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El examen especial es una auditora de alcance limitado que puede comprender la revisin y
anlisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar
el adecuado manejo de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de la normativa
legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede incluir tambin una combinacin de
objetivos financieros, operativos y de cumplimiento o, restringirse slo a uno de ellos, dentro de
una rea o asunto especfico.
OBJETIVOS:
Mediante el examen especial se verifica en forma especfica el:
Examen preliminar
En caso que el archivo permanente de la entidad no contenga informacin suficiente en torno a
los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la organizacin y
funciones y criterios de auditora a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de
la fase de planeamiento la etapa de investigacin preliminar, orientada a la obtencin de
informacin bsica directamente de la entidad a ser examinada.
Identificacin de criterios de auditora
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relacin, generalmente, con la normativa legal y
disposiciones de carcter reglamentario. La identificacin de dicho marco debe llevarse a cabo,
con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos que
sern materia de examen, debindose solicitarse el apoyo del rea legal correspondiente. Por
esta razn, deben identificarse los funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra
forma, con el asunto o actividad sujeta a examen es indispensable, para estar en condiciones de
establecer las responsabilidades a que hubiere lugar, de ser el caso.
Los objetivos del examen se refiere a lo que desea lograrse, como consecuencia de la
ejecucin del examen. El entendimiento de los objetivos del examen por parte del equipo
de auditora, es esencial para que ste tenga xito. En caso de duda, es conveniente
que el auditor recurra a otros niveles de decisin para obtener una apropiada explicacin
sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las caractersticas especficas del
asunto o actividad por examinar y las particularidades del medio ambiente en que ocurrieron
los hechos. La identificacin del perodo a examinar
y la profundidad del trabajo
a ejecutar son factores
importantes para establecer el alcance del examen, en funcin al
asunto por evaluar.
Los criterios de auditora identifican las normas legales y reglamentarias o normas de los
sistemas administrativos que la entidad se encuentra obligada a cumplir para el desarrollo
de sus actividades y operaciones. Este marco debe corresponder a la normatividad que se
encontraba vigente a la fecha en que ocurrieron los asuntos que sern examinados por el
equipo de auditora.
El rubro recursos de personal del plan debe describir las caractersticas profesionales de los
miembros del equipo auditor y sus cargo, as como los especialistas que fueran necesarios
para el desarrollo de los trabajos. La informacin administrativa constituye el punto final del
plan de examen, en cuyo contenido debe describirse el nmero de horas programadas
(presupuesto de tiempo), los informes a emitir y el formato del informe.
El memorndum de programacin y el plan de examen especial son preparados por el auditor
encargado y supervisor en forma conjunta. Tales documentos deben ser aprobados por el
nivel gerencial para el caso de la Contralora General de la Repblica, como paso previo al
verificacin
del cumplimiento
de las disposiciones
que
regulan la adquisicin de bienes y servicios bajo las modalidades
establecidas por la ley de presupuesto general de la Repblica.
Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor llevar a cabo los
procedimientos de detalle especificados en el programa de procedimientos. El alcance de
tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las
decisiones en torno a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para
sustentar el informe.
Entre los procedimientos
figuran:
en los exmenes
especiales
de otros procedimientos
Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con ilegales o
irregulares debe solicitarse la asesora legal pertinente, de modo de evitar situaciones que
se deriven de la falta de respaldo de las observaciones. Los Organos de Auditora Interna son
responsables de obtener la operacin legal correspondiente, como paso previo a la
emisin del informe especial que hubieren elaborado en el cumplimiento de su trabajo.
Confirmaciones
Confirmar de:
Clientes
Proveedores
Entidad bancaria
Entidad
examinada
Donante
Donatario
Direccin general Presupuesto
Registros pblicos
Inspeccin fsica
Revisin documentara
las
conclusiones
deben
ser
de la
Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de
la entidad
tendentes a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de
concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 "Comunicacin de
hallazgos".
La comunicacin de los hallazgos debe ser por escrito, guardando las formalidades
necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legtima defensa a los funcionarios y
empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo an a aquellos que ya no
laboran en la entidad. En caso de no ser posible su ubicacin, deber emplearse el
Diario Oficial "El Peruano" u otro de mayor circulacin en la ciudad donde est ubicada
la entidad.
Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y
sealarse un plazo perentorio
a los funcionarios o empleados de la entidad
involucrados en las observaciones para la recepcin de descargos documentados, de
conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados
deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios formulados y en la
Sntesis gerencial
Introduccin
Conclusiones
Observaciones y Recomendaciones
Anexos
La sntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de examen especial sea de
mayor utilidad para los usuarios del informe. En su contenido la sntesis debe presentar
en forma exacta, clara y justa los aspectos ms importantes del informe, a fin de evitar
errores de interpretacin.
La introduccin del informe proporciona al usuario de ste datos importantes relativos a la
entidad bajo examen, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor
claridad
el mensaje que comunica dicho documento.
En su contenido se incluyen:
Motivo del examen, Objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la entidad y
comunicacin de hallazgos de auditora.
La conclusin es el juicio del auditor basado en la observacin formulado como
resultado del examen practicado. En caso necesario, la conclusin debe precisar la
naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos en el
ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carcter penal, el
auditor debe revelar los hechos detectados en trminos de presuncin de indicios
razonables de comisin de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que corresponda.
OBTENCION DE
INFORMACION
BASICA
RECOPILACION
NORMAS LEGALES Y
REGLAMENTARIAS
EXAMEN PRELIMINAR
IDENTIFICACION
DE ASPECTOS A
EXAMINAR
DEFINICION DE
CRITERIOS A
UTILIZAR
MEMORANDUM DE
PROGRAMACIN Y
PLAN DE EXAMEN
APLICACION DE PRUEBAS Y
OBTENCION DE EVIDENCIAS
DESARROLLO DE
HALLAZGOS
IDENTIFICACION Y
EVALUACION DE
IRREGULARIDADES
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
CIVIL Y/O PENAL
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES