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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

ESCOLA DE ADMINISTRAO
TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO

Bolvar Corra

Acompanhamento da implementao de um sistema ERP


numa empresa do setor da construo civil

Porto Alegre
2011

Bolvar Corra

Acompanhamento da implementao de um sistema ERP


numa empresa do setor da construo civil

Trabalho de Concluso de Curso de Graduao


apresentado ao Departamento de Cincias
Administrativas da Universidade Federal do Rio
Grande do Sul, como requisito parcial obteno
do grau de Bacharel em Administrao.
Orientador: Prof. Dr. Henrique Mello Rodrigues
de Freitas

Porto Alegre
2011

Bolvar Corra

Acompanhamento da implementao de um sistema ERP


numa empresa do setor da construo civil

Trabalho de Concluso de Curso de Graduao


apresentado ao Departamento de Cincias
Administrativas da Universidade Federal do Rio
Grande do Sul, como requisito parcial obteno
do grau de Bacharel em Administrao.
Conceito final: ____
Aprovado em ____ de __________ de ______

BANCA EXAMINADORA
_________________________________________________________
Prof. Dr. .......................................................................... - UFRGS
_________________________________________________________
Prof. Dr. .......................................................................... - UFRGS
_________________________________________________________
Orientador - Prof. Dr. Henrique Mello Rodrigues de Freitas - UFRGS

RESUMO

O presente trabalho tem por objetivo acompanhar a adoo de um sistema ERP por parte de uma
empresa do setor da construo civil. Primeiramente, feita uma abordagem terica sobre os sistemas
ERP, apresentando conceitos relacionados ao tema. Tambm so apresentadas as etapas que envolvem
a implementao de um novo sistema dentro de uma empresa, desde a deciso de mudana interna at
a efetiva utilizao do sistema, passando pela seleo e a implementao propriamente dita. Aps, so
destacados benefcios trazidos a partir da adoo de sistemas ERP em empresas, bem como as
dificuldades encontradas durante a sua implantao. Para abordar estas questes tericas, foi realizado
um estudo de caso na empresa R.Correa Engenharia. Neste, foram analisados trs mdulos do sistema
ERP adotado pela empresa, o Sienge: engenharia, suprimentos e financeiro. Para detalhar a
implantao destes mdulos, primeiramente foi apresentado o cenrio anterior ao sistema ERP, aps o
cenrio depois da implementao e, por fim, foram relatadas dificuldades encontradas na troca de
sistema sob o prisma de cada mdulo individualmente.

Palavras-chave: Sistema ERP. Sienge. Implementao.

LISTA DE DOCUMENTOS

Documento 1 - Planilha de materiais e servios ....................................................................... 43


Documento 2 - Boletim de medio ......................................................................................... 45
Documento 3 - Programao de recursos ................................................................................. 50
Documento 4 - Oramento de compras .................................................................................... 51

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Impactos e efeitos da implementao de ERPs nas organizaes ........................... 10


Figura 2 Arquitetura dos sistemas ERP ................................................................................. 21
Figura 3 Cenrio anterior da rede lgica da R.Correa ........................................................... 40
Figura 4 Cenrio da rede lgica para instalao do Sienge ................................................... 40
Figura 5 Fluxograma do processo de solicitao e compra de materiais .............................. 54
Figura 6 Francesinha: retorno do Banrisul sobre os pagamentos dos boletos ................... 60

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Implementao do ERP .......................................................................................... 25


Quadro 2 - Resultados obtidos na adoo de um ERP ............................................................. 27
Quadro 3 - Barreiras e dificuldades com a adoo de um ERP................................................ 28
Quadro 4 - Mdulos do Sienge ................................................................................................. 38
Quadro 5 - Custos do Sienge .................................................................................................... 41

SUMRIO

1 INTRODUO ..................................................................................................................... 9
1.1 CONTEXTUALIZAO .................................................................................................... 9
1.2 FORMULAO DO PROBLEMA................................................................................... 10
1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA ............................................................................................ 11
1.4 JUSTIFICATIVA ................................................................................................................ 11
2 MACRO SETOR DA CONSTRUO CIVIL................................................................. 13
3 SISTEMAS ERP .................................................................................................................. 15
3.1 CARACTERSTICAS DOS SISTEMAS ERP .................................................................. 16
3.2 OUTROS CONCEITOS RELACIONADOS AOS SISTEMAS ERP ............................... 19
3.3 ARQUITETURA DOS SISTEMAS ERP .......................................................................... 21
3.4 ESTGIOS RELACIONADOS IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP ............... 22
3.5 CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS ERP ......................................................................... 23
3.5.1 Deciso e Seleo ............................................................................................................ 23
3.5.2 Implementao ............................................................................................................... 24
3.5.3 Utilizao ........................................................................................................................ 25
3.6 BENEFCIOS DOS SISTEMAS ERP ............................................................................... 26
3.7 DIFICULDADES E PROBLEMAS RELACIONADOS AO ERP .................................... 27
4 METODOLOGIA ................................................................................................................ 29
4.1 FATORES QUE LEVARAM ADOO DO SISTEMA ............................................... 30
5 O ESTUDO DE CASO ........................................................................................................ 31
5.1 A EMPRESA R.CORREA ENGENHARIA ....................................................................... 31
5.2 A NECESSIDADE DA MUDANA DE SISTEMA DENTRO DA EMPRESA .............. 32
5.3 A ESCOLHA DO NOVO SISTEMA ................................................................................. 36
5.4 O SOFTWARE ESCOLHIDO: O SIENGE ....................................................................... 37
5.4.1 Os mdulos do SIENGE ................................................................................................ 38
5.4.2 O custo de Implantao ................................................................................................. 39
5.5 METODOLOGIA PARA IMPLANTAO ...................................................................... 41
5.6 MDULO ENGENHARIA ............................................................................................... 42

5.6.1 Procedimentos antes do Sienge ..................................................................................... 42


5.6.2 Procedimentos a partir da Implantao do Sienge ..................................................... 46
5.6.3 Dificuldades na implantao do mdulo Engenharia ................................................ 47
5.7 MDULO SUPRIMENTOS .............................................................................................. 49
5.7.1 Procedimentos antes do Sienge ..................................................................................... 49
5.7.2 Procedimentos a partir da implantao do Sienge ..................................................... 53
5.7.3 Dificuldades na implantao do mdulo Suprimentos ............................................... 56
5.8 MDULO FINANCEIRO ................................................................................................. 58
5.8.1 Procedimentos antes do Sienge ..................................................................................... 58
5.8.2 Procedimentos a partir da implantao do Sienge ..................................................... 61
5.8.3 Dificuldades na implantao do mdulo Financeiro .................................................. 63
6 CONCLUSES.................................................................................................................... 66
REFERNCIAS ..................................................................................................................... 68
ANEXOS ................................................................................................................................. 70

1 INTRODUO

1.1 CONTEXTUALIZAO

Para Laudon e Laudon (2004), qualquer organizao, seja ela pequena, mdia ou
grande, no consegue competitividade ou at mesmo se manter no mercado sem dispor de
informaes oportunas e corretas sobre o andamento e o resultado das suas atividades.
Considerando que decises so tomadas a todo momento e, para tanto, so necessrias
informaes elementares e ao mesmo tempo imprescindveis para o apoio e suporte gesto,
mais do que esperado que empresas que no possuam tal mecanismo se encontrem em
desvantagem em relao aos seus concorrentes, o que pode comprometer cedo ou tarde at
mesmo sua permanncia no mercado.
Segundo Souza (2000), a presso por competitividade acaba por forar as empresas a
reverem seus processos e maneiras de trabalhar, obrigando-as a buscar alternativas que
viabilizem reduo de custos e diferenciao de produtos e servios. As organizaes
admitem assim uma maior necessidade de coordenar suas atividades, visando eliminar
desperdcios, reduzir gastos e melhorar o tempo de resposta s constantes mudanas das
necessidades do mercado.
Na busca por essas alternativas, as empresas se deparam com diferentes possibilidades
no mercado de solues de informtica, encontrando entre elas a opo por sistemas
integrados de gesto, em tempo real, os denominados ERP, disponveis no mercado de
solues de informtica desde os anos 90. Tendo como caracterstica fundamental o fato de
serem constitudos por pacotes, com mdulos integrados e interligados, em tempo real, que
utilizam um nico banco de dados, os sistemas ERP objetivam dar suporte maioria das
operaes de uma empresa.
As empresas do setor da construo civil esto inseridas no cenrio apresentado acima
e buscam solues para aumentar a eficincia e a eficcia nas suas atividades a partir da
utilizao de pacotes de softwares ERP. Algumas partem para solues genricas, com
sistemas ERP de grande abrangncia. Outras procuram solues especficas para o setor, com
sistemas que no demandem tantas modificaes estruturais dentro da organizao.

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1.2 FORMULAO DO PROBLEMA

Conforme Laudon e Laudon (2004), a adoo de sistemas ERP pelas empresas


provoca grandes impactos no ambiente em que so implementados. Os efeitos so os mais
diversos: desde mudanas na estrutura fsica, organizacional, processos, plataforma de
tecnologia e capacidade, at a exigncia de mudana cultural por parte das pessoas e da
prpria organizao.
Os efeitos e impactos das implementaes de ERP que, de forma geral, podem ser
tanto de natureza positiva quanto negativa, bem como os desafios que decorrem da sua
adoo, so apresentados de forma sintetizada na Figura 1, abaixo:

Figura 1 - Impactos e efeitos da implementao de ERPs nas organizaes

Existem diversos estudos mostrando os impactos da adoo de sistemas ERP em


grandes empresas e coorporaes, porm poucos na rea especfica da construo civil. Tendo
conhecimento da importncia do setor para o crescimento do pas atualmente e, mais ainda, da
especificidade do setor com suas caractersticas particulares e diferenciadas torna-se
importante examinar aspectos especificamente relacionados ao processo de implementao de
sistemas integrados de gesto em empresas do setor da construo civil.
Em funo da situao problema abordada, a pesquisa ser desenvolvida a partir da
seguinte indagao: Como se desenvolve o processo de implementao de sistemas ERP em
empresas do setor da construo civil e quais os resultados decorrentes da sua adoo?

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1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA

Para responder s questes levantadas, esta pesquisa ter como propsito geral:
Investigar como se desenvolve o processo de implementao de ERP em uma empresa do
setor da construo civil e quais os resultados decorrentes da sua adoo.
Para isso, no mbito particular em que a investigao ser realizada, foram definidos
os seguintes objetivos especficos:

a) verificar em que contexto a empresa se encontrava antes da aquisio do ERP;


b) apontar os fatores que levaram a empresa a adotar um ERP;
c) verificar os impactos da adoo do ERP na empresa, em termos de mudanas
organizacionais (tecnolgicas, estruturais e comportamentais);
d) descrever as principais dificuldades, barreiras e eventuais problemas enfrentados
quando da implementao do ERP;
e) relatar os principais benefcios e contribuies obtidas com a adoo do ERP,
apontando, ao mesmo tempo, eventuais desafios da utilizao do sistema integrado
pela empresa;
f) detectar o nvel de satisfao da empresa quanto soluo prometida pelo ERP.

1.4 JUSTIFICATIVA

O interesse pelo tema surgiu a partir da possibilidade de acompanhar a implementao


de um sistema ERP na empresa em que o autor trabalha atualmente. Outro ponto importante
que tal implementao for sugerida pelo autor, cuja participao ativa no processo como
coordenador do mesmo.

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O estudo dos benefcios trazidos a partir da implantao do sistema ERP dentro da


empresa ser de muita valia para mostrar alta direo da empresa que o investimento foi
importante e ir contribuir para um crescimento da empresa.
Outro ponto importante ser analisar as mudanas dentro da empresa e avaliar as
dificuldades enfrentadas e barreiras para implementao do sistema ERP. Atualmente, todos
os funcionrios esto em sua zona de conforto, com rotinas operacionais definidas, as quais
so as mesmas utilizadas a dez anos dentro da empresa. A insero de novas rotinas pode
gerar conflitos e m vontade por parte do corpo de funcionrios.
Por fim, o sistema ERP ir fornecer informaes importantes para gesto da empresa.
Ser interessante visualizar como a alta direo far o uso destas informaes na
administrao da empresa.

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2 MACRO SETOR DA CONSTRUO CIVIL

Segundo a Cmara Brasileira da Indstria da Construo, a construo civil constitui


um importante setor para a economia nacional e responsvel direto pela parcela significativa
do Produto Interno Bruto PIB. O Macro setor da Construo Civil tem grande importncia
no processo de desenvolvimento no Pas, pois ele representa, aproximadamente, 18,4% do
PIB nacional, gera em mdia 12,132 milhes de empregos na economia, contribui com 68,4%
dos investimentos totais do pas, participa com 14,7% do total dos salrios pagos na
economia, possui baixo coeficiente de importao, s 10,5% dos insumos so importados e
paga carga tributria da ordem de 44,27% do seu PIB. Alm do importante papel na gerao
de empregos e de renda. A construo civil demanda inmeros insumos ao longo da sua
cadeia produtiva, que geram riquezas desde os fornecedores at os prestadores de servios no
setor imobilirio.
O Macro setor da Construo Civil composto pelas seguintes atividades:

a) 73,45%, pela construo civil;


b) 20,4%, pelas atividades industriais associadas construo (que fornecem
matrias-primas e
c) equipamentos para o seu processo construtivo);
d) 6,21% pelos servios que apoiam a sua cadeia produtiva (CBIC, 2011).

Mas de se considerar que apesar de a Construo Civil ser predominantemente


nacional, a abertura do mercado trouxe um importante desafio para todas as empresas de
qualquer setor sobreviver em um mercado mais exigente e competitivo, pois essa abertura
trouxe para o consumidor produtos de qualidade por um preo acessvel e est mudando a sua
conscincia, uma vez que est exigindo mais qualidade e preo.
Da mesma forma, deve-se considerar que o setor da Construo Civil, no Brasil,
depende de investimentos governamentais com a abertura de financiamentos diretos para a

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aquisio da casa prpria, o que por muitos anos no aconteceu. Mas, no atual Governo, esse
setor ganhou destaque na economia nacional, com parcela significativa de investimentos e
registro da reduo de alquotas de alguns impostos, diretos e indiretos.
Um exemplo desse tipo de incentivo o Programa de Acelerao de Crescimento
(PAC). Lanado em 28 de janeiro de 2007 um programa do Governo Federal brasileiro que
engloba um conjunto de polticas econmicas, planejadas para os prximos quatro anos, e tem
como objetivo acelerar o crescimento econmico do Brasil, prevendo investimentos totais de
503 bilhes de reais at 2010, sendo uma de suas prioridades a infraestrutura, como portos e
rodovias.
O PAC composto de cinco blocos. O principal engloba as medidas de infraestrutura,
incluindo a social, como: habitao, saneamento e transportes de massa. Os demais blocos
incluem: medidas para estimular crdito e financiamento, melhoria do marco regulatrio na
rea ambiental, desonerao tributria e medidas fiscais de longo prazo.
Segundo o Governo Federal, por meio do PAC, haver desonerao dos setores de
bens de capital (mquinas e equipamentos), matrias-primas para a construo civil,
equipamentos de transmisso digital, semicondutores e computadores. Nos casos de
investimentos em infraestrutura (energia, portos, saneamento etc.) e iseno do recolhimento
do PIS/Cofins.
Espera-se com essas medidas que haja um maior dinamismo do setor e,
consequentemente, uma maior distribuio de renda em decorrncia do possvel aumento de
empregos diretos e indiretos, visto que a Construo Civil o setor com uma cadeia produtiva
bastante longa.
Dessa forma, a pesquisa justifica-se no s pela importncia do setor, mas, tambm,
pela relevncia de se observar como ocorrem as mudanas tecnolgicas dentro do setor e
como as empresas lidam com seu sistema de informao internamente, haja vista a
dificuldade de se controlar as atividades na operao das empresas.

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3 SISTEMAS ERP

Os sistemas ERP (Enterprise Resourse Planning) so sistemas integrados de gesto no


formato de um pacote de software. O ERP absorve informaes de diversos setores da
empresa (por isso, muitas vezes, vendido em mdulos) e armazena os dados em uma base
nica. A partir disso, as operaes dentro da organizao ficam vinculadas ao ERP, que se
torna uma via de mo dupla, sendo abastecido por informaes dos diferentes setores da
empresa, e fornecendo informaes gerenciais que auxiliam na gesto integrada da
organizao. Os sistemas ERP permitem um planejamento e controle maiores por parte das
empresas, pois todos os dados so armazenados em uma base central, a qual fornece e recebe
informaes instantaneamente.
Ao buscar na literatura uma definio para sistemas ERP, tem-se diferentes enfoques,
porm a maioria dos autores destaca o fato do sistema ERP possuir uma integrao em tempo
real de toda empresa, bem como a presena de um banco de dados central e nico para todos
os setores.
Na TechEnciclopedya (2011), encontra-se a definio de ERP como sendo:

[...] um sistema de informaes integrado que serve a todos os departamentos em


uma empresa. Tendo sido desenvolvido a partir de indstrias de manufatura, o ERP
implica no uso de pacotes de software ao invs de sistemas desenvolvidos
internamente ou apenas para um cliente. Os mdulos do ERP podem ser capazes de
interagir com outros sistemas da organizao com grau de dificuldade varivel e,
dependendo do fornecedor, o ERP pode ser alterado atravs de programao.

Souza e Saccol (2003) diz que os ERPs so sistemas vendidos como pacotes de
softwares interligados, os quais permitem a integrao das informaes operacionais dos
negcios de toda organizao. Na mesma linha, Riccio (2001, p.7) afirma:

Os ERPs so sistemas de informao que visam a sincronizao em tempo real dos


processos de uma empresa, pelo emprego de tecnologia de informao avanada.
[...] So conjuntos de mdulos pr-formatados, integrados, abrangendo todas as
reas da empresa e que podem ser configurados para atender necessidades
especficas.

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Completando o conceito, Riccio (2001) ainda coloca que os ERPs consideram a


empresa como um nico sistema e, por isso, devem operar de forma integrada e sincronizada,
propiciando uma ao colaborativa de todos os usurios.
Para Souza e Saccol (2003), esta integrao entre os diversos setores da empresa, em
contrapartida a uma utilizao isolada e restrita a determinados departamentos, que
diferencia os sistemas ERP atuais dos primeiros softwares na dcada de 60. Conforme j
destacado pelos autores, esta integrao s possvel a partir da existncia de uma base de
dados centralizada e nica, disponvel para todos os usurios do sistema.
A conceituao apresentada acima vem ao encontro do alerta de Ozaki e Vidal (2001),
no que diz respeito a traduo literal da sigla ERP. Enterprise Resoursing Planning traduzido
literalmente significa Planejamento dos Recursos da Empresa, o que muito obtuso e
simplista para os sistemas ERP, os quais no se limitam somente ao planejamento, mas
tambm controlam e fornecem suporta a todos os processos operacionais, produtivos,
administrativos e comerciais da empresa.
Vale ressaltar que os sistemas ERP tm como objetivo integrar os processos de
negcios da empresa, gerando informaes para o suporte deciso. Isto, porm, no torna o
sistema em si em um modelo de gesto. As informaes geradas so de muita valia no
apoio tomada de deciso e o sistema ERP deve ser considerado uma ferramenta de auxlio
na gesto do negcio da organizao.

3.1 CARACTERSTICAS DOS SISTEMAS ERP

A partir desta apresentao inicial, tem-se como caractersticas essenciais dos sistemas
ERP a integrao em tempo real e a utilizao de um banco de dados nico. Estas duas
funcionalidades diferenciam os sistemas ERP dos demais pacotes de softwares tradicionais, os
quais permitiam uma integrao, porm no em tempo real, o que ocasionava problemas de
confiabilidade nas informaes. Outro ponto que muitas vezes cada setor ou departamento
possua um banco de dados, o que inviabilizava o compartilhamento de dados e informaes.

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Souza (2000) apresenta uma srie de caractersticas que, tomadas em conjunto,


distinguem claramente os sistemas ERP de outros tipos de pacotes comerciais e dos sistemas
desenvolvidos internamente nas empresas. So elas:

a) Sistemas ERP so pacotes comerciais de software;


b) Sistemas ERP so desenvolvidos a partir de modelos-padro de processos;
c) Sistemas ERP so integrados;
d) Sistemas ERP tm grande abrangncia funcional;
e) Sistemas ERP utilizam um banco de dados corporativo; e
f) Sistemas ERP requerem procedimentos de ajuste.

Observando a primeira caracterstica, o uso de pacotes comerciais vem sendo adotado


em detrimento ao desenvolvimento interno atravs de mtodos tradicionais de anlise e
programao. A construo de sistemas toma muito tempo e seu custo elevado. Tambm
tem-se a questo do no cumprimento de prazos e das incertezas que permeiam um
desenvolvimento do software.
No que diz respeito aos ERPs possurem modelos-padro de processos, Souza (2000)
afirma que os sistemas ERP so desenvolvidos para atender diversos tipos de negcios,
possuindo assim requisitos genricos, os quais possam atender o maior nmero de empresas
possvel, conseguindo assim um ganho em escala pelo seu desenvolvimento. Souza (2000) diz
que para isso, na construo do software, precisam incorporar modelos de processos de
negcio, os quais so obtidos a partir da experincia acumulada em processos de
implementao ou elaborados por empresas de consultoria e pesquisa em processos de
benchmarking.
Um dos problemas decorrente desse modelo-padro que ele pode tornar-se uma
imposio do fabricante do software ao cliente. Esse fato pode acarretar situaes nas quais o
sistema pode ir de encontro aos interesses da empresa. Assim, impede-se a organizao de

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atuar da sua maneira, com suas prprias convices e prticas, podendo o sistema estar em
desacordo com os propsitos da empresa, o qual deixa de ser uma soluo e passa a ser um
problema (DAVENPORT, 1998).
Por outro lado, Souza (2000) afirma que a vasta experincia dos fornecedores no
trabalho de pesquisa, experimentao e implementao pode ser uma oportunidade nica para
que as empresas incorporem aos seus processos prticas mais eficientes e melhores do que as
vigentes.
A respeito da integrao, Souza (2000, p. 15) afirma que

[...] os sistemas ERP realmente integrados so construdos como um nico sistema


empresarial que atende aos diversos departamentos da empresa, em oposio a um
conjunto de sistemas que atendem isoladamente a cada um deles.

Entre as possibilidades de integrao oferecidas por sistemas ERP esto o


compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos, de maneira que cada
informao seja alimentada no sistema uma nica vez, e a verificao cruzada de informaes
entre diferentes partes do sistema. Um exemplo a verificao de notas fiscais de entrada, no
recebimento, comparando-as com os dados de pedidos de compra e garantindo o recebimento
apenas com preos e quantidades corretos. Outra possibilidade o fornecimento instantneo
de informaes, assim que so alimentadas no sistema, para todos os mdulos que delas se
utilizem.
Segundo Burch e Grudnitski (1989), a integrao um poderoso elemento no desenho
de sistemas de informao devido crescente necessidade de coordenao e sincronizao de
operaes dentro e fora das organizaes, e as organizaes devem ser vistas como sistemas
nicos, formados de partes interdependentes que formam um todo unificado. O objetivo dos
sistemas integrados disponibilizar um fluxo de informaes em vrios nveis e
interdepartamental que possa dar suporte a essa interdependncia.
Cabe ressaltar que a caracterstica relativa utilizao de um nico banco de dados
centralizado, tambm denominado banco de dados corporativo, a que possibilita que o
sistema seja efetivamente todo integrado, em tempo real. Como j enfatizado, essa uma
caracterstica essencial que distingue o ERP de outros pacotes de softwares.

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Sobre a grande abrangncia funcional dos sistemas ERP, Souza (2000) diz que os
sistemas ERP devem possuir uma funcionalidade que atenda o maior nmero possvel das
atividades inseridas na cadeia de valor. Este fato acaba por diferenciar os sistemas ERP dos
pacotes tradicionais de softwares, pois os primeiros contemplam uma ampla gama de funes
empresariais. O mesmo autor ainda comenta que para algumas funes empresariais existem
softwares que superam os sistemas ERP, tendo estes que abrir um canal de comunicao e
interfaces para utilizar as informaes especficas fornecidas pelos primeiros.
No que tange os procedimentos de ajuste dos sistemas ERP, claro que muitas vezes
existe a necessidade de adaptaes do software empresa. Para Souza (2000), esta
customizao o processo por meio do qual se eliminam as discrepncias, as diferenas entre
o pacote e a empresa. por essa razo que, de acordo com Davenport (1998), a harmonizao
entre as funcionalidades oferecidas pelo pacote de ERP e as funcionalidades exigidas e
necessrias para a empresa que o adquiriu um dos grandes problemas na implementao dos
sistemas ERP.

3.2 OUTROS CONCEITOS RELACIONADOS AOS SISTEMAS ERP

Existem outros conceitos que so to importantes quanto s caractersticas


apresentadas anteriormente. So eles: funcionalidade, mdulos, parametrizao, configurao,
customizao, localizao e atualizao de verses. Para Souza (2000) so conceitos
significativos e importantes quando est-se falando de sistemas ERP. O mesmo autor
descreve abaixo aspectos relevantes relacionados a cada um deles.
A FUNCIONALIDADE o conjunto total de funes embutidas em um sistema ERP,
suas caractersticas e suas diferentes possibilidades de uso. A composio destas funes
forma o sistema de informaes transacional que d suporte aos processos de negcio. Mais
genericamente, o termo funcionalidade utilizado para representar o conjunto total de
diferentes situaes que podem ser contempladas e diferentes processos que podem ser
executados no sistema.
Os MDULOS so os menores conjuntos de funes que podem ser adquiridos e
implementados separadamente em um sistema ERP. Normalmente, tais conjuntos de funes

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correspondem a divises departamentais de empresas (vendas, financeiro, produo, etc.).


Exemplos de mdulos so: contabilidade, contas a pagar, contas a receber, pedidos,
faturamento, planejamento de produo. O mdulo de contas a pagar, por exemplo,
compreende as funes de controle de compromissos de pagamento, emisso de cheques,
baixa em compromissos, e demais funes necessrias ao processamento das atividades
relativas ao departamento de contas a pagar de uma empresa. Os sistemas ERP so divididos
em mdulos para possibilitar que uma empresa implemente apenas aquelas partes do sistema
que sejam de seu interesse, e, mesmo que a empresa deseje implementar todo o sistema, possa
faz-lo em etapas para simplificar o processo. Alm disso, a diviso conceitual de um sistema
ERP em mdulos facilita a compreenso de seu funcionamento e a diviso de
responsabilidades entre os usurios. Embora os mdulos normalmente sigam a diviso
departamental das empresas, desenvolvimentos recentes dos sistemas ERP, tais como
mdulos de atendimento ao cliente e gerenciamento da cadeia de suprimentos, parecem estar
incorporando o conceito da diviso da empresa em processos.
A PARAMETRIZAO significa o processo de adequao da funcionalidade de um
sistema ERP a uma determinada empresa atravs da definio dos valores de parmetros j
disponibilizados no prprio sistema. De acordo com Martin e McClure (1983) a
parametrizao a chave para fazer pacotes se adaptarem s organizaes com um mnimo de
necessidade de mudana e evitar custos de manuteno. Souza (2000) ressalta ainda que,
quanto mais parametrizveis, maior o nmero de possibilidades de realizao de processos
contemplados pelo mesmo sistema sem necessidades de alterao e desenvolvimentos
posteriores e, por conseguinte, maiores as possibilidades de ganho para o fornecedor. O autor
ressalta, entretanto, que a parametrizao s pode ser realizada se as funcionalidades
alternativas j estiverem embutidas no sistema.
A CONFIGURAO o nome dado ao conjunto total de parmetros aps a sua
definio, representando o conjunto das opes de funcionamento das diversas funes de um
sistema ERP.
A CUSTOMIZAO a modificao de um sistema ERP para que este possa se
adequar a uma determinada situao empresarial impossvel de ser reproduzida atravs dos
parmetros j existentes. Esta modificao pode ser feita pelo prprio fornecedor a pedido do
cliente, alterando o cdigo dos programas-padro do sistema ERP, ou pelas prprias empresas

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clientes, construindo programas ou mdulos que se comunicam com o sistema base do ERP e
que complementam a funcionalidade necessria.
A LOCALIZAO a adaptao (atravs de parametrizaes ou customizaes) de
sistemas ERP desenvolvidos em um determinado pas para a utilizao em outro,
considerando aspectos como impostos, taxas, leis e procedimentos comerciais. No caso da
adaptao para a utilizao no Brasil, a localizao comumente referida pelo termo
tropicalizao.
A ATUALIZAO DE VERSES o processo pelo qual o fornecedor disponibiliza
aumentos na funcionalidade e correes de problemas e erros para instalao na empresa. No
caso de sistemas complexos como os ERPs, as atualizaes de verso podem exigir esforos
significativos da empresa envolvida.

3.3 ARQUITETURA DOS SISTEMAS ERP

Davenport (1998) apresenta um esquema com a estrutura de um sistema ERP,


enfatizando que no corao de um sistema empresarial est um banco de dados central que
recebe e fornece dados para uma srie de aplicaes que suportam as diversas funes de uma
empresa. A utilizao de um banco de dados central agiliza dramaticamente o fluxo de
informaes atravs do negcio. O esquema est apresentado abaixo na Figura 2.
Figura 2 - Arquitetura dos sistemas ERP

Fonte: Adaptado de Davenport (1998)

22

3.4 ESTGIOS RELACIONADOS IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP

Cooper e Zmud (1990) apresentam um resumo das pesquisas sobre fatores que
implicam sucesso na implementao de novas tecnologias dentro das empresas. Entre os
fatores que essas pesquisas verificaram possuir um grande impacto esto o apoio da alta
direo e o relacionamento adequado entre os usurios e os responsveis pelo desenho do
sistema.
Os mesmos autores mostram tambm etapas que devem ser observadas na adoo de
novas tecnologias de informao dentro das empresas. So elas: iniciao, adoo, adaptao,
aceitao, rotinizao e incorporao.

a) iniciao: processo atravs do qual os problemas da organizao e as


possibilidades da TI so examinados at que se localize uma possibilidade de
aplicao da TI como soluo de um problema organizacional. Corresponde etapa
de incio do modelo tradicional de ciclo de vida apresentado;
b) adoo: processo de negociao entre os interessados na empresa que termina com
a aprovao do projeto de implementao e dos investimentos necessrios;
c) adaptao: so todos os processos atravs dos quais a aplicao de TI
desenvolvida, instalada e mantida . Nessa etapa os procedimentos organizacionais
so revistos e os usurios so treinados tanto nos novos procedimentos como no
uso da TI. Como resultado essa etapa a aplicao est disponvel para o uso na
empresa;
d) aceitao: processo atravs do qual os usurios so induzidos a se comprometerem
com o uso da aplicao, e ela torna-se empregada nos processos organizacionais;
e) rotinizao: processo atravs do qual o uso da aplicao encorajado como uma
atividade do dia-a-dia, deixando de ser responsabilidade do departamento de TI e
de ser percebida como alguma coisa extraordinria;

23

f) incorporao: processo atravs do qual a efetividade e eficincia organizacional


so finalmente ampliadas pelo uso da TI. Atravs desse processo, obtm-se o total
potencial da tecnologia implementada.

3.5 CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS ERP

Para Souza (2000), o ciclo de vida dos sistemas ERP possui quatro etapas ou fases,
cuja apresentao ser feita abaixo.

3.5.1 Deciso e Seleo

A deciso pelo sistema ERP escolhido acontece uma nica vez e nesse momento que
a empresa deve avaliar as vantagens e desvantagens dos variados modelos de ERP, cada um
dos fornecedores, considerando caractersticas, funcionalidades e possibilidades de cada um
dos produtos, visando definir o pacote que ser implementado. Nessa etapa tambm, quando
se deve fazer um estudo sobre os riscos e problemas associados implementao do sistema
dentro da empresa.
De acordo com Brancoft et al. (1998), nessa etapa que deve ser feito o planejamento
do processo de implementao do ERP, o qual deve ater-se aos fatores crticos de sucesso
relacionados deciso e seleo:

a) comprometimento, desde o incio, da alta direo com o processo;


b) conhecimento e comunicao dos possveis benefcios e potenciais dificuldades dos
sistemas ERP para todos os nveis;
c) entendimento de que ser provavelmente necessrio mudar a organizao;
d) envolvimento dos usurios desde o princpio e obteno de seu comprometimento
com a alternativa selecionada;

24

e) escolha de um lder de projeto que possua habilidades de negociao e


gerenciamento de projetos,

e experincia em

realizao de mudanas

organizacionais.

3.5.2 Implementao

A fase de implementao pode ser definida como a etapa a partir da qual os mdulos
do sistema so colocados em funcionamento dentro da empresa. Isso significa dar incio
utilizao do sistema para processar as transaes empresariais, sendo para isso necessrio
que o sistema ERP tenha sido adequadamente parametrizado, customizado (se necessrio),
que os dados iniciais tenham sido inseridos no sistema (normalmente so migrados do sistema
anterior), que os processos de negcio tenham sido alterados para adaptar-se utilizao do
sistema (se necessrio), que o equipamento e software que ser utilizado para o
processamento

(servidores,

sistemas

operacionais,

bancos

de

dados,

redes,

microcomputadores) tenham sido adequadamente instalados e configurados, que os


funcionrios que iro operar o sistema e que os supervisores e gerentes que iro supervisionlos e extrair informaes do sistema estejam adequadamente treinados e que as condies de
se obter suporte ou auxlio se necessrio tenham sido disponibilizadas de maneira adequada.
Para Laudon e Laudon (2004), a implementao abrange todas as atividades
desenvolvidas dentro da empresa em prol da adoo, gerenciamento e rotinizao de uma
inovao tal como um novo sistema ERP. Os autores enfatizam, ainda, que, em razo dos
impactos comportamentais e organizacionais que cercam a alterao ou introduo de um
novo sistema de informao, o processo de implementao deve ser cuidadosamente
examinado, para que a mudana organizacional que dele decorre seja efetivamente
gerenciada. Isso porque, de acordo com Laudon e Laudon (2004, p.439):

[...] a introduo ou alterao de um sistema de informao causa um poderoso


impacto comportamental e organizacional. Transforma a maneira como os
indivduos e grupos funcionam e interagem. Mudanas no modo como a informao
definida, acessada e usada
para gerenciar os recursos da organizao
frequentemente levam a novas distribuies de autoridade e poder. Essa mudana
interna causada pela resistncia e oposio pode levar morte de um sistema que, na
realidade, era bom.

25

Diversos autores consideram esta fase como sendo a mais complexa e de maior
importncia para o sucesso da adoo da nova tecnologia dentro da empresa. Mendes e
Escrivo Filho (2002) ressaltam os aspectos citados por diferentes autores como os mais
relevantes para o sucesso na implementao do ERP, cujos pontos podem ser visualizados no
Quadro 1:
Quadro 1 - Implementao do ERP
AUTORES
CARACTERSITCAS

Anlise de Processos

Adequao e Funcionalidades

Etapa Crtica

Estratgia

Gerncia do Projeto

X
X

Profissionais com conhecimento tcnico e de negcio


Treinamento
Comprometimento da Alta Direo
Comprometimento dos usurios

Confiabilidade no fornecedor

Mudana Organizacional

10

X
X
X

X
X

X
X

FONTE: Adaptado de Mendes e Escrivo Filho (2002, p.283)


LEGENDA:

1. Buckhout et al. (1999)


2. Mendes e Escrivo Filho (2000)
3. Centola e Zabeu (1999)
4. Corra (1998)
5. Lima et al. (2000)

6. Lopes et al. (1999)


7. Souza e Zwicker (2000)
8. Samford (2000)
9. Taurion (1999)
10. Wood Jr. (1999)

3.5.3 Utilizao

Passada a fase ou etapa da implementao, o sistema passa a ser utilizado e fazer parte
do dia-a-dia das operaes da organizao (SOUZA, 2000). Nessa etapa, conhecida como fase
de utilizao, surgem novas dificuldades em relao ao sistema.
A partir da utilizao do ERP que os usurios vo entrando em contato com a
interface e com todas as funcionalidades do sistema. Porm, Souza (2000) ressalta que, no

26

incio do processo de utilizao, a empresa no conhece todas as possibilidades do sistema, as


quais s podero ser vislumbradas a partir da utilizao intensiva do pacote pelos usurios.
Considerando que os ERP, aps implementados, mantm-se em contnua evoluo, na
busca pela incorporao das novas necessidades demandadas pela empresa, ou na correo de
eventuais problemas ou ainda na tentativa de apresentar maneiras novas e melhores de
executar os processos abrangidos pelos pacotes (SOUZA, 2000), a implementao dessa
modalidade de sistema no pode ser tratada simplesmente como um projeto, mas encarada
como um processo de melhoria continua, o qual exige a constante adaptao do ERP s novas
necessidades da organizao.

3.6 BENEFCIOS DOS SISTEMAS ERP

Ao tomar a deciso pela utilizao de sistemas ERP as empresas esperam obter


diversos benefcios. Entre os apresentados pelas empresas fornecedoras esto principalmente
a integrao do sistema, que permite o controle da empresa como um todo, a atualizao
tecnolgica, a reduo de custos de informtica e a disponibilizao de informao de
qualidade em tempo real para a tomada de decises sobre toda a cadeia produtiva.
Mendes e Escrivo Filho (2002) apresentam um quadro destacando os resultados
apontados por diferentes autores em relao aos benefcios esperados com a adoo de um
ERP. Trata-se de um quadro resumo bastante importante, visto que evidencia os principais
aspectos ressaltados pelos diversos autores no tocante aos benefcios esperados ao se optar
pela soluo de um sistema ERP. O Quadro 2, a seguir, apresenta os resultados citados pelos
autores quanto aos benefcios esperados com a adoo de um ERP.

27

Quadro 2 - Resultados obtidos na adoo de um ERP


AUTORES
BENEFCIOS

Agilidade nos negcios


X
X

Controle e Gesto

Obteno da informao em tempo real

Permite a integrao das reas da empresa


Documentao de processos

Regras de negcio definidas

Reduo de custos na rea da informtica

Empresa orientada ao processo

X
X

X
X

FONTE: Adaptado de Mendes e Escrivo Filho (2002, p.286)


LEGENDA:

1. Cunha (1998)
2. Davenport (1998)
3. Informtica Exame (1997)
4. Hehn (1999)
5. Lima et al. (2000)
6. Lopes et al. (1999)

11

Eficincia

Evoluo tecnolgica

10

Base de dados nica


Criao de uma base tecnolgica

7.Miltello (1999)
8. Souza e Zwicker (2000)
9. Samford (2000)
10. Taurion (1999)
11. Wood Jr. (1999)

3.7 DIFICULDADES E PROBLEMAS RELACIONADOS AO ERP

Como qualquer alternativa de desenvolvimento de sistemas de informao, a


utilizao de sistemas ERP traz desvantagens e potenciais problemas, alm dos benefcios
esperados. Especificamente, esta alternativa leva as empresas e departamentos de TI a
comprometerem-se com um novo modelo de disponibilizao de sistemas de informao e
que traz consigo uma srie de novos desafios.
A principal desvantagem dos sistemas ERP apontada em artigos e na imprensa
especializada a grande dificuldade para a sua implementao, que muitas vezes ocorre
atravs de demorados processos que podem levar at 3 anos para serem completados. Tal
dificuldade decorre da necessidade de introduo de mudanas organizacionais profundas,

28

pois as empresas, normalmente orientadas a uma viso hierrquica e departamental, so


obrigadas a adaptar-se a uma viso orientada a processos, isto , conjuntos de atividades que
cruzam e integram os departamentos.
Mendes e Escrivo Filho (2002, p. 286) elaboraram, tambm, um quadro evidenciando
o posicionamento de diferentes autores quanto s barreiras e dificuldades relacionadas aos
sistemas ERP, cuja adaptao pode ser visualizada no Quadro 3 a seguir:

Quadro 3 - Barreiras e dificuldades com a adoo de um ERP


AUTORES
BARREIRAS E DIFICULDADES

Anlise de Processos

Atualizaes constantes do sistema

Muitos benefcios no so atendidos


Complexidade na customizao

X
X

Dificuldade na comunicao

Equipe experiente para conduzir a implantao

Dependncia de um nico fornecedor


Interface do sistema no amigvel

X
X

Modelos de referncias X prticas especficas

Mudana Organizacional

No envolvimento da alta organizao


Planejamento de implantao inadequado

1. Dempsey (1999)
2. Lima et al. (2000)
3. Miltello (1999)
4. Souza e Zwicker (2000)
5. Samford (2000)
6. Taurion (1999)
7. Wood Jr. (1999)

X
X

FONTE: Adaptado de Mendes e Escrivo Filho (2002, p.287)


LEGENDA:

29

4 METODOLOGIA

Tomando como base os objetivos propostos, ser feito o uso de uma metodologia que
aprofunde as interaes com o fenmeno em questo. Fato este, que levar o estudo a adquirir
um carter exploratrio, caracterizado pela obteno de resultados atravs do aprofundamento
do contato com a realidade (TRIVIOS, 1987).
Recaindo assim, sobre uma abordagem de natureza qualitativa, que almeja o
entendimento de um evento considerando suas complexidades (RICHARDSON, 1999). Por
conseguinte, opta-se pela realizao de um estudo de caso, o qual, Yin (1987, p. 23) define
como, [...] uma pesquisa emprica que investiga um fenmeno contemporneo em seu
contexto real, quando os limites entre o fenmeno e o contexto no so claramente evidentes e
onde vrias fontes de evidncias so utilizadas.
No que tange os sujeitos da pesquisa, o estudo buscar olhares sobre os diversos
setores da empresa R.Correa Engenharia. Tal escolha deu-se em funo da empresa estar
implantando um sistema ERP.
Outrora, aps a definio dos sujeitos, demanda-se a adoo de um instrumento de
coleta de dados que possibilite a exposio de informaes que respondam questo inicial
deste estudo. E logo, recorreu-se ao uso de entrevistas abertas semiestruturadas e em
profundidade, visto que estas, conforme apontam Marconi e Lakatos (1999), possibilitam que
o entrevistado revele com maior liberdade as vivncias e percepes a cerca do fenmeno
observado.
Por fim, atravs da gravao e posterior transcrio dos relatos, ser realizada a anlise
de contedo do discurso (BARDIN, 1994). Nesta fase, os dados brutos sero tratados e
interpretados de a forma a serem significativos e vlidos.
De maneira mais detalhada, a questo geral de pesquisa ser abordada procurando-se
responder s indagaes relacionadas abaixo, envolvendo os seguintes aspectos do processo
de implementao do sistema ERP na empresa onde o estudo ser realizado:

30

4.1 FATORES QUE LEVARAM ADOO DO SISTEMA

a) Qual o contexto da empresa antes da adoo do ERP?


b) O que levou a empresa a adotar um ERP ?

4.2 EFEITOS/IMPACTOS DA ADOO

a) Quais os impactos da adoo do ERP percebidos pela empresa ?


b) Que tipos de mudanas ocorreram em funo da implementao do ERP?

4.3 BARREIRAS/DIFICULDADES

Quais as barreiras e dificuldades enfrentadas quando da implementao do ERP?

4.4 VANTAGENS/DESVANTAGENS

a) Que tipo de benefcios e contribuies a empresa est obtendo com a


implementao do ERP?
b) Quais as desvantagens que a empresa percebe quanto ao sistema ERP?

4.5 NVEL DE SATISFAO

Qual o nvel de satisfao da empresa em relao ao ERP?

31

5 O ESTUDO DE CASO

5.1 A EMPRESA R.CORREA ENGENHARIA

A R.Correa Engenharia uma empresa gacha com 30 anos de atuao no mercado da


construo civil do Rio Grande do Sul e Santa Catarina. A empresa comeou suas atividades
no noroeste do estado, mais especificamente nas cidades Campo Novo e Santo Augusto.
Suas atividades tiverem incio com pequenas obras particulares em diversas cidades da
regio. A partir da dcada de 90, a R.Correa diversifica suas atividades e passa a atuar
tambm no estado de Santa Catarina, com obras residenciais na cidade de Itapema. Neste
mesmo perodo, a empresa participa e vence diversas licitaes para obras do governo do Rio
Grande do Sul e poder judicirio, aumentando assim o seu mercado de atuao.
No ano de 1996, a R.Correa Engenharia expande suas atividades para Porto Alegre.
Obtendo sucesso com o primeiro empreendimento, a empresa decide voltar todas suas foras
para o mercado imobilirio da capital e lana dois novos empreendimentos. Neste perodo a
R.Correa ainda mantinha um escritrio administrativo no interior do estado, o que tornava
mais difcil as operaes e o controle interno. Buscando corrigir estes problemas, a partir do
ano 2000, a empresa transferiu todas suas atividades para Porto Alegre.
Na capital gacha, a empresa j possui nove empreendimentos entregues, totalizando
mais de 90 mil metros quadrados construdos. Atualmente, a R.Correa tem trs
empreendimentos em andamento e um em fase de pr-lanamento.
A estrutura da empresa tambm sofreu alteraes significativas nos ltimos dez anos,
passando de mais de 300 funcionrios para 63, hoje. Isto se deve a uma modificao na
maneira de conduzir o negcio da empresa: antes todos os funcionrios das obras eram da
prpria R.Correa; hoje todos os servios nas obras so executados por empresas terceirizadas,
tendo funcionrios da construtora somente em funes chave dentro do canteiro de obras,
como por exemplo engenheiros, mestre-de-obras e almoxarifes.

32

5.2 A NECESSIDADE DA MUDANA DE SISTEMA DENTRO DA EMPRESA

A R.Correa j faz o uso de um sistema de informatizado para execuo de algumas


tarefas dentro das reas financeira, recursos humanos e de suprimentos. O sistema em
questo, denominado Serplan, foi desenvolvido internamente com a contratao de um
programador no incio da dcada de noventa. Trata-se de um programa muito antigo e
defasado, com uma linguagem de programao em Clipper, a qual incompatvel com os
atuais sistemas operacionais Windows.
Apesar destes problemas, o Serplan atende todas s necessidades da empresa dentro
dos setores citados acima, no que diz respeito ao controle e documentao da informao.
Isto se deve em funo das adequaes que vem sendo feitas no sistema, ao longo dos anos, a
partir das mudanas nos processos dentro da R.Correa.
Pelas atuais tarefas executadas com a utilizao do Serplan, no se faz necessrio uma
troca de sistema. O quadro de funcionrios que usa o Serplan est plenamente treinado e
domina totalmente todas as funcionalidades, mesmo que limitadas, do atual sistema. Embora,
por vezes, seja trabalhoso extrair dados do Serplan, visto que ele no emite relatrios
gerenciais, as informaes contidas no sistema, no que diz respeito a custos de obra, controle
de estoque, contas a pagar e a receber, oramentos e folha de pagamento, so confiveis e
vem cumprindo seu papel no gerenciamento da empresa.
Por que ento mudar de sistema se o Serplan atende hoje s necessidades da R.Correa
Engenharia?

a) INEXISTNCIA DE RELATRIOS GERENCIAIS: A direo da empresa viu a


necessidade de buscar um sistema que fosse alm do controle e armazenamento de
dados. Isto o Serplan faz muito bem dentro das suas limitaes. Porm o sistema
atual no propicia informaes que auxiliam no suporte deciso. A R.Correa
cresceu na ltima dcada, principalmente no que diz repeito ao tamanho e na
quantidade de obras. A partir deste fato, somente o controle no basta para o
sistema de informao da empresa. Faz-se necessrio um sistema que propicie uma
visualizao da empresa como um todo e que demonstre onde esto os problemas

33

e permita diretoria tomar decises rpidas e pertinentes com base nos dados
apresentados.
b) SETOR DE ENGENHARIA EST MARGEM DO SISTEMA: A R.Correa
uma construtora/ incorporadora. O negcio da empresa a construo de
edificaes e a venda dos apartamentos. Para tanto, a R.Correa possui um corpo de
engenharia para execuo das obras: engenheiro, mestre-de-obras, estagirios e
almoxarifes. O restante do servio dentro canteiro de obras executado por
empresas terceirizadas. As funes chaves dentro da obra, portanto, so de
responsabilidade direta de funcionrios da R.Correa. Este setor, porm, no utiliza
nenhum sistema de informao na empresa. Os oramentos e cronogramas das
obras so feitos no Excel, os pedidos de materiais atravs de papel ao setor de
Suprimentos, os contratos com os empreiteiros so controlados tambm pelo Excel,
os boletins de medio tambm so feitos em papel, enfim, no existe nenhuma
ligao informatizada do setor de Engenharia com o restante da empresa. A direo
da R.Correa percebeu que esta desvinculao da engenharia do restante da
empresa pode trazer problemas no futuro, principalmente se o volume de obras
aumentar. O mais importante a percepo de que a atividade fim da R.Correa, a
ENGENHARIA, no possui um controle de custos e gastos to rigoroso, ficando
muito na base da confiana nos engenheiros e almoxarifes da empresa e na
experincia dos diretores na execuo de obras.
c) POSSIBILITAR MAIOR CONTROLE SOBRE OS CONTRATOS: Como visto no
tpico anterior, a R.Correa utiliza mo-de-obra terceirizada para execuo dos
servios no canteiro de obras. Diversos contratos no so a preo fechado e sim
por medio da quantidade de servio executado, como por exemplo, reboco em
paredes, alvenaria e estrutura em concreto armado. As medies so feitas no
canteiro de obras pelo engenheiro da obra de acordo com a produo do
empreiteiro. Porm no existe um controle efetivo sobre o que pago. A relao de
confiana no engenheiro essencial para que o processo ocorra sem falhas e que
no seja medido nada acima da quantidade orada. A direo da R.Correa tem total
confiana nos atuais engenheiros da empresa, porm, com o crescimento previsto
para os prximos anos, esta atual conjuntura no garantida a partir do ingresso de

34

novos funcionrios na empresa. Assim, faz-se necessrio um controle total sobre as


medies dos servios nas obras.
d) MUDANA NO PROCESSO DE SOLICITAO DE MATERIAIS: O processo
de solicitao de materiais hoje um dos grandes problemas dentro da R.Correa.
As obras no podem ficar sem materiais para execuo dos servios. Muitas vezes,
pela falta de um determinado insumo, cinquenta funcionrios podem ficar parados
no canteiro. O processo de solicitao hoje feito da seguinte maneira: uma
reunio semanal de produo feita na obra com o engenheiro, mestre-de-obras e
encarregados das empreiteiras para discutir os servios da semana seguinte. Nessa
reunio tambm so verificados os materiais que sero utilizados nos prximos
quinze dias. Ento uma relao de insumos feita e entregue ao setor de
suprimentos para que as necessidades sejam supridas ao longo da prxima semana.
Como o canteiro de obras muito dinmico, em diversas ocasies, surgem servios
para serem executados, os quais no foram previstos na reunio de produo, sendo
necessrios materiais no previstos na relao entregue ao suprimentos. Para
solucionar o problema, o engenheiro ou o almoxarife liga para o responsvel do
suprimentos e solicita o material em questo. Com isso, o gerente de suprimentos
passa a ser um bombeiro, resolvendo os problemas gerados pela falha no
planejamento da obra.
e) CONTROLE ORADO x REALIZADO: As informaes dos custos dos materiais
e servios necessrios para execuo da obra so salvos hoje com preciso no
Serplan. Porm no existe um controle hoje da quantidade orada em comparao
com a quantidade utilizada de materiais e realizada de servios (aqueles sujeitos a
medies por produo). Claro que o volume maior de insumos, tanto em
quantidade como em valor monetrio, so comprados a partir de quantitativos do
oramento. Com isso evita-se uma distoro maior na questo do previsto X
executado. Entretanto quando algum item estoura a quantidade orada, quem
verifica isto o setor de suprimentos. O engenheiro solicita o insumo, mesmo
sabendo que a quantidade j extrapolou o oramento e cabe ao setor de suprimentos
fazer a comparao com o orado. Obviamente, como todos os oramentos de
compra passam pela diretoria, o suprimentos no faz uma cotao sem uma
justificativa do engenheiro da obra, o qual ter que explicar o que ocorreu: erro na

35

quantidade orada, utilizao acima do previsto, roubo, perda do material, enfim,


diversos problemas que podem ocorrer num canteiro de obras. Assim, percebeu-se
que no existe um controle dessa distoro que ocorre nos oramentos das obras.
Embora estes nunca terem ultrapassado cinco por cento para mais ou para menos, a
empresa quer ter um controle maior dessa parte de planejamento financeiro e
aprimorar o oramento da obra, o qual deve ser o mais realista possvel, evitando
justificativas e desgastes desnecessrios no dia a dia da R.Correa.
f) BANCO DE DADOS UNIFICADO: O Serplan utiliza um banco de dados nico
para armazenar as informaes. Estas, como vimos anteriormente, so de apenas
trs setores da empresa. Um problema que acaba acontecendo, por exemplo, que
o setor comercial possui um cadastro de clientes e o setor financeiro outro. Claro
que isso no um grande problema, porm todas as informaes so digitadas duas
vezes, gerando um trabalho desnecessrio e a duplicidade de informaes pode
gerar confuses entre os funcionrios. Outra situao muito comum com relao
aos contratos dos clientes. Quem digita e confere os mesmos o setor comercial.
Entretanto os dados referentes aos pagamentos ficam a cargo do setor financeiro.
Ento para finalizar um contrato, o mesmo vai de um setor ao outro diversas vezes
at ser finalizado. Com um banco de dados unificado central, a R.Correa sem
dvida vai poder confiar mais nas informaes e poupar tempo com retrabalhos e
controles paralelos pelos diferentes setores da empresa.
g) LIMPEZA DO CADASTRO DE INSUMOS: O atual sistema da R.Correa conta
com um total de dezessete mil itens, entre materiais e servios. Destes, so
efetivamente utilizados, no mximo dois mil. A base de insumos e servios est
muito poluda e com duplicidade de itens. Isso ocorreu devido ao Serplan possuir
um sistema de busca muito rudimentar, ento o setor de suprimentos no procurava
se havia o item cadastrado e simplesmente fazia um novo cadastro. Outro ponto
que contribuiu para que isso ocorresse foram sucessivas trocas de funcionrios no
setor de suprimentos, acarretando muitos cadastros duplos. Tambm no existe um
controle de quem faz o cadastro: qualquer pessoa logada no Serplan, pode cadastrar
itens. Com a mudana de sistema, pode-se comear um novo cadastro geral, apenas
com insumos realmente utilizados.

36

5.3 A ESCOLHA DO NOVO SISTEMA

Assim que verificou a necessidade de mudana de sistema, a diretoria da R.Correa


designou dois funcionrios, eu e o Sr. Leonor (gerente financeiro), para pesquisar as diversas
possibilidades no campo de softwares.
A primeira dvida que surgiu foi com relao compra de um pacote fechado ou o
desenvolvimento interno de um novo sistema, como ocorreu com o Serplan no incio dos anos
noventa. Inicialmente, pensamos que seria uma boa ideia desenvolver internamente:
comearamos adaptando o Serplan a uma nova linguagem de programao e a partir disso
ampliaramos para outras reas no atendidas pelo sistema atual. Porm, ao conversar com
empresas especializadas no assunto, fomos demovidos da ideia por dois motivos principais.
Primeiro, o tempo de desenvolvimento do software. A equipe de programadores
deveria entrar no ambiente de trabalho da R.Correa e conhecer todos os procedimentos a
fundo, o que, com certeza, consumiria um perodo de tempo grande. O desenvolvimento
deveria comear com o conhecimento dos processos da empresa, para ento adaptar o futuro
software s tarefas executadas nos diversos setores da R.Correa.
E segundo, o risco contido nesta soluo ser elevado. Conversando com empresas do
ramo de desenvolvimento de softwares, fomos alertados para a dificuldade de converter os
procedimentos do dia a dia para o meio digital. Os empecilhos so os mais diversos:
funcionrios com medo de perder poder ou at mesmo o emprego no contribuem com o
desenvolvimento e a exigncia da direo da empresa por resultados rpidos, por exemplo.
Nessa etapa das pesquisas, estvamos tateando o mercado e no sabamos direito o
que realmente queramos para R.Correa em termos de software. Foi ento que tomamos
conhecimento dos sistemas ERP para empresas.
Ao ver as caractersticas dos ERPs, percebemos que elas se assemelhavam ao que
imaginvamos ser o ideal para o novo sistema da R.Correa: uma base de dados centralizada,
todas as reas da empresa interligadas atravs do sistema, suporte deciso para diretoria,
entre outras. A partir do contato com o sistema ERP, definimos que seria esse o tipo de
software que implantaramos na R.Correa e ento passamos a procurar solues no mercado.

37

5.4 O SOFTWARE ESCOLHIDO: O SIENGE

Explorando o mercado de softwares ERP, percebemos que existiam muitas solues,


algumas mais especficas para determinadas reas de negcios, outras mais amplas,
permitindo adaptaes. Encontramos, ento, um pacote voltado especificamente construo
civil, o software Sienge, da Softplan.
Antes de entrar em contato com a Softplan para uma apresentao do Sienge,
procuramos informaes junto a construtoras que j utilizavam o software a um bom tempo.
Ouvimos apenas opinies positivas sobre o pacote, ento partimos para o conhecimento a
fundo do Sienge. Para tanto foram realizadas duas reunies com o representante da Softplan
no Rio Grande do Sul, Sr. Marcelino, da empresa Excelncia Gesto Inteligente.
Na primeira reunio, em dezembro de 2010, participamos eu e o Sr. Leonor pela
R.Correa. Nesta feita, ocorreu uma apresentao do Sienge como um todo: seus mdulos,
principais funes, questes relacionadas segurana, funcionamento via web, comunicao
obra/escritrio, enfim as principais caractersticas do sistema, porm sem aprofundar
especificaes operacionais do software.
Ao sair da reunio, tnhamos convico de que o Sienge se encaixaria da R.Correa e
que nos ajudaria muito, solucionando vrios dos problemas relatados acima no item 5.2. A
partir desse momento, apresentamos a soluo encontrada para a direo da empresa, a qual
deu sinal verde para continuarmos com a mudana de sistema. Ento marcamos a segunda
reunio para conhecer mais a fundo o Sienge.
Para este segundo encontro, ocorrido em fevereiro de 2011, eu e o Sr. Leonor
preparamos perguntas bem especficas sobre a operacionalidade do sistema, principalmente
acerca das reas financeira, suprimentos e engenharia, visando perceber como ele se
encaixaria nos processos dentro da R.Correa. Para nossa surpresa, para grande maioria das
situaes levantadas, o sistema j previa solues e, em diversas ocasies, solues que ns j
havamos pensado dentro da empresa, porm, devido s limitaes do Serplan, no
conseguimos implantar. Aps essa resposta positiva, decidimos pela escolha do Sienge como
sistema ERP para R.Correa.

38

5.4.1 Os mdulos do SIENGE

O Sienge dividido em diversos mdulos, os quais por sua vez so formados por
sistemas mais especficos como segue abaixo no Quadro 4.
Obviamente no sero necessrios todos os mdulos, nem todos os sistemas na
R.Correa. A moldagem da combinao escolhida para empresa foi feita a partir da experincia
da Excelncia Gesto Inteligente na implantao do Sienge em outras construtoras.
Comparando a R.Correa com os demais casos e a partir dos requisitos expostos Excelncia
por mim e pelo Sr. Leonor, chegou-se a uma combinao ideal. Os sistemas adquiridos pela
R.Correa esto marcados com um (*).

Quadro 4 - Mdulos do Sienge


MDULOS

Engenharia

Financeiro

Suprimento

Contabilidade/Fiscal

Comercial
Gesto de Ativos

Suporte Deciso

Administrativo

SISTEMAS
Custos Unitrios (*)
Oramento (*)
Exportao e Importao de Oramentos
Planejamento (*)
Acompanhamento (*)
Controle de Mo-de-Obra
Contas a Receber (*)
Contas a Pagar (*)
Caixa e Bancos (*)
Notas Fiscais (*)
Integrao de Folha de Pagamento
Estoque (*)
Integrao com Servios de Compras
Contratos e Medies (*)
Compras (*)
Contabilidade
Integrao Contbil (*)
Integrao Fiscal
Pr-vendas
Vendas (*)
Locaes
Patrimnio
Gerencial Financeiro (*)
Gerencial de Obras (*)
Gerencial Suprimentos (*)
Oramento Empresarial (*)
Viabilidade Econmica
Certides
Administrao de Pessoal
Controle de Competncias

39

Gesto da Qualidade

Portais
Segurana

Segurana e Sade no Trabalho


Acompanhamento de Sade
Administrao Integrada
Auditoria Interna
Melhoria Contnua
Controle Ambiental
Normas e Procedimentos
Controle de Aquisies
Responsabilidade Social
Portal do Cliente
Portal do Fornecedor

Segurana
FONTE: Adaptado de www.sienge.com.br

Para os setores da R.Correa que j utilizavam o Serplan para execuo de algumas


tarefas, foi fcil identificar quais os sistemas seriam necessrios. Por outro lado, para o setor
de Engenharia, por exemplo, que no utiliza sistema algum, a deciso foi tomada baseada nas
funcionalidades do Sienge e de como que a empresa gostaria de fazer a gesto das obras.
Alguns mdulos, como o de Qualidade, foram logo descartados, pois a R.Correa no possui
um sistema de qualidade implantado. Outros, como os Portais do Cliente e do Fornecedor,
foram deixados de lado agora neste incio de implantao, porm ser analisado
posteriormente a sua necessidade.

5.4.2 O custo de Implantao

Para implantao do Sienge na R.Correa, foram necessrias algumas modificaes na


rede lgica interna da empresa. Primeiramente foi instalado link de internet com IP fixo no
escritrio, visando permitir o acesso das obras e do Depsito da empresa ao banco de dados
central do Sienge. Essa situao gerou a necessidade de uma proteo contra invases
externas, ento foi instalado um antivrus coorporativo.
Com estas modificaes, decidiu-se por comprar um novo servidor mais potente para
melhorar e evitar problemas futuros no trfego de informaes dentro do Sienge. Partiu-se de
uma configurao extremamente simples, demonstrada na Figura 3, para uma mais complexa,
a qual aparece na Figura 4.

40
Figura 3 - Cenrio anterior da rede lgica da R.Correa

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Figura 4 - Cenrio da rede lgica para instalao do Sienge

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Para fazer esta modificao, foi contratada a empresa Alfasys, a qual j prestava
servio de manuteno na rede lgica da R.Correa.

41

Com as mudanas necessrias feitas, partiu-se para a negociao com a Softplan para
adquirir o Sienge. Os custos esto relacionados no quadro 5 abaixo. A licena do Sienge exige
um pagamento mensal, da mesma maneira que o Serplan exigia. No quadro 5 esto
explicitados apenas os custos de implantao que incorreram em pagamentos efetivos para
implantao do Sienge. No esto inclusos, por exemplo, as horas gastas pelos funcionrios
da R.Correa durante a implantao do sistema na empresa.

Quadro 5 - Custos do Sienge

CUSTO

VALOR

Adaptao na rede interna da R.Correa

R$ 11.738,00

Link IP Fixo Internet (mensal)

R$ 118,90

Licena Sienge

R$ 34.680,00

Manuteno mensal Sienge (mensal)

R$ 635,00

Consultoria externa (previso)

R$13.500,00

FONTE: Dados internos R.Correa Engenharia

5.5 METODOLOGIA PARA IMPLANTAO

Para acompanhar a implantao do Sienge dentro da R.Correa, foi contratada uma


consultoria da empresa Excelncia Gesto Inteligente, cujo know how bastante amplo nesta
rea, j tendo trabalhado com diversas construtoras em Porto Alegre.
Inicialmente, ficou determinado que seria um encontro semanal entre o consultor da
Excelncia, Sr. Thiago, e os funcionrios da R.Correa. Nos primeiros encontros, pela
R.Correa participavam apenas eu e o Sr. Leonor. Quando julgvamos necessria a presena de
outros funcionrios, ns solicitvamos a sua participao.
A Excelncia j possua uma metodologia para implantao do Sienge em empresas.
Basicamente havia um roteiro a seguir (ANEXO A), o qual determinava as aes a serem
tomadas de acordo com a evoluo da implantao.
O funcionamento das reunies era basicamente sempre o mesmo: o Sr. Thiago
mostrava alguma rotina no programa (como cadastrar um ttulo de compra, por exemplo), eu e

42

o Sr. Leonor relatvamos como esse processo era feito atualmente dentro da R.Correa, ento
ns trs discutamos se a rotina do Sienge se encaixava na da empresa ou se teriam que ser
feitas adaptaes nos processos internos.
Uma deciso importante que tomamos foi com relao implantao dos mdulos
Engenharia e Suprimentos: todas as funcionalidades dentro destes sistemas, primeiramente,
eram passadas a mim pelo Sr. Thiago e posteriormente eu repassava aos funcionrios destes
setores. Julgamos adequada esta atitude em virtude de no existir nenhum sistema
anteriormente no setor de engenharia e devido aos engenheiros e o gerente de compras
estarem sempre muito ocupados com as tarefas do dia a dia.
Outra diretriz que adotamos foi que eu ficaria encarregado pela implantao do Sienge
nas reas de Engenharia e Suprimentos, enquanto que o Sr. Leonor se responsabilizaria pela
rea Financeira e Comercial.

5.6 MDULO ENGENHARIA

O setor de engenharia no possua nenhum sistema informatizado para execuo da


sua rotina de trabalho. Conforme citado no item 6.2 acima, a engenharia est margem da
R.Correa no que diz respeito ao compartilhamento de informaes. Trata-se de um setor
isolado, o qual possui os seus procedimentos e relaciona-se com os demais setores apenas a
partir de procedimentos bsicos de trabalho, como, por exemplo, passar a necessidade de um
pagamento de fornecedor.

5.6.1 Procedimentos antes do Sienge

5.6.1.1 Oramento e cronogramas financeiros

A R.Correa adota como prtica realizar um oramento total para cada


empreendimento, o qual engloba todos os insumos e servios necessrios para execuo da
obra, desde as instalaes provisrias at os acabamentos finais.

43

Para chegar ao oramento final, os engenheiros fazem planilhas de materiais e servios


para cada etapa da obra. Abaixo, no Documento 1, temos um exemplo de planilha para a
etapa de pintura de um empreendimento:

Documento 1 - Planilha de materiais e servios


DESCRIO

CLASS

UNIDADE

QUANT.

Trreo

2 pav

PINTURA

Etapa

Pintura Interna

Atividade

Material para execuo de pintura interna

SER.CG

Cj

Lixa para Massa Corrida 120

MAT.

un

209,54

36,42

12,366

Lixa para Massa Corrida 150

MAT.

un

328,86

27,016

21,56

Lixa para Massa Corrida 180

MAT.

un

419,09

72,84

24,732

Lixa para Massa Corrida 220

MAT.

un

2.184,12

111,553

147,935

Massa Corrida 18L

MAT.

un

57,35

9,4427

3,4216

Tinta PVA branco 18L

MAT.

un

268,40

5,4310375

17,461538

Selador pigmentado 18L (forros de gesso)

MAT.

un

13,97

2,428

0,8244

Tinta para piso cimentado (escadas) 18L

MAT.

un

4,70

0,1405

0,263598

Tinta esmalte cor a definir 3,6L

MAT.

un

3,02

1,7945

Tinta esmalte cor preta 3,6L

MAT.

un

8,51

0,692

0,528625

Tinta amarela p/ demarcao de boxes 3,6L

MAT.

un

9,30

4,0608

Tinta esmalte vermelha incndio 3,6L

MAT.

un

1,81

0,208

0,1065

Tinta acrlica paredes do Trreo

MAT.

un

5,16

5,1617333

Tinta acrlica branca 18L

MAT.

un

29,06

0,1009956

2,0684978

Fundo preparador para calfino 18L

MAT.

un

59,99

1,2904333

4,1890667

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Com as planilhas em mos, basta adicionar os custos para cada insumo ou servio e
tem-se o oramento do empreendimento. Toda essa rotina de trabalho feita com o auxilio do
software Microsoft Excel e os arquivos gerados ficam armazenados numa pasta na rede de
dados da R.Correa.
Com o oramento concludo, faz-se outro documento importante que o cronograma
fsico financeiro da obra, com os desembolsos mensais necessrios para execuo de cada
etapa do empreendimento. Este procedimento tambm feito no Excel e pode ser visualizado
abaixo:

44

A grande questo que estes documentos so feitos no incio das obras e depois so
praticamente esquecidos. O acompanhamento do cronograma fsico-financeiro atualizado
ms a ms, porm, caso ocorra um atraso na obra, as parcelas subsequentes do cronograma
no so atualizadas, ou seja, os atrasos no so computados financeiramente.
O cronograma de desembolsos mensais, que feito a partir do cronograma fsicofinanceiro, e repassado ao setor financeiro para controle do fluxo de caixa de cada
empreendimento, executado no incio de cada obra e depois no mais atualizado ao longo
do andamento da obra. Assim, caso existam atrasos ou problemas que comprometam o
andamento do empreendimento, essa informao nunca chega ao setor financeiro, pois a
engenharia no atualiza este cronograma de desembolsos.
Com relao ao oramento acontece algo parecido: quando a obra inicia, no existe
um acompanhamento do orado X realizado. Esse comparativo feito apenas no final de cada
obra. Embora no ocorram discrepncias to comprometedoras (em mdia de 3 a 5% para
mais ou para menos), certo que ajustes poderiam ser feitos e os erros serem corrigidos ao
longo de cada obra.

5.6.1.2 Contratos e Medies

Conforme descrito no item 6.2 acima, os engenheiros da R.Correa possuem uma


autonomia muito grande sobre os valores e o cronograma de pagamentos aos prestadores de
servios nas obras da empresa.
Para cada servio prestado no canteiro de obras, o engenheiro autoriza o pagamento
atravs de um boletim de medio, o qual pode ser visualizado abaixo no documento 2:

45

Documento 2 - Boletim de medio

BOLETIM DE MEDIO

FO
R01

URBANO SANTANA
Medio e Autorizao de Pagamento do Servio
Perodo
Empresa
Ass Eng da obra

Cdigo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
1
2
3
4
5
7

de

19/04/2011 at 20/05/2011
Empreiteira GV

SERVIO
Discriminao
M.O. profissional (carpinteiro + ferreiro)
M.O. servente
Sapatas loja 2
Vigas fundao loja 2
Sapatas loja 1
Vigas de fundao da loja 1
Piso da loja 2

Data
Pagar NF n
Ass Empreiteiro

Quant.
763,20
381,60
8,00
14,00
10,00
15,00
20,00

N 2
20/05/2011

MEDIO
Unidade R$ unitrio
h
R$ 15,00
h
R$ 11,00
m3
R$ 280,00
m3
R$ 400,00
m3
R$ 280,00
m3
R$ 400,00
m3
R$ 280,00

R$ Total
R$ 11.448,00
R$ 4.197,60
R$ 2.240,00
R$ 5.600,00
R$ 2.800,00
R$ 6.000,00
R$ 5.600,00

Sub-total

R$ 37.885,60

Antecipao de dissdio 4%

R$ 1.515,42

Material (10%)
Mo de obra (90%)

R$ 3.940,10
R$ 35.460,92
Subtotal

R$ 39.401,02
R$ 3.900,70
R$ 1.418,44
R$ 1.832,15

Reteno INSS - 11% sobre MO


Reteno ISSQN - 4% sobre MO
Reteno CSLL, COFINS, PIS/PASEP - 4,65%
Reteno Tcnica - 0%
Total a pagar R$ 32.249,74
FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Os preos de cada servio so definidos em contrato, porm as quantidades no,


ficando a cargo do engenheiro medir com o empreiteiro os servios executados. Esse
procedimento tem duas consequncias importantes.

46

Primeiro, gera uma agilidade com relao ao pagamento dos servios prestados, pois
no existe uma burocratizao do processo, sendo apenas necessrio o boletim de medio
assinado pelo engenheiro da obra para o pagamento dos servios.
Por outro lado, essa autonomia dada ao engenheiro da obra reduz o controle da
R.Correa sobre os pagamentos das empresas terceirizadas, sendo assim imprescindvel uma
relao de total confiana entre os engenheiros e a R.Correa. Aqui vale ressaltar que nem
todos os contratos com as empresas terceirizadas so abertos. Alguns so a preo fechado,
no dando margem para o pagamento de valores a mais do que realmente foi executado na
obra.

5.6.2 Procedimentos a partir da Implantao do Sienge

5.6.2.1 Oramento e cronogramas financeiros

A partir da implantao do Sienge, o oramento de cada obra fica centralizado numa


base de dados e todos os insumos e servios esto associados a uma etapa ou atividade da
obra desde a sua origem.
Na montagem do oramento dentro do Sienge, so criadas as etapas da obra. Aps so
criados os servios dentro de cada etapa e por ltimo so vinculados os insumos e a mo-deobra necessrios para execuo de cada servio. A partir dessa montagem, pode ser criado o
cronograma de cada servio, com suas datas de incio e fim, gerando automaticamente o
cronograma fsico-financeiro do empreendimento.
Isto tudo em uma s base de dados, sem riscos de duplicidade ou desencontros de
informaes. O oramento e o cronograma so feitos pelo setor de engenharia no Sienge. O
software ento processa os dados e j abastece o setor financeiro com relatrios e
cronogramas que antes deveriam ser passados manualmente da engenharia para o financeiro.
Caso ocorra um atraso na obra , por exemplo, basta os engenheiros modificarem as datas no
cronograma da obra e os relatrios financeiros automaticamente se atualizam.

47

Outro ponto muito importante diz respeito ao controle do orado X realizado. Como
para solicitar um material da obra, o engenheiro deve informar um servio do oramento ao
qual o insumo pertence, esse controle acontece de maneira automtica e em tempo real.

5.6.2.1 Contratos e medies

Todos os contratos de prestao de servios de empresas terceirizadas so cadastrados


previamente no Sienge. Quando existem quantidades de determinados servios, ou seja, os
contratos no so a preo fechado, os valores lanados so os previstos no oramento.
Com esse procedimento, permitido ao engenheiro da obra pagar ao empreiteiro
apenas o que foi orado e o que foi lanado no contrato. Isto retira a autonomia total que os
engenheiros possuiam anteriormente, porm gera um controle muito maior e mais preciso
sobre os que se est pagando.
Com certeza, as quantidades de servio iro extrapolar as previstas em oramento.
Caso isso acontea, o Sienge permite que sejam inseridos aditivos aos contratos. Porm, estes
aditivos s podem ser adicionados por quem criou o contrato, no caso algum do setor
financeiro. Assim, todas as quantidades acima do oramento devero ser justificadas pelos
engenheiros, gerando um controle praticamente total sobre os contratos e medies.

5.6.3 Dificuldades na implantao do mdulo Engenharia

Primeiramente, deve-se salientar que o setor de Engenharia da R.Correa no fazia o


uso de nenhum sistema informatizado para suas tarefas. Logo, praticamente todas as rotinas
de trabalho com o Sienge foram recebidas com surpresa pelo setor, porm sem resistncia,
pois inmeros procedimentos foram facilitados e outros apenas foram informatizados.
a) PEDIDOS DE MATERIAIS: anteriormente os pedidos de materiais eram feitos
atravs de uma lista entregue ao setor de suprimentos uma vez por semana,
normalmente na sexta-feira. Inmeras vezes os engenheiros e almoxarifes das obras

48

faziam solicitaes de materiais por telefone ao longo da semana e depois apenas


formalizavam no pedido de materiais semanal. Com a introduo de uma rotina de
solicitao de materiais pelo Sienge, ficou determinado que os pedidos seriam
feitos apenas uma vez por semana e passariam pela autorizao do diretor da
empresa. Essa nova rotina gerou uma burocratizao, porm aliviou sobremaneira o
setor de suprimentos, pois como os pedidos passavam pelo diretor primeiramente,
as obras passaram a se preocupar em solicitar os materiais com antecedncia e de
maneira mais organizada;
b) ALOCAO DE INSUMOS E SERVIOS NO ORAMENTO: a partir da
implantao do Sienge, todo e qualquer insumo ou servio deve ser alocado em
algum item do oramento. Isso gerou uma grande dificuldade no incio da
implantao, pois se percebeu que inmeros materiais e servios no estavam
previstos no oramento. Com isso, os pedidos de materiais passaram a ser
questionados pela diretoria da R.Correa. Outra ponto levantado com este
procedimento foi com relao qualidade dos oramentos feitos pelo setor de
engenharia, pois muitos itens orados no eram solicitados pelas obras e outros no
estavam previstos;
c) AUMENTO DO CONTROLE SOBRE OS CONTRATOS: com os contratos sendo
colocados dentro do Sienge pelo setor financeiro, com os quantitativos previstos
em oramento, a autonomia dos engenheiros sobre as medies diminuiu. Antes
bastava modificar um arquivo no Microsoft Excel, adicionando as quantidades e a
medio do empreiteiro estava pronta. A partir da implantao do Sienge, esta
rotina ganhou elementos de controle, os quais no incio da implantao tomaram
boa parte do tempo dos engenheiros, pois eles deveriam justificar diretoria da
R.Correa cada quantidade acima do previsto e isto, obviamente, acarretou
desconforto no setor de engenharia;
d) DIFICULDADE DE ENTENDIMENTO DO SISTEMA NO CANTEIRO DE
OBRAS: por opo no momento da implantao do Sienge, decidiu-se por deixar
na obra apenas o engenheiro com acesso ao sistema, devido desqualificao do
restante dos funcionrios, mestre-de-obras e almoxarifes principalmente. Isto
acarretou alguns problemas, pois muitas vezes o mestre ou o almoxarife ligam para
o setor de suprimentos solicitando materiais e no avisam o engenheiro da obra. O

49

almoxarife e o mestre-de-obras ainda no compreenderam a mudana de


procedimento e que agora as solicitaes de materiais so feitas pelo Sienge. Claro
que isso tende a mudar num futuro prximo, mas nesses primeiros meses vem
causando uma dificuldade na organizao do abastecimento de materiais no
canteiro de obras;
e) DIRETORIA DEVE SE ENVOLVER NOS PROCESSOS: com a implantao do
Sienge, o papel da diretoria da R.Correa passou a ser bem mais ativo com relao
ao setor de engenharia, pois inmeras autorizaes passam pelos diretores e, por
vezes, alguns procedimentos requerem uma certa agilidade. No incio da
implantao, os diretores no perceberam que seu papel era central para o bom
andamento dos novos procedimentos dentro do Sienge, o que gerou um travamento
dos processos.

5.7 MDULO SUPRIMENTOS

O setor de suprimentos da R.Correa utilizava o Serplan para fazer algumas tarefas, tais
como o cadastro de materiais e servios no sistema e a emisso de ordens de compra. Estas
atividades possuam vnculo apenas com o setor financeiro da empresa a partir do
compartilhamento da mesma base de dados para materiais e servios. O setor de suprimentos
tambm era, de certa forma, isolado na R.Correa, porm como realizava algumas tarefas no
Serplan, isso criava uma ligao com o setor financeiro. Esta interface, porm, no passava de
um mero compartilhamento de informaes sem muita importncia.

5.7.1 Procedimentos antes do Sienge

5.7.1.1 Solicitaes de material e oramentos de compra

O processo de compra tinha incio na solicitao de material ou servio por parte do


engenheiro da obra. Normalmente, a lista de materiais feita toda sexta-feira pelo engenheiro
e o setor de suprimentos providencia os materiais ao longo da semana seguinte. A

50

formalizao do pedido de materiais tem o nome interno de Programao de recursos e


feita no software Microsoft Word. Um exemplo pode ser visto abaixo no documento 3:

Documento 3 - Programao de recursos

PROGRAMAO DE RECURSOS N. 26
(Material, Equipamentos, Mo de obra)
Obra: Urbano Petrpolis
Item

Data: 22/02/08
Rel./
Alt

Descrio

Quant.

P/ dia

Material
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Arame recozido n 16
Arame recozido n 18
Fila cola pacote 48mm x 45m
Fita crepe 19mm x 50m
Pasta AZ
Caixa embutir fundo mvel 8x8
Caixa octogonal de embutir fundo mvel 4x4
Cabo de cobre n 50mm
Compactador de solo (sapo)
Caixa de embutir fundo fixo 3x3 PVC
Tubete de PVC para nvel de laje
Cimento
Chapa de isopor 1,00m x 1,20m x 20mm
Pau 5x5cm (para bandeja 2 pav.)

______________________
Eng. da Obra
1 Via Setor produo

______________________
Gerente de Produo
2 Via - Obra

100 kg
100 kg
20 un
20 un
10 un
4 un
90 un
15 m
10 un
300 un
20 sacos
20 un
900m
______________________
Gerente de Suprimento
3 Via Setor suprimento

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Com este documento em mos, o setor de suprimentos faz as cotaes necessrias, faz
um oramento no Serplan e passa para avaliao da diretoria da empresa. Se o oramento for
aprovado, ocorre a compra. Caso contrrio, no.
Como se v, a informao s entra no sistema a partir da execuo do oramento: a
etapa do pedido formalizada apenas em papel. Outra questo importante com relao ao
controle dos itens solicitados pela obra. Da maneira que era feito o pedido de materiais, o
nico controle quem fazia era o gerente de suprimentos numa primeira instncia e,

51

posteriormente, o diretor da R.Correa no momento da assinatura do oramento. No existia


uma verificao se o material solicitado pelo engenheiro da obra estava previsto no oramento
ou no. Aqui vale ressaltar que materiais cujo volume monetrio maior so comprados sob a
superviso direta da diretoria (louas, metais, esquadrias e material cermico, por exemplo).

Documento 4 - Oramento de compras

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

5.7.1.2 Base de dados

A base de materiais e servios do Serplan conta com mais de dezesseis mil itens
cadastrados. Neste montante existem diversos insumos cadastrados em duplicidade e, em
alguns casos, cadastrados at trs ou quatro vezes. Isto se deve principalmente a dois fatores:

52

sucessivas trocas no setor de suprimentos da R.Correa e inexistncia de uma centralizao no


cadastro de insumos no Serplan.
Com diversas mudanas no setor de suprimentos ao longo dos ltimos 20 anos
(perodo de existncia do Serplan), cada gerente de suprimentos que entrava na empresa
praticamente criava um novo cadastro de materiais. Isto porque no momento de fazer um
novo oramento, por exemplo, o novo gerente de suprimentos no buscava o insumo no
sistema, pois teria que perder um certo tempo, o que tornava a criao de um novo insumo
mais fcil, pois resolvia o seu problema instantaneamente. Aps quatro trocas de gerente de
suprimentos nas ltimas duas dcadas, hoje tem-se um cadastro geral inchado e com inmeros
itens que nem so mais utilizados, sem falar em cadastros duplos, triplos e at qudruplos.
Outro ponto que contribuiu para o crescimento vertiginoso na base de dados foi a
inexistncia no Serplan de um controle sobre qual usurio cadastrava os insumos no sistema:
qualquer pessoa que est dentro do Serplan pode criar um novo material ou servio. Sem este
controle, chega-se novamente no problema j citado acima de que era mais fcil criar um
novo insumo do que procurar um j cadastrado.

5.7.1.3 Faturamento direto de empreiteiros

Nos ltimos empreendimentos, a R.Correa est contratando os servios de instalaes


eltricas e hidrossanitrias com o material incluso. Com esta nova rotina, necessrio um
controle por parte das notas fiscais que os empreiteiros compram no nome da R.Correa.
Hoje este controle feito em duas frentes dentro da empresa. Primeiro no setor de
suprimentos que quem recebe as notas fiscais e boletos para pagamento e depois pelo
prprio setor financeiro no momento do pagamento. Ambos fazem o controle com planilhas
do software Microsoft Excel, digitando o valor de nota por nota at chegar no valor estipulado
em contrato entre a empreiteira e a R.Correa.
Estes dois controles so feitos separadamente e de maneira independente. Por um lado
isso pode ser visto com bons olhos, pois temos a um controle redundante. Porm, novamente,
percebe-se a duplicidade e a descentralizao das informaes dentro da R.Correa.

53

5.7.2 Procedimentos a partir da implantao do Sienge

5.7.2.1 Solicitaes de material e oramentos de compra

A partir da implantao do Sienge, o processo de compra na R.Correa mudou


completamente. Primeiramente, todo o processo passou a ser feito pelo sistema. No existe
mais formalizao nenhuma em papel ou e-mail.
O procedimento tem incio com o engenheiro da obra fazendo uma Solicitao de
compra no Sienge. J nesta etapa aparecem as diferenas com relao a como era feito
anteriormente. Os insumos adicionados na solicitao de compra s podem ser insumos que
esto no oramento da obra, o qual est na base de dados central do Sienge. Se o insumo j
est no oramento, o mesmo est previamente autorizado e vai direto para o setor de
suprimentos fazer um Pedido de Compra, instrumento que substitui o oramento de compra
feito no Serplan. O pedido de compra ento aguarda uma autorizao do diretor da R.Correa
para ser validado e s ento a compra efetuada pelo setor de suprimentos.
Caso o insumo esteja fora do oramento ou em quantidade que exceda a prevista, a
solicitao de compra deve passar por uma autorizao digital de algum diretor da R.Correa
para depois seguir o mesmo caminho com um pedido de compra. Abaixo, na Figura 5, temos
um fluxograma do processo de compra com o Sienge:

54

Figura 5 Fluxograma do processo de solicitao e compra de materiais

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Este novo procedimento de solicitao de materiais e compra pode parecer


burocratizado demais em relao a como era feito anteriormente. Porm estas autorizaes da
diretoria foram solicitadas pelo setor de suprimentos, visando deixar claro ao pessoal da obra
que insumos fora do oramento devero possuir autorizao para compra e tambm colocar a
responsabilidade no setor de engenharia, pois o mesmo que faz os oramentos das obras.

5.7.2.2 Base de dados

Para iniciar a base de insumos e servios do Sienge, foi necessrio o cadastramento de


item por item no novo sistema. Isto porque no foi possvel importar nada do sistema anterior.
Assim primeiramente, foram separados os insumos mais utilizados nas obras e a partir deles
foi iniciado o cadastramento.
O nmero de itens foi reduzido de maneira significativa. Antes da implantao
existiam dezesseis mil cadastros. A nova base de dados conta com pouco mais de mil itens.

55

Esta reduo se deu pela filtragem dos itens do cadastro anterior e com a excluso de diversos
insumos que no eram mais utilizados ou estavam cadastrados com duplicidade.
Outro fator que tambm contribuiu para esta significativa reduo foi a maneira como
o cadastro feito no Sienge. O sistema permite que para cada item cadastrado sejam
adicionados detalhes. Assim, acontece uma unio de diversos materiais do cadastro antigo em
um nico cadastro novo.
Por exemplo, o material concreto usinado. Existem diversas resistncias para o
mesmo. No cadastro antigo cada resistncia caracterstica era um item diferente. Agora no.
Existe apenas um item chamado Concreto Usinado que dividido em diversos detalhes, que
so as resistncias.
Outra mudana que foi feita com relao nova base de dados que s existe um
usurio com permisso para cadastrar insumos. Isto centraliza os cadastros e faz com que as
especificaes sejam as mais corretas possveis para que no momento das solicitaes tanto o
engenheiro quanto o setor de suprimentos saibam qual realmente o material que est sendo
solicitado.

5.7.2.3 Faturamento direto de empreiteiros

Com a implantao do Sienge, o contrato com as empresas terceirizadas fica


cadastrado em um nico local no banco de dados do sistema. O faturamento direto de notas
fiscais por parte dos empreiteiros para a R.Correa passa a ser feito a partir de uma processo j
previsto pelo Sienge.
No momento do cadastramento da nota fiscal para pagamento no sistema, existe a
possibilidade de vincular este documento a algum contrato existente no sistema. Para este tipo
de nota fiscal julgou-se sem importncia o controle dos insumos comprados pelo empreiteiro,
pois para a R.Correa importa apenas o valor da nota visando o controle do valor estipulado em
contrato para faturamento direto.
Com esta rotina implementada, tem-se o controle diretamente no contrato da empresa
terceirizada, sem a necessidade de controles paralelos por outros meios que no sejam

56

internos ao Sienge. Tambm vale ressaltar que chegando ao valor estipulado em contrato, o
sistema no permite mais que sejam vinculadas notas fiscais para faturamento direto.
Outro ponto importante com esta mudana com relao aos relatrios gerados a
partir da vinculao do faturamento direto aos contratos. A qualquer momento pode-se
visualizar a quantia que j est vinculada, o saldo restante, os nmeros das notas fiscais com
os respectivos fornecedores, enfim, uma sria de informaes importantes para o controle do
faturamento direto.

5.7.3 Dificuldades na implantao do mdulo Suprimentos

Os problemas surgidos na implantao do mdulo Suprimentos foram na sua maioria


relacionados s mudanas dos procedimentos e das novas relaes via Sienge deste setor com
os setores de engenharia e financeiro da R.Correa.

a) CADASTRAMENTO DE NOTAS

FISCAIS:

no Serplan que fazia o

cadastramento e agendamento das notas fiscais para o pagamento era o setor


financeiro. No Sienge essa rotina foi alterada: o setor de suprimentos recebe a nota
fiscal que vem da obra e cadastra a mesma no Sienge com a sua data de
vencimento. No momento do cadastramento da nota fiscal, o sistema pede para
associar a mesma a algum pedido de compra feito anteriormente, da a necessidade
de mudana do procedimento. Isto gerou uma resistncia no incio por parte do
setor de suprimentos, porm depois o pessoal do setor percebeu que no se tratava
de um aumento to grande na carga de trabalho, pois com o pedido de compras
feito, bastava associar ao pedido correto e o cadastramento da nota estava pronto;
b) CADASTRAMENTO DE MATERIAIS: como o cadastramento de insumos na
nova base de dados ficou exclusivamente com um usurio, isto acabou gerando
alguns problemas no incio da implantao da rotina de solicitao de materiais por
parte da obra. Nas primeiras vezes, diversos materiais ainda no estavam
cadastrados na base nova e os engenheiros s percebiam isso quando estavam
fazendo a solicitao no Sienge. Ento tinham que parar, excluir a solicitao e

57

pedir ao usurio responsvel para que cadastrasse determinado insumo, pois ele no
estava no oramento e a obra precisava do mesmo. Este problema foi muito comum
nas primeiras solicitaes da material por parte da obra, porm conforme a base de
dados foi crescendo esta falha foi desaparecendo;
c) BUROCRATIZAO DO PEDIDO DE MATERIAS PELA OBRA: conforme
descrito no item 6.7.2.1 acima, o processo de solicitao de materiais por parte da
obra sofreu alteraes significativas com relao maneira que era feito
anteriormente. O processo passou a ser mais controlado e, sobretudo, mais
burocratizado. Como a R.Correa uma empresa de pequeno porte, com apenas dois
canteiros simultaneamente em andamento, diversos materiais e servios nas obras
eram solicitados ao setor de suprimentos informalmente via telefone. O setor de
suprimentos, para no deixar a obra aguardando, prontamente colocava os materiais
faltantes no canteiro de obras. Agora, com as solicitaes sendo feitas via Sienge,
isto no ser mais possvel e os engenheiros devero prever de maneira mais
acertada as necessidades de materiais nas obras;
d) INSUMOS DE USO CONTNUO NAS OBRAS: existem diversos materiais que
no passam pelo setor de suprimentos para chegarem at a obra. Apenas uma
negociao inicial feita para definir os preos e quantidades e, aps isso, a obra
solicita diretamente esse material ao fornecedor. o caso do concreto usinado,
ferro cortado e dobrado, blocos cermicos e argamassas ensacadas, por exemplo. A
primeira idia que surgiu para estes materiais foi a de criar um contrato com as
quantidades oradas e ento cadastrar as notas fiscais vinculando a este contrato.
Porm, os contratos dentro do Sienge so pouco maleveis e caso alguma
quantidade fosse acima da cadastrada ou se o preo fosse alterado ao longo da
validade do contrato, por exemplo, teriam que ser feitos aditivos e burocratizaria
em demasia o procedimento para controle destes materiais. Decidiu-se ento fazer
um pedido de compra total, especificando os tipos de materiais e os locais de
utilizao, com a quantidade prevista no oramento. Conforme as notas fiscais
destes produtos chegam ao setor de suprimentos, este vai associando ao pedido de
compra total.

58

5.8 MDULO FINANCEIRO

O mdulo financeiro foi, sem dvida nenhuma, a implantao mais fcil entre todos os
mdulos do Sienge dentro da R.Correa. Isto porque, o setor financeiro j possua
anteriormente diversas rotinas de trabalho dentro do Serplan e, com a implementao do
Sienge no setor, estas rotinas ou foram melhoradas em relao s anteriores ou surgiram
algumas novas que contriburam para melhorias nos procedimentos do setor financeiro.
As principais dificuldades na implementao do mdulo financeiro foi no que diz
respeito comunicao do Sienge com o nosso banco (no caso Banrisul) tanto na parte de
contas a pagar quanto no de contas a receber. Os arquivos gerados no Sienge no eram lidos
corretamente pelo banco e os gerados pelo banco tambm encontravam problemas quando
eram lidos pelo Sienge.
Porm, vale salientar, que, apesar desta dificuldade de comunicao, praticamente
todas as rotinas financeiras foram melhoradas com a implantao do Sienge na R.Correa.

5.8.1 Procedimentos antes do Sienge

5.8.1.1 Pagamentos de ttulos

No Serplan ficavam cadastrados todos os ttulos a pagar, porm o sistema no gerava


uma previso financeira de pagamentos. Para saber quais os ttulos deveriam ser pagos, o
funcionrio do contas a pagar deveria entrar no sistema e procurar os mesmos pela data de
vencimento.
Com esta informao em mos, o funcionrio procurava os respectivos boletos para
pagamento e processava pagamento por pagamento via internet no banco. No que este no
seja um procedimento vlido, porm alguns dias existiam mais de cinquenta pagamentos por
fazer, o que tomava um bom tempo do funcionrio em questo.

59

Com os pagamentos efetuados via internet, restava ainda dar baixa nos ttulos no
Serplan. Para tanto, o funcionrio entrava ttulo por ttulo e baixava. No existia a
possibilidade de dar baixa em todos de uma vez, por exemplo.

5.8.1.2 Contratos dos clientes

Todos os imveis vendidos pela R.Correa passam primeiramente pelo setor comercial
da empresa, o qual no possui vnculo com o setor financeiro da empresa. Quem faz o
acompanhamento das negociaes de venda o setor comercial e o setor financeiro s fica
sabendo da venda no momento que o contrato entre o cliente e a R.Correa est assinado.
Neste momento o setor comercial passa uma cpia do documento feito no software Microsoft
Word ao setor financeiro.
Ao receber o contrato em mos, o setor financeiro confere todos os dados, desde as
informaes bsicas como nome e endereo do cliente at os valores e vencimentos das
parcelas. Aps isso so inseridas as parcelas a receber no Serplan, bem como os indexadores e
vencimento de cada parcela. Tudo isto manualmente, sem falar que exitem diversos tipos de
parcelas: mensal, trimestral, semestral, reforos, chaves e emprstimo por exemplo.
Vale ressaltar que o Serplan no gera ou recalcula parcelas automaticamente. Assim,
cada renegociao que feita com algum cliente (e no so poucas) deve ser recalculada e
passada manualmente para o Serplan, modificando novamente o valor, data de vencimento e
indexador das parcelas.

5.8.1.3 Envio de boletos bancrios e baixa das parcelas

O envio de boletos de cobrana para os clientes feito atravs do banco, o qual faz
todo o trmite de envio, cobrana, recebimento e protesto dos ttulos a receber.
O envio das informaes para o banco dar incio neste processo era feito atravs de
um software fornecido pelo Banrisul. Neste, o setor de contas a receber inseria as informaes

60

necessrias como nome do cliente, endereo, valor da parcela, vencimento, juros e multa e
ento o software gerava um arquivo que era enviado ao banco.
Para buscar estas informaes necessrias, o setor de contas a receber utilizava o
Serplan e, posteriormente, cadastrava-as no software fornecido pelo Banrisul. Como se
percebe, esta rotina gerava um retrabalho, pois todos os dados j estavam cadastrados no
Serplan, mas mesmo assim deveriam ser repassados ao software fornecido pelo banco.
Aps enviadas as cobranas, o setor de contas a receber aguardava as informaes do
banco sobre os pagamentos: quais boletos foram pagos corretamente, quais em atraso e quais
no foram pagos. Esta informao chegava atravs de um documento em papel, o qual pode
ser visualizado na Figura 6.

Figura 6 - Francesinha: retorno do Banrisul sobre os pagamentos dos boletos

FONTE: Documento interno R.Correa Engenharia

Com este documento em mos, o setor de contas a receber dava baixa nas parcelas
pagas no Serplan. Isto era feito parcela por parcela, cliente por cliente, uma rotina
extremamente manual e que tomava um tempo considervel dos funcionrios de contas a
receber da R.Correa.

61

5.8.2 Procedimentos a partir da implantao do Sienge

5.8.2.1 Pagamentos de ttulos

Com o Sienge em funcionamento, a rotina de pagamento de ttulos foi facilitada em


diversos aspectos. O sistema permitia a visualizao de todos os pagamentos a serem feitos
em qualquer perodo, inclusive com previses de contratos e cronogramas.
As vantagens comeam na organizao dos pagamentos: o setor financeiro pode ter
uma noo exata do fluxo de caixa semanal e mensal, por exemplo, pois o sistema gera este
tipo de relatrios.
Outro ponto importante com relao a forma de como feito o pagamento. Quando o
funcionrio do setor financeiro entra no sistema, o mesmo avisa que existem contas a pagar
naquele dia. O funcionrio ento marca os pagamentos a serem efetuados, verifica os boletos
e confere os valores dos mesmo com os dados do sistema.
A partir desse momento que o Sienge traz inmeros benefcios. Para efetuar os
pagamentos, no necessrio acessar o banco via internet e pagar ttulo por ttulo. Ao
selecionar os pagamentos, o Sienge gera um lote para pagamento escritural. Isto significa que
o Sienge gera um arquivo que ser enviado ao banco com os pagamentos do dia. O site do
banco l o arquivo e confirma o recebimento. Terminado isso, esto feitos os pagamentos do
dia. O banco vai process-los a partir deste arquivo enviado. Quando terminar este processo, o
banco envia um outro arquivo para o setor financeiro. Ento, este novo arquivo lido pelo
Sienge, o qual realiza as baixas dos ttulos de maneira automtica.

5.8.2.2 Contratos dos clientes

Com a implantao do Sienge, os contratos so todos colocados dentro do sistema pelo


setor comercial, ficando em uma base de dados nica e acessvel para o setor financeiro. O

62

setor comercial faz inclusive o lanamento das parcelas, pois no Sienge extremamente fcil
e intuitivo este cadastramento, ficando a cargo do setor financeiro a conferncia dos valores.
Os indexadores que ficam relacionados nos contratos possuem ligao direta com o
setor financeiro, pois este que alimenta o Sienge com os valores mensais dos mesmos. Outro
ponto importante com relao ao cadastro dos clientes. Antes de iniciar um contrato de
compra e venda, o setor comercial cadastra o cliente no sistema, ficando os dados do mesmo
acessveis a toda empresa.
Vale ressaltar tambm que quando ocorre o cadastramento das parcelas no contrato, as
mesmas j entram na previso financeira e j alimentam o contas a receber, que no precisa
novamente digitar as parcelas, vencimentos e indexadores.

5.8.2.3 Envio de boletos bancrios e baixa das parcelas

A partir da implantao do Sienge, a comunicao com o Banrisul passou a ser feita


diretamente pelo sistema, no sendo necessrio um outro software para gerar um arquivo que
o banco identificasse.
As parcelas de todos os clientes j estavam cadastradas no Sienge a partir da incluso
do contrato de compra e venda no sistema. Assim, chegado o momento da cobrana do
cliente, o setor de contas a receber selecionava as parcelas que deveriam ser cobradas naquele
momento, o Sienge automaticamente buscava o nome do cliente e seu endereo, e o prprio
sistema gerava um arquivo compatvel com o Bansisul. Enviado ao banco, o mesmo dava
incio ao processo de envio dos boletos bancrios.
Com esta rotina, a integrao Sienge com o Banrisul retirou a necessidade da
utilizao de um outro software, no qual era necessrio fazer todo um novo cadastramento do
cliente, valor e vencimento da parcela. Uma vez cadastradas no Sienge, as cobranas j
estavam prontas para serem enviadas aos clientes.
Outro ponto importante com relao s baixas das parcelas pagas. O retorno do
Banrisul com as informaes passou a chegar para R.Correa de duas maneiras: em um
documento formal (visto na Figura 6) e atravs de um arquivo de retorno. Com este em mos,

63

todo o processo de baixa se tornava muito simples, pois o arquivo era lido pelo Sienge e, a
partir das informaes contidas no arquivo, o sistema fazia as baixas automaticamente e
inclusive j permitia a gerao dos recibos a serem enviados aos clientes aps o pagamento.
Esta compatibilidade do Sienge com o Banrisul, atravs do envio e recebimento de
arquivos, trouxe uma agilidade ao setor de contas a receber, pois a maioria das rotinas passou
a ser feita automaticamente pelo sistema, no sendo necessrios procedimentos manuais que
envolviam o Serplan, um outro software e o Banrisul.

5.8.3 Dificuldades na implantao do mdulo Financeiro

Conforme mencionado anteriormente, a implantao do mdulo financeiro foi a que


apresentou maior facilidade, pois o setor j fazia a utilizao de um sistema informatizado
para suas rotinas de trabalho. Com a implantao do Sienge, ou estas rotinas foram
melhoradas ou foram includas novos procedimentos que trouxeram mais agilidade ao setor.
Os problemas que ocorreram foram na sua maioria em virtude da comunicao do
Sienge com o Banrisul e das novas rotinas que o sistema trouxe para dentro da R.Correa,
principalmente na relao do setor de suprimentos com o financeiro.

a) IDENTIFICAO DOS TIPOS DE PAGAMENTO: para enviar o arquivo de


pagamento escritural ao Banrisul, visando fazer os pagamentos de forma
automtica, o funcionrio do setor de contas a pagar deveria, para cada pagamento,
identificar o tipo ao qual o mesmo se enquadrava dentro do Sienge, por exemplo,
pagamento de concessionrias, guia do INSS, DARF e transferncia entre contas.
No incio do processo, diversos pagamento no se encaixavam em em nenhum tipo
ou pareciam um tipo, mas na verdade eram outro. Assim na primeira semana de
utilizao do Sienge para pagamentos, muitos acabavam no sendo feitos pelo
banco por esta incompatibilidade no tipo. Ao longo do tempo isto foi sendo
resolvido, porm existem algumas guias do INSS que acabaram no sendo
possveis o seu pagamento atravs do Sienge. Estas guias so pagas pelo
procedimento antigo, atravs do site do Banrisul. Outras empresas que tambm

64

utilizam o Sienge e o Banrisul foram consultadas e elas tambm enfrentam o


mesmo problema. Esta incompatibilidade foi repassada Softplan (desenvolvedora
do Sienge), porm ainda no foi corrigida;
b) RELAO SUPRIMENTO COM CONTAS A PAGAR: este problema surgiu
principalmente por mudanas nas rotinas de trabalho a partir da implantao do
Sienge. Anteriormente, o setor de suprimentos recebia as notas fiscais, informava
os cdigos dos insumos que a nota continha e repassava ao setor de contas a pagar.
Este, por sua vez, cadastrava a nota no Serplan com os insumos, valor total e
vencimento do ttulo. Com o Sienge, as notas fiscais de insumos passaram a ser
cadastradas pelo suprimentos, pois este deveria fazer a apropriao dos insumos no
oramento. Porm diversas notas fiscais no possuem insumos para serem
associados. O que ocorreu foi que o setor de contas a receber passou a entregar
todas as notas para o suprimentos cadastrar e, obviamente, isto acarretou
divergncias. Para solucionar esta dificuldade, ficou decidido que as notas fiscais
que continham apenas insumos seriam cadastradas pelo setor de suprimentos, o
qual cadastraria a nota e repassaria ao setor de contas a pagar. Com a chegada do
boleto para pagamento da nota, o funcionrio do contas a pagar verificaria a data de
vencimento da nota. Com relao a notas de servios, ficou decidido que o setor de
contas a pagar faria o cadastro, porm a nota passaria primeiramente pelo setor de
suprimentos para que este informasse a apropriao no oramento;
c) ENVIO DOS BOLETOS BANCRIOS: o Sienge vem com a interface preparada,
no que diz repeito ao envio de cobranas, para trs bancos, sendo que o Banrisul
no est contemplado. No incio das tentativas, ocorream diversos problemas,
desde o nome dos clientes errados, passando por valores e datas de vencimento
incorretas. O pessoal da Excelncia Consultoria e da Softplan modificavam
rapidamente os parmetros dentro do Sienge e faziam novas tentativas. Porm
chegou um determinado momento no qual o Banrisul precisava informar alguns
parmetros e foi a partir da que as dificuldades cresceram. Era impossvel
conseguir informaes com o banco, tanto pela falta de interesse como na
qualidade das informaes fornecidas e na demora para prest-las. Aps diversas
tentativas, a sada encontrada foi a Excelncia buscar informaes de como outras
empresas que utilizavam o Banrisul faziam para introduzi-las no sistema da

65

R.Correa. Aps isso, conseguiu-se xito e o sistema de cobrana pelo Sienge est
funcionando perfeitamente.

66

6 CONCLUSES

A implantao do Sienge na R.Correa ainda est ocorrendo. Todos os mdulos esto


em funcionamento, porm algumas rotinas ainda no foram implementadas. Entretanto os
benefcios que o sistema ERP trouxe para a empresa j so palpveis.
No que diz respeito ao controle dentro da empresa, o Sienge trouxe mecanismos que j
eram pensados dentro da empresa, todavia nunca tinham sido implantados, principalmente na
questo dos contratos da empresas terceirizadas com a R.Correa no canteiro de obras e do
pedido de materiais por parte das obras. Obviamente que a confiana nos engenheiros segue
sendo um pilar de suma importncia para este tipo de controle, porm com os mecanismos
trazidos pelo Sienge tem-se uma formalizao das medies e das solicitaes de materiais o
que, sem dvida alguma, coloca mais responsabilidade nos funcionrios da empresa presentes
no canteiro de obras.
Com relao rotina de compras, o Sienge trouxe um dispositivo que h muito tempo
era solicitado pelo setor de suprimentos que foi a documentao e atribuio de
responsabilidades. Este setor sempre atuou dentro da R.Correa como um bombeiro,
solucionando problemas da falta de planejamento das obras. Com o sistema em
funcionamento, qualquer requisio de servios ou insumos deve ser feita via Sienge, ficando
gravada o dia e hora da solicitao. Isto acabou dando uma margem de trabalho ao setor de
suprimentos, pois fica o registro do exato momento da solicitao. Com esta defesa por
parte do setor de suprimentos, obrigatoriamente as obras tiverem que se adequar e melhorar o
seu planejamento, pensando sempre semanas a frente no que diz respeito necessidade de
materiais e servios.
O setor financeiro foi, sem dvida, o maior beneficiado at o momento. A mudana do
Serplan para o Sienge foi comemorada por todos, pois em todas as rotinas houve melhorias ou
a incluso de procedimentos que facilitavam o trabalho de todos. O setor s no abandonou
completamente o Serplan ainda pois existem dados de empreendimentos antigos cadastrados
no mesmo. Ao fazer uma avaliao decidiu-se que era muita informao para repassar ao
Sienge. Assim o Serplan ser utilizado pelo menos por mais dois anos em paralelo ao Sienge.
Outro ponto que vale ressaltar o envolvimento de todos os setores da empresa em
torno do Sienge. Como tudo est inter-relacionado atravs de uma base de dados nica, um

67

setor depende do outro. Por exemplo, o setor financeiro depende do comercial para o cadastro
dos contratos e do suprimentos para as notas fiscais, o setor de engenharia depende do
suprimentos para o cadastro de insumos. Esta dependncia acaba gerando uma cobrana
mutua entre os setores, o que contribui bastante para a insero do sistema ERP como
ferramenta fundamental dentro da R.Correa.
Por outro lado, ainda no se est utilizando o Sienge na sua plenitude. Aps seis meses
do incio da sua implantao, ainda existem rotinas que a R.Correa no fez o uso, como por
exemplo os mdulos gerenciais do sistema. Isto porque ainda temos poucas informaes
dentro do Sienge: apenas uma obra est rodando totalmente dentro do sistema e o corte em
termos financeiros foi feito em outubro deste ano. Com certeza, com o andamento das obras e
o acmulo de informaes, o Sienge prover informaes de suporte a deciso e ser utilizado
na plenitude do sistema ERP dentro da R.Correa Engenharia.

68

REFERNCIAS
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70

ANEXOS
Id
1

Definies/Recomendao
DEFINIES INICIAIS E CADASTROS
Instalao do Sienge no servidor
Cadastro de usurios.
Cadastro de Credores
Cadastro de Cliente
Cadastro de Cliente
Apresentao websalt
Apresentao do projeto/cronograma/importncia
Cadastro de empresas
Cadastro de centro de custos / obras
Reviso do cadastro de documentos
Reviso do cadastro de impostos

Apresentao de estrutura de controle


Definio de estruturas iniciais centro de custo
Definio de estruturas iniciais plano financeiro
Associar logomarca
Treinamento de cadastro de pessoas
Treinamento cadastro de indexadores e valores
Treinamento cadastro de contas correntes
Treinamento ajustes no plano financeiro
Cadastro de contas correntes
Cadastro do plano financeiro

ENGENHARIA
Treinamento cadastro de servios
Cadastro de Insumos

Cadastrar grupos de servios


Cadastrar Servios
Cadastrar composies
Definio do nvel de detalhamento da engenharia
Definio das estruturas de oramento
Treinamento em planilhas de oramento
Treinamento em rotinas complementares do oramento
Revisar cadastro de grupos de insumos
Definir forma de cadastro de insumos

Treinamentos em cadastro de insumos nas obras e


atualizaes
Treinamento cadastro de servios nas obras e atualizaes
Treinamento relatrios do oramento
Cadastro dos oramentos das obras em andamento
Validao/configurao integrao com project

Responsvel

Ilvo
Bruna
Cristiane/Denise
Thiago
Bolvar
Bolvar

Setor

Compras
CRC
Vendas

Quando

OK
OK
EA
OK
EA

Carla
Carla/Greta

Ipiranga
Novos clientes

OK
OK
OK

Leonor/Carla

Thiago

Como fazer /
Objetivo

Voltar na
reviso aps
montagem do
PL financeiro
no SIENGE
OK
OK
OK
EA
OK
OK
OK
OK
OK

Aps acesso
externo criar
as contas de
impostos

Bolivar
Bolvar/Ilvo

OK
OK

Bolvar
Bolvar
Bolvar
Bolvar

OK
OK
OK
Ok

Bolvar

OK
OK
OK
OK

OK
OK
OK
EA

a)Cadastro
utilizando
detalhe.
b) Cadastro
de novos
insumos
utilizando a
tabela rcorrea

Conforme
REG02

Insumos e
controle
por
detalhes

71
Cadastro/atualizao do planejamento das obras em
execuo
Cadastro/atualizao do planejamento das obras em
execuo
Definio de obras/periodicidade/responsveis pelo
acompanhamento
Treinamento no sistema de acompanhamento e integraes
Definio sobre forma de utilizao do planejamento
Treinamento sistema de planejamento e relatrios
3

CONTROLE DE RECEITAS
Levantamento do nmero de contratos com salto/situao
Definio de sistema/processo lanamento de contratos

Treinamento cadastro de unidades e tipos de imveis


Cadastro de contratos
Treinamento dvidas cadastro de contratos
Validao do estoque comercial
Treinamento de baixas no contas a receber
Cadastro de baixas das parcelas nos contratos
Treinamento dvidas baixas
Validao de saldos no contas a receber por obra
Cadastro de unidades

Treinamentos de lanamento de contratos

Treinamento de relatrios no sistema de vendas


Treinamento de relatrios e consultas de conta a receber
Treinamento de controle de inadimplncia
Definio/configurao de cobrana escritural
Treinamento de parcelamento e outras funes
Solicitao de layout, cd cedente, carteira, tipo de doc p/
banco
Cadastrar atendimentos na softplan anexando layout
Gerar teste de cobrana escritural remessa
Configurar conta
Gerar teste de cobrana escritural
CONTROLE DE CONTRATAES
Definio sobre modo de utilizao dos sistemas de
contrataes/autorizaes
Definio sobre controle de estoques
Definio de responsveis por etapa do processo de compra
Definio do processo de compras
Definio de data/critrio para inicio do lanamento no
compras
Cadastro de solicitaes
Cadastro de cotaes/pedidos
Definio de responsveis no processo de contratao de

OK
OK

Lanament
o do
contrato no
valor total,
em seguida
fazer uma
baixa por
perodo do
passado,
at maio de
2011.

OK
Bruna

CRC
EA
EA
OK
EA
OK
OK
EA

Cristiane/Bru
na/Denise/Le
onor/Bolivar

Urbano
Ipiranga
Ok
Urbano
Santana
em
andamento

OK

EA
OK

Ilvo
EA

OK
OK

Ilvo
Ilvo

Com
pras

OK
Ok
a)Bolivar

72
servios

Treinamento de solicitaes de compra/relatrios

Treinamento cotaes de preos/relatrios/consultas


Treinamento pedido de compras/relatrios/consultas
Treinamento lanamento de notas fiscais de
compra/relatrios/consultas
Treinamento lanamento de contratos
Treinamento medio/liberao
Treinamento relatrios consultas e acompanhamento de
contratos
Definio de data/critrio para incio lanamento de
contratos
Implantao de saldos de contratos
Definio do processo de contratos e medies/modo de
utilizao

Ilvo

Ilvo

Com
pras

ok

OK
OK
OK
OK
OK
OK

OK

Treinamento criao de modelos de contratos


Criao de modelos de contratos
Implantao de critrio para controle de estoque
Cadastro dos critrios de avaliao

Bolivar
cadastra o
contrato
Ilvo
cadastra a
medio
Carla
monta a
liberao,
ttulo de
imposto,
edio das
previses
financeiras

Avaliao
ser
cadastrada
pelo Ilvo
em pedidos
de compra.

FECHAMENTO FINANCEIRO
Definio de data para incio do financeiro

Definio de responsveis e prazos para lanamentos


financeiros

monta os
contratos
b) Obra faz
a medio
c) Obra,
faz a
liberao
d) Carla,
com o
recebiment
o da NF,
verifica os
dados da
medio
(valores,
impostos,
reteno
tecnica), e
finaliza a
liberao.
Inicialment
e todas as
solicitae
s deveram
ser
autorizadas

Definida data
de incio em
03/10/2011
OK

73
Definio de processos/controles financeiros

Treinamento lanamento de ttulos a pagar


Treinamento baixa de ttulos a pagar
Treinamento baixa de ttulos com emisso de cheques
Criao de layout impresso de cheques
Testes de impresso de cheques
Definio do processo para controle de adiantamentos
Treinamento controle de adiantamentos
Definio de critrio para controle de impostos retidos
Treinamento controle de impostos retidos
Definio sobre uso do pagamento escritural
Treinamento/configurao pagamentos escritural
Testes pagamento escritural
Treinamento caixa e bancos movimentaes
Relatrios/filtros e consultas do contas a pagar
Treinamento conciliao bancria
Cadastrar conciliao a partir da data de incio de uso
Definio sobre integrao contabilidade
Treinamento relatrios sistema de caixa e bancos
Definio do processo/periodicidade/contas para
conciliao
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GERENCIAL
Treinamento relatrios gerencial financeiro
Anlise das informaes/previses no relatrio de fluxo de
caixa
Anlise das informaes/apropriaes no relatrio de
anlise de resultado
Reviso das estruturas tipo de negcio/projeto/plano
financeiro
Treinamento nos relatrios gerenciais de obra
Simulao de custo tendncia para as obras
Definio de relatrio para acompanhamento das obras
Definio de forma de acompanhamento de resultados
Treinamento oramento empresarial e planejamento
financeiro
Definio de responsveis e prazos para implantao do
planejamento financeiro
Cadastro/reviso dos centros de custo
Cadastro dos oramentos por centro de custo

DEMAIS SISTEMAS E PROCESSOS


Definio dos perfis por ao de usurios
Vinculao de usurios por perfil
Definio das autorizaes de acesso as obras
Definio das autorizaes financeiro/comercial
Cadastro das autorizaes
Reviso dos parmetros do sistema
Validao/lista de configuraes
Definio das autorizaes de contrataes
Definio das autorizaes de acesso a empresa

A Definir se
ser utilizado a
rotina de
autorizao de
pagamento
pelo SIENGE
OK
OK

OK

OK
OK
EA
EA
OK
OK

Verificar
dvidas

Possvel uso
futuro