA CALIDAD
MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD
M-GC-01
Versin: 04
Fecha Aprobacin:
13/08/12
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Tabla de contenido
INTRODUCCION
2
1.
OBJETIVO
2.
ALCANCE
3.
DESARROLLO
3.1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
3.2. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
3.3. GENERALIDADES DE LA INSTITUCION
3.3.1.
RESEA HISTORICA
3.3.2.
MISION
3.3.3.
VISION
3.3.4.
VALORES INSTITUCIONALES
3.3.5.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.4. CLIENTES Y SERVICIOS
3.4.1.
REQUISITOS DE LOS CLIENTES
3.4.2.
REQUISITOS LEGALES
3.5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.5.1.
REVISIONES AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
3.5.2.
RECURSOS
3.5.3.
COMUNICACIONES
3.6. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
3.6.1.
POLITICA DE CALIDAD
10
3.6.2.
OBJETIVOS DE CALIDAD
10
3.7. MAPA DE PROCESOS
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3.8. ANEXOS
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INTRODUCCIN
En el marco del Sistema de Gestin de la Calidad diseado e implementado por el COLEGIO DE LA

PRESENTACIN de Bucaramanga, Institucin Educativa de carcter Privado, dirigido por las Hermanas
de la Caridad Dominicas de la Presentacin, se redacta el Manual de Gestin de la Calidad con el objeto
de contar con un documento que evidencie la forma como el Colegio se compromete a dar
cumplimiento a su Proyecto Educativo Institucional, para prestar un servicio educativo integral de alta
calidad y satisfacer las expectativas de los Padres de Familia, de los Estudiantes, de la sociedad
Santandereana y de la Iglesia Catlica Colombiana.
Este es un documento Maestro representa la estructura general del sistema de gestin de la calidad
del Colegio y es utilizado como gua en la aplicacin e implementacin de los diversos aspectos propios
de la norma NTC-ISO 9001:2008. (Ver NTC-ISO 9001:2008 numeral 4.2.2)
En l se describe el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad; los procesos documentados y
establecidos para el Sistema de Gestin de la Calidad o referencia a los mismos y la interaccin entre los
procesos del SGC; las exclusiones; la Misin, Visin, Poltica de la Calidad, Objetivos de la Calidad,
Valores Institucionales, Mapa de Procesos, Estructura Organizacional, competencia de cargos.
El COLEGIO DE LA PRESENTACIN de Bucaramanga, pretende a travs de la implementacin de su
Sistema de Gestin de la Calidad, contribuir a la formacin de los estudiantes generando en todos los
miembros de la Comunidad Educativa: Directivos, Docentes, Estudiantes, Padres de Familia, personal
Administrativo, Operativo una Cultura de la Calidad con un enfoque de procesos integrados,
orientados al mejoramiento continuo y al logro de la razn de ser de la Institucin : la formacin integral
de alta calidad de sus estudiantes.
Por lo anterior el presente documento se convierte en una herramienta de uso diario para todas las
personas involucradas en el alcance definido para el SGC y debe ser conocido por toda la comunidad
Educativa.
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
HNA. NUBIA TERESA BARCO
Coordinadora de la Calidad
Rectora

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1. OBJETIVO
El Manual de la Calidad del Colegio de la Presentacin de Bucaramanga tiene como objetivo: fomentar la
creacin de una Cultura de la Calidad que se refleje en la Mejora Continua y en la prestacin de un
servicio educativo de alta Calidad que beneficie la formacin integral de sus estudiantes.
2. ALCANCE
Aplica al Sistema de Gestin de la Calidad del Colegio de la Presentacin de Bucaramanga en todos sus
procesos.
3. DESARROLLO
3.1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
"Diseo, planificacin y prestacin del servicio de educacin en los niveles de Preescolar, Bsica
Primaria, Bsica Secundaria y Media Acadmica.
3.2. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Para el Colegio de la Presentacin de Bucaramanga, se considera exclusin el numeral 7.6 Control de los
dispositivos de seguimiento y medicin. Ya que para la prestacin del servicio no se utilizan equipos de
calibracin as como tampoco para su medicin.
3.3.. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIN
3.3.1. RESEA HISTRICA
Con la iniciativa de la Madre Mara Presentacin, de la Congregacin de Hermanas de la Caridad de la
Presentacin de la Santsima Virgen, se crea un centro de formacin para mujeres gestoras del progreso
en Bucaramanga. El Colegio de la Presentacin nace en octubre de 1891 en un momento en que el
varn es el que genera desarrollo, trabajo y ocupa los cargos importantes en la sociedad, mientras la
mujer se capacita para las labores domsticas y artesanales.
En 1887 el nmero de alumnas es de 150. En 1899 dada la guerra de los mil das las Hermanas se
desplazan a los hospitales para atender esta emergencia y se suspende temporalmente las actividades
acadmicas.
El Colegio de la Presentacin inicia el siglo con paso firme y su crecimiento se hace notorio tanto en el
nmero de estudiantes como en la calidad de la formacin que ofrece; le entrega a la sociedad
generaciones llenas de valores y virtudes. En 1920 se adquiere el primer edificio y en 1925, siendo
Superiora la Hermana San Camilo, se instala la primera piedra de la Capilla y en sus bodas de plata tiene
su edificio propio en el centro de la ciudad.
En 1942 cuenta con 380 estudiantes desde primaria hasta tercer grado, cuatro aos de bachillerato y
dos de comercio, de esta manera el Colegio sigue creciendo y en 1950 se adquiere el terreno para el
actual edificio.
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Siendo superiora la Hermana Teresa Presentacin, se inicia la construccin de la Capilla y se ampla la

misin social con la fundacin de la escuela Nuestra Seora de Lourdes para favorecer a nias de
escasos recursos. En actitud de constancia y perseverancia en 1966 se celebran las bodas de diamante
con gran reconocimiento por parte de las autoridades y los medios de informacin de la ciudad.
En el ao 1969 se ofrece el servicio desde el Knder y en 1970 se adopta el esquema de aprender
haciendo, el colegio inicia el ao 726 estudiantes en bachillerato y 575 en primaria y preescolar. Se
implementa el mtodo de educacin personalizada, labor que se refuerza con la capacitacin a los
profesores en este sistema y ms tarde la integracin con el sistema CAFAM propiciando una disciplina
de reestructuracin de las unidades y guas de clase. Con el paso de los aos el Colegio sigue
progresando de acuerdo a la poca y no es ajeno a los avances tecnolgicos que son integrados al
proceso formativo con la sistematizacin con la inauguracin de la sala de informtica.
A partir de 1987 bajo la direccin de Hna. Mara Leonor Rincn Uribe se lleva a cabo la renovacin
curricular en la que se unifica la educacin personalizada con la modificabilidad estructural cognitiva y
se profundiza en la investigacin. Se reubica en esta poca la primaria dentro de las mismas
instalaciones, la primaria hasta el momento funcionaba en la Turena. La institucin sigue siendo dotada
de los avances tecnolgicos de fin de siglo y consolida pedaggicamente su PEI.
En 1999 se configura la actividad formadora alrededor de macroproyectos que rene a sus integrantes
en equipos de trabajo y reflexin.
As, con el paso del tiempo la institucin se ha consolidado y propende por la formacin de estudiantes,
que tomando los aspectos positivos de la globalizacin y la cultura, trascienden en su entorno. Se tiene
como nfasis el desarrollo tecnolgico y sistemtico, el aprendizaje del ingls como segunda lengua.
Se avanza en un nuevo plan de estudios que propende por una fuerte preparacin para las pruebas de
estado y a obtener en los grados superiores una preparacin adecuada para el ingreso a la universidad
con tendencia a la semestralizacin en el ltimo grado por el momento, con la implementacin de la
profundizacin en temas de inters para la carrera que la o el estudiante desee seguir.
Desde el 2002 hasta el 2007, la Hna. Fanny Arajo asume la rectora del colegio proporcionndole a la
institucin el mrito de la certificacin ISO 9001 200. Logro que nos ubico entre los primeros
establecimientos educativos de la ciudad que alcanzo este reconocimiento.
Se disea el Plan Estratgico Institucional 2002-2005 que conlleva la reorganizacin en cinco unidades
de trabajo. Se busca crecer en la investigacin reflexin, evaluacin y construccin de estrategias para
alcanzar la excelencia.
El colegio otorga ahora el ttulo de Bachiller Bsico a los estudiantes que culminan el 9 grado y el de
Bachiller Avanzado a los egresados de 11. La Hna. Fanny fortaleci el deporte e hizo construir el
Patinodromo en el ao 2007.
En el ao 2005 La Hermana Monique Colrat, Superiora General de las Hermanas de la Caridad

Dominicas de la Presentacin, visita el colegio para apoyar la misin de las Hermanas en la Educacin y
conocer las obras en la Provincia de Bucaramanga.

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En el ao 2008, hasta hoy, asume la Rectora Hna. Yanira Figueroa Carrillo Figueroa, seala como reto:
hacer de nuestra vida un camino en la verdad, la fe, la comunin, el desarrollo humano-cientfico y la
proyeccin.
En su administracin se han establecido convenios interinstitucionales con Universidad Santo tomas,
Universidad autnoma de Bucaramanga, Universidad Pontificia Bolivariana, Nothwood University (USA),
Instituto enseanza del ingles IDEI y la alianza Colombo-Francesa.
Ha dado impulso a la educacin personalizada y ha consolidado la estrategia pedaggica de la
Modificabilidad estructural cognitiva, establecida como asignatura. Ha estructurado y liderado el plan de
formacin docente.
Constituy el equipo pedaggico e investigativo. Se define el modelo pedaggico formacin integral
humana.
La institucin se concibe como obra en pastoral, integrando as todo el quehacer educativo con la misin
humanizadora y evangelizadora.
Ha dinamizado el Open House y la semana presentacin, extendidos a toda la comunidad.
Adquiere para el colegio el reconocimiento como club deportivo ante el INDERBU impulsando asi el
deporte.
Ha promovido el arte y la cultura. Ceo la biblioteca virtual de Marie Poussepin, estructuro las aulas
virtuales para el aprendizaje y la investigacin.
Gestiono el proyecto de construccin 120 aos de nuestra historia, consolidado con el complejo
acadmico, cultural y deportivo, compuesto de: auditorio, gimnasio, laboratorio interactivo, centro de
documentacin, archivo histrico central, restaurante y piscina.
Como herencia de nuestra Madre Fundadora Marie Poussepin continuaremos VIENDO LO QUE ES RECTO
A LOS OJOS DE DIOS Y LO CUMPLIREMOS.
3.3.2. MISION
El Colegio de La Presentacin de Bucaramanga, es una comunidad educativa, dirigida por las Hermanas
de la Caridad Dominicas de La Presentacin de la Santsima Virgen y orientada por los principios
pedaggicos de Marie Poussepin. Realiza su misin evangelizadora a travs de la formacin integral, el
desarrollo de las reas del saber, en proceso personalizado, investigativo, social y ecolgico; que busca
la verdad y el sentido de la vida. Perfila estudiantes de bien, con alta calidad de servicio, competentes,
responsables, comprometidos con la sociedad en la respuesta al momento, abiertos a la
pluriculturalidad y proyectados hacia el cambio en la justicia y la paz
3.3.3. VISION
Hacia el ao 2020, el Colegio de La Presentacin de Bucaramanga, se consolidar como referente de
calidad educativa nacional e internacional en formacin integral, centrada en la persona, a travs de la
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estrategia pedaggica de Modificabilidad Estructural Cognitiva, el liderazgo evanglico, la promocin de

la solidaridad y el trabajo y, la democratizacin del conocimiento. En procura de afianzar la identidad de
las personas segn las dinmicas curriculares de: sociedad del conocimiento, interdisciplinariedad,
pluralidad y dialogo multicultural
3.3.4. VALORES INSTITUCIONALES

PIEDAD: Orienta toda su persona a la trascendencia, a la verdad y mantiene su vida abierta al
dilogo con las realidades del mundo y del hombre, sensible a sus necesidades, con una clara
conciencia de su ser para los dems por un compromiso de Justicia y Solidaridad
SENCILLEZ: Define su identidad, por la autenticidad, transparencia y madurez de una vida: recta,
sincera, leal y honesta, que le permite establecer relaciones positivas con los otros sin excluir a
nadie, dar y recibir afecto, respetarse, valorarse a s mismo y reconocer los dones de los dems.
Expresarse con naturalidad, cortesa y buenos modales.
TRABAJO: Participa con l y por l de la obra creadora de DIOS, desarrolla y perfecciona al mximo
sus capacidades y talentos desechando la mediocridad y la rutina; con su trabajo contribuye a la
transformacin de su medio, al adelanto cientfico y tecnolgico y promocin humana Les
ensearan a trabajar para ganarse la vida dignamente (Marie Poussepin)
3.3.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Estructura organizacional que determina las relaciones, los niveles de autoridad y el grado de
participacin entre los organismos colegiados de la Institucin.
Se describe en tres categoras.
Supraestructura: Esta compuesta por todo el conjunto de ideas, proyectos; en si el horizonte
institucional que permite orientar a ala organizacin hacia unas metas estratgicas establecidas.
Estructura: Enmarca las acciones que llevan a la razn de ser institucional. Agrupa todas las
actividades funcionales y que permiten la consecucin de los objetivos institucionales.
Infraestructura : Es la base de la organizacin donde se encuentran las fuerzas de apoyo que
permiten que las acciones, que llevan a la razn de ser institucional, se realicen con los recursos
(econmico y humanos) necesarios.
3.4. CLIENTES Y SERVICIOS
La comunidad educativa del Colegio de la Presentacin de Bucaramanga, est conformada por:
Estudiantes,
Padres de Familia,
Docente,
Administrativo
Personal Operativo
Comunidad en General
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3.4.1. REQUISITOS DE LOS CLIENTES

Los requisitos de los clientes estn identificados en cada una de las Caracterizaciones de los Procesos
del Sistema de Gestin de la Calidad. A continuacin se detallan los requisitos ms relevantes:
Directrices claras y pertinentes.

Altos niveles de eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la calidad.
Calidad en la prestacin del servicio.
Cumplimiento de los requisitos legales.
Comunicacin e informacin clara y oportuna y veraz
Atencin oportuna de quejas y reclamos
Formacin Integral a todo nivel desde un proceso pastoral evangelizador.
Procesos y procedimientos claros y bien definidos.
Informacin de los desempeos de los estudiantes clara y oportuna.
Acompaamiento en los procesos acadmicos para los estudiantes.
Desarrollo Integral Humano de los estudiantes.
Confidencialidad con la informacin Suministrada
Agilidad en los procesos
Calidad en el trato recibido
Puntualidad en las actividades programadas
Cumplimiento de los procedimientos de los procesos.
Acompaamiento permanente en los procesos acadmicos y de Convivencia Social para los
estudiantes.
3.4.2. REQUISITOS LEGALES

Los requisitos legales sern los definidos por la Constitucin, las leyes, decretos, Resoluciones,
Circulares del Ministerio de Educacin Nacional; minutas de contratos suscritos y cualquier otra
disposicin legal vigente y aplicable a la actividad de la Institucin Educativa.
Los requisitos legales aplicados a cada uno de los procesos del Colegio de la Presentacin de
Bucaramanga, se encuentran descritos en el Listado Maestro de Documentos externos de cada proceso.
3.5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Los perfiles de los cargos, las responsabilidades y autoridades de las personas relacionadas con el
Sistema de Gestin de la Calidad han sido definidos y documentados en el Manual de Perfiles de Cargos,
Responsabilidades y Autoridades.
Ser responsabilidad de la Rectora, la Coordinadora de la Calidad, los Lderes de procesos y de los
empleados en general seguir todos los parmetros establecidos en este Manual y cumplir con las
normas contempladas en l.

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El Manual de la Calidad, debe ser difundido al interior de la organizacin y su reproduccin, distribucin,

modificacin y actualizacin solo es permitida por la Coordinadora de la Calidad.
La Rectora y Representante de la Direccin Coordinadora de la Calidad, debe asumir las siguientes
responsabilidades y ejercer autoridad para:
Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios.
Informar sobre el desempeo del S.G.C. y de cualquier necesidad de mejora.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la Organizacin.
De igual forma, revisar el funcionamiento y adecuacin del Sistema de Gestin de la Calidad,
as como tambin velar por la asignacin de los recursos para su mantenimiento y mejora
continua.
Igualmente se realizaran reuniones Consejos de Calidad con el fin de aprobar, coordinar, efectuar
seguimiento y mantener las actividades relacionadas con el Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.),
bajo un enfoque de mejoramiento continuo que asegure el cumplimiento de los requerimientos del
Cliente, los legales / reglamentarios y los definidos internamente por el Consejo de Gestin de la
Calidad, son integrantes del Consejo de Calidad:
Rectora
Responsables de los Procesos
Coordinadora de la Calidad: Es la persona responsable de implementar, revisar y velar por el buen
funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad en cada uno de sus procesos, as como de
comunicar a la direccin cualquier necesidad de mejora. Proponer acciones de mejora y dinamizar el
SGC institucional. Preside las reuniones del Consejo de la Calidad.
Auditores internos de la Calidad: Son responsables de ejecutar las auditorias programadas y de
evaluar de manera objetiva el Sistema de Gestin de la Calidad con el fin de determinar la extensin
en que se cumplen los criterios de auditora.
Responsables de los procesos: Son los responsables de cumplir los procedimientos, formatos y
dems documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
A continuacin se relacionan los procesos establecidos para el Sistema Gestin de la Calidad del
Colegio de la Presentacin, y los responsables.
SIGLA DE
PROCESOS
PROCESO
RESPONSABLES DE PROCESOS
DE
Gestin de Direccionamiento Estratgico
Rectora
GC
Gestin de la Calidad
PA
Gestin de Pastoral
Coordinadora de Pastoral
DP
Gestin de Diseo Curricular y Prestacin del

Coordinador Acadmico
Servicio Educativo
AR
Gestin de Admisin y Registro Acadmico
Coordinadora Acadmica
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CS
Gestin de Convivencia Social
Coordinadora
Social
de
TH
Gestin de Talento Humano
Psicloga
AF
Gestin Administrativa y Financiera
Directora
Financiera
CO
Gestin de Comunicacin Organizacional
Diseador Grfico
IF
Gestin de Infraestructura Informtica
Ingeniera de Sistemas
BE
Gestin de Bienestar Estudiantil
Trabajadora Social
Convivencia
Administrativa
3.5.1. REVISIONES AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

El Sistema de Gestin de la Calidad se revisa mnimo una vez al ao presidida por la Rectora, como
responsable del proceso de Direccionamiento estrategico. Su objetivo es evaluar la adecuacin, eficacia
y conveniencia de la implementacin del Sistema y determinar acciones de mejora necesarias para
asegurar la Mejora Continua.
3.5.2. RECURSOS
La Rectora asigna los recursos necesarios para establecer e implementar esta revisin al igual que la
asignacin del personal necesario.
3.5.3. COMUNICACIONES
Para garantizar que el Sistema de la Calidad sea comprendido y practicado por cada una de las personas
en los procesos y actividades desarrolladas, el Colegio de la Presentacin a definido los siguientes
medios de comunicacin:
Consejos de Calidad
Reuniones por procesos
Capacitaciones peridicas
Comunicaciones Internas
Emisora, TV Pres
Carteleras
Internet (Portal Presentacin)
Telfono, fax, celular.
3.6. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
Para cumplir con los requisitos de control de la documentacin y de registros, se ha documentado y
aplicado el siguiente proceso:
- Control de Documentos: Establece las pautas de elaboracin e identificacin de la documentacin,
determina las requisitos para controlar los cambios y garantizar la confiabilidad y distribucin de la
documentacin interna y externa y establece del los requisitos para la identificacin, control,
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almacenamiento, indizacin, preservacin y disposicin final de los registros de calidad del SGC.
La estructura del sistema documental del COLEGIO DE LA PRESENTACIN, consta de:
Manual de Descripcin de cargos, responsabilidades y autoridades.

Manual de Gestin de la Calidad
Proyecto Educativo Institucional (PEI)
Reglamento o Manual de Convivencia
Manual de procedimientos y registros
Reglamento Interno de Trabajo
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Programa de Salud Ocupacional
Plan de Prevencin de emergencias y desastres.
Panorama de Riesgos.
3.6.1. POLITICA DE LA CALIDAD

El Colegio de La Presentacin de Bucaramanga en su proceso evangelizador, presta un servicio educativo
de alta calidad que da respuesta a las expectativas de los estudiantes, sus familias y la sociedad.
Est certificado de acuerdo a los requisitos de ICONTEC ISO 9001-2008 y para ello cuenta con un
personal idneo, con una slida estructura organizacional que garantiza el adecuado manejo de los
procesos y recursos buscando su desarrollo y sostenibilidad.
3.6.2. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
1. Aplicar la poltica de mejoramiento continuo y de evaluacin sistemtica en los procesos
institucionales.
2. Garantizar la alta calidad en la prestacin del servicio educativo contando con personal competente
3. Fortalecer los procesos administrativos que aseguren la sostenibilidad y el desarrollo de la
institucin.
4. Consolidar la Institucin como obra en pastoral, que contribuya a la transformacin de la realidad
socio-cultural.
5. Promover proyectos de investigacin, cultura y deportes; fundamentados en el proceso de
educacin personalizada.
3.7. MAPA DE PROCESOS
El mapa de proceso del Colegio de la Presentacin de Bucaramanga, es una representacin grfica que
facilita interpretacin de las interacciones entre los 11 procesos que conforman el Sistema de Gestin
de la Calidad y los cuales se encuentran definidos en 3 tipos de procesos:
Procesos Directivos: en l se encuentran los procesos de Gestin de Direccionamiento Estratgico,
Gestin de la Calidad y Gestin de Pastoral.
Procesos Formativos: lo conforman 3 procesos que son: Gestin de Diseo Curricular y Prestacin
del Servicio Educativo, Gestin de Admisin y Registro Acadmico, Gestin de Convivencia Social.
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Procesos Administrativos y Financieros: est conformado por 5 procesos que son: Gestin de
Talento Humano, Gestin Administrativa y Financiera, Gestin de Comunicacin Organizacional, Gestin
de Infraestructura Informtica y Gestin de Bienestar Estudiantil.
3.8.
ANEXOS
Anexo 1: MAPA DE PROCESOS
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Anexo 2: MATRIZ DE OBJETIVOS E INDICADORES
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Anexo 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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Anexo 4: MATRIZ DE INTERACCION DE PROCESOS
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Anexo 5: MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
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