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As reunies podem ser muito teis quando se trata de informar ou de tomar alguma
deciso. Mas, na maioria das vezes, consomem tempo dos participantes, sem trazer
resultados proveitosos. Elas esto no topo da lista dos afazeres que mais desperdiam
tempo no trabalho, e isso ocorre por serem, muitas vezes, mal preparadas e conduzidas.
COMUNICAO NO DDS
ser mais curta e mais eficiente; o processo decisrio fica automaticamente documentado;
proporciona aumentar o nmero de ideias geradas; possibilita transformar decises em
aes; facilita o acompanhamento; favorece o acesso independente de lugar; admite
independncia de plataforma; fcil de usar.
A videoconferncia que utiliza udio em tempo real e links de vdeo uma forma
apropriada de se fazer reunies. Com a tecnologia adequada, esses encontros distncia
so utilizados para conectar pessoas de todas as partes do mundo. A videoconferncia
possui a vantagem de exibir a linguagem corporal e as expresses faciais, fundamentais
para a comunicao (Hindle, 2001). imprescindvel que os fusos horrios sejam levados
em considerao ao organizar e conduzir videoconferncias.
DIFERENAS CULTURAIS
A cultura organizacional e procedimentos de trabalho so fatores que podem
influenciar na forma de executar uma reunio. Estilos de comunicao diferentes tambm
podem criar dificuldades e at mal-entendidos, quando o objetivo chegar a um consenso.
Algumas
situaes
problemticas
surgem
quando
existem
colaboradores
2001). Reunir durante demasiado tempo pode dificultar a concentrao dos participantes,
que desaparece depois de um tempo extenso (Editora Abril, 2010). Para Silveira Neto
(1994), nenhuma reunio deve exceder o limite de 2 horas sem pausa. Quando a reunio
realizada virtualmente, esta pausa contribui para descansar a voz e os olhos, em especial se
o participante est em frente a um computador.
Definir a quantidade de participantes: para Thomsett (1992), reunies menores
tm maior tendncia a produzir resultados satisfatrios, porque a responsabilidade das
atribuies melhor identificada. De acordo com Hindle (2001), h prs e contras tanto em
reunies grandes como em pequenas. Grupos numerosos tm opinies variadas, mas
tendem em dividir em faces. Em grupos pequenos h uma interao produtiva e tambm
um leque de vises estreito. O nmero de participantes mais comum, entre seis e nove,
pequeno o suficiente para ser controlado e grande o bastante para provocar debates. Essa
composio estimula o comparecimento dos participantes, pois sabem que sero ouvidos. A
correta definio da quantidade de participantes engloba as reunies virtuais e presenciais.
Selecionar os participantes: segundo Tyler (2008) necessrio a determinao de
quem deve estar presente no encontro. Para Thomsett (1992), todos os participantes devem
ser essenciais para o cumprimento da pauta. De acordo com Liteman (apud Tyler, 2008)
reunir muitas pessoas pode ser algo de difcil controle e pouco eficaz. Um grupo pequeno ou
pessoas erradas podem tornar o evento limitado e menos participativo. O convite deve ter
um critrio definido e nunca ser automtico partindo do pressuposto de chamar todo mundo.
Convidar pessoas certas e motivar todos a comparecerem pode fazer a diferena entre o
sucesso e o fracasso de uma reunio. O segredo que todos os participantes tenham uma
contribuio especfica para dar (Hindle, 2001). Se a contribuio de algum participante for
necessria durante um ou poucos tpicos, este deve ser convocado apenas para a anlise
daqueles tpicos, liberando-o do restante da reunio (Silveira Neto, 1994; Hindle, 2001).
Criar a agenda de convocao: outro aspecto a ser considerado na preparao da
reunio a agenda. Entenda-se, agenda no apenas a relao de assuntos para uma
reunio, mas tambm o calendrio com as datas prefixadas para a realizao dos
encontros. A falta de uma agenda, em suas duas acepes, resultar em discusses
dispersas, repetio de posies, observaes estranhas ao assunto, convocaes
reiteradas de reunies, ausncia e ateno flutuante dos participantes, enfim, o
desinteresse, a inutilidade e o desprestgio das reunies (Andrade, 2000). De acordo com
Silveira Neto (1994), uma agenda de convocao deve conter os seguintes tpicos: data e
local da realizao; hora de incio e fim da reunio, dos vrios temas em discusso e
intervalos, quando necessrios; tpicos, expostos em sequncia do mais importante para o
menos importante; participantes; informaes, documentos e outras fontes para consultar ou
levar para a reunio; responsvel pela convocao. A agenda ser uma linha de orientao
durante o desenrolar da reunio. Pode ser utilizada como um guia, anunciando quando se
aproxima dos pontos de transio durante a reunio, eliminando os pontos anteriormente
discutidos. Ela deve ser observada em reunies virtuais e presenciais.
Convocar os participantes: convocar pessoas para uma reunio requer alguns
cuidados. Se o convite for feito com muita antecedncia, existe o risco dos participantes no
se prepararem para o encontro, ou no se lembrarem. Por outro lado, convocao em cima
da hora, far com que o participante se sinta perdido e tenha uma contribuio limitada.
Informaes da agenda e pauta devem ser divulgadas junto com a convocao. Alm
destas informaes, podem ser solicitados dados, documentos e fontes de consulta que
podem ser levados ao encontro. Embora, atualmente, seja difundido o meio eletrnico para
realizar a convocao, o convite realizado pessoalmente torna a presena do convidado
valorizada, demonstrando importncia da sua participao na reunio.
Disponibilizar material: materiais de leitura prvia contendo informaes para
fomentar as discusses, devem ser distribudos com antecedncia para que os participantes
tenham tempo de ler antes da reunio. Sempre que possvel, documentos desta natureza
devem ser enviados via e-mail ou disponibilizados aos interessados na intranet empresarial.
Materiais impressos, distribudos durante a reunio, podem ser utilizados em casos de
apresentar esquemas, tabelas e grficos, pois, ao contrrio de um texto, eles no dependem
de muito tempo para serem analisados. Para os encontros virtuais, estes documentos
podem ser disponibilizados para visualizao em meio eletrnico. Quando for necessria a
distribuio de documentao impressa, esta deve ser repassada a um representante de
cada equipe com antecedncia.
Efetuar preparao individual: avaliando a agenda divulgada, possvel que cada
participante possa se preparar para a reunio, reunindo informaes, arquivos e
esclarecendo dvidas (Silveira Neto, 1994). Com o conhecimento profundo do contedo a
ser abordado no encontro, o participante ter condies de defender sua opinio perante
aos demais. Este domnio do assunto pode ser adquirido atravs de pesquisa e, quando for
o caso, pode conter fundamentaes tcnicas. Esta ao possibilita a reduo de tempo
gasto com a finalidade de entender cada tpico e o que se espera como resultados destes,
independente do encontro ser presencial ou virtual.
TERCEIRA FASE PLANEJAMENTO DA EXISTNCIA DA REUNIO
participantes; decidir o
que fazer;
observar e
estimular determinados
grupo quais objetivos foram alcanados, mostrando a cada um os resultados para que todos
observem que a reunio foi realmente proveitosa. Tanto reunies presenciais quanto as
virtuais devem ser finalizadas de maneira clara.
Divulgar a ata: quando uma reunio concluda nos prazos previstos e seu
feedback com os resultados e as principais concluses for enviado rapidamente, o respeito
dos participantes conquistado. Quanto antes a ata for distribuda, melhor. Ela deve ser
elaborada ao trmino da reunio pelo secretrio e distribuda aos participantes no prazo
mximo de 24 horas aps o encontro (Trindade, 2008). A divulgao da ata deve ser feita
aps as reunies virtuais ou presenciais.
AVALIAO DO MODELO PROPOSTO
Mas, como visto, fazer uma reunio bem sucedida e produtiva no tarefa fcil,
requer dedicao e experincia. So diversos os aspectos que devem ser definidos e
preparados, que vo desde a preparao do local e equipamentos tcnicos, a preparao
de uma pauta, a convocao dos participantes em momento oportuno e uma perfeita
conduo das discusses.
De acordo com Trindade (2008), as reunies so fundamentais para que grupos de
trabalho possam colaborar na execuo de projetos de desenvolvimento de software. A
utilizao de solues de groupware no est apoiada apenas no uso de tecnologias, mas,
tambm, em mudanas de prticas organizacionais, sendo necessrio, muitas vezes, a
redefinio de processos de trabalho e a mudana de postura de toda equipe para criar um
ambiente propcio colaborao.
Todas as aes supracitadas podem ser usadas como um guia geral e adaptadas
realidade de todos os parceiros envolvidos no DDS a fim de contribuir para que as reunies
sejam bem sucedidas e os resultados almejados sejam frequentemente alcanados.
Devido ao carter universal do modelo aqui proposto, este pode ser estendido a
quaisquer reunies, independente de serem voltadas ao DDS ou outras reas ou ramos de
atuao da organizao. A maneira de se realizar o planejamento a partir destas aes
livre, no engessando a empresa no momento de cri-lo ou execut-lo.
ou presenciais.
Figura 1: Aes de planejamento de reunies (Adaptado de Cibotto, 2009)
REFERNCIAS
ALEXANDER, R. Guia para Administrao do Tempo, Rio de Janeiro: Campus, 1994.
ANDRADE, T. S. Como Administrar Reunies: Participao Programada. 3. ed. So
Paulo: Edies Loyola, 2000.