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A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO DE REUNIES VIRTUAIS PARA O

DESENVOLVIMENTO DISTRIBUDO DE SOFTWARE


CIBOTTO, Rosefran Adriano Gonales, TIDE, Fecilcam, rosefran@gmail.com
INTRODUO
Vrias empresas tm optado por realizar o desenvolvimento de software envolvendo
equipes distribudas globalmente. Dentre diversas atividades que ganham destaque nesta
modalidade, a comunicao merece especial nfase, pois sem o entendimento e difuso
das decises e ideias implementadas ao longo de um projeto, torna-se invivel o
desenvolvimento de software envolvendo diversas equipes.
Devido a comunicao ser fator fundamental para as organizaes que atuam no
desenvolvimento distribudo de software (DDS), necessrio que haja um meio eficiente de
se comunicar distncia, de fcil utilizao, baixo custo e que satisfaa a necessidade dos
colaboradores das diversas equipes que podem estar distribudas ao redor do globo.

REUNIO COMO FERRAMENTA DE COMUNICAO


Reunio se caracteriza pelo encontro entre duas ou mais pessoas com a finalidade
de apresentar, debater e discutir tpicos relativos ao tema central escolhido (Nakane, 2000).
A reunio uma importante ferramenta de comunicao e, durante a comunicao,
as pessoas visam formar um entendimento comum ao compartilhar ideias, discutir, negociar
e tomar decises (Fuks et al., 2002). A comunicao facilita a tomada de deciso, resultado
fundamental de uma reunio, em que estimula, desenvolve e valoriza os profissionais.
Reunies so ferramentas fundamentais para provocar mudanas e obter solues
nas organizaes. So trabalhos rduos, sensveis e altamente carregados e complexos,
tanto em termos da demanda de trabalho, quanto em termos culturais. Uma reunio
apropriada e planejada pode influenciar na qualidade do produto ou servio, visando a
economia de dinheiro, estabelecer lucros futuros e ainda aprimorar o sistema de
comunicao entre os departamentos (Thomsett, 1992).
A principal responsabilidade pelo sucesso da reunio daquele que a conduz, ou de
quem convocou a reunio. Mas, o grupo como um todo, ou mais especificamente, todos os
participantes devem contribuir para fazer a reunio eficaz.

As reunies podem ser muito teis quando se trata de informar ou de tomar alguma
deciso. Mas, na maioria das vezes, consomem tempo dos participantes, sem trazer
resultados proveitosos. Elas esto no topo da lista dos afazeres que mais desperdiam
tempo no trabalho, e isso ocorre por serem, muitas vezes, mal preparadas e conduzidas.
COMUNICAO NO DDS

Ao tratar de DDS, a necessidade de uma comunicao eficaz tambm se faz


presente, no entanto, se configura como um desafio para os gerentes.
A interao de usurios de diferentes culturas e locais ocasiona problemas
relacionados, principalmente, a idiomas e fusos horrios, os quais podem provocar
dificuldades na comunicao sncrona, pela necessidade da coincidncia de presena no
mesmo espao de tempo. Assim, estabelecer horrios que sejam adequados aos encontros
virtuais, considerando todas as unidades locais, torna-se essencial (Trindade, 2008).
A comunicao para DDS apresenta trs desafios significativos: usabilidade,
documentao das reunies e segurana de dados. preciso considerar os desafios que a
disperso geogrfica impe comunicao, tais como, distncia fsica, separao temporal,
diferenas de infraestrutura, culturais e de idioma (Cibotto et al., 2009), para que ela possa
efetivamente auxiliar o gerenciamento de projetos, contribuindo, dessa forma, para a
obteno de qualidade nos processos e produtos de software (Trindade, 2008).
Assuno et al. (2005) definem reunio no presencial ou distncia como sendo o
oposto da reunio face a face em que os participantes mantm contato direto.
Uma reunio virtual acontece com todos os participantes conectados ao mesmo
tempo em um ambiente de interao virtual, podendo haver um ou mais participantes em
cada local fsico. , portanto sncrona, acontecendo em tempo real.
A realizao de reunies virtuais possibilita a reduo de custos com translado,
hospedagem e tempo dos participantes. No entanto, apenas usar a tecnologia no garante
melhores resultados, pois o sucesso de uma reunio depende da maneira como ela
planejada e coordenada. Uma estratgia para promover reunies mais produtivas delegar
algumas tarefas a um coordenador, uma pessoa que auxilie o grupo a alcanar seus
objetivos (Niederman e Volkema, 1996). Assim, a integrao de ferramentas computacionais
com a facilitao e coordenao humana podem conduzir a reunies mais eficazes.
Segundo Assuno et al. (2005), a utilizao de reunies distncia traz vantagens
que contribuem para aumentar a produtividade: permite melhor gerenciamento pessoal do
tempo; propicia reduo com custos de comunicao; facilita o trabalho cooperativo; permite
melhor preparao para reunio; possibilita efetuar trabalho assncrono; a reunio tende a

ser mais curta e mais eficiente; o processo decisrio fica automaticamente documentado;
proporciona aumentar o nmero de ideias geradas; possibilita transformar decises em
aes; facilita o acompanhamento; favorece o acesso independente de lugar; admite
independncia de plataforma; fcil de usar.
A videoconferncia que utiliza udio em tempo real e links de vdeo uma forma
apropriada de se fazer reunies. Com a tecnologia adequada, esses encontros distncia
so utilizados para conectar pessoas de todas as partes do mundo. A videoconferncia
possui a vantagem de exibir a linguagem corporal e as expresses faciais, fundamentais
para a comunicao (Hindle, 2001). imprescindvel que os fusos horrios sejam levados
em considerao ao organizar e conduzir videoconferncias.

DIFERENAS CULTURAIS
A cultura organizacional e procedimentos de trabalho so fatores que podem
influenciar na forma de executar uma reunio. Estilos de comunicao diferentes tambm
podem criar dificuldades e at mal-entendidos, quando o objetivo chegar a um consenso.
Algumas

situaes

problemticas

surgem

quando

existem

colaboradores

estrangeiros ou com sotaques que dificultam a clareza da comunicao (Cibotto et al.,


2009). A insegurana de serem incompreendidos pode dificultar ainda mais a reunio.
Nestes casos, necessrio dar abertura, ateno e espao para que estes possam
transmitir suas ideias.
Idioma, fuso horrio e tempo de viagem entre outros continentes so barreiras
tradicionais comunicao entre pases diferentes (Hindle, 2001). No entanto, com a
evoluo da tecnologia da informao, muitas dessas dificuldades diminuram.
PLANEJAMENTO DAS REUNIES

necessrio tornar realidade um objetivo futuro, possibilitar as tomadas de deciso


antecipadamente, investindo algum tempo no planejamento. Muito do que no deveria
acontecer nas reunies, deve-se a mal entendidos face aos objetivos ou a receios
provocados por uma falta de clareza na sua apresentao prvia a todos os participantes.
Toda a reunio deve ser bem planejada para se obter sucesso, levando em conta
fatores como: preparao da agenda; notificao aos envolvidos, confirmao e presena;
instalaes prontas e adequadas; durao pr-definida; material de apoio disponvel e de
qualidade; secretariado consciente e eficaz.

Delvin e Rosenberg (1996 apud Fuks et al. 2002) ressaltam a importncia do


conhecimento individual e das prticas cooperativas, como a linguagem das mos na
comunicao face-a-face, que as pessoas desenvolvem de forma a coordenar a variedade
de conhecimentos individuais e atingir o entendimento mtuo. O contexto cultural, o domnio
em questo e o conhecimento pessoal influenciam como as expresses de linguagem so
produzidas pelo comunicador e interpretadas pelo receptor.
Aps a reunio pode-se realizar um controle e avaliao do evento e resultados
obtidos, a fim de acompanhar e providenciar as aes corretivas identificadas como
necessrias aos problemas ou oportunidades analisados.
MODELO DE PLANEJAMENTO DAS REUNIES VIRTUAIS E PRESENCIAIS

Consiste na definio do processo adotado para a realizao de reunies que


envolve o DDS. Devido a extenso geogrfica e temporal (fuso horrio) grande parte das
reunies realizada virtualmente, por meio de tecnologias que propiciam a discusso em
tempo real. Alm de abordar reunies virtuais, so tratados aspectos de relacionamento, tais
como, equilbrio entre formalidade e informalidade na comunicao; informalidade para
discusso de ideias; fatores como amizade, parceria e entrosamento dos integrantes de
diferentes equipes que trabalham em um nico projeto. Alm disso, so abordadas
resolues de conflitos comportamentais e de comunicao envolvendo idioma, sotaque e
expresses regionalistas entre os stakeholders.
A correta reunio inicia-se antes da hora, devido ao seu planejamento e elaborao
do contedo. A falha na sua preparao gera perda de tempo e dificulta a comunicao.
Todas as providncias devem ser adotadas, a fim de certificar o sucesso das reunies,
tendo em vista os objetivos a serem alcanados (Andrade, 2000).
Para este trabalho, foram definidas quatro fases de planejamento das reunies,
sendo: i) geral, no qual foram agrupadas aes que englobam a maioria das reunies,
entretanto sem se preocupar com um encontro em especfico; ii) fase de pr-existncia da
reunio que agrupa as aes a serem tomadas antes de sua existncia; iii) fase de
existncia da reunio, em que esto agrupadas as aes que devem ser adotadas durante
o encontro; e, iv) fase de concluso da reunio, na qual esto as aes que devem ser
tomadas junto concluso dos trabalhos e aps o trmino da reunio.

PRIMEIRA FASE PLANEJAMENTO GERAL DAS REUNIES


Esta uma fase genrica, na qual os preparativos gerais, que servem para a maioria
das reunies foram reunidos. Nela, esto aes que, uma vez entendidas ou executadas,
servem para diversas reunies, ou que devem ser executadas para todas as reunies.
Esto inclusas aes que definem assuntos como: quando uma reunio deve ser
preparada, quando e como deve ser realizada e treinamentos em geral.
Esta primeira fase possui oito aes de planejamento geral: elaborar um cdigo de
conduta; deliberar a necessidade da reunio; definir previamente os resultados esperados;
definir o horrio do encontro; preparar os participantes; efetuar treinamento pessoal;
determinar ferramentas de conferncia; preparar o ambiente; e, efetuar treinamento tcnico.
Elaborar um cdigo de conduta: a elaborao de um documento que determina
aes e condutas a serem tomadas em determinadas ocasies uma boa ttica a ser
adotada. Este cdigo tambm pode abordar questes ticas e sobre assuntos polmicos,
que quando tratados em reunio, no devem ser discutidos pelos corredores da empresa
gerando rumores e conhecimento de terceiros sobre assuntos que deveriam ser restritos.
Um documento como este pode padronizar o que se espera do condutor e de cada
participante nas reunies internas e externas, presenciais ou no.
Deliberar a necessidade da reunio: uma reunio deve ser realizada apenas
quando for realmente necessria (Alexander, 1994). Muitas vezes, as reunies so feitas
apenas por hbito. Estes encontros desvirtuam o assunto por no ter uma pauta bem
definida ou direcionada e um contexto a ser determinado. Comumente so reunies
semanais que ocorrem de rotina, mesmo sem necessidade. Elas tm seu valor, no entanto,
quando calculado o custo das mesmas, considerando o valor-hora de cada um dos
participantes, pode-se chegar concluso que se reunir apenas por questo de costume
no traz um resultado positivo que compense tais despesas. Para que a sua realizao seja
justificada, os temas em pauta devem ser de grande seriedade a ponto de que, o custo do
tempo de discusso justifique o resultado trazido por ela. Esta necessidade de realizao do
encontro deve ser analisada para reunies virtuais e presenciais.
Definir previamente os resultados esperados: os resultados esperados em uma
discusso devem ser definidos antes mesmo do incio da reunio. Aes como esta,
contribuem para o aumento da eficcia do encontro, quando temas polmicos precisam ser
debatidos ou decises tm de ser tomadas. Ao vislumbrar o ponto aonde se quer chegar, o
lder pode contribuir ativamente para que a argumentao se direcione para um ponto em
comum. Esta ao deve ser realizada para reunies virtuais e presenciais.

Preparar os participantes: ao distribuir a agenda da reunio, deve ser informada a


preparao que os participantes devem ter, como, leitura de relatrios e dados preliminares,
documentos com informaes relevantes e especificar o tempo de durao. Isto aumentar
a produtividade. O tempo da reunio no deve ser usado para leitura de um documento que
poderia ter sido distribudo anteriormente ou a explicao de um tema disponvel
previamente. Este conhecimento prvio do contedo a ser discutido til para reunies
presenciais e indispensvel para as virtuais, pois nesta, o tempo parado para que cada
participante tome conhecimento de determinado assunto, tende a incomodar ainda mais os
participantes que j se prepararam, em relao s presenciais.
Efetuar treinamento pessoal: treinar expresses corporais pode contribuir para
elevar o nvel dos encontros. Falar em bom tom e gesticular ajuda a apresentao do tema
para que no fique muito montona. A corporao pode fornecer treinamento para a adoo
de um estilo de comunicao que aumente a produtividade da reunio e a torne mais
criativa, inclusive nas reunies realizadas virtualmente, quando a tecnologia permite
transmisso udio e vdeo. Este desafio torna-se maior nas reunies virtuais pela possvel
limitao da visualizao de gestos quando a imagem transmitida for apenas do rosto do
participante ou em situaes que mostram uma rea maior, mas a qualidade do vdeo no
for satisfatria e as cenas saiam cortadas ou escuras.
Determinar ferramentas de conferncia: a adoo de uma ferramenta eficiente
para a realizao de conferncias essencial no processo de DDS. Existem diversas
ferramentas no mercado, cada qual com suas vantagens e limitaes quanto
funcionalidade ou custo.
Preparar o ambiente: a reunio deve ocorrer em um local apropriado, amplo,
ventilado, bem iluminado e dispor de recursos adequados atividade, evitando uma rea
muito ocupada em que as pessoas circulam com frequncia, telefones tocam ou ocorram
outras interrupes que possam atrapalhar a ateno dos assuntos em pauta (Silveira Neto,
1994; Thomsett, 1992). Fatores fsicos afetam qualquer tipo de reunio. Seja qual for a
ocasio, os participantes devem estar em lugares confortveis para conseguirem se
concentrar. O barulho externo deve ser mnimo e o controle de temperatura eficiente. Isto
pode ser vital para manter um ambiente dinmico (Hindle, 2001). Alm do local
propriamente dito, necessrio verificar o equipamento, material indispensvel ao xito da
reunio. Para as reunies virtuais, as ferramentas de comunicao devem estar instaladas e
testadas, mesmo que sejam nos computadores individuais dos colaboradores. Conforme o
meio de comunicao utilizado em DDS, principalmente quando envolver transmisso de
vdeos, diversos destes fatores devem ser considerados, com destaque ventilao,
iluminao e rea sem tumultos.

Efetuar treinamento tcnico: quando existe consonncia entre o tipo de reunio, os


processos utilizados, a tecnologia adotada e o ambiente onde realizada, a reunio tende a
ser mais produtiva e eficaz. Independente da tecnologia utilizada para a conferncia, o
usurio no deve pensar com intensidade em como operar os sistemas, o que desvia o foco
da reunio e, consequentemente, atrasar os assuntos em pauta. Um treinamento tcnico
adequado ir contribuir para o aprendizado de como utilizar as tecnologias de tal maneira
que a operao do equipamento seja um hbito e sua utilizao automtica, tornando-as to
simples de usar quanto os processos utilizados no cotidiano dos envolvidos.

SEGUNDA FASE PLANEJAMENTO DA PR-EXISTNCIA DA REUNIO

A reunio inicia antes dos participantes estarem reunidos, necessria sua


preparao com antecedncia para tentar evitar imprevistos durante a sua realizao.
As aes desta fase destinam-se a efetuar tais preparativos e contribuir para facilitar
a tomada de decises, de maneira que, os integrantes alcancem seus objetivos.
H doze aes de planejamento para a pr-existncia da reunio: definir os objetivos
da reunio; definir os tpicos da reunio; definir a pauta; definir o tempo de durao da
reunio; definir o horrio do encontro; definir os intervalos; definir a quantidade de
participantes; selecionar os participantes; criar a agenda de convocao; convocar os
participantes; disponibilizar material; e, preparao individual.
Definir os objetivos da reunio: todas as reunies devem ter seu objetivo
identificado. Reunies sem um desgnio determinado parecem ser inteis. Com um objetivo
definido, os participantes passam a v-la com mais seriedade e a presena maior (Hindle,
2001). A clara definio de objetivos contribui para que o encontro no seja visto pelos
participantes como apenas mais uma reunio e esta seja proveitosa a todos integrantes.
Ao esta que deve ser realizada para reunies virtuais e presenciais.
Definir os tpicos da reunio: os tpicos devem contribuir para que os objetivos
traados sejam atingidos. Estes devem ser encadeados dentro de uma sequncia que
auxilie a discusso, mas sempre levando em conta sua importncia e prioridade (Silveira
Neto, 1994). A sequncia de assuntos e a correlao entre eles definiro o ritmo e o
encadeamento lgico da reunio. Ao priorizar os assuntos, procurar trazer para o incio da
reunio os temas de relevncia, polmicos ou complexos, pois o nvel de ateno das
pessoas sempre maior no comeo do encontro (Editora Abril, 2010). Independente de a
reunio ser virtual ou presencial necessria esta definio dos tpicos a serem abordados.
Esta deciso contribui para facilitar a escolha de quais participantes sero convocados,
quanto tempo para abordar cada assunto e quais os recursos necessrios.

Definir a pauta: uma pauta especfica e delimitada acrescenta valor e ajuda a


assegurar a importncia das reunies. Deve ser composta de: ttulo, data, horrio, local,
tema, participantes e tpicos contendo o ttulo para cada item da pauta, a descrio do
problema e o objetivo que se pretende alcanar durante a reunio (Thomsett, 1992). Todos
os participantes devem saber exatamente o que se espera deles. O tempo estipulado para
cada item deve servir de indicativo de prioridade. O incio e trmino previstos devem ser
respeitados (Hindle, 2001). No caso de DDS, o local no necessita ser definido, uma vez
que cada equipe poder estar fisicamente distante. Normalmente, nestes casos, cada
participante fica junto ao seu computador ou em casos de sistemas de reunio mais
especficos, o local a sala de reunio virtual utilizada por cada equipe. Com a definio da
pauta e a sua aprovao, todos os participantes estaro cientes do contedo e tempo para
cada item. Assim, podero se preparar adequadamente para defender seus pontos de vista
tanto em encontros presenciais quanto em virtuais.
Definir o horrio do encontro: as reunies, sempre que possvel, devem ser
realizadas dentro do horrio de trabalho. Embora seja comum o agendamento de reunies
em carter imprevisvel e emergencial, inclusive fora do horrio de expediente, isto deve ser
evitado, pois propicia aos convocados um nvel de motivao inferior ao desejado. Mesmo
que a equipe seja dedicada e ativa, sempre fica a ansiedade de aguardar o trmino da
reunio para repousarem. Com isto, alguns integrantes procuram a soluo mais rpida, e
no a melhor. A exceo ocorre quando as equipes esto separadas geograficamente e
pelo fuso horrio e, para alguns integrantes indispensvel comunicar-se fora do horrio de
expediente. Para evitar a frustrao desses participantes, deve ser formalizado um
calendrio de rotao de horrios para os encontros virtuais. Nele, a equipe que no est
em horrio de trabalho deve variar constantemente, como se estivessem de planto pragendado para o encontro, o que pode ser realizado mensalmente, por exemplo.
Definir o tempo de durao da reunio: necessrio otimizar o tempo do encontro
para que ele seja realmente eficaz. Cronometrar o tempo para a abertura da reunio, para o
desenvolvimento de cada assunto em pauta e interrupes. Para medir o tempo de uma
reunio, deve-se analisar o quanto de tempo gasto para a discusso, a disponibilidade dos
participantes e a capacidade humana de se concentrar por um determinado perodo. Aps
algum tempo em uma sala de reunio, as pessoas comeam a perder a concentrao
(Editora Abril, 2010). Reunies longas devem ter pausas programadas.
Definir os intervalos: uma longa reunio deve ter uma pausa para o cafezinho,
mesmo que gua e bebidas quentes sejam servidas durante o evento. Os intervalos devem
ser usados para dar a todos a chance de conversar informalmente em pequenos grupos.
Comida pesada no deve ser servida nestes breaks, o que pode causar sonolncia (Hindle,

2001). Reunir durante demasiado tempo pode dificultar a concentrao dos participantes,
que desaparece depois de um tempo extenso (Editora Abril, 2010). Para Silveira Neto
(1994), nenhuma reunio deve exceder o limite de 2 horas sem pausa. Quando a reunio
realizada virtualmente, esta pausa contribui para descansar a voz e os olhos, em especial se
o participante est em frente a um computador.
Definir a quantidade de participantes: para Thomsett (1992), reunies menores
tm maior tendncia a produzir resultados satisfatrios, porque a responsabilidade das
atribuies melhor identificada. De acordo com Hindle (2001), h prs e contras tanto em
reunies grandes como em pequenas. Grupos numerosos tm opinies variadas, mas
tendem em dividir em faces. Em grupos pequenos h uma interao produtiva e tambm
um leque de vises estreito. O nmero de participantes mais comum, entre seis e nove,
pequeno o suficiente para ser controlado e grande o bastante para provocar debates. Essa
composio estimula o comparecimento dos participantes, pois sabem que sero ouvidos. A
correta definio da quantidade de participantes engloba as reunies virtuais e presenciais.
Selecionar os participantes: segundo Tyler (2008) necessrio a determinao de
quem deve estar presente no encontro. Para Thomsett (1992), todos os participantes devem
ser essenciais para o cumprimento da pauta. De acordo com Liteman (apud Tyler, 2008)
reunir muitas pessoas pode ser algo de difcil controle e pouco eficaz. Um grupo pequeno ou
pessoas erradas podem tornar o evento limitado e menos participativo. O convite deve ter
um critrio definido e nunca ser automtico partindo do pressuposto de chamar todo mundo.
Convidar pessoas certas e motivar todos a comparecerem pode fazer a diferena entre o
sucesso e o fracasso de uma reunio. O segredo que todos os participantes tenham uma
contribuio especfica para dar (Hindle, 2001). Se a contribuio de algum participante for
necessria durante um ou poucos tpicos, este deve ser convocado apenas para a anlise
daqueles tpicos, liberando-o do restante da reunio (Silveira Neto, 1994; Hindle, 2001).
Criar a agenda de convocao: outro aspecto a ser considerado na preparao da
reunio a agenda. Entenda-se, agenda no apenas a relao de assuntos para uma
reunio, mas tambm o calendrio com as datas prefixadas para a realizao dos
encontros. A falta de uma agenda, em suas duas acepes, resultar em discusses
dispersas, repetio de posies, observaes estranhas ao assunto, convocaes
reiteradas de reunies, ausncia e ateno flutuante dos participantes, enfim, o
desinteresse, a inutilidade e o desprestgio das reunies (Andrade, 2000). De acordo com
Silveira Neto (1994), uma agenda de convocao deve conter os seguintes tpicos: data e
local da realizao; hora de incio e fim da reunio, dos vrios temas em discusso e
intervalos, quando necessrios; tpicos, expostos em sequncia do mais importante para o
menos importante; participantes; informaes, documentos e outras fontes para consultar ou

levar para a reunio; responsvel pela convocao. A agenda ser uma linha de orientao
durante o desenrolar da reunio. Pode ser utilizada como um guia, anunciando quando se
aproxima dos pontos de transio durante a reunio, eliminando os pontos anteriormente
discutidos. Ela deve ser observada em reunies virtuais e presenciais.
Convocar os participantes: convocar pessoas para uma reunio requer alguns
cuidados. Se o convite for feito com muita antecedncia, existe o risco dos participantes no
se prepararem para o encontro, ou no se lembrarem. Por outro lado, convocao em cima
da hora, far com que o participante se sinta perdido e tenha uma contribuio limitada.
Informaes da agenda e pauta devem ser divulgadas junto com a convocao. Alm
destas informaes, podem ser solicitados dados, documentos e fontes de consulta que
podem ser levados ao encontro. Embora, atualmente, seja difundido o meio eletrnico para
realizar a convocao, o convite realizado pessoalmente torna a presena do convidado
valorizada, demonstrando importncia da sua participao na reunio.
Disponibilizar material: materiais de leitura prvia contendo informaes para
fomentar as discusses, devem ser distribudos com antecedncia para que os participantes
tenham tempo de ler antes da reunio. Sempre que possvel, documentos desta natureza
devem ser enviados via e-mail ou disponibilizados aos interessados na intranet empresarial.
Materiais impressos, distribudos durante a reunio, podem ser utilizados em casos de
apresentar esquemas, tabelas e grficos, pois, ao contrrio de um texto, eles no dependem
de muito tempo para serem analisados. Para os encontros virtuais, estes documentos
podem ser disponibilizados para visualizao em meio eletrnico. Quando for necessria a
distribuio de documentao impressa, esta deve ser repassada a um representante de
cada equipe com antecedncia.
Efetuar preparao individual: avaliando a agenda divulgada, possvel que cada
participante possa se preparar para a reunio, reunindo informaes, arquivos e
esclarecendo dvidas (Silveira Neto, 1994). Com o conhecimento profundo do contedo a
ser abordado no encontro, o participante ter condies de defender sua opinio perante
aos demais. Este domnio do assunto pode ser adquirido atravs de pesquisa e, quando for
o caso, pode conter fundamentaes tcnicas. Esta ao possibilita a reduo de tempo
gasto com a finalidade de entender cada tpico e o que se espera como resultados destes,
independente do encontro ser presencial ou virtual.
TERCEIRA FASE PLANEJAMENTO DA EXISTNCIA DA REUNIO

As aes deste grupo destinam-se ao acompanhamento da reunio. Tm o foco em


sua execuo, que sero desenvolvidas durante o encontro.

Estas aes contribuem para o bom andamento da reunio, buscam a organizao


em si, com aes que dizem respeito aos participantes, nas questes de liderana e
organizao.
So onze as aes de planejamento para a existncia de uma reunio: identificar os
participantes; iniciar a reunio; definir o papel dos participantes; definir o papel do lder; lidar
com os

participantes; decidir o

que fazer;

observar e

estimular determinados

comportamentos; disponibilizar informao a todos; incentivar o debate; definir poltica para


atendimento de telefonemas; e, definir resultados.
Identificar os participantes: em casos nos quais o pessoal da empresa no usa
crach, deve haver algum tipo de identificao com nome, empresa e cargo, facilitando o
reconhecimento entre os participantes. Nestes casos, entregar crachs ou placas para os
integrantes, inclusive para convidados de fora da empresa. Esta identificao
especialmente til em reunies virtuais envolvendo o DDS, em que o pessoal se conhece
por nome, mas no sabe da feio de alguns integrantes de outros locais.
Iniciar a reunio: deve-se iniciar a reunio no horrio determinado, mesmo se ainda
faltam algumas pessoas, assim os pontuais no sero punidos premiando os atrasados. Ao
iniciar a reunio, o solicitante deve apresentar o roteiro a ser trabalhado, reforar a durao
prevista para a reunio, indicar a estimativa de tempo de cada assunto. As regras gerais
como uso de celulares, intervalos e demais interrupes devem ser lembradas. Com as
regras estabelecidas e o contedo exposto, a discusso torna-se mais produtiva e a ateno
dos participantes pode se voltar especificamente a cada assunto em questo, independente
da reunio ser virtual ou presencial.
Definir o papel dos participantes: cada participante do encontro deve ter um papel
definido a ser exercido. Para Lewicki et al. (1992), normalmente existem quatro papis a
serem desempenhados durante uma reunio, sendo: o de lder, facilitador, registrador e
membros do grupo. O lder o principal responsvel ou interessado no contedo a ser
tratado na reunio. O facilitador o encarregado dos processos e aspectos
comportamentais e de relacionamento. O registrador quem anota e faz a ata da reunio.
Os outros participantes, que no possuem papel especfico, so considerados membros do
grupo e possuem a funo de participar das discusses. A complexidade dos temas
abordados na reunio contribui para a definio especfica ou no dos papis. Quanto mais
complexo, maior ser a necessidade do exerccio exclusivo de cada um dos papis. muito
difcil que algum exera de forma adequada mais de um papel, pois h uma tendncia de
se privilegiar um deles, em detrimento do outro (Trindade, 2008).
Definir as responsabilidades do lder: diversas so as responsabilidades da
liderana: gerenciar o tempo da reunio, estimular a discusso, controlar o rumo da reunio,

alertar sobre indisciplina, contribuir para o alinhamento de raciocnios, encorajar os


participantes a tomarem deciso, estimular a participao dos colaboradores passivos ou
apticos, ser imparcial diante de debates e avaliar os resultados da reunio (Trindade,
2008). O lder, mediador ou moderador da reunio deve estar atento discusso e fazer
com que se volte aos pontos essenciais, sempre que notar disperso entre os participantes.
Ele deve procurar os pontos de consenso percebidos e pontos-chave, gastando apenas o
tempo necessrio para esclarecimentos antes de prosseguir com prximo tpico. Um lder
bem preparado contribui para que os encontros, virtuais ou presenciais, sejam eficientes e
evita a perda de tempo por parte dos integrantes da reunio.
Lidar com os participantes: identificar a postura que cada um poder assumir
durante a reunio. De alguns, poder receber apoio, so aqueles que esto engajados e
comprometidos com os objetivos do encontro. De outros, poder sofrer resistncias, basta
identificar os argumentos que podem ser usados para confrontar suas ideias. Muitas vezes,
restries podem ser resultado da falta de comunicao e de conhecimento do projeto como
um todo. Em outros casos, podem ser envolvidas questes polticas internas. Certos
participantes devem ser estimulados, so aquelas pessoas neutras, alheias ou apticas em
relao ao tema. Outras pessoas tero que ser controladas por serem muito salientes ou
tendenciosas e preciso conduzi-las e orient-las para que a reunio tenha bons
resultados. Tais situaes em relao aos participantes podem ser vivenciadas tanto em
reunies virtuais quanto nas presenciais.
Decidir o que fazer: discusses operacionais que definem como deve ser alcanado
o objetivo recm decidido na reunio, no devem ser feitas no mesmo encontro, exceto
quando j constam em pauta. Tais debates tendem a tomar mais tempo que o previsto para
o tpico e, em alguns casos, necessita de pessoal tcnico que contribua com informaes
relevantes para definir como fazer. Devido a isto, as discusses operacionais devem ser
feitas em outro momento. No entanto, a tendncia que as pessoas ou reas diretamente
envolvidas queiram discutir imediatamente como fazer, assim que for decidido o que fazer.
Mas isto tende a no afetar imediatamente a todos os presentes, devendo ser agendada
uma reunio diretamente com os envolvidos, e a pauta original deve prosseguir. Uma
exceo pode ser em caso de reunio virtual envolvendo diversas equipes do DDS, pois
devido ao fuso-horrio torna-se mais difcil o agendamento de uma nova discusso do que a
incluso do assunto em pauta, desde que haja consenso entre os grupos.
Observar e estimular determinados comportamentos: o dilogo um recurso til
para agregar pontos de vista e descobrir novas opes para os temas. Os debates devem
ser bem preparados para evitar que saiam do foco e acabem dominados por assuntos
secundrios. As reaes individuais ou sinais de conforto ou desconforto transmitidos pelos

participantes devem ser observados a fim de incentiv-los a interagir com o grupo.


necessrio estimular a participao de todos e zelar pelo respeito s opinies divergentes,
fazendo com que o grupo seja o mais democrtico possvel. Tais atitudes permitem aos
envolvidos, reunidos virtualmente ou presencialmente, interagirem de forma clara e objetiva,
buscando alcanar os ideais propostos que esto em discusso.
Disponibilizar informao a todos: toda a informao decorrente das discusses
do encontro deve estar clara e disponvel a todos integrantes. No decorrer da reunio, pode
ser utilizado um bloco de folhas flip-chart, onde sero registrados os pontos em discusso,
de forma clara e de maneira que todos os participantes possam ver. Em reunies virtuais,
algum pode ficar responsvel, em cada local, por efetuar as tais anotaes para que as
informaes importantes fiquem disponveis a todos. Outras solues podem ser adotadas,
como o uso de projetor para exibir as informaes simultaneamente em todas as salas, ou
de acordo com a tecnologia utilizada, tais informaes podem ser disponibilizadas na tela do
monitor em frente a cada participante. Assim, a informao estar disposio de todos,
promovendo o debate e transmitindo autoconfiana aos participantes. Esta ao tambm
contribui para que algum participante desatento no volte a um item da pauta anteriormente
encerrado por ter deixado de ver o resultado ou deciso tomada.
Incentivar o debate: o debate deve ser incentivado, mas no pode ser
monopolizado ou polarizado. O livre fluxo de manifestaes e opinies deve ser garantido.
Quando necessrio, deve-se interferir na discusso para garantir voz e vez a todos. Para
Thomsett (1992), o maior benefcio de uma reunio deve ser que as solues possam advir
de qualquer pessoa. Se for permitido aos participantes proporem solues aos problemas,
as chances so de que as melhores respostas saiam da reunio, pois no possvel o
isolamento. Este incentivo deve existir em reunies virtuais e presenciais.
Definir poltica para interrupes: uma poltica clara quanto s interrupes deve
ser definida. Telefonemas e pedido de ateno de pessoal alheio reunio so os casos
mais comuns. Nem sempre possvel evitar todas as chamadas, mas etiqueta prpria
contribui para evitar excessos que atrapalham a concentrao pessoal e dos demais
envolvidos. Quando a reunio for realizada em um ambiente aberto, muito comum nas
virtuais em que a pessoa participa por meio de sua estao de trabalho, deve comunicar aos
colegas, em seu local de trabalho, para evitar interrupes durante a comunicao.
Definir resultados: as reunies devem resultar em decises e pontos de ao
determinados. Em cada deciso, identificar o que deve ser feito, quem e quando fazer.
Segundo Thomsett (1992), no suficiente que todos concordem sobre aquilo que dever
ser feito, algum deve assumir a responsabilidade especfica do acompanhamento. Tais
definies devem ocorrer em reunies virtuais e presenciais.

QUARTA FASE PLANEJAMENTO DA CONCLUSO DA REUNIO

As aes desta fase destinam-se ao encerramento da reunio e ao momento


posterior a ela. Tm o foco em sua concluso e resultado, so desenvolvidas no final do
encontro e aps seu trmino.
Estas aes contribuem para que a reunio termine de maneira clara e com suas
definies bem documentadas e colaboram para o esclarecimento das decises tomadas a
quem no esteve presente.
Possui quatro aes de planejamento para a concluso da reunio: concluir cada
assunto; elaborar a ata; encerrar a reunio; e, divulgar a ata.
Concluir cada assunto: todos os assuntos analisados e discutidos durante o
encontro devem ser finalizados com definies tomadas em consenso ou votao. Uma
reunio s eficaz quando ao trmino da discusso, decises efetivas forem geradas. No
se deve definir apenas o que fazer, mas tambm qual o prximo passo, quem entre os
presentes ser o responsvel por ele e os prazos para a execuo das aes. Estas
definies devem ocorrer tanto em reunies virtuais quanto nas presenciais.
Elaborar a ata: uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e
direta as decises tomadas na reunio. Ela serve como memria escrita do ocorrido e
instrumento de acompanhamento e cobrana das determinaes. As atas de cada reunio,
em notas curtas que detalham os trabalhos, so feitas pelo secretrio, que registra por
escrito o que foi discutido (Hindle, 2001). Segundo Silveira Neto (1994) uma ata deve conter
os seguintes elementos: tema da reunio; motivo da sua realizao e seus objetivos; data,
horrio, durao e local (apenas para a sala de reunies a ser utilizada por cada equipe) em
que se realizou; quem a conduziu (quando for o caso) e quem esteve presente; tpicos
discutidos e concluso do que foi adotado como deciso; para cada deciso registrada,
idealmente deve constar qual ser a prxima ao e quem entre os presentes o
responsvel (quem ser cobrado para que a deciso adotada seja cumprida); prazo (tempo
dado para implantar a deciso); e, assinatura de todos.
Encerrar a reunio: no fechamento, alguns minutos devem ser reservados para
encerrar a reunio formalmente. Neste momento deve haver uma amarrao dos contedos
discutidos, com a citao dos temas tratados e criar uma sntese das definies registradas
na ata. Em seguida, os prximos passos devem ser definidos, com a indicao dos
processos que acontecero aps a reunio. Por fim, pode ser efetuado um rpido balano
do aproveitamento do encontro e buscar saber a percepo do grupo em relao ao
planejado e efetuado. Alm de uma finalizao formal, esta ao procura evidenciar ao

grupo quais objetivos foram alcanados, mostrando a cada um os resultados para que todos
observem que a reunio foi realmente proveitosa. Tanto reunies presenciais quanto as
virtuais devem ser finalizadas de maneira clara.
Divulgar a ata: quando uma reunio concluda nos prazos previstos e seu
feedback com os resultados e as principais concluses for enviado rapidamente, o respeito
dos participantes conquistado. Quanto antes a ata for distribuda, melhor. Ela deve ser
elaborada ao trmino da reunio pelo secretrio e distribuda aos participantes no prazo
mximo de 24 horas aps o encontro (Trindade, 2008). A divulgao da ata deve ser feita
aps as reunies virtuais ou presenciais.
AVALIAO DO MODELO PROPOSTO

Este modelo de planejamento para reunies passou por um processo de avaliao


com a criao de um cenrio para sua aplicao. A avaliao consistiu na anlise de cada
ao aqui apresentada. O objetivo foi procurar falhas existentes em cada uma das aes e
procurar apresentar maneiras de aperfeio-las.
Para isto, foram criadas quatro equipes. Duas destas, localizadas em Maring, uma
em Campo Mouro (Paran, Brasil) e a quarta equipe em Luanda (Angola, frica). Destacase que fatores especficos de cada regio surgiram no momento da aplicao do modelo, o
que culminou em reorganizao das atividades, como por exemplo, a queda sistemtica de
energia, em Luanda, o que motivou a reorganizao dos horrios das equipes e serviu para
confirmar os problemas oriundos da disperso geogrfica e diferenas regionais, tpicas do
DDS. As consideraes sobre cada ao j foram incorporadas a este trabalho.
O mtodo de avaliao aplicado possui a limitao de refletir a opinio dos
integrantes, destas equipes. No entanto, a questo das diferenas socioculturais pode ser
analisada com a colaborao da equipe de Luanda.

CONSIDERAES SOBRE O MODELO PROPOSTO


A reunio oferece um ambiente no qual possvel tomar decises rapidamente,
comunicar assuntos importantes ou apresentar projetos, dentre outras possibilidades.
Uma reunio para ser bem sucedida tem que ser muito bem preparada. Quando mal
sucedida, pode causar diversos problemas que vo bem alm da simples falha no
cumprimento de seus objetivos, como atrito entre os envolvidos, atrasos em projetos ou
prejuzo para a organizao.

Mas, como visto, fazer uma reunio bem sucedida e produtiva no tarefa fcil,
requer dedicao e experincia. So diversos os aspectos que devem ser definidos e
preparados, que vo desde a preparao do local e equipamentos tcnicos, a preparao
de uma pauta, a convocao dos participantes em momento oportuno e uma perfeita
conduo das discusses.
De acordo com Trindade (2008), as reunies so fundamentais para que grupos de
trabalho possam colaborar na execuo de projetos de desenvolvimento de software. A
utilizao de solues de groupware no est apoiada apenas no uso de tecnologias, mas,
tambm, em mudanas de prticas organizacionais, sendo necessrio, muitas vezes, a
redefinio de processos de trabalho e a mudana de postura de toda equipe para criar um
ambiente propcio colaborao.
Todas as aes supracitadas podem ser usadas como um guia geral e adaptadas
realidade de todos os parceiros envolvidos no DDS a fim de contribuir para que as reunies
sejam bem sucedidas e os resultados almejados sejam frequentemente alcanados.
Devido ao carter universal do modelo aqui proposto, este pode ser estendido a
quaisquer reunies, independente de serem voltadas ao DDS ou outras reas ou ramos de
atuao da organizao. A maneira de se realizar o planejamento a partir destas aes
livre, no engessando a empresa no momento de cri-lo ou execut-lo.

A Figura 1 exibe as aes referentes ao gerenciamento de reunies, sejam virtuais

ou presenciais.
Figura 1: Aes de planejamento de reunies (Adaptado de Cibotto, 2009)
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