PROGRAMA DE ORDEN EN EL

PUESTO DE TRABAJO EN
INGENIERA

(Versin 1.51 de Agosto de 2012)

Seminarios de Educacin Continuada

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ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE HERNN JIMNEZ &

ASOCIADOS, POR LO TANTO QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIN O
UTILIZACIN.
DERECHOS RESERVADOS LEY 23 DE 1982 Y LEY 44 DE 1993

En nuestra empresa cada cosa esta en su lugar y eso nos facilita la labor de mantenimiento, la
localizacin de documentos y la fcil reparacin o ajuste de mquinas.

PROGRAMA DE ORDEN EN EL
PUESTO DE TRABAJO EN
INGENIERA

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INTRODUCCIN
Este material recopila las tcnicas bsicas que permiten implementar el programa de las 6
S en una organizacin de ingeniera que trabaja por proyectos.
El programa permite mejorar la calidad de los resultados, el tiempo para realizar las
labores y el fcil reporte de resultados a la oficina principal. No es un requisito obligatorio
para la certificacin en sistemas de gestin de la calidad, pero es un buen complemento.
EL lector debe llevar a cabo el programa conforme se explica en cada pargrafo de este
documento. El lapso que debe llevarse a cabo entre cada etapa puede ser desde una
semana hasta un mes segn lo determine el lector conveniente, de acuerdo con su
conocimiento de la cultura de la empresa.

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NDICE
INTRODUCCIN ............................................................................................................................................ 3
NDICE ............................................................................................................................................................. 4
CAMPAA DE LAS SEIS "S" ....................................................................................................................... 5
MTODO DE LAS SEIS ESES ..................................................................................................................... 5
PRIMERA ETAPA ........................................................................................................................................ 6
SEGUNDA ETAPA ....................................................................................................................................... 7
TERCERA ETAPA ........................................................................................................................................ 7
CUARTA ETAPA .......................................................................................................................................... 8
ARREGLAR: FASES1 Y 2 ............................................................................................................................ 9
ORDENAR Y LIMPIAR: FASES 3, 4 Y 5 .................................................................................................... 9
MANTENER: FASE 6 ................................................................................................................................. 11
HABITO: PERMANENTEMENTE ............................................................................................................ 12
DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE ..................................................................................................... 13
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................................ 15
DOCUMENTOS Y LIBROS ....................................................................................................................... 15

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CAMPAA DE LAS SEIS "S"

La organizacin logra un primer nivel de calidad y disciplina si aplica las tcnicas descritas
a continuacin. Esta es la mnima calidad interna que es necesario llevar a cabo para
asegurar que exista un primer nivel de sistema de aseguramiento de la calidad que
podemos clasificar como bsico. Puede emplear cada paso como una campaa semanal.

MTODO DE LAS SEIS ESES

METODO DE LAS SEIS S

SEIRI - Arreglar
SEITON - Orden
SEISOU - Limpieza
SEIKETSU - Mantenimiento
SHUKAN - Habito
SHITSUKE - Disciplina

El mtodo de las seis eses (6 S) es una tcnica japonesa basada en actividades que
propenden por hacer que en cada rea de una empresa, el sitio de trabajo sea un lugar
agradable y ordenado en dnde resulte fcil la consecucin de los objetos necesarios para
llevar a cabo las labores. A travs de este mecanismo se pretende mejorar la eficiencia en
el desarrollo de las labores por la ausencia de largos periodos de bsqueda de algunos
elementos necesarios para realizar de manera eficiente las actividades.
Esta tcnica se constituye en una herramienta muy valiosa en una compaa que quiere
dar paso a la implementacin de un programa de Calidad Total.
Los aspectos que toca el mtodo de las seis eses estn basados en la realizacin de seis
actividades generales a saber:

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ORIGEN DE LAS SEIS S (TRADUCCIN)

SEIRI
SEITON
SEISOU
SEIKETSU
SHUKAN
SHITSUKE

ARREGLO
ORDEN
LIMPIEZA
MANTENIMIENTO
HBITO
DISCIPLINA

La metodologa sigue (4) cuatro etapas:

ETAPAS A SEGUIR
Fomentar el inters por
Mejorar
Identificar un rea
problema
Formar un equipo de
personas comprometidas
con la empresa
Informar al personal en
general sobre el programa
Implementar las seis s

PRIMERA ETAPA
Fomentar en la Gerencia General el inters por realizar un Plan Piloto de accin en el
proyecto que presenta un aspecto desagradable y de desorden a la vista. Normalmente,
se toma un rea que carece de un espacio adecuado para realizar las actividades, sin
ningn sistema de control, para llegar a comprometerlo para que al final de la prctica
sean las personas que transmitan su experiencia a otros y sirvan a la vez de jueces de sus
propias actividades.

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Seleccionar un Proyecto como piloto. En ella se presenta el

nivel de desorden existente en una fecha y luego se presenta en una segunda fecha la el
nuevo orden alcanzado.

PASO A SEGUIR:

SEGUNDA ETAPA
Reunir al personal del proyecto escogido para que sea informado sobre el plan a seguir, el
tiempo de ejecucin y el coordinador encargado de llevar a cabo la actividad, esto se har
con un enfoque de Gerencia Participativa en el cual cada miembro del grupo tiene especial
importancia para el xito del programa, de esta manera cualquier decisin que se tome
ser el resultado del consenso de todos los participantes.
Los participantes se les asigna tiempo de su semana laboral para lograr llevar a cabo el
aseo y cambio del rea de trabajo para que se convierta en un modelo. Procure que no
sea necesario invertir casi dinero. Por ejemplo si se requiere una estantera para colocar
herramienta, hgala con la madera de las estibas y de los embalajes que llegan a la
empresa. Fomente el reciclaje y las soluciones de bajo costo.
Las personas deben tomar conciencia de la importancia de tener sus reas de trabajo
aseadas y con todos sus implementos cerca y en lugares visibles. Procure que se hagan
breves charlas de 10 minutos unas tres veces en la misma semana que estn arreglando
su rea para reforzar la importancia de lo que se est llevando a cabo.

Durante la segunda etapa, ser la propia gerencia general la encargada de evaluar los
resultados obtenidos a medida que se vayan realizando las actividades.

TERCERA ETAPA
Acudir directamente al sitio de trabajo para detectar el estado actual de las instalaciones y
la forma en que se estn desarrollando las labores. Para poder cuantificar el xito del
programa se recomienda documentar el estado actual del rea de trabajo a travs de una

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serie de fotografas que capten los aspectos a corregir, en su lugar podr realizarse una
grabacin de vdeo del entorno de trabajo.

Cualquiera sea el mecanismo usado la informacin debe estar de manera permanente a

disposicin de las personas que all trabajan, lo cual se puede hacer colocando en una
cartelera las fotografas o pasando en los horarios de descanso la grabacin realizada.
Haga una lista de chequeo sobre lo que ser evaluado en las visitas:
reas demarcadas
Todo etiquetado: producto aprobado, rechazado,
Basuras clasificadas y recogidas a diario.
Uniformes en buen estado
Personal empleando los equipos de seguridad industrial.
Registros de calidad a diario diligenciados en letra legible.
Extintores debidamente cargados, con fecha de vencimiento clara y despejada
su rea de maniobra.
Todas las toma corrientes en buen estado, limpias y marcados los voltajes.
Hojas de vida de mantenimiento de los equipos al da y plan de mantenimiento.
Herramientas bsicas en cada puesto de trabajo al alcance de la mano.

CUARTA ETAPA
Esta considera bsicamente el desarrollo del programa en el cual se establecer el
siguiente cronograma de accin:

CRONOGRAMA
ARREGLAR
ORDENAR
LIMPIAR
MANTENER
CREAR EL HABITO EN LA GENTE
VOLVER DISCIPLINA EN LA EMPRESA

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ARREGLAR: FASES1 Y 2
Para ello se debe en primera instancia colocar en lugar visible la actividad que se esta
realizando, para que sea un medio sugestivo de compromiso de todo el personal con algn
tipo de lema, tal es el caso de:

TODOS VAMOS A ARREGLAR LAS INSTALACIONES EN LAS

LABORAMOS.
Adems de:
1. Tirar lo que no sea til
2. Guardar en estantes o archivadores aquello que se utiliza a veces.
3. Dejar lo que se utiliza de manera frecuente lo ms cerca posible al sitio de trabajo.
4. Llevar a la bodega principal aquello que rara vez se utiliza.
5. Arreglar los pequeos desperfectos, tal como los bombillos fundidos, las carteleras
cadas, los escritorios rotos, las baldosas levantadas, los grifos de agua con fugas.
6. Clasificar los elementos que se tienen en los sitios de trabajo de acuerdo con su
naturaleza y uso.
7. Reciclar
8. Cada proyecto solo contrata los equipos por el tiempo realmente necesario.

ARREGLAR
SELECCIONAR
REA MAS
DESORDENADA
COMPROMETER A
LA GENTE .
ORGANIZAR
JORNADA PARA
AREGLAR EL REA

ORDENAR Y LIMPIAR: FASES 3, 4 Y 5

Al igual que en el caso anterior se debe reemplazar el lema por uno nuevo que tenga
alusin a la nueva fase de trabajo que se est llevando a cabo, por ejemplo:

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LA LIMPIEZA Y EL ORDEN HARN DEL PROYECTO, UN SITIO

AGRADABLE DE TRABAJO. UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA
COSA EN SU LUGAR.
Las actividades de orden deben pretender cubrir los siguientes aspectos:
1. definir un lugar fijo para los tiles de trabajo, las herramientas, los equipos y los
instrumentos usados para el desarrollo de las actividades. Un lugar visible, cmodo,
preferiblemente construido por los propios trabajadores con materiales reutilizables: cajas
de madera de material importado, madera de estibas deterioradas, tubos retirados del
servicio, estantera instalada y todos esos materiales que solo requieren un poco de
trabajo.
2. Sealizar de manera adecuada los espacios con letreros que correspondan a la
identificacin del departamento, por ejemplo en la puerta de entrada de la oficina colocar:
RESIDENTE, de igual manera se debe demarcar las reas de trnsito libre y circulacin
restringida, los sitios dnde se prohbe fumar o comer, los sitios dnde se encuentran los
servicios de aseo.
3. Retirar todos aquellos objetos que se encuentren dificultando el paso de las personas o
los vehculos o que generen posibilidades de accidentes. Asegurar consignas de seguridad
industrial empleando el documento: BRIEFINGS.doc
4. Instalar a le entrada de cada obra un mapa general de la distribucin de la obra, la
ubicacin de cada departamento, dnde estn descritos los accesos y salidas de cada
sector y el sitio de encuentro en caso de emergencia.
Las actividades de limpieza contemplan la elaboracin de un lema: ASEO ES SALUD y las
siguientes acciones:
1. Eliminar el polvo, las basuras, los desechos, los regueros de materiales o de aceite y en
general todo aquello que genere mala apariencia del sitio.
2. Asear, lavar o pintar los sitios que presenten un estado deteriorado. Aunque un
campamento es temporal, debe ser habitable y un lugar de trabajo amable.
3. Recoger y colocar en su lugar las piezas o tiles que se encuentran tiradas en cualquier
lugar.
4. Solucionar los pequeos desperfectos que se presenten en las mquinas, equipos o
dispositivos. Todo equipo debe de estar en ptimas condiciones para poder realizar la
operacin para la cual fue diseado. Todo el personal propio y contratista debe tener sus
implementos de seguridad y sus afiliaciones al da.

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ORDENAR
DEFINIR LUGAR
PARA CADA COSA
SEALAR
ESPACIOS
DESPEJAR AREAS
CONGESTIONADAS
ASEAR., LAVAR Y
RECOGER
MANTENER: FASE 6
En esta etapa se insistir en cada persona sobre la importancia de mantener el orden y
aseo logrado hasta la fecha en la empresa, haciendo uso del mensaje general:

LO DIFCIL NO FUE HACERLO; ES MANTENERLO.

AYDANOS
Es importante recalcar a cada empleado la importancia de mantener la por estacin de
cada sitio de trabajo despejado, libre de incomodidades, en orden, aseado y una
presentacin personal agradable y limpia.
1. Involucrar alas personas en el programa que desarrolla la empresa.
2. Ofrecer a cada participante los medios para realizar sus labores en las condiciones
deseadas.
Cumpliendo con este cronograma se notar fcilmente la transicin entre un sitio
desordenado y en apariencia estrecho a uno ordenado, limpio y agradable, con espacio
suficiente para desarrollar la labor, lo que motiva al trabajador y por lo tanto aumentar
los rendimientos de produccin de cada individuo y disminuir los riesgos de
accidentalidad en la empresa. Aspectos que los ver no slo las personas que trabajan en
el rea sino en general todos los miembros de la organizacin y por supuesto la Gerencia
de la empresa.
Para realizar todos esos cambios, cmo los otros que exige un proceso de Calidad Total es
importante generar en cada persona compromisos consigo mismo y con su alrededor, a
travs de la Gerencia Participativa lo que implementar en las personas una idiosincrasia
de trabajo en grupo que le permitir a los participantes en el Plan Piloto compartir sus
experiencias con el resto de las reas para que el trabajo en ellas d resultados prsperos

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en ms corto tiempo. A partir de este momento el rea se encontrar en capacidad de

cumplir con las dos (2) ltimas actividades que sern de carcter permanente.

MANTENER
GENERAR MAS
COMPROMISOS EN
LAS PERSONAS
MANTENER LO
QUE SE HA
LOGRADO
EXPANDIR
METODOS EN LAS
DEMAS AREAS
HABITO: PERMANENTEMENTE
Es necesario que las actividades realizadas anteriormente se conviertan en una costumbre
de actuar de todo el personal de la empresa, esto estar dado en la medida en que se
revisen y corrijan los detalles que rodean el trabajo de manera frecuente, constante para
con el tiempo lograr que se haga de manera permanente. Hbito quiere decir que se hace
una actividad en forma igual, casi sin pensar, sin reflexionar. Se posee una costumbre de
aplicarlo en todos los proyectos.

HACER
LAS
COSAS
BIEN
ES
NUESTRA
RESPONSABILIDAD. HAGAMOS DE ESTE COMPROMISO
PARTE DE NUESTRA VIDA

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HABITO
CONVERTIR LAS
ACTIVIDADES EN
COSTUMBRE
HASTA SER
HABITOS
CREAR UN
COMPROMISO EN
TODO EL
PERSONAL
Elabore un tablero en el cual cada rea de trabajo sea calificada cada semana sobre su
nivel de cumplimiento de las buenas prcticas de industria. Eso desata una sana
competencia que obliga al personal a realizar la operacin de mantener y adquirir el
hbito.

DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE
Para lograr mantener los resultados se requiere de la participacin de todos los miembros
de una organizacin basados en los siguientes principios:

LA MEJOR MANERA DE EVITAR UN INCIDENTE, ES HACER TODO

COMO SE DEBE
1. No se puede asegurar el logro de un objetivo si no se tiene la seguridad de que cada
quin hace lo que debe.
2. El xito depender de que se usen correctamente las herramientas, equipos, tiles y en
general los elementos de seguridad.
3. Todos y cada uno de los involucrados en el proceso deben respetar y cumplir las
normas y estndares establecidos, tal es el caso de los horarios de asistencia al trabajo,
las llegadas tarde y las salidas temprano de las oficinas, los manuales de funciones y los
manuales de procedimiento.
4. Todos los individuos pertenecientes a una organizacin deben guardar las mnimas
normas de urbanidad y respeto por el otro. Cada contratista debe recibir una induccin de
por lo menos medio da antes de iniciar operaciones para garantizar su integracin a una
obra del siglo veinte y uno.

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DISCIPLINA
TENER
RESPOSABILIDAD
CADA CUAL EN SU
FUNCION
USAR
CORRECTAMENTE
LAS HERRAMIENTAS
RESPETAR NORMAS
DE TRABAJO

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BIBLIOGRAFA

DOCUMENTOS Y LIBROS
Hiebeler, Robert y otros autores. Las Mejores Prcticas. Arthur Andersen. Identifica
soluciones enfocadas en el cliente para disparar los resultados de la empresa. Editorial
Norma, 1998.
Goldratt, Eliyahu. La Carrera. Ediciones el Castillo, cuarta edicin, 1996, Mxico.
Goldratt, Eliyahu M. Necesario mas no Suficiente. Una novela de negocios sobre teora de
restricciones. Ediciones Castillo. Monterrey, Mxico, 2001.
Jimnez, Hernn, ISOMANIA. Revista tcnica mensual sobre ISO9001, ISO14001,
OHSAS18001, ISO17025 y SA8000. Publicacin trimestral de HJ & Asociados. Publicacin
desde Diciembre de 1996.
Jimnez, Hernn. Gua para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad
basado en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guas para implementar, mantener,
mejorar y disear sistemas de gestin para varios sectores. Publicacin actualizada cada
seis meses. Para copias puede contactarnos en el telfono 313-3210580 de Bogot. HJ &
Asociados, Bogot, Diciembre de 2011.
Kriegel, Robert. De las vacas sagradas se hacen las mejores hamburguesas. Estrategias
rompeparadigmas para desarrollar personas y organizaciones dispuestas al cambio.
Editorial Editolaser, Noviembre 1996.
Masaaki, Imai. GEMBA KAIZEN. Como implementar el kaizen en el sitio de trabajo
(GEMBA). Editorial McGraw Hill, 1998.
Masaaki, Imai. KAIZEN. La clave de la ventaja competitiva japonesa. Editorial CECSA,
1989.
SGS, Curso de auditor Lder, certificado IRCA A17038, Gerente del curso P.J. Crack.,
Londres, 2002.