2015

MANUAL CURSO TALLER

ADMINISTRACIN

Administracin | Martha Patricia Barrn Perea

Modulo I Administracin
Empresa
Todos nacemos, vivimos, estudiamos, trabajamos y morimos en una empresa, en ellas
est el desarrollo de una sociedad y del pas en general, pero se han preguntado qu
significa este trmino.
El concepto de empresa revela un trasfondo filosfico que permite conocer la
importancia que tienen adems de las actividades que se realizan y los recursos que se
utilizan las "personas" y sus "conversaciones" en el funcionamiento de toda empresa.
Por ello, resulta muy conveniente que toda persona que est vinculada a una empresa
conozca cul es el concepto de empresa, con la finalidad de que tengan un panorama
ms completo de lo que es en esencia una empresa

Para Idalberto Chiavenato, autor del libro "Iniciacin a la Organizacin y Tcnica

Comercial", la empresa "es una organizacin social que utiliza una gran variedad
de recursos para alcanzar determinados objetivos". Explicando este concepto, el
autor menciona que la empresa "es una organizacin social por ser una
asociacin de personas para la explotacin de un negocio y que tiene por fin un
determinado objetivo, que puede ser el lucro o la atencin de una necesidad
social" [1].

Segn Zoilo Pallares, Diego Romero y Manuel Herrera, autores del libro "Hacer
Empresa: Un Reto", la empresa se la puede considerar como "un sistema dentro
del cual una persona o grupo de personas desarrollan un conjunto de actividades
encaminadas a la produccin y/o distribucin de bienes y/o servicios, enmarcados
en un objeto social determinado" [2].

Para Lair Ribeiro, autor del libro "Generar Beneficios", una empresa es "solo una
conversacin, un dilogo que existe y se perpeta a travs del lenguaje usado por
quienes la componen" [3]. Este concepto se apoya en la afirmacin de Rafael
Echeverra, autor del libro "Ontologa del Lenguaje", donde menciona que las
organizaciones son fenmenos lingsticos "unidades construidas a partir de
conversaciones especficas que estn basadas en la capacidad de los seres
humanos para efectuar compromisos mutuos cuando se comunican entre s. (Por
tanto), una empresa es una red estable de conversaciones. Si se quiere
comprender una empresa, se debe examinar las conversaciones que la
constituyeron en el pasado y las que la constituyen en la actualidad" [3].
En ese sentido, segn Lair Ribeiro, si una empresa "cambia de localizacin, de
producto o de personal sin cambiar de conversacin, la misma empresa subsiste.
La empresa solo cambiar cuando cambie su estructura conversacional. El
lenguaje crea la realidad! [3].

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En sntesis, y en base a los anteriores conceptos, planteo el siguiente concepto de

empresa:
La empresa es una organizacin social que realiza un conjunto de actividades y utiliza
una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnolgicos y humanos) para
lograr determinados objetivos, como la satisfaccin de una necesidad o deseo de su

mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que es construida a partir de

conversaciones especficas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la
conforman.
Luego de conocer el concepto de empresa surge una pregunta muy importante:
Cmo se puede aplicar este concepto en una empresa?
A continuacin, se detallan algunas sugerencias:
1. Crear, desarrollar y dar a conocer el sistema de la empresa a todos los
integrantes:
Si bien, se dice que una empresa es un sistema en s (porque est conformado
por un conjunto de elementos que actan e interactan de forma dinmica entre s
para alcanzar uno o ms objetivos), es preciso recordar que ste debe ser creado,
desarrollado y comunicado adecuadamente a los integrantes de la empresa, de tal
forma que todos conozcan cmo funciona el sistema en el que son parte activa.
2. Concientizar a cada miembro de la empresa acerca de que la misma es una
organizacin social:
Una organizacin social es una asociacin de personas regulada por un conjunto
de normas y en el que cada miembro cumple una determinada funcin para lograr
los objetivos fijados. Teniendo en cuenta est definicin, es fundamental que cada
persona que conforma la empresa est consciente de lo importante que es cumplir
tres reglas bsicas: 1) Realizar adecuadamente las funciones que le han sido
asignadas porque son parte de un "conjunto global de funciones" que apuntan al
logro de los objetivos fijados. 2) Cumplir con las normas y polticas establecidas
para coadyuvar a la preservacin del orden en la empresa. 3) Relacionarse
adecuadamente con las personas del entorno interno (compaeros de trabajo) y
externo (como, clientes y proveedores) para coadyuvar activamente al
mejoramiento o preservacin del clima laboral.
3. Administrar adecuadamente cada recurso de la empresa:
Los recursos son los medios o el conjunto de elementos que se utilizan para lograr
los objetivos fijados. Por tanto, es muy importante que cada miembro de la
empresa est consciente de la importancia de planificar, utilizar y controlar
apropiadamente cada recurso de la empresa que le ha sido confiado, porque de
esa manera, contribuir al logro de los objetivos establecidos.

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4. Guiar positivamente las conversaciones que se dan en la empresa:

Una conversacin es la accin y efecto de hablar familiarmente con otra u otras

personas. Las conversaciones pueden ser positivas (por ejemplo, cuando son
constructivas y estn basadas en la bsqueda de soluciones e ideas para lograr
buenos resultados, lo cual, es un claro indicativo de que la organizacin va por
buen camino) o negativas (como sucede si una buena parte de las conversaciones
estn basadas en el rumor, el chisme y la intriga, lo que es un indicativo de que la
empresa est enferma y que requiere de cambios urgentes para evitar un final que
puede ser trgico). Por ello, es tarea de los directivos de la empresa el guiar las
conversaciones entre los miembros dando el ejemplo en todas las conversaciones
que sostienen.

5. Incentivar los compromisos que contribuyen positivamente al mejoramiento

de la empresa:

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Los compromisos son obligaciones que contraen las personas con otras y con la
misma empresa. Por tanto, la direccin debe incentivar aquellos compromisos que
sean positivos para toda la empresa. Por ejemplo, otorgando premios a los
miembros que realicen adecuadamente sus funciones, que cumplan las normas y
polticas de la empresa, y coadyuven al mantenimiento o mejoramiento del clima
laboral.

Actividad:
De las distintas definiciones de la empresa, Subraye las palabras que sean semejantes y
escrbalas en las siguientes lneas, con ayuda de un diccionario defnalas
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Una vez que ha definido las palabras del ejercicio anterior, elabore su propio concepto de
empresa
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De las aplicaciones del trmino empresa con cul se identifica, justifique su respuesta

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Concepto de Administracin
Ahora bien ya sabemos que es un empresa y cmo podemos aplicar ese trmino, pero
para que esta sea exitosa y sobreviva en el mercado no basta solo tener buena voluntad,
si bien se dice que para que esta crezca se requiere de un 20% de un idea y el 80% de
es una buena administracin
Pero se ha preguntado qu es la administracin?
La administracin consiste en darle forma, de manera de manera consciente y constante,
a las organizaciones y no es otra cosa que el proceso de planificacin, organizacin,
direccin y control del trabajo de los miembros de la organizacin y de usar los recursos
disponibles para alcanzar las metas establecidas
En las empresas cuentan con personas que tienen el cargo de servirle para alcanzar sus
metas. Estas personas se llaman gerentes que es la persona responsable de dirigir las
actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas
La administracin es una especialidad que trata de las cuestiones referente al tiempo y a
las relaciones humanas.
La concepcin del tiempo en las organizaciones consta de varios elementos
La administracin representa un intento por crear un futuro deseable, sin olvidar el
pasado y el presente
La administracin se ejercita en una poca histrica concreta y es reflejo de ella
La administracin es un ejercicio cuyas consecuencias y repercusiones surgen con
el paso del tiempo
La importancia de las relaciones humanas tambin entraa varios conceptos
1. Los gerentes actan mediante relaciones humanas que son vitas de dos
sentidos; una de las partes est sujeta a la influencia de la otra
2. Los gerentes actan mediante relaciones que tiene repercusiones que
involucran a otras personas, para bien o parara mal
3. Los gerentes hacen juegos malabares con michas relaciones al mismo tiempo

Eficiencia y Eficacia
Como se mencion en el apartado anterior la administracin es un medio a travs del cual las
empresas logran sus objetivos , pero estos objetivos deben alcanzarse en trminos de eficiencia y
eficacia , Para Drucker la Eficiencia significa hacer bien las cosas y la Eficacia significa hacer
las cosas correctas

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La pregunta que ahora se genera y cmo se logra eso?

Bien, entendamos que la Eficiencia es la capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para
alcanzar los objetivos de la organizacin, por lo tanto un gerente eficiente es el que obtiene
resultados medidos con relacin a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo) usados para
lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mnimo los costos de los recursos que se necesitan
para alcanzar las metas estn actuando eficiente mente

Por otro lado la eficacia implica elegir la meta acertada. Un gerente que elige la meta equivocada
como por ejemplo producir autos grandes cuando est creciendo la demanda de los autos
pequeos es un gerente ineficaz, aun cuando produzca autos grandes con eficiencia
Ningn grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker afirma que la
eficacia es la clave de xito de una organizacin. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma
eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer.

Proceso administrativo
Desde finales del siglo XIX se acostumbra a definir a la administracin en trminos de
cuatro funciones bsicas especficas de los gerentes. Planeacin, organizacin, direccin
y control. Por lo tanto, cabe decir que la administracin es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el
empleo de todos los dems recursos, con el propsito de alcanzar las metas previamente
establecidas
Ahora bien un Proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la
administracin como un proceso de subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean
cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas habilidades
interrelacionadas con el propsito de alcanzar las meras que desean a continuacin se
describirn las funciones bsicas de la administracin

Etapa
Planeacin
Qu se va
Hacer?

Organizaci
n
Cmo se
va hacer?

Elementos

Divisin del trabajo

Departamentalizacin
descripcin
de
funciones
descripcin
de
actividades
coordinacin

Diagnstico
fuentes
seleccin
contratacin

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Integracin
Con quin
lo
von
hacer?

Filosofa
Valores
Visin
Misin
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos

Principios

Tcnicas

Unidad
de
objetivo
Cuantificacin
Flexibilidad

Va jerrquica
especializacin
tramo de control
delegacin

Adecuacin
Calidad

Grafica
Gantt
CPM

de

Manuales
organigramas
Anlisis
de
puesto
Diagrama de
proceso

pruebas
psicomtricas
anlisis
de
puestos
especificacin
de puesto

Direccin
Ejecutar

Control
Cmo se
ha hecho?

Toma de decisiones
Motivacin
Delegacin
Comunicacin
Liderazgo

Ganar- Ganar
Aprovechamiento
del conflicto
Resolucin
de
conflicto
Funcin
controladora

Control
preventivo
control
correctivo
control
permanente

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Planificacin
1. Qu entiendes por planeacin?
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2. Para qu sirve la planeacin?
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3. Qu ventajas tiene la planeacin en lo personal y para la empresa?
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4. Anote un ejemplo en que ocupe la planeacin en su vida cotidiana
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La planeacin implica que los administradores piensan con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonada. Los
planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos
idneos para alcanzarlos. Adems, los planes son la gua para que la organizacin
obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos, los
miembros de la organizacin desempean actividades congruentes con los objetivos y los

procedimientos elegidos y el avance hacia los objetivos puedan ser controlado y medido
de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medida correctivas
El primer paso para planear consiste:
a) filosofa: Conjunto de valores, practicas, objetivos, creencias y polticas que son la
razn de ser de la empresa y representan el compromiso de la organizacin ante
la sociedad
b) Credo: Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de la
organizacin
c) Valores; pautas o principios que orientan la conducta de los individuos en la
organizacin. Todos los miembros de la empresa deben practicar y compartir
estos valores
d) Compromiso; Responsabilidad de la empresa ante la sociedad
e) Visin; Enunciado que describe el estado al que se aspira
f) Misin: Definicin amplia del propsito de la organizacin y la descripcin del
negocio al que se dedica la empresa
g) Objetivos: Resultados especficos que se desean alcanzar, medibles y
cuantificables a un tiempo, para lograr la misin
h) Estrategias es la bsqueda deliberada por un plan de accin que desarrolle la
ventaja competitiva de un negocio, y la multiplique
i) Poltica Gua que orienta la accin en la toma de decisiones en situaciones
recurrentes
j) Programa; Conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos necesarios para
implantar las estrategias
k) Presupuesto; Cuantificacin monetaria y no monetaria de los recursos necesarios
para lograr los objetivos
Tcnicas

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Anlisis FODA consiste en detectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de

la empresa
Fortalezas
Puntos fuertes y caractersticas de la empresa
que facilitan el logro de los objetivos

Debilidades
Puntos dbiles, factores propios de la empresa
que impiden el logro de los objetivos

Oportunidades
Factores externos del entorno que propician el
logro del objetivo

Amenazas
Factores externos del entorno que afectan
negativamente e impiden el ogro del objetivo

Grafica de Gantt Tcnica para establecer en forma grfica las etapas de un programa. Para
elaborarla se siguen los siguientes pasos
1. Identificar y determinar todas las actividades para lograr las estrategias
2. Ordenar cronolgicamente las actividades
3. Asignar a cada actividad su duracin, la fecha de inicio y de terminacin y el responsable
de hacerlo
La planeacin produce una imagen de las circunstancias futuras, dados los recursos
actualmente disponibles y las experiencias pasadas

Organizacin

1. Qu entiende por organizacin?

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2. Qu ventajas tiene la organizacin
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3. Anote un ejemplo de cmo aplica la organizacin en su vida cotidiana
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Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos

entre los miembros de la organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las
metas de la organizacin

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La organizacin aporta mltiples ventajas

Suministra los mtodos para que se pueda desempear las actividades
Reduce costos e incrementa la productividad
Reduce o elimina la duplicidad
La organizacin se lleva a cabo dos etapas
Divisin del trabajo (Separar y delimitar actividades con el fin de realizar un trabajo con
mayor eficiencia)

 Jerarquizacin ( Disposicin de las funciones por orden de importancia)

Departamentalizacin ( divisin y agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades especficas )
Descripcin de funciones ( definir con claridad las labores y actividades que
habrn de desarrollarse en cada unidad concreta de trabajo)
Coordinacin (armonizacin y sincronizacin de los esfuerzos para realizar eficientemente
una tarea)
Para que la empresa logre el xito el gerente debe adaptar la estructura a sus metas y
recursos, proceso que se conoce como diseo organizacional
Tcnicas de organizacin
Organigrama: Representacin grfica de la estructura formal de una empresa
Manuales: Documentos detallados que contiene informacin sistemtica y ordenada
acerca de la organizacin de la empresa
Diagrama de procedimiento: Representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos
que consta un procedimiento
Carta de distribucin de trabajo o de actividades: A travs de esta tcnica se analizan los
puestos que integran un departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y
mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de
cinco, hasta quince, personas.
Las relaciones y le tiempo son fundamentales para las actividades de una organizacin,
las empresas producen relaciones de una organizacin y dichas estructuras servirn para
realizar los planes futuros
Integracin
La integracin es la funcin a travs del cual se eligen y obtienes los recursos necesarios
para ejecutar los planes
Comprende recursos materiales, financieros, tecnolgicos y humanos; estos ltimos son
los ms importantes. Aunque tradicionalmente se descuida esta funcin, la experiencia
demuestra que el factor humano es el aspecto ms importante para cualquier empresa,
ya que de su desempeo depender el correcto aprovechamiento de los dems recursos.
Mediante la integracin, la empresa obtiene el personal idneo para el mejor desempeo
de las actividades. Tambin se provee de los recursos materiales y tecnolgicos para la
organizacin

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La integracin es importante ya que:

De la calidad de los insumos depende la calidad de los resultados
una adecuada integracin implica reduccin de costos y optimizacin
De una correcta seleccin de personal depende el xito o fracaso de la empresa

 Sin los recursos con las caractersticas, cantidades y calidad especificadas es

imposible llevar a cabo el cumplimiento de las funciones de la organizacin
Tcnicas
Existen diversas tcnicas que apoyan al proceso de integracin, estas son bsicamente
de dos tipos:
Recursos humanos: Para la integracin de personal se utilizar los exmenes
psicomtricos, la entrevista, el anlisis de puesto, etc.:
Recursos materiales, tecnolgicos y financieros: Se aplicarn tcnicas de toma de
decisiones , ya sea cualitativas o cuantitativas.

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Direccin
1. Qu es la direccin
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2. Qu es un lder
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3. Qu entiendes por Motivacin
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4. Explique que es la comunicacin y como se relaciona con la direccin
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Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen todas las
tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de a
direccin. De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a
los dems de que se les unan para lograr el futuro que surgen de los pasos de planear y
organizar, los gerentes al establecer un ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a
hacer su mejor esfuerzo
Etapas

Toma de decisiones: Proceso sistemtico y racional a travs del cual se selecciona entre
varias alternativas el curso de accin ptimo
Motivacin: Proceso a travs del cual se impulsa la conducta personal hacia el logro de
los objetivos
Liderazgo: estilo se refiere al conjunto de cualidades y tcnicas que el gerente ejerce para
dirigir a sus colaboradores
Autoridad: Es el derecho de mandar y podes hacerse obedecer
Delegacin es la concesin de la autoridad y responsabilidad para actuar
Supervisin Consiste en garantizar y asegurar que las actividades se realicen de acuerdo
a lo planeado

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Control

1. Qu entiende por control

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2. Para qu sirve el control
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3. Qu formas de control conoces
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4. Como se relaciona el control con la planeacin
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5. Considera que el control es importante para su vida personal, Ejemplifique como lo
aplicara
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Por ltimo, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin
que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. esta es la funcin de control de
la administracin, la cual entraa de los siguientes elementos bsicos, (1) establecer
estndares de desempeo, (2) medir los resultados presentes; (3)comparar estos
resultados con las normas establecidas,; y (4) tomar medidas correctivas cuando se
detectan desviaciones (5) Retroalimentacin que consiste en la retroalimentacin de los
resultados obtenidos para efectuar mejorar al proceso
El gerente, gracias a la funcin de control, puede mantener a organizacin en el buen
camino. Las organizaciones estn estableciendo, cada vez con mayor frecuencia,
maneras de incluir calidad en la funcin de control

Actividades de refuerzo
Explica la importancia de la aplicacin de los siguientes valores en las etapas del proceso
administrativos
Valor- actitud
Planeacin
Respeto

Colaboracin

Responsabilidad

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Honestidad

Organizacin

Integracin

Direccin

Control

Conclusiones

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1. Redacte tres conclusiones importantes sobre los temas trabajados en esta unidad
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2. Ahora escriba las conclusiones acerca de la importancia de los valores en la aplicacin de
las etapas del proceso administrativo
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Bibliografa
[1]: Iniciacin a la Organizacin y Tcnica Comercial, de Idalberto Chiavenato, Mc Graw
Hill, Pg. 4.
[2] Hacer Empresa: Un Reto, de Pallares Zoilo, Romero Diego y Herrera Manuel, Cuarta
Edicin, Fondo Editorial Nueva Empresa, 2005, Pg. 41.
[3]: Generar Beneficios, de Lair Ribeiro, Ediciones Urano S.A., Pg. 99.

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[4] Fundamentos de Administracin Mnch Galindo Lourdes, Trillar 2007