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Administrao do Tempo para os Executivos nos Dias Atuais

Resumo: Aprender a administrar o tempo uma das aes mais importantes que qualquer
pessoa pode fazer para melhorar as chances de sucesso nos negcios e na vida. A boa
administrao do tempo supe saber usar bem algumas habilidades que pretendamos aqui
comentar, visando ajud-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para
conseguir este objetivo, tornando-se um bom administrador do prprio tempo.
Palavras-chave:

Administrao tempo sucesso habilidades.


Simone de Siqueira Gonalves

Professores Orientadores: Marcelo Neves Gonalves


Jos Carlos Ferreira

A Administrao do Tempo a Curto


Prazo.

At logo, desculpe-me,mas no
disponho de tempo. (...) No posso
pensar,
no
consigo
ler,estou
atrapalhado, no disponho de tempo.
Gostaria de rezar, mas no disponho de
tempo. ( Bernhoeft, 1985:19).

Tempo dinheiro. Esta frase foi


usada por Benjamin Franklin, tornando
possvel entender a importncia do
tempo.
Mas
tempo
tambm

vida.Quando o tempo se esgota porque


no h mais vida. Quem administra bem o
tempo, ganha a vida, e quem no o faz , a
joga fora.
Para o executivo brasileiro as
atividades representam 50% do tempo
semanal e geralmente o calendrio e o
relgio se tornam inimigos dos
profissionais de todas as reas. O dia
pode ser vivido apenas uma vez. Torna-

se, portanto, imprescindvel aproveit-lo


de forma racional.
O tempo irreversvel e tambm
no se pode estic-lo. No possvel
estend-lo ou guard-lo. No d para
fazer um estoque de tempo, para us-lo
no futuro. Vai continuar tendo 24
horas/dia. No renovvel, finito. No
tem volta.
No mundo contemporneo as
empresas pagam pelo tempo das pessoas
e estas trocam tempo por salrio. No
obstante, o tempo se torna para a maior
parte dos trabalhadores desgastante e
fatigante, comprometendo as metas e
compromissos. s vezes, resulta em
conflito de papis, Isto , no separa
trabalho e famlia. Lava trabalho para
casa, comprometendo a sade os dois
ambientes,
A maioria das pessoas no sabe,
administrar o tempo. Administrar requer
fora de vontade, porque necessrio
libertar-se dos vcios e hbitos arraigados.
Algumas pessoas acham uma
misso impossvel. Em pesquisa feita pela
Internacional Stress Management (ISMA)

em 2000 e 2001, a carga de horas no


Brasil foi superior a 47 horas semanais.
Administrar o tempo definir
prioridades e no a contabilidade dos
minutos dedicados a cada atividade. ser
escravo do trabalho.
Para os americanos o tempo um
recurso escasso, que precisa ser utilizado
com cuidado, pois matria prima que
necessita ser lapidada.
A Estrutura do Tempo.
A estrutura do tempo dividida em
alguns papis:1 - papel profissional que
ser destinado s tarefas da organizao
para disponibilizar o tempo necessrio
para cada atividade. 2- papel conjugal
destinado s relaes afetivas maritais ou
outros vnculos de afeto. 3- papel familiar
destinado a todas as relaes que se
estende famlia, exceto marido e
mulher. 4- papel social destinado aos
amigos e as demais relaes ..................
5- papel educacional que se refere s
relaes intelectuais e o papel recracional
vinculado ao lazer s atividades fsicas e
esportivas.
De modo geral, o tempo
profissional que mais consome a vida do
executivo, deixando o conjugal para o
segundo plano. O papel social,
geralmente em convvio com amigos do
prprio ambiente de trabalho, gera
conversas profissionais, impedindo o
relaxamento.
Quanto ao recracional, se em
contato com superiores, tende
preferncia
por
atividades
com
importncia atrelada manuteno do
status (golfe, tnis), mesmo no sendo o
esporte preferido. O educacional, muitas
vezes, fica reduzido a palestras e leituras
profissionais, viagens relacionadas a
congressos
e
outras
atividades
congneres.

muitos executivos aceitam o


clich de que o sucesso exige
sempre um preo e que este
preo consiste, geralmente, na
deteriorizao
da
vida
privada(Bernhoeft,1895:21).
Desperdiadores de tempo.
O tempo pode ser desperdiado de
vrias maneiras. Podem ser ambientais,
culturais, individuais e gerenciais. O
ambiental o espao fsico da empresa,
ex: divisrias inadequadas. O cultural
relativo cultura da organizao, um
exemplo,

a
formalidade
ou
informalidade em excesso. O individual
se relaciona ao tempo desperdiado na
rea pessoal, ser muito detalhista, por
exemplo. E finalmente, o gerencial que
est atrelado s habilidades dos gerentes.
Entre as inmeras formas de
desperdcio de tempo pode-se apontar as
seguintes situaes: 1- excesso de
interrupes por telefone. 2 deixar
campo limpo para interrupes durante
realizao de trabalhos que exigem
concentrao. 3 realizar trabalhos
rotineiros que poderiam ser delegados a
outras pessoas. 4- convocar ou participar
de reunies desnecessrias. 5 Falta de
objetivos, prioridades e prazos. ^- Falta
de planejamento. 7- Lidar com variedade
excessiva de coisas ao mesmo tempo. 8
Mesa cheia e desorganizao pessoal- 9
Indeciso ou protelar decises. !0
Incapacidade de dizer no.
No Brasil o desperdcio de tempo,
particularmente, tem as seguintes
caractersticas: Interrupes pelo telefone,
desrespeito aos horrios, falta de hbito
de fixao de prioridades, incapacidade
para dizer no, uso inadequado da
secretria, solicitaes da hierarquia,
solicitao dos subordinados, quantidade
e qualidade das reunies, envolvimento

operacional, inconscincia da importncia


do tempo.
Muitas pessoas possuem excesso de
tarefas e no sabem por onde comear.
Isto gera dificuldades no raciocnio,
dvidas sobre a prpria capacidade e da
dos outros. Alm disso pode causar
distrbios como insnia, ansiedade, dores
de cabea e estmago. Tudo isto ainda
pode se agravar devido a sentimento de
fracasso, gerando estresse e desnimo.
(...) Como poderei governar os outros se
no tenho o domnio sobre mim mesmo?
Esta observao o fundamento da tese
que sustenta que os gerentes devem
controlar ativamente, e na medida do
possvel, a maior quantidade de tempo.Tal
tese afirma implicitamente que um gerente
no de verdade se o cargo o domina e
no o contrrio. Se permite que os sucessos
determinem totalmente o que faz, sua
habilidade, conhecimento e posio se
desvanecero porque est excessivamente
ocupado
funcionando.(...)(Webber,
1989:64)

Os Economizadores de Tempo
H muitas formas de economizar o
tempo em uma organizao. Em primeiro
lugar preciso conhecer as causas, e
depois agir, tentando organizar as tarefas.
Pode-se destacar as seguintes: respostas
rpidas e simples nas correspondncias,
evitar
o
uso
desnecessrio
de
telefones,delegar tarefas, no marcar
reunies ineficazes, no levar trabalhos
para casa, abrir e-mails somente duas
vezes ao dia e ao abri-los responder os
mais importantes no mesmo instante.
Respeitar horrios
Um exemplo de administrao de
tempo a do Sr Carlos Henrique
Cardoso. Ele gerente do programa
World Class Management da Rhodia. A
sua grande tarefa implantar os
programas da empresa em suas filiais em

toda a Amrica Latina. Sua agenda se


encontra na parede, atrs da mesa em que
trabalha, bem visvel, e as tarefas so
inscritas no pos-its coloridos.
Henrique de Freitas Alves
Pinto, empresrio em Belo Horizonte,
presidente do grupo Tenda, costuma
afirmar que tempo a palavra mais
importante do mundo por isso ele evita
ir a reunies fora da empresa. Tenta
resolver tudo por telefone, mas quando
necessita sair para duas reunies, procura
marc-las no mesmo dia. Tambm
procura estimular seus funcionrios a
residir prximo ao local de trabalho.
Os executivos, muitas
vezes, no possuem assistentes eficientes.
Estes se eficientes podem poupar muito
tempo,
principalmente
em
casos
corriqueiros. Contudo h que se tomar
cuidado. Filtrar informaes e servios
pode gerar dificuldades na tomada das
decises.
voc d um grande
passo nesse sentido quando consegue uma
boa combinao entre o que deseja para
sua vida, a contribuio que deseja dar
sociedade e sua atividade profissional.
Essa a ess6encia da administrao
eficiente, pois voc estar dando o melhor
de si mesmo na execuo das atividade(
Silveira,2002:27)

Como Definir Prioridades


Os executivos passam 50% do
tempo em seus locais de trabalho. Muitos
almoam
no
escritrio,
enquanto
trabalham.
Para melhor administrar o tempo
dentro das organizaes necessrio dar
prioridade s funes da competncia do
executivo. Geralmente as mais difceis e
trabalhosas, deixando para segundo plano
as menos importantes que geralmente so

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