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REUNIO PRODUTIVA: DICAS FUNDAMENTAIS.

Reunies so inevitveis, seja no ambiente corporativo,


acadmico ou mesmo no domstico. O grupo de estudos precisa
definir como realizar o projeto de pesquisas, o departamento
de pesquisa vai definir como aplicar seu oramento para os
prximos 6 meses, e o condomnio quer saber se mais
prioritrio impermeabilizar o teto das garagens ou instalar
cmeras nos acessos do prdio. Qual a soluo tradicional?
Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decises sobre o
que fazer.

Mas uma reunio mal planejada ou conduzida perde muito de


sua eficcia. Os passos para garantir uma reunio que produz
resultados so simples e bvios, mas muitas vezes acabam
ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para
realizar boas reunies, e tente coloc-las em prtica - ou
influenciar outras pessoas para que o faam. Os demais
participantes agradecem!
E se voc tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos
comentrios!
Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente
com os tpicos, em uma pauta - mesmo que simples e

resumida. Divulgue-a com antecedncia aos que devero


estar presentes e aos demais interessados.
Marque com antecedncia. Ao divulgar, informe todos
os participantes sobre o tema e pauta da reunio, e sobre
quem mais estar presente, para que possam chegar
preparados com dados e idias. A antecedncia necessria
depende do tema e contexto: s vezes, 30 minutos de
antecedncia podem ser suficientes, e em outras vezes
48h pode ser pouco. Mas reunies marcadas com 5
minutos de antecedncia no produziro decises to
eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para
os participantes reunirem e atualizarem informaes.
Defina horrio e durao. E no exceda a durao
definida, a no ser que seja de comum acordo.
Lide com participantes temporrios. Se voc tem uma
pauta bem definida, pode dispensar os participantes que
foram chamados apenas para um ponto especfico dela,
assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o
princpio.
No chame "todo mundo". Pessoas que voc gostaria
que participassem da reunio apenas para que estejam
informados, ou para o caso de terem alguma opinio, em
geral podem faz-lo apropriadamente a partir da leitura
da pauta e da ata. Uma reunio s com as pessoas
envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva
- mas envolva no apenas os tomadores de deciso: chame
tambm as pessoas que so capazes de resolver os
problemas.
Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas
pautas, atas e minutas de reunio.
Defina um secretrio. Um dos participantes da reunio
deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da

pauta, para certificar-se de que sero todos discutidos,


tomar notas sobre as decises relacionadas e gerar uma
ata sumarizando-as - imediatamente aps a reunio. Antes
de encerrar a reunio, o secretrio deve ter 5 minutos
para ler suas anotaes sobre as decises tomadas, para
certificar-se de que esto todos de acordo. O ideal haver
um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta
ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade
responsvel pela reunio? um documento pblico ou
no? Quanto mais firme for esta poltica, mais automtica
ser a difuso das informaes da reunio. Como um
bnus adicional, o secretrio pode ficar encarregado de
fazer a pauta avanar ao perceber que est sendo
dedicado muito tempo a algum problema secundrio.
Tenha uma poltica clara quanto a atender
telefonemas durante a reunio. Nem sempre possvel
evitar todas as chamadas, mas procure definir uma
etiqueta prpria, em que as chamadas atendidas sejam
sempre abreviadas. No deixe o celular levar vantagem:
privilegie as pessoas que abriram mo de suas demais
atividades para estar fisicamente reunidas com voc.
"Pule" as discusses operacionais. Assim que for
decidido "o que" fazer, a tendncia que as pessoas ou
reas diretamente envolvidas queiram discutir
imediatamente "como" fazer - mas isto tende a no afetar
imediatamente a todos os presentes. Faa com que
marquem imediatamente uma reunio entre eles
diretamente, e prossiga com sua pauta original.
No permita que o debate seja monopolizado ou
polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestaes e
opinies: se necessrio, interfira para garantir voz e vez a
todos.

Gere decises efetivas. A reunio no deve definir


apenas "o que" fazer, mas tambm qual o prximo passo, e
quem entre os presentes ser o responsvel por ele.
Permita a discusso de itens que no estavam na
pauta original. Mas apenas no final da reunio, aps
encerrar todos os temas originalmente agendados.
A pauta no precisa ser um documento formal, mas para ser
til deve conter no mnimo os seguintes itens:
Tema da reunio
Motivo da sua realizao
Data, horrio, durao prevista e local
Quem a conduzir (se for o caso) e quem estar presente
tpicos agendados
Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve
registrar de forma clara e direta as decises da reunio. Ela
deve incluir:
Tema da reunio
Motivo da sua realizao
Data, horrio, durao e local em que se realizou
Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
Tpicos discutidos e decises tomadas
Para cada deciso registrada, idealmente deve constar
qual ser a prxima ao e quem entre os presentes o
responsvel

No esquea: se voc tem dicas adicionais, compartilhe-as


conosco nos comentrios!