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Fluxograma

O fluxograma representa uma seqncia de trabalho qualquer, de forma detalhada (pode ser tambm
sinttica), onde as operaes ou os responsveis e os departamentos envolvidos so visualizados nos
processo. conhecido tambm com os nomes de Flowchart, carta de fluxo do processo, grfico de
seqncia, grfico de processamento dentre outros.
Principais objetivos:

Uma padronizao na representao dos mtodos e os procedimentos administrativos;


Pode-se descrever com maior rapidez os mtodos administrativos;
Pode facilitar a leitura e o entendimento das rotinas administrativas;
Pode-se identificar os pontos mais importantes das atividades visualizadas;
Permite uma maior flexibilizao e um melhor grau de anlise.

O fluxograma visa o melhor entendimento de determinadas rotinas administrativas, atravs da


demonstrao grfica. (Existem estudos que comprovam que o ser humano consegue gravar melhor
uma mensagem, quando esta acompanhada de imagens.)
importante ressaltar que os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas so feitas, e
no o modo pelo qual o chefe diz aos funcionrios que a faam; no a maneira segundo o qual o chefe
pensa que so feitas, mas a forma pela qual o Manual de normas e procedimentos manda que sejam
feitas. Eles so, portanto, uma fotografia real de uma situao estudada. OLIVEIRA (2001).
Vantagens:

Levantamento e anlise de qualquer mtodo administrativo


Apresentao real do funcionamento
Visualizao integrada de um mtodo administrativo
Uso de convenes e smbolos (facilita a leitura)

Tipos de fluxogramas
Os principais tipos de fluxogramas que o analista de sistemas, organizao e mtodos pode utilizar so:
Fluxograma vertical;
Fluxograma parcial ou descritivo; e
Fluxograma global ou de coluna.

A seguir, so apresentados os aspectos bsicos de cada um desses tipos de fluxograma.

Fluxograma vertical
O fluxograma vertical, tambm, denominado folha de anlise, folha de simplificao do trabalho ou
diagrama de processo.
O fluxograma vertical , normalmente, destinado representao de rotina simples em seu
processamento analtico em uma unidade organizacional.
Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:
1. A primeira consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado.
2. A segunda consiste na rapidez de preenchimento, pois os smbolos e convenes j se acham
impressos.
3. A terceira consiste em maior clareza de apresentao.
4. A quarta, na grande facilidade de leitura por parte dos usurios.
O fluxograma vertical, como o prprio nome indica, formado de colunas verticais; em cada coluna
so colocados os smbolos convencionais de operao transporte, arquivamento, demora e inspeo; em
outra, a descrio do mtodo atual e, por ltimo, aquela em que consta o elemento que executa a
operao.
Alguns fluxogramas verticais possuem mais uma coluna, para que sejam anotadas as clssicas
perguntas: por qu? Onde? Quando? Quem? O qu? Como? Objetivando fornecer elementos para
posterior simplificao do trabalho, por meio de automtico levantamento das condies e razes
operacionais.
Pela anlise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminao,
combinao, reclassificao, redistribuio e simplificao dos detalhes e grupos de detalhes. Por essa
razo, inquirem-se cada detalhe, aplicando-se as seguintes perguntas:
POR QUE
Esse sistema necessrio? Podem-se eliminar o sistema, o processo, os passos?
O QUE
feito? Quais os passos? Esto todos eles includos?
ONDE

Deve ser feito? Pode ser feito em outro lugar?


QUANDO
Deve ser feito? feito na referncia correta? Pode ser combinado ou simplificado, movendo-o para
frente ou para trs?
QUEM
Deve executar a tarefa? Quem manipula a pessoa indicada? Outra pessoa pode execut-la melhor?
COMO
Est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente? Com esquema
diferente?
O analista de sistemas, organizao e mtodos deve inquirir sobre cada detalhe e tomar notas para
indicar os melhoramentos possveis. Por outro lado, as espcies de ao a serem praticadas,
combinao, seqncia da modificao etc. so anotadas em impresso auxiliar.
Do estudo original deve-se, sempre, preparar um roteiro de trabalho para orientar a instalao dos
melhoramentos e certificar-se de que o sistema no retorne aos antigos mtodos de operao.
De maneira resumida, verifica-se que os aspectos bsicos do fluxograma vertical so:
a) Facilitar a descrio das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os smbolos so
impressos de maneira que permitem que o analista de sistemas, organizao e mtodos, medida que
transcorre a entrevista, simplesmente interligue esses smbolos para descrever o sistema existente;
b) Reduzir as divergncias entre entrevistador e entrevistado, pois, enquanto o entrevistado explica o
sistema, o entrevistador procura entender e escrever, detalhadamente, ao mesmo tempo; e
c) Estruturar a proposio de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situao
existente.

Os smbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical so:

Com base na representao, apresentado, a seguir, um exemplo de fluxograma vertical que representa
um sistema de recepo de materiais numa empresa fictcia:

Formulrio para levantamento de fluxograma vertical:

Fluxograma parcial ou descritivo


Seus aspectos bsicos so:
1. Descreve o curso de ao e os trmites dos documentos;
2. Tambm mais utilizado para levantamentos;
3. de elaborao um pouco mais difcil do que o fluxograma vertical; e.
4. mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
Os smbolos utilizados para esse tipo de fluxograma so os apresentados abaixo:

Exemplo de

fluxograma parcial ou descritivo


Sistema de recebimento de materiais de uma empresa fictcia:

Fluxograma Global ou de Coluna

Aspectos Bsicos:

Envolve grande quantidade de aes, decises, funes e reas;


Descreve qualquer tipo da rotina, desde a mais simples at a mais complexa;
Permite a viso global do universo que est sendo analisado;
Descreve como o sistema funciona em todos os componentes envolvidos.

Exemplo de Fluxograma Global ou de Coluna

Concluso

Os fluxogramas possibilitam s pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao


reconhecerem a falta de um fecho em uma descrio de processo ou mesmo identificando processos
redundantes. Identificar falhas em um documento de vrias pginas em texto torna-se muito mais
difcil.
A maior parte das companhias falha em manter a reviso de documentos que no so lidos.
Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja
ateno a esses documentos. Os fluxogramas so documentos vivos. Eles so alterados com facilidade
e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.

BIBLIOGRAFIA
OLIVEIRA, D.P.R. Sistemas, Organizao & Mtodos - Uma abordagem Gerencial. 14. ed. So Paulo.
Altas, 2004
CHIAVENATO, I. Introduo Teoria Geral da Administrao. 6. ed., Rio de Janeiro. Campus, 2000.