Captulo 4

Administrao
A palavra Administrao vem do latim, ad que significa direo, tendncia
para, e minister que significa subordinao ou obedincia, ou seja, quem
realiza uma funo sob comando de outra ou presta servio a outro.
Aps a observao por partes de diversos estudiosos, principalmente da
prtica administrativa, chegou-se concluso baseada nos estudos de
Fayol que Administrao o processo de planejar, organizar, dirigir e
controlar o uso de recursos com a finalidade de alcanar os objetivos das
organizaes.
Segundo Maximiano (2007), administrar um trabalho em que as pessoas
buscam realizar seus objetivos prprios ou de terceiros (organizaes) com
a finalidade de alcanar as metas traadas.
O planejamento, a organizao, a liderana, a execuo e o controle so
considerados decises e/ou funes, sem as quais o ato de administrar
estaria incompleto.
Administrar muito mais do que exercer controle sobre um grupo de
pessoas: ensinar, ajudar, compreender e delegar tarefas.
Organograma um grfico que representa a estrutura formal de uma
organizao. Os organogramas mostram como esto dispostos os rgos ou
setores, a hierarquia e as relaes de comunicao existentes entre eles.

4.1 Administrar
Administrar dirigir recursos humanos, financeiros e materiais, reunidos em
unidades organizadas, dinmicas e capazes de alcanar os objetivos da
organizao e, ao mesmo tempo, proporcionar satisfao queles que
obtm o produto / servio e queles que executam o trabalho.

4.2 Planejar
estabelecer os objetivos da empresa, especificando a forma como sero
alcanado, desenvolvendo um plano de aes para atingir as metas
traadas.

operacionalizao

primeira
das

das

outras

funes,

que

servir

funes. Planejamento

de
um

base

processo

contnuo e dinmico que consiste em um conjunto de aes intencionais,

integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo
futuro, de forma a possibilitar a tomada de decises antecipadamente.

4.3 Organizar

 a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos,

financeiros

ou

materiais,

alocando-os

da

melhor

forma

segundo

planejamento estabelecido. O controle das atividades desenvolvidas permite

maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras
estabelecidas e ditadas
Organizar

significa

agrupar,

estruturar

integrar

os

recursos

organizacionais, definir a estrutura de rgos que devero administr-los,

estabelecer a diviso do trabalho atravs da diferenciao, definir os nveis
de autoridade e de responsabilidade.

4.4 Coordenar
Coordenar organizar, encorajar, orientar e dirigir, alm de desenvolver o
trabalho de tarefas rotineiras e burocrticas, orienta crescimento dos
profissionais da empresa e mediaes externas e internas.

4.5 Controlar
O controle visa alcanar duas finalidades: corrigir as falhas ou erros
existentes e prevenir a ocorrncia de novas falhas ou erros no futuro. Para
eficiente e eficaz, o controle precisa possuir as seguintes caractersticas:
orientao estratgica para resultados, compreenso, orientao para as
excees, flexibilidade, autocontrole, natureza positiva e incentivadora e
clareza e objetividade.
Atravs desta funo, o administrador assegura que a organizao e seus
planos estejam na trilha certa O controle algo universal: todas as
atividades humanas quaisquer que sejam sempre fazem uso do controle,
consciente ou inconscientemente. Ele consiste basicamente em um
processo que guia a atividade exercida para um fim previamente
determinado. Sua essncia reside em verificar se a atividade controlada
est ou no alcanando os resultados desejados.

4.6 Administrao do Tempo

A administrao do tempo pode ser definida de forma simples, como um
plano de utilizao e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz
possvel. Obviamente, o tempo algo mais do que isto que a definio
sugere. Um plano deve ser criado para atender s necessidades especficas
de um indivduo.

O tempo um elemento que poder atrapalhar muitos planejamentos, caso

no seja respeitado e organizado. Geralmente, no nos damos conta do que
devemos fazer em determinadas horas do nosso dia-a-dia no ambiente de
trabalho, isto , no cumprimos nossas tarefas com um tempo determinado
e acabamos por acumular nosso trabalho, tendo que ficar por mais tempo,
aps o trmino do expediente, e, muitas vezes, prejudicamos o trabalho de
outras pessoas, pois se no cumprimos nossos prazos, elas tambm no
conseguiro cumprir os seus prprios prazos para a execuo de tarefas.
Quando no nos programamos para desenvolver nossas tarefas e
no cumprimos a parte que nos cabe de um trabalho dentro de um sistema
administrativo ou operacional, os resultados, normalmente, so
catastrficos, e as pessoas que dependem do nosso trabalho tero que
atrasar as suas tarefas, sujeitas a erros e falhas e isso no nada saudvel
em um ambiente de trabalho.
Quando conseguimos nos organizar, isso impacta diretamente no melhor
desenvolvimento do nosso trabalho e, conseqentemente maximiza a
nossa produtividade. Isso nos d tambm a oportunidade de expandir
nossos projetos, inovar, ser criativo, investir em capacitao, desenvolver
trabalhos em equipe e crescer pessoal e profissionalmente.
Neste processo de organizao, o passo fundamental planejar as
atividades, pois ao listar e visualizar o que tem a ser feito, voc pode
controlar melhor suas demandas e cumprir horrios e prazos com sucesso.
Atravs deste planejamento possvel ainda fazer as atividades com
antecedncia, definir qual o grau de importncia de cada uma, colocar foco
e energia em realizar efetivamente as demais tarefas.
Os princpios para uma boa administrao do tempo so simples:
planeje seus dias de trabalho com antecedncia;
no marque mais compromissos do que voc pode assumir;
no deixe ningum esperando por mais de 5 ou 10 minutos;
marque um tempo para cada tipo de tarefa;
no se deixe interromper por telefonemas, pessoas que no estejam
agendadas para atendimento, problemas que no so de sua competncia e
atividades que no sejam importantes para o seu trabalho;

 organize seu trabalho;

no fale muito tempo ao telefone ou em reunies de trabalho: seja objetivo
e claro;
no se sobrecarregue de tarefas, prefira delegar;
no use o tempo do almoo para trabalhar;
levante-se um pouco mais cedo, pois o dia render mais e melhor;
evite brincadeiras longas e desnecessrias no ambiente de trabalho;
use uma agenda pessoal, anote seus compromissos e jamais deixe de
cumpri-los;
elimine as tarefas que no sejam da sua competncia ou cargo e use o
tempo que era dedicado a elas para melhor desenvolver as que realmente
so inerentes ao seu cargo;
elimine o excesso de papis como relatrios de vrios tipos;
procure usar mais a comunicao on-line, pois voc poder responder aos
comunicados de forma imediata;
caso perceba que vai atrasar algum trabalho e se algum depende dele,
avise as pessoas com certa antecedncia para que elas se preparem e
refaam seus planejamentos;
evite falar ao telefone: prefira o e-mail;
ao final de cada dia e semana de trabalho, analise se tudo foi cumprido
dentro do prazo e, se necessrio, faa ajustes para que haja uma melhoria
contnua;

4.6.1 Administrao das Atividades

4.7 Arquivos
Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou
recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo
pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas
atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informao ou a natureza do documento.
A Organizao de Documentos e Arquivos um servio que tem como
finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do
armazenamento e trfego de documentos nas empresas, por intermdio da
implantao de tcnicas e metodologias de organizao e gerenciamento de

arquivos. Os projetos de organizao podem ser realizados tanto nas

dependncias da Arquivar ou do Cliente.
Para quem indicado?
Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que
necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para
fcil localizao.
Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituio na
qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a
empresa,
identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os
tipos de
documentos e seu fluxo na organizao. O desenvolvimento deste
reconhecimento
est dividido em trs fases. So elas:
a) LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se
conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa,
examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentao,
normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e
recebidos, buscando analisar o gnero dos documentos, os
formulrios utilizados para controle, o volume e estado de
conservao do acervo, seu arranjo e a existncias de registros e
protocolos, bem como a mdia de arquivamentos. Devem ser
identificadas tambm a localizao e infra-estrutura do arquivo, sem
esquecer de efetuar levantamento dos recursos humanos seu nmero,
formao e salrio.
b) ANLISE DOS DADOS COLETADOS: aps a primeira etapa o
profissional estar habilitado para de forma objetiva analisar a real
situao dos servios e diagnostic-lo, formulando e propondo as
devidas intervenes e medidas a serem adotadas. Nesta etapa,
quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes
na administrao, ou seja, os problemas de funcionamento existentes
no arquivo.
c) PLANEJAMENTO: Para uma correta elaborao de um plano

arquivstico deve-se levar em considerao principalmente as

necessidades da instituio sem desconsiderar jamais as disposies
legais referentes. Existem alguns pontos de extrema relevncia a
serem considerados nesta etapa. So eles:
1. A posio do arquivo na estrutura da instituio;
2. A opo de centralizar ou descentralizar os arquivos;
3. Determinar a coordenao dos servios;
4. Escolha de mtodos de arquivamento;
5. Estabelecimentos de normas de funcionamento;
6. Identificao e capacitao dos recursos humanos;
7. Seleo das instalaes fsicas, equipamentos e materiais de consumo
e permanentes;
8. Desenvolvimento de arquivos intermedirios e permanentes;
9. Viabilizao de recursos financeiros;
10. Elaborao do projeto de arquivo;
11. Implantao e acompanhamento do projeto;
12. Criao de manuais.
Convm ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos que
a
escolha do mtodo de arquivamento no arranjo da documentao. Por
existirem
documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto,
nome,
nmero, data ou local) pode-se empregar diferentes mtodos, porm
baseados em
cuidadosa anlise das atividades desenvolvidas pela organizao e pela
observao
das solicitaes dos documentos nos arquivos.

4.7.1 Tipos de Arquivos

Arquivo ativo: Mantm arquivados os documentos e papis de uso,

consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em
fase de concluso.

Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor

freqncia de uso, consulta ou referncia.

Arquivo morto: armazena documentos de freqncia de uso,

consulta ou referncia quase nulas.

4.7.2 Sistemas de Arquivos

Mtodo Alfabtico
o sistema mais simples, fcil, lgico e prtico, porque obedecendo
ordem alfabtica pode-se logo imaginar que no apresentar grandes
dificuldades nem para a execuo do trabalho de arquivamento, nem para a
procura do documento desejado, pois a consulta direta.
Mtodo Numrico Simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou
assunto, sem nenhuma considerao ordem alfabtica dos mesmos,
dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.
Para o bom xito deste mtodo, devemos organizar dois ndices em fichas;
numas fichas sero arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que
numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro so
arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o
"cliente" ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ultimo ndice pode ser
considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graas a ele, sabemos
qual o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte
a qualquer novo "cliente" que seja registrado.
Mtodo Alfabtico Numrico
Como se pode deduzir pelo seu nome, um mtodo que procurou reunir as
vantagens dos mtodos alfabticos simples e numrico simples, tendo
alcanado seu objetivo, pois desta combinao resultou um mtodo que
apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatido e rapidez, no
arquivamento, do outro. conhecido tambm pelo nome de numeralfa e
alfanumrico.

4.7 REUNIES PRODUTIVAS E SINERGIA

Cada equipe ou organizao acaba, de uma forma ou de outra, encontrando

maneiras eficientes de realizar reunies. No entanto, por questo de um ou
outro detalhe em como ela feita, diversas pessoas acabam se deparando
com reunies improdutivas e que por muitas vezes desperdiam o tempo
dos envolvidos.
As reunies acabam sempre sendo um ponto crtico de sucesso do
projeto.
So nas reunies de projeto em que se rene a equipe (toda ou parcial) e
decises ou planos de aes so tomados. Essas decises que acabaro
definindo o andamento, realinhamento do escopo, planejamento e replanejamento do projeto.
Reunies produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e
alinham todas as aes tomadas de forma a entregar o que foi
planejado.
Vamos, ento, direto ao ponto. Abaixo so listados as principais
caractersticas que tornam as reunies mais produtivas:
Toda reunio deve ter um objetivo

prepare uma pauta (desde um e-mail informal at um

documento impresso), que expresse bem o que ser discutido na
reunio agendada;

a pauta deve ser distribuda com antecedncia para os

participantes, e no no incio da reunio. Isso permite que as pessoas
se prepararem para o que ser discutido.
Os horrios devem ser respeitados

defina bem os horrios de incio/fim da reunio;

todos os membros da reunio devem chegar no horrio

marcado.
As pessoas certas devem estar na reunio

as reunio nem sempre precisam envolver a equipe inteira do

projeto. Deve-se trazer as pessoas que esto relacionadas com o
objetivo da reunio, para que o plano de ao resultante seja mais
efetivo.

O ambiente deve ser informal e agradvel

a reunio deve sempre ter um condutor, que estabelea as

regras da reunio e permita que todos os participantes, de fato,
participem do que est sendo discutido na reunio;

discusses ocorrem, e so boas quando so construtivas. Ou

seja, ao invs de apenas falar que algo est errado ou que no vai
bem, proponha, uma forma de resolver o problema.
A ata deve ser um plano de ao

uma ata no deve ser apenas um registro do que foi dito na

reunio. Ela tambm deve ser um plano de ao que a equipe ir
executar para cumprir os objetivos do projeto.

No site, disponibilizamos um modelo de ata e de pauta que pode ser

acessado gratuitamente.
Concluindo, tornar uma reunio produtiva ajuda a unir a equipe do projeto,
criando sinergia e tornando a comunicao mais eficiente, alm de sempre
alinhar as aes tomadas de forma a entregar o que foi planejado.
Reunies Produtivas I
Segundo pesquisas, passamos do tempo em reunies. Mas ser que
elas so sempre produtivas?
Segundo pesquisas, passamos do tempo em reunies. Mas ser que elas
so sempre produtivas?
Quantas vezes samos de uma sala de reunio com a sensao de que o
tempo gasto teria sido melhor aproveitado se estivssemos cuidando de
outras atividades?
De qualquer forma, as reunies nos possibilitam partilhar experincias,
obter informaes, contribuem para a sinergia da equipe, produzem idias e
solues melhores do que as individuais; portanto, so necessrias.
Ento, como planejar e conduzir reunies produtivas?
Em primeiro lugar precisamos ter em mente que reunies efetivamente
produtivas so aquelas que possuem as pessoas certas, no momento certo,
falando sobre as coisas certas, na ordem certa.
Podemos seguir uma regra de sete passos para alcanarmos resultados
satisfatrios:

Administrao do tempo
Toda reunio deve ter uma agenda prvia que orientar os participantes, na
qual deve se estabelecer o tempo de incio e trmino, e principalmente, o
tempo que ser dispensado para cada item.
2. Liderana estratgica
No pode haver reunio sem lder e este tem que ter uma viso estratgica
para que a reunio no perca sua finalidade. Deve ser capaz de conduzir os
assuntos sem permitir a luta pelo poder, no influenciando o grupo,
encorajando a discusso de pontos contrrios, principalmente aos seus e
direcionando todos estes argumentos para que cheguem a um denominador
comum, mantendo sempre uma atitude de convergncia.

3. Propsitos claros
As reunies devem ser convocadas com antecedncia, para que os
participantes tenham tempo hbil para se prepararem. E os objetivos da
convocao devem ser claros e importantes, de forma que os membros da
reunio se comprometam com eles.
4. Discusso focada
O foco da discusso no deve se desviar dos itens da agenda, a menos que
de ltima hora aparea um assunto igualmente importante que merea ser
discutido dentro da reunio convocada e que dever ser administrado pelo
lder.

5. Ambiente encorajador
Por mais importante e srio que o assunto possa ser, o ambiente deve ser
completamente livre de tenses, isso far com que os participantes sintamse encorajados a contribuir significativamente. Todos os componentes de
uma reunio devem ouvir atentamente uns aos outros, acolher todas as
idias e ao fazer crticas estas devem ser construtivas.

6. Gerenciamento de conflitos
Embora seja tarefa do lder cuidar para que os conflitos no ultrapassem os
limites de uma discusso sadia, cada participante deve se portar de modo
que as diferenas de opinies no interfiram no desempenho do grupo.

7. Delegao de tarefas
Uma vez que as decises foram tomadas e aceitas pelos
participantes, preciso nomear os responsveis pelas prximas
aes, estabelecendo prazos e atribuies.

Para facilitar a compreenso destes sete passos e at que estes se

incorporem de forma natural no dia a dia, podemos estruturar nossa
prxima reunio baseada no seguinte check-list:

Planejamento da Reunio
1. H um propsito claro e importante que justifique a convocao dos
participantes?
Precisamos deixar de realizar reunies apenas porque so hbitos
organizacionais. Aquela reunio que acontece sempre no mesmo dia
e hora, mas que no tem uma finalidade real no tem razo de ser.
2. Quais os propsitos da reunio?
Liste os propsitos e enumere-os por ordem de importncia. Isso nos d
condies de convocar somente aqueles que precisam efetivamente estar
presentes alm de racionalizar os pontos a serem discutidos.
3.

Prepare a agenda

Lder da Reunio
1.

Inicie na hora;

Por mais que o ambiente seja descontrado, os atrasos no podem ser

relevados, pois geram altos custos organizacionais. Lembrem-se, os piores
custos so os invisveis.
2.
3.

Explique a inteno da reunio, mencionado os principais itens da

pauta e de quanto tempo se dispe para discuti-los;
Controle a discusso:
a.

Pea contribuies;

b.

No domine, mas faa comentrios ou perguntas pertinentes;

c.

Encoraje as pessoas a falarem;

d.

Se algum item tomar mais tempo do que o previsto,

administre o prolongamento ou adiamento do mesmo;

e.

Relembre as decises tomadas;

f.

Ao final, agradea as pessoas;

g.

Encerre a reunio na hora.

Participante
1.

Assegure que sua presena realmente fundamental;

Considere se um outro membro da equipe no possa substitu-lo.

2.

Verifique as responsabilidades da sua participao e rena as

informaes necessrias que devem acompanhar a reunio;

3.

Verifique se preciso circular alguma documentao sob sua

responsabilidade antes da reunio;

4.

No havendo uma agenda prvia, levante qual o propsito da

reunio;

5.

Chegue com antecedncia de pelo menos cinco minutos;

6.

Apresente seus pontos clara e objetivamente sem divagaes;

7.

Esteja aberto para receber novas idias e contra-argumentar, se

preciso for, mantendo sempre a elegncia e o bom humor.

proibido regra geral

1.

Objetivos obscuros;

2.

No permitir que os participantes se preparem previamente;

3.

Participantes que no precisariam estar presentes;

4.

Pessoas que deveriam estar presentes no estavam;

5.

Falta de liderana;

6.

Falta de um secretrio para fazer anotaes;

7.

Atrasos de qualquer ordem;

8.

Permitir que os participantes saiam para colher informaes;

9.

Interrupes;

10. Conflitos exagerados;

11. Permitir que alguns participantes falem mais do que suas idias
justifiquem;

12. Tpicos sem solues;

13. Decises com base em evidncias inadequadas;
14. Discusses focadas em interesses prprios;
15. Lder dominador.
H outros fatores importantes que no foram mencionados neste primeiro
artigo, como a logstica e a formatao da agenda, que sero tratados em
outra oportunidade, porm, seguindo estas etapas teremos alcanado 70%
do nosso intento. Lembrem-se, cada reunio um investimento e os custos
envolvidos (salrios, despesas, etc) devem corresponder aos resultados
alcanados.
Madalena Carvalho
REUNIES PRODUTIVAS

Em muitas das vezes e, em muitas empresas, muitas reunies acabam

atrapalhando e atravancando o desenvolvimento dos negcios na
companhia do que trazendo solues e resultados esperados.

Esse quadro possvel por no existir um planejamento antes e durante as

reunies para que elas atinjam sua efetividade com total sucesso. Mediante
essas situaes segue sugesto de como montar reunies produtivas.

Antes de qualquer coisa preciso entender que, o fluxograma aceito em

uma reunio, um fluxograma que serve para balizar os assuntos a serem
tratados na reunio, a necessidade da participao de todos os envolvidos
no assunto inerente a reunio, a flexibilidade por parte do gestor (mediador
da reunio) para lidar com situaes complicadas, inesperadas, difceis e
problemticas, bem como, gerir comportamentos inadequados na reunio,
ter boa postura para as apresentaes dos assuntos nas reunies e,
expertise para criar e desenvolver plano de ao em conjunto com os
participantes na reunio, expondo assim que o mediador possui know-how
suficiente para trabalhar em equipe e liderar projetos e pessoas na
organizao.

Para que uma reunio tenha o sucesso esperado, se faz necessrio

acontecer o que se segue no fluxograma acima;

1.

Planejar: O planejamento a base do sucesso nas reunies;

2.

Participao: Todos os envolvidos precisam participar na reunio;

3.

Comportamentos: necessrio que o mediador da reunio tenha

flexibilidade suficiente para lidar com comportamentos inadequados
durante a reunio;

4.

Plano de Ao: O mediador teve estabelecer planos de ao efetivos

para o alcance dos resultados esperados, analisando criteriosamente alguns
fatores: tempo, custo e responsveis;

5.

Apresentao: Muito importante que o mediador tenha uma boa

eloquncia ao discorrer sobre os assuntos a serem tratados na reunio, bem
como ter boa tcnica de apresentao para que os assuntos sejam tratados
de forma clara e objetiva.

Cada equipe ou organizao acaba, de uma forma ou de outra, encontrando

maneiras eficientes de realizar reunies. No entanto, por questo de um ou
outro detalhe em como ela feita, diversas pessoas acabam se deparando
com reunies improdutivas e que por muitas vezes desperdiam o tempo
dos envolvidos.

1.

As reunies acabam sempre sendo um ponto crtico de sucesso

do projeto.

So nas reunies de projeto em que se rene a equipe (toda ou parcial) e

decises ou planos de aes so tomados. Essas decises que acabaro
definindo o andamento, realinhamento do escopo, planejamento e replanejamento do projeto.

2.

2.

Esquema bsico de uma reunio[2]

Reunies produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e

alinham todas as aes tomadas de forma a entregar o que foi
planejado.

Vamos, ento, direto ao ponto. Abaixo so listadas as principais

caractersticas que tornam as reunies mais produtivas:

A.

Toda reunio deve ter um objetivo

Prepare uma pauta (desde um e-mail informal at um documento

impresso), que expresse bem o que ser discutido na reunio agendada;

A pauta deve ser distribuda com antecedncia para os participantes, e

no no incio da reunio. Isso permite que as pessoas se prepararem para o
que ser discutido.
B.

Os horrios devem ser respeitados

Defina bem os horrios de incio/fim da reunio;
Todos os membros da reunio devem chegar no horrio marcado.

C.

As pessoas certas devem estar na reunio

As reunies nem sempre precisam envolver a equipe inteira do projeto.

Devem-se trazer as pessoas que esto relacionadas com o objetivo da
reunio, para que o plano de ao resultante seja mais efetivo.
D.

O ambiente deve ser informal e agradvel

A reunio deve sempre ter um condutor, que estabelea as regras da
reunio e permita que todos os participantes, de fato, participem do que
est sendo discutido na reunio;
Discusses ocorrem, e so boas quando so construtivas. Ou seja, ao
invs de apenas falar que algo est errado ou que no vai bem, proponha,
uma forma de resolver o problema.

E.

A ata deve ser um plano de ao

Uma ata no deve ser apenas um registro do que foi dito na reunio. Ela
tambm deve ser um plano de ao que a equipe ir executar para cumprir
os objetivos do projeto.

No Google Drive, disponibilizei um modelo de ata e de pauta que pode ser

acessado gratuitamente.

Concluindo, tornar uma reunio produtiva ajuda a unir a equipe do projeto,

criando sinergia e tornando a comunicao mais eficiente, alm de sempre
alinhar as aes tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

Abaixo relaciono algumas dicas a seguir antes e durante uma reunio.

A.

ANTES DA REUNIO:

1.

Primeiro precisamos identificar o tipo de reunio, bem como termos uma

pauta das nossas reunies;

2.

Estimar o tempo de durao de cada tpico da reunio e, em nossa

opinio que as reunies no ultrapassem 1 (uma) hora de durao, pois,
alm disso, acreditamos que a reunio se torna cansativa, exaustiva, bem
como, tem grandes possibilidades de perder o foco dos assuntos a serem
desenvolvidos;

3.

Identificar quem sero os envolvidos nessas reunies;

4.

Definir o nmero de participantes, local, data, horrio e o tempo dessas

reunies, bem como cumprir esses quesitos;

5.

Elaborar um cronograma (agenda) das reunies com etapas a ser

seguidas;

6.

Comunicar os participantes dessa reunio com antecedncia.

B.

DURANTE A REUNIO:

1.

Ouvir o que as pessoas esto dizendo, aceitar como um ponto de vista

diferente e, analisar se realmente tem sentido o que esta sendo exposto
pela pessoa;

2.

Usar as reunies para solucionar problemas e NO para intimidar ou

medir foras com outros participantes da reunio;

3.

Muito importante que tenhamos um feedback ao final da reunio de

como ela foi conduzida, bem como, estabelecer prazos para o que se
desenvolveu nessa reunio;

4.

Estar atento a participao de todos os envolvidos de suma

importncia, bem como introduzi-los no contexto discutido na reunio,
outrossim, de suma importncia a participao de todos na reunio;

5.

Analisar se as pessoas que esto participando da reunio esto

compreendendo o assunto, bem como se esto comprometidas com a
reunio;

6.

Anotar em uma folha apartada (folha de pendncias) todos os assuntos

que no estejam no contexto da reunio, bem como quando isso ocorrer,
com a maior diplomacia e profissionalismo trazer o contexto da reunio a
tona e no deixar que assuntos alheios sejam despendidos a todo momento
na reunio;
Definir aes, responsveis pelas aes e, prazos de forma democrtica e
participativa e jamais ditatorial.