MINI TUTORIAL DE MS PROJECT 2007

Para aplicar los conceptos bsicos de la Gestin de Proyectos utilizando

Microsoft Project 2007, hemos creado una serie de Tutoriales, que conforman
una especie de Mini-Curso y el cual incluir algunas de las tareas bsicas
relacionadas con la construccin de una vivienda unifamiliar. Se han definido
las siguientes tareas:

Trabajos Preliminares.
Construccin de la Infraestructura.
Construccin de la Superestructura.
Construccin de Tabiques (Albailera).
Acabados.
Aceptacin Final.

Considerando lo que vimos en este Artculo, antes de iniciar cualquier

cronograma de ejecucin del proyecto necesitamos haber recopilado
informacin relativa a sus componentes y, en el caso del ejemplo propuesto
para este Mini-Curso de Microsoft Project 2007 tendremos los siguientes
aspectos:

Meta del Proyecto:

Construccin de una Vivienda Unifamiliar. No se requiere de mayor informacin
en este aspecto, la meta est claramente definida.

Informacin de las Tareas:

En principio contamos slo con el nombre de las tareas segn vimos al inicio
de este Tutorial; pero: Es suficiente esta informacin para implementar el
proyecto?
Para poder resolver este cuestionamiento tenemos que preguntarnos aspectos
tales como:

Es necesario crear Subtareas para las tareas planteadas a fin de

poder tener mejor control sobre el desarrollo del Proyecto?

Para nuestro ejemplo propuesto en este Mini-Curso de Tutoriales de Microsoft

Project 2007, sera justo preguntarse si tareas como la Construccin de la
Infraestructura pueden realizarse sin tener que recurrir a un mayor detalle en su
ejecucin, es decir No son necesarias subtareas que permitan, por ejemplo,
definir con precisin la duracin total del trabajo asociado? La respuesta aqu
no es tan sencilla, pues depender principalmente del conocimiento que
tengamos de nuestro proyecto, pero en cualquier caso es bueno tener en
cuenta lo siguiente:

Es recomendable crear tareas que denoten las principales acciones que son
requeridas para ejecutar un proyecto, pero sin generar tantas que sobrecarguen la
estructura de ste y por lo tanto compliquen el proceso de seguimiento de la
ejecucin.
Hay que incluir Hitos que nos permitan definir momentos o puntos crticos
en el proyecto en los cuales se deben haber desarrollado otras tareas o subtareas.
En el ejemplo propuesto sera recomendable pensar en definir como Hitos los
momentos de adquisicin del material requerido para la construccin de
elementos estructurales.

En atencin a esto se podran definir algunas subtareas para el ejemplo,

teniendo en cuenta la necesidad de controlar la forma en la que se ejecuta el
proyecto:

Trabajos Preliminares

Instalaciones Provisionales (Baos, Oficinas).

Deforestacin y Limpieza Terreno
Instalacin Acometidas Elctricas y Sanitarias
Adquisicin Materiales para Obra (Hito)

Infraestructura (Fundaciones)

Excavacin
Acero de Refuerzo
Vaciado Concreto

Superestructura

Acero de Refuerzo en Columnas

Encofrado y Vaciado Concreto en Columnas
Instalaciones Sanitarias y Elctricas
Acero de Refuerzo en Vigas y Losas

Encofrado y Vaciado Concreto en Vigas y Losas

Tabiquera Albailera

Construccin Paredes de Bloques

Friso en Paredes
Cermica en Baos y Cocina
Instalacin Artefactos Sanitarios
Revestimiento en Piso

Acabados

Pintura En Paredes
Instalacin Ventanas y Puertas
Finalizacin Instalaciones Elctricas

Aceptacin final

Inspeccin final
Entrega Obra (Hito).

Ntese que se han especificado tareas que sern denotadas como Hitos del proyecto: La
adquisicin de los materiales y, por supuesto, la entrega de la obra una vez
culminado el proceso de construccin.

Cul es la duracin de cada tarea (o subtarea, de

ser el caso)?
Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario
que definamos la duracin de cada una de ellas.
Independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminacin
definida, es importante tener un estimado del tiempo que se tomar ejecutar
determinada tarea. En la mayora de los casos esta duracin queda definida
por los recursos asignados; por ejemplo, conociendo la cantidad de metros
cuadrados de pared que pueden realizarse en un da con una cantidad
especfica de recursos podremos estimar, en funcin de la cantidad total de
pared a construir, los das necesarios para culminar esta actividad.
Es as que preliminarmente estimaremos la duracin de las tareas en funcin
de la informacin disponible (rendimientos, recursos disponibles, tiempos de

espera, etc.) y dejaremos que Microsoft Project nos indique si bajo esa
estimacin es posible cumplir con la fecha de finalizacin.
Considerando que, para nuestro ejemplo, no se ha definido una fecha
especfica de culminacin (tampoco una de inicio), fijaremos por ahora las
duraciones presentadas a continuacin:

Cules recursos son necesarios para el desarrollo

de las tareas?
La disponibilidad, as como el costo, de los recursos que se involucraran con el
proyecto es otro de los aspectos que debemos haber definido antes de
empezar con su creacin en Microsoft Project.
Como se ha mencionado, slo con la informacin que tenemos ahora (tareas,
subtareas y duraciones) sumado a la dependencia entre tareas, podramos
definir los tiempos de duracin de las tareas y del Proyecto mismo. Pero para
poder analizar los costos es necesario definir recursos.
No es estrictamente necesario que los recursos humanos que asignaremos al
proyecto tengan un nombre (Por ejemplo Pedro Prez), lo que si es necesario
definir es si nuestro proyecto necesitar, por ejemplo, un albail cuyo costo por
da trabajado sea conocido.
Por supuesto que la disponibilidad (perodo en que el recurso puede ser
utilizado) es otro factor importante y que podr ser controlado fcilmente con
Microsoft Project a travs de la creacin de un Calendario para el recurso en
cuestin.

Posteriormente, en este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, desarrollaremos

en detalle los aspectos relacionados con los recursos en Microsoft Project, pero
por ahora nos limitaremos a presentar los recursos y costos que se estiman
sern utilizados en nuestro proyecto de ejemplo:

Existen dependencias entre las tareas?

Finalmente, tenemos que conocer de la dependencia que existe entre las
tareas y subtareas que hemos definido para el proyecto.
En este aspecto de la definicin de dependencias, entra en juego el conocimiento del
trabajo asociado y por lo tanto distintos Administradores podrn tener distintos
criterios para definir esta dependencia.
En relacin con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: Se
puede iniciar la construccin sin haber recibido los materiales para la obra?, o
Se podr pintar las paredes sin antes haber aplicado el friso?, entre otras.
En la siguiente tabla hemos definido las dependencias, a nivel bsico, para
posteriormente afinar el proyecto en pro de lograr reducir los tiempos de
ejecucin. Ntese que se han asignado nmeros a cada tarea (y subtareas)
para identificarlas en la columna Depende de:

En la tabla mostrada no se ha especificado la cantidad de recursos a asignar a cada

subtarea en el entendido de que ser parte de la definicin del proyecto el establecer este
valor para cada una de ellas. En todo caso se supondr que con un Grupo de Recursos
(Cuadrilla) se realiza el trabajo asociado a cada tarea.
Teniendo las incgnitas resueltas podremos iniciar el proceso de alimentar a
Microsoft Project con nuestro proyecto, eso lo veremos en la segunda Parte de
este Mini-Curso Tutoriales de Microsoft Project 2007.
NUMERO 2
Ya en la primera entrega de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007,
establecimos los parmetros generales del Proyecto de Ejemplo.
En esta Segunda Parte comenzaremos a utilizar Microsoft Project 2007,
creando un archivo en blanco y agregndole la Informacin General del
Proyecto, veamos cmo:
Desde el Men Archivo Nuevo accederemos al Panel de Tareas Nuevo
Proyecto, desde el cual se puede crear un proyecto segn las opciones
detalladas en la figura siguiente:

Para nuestro proyecto de ejemplo, Seleccionaremos la opcin Proyecto en

Blanco.

Introduciendo la Informacin Bsica del Proyecto

Cuando creamos un nuevo proyecto deberamos, antes que nada, especificar
la Informacin Bsica de ste. Para ello cargaremos el Dilogo Informacin del

proyecto, seleccionando el comando Informacin del proyecto desde el Men

Proyecto.
En ste dilogo podremos introducir informacin relacionada con los tiempos
del proyecto (y la forma en que Microsoft Project realiza sus clculos). En la
siguiente figura se comentan los parmetros de este dilogo:

Para los efectos de nuestro ejemplo definiremos lo siguiente, en este dilogo:

Programaremos a partir de la fecha de comienzo del proyecto (Campo

Programar a partir de).
Segn lo referido en la figura anterior, se tendrn dos opciones para la
programacin en Microsoft Project: o se fija la fecha de inicio del proyecto o
se fija la fecha de culminacin, pero en ningn caso se podrn fijar las dos
fechas a la vez.
Fijando la fecha de inicio (el caso ms comn) las tareas, duraciones y
dependencias que se definan en Microsoft Project nos permitirn
determinar cul sera la fecha de culminacin del proyecto teniendo la
posibilidad, en caso de que el resultado no sea de nuestro agrado,
cambiar estas duraciones o recursos asignados a fin de modificar el
resultado.
Cuando fijamos la fecha de finalizacin del proyecto tendremos que
realizar la programacin desde el final hacia el inicio, sto es, posicionar
las tareas para definir cul sera la fecha en la que el proyecto debera
iniciarse y, de la misma forma que en el caso anterior, de no ser
satisfactorio el resultado obtenido, podremos realizar los ajustes
necesarios para que la fecha de inicio calculada se adapte a nuestros
requerimientos.

Fijaremos la Fecha de comienzo como la de la fecha actual (Microsoft Project

la presentar por defecto).
Utilizaremos el Calendario Estndar.

Al realizar estos cambios en el dilogo pulsaremos el botn Aceptar para que

se hagan efectivos. Guardemos el Proyecto con el nombre de nuestra
preferencia para utilizarlo en la prxima parte de este Mini-Curso de Microsoft
Project 2007.
NUMERO 3
Habiendo ya creado nuestro nuevo Proyecto en Microsoft Project (en la
segunda parte de este Mini-Curso), la adicin de las tareas es tan sencilla
como escribir el nombre de ella en la columna Nombre de Tarea en
cualquiera de las vistas que contengan datos ordenados en columnas (como
las vistas Gantt de seguimiento y Uso de tareas).

La vista ms sencilla para introducir la informacin de las tareas, y es la vista

que por defecto Microsoft Project da para un nuevo proyecto, es la vista en
Diagrama de Gantt y es la que utilizaremos para el desarrollo siguiente.

Creando las Tareas del Proyecto

Para crear las tareas de nuestro Proyecto de Ejemplo seguiremos los
siguientes pasos:
1

Selecciona la primera celda en la Columna Nombre de Tarea y escribe desde

el teclado: Trabajos Preliminares (Esta es la primera de las tareas de nuestro
Proyecto).

Pulsa la tecla Intro para aceptar el texto ingresado en el paso anterior. En la

siguiente figura se destacan dos aspectos a tener en cuenta:

Tambin se puede pulsar el cono:

en el cuadro de texto para aceptar el texto introducido.
Si se desea anular lo escrito se pulsar el cono:
en el mismo cuadro.
3

Introduciremos, de la misma manera que en los pasos anteriores, los nombres

de las tareas restantes, para obtener una vista similar a la presentada a
continuacin:

Agregando Subtareas al Proyecto

Con las tareas principales del proyecto ya definidas, es tiempo de ingresar las
subtareas que conformarn el trabajo asociado a cada una de dichas tareas.
En Microsoft Project, cuando se agregan subtareas a determinada tarea, sta
pasa a ser una Tarea Resumen y es denotada de la forma presentada en la
figura:

Cuando se inserta una nueva tarea (o subtarea) en Microsoft Project, sta se

crea en la fila inmediatamente superior a la fila actualmente seleccionada.

Comencemos a agregar las Subtareas asociadas a la Tarea Trabajos

Preliminares de nuestro ejemplo:

Seleccionemos la tarea Infraestructura (Fundaciones), pulsando el botn

izquierdo del ratn cuando el cursor est sobre ella.

Seleccionemos el comando Nueva Tarea desde el Men Insertar. Una nueva

tarea, en blanco, es creada en la fila superior a la fila seleccionada.
Escribir el nombre de la Subtarea, en este caso introduciremos Instalaciones
Provisionales (Baos, Oficinas) y pulsaremos Intro.

Pulsaremos el botn Aplicar Sangra de la Barra de Herramientas Formato,

cuando la subtarea est seleccionada. De esta forma se genera la subtarea y la
tarea resumen.

De manera similar a los pasos 1 a 3 podremos agregar las restantes subtareas

notando que la nueva subtarea mantiene la sangra definida para la subtarea
superior, segn se muestra en la figura:

Realizando los pasos anteriores para el Resto de las Subtareas definidas para
el Proyecto de Ejemplo, nuestra Vista de Diagrama Gantt debera tener una
estructura similar a esta:

En este nivel, deberas guardar el Proyecto, para poder seguir alimentndolo

en la prxima Parte de este Mini-Curso de Microsoft Project 2007.

De ser necesaria la reorganizacin de la estructura definida inicialmente en un

proyecto podremos mover, copiar y eliminar tareas de la misma manera que lo
hacemos en cualquier otro programa. Igualmente podremos modificar la
visualizacin de las tareas y subtareas de forma tal de mostrar slo informacin
especfica acerca de nuestro proyecto.
En este Artculo esbozamos como, de ser el caso, se pueden realizar
modificaciones o ediciones a la estructura de nuestro proyecto (tareas y
subtareas).

Otras Formas de Agregar Tareas y Subtareas en

Microsoft Project 2007
La forma descrita anteriormente para la creacin o introduccin de tareas y
subtareas en Microsoft Project, a travs de la vista de Diagrama de Gantt es
una de las ms sencillas, pero es tambin importante conocer que podemos
agregar elementos en una variedad de formas entre las que destacan las
siguientes:

A travs del Dilogo de Informacin de la Tarea de Microsoft Project

Este dilogo centraliza toda la informacin relacionada con una tarea en
Microsoft Project. Para crear una tarea utilizndolo, seleccionaremos la fila en

blanco (en cualquiera de las vistas disponibles) y haremos doble clic para
mostrar el Dilogo de Informacin de la Tarea:

Igualmente desde el Dilogo Informacin de la tarea podremos ingresar, en cualquier

momento, cualquier informacin adicional para la definicin de la tarea.

Utilizando el Portapapeles de Windows para Pegar Tareas en

Microsoft Project.
Si por alguna razn los nombres de las tareas que deseamos incluir en el
proyecto estn en forma de texto en otro programa (como MS Excel o MS
Word, por ejemplo), podremos utilizar el comando copiar y pegar del
portapapeles de WINDOWS.
Cuando se importa desde otra aplicacin, Microsoft Project considerar cada lnea (o
fila si los datos estn tabulados) como una tarea, razn por la cual debemos
asegurarnos que las tareas a copiar estn en forma de lista (una tarea por lnea) o en
forma tabulada (una tarea por fila).
Para sto debemos seleccionar el texto deseado (desde el programa de origen)
y utilizar el comando Copiar. Luego, asegurndonos de estar en una fila en
blanco en Microsoft Project, seleccionaremos el comando Pegar del Men

Edicin.
Desde Microsoft Excel 2007 podremos utilizar plantillas (Microsoft Project Plan Import
Export template) para que desde l podamos introducir la informacin de las tareas.
Luego desde Project seleccionaremos desde el men Archivo, comando Abrir, el
archivo creado con la referida plantilla (teniendo en cuenta que es un archivo con
extensin xlsx, de Excel) para que sea importada la informacin en l hacia nuestro
proyecto.

NUMERO 4
Para nuestro proyecto de ejemplo, teniendo ya definidas las duraciones para
las subtareas segn se present en la Parte I de este Mini-Curso de Microsoft
Project 2007, resta es definir cul tipo, de los Tipos de Tarea disponibles en
Microsoft Project, aplican a dicho ejemplo.
Es as que, con miras a comparar posteriormente la influencia que tendra la
asignacin de determinada cantidad de recursos a las tareas en la duracin de
la ejecucin del proyecto de ejemplo, supondremos que todas las tareas (o
subtareas en este caso), son tareas del tipo Trabajo Fijo. Es decir, que las
duraciones estimadas inicialmente para cada subtarea definen el trabajo que
es necesario realizar por un slo recurso para ejecutarla. Luego, al agregar
ms recursos por ejemplo, podremos ver que ganaremos tiempo con la
reduccin en la duracin de la tarea. Este tipo de comparacin es de las que se
realizan con mayor frecuencia durante la definicin de un Proyecto y es una de
las facilidades que ofrece Microsoft Project 2007.
Para especificar la duracin de las tareas, podremos introducir el valor

directamente en la columna Duracin en vistas como la de Diagrama de Gantt,

y Uso de Tareas, entre otras.

Al introducir el nmero indicador de la duracin es importante indicarle a

Microsoft Project la unidad de tiempo asociada a dicho nmero, segn se
presenta en esta tabla:

Otra forma de especificar no slo la duracin de una tarea, sino tambin todas
sus propiedades, es a travs del ya referido dilogo Informacin de la Tarea, en
cualquiera de sus Fichas, al cual se accede haciendo doble clic en el nombre
de la tarea, desde la vista en la que estemos trabajando.

Adicionalmente, si estamos en vistas como la de Diagrama de Gantt, podremos

modificar la duracin de una tarea a travs de su Barra de Tareas, siguiendo

esta secuencia:

Colocar el cursor sobre el extremo derecho de la Barra de Tareas, en la tarea a

modificar, hasta que aparezca el smbolo con una flecha apuntando a la
derecha:

Pulse el botn izquierdo del ratn para empezar a alargar o acortar el tamao de
la barra, siempre manteniendo pulsado el ratn.

Al llegar a la duracin deseada, soltar el botn izquierdo del ratn.

Cuando se modifica la duracin de la tarea de la manera descrita, Microsoft Project

mantendr la duracin de la tarea como estimada; as que, de no ser ste el caso,
tendremos que modificar su estado a travs del Dilogo Informacin de la Tarea
(desactivar cuadro Estimada).
Otro parmetro que puede ser modificado desde el Dilogo Informacin de la
Tarea ficha Avanzado, es el Tipo de Tarea:

Para poder modificar las propiedades de varias tareas a la vez, las podremos

seleccionar y, pulsando el botn derecho del ratn, seleccionaremos la opcin

Informacin de la Tarea desde el men desplegable. All aparecer el dilogo
Informacin de la Tarea, en el cual modificaremos las propiedades deseadas
para ese grupo de tareas seleccionadas.
Con la informacin de la que disponemos a este nivel ya podremos introducir la
duracin de nuestras tareas en el proyecto de ejemplo, especificando para

todas ellas el tipo Trabajo Fijo.

En la siguiente figura se presenta una vista de lo que deberamos obtener una
vez realicemos esta labor:

Es necesario definir la Fecha de Inicio/Fin de las

Tareas?
Una de las ventajas de utilizar Microsoft Project es la capacidad del programa
para definir(o calcular) la fecha de inicio y fin de las tareas y subtareas a partir
de la combinacin de factores como la fecha de inicio del proyecto, la
dependencia y la duracin de las tareas.
Si definiramos para alguna tarea una fecha de inicio o de finalizacin,
estaramos introduciendo una restriccin que podra limitar la ventaja referida,
pues en este caso Microsoft Project tomara en cuenta esta condicin en los
clculos o actualizaciones que ejecute ante los cambios que realicemos en el
proyecto.
De esta forma la sugerencia es que, si nuestras tareas no tienen una fecha de
inicio o fin obligada, dejemos que Microsoft Project las defina a partir de las
dependencias que establezcamos, lo cual aprenderemos en la prxima entrega
de este Mini-Curso.
Una vez Project determine la duracin del proyecto y la ubicacin del inicio/fin
de las tareas con respecto a la fecha de inicio de ste podremos modificar, si
es necesario, la fecha de inicio o fin de alguna tarea y ver los resultados de
manera sencilla.

En cualquier caso, para especificar estas fechas de inicio o fin de las tareas,
seguiremos estos pasos:

Pulsar el botn izquierdo del ratn dos veces sobre la tarea a la que se desea
fijar la fecha de comienzo (o de finalizacin), para presentar el Dilogo
Informacin de la Tarea.
Selecciona la Ficha General, si es que no est visible.
Pulsa sobre la flecha en el campo Comienzo (o Fin) para seleccionar la fecha
respectiva desde el Calendario presentado:

NUMERO 5
En Microsoft Project 2007, la Dependencia entre Tareas podr ser creada de
distintas formas:

Crear Dependencia entre Tareas desde el Dilogo

Informacin de la Tarea:

Pulsar dos veces el botn izquierdo del ratn sobre la tarea que ser la Sucesora
en la Vinculacin a Crear.
Se presentar el Dilogo Informacin de la tarea, seleccionemos la Ficha
Predecesoras:

Desde la lista en el Campo Nombre de tarea podremos seleccionar la tarea

Predecesora:

En el Campo Tipo podremos seleccionar tambin el Tipo de Dependencia:

En el Campo Pos (Posposicin) definiremos la posposicin o superposicin,

indicando con un nmero y una unidad de tiempo, el valor deseado:
Posposicin (Valor positivo):

Superposicin (Valor negativo):

Crear Dependencia entre Tareas Utilizando el ratn

y Barras de Tareas en Vistas como la de Diagrama
de Gantt.

Colocar el cursor sobre la barra de tarea de la tarea predecesora hasta que su

forma cambie:

Pulsar el botn izquierdo del ratn y, mantenindolo as, estirar la lnea

creada hasta la tarea sucesora:

Al estar sobre la sucesora, soltar el botn izquierdo del ratn para crear el
vnculo del Tipo Fin a Comienzo.

En la mayora de los proyectos, las dependencias entre tareas sern del tipo Fin a
Comienzo (el cual es el tipo por defecto en Microsoft Project), as que la forma ms
sencilla es crearlas utilizando el ratn segn lo explicado anteriormente.
De existir tareas cuya dependencia sea de otro tipo podremos modificarla

pulsando dos veces sobre la flecha de vinculacin entre las tareas, para
presentar el Dilogo de Dependencia entre Tareas.

Adicionalmente, a los fines de mantener claridad cuando en un proyecto existe

una cantidad importante de dependencia entre tareas, es recomendable
mantener las tareas dependientes lo ms cerca posible, es decir en filas
contiguas dentro de la lista de tareas del Proyecto.

Eliminando la Dependencia entre Tareas

La eliminacin de la dependencia entre tareas la podremos realizar desde el

Dilogo de Dependencia entre tareas, presentado en la figura anterior (doble
clic sobre la vinculacin en la vista de proyecto).
Igualmente podremos, seleccionando las tareas a desvincular, pulsar el botn
Desvincular Tareas de la Barra de Herramientas Estndar.

Ahora Si: Crea las Dependencias entre las Tareas

del Proyecto de Ejemplo!
Recuerdas que en la Parte I de este Mini-Curso de Microsoft Project te
presentamos la dependencia entre las tareas del proyecto de ejemplo?
Pues, tomando estas dependencias en cuenta y suponiendo que todas las

dependencias entre las tareas especificadas sern del tipo Fin a Comienzo,
puedes darle ya forma a nuestro proyecto para obtener algo similar a esta vista:

En este punto el proyecto est prcticamente definido en cuanto a la planificacin

temporal respecta. Observemos que de forma automtica, conforme se van agregando
las dependencias, se establecen las fechas de inicio de cada una de las tareas resumen y
subtareas, para obtener que la duracin total del proyecto es del orden de las 14
semanas.

Podemos Reducir el Tiempo de Ejecucin del Proyecto?

Dndole un toque de complejidad a la definicin de nuestro proyecto de
ejemplo, cabra preguntarse si se podr reducir el tiempo de ejecucin

calculado por Microsoft Project de 14 semanas para l. Veamos algunas

consideraciones especficas:
Notamos que la tarea de mayor duracin es la de Tabiquera-Albailera y es
quiz aqu en donde podramos reducir un poco la duracin del Proyecto. Por
ejemplo, es viable que las subtareas vinculadas: Construccin de Paredes en
Bloques y Friso en Paredes tengan una Superposicin pues, a medida que se
vayan colocando los bloques (ladrillos) podra venir otro recurso, con cierto
desfase de tiempo, frisando (enluciendo) las nuevas paredes.
Ciertamente, la definicin de la Superposicin entre estas tareas debera ser
algo ms razonado, tomando en cuenta factores como el rendimiento de la
mano de obra, entre otros; pero para los efectos del ejemplo podramos
generar una Superposicin de 3 semanas entre estas tareas, lo cual se
convertir en un adelanto en la finalizacin del proyecto en la misma cantidad
de tiempo.
La definicin de alguna Posposicin entre tareas en el proyecto es, al menos a este nivel
de planificacin, poco factible. La posposicin surgir, eventualmente, durante el
desarrollo del proyecto, cuando nos demos cuenta que ciertos Hitos no se cumplen
(retraso en la entrega de Materiales, por ejemplo).
En la siguiente figura se observa la modificacin propuesta, en la que se
observa que la duracin del proyecto es de ahora 11 semanas, Qu les
parece?

TIPO DE TAREAS EN MS PROJECT

Para los efectos de la Gestin de Proyectos con Microsoft Project, se cuenta

con varios Tipos de Tarea, especficamente tres, las cuales relacionan la
duracin de la tarea con el trabajo requerido y con la disponibilidad de los
recursos involucrados.
Estos Tipos de Tarea son:

Tarea de Unidades Fijas

Tarea de Duracin Fija
Tarea de Trabajo Fijo

La escogencia de cualquiera de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft

Project, determinar cul elemento de la tarea no vara cuando se realizan
cambios a ella (un cambio, por ejemplo, sera la asignacin de recursos).
Antes de detallar las caractersticas ms resaltantes de los Tipos de Tarea, es
importante definir dos conceptos:

Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso:

El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo que este
recurso necesitar para ejecutar una tarea. El trabajo de un recurso en
determinada tarea se determina a travs de la frmula:
Trabajo = Duracin (de la tarea) x Unidades (de un recurso).
De esta forma, si determinada actividad tiene una duracin de 2 das y se le
asigna un recurso, el trabajo ser de 2 das x 1 recurso = 2 das, lo cual
expresado en horas (caso ms comn) significa un trabajo de 16 horas,
suponiendo das laborables de 8 horas.

Unidad (de Recurso):

La Unidad es la cantidad de recursos, en trminos de porcentaje de horas
trabajadas en un da laborable, que se asigna a una tarea. Por ejemplo, si

determinada tarea tiene asignada un recurso con dedicacin a medio tiempo se

dice que el recurso est asignado a 50% unidades.
Ahora, con estos conceptos en mente, veamos las caractersticas de los Tipos
de Tarea disponibles:

Tarea de Unidades Fijas

Al asignar un nmero de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas,
esta asignacin de recursos no cambiar aun cuando se modifiquen la duracin
y la cantidad de Trabajo de la tarea.
Veamos un ejemplo:
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duracin
de 10 das y a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%:

Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la

duracin de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado:

Para esta situacin Microsoft Project mantiene la asignacin del 100% de cada
recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duracin de la tarea.
Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos
y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calcular la duracin de la tarea,
cuando le especifiquemos el trabajo y los recursos.
Por defecto, las tareas creadas en Microsoft Project sern del Tipo de Unidades Fijas.

Tarea de Duracin Fija

Este es el Tipo de Tarea que mantendr la duracin asignada invariable
independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella.
Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo
de Duracin fija, con una asignacin de 1 recurso (al 100%):

La inclusin de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija
la duracin, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En
este caso veremos que define que cada recurso trabajar medio tiempo (50%):

Es recomendable utilizar tareas de Duracin fija, cuando es conocida la duracin (en

funcin del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project
nos calcular el nmero de recursos necesarios.

Tarea de Trabajo Fijo

En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado
inicialmente a la tarea, recalculndose, si es el caso, la asignacin de los
recursos o la duracin de la tarea.
En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duracin de 10
das, suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignacin, que
podra traducirse como un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo
por da laborable):

Si modificamos la duracin de la tarea a 5 das. Microsoft Project, para

garantizar que el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo),
recalcular la asignacin del recurso para ajustarlo a esta cantidad.
De esta forma se requiere que el recurso est asignado 200% (equivalente a
un trabajo de 16 horas por da) para que la tarea se realice en 80 horas de
trabajo (16 horas/da laborable x 5 das laborables = 80 horas):

En este ejemplo, el resultado dado por Microsoft Project corresponde a una

sobreasignacin del recurso pues, en teora, el perodo laborable normal es de 8

horas. Aqu se debera entender que la solucin para evitar la sobreasignacin es colocar
un segundo recurso que est asignado al 100%, de forma tal de tener dos recursos
ejecutando cada uno un trabajo de 40 horas para totalizar las 80 horas definidas como
fijas para la tarea.

Condicionamiento por Esfuerzo en Microsoft Project

En Microsoft Project los Tipos de Tarea de Duracin Fija y Unidades Fijas
pueden ser configuradas para que estn o no Condicionadas por Esfuerzo.
Las tareas del Tipo Trabajo Fijo son por definicin tareas condicionadas por el
esfuerzo.
El Condicionamiento por Esfuerzo es similar al trabajo asociado a una tarea.
Por ejemplo, una tarea de 4 das de duracin corresponde a un trabajo de 4
das x 8 horas/da laborable = 32 horas de trabajo. Cuando la tarea est
Condicionada por Esfuerzo, al ajustar la asignacin de recursos, podra ser que
su duracin cambie, pero en todo caso el trabajo asociado ser el mismo (32
horas para el ejemplo).
En trminos bsicos, el Condicionamiento por Esfuerzo implica que una tarea,
mientras ms recursos tenga asociados, menos duracin tendr: al agregar
recursos a una tarea condicionada por esfuerzo, Microsoft Project distribuir el
trabajo (esfuerzo) de manera equitativa entre todos los recursos asociados a
dicha tarea.
En el ejemplo anterior, si la tarea tiene un slo recurso asignado, su trabajo
ser igual a la duracin definida para la tarea, es decir 32 horas. Al agregar un
segundo recurso la tarea ya no durar 4 das, pues la cantidad de esfuerzo
asociado a la tarea (32 horas) se realiza de manera simultnea por dos
recursos (cada uno con un esfuerzo de 16 horas, que representar una
duracin de la tarea de 2 das).
Un ejemplo de tarea No Condicionada por el Esfuerzo, podra ser la asistencia a un
seminario de dos das de duracin: independientemente del nmero de asistentes o de
recursos necesarios para desarrollarlo, el seminario siempre ser dictado en dos das.
Cuando a una tarea le desactivamos el Condicionamiento por Esfuerzo no
importar la cantidad de recursos asignados, pues su duracin ser siempre
similar al trabajo o esfuerzo inicialmente estimado.

Por defecto, en Microsoft Project, todas las tareas que creemos estarn
condicionadas por el esfuerzo. Pudiendo, por supuesto, modificar esta
configuracin.

Cul, de los Tipos de Tarea Disponibles, Utilizar en

un Proyecto?
El Tipo de Tarea que seleccionemos, para las que conforman nuestro Proyecto,
ser decisivo en la forma en que Microsoft Project reaccionar a los cambios
que realicemos a el cronograma de ejecucin, segn vimos anteriormente.
La decisin de cul tipo es ms apropiado para obtener determinado fin est
quiz asociado a definir qu parmetro, de los tres disponibles: Duracin,
Unidad y Trabajo, deseamos se mantenga inalterado para la tarea mientras
variamos cualquiera de los dos restantes.
Por ejemplo, si conocemos que la duracin de la tarea es independiente de los
recursos asignados (como por ejemplo cuando se debe esperar por el
resultado de un experimento o un ensayo), la opcin sera utilizar tareas de
Duracin Fija.
En cambio, si conocemos que el trabajo asociado a determinada tarea no
puede (o debe) variar, es decir se debe ejecutar en un nmero determinado de
horas de trabajo, deberamos pensar en utilizar tareas de Trabajo Fijo, pues es
del Tipo de Tarea que nos permitir ver cmo cambia la duracin de la tarea si
agregramos ms recursos para lograr terminar el trabajo asociado a la tarea
en menor tiempo.
Finalmente si deseamos que Microsoft Project realice los cambios en la
cantidad de trabajo o duracin de la tarea, cuando especificamos determinado
nmero de unidades para los recursos de dicha tarea, tendremos en cuenta la
utilizacin de Tareas de Unidades Fijas, en el entendido de que se est ante
una situacin en la que la disponibilidad de los recursos est limitada (podra
ser que determinado recurso est disponible slo una parte del tiempo y
quisiramos establecer el cambio en la duracin o en el trabajo de la tarea para
esta disponibilidad).

Una tabla resumen, de los parmetros que Microsoft Project recalcula (de los
tres disponibles) en funcin de los Tipos de Tarea y ante el cambio de los
restantes, se puede visualizar a continuacin (clic para agrandar):

EDICION Y VISUALIZACION DE TAREAS EN MS PROJECT

Resaltaremos algunos aspectos que se deben tomar en cuanto al momento de

realizar labores de edicin y modificacin de la estructura o esquema del
proyecto:

Seleccin de Tareas en Microsoft Project 2007

Para la ejecucin de los comandos de edicin debemos tener seleccionada una
o varias tareas. Para ello tenemos las siguientes opciones:

Seleccin Simple de tareas en Microsoft Project 2007

Las tareas pueden ser elegidas de la siguiente forma:

Haciendo clic en el encabezado de fila, en donde est el nmero que identifica a

la tarea:

Haciendo clic sobre la barra de Gantt de la tarea:

Seleccin de Un Rango de Tareas Contiguas en Microsoft Project

2007
En este caso seleccionaremos la primera tarea del rango que estamos por
seleccionar (de la misma forma que para el caso de la seleccin simple):

Luego, manteniendo pulsada la tecla Mayscula, seleccionaremos la ltima

tarea del rango, para terminar la seleccin:

Seleccin de Varias Tareas no Contiguas en Microsoft Project 2007

Cuando la edicin est orientada a seleccionar varias tareas que no son
contiguas en el esquema del proyecto, las seleccionaremos manteniendo

pulsada la tecla Ctrl del teclado:

Es importante resaltar la diferencia entre la seleccin de una tarea y la seleccin de

slo su nombre. Cuando slo se selecciona la celda ocupada por el Nombre de la tarea
y se aplican los comandos de edicin estaremos realizando slo la modificacin del
texto que identifica a la tarea, en vez de estar modificando toda la tarea con todas sus
propiedades:

Moviendo Tareas en Project

Una de las ediciones comunes es la de Mover tareas (y subtareas) dentro del
esquema de un proyecto, la cual reviste ciertas consideraciones que hay que
tener en cuenta antes de realizarse:

Cuando se mueve una tarea Resumen, todas sus subtareas se desplazarn con
ella a la nueva posicin:

Si se mueve una tarea resumen, a un nivel inferior (como el de una subtarea),

Microsoft Project asignar el nivel de sangra que tiene dicho nivel inferior

De manera inversa a lo referido en esta ltima condicin, si una tarea en un nivel

inferior (con sangra) es movida despus de otra tarea que tiene un nivel superior, la
tarea movida asumir el nivel superior.
El desplazamiento de las tareas, una vez se han seleccionado, se puede
realizar utilizando el comando Cortar tarea del Men Edicin. Luego,
ubicndonos en la tarea por debajo de la cual deseamos sea insertada la(s)
tarea(s) cortada(s), seleccionaremos el comando Pegar del mismo Men
Edicin.
Otra forma, quiz ms sencilla, de mover tareas es seleccionando y
arrastrando con el ratn:

Una vez seleccionada una o ms tareas, observaremos que al pasar el cursor

sobre ellas, ste cambia su forma para indicarnos que se puede realizar el
desplazamiento de estas tareas:

En esta condicin del cursor, al mantener pulsado el botn izquierdo del ratn,
podremos mover la tarea seleccionada a su nueva posicin. Mientras no
liberemos el botn del ratn observaremos que durante su desplazamiento
aparece una lnea indicndonos la posicin en la que se insertara la tarea
seleccionada si soltramos el botn izquierdo del ratn:

Copiando Tareas en Microsoft Project

El proceso de edicin orientado a copiar tareas y subtareas en Microsoft
Project es similar a lo relatado para el caso de moverlas, con la diferencia de
que en este caso se generar una copia de las tareas inicialmente
seleccionadas.
De esta forma, al realizar la seleccin de las tareas a copiar, utilizaremos el
comando Copiar tarea del men Edicin, para posteriormente ubicarnos en el
sitio en donde ser insertada la copia y seleccionar el comando Pegar del
mismo men Edicin.

Eliminando Tareas
La eliminacin de las tareas seleccionadas se realiza con el comando Eliminar
tarea del men edicin o pulsando la tecla Suprimir, desde el teclado.

Modificando la Visualizacin de las Tareas y

Subtareas
El esquema del proyecto permite la visualizacin de la informacin de las
tareas del proyecto en distintos niveles definidos por las Tareas Resumen, bien
sea expandiendo o reduciendo la vista de sus subtareas empleando las
herramientas Mostrar y ocultar Subtareas as como la lista desplegable
Mostrar de la Barra de Herramientas Formato.

En las siguientes figuras se presentan varios ejemplos de la visualizacin en

distintos niveles.

Slo Tareas Resumen (Nivel de Esquema 1):

Todas las Tareas del Proyecto (Nivel de Esquema 2):

Slo las subtareas de la Tarea Resumen-1:

Es recomendable que en un proyecto se limite el nmero de niveles de sangra de las

subtareas, a fin de hacerlo ms simple de interpretar y seguir durante su ejecucin. Por
lo general se puede pensar que hasta un tercer nivel es adecuado para un proyecto de
mediana complejidad.

INTERFAS DE MS PROJECT

Para los que conocen las versiones de los programas contenidos en la Suite de
Office 2007, veremos que Microsoft Project, pese a formar parte de estos
productos, no present modificacin en su interfaz con respecto a versiones
anteriores; mantenindose el tradicional estilo de utilizar mens y barras de
herramientas para acceder a las funciones del programa. (Es slo en la Versin
de Microsoft Project 2010 cuando se incorpora la nueva Interfaz con Cinta de
Opciones y Pneles)

Existen dos versiones de Microsoft Project 2007: La Estndar y la Profesional

siendo la diferencia principal entre ambas en que la versin profesional
incorpora la funcin de administracin de proyectos empresariales de
colaboracin cuando se utiliza Project Server 2007, el cual es til para el
manejo de proyectos en red (intranet o internet) dentro de una compaa.

Componentes de la Interfaz de Microsoft Project

2007
Al Iniciar Microsoft Project 2007, la ventana es similar a la aqu presentada:

En ella identificamos los siguientes componentes:

La Barra de Mens de Microsoft Project ofrece un conjunto de mens
desplegables, cada uno de los cuales contienen grupos de comandos que
permitirn desarrollar alguna funcin o desplegar algn Cuadro de Dilogo u
opciones:

Con las Barras de Herramientas logramos tener un rpido acceso a los

comandos de uso ms frecuente contenidos en los diferentes mens de la
Barra de Mens. Estas barras contienen comandos asociados a varios de los
mens de la Barra de Mens, como la Barra de Herramientas Estndar:

Otra Barra de Herramienta es la Barra Formato:

la cual nos permite configurar lo relacionado con el tamao, fuente y

justificacin del texto utilizado en la Ventana de Vistas del Proyecto. Igualmente
permite modificar la sangra de las tareas de forma tal de configurarla como
una subtarea de otra.
Otras Barras de Herramientas
Adems de estas barras, Microsoft Project suministra otras barras con
herramientas preconfiguradas, a las cuales podremos acceder pulsando el
botn derecho del ratn sobre el rea ocupada por las Barras de Mens para
presentar la Lista de Barras de Herramientas Disponibles:

Desde esta lista seleccionaremos la(s) barra(s) de Herramientas que deseamos

presentar en la Ventana de Microsoft Project, pulsando con el Botn Izquierdo

del Ratn sobre el nombre respectivo. Cuando la Barra est visible tendr la
marca de chequeo similar a la presentada a la izquierda de las Palabras
Estndar y Formato en la figura anterior. Para ocultar alguna Barra visible
pulsaremos nuevamente sobre el nombre de ella, para que desaparezca la
marca de chequeo.
[col350]
El panel de la Gua de Proyectos, es un panel de tareas que contiene enlaces
que nos ayudan en la creacin de un proyecto nuevo, realizando una serie de
preguntas relacionadas con los aspectos del proyecto como lo son las tareas y
los recursos, por ejemplo. Este panel estar presente por defecto cada vez que
iniciemos Microsoft Project 2007 con un proyecto en blanco (ejecutando la
aplicacin desde el Men Inicio de Windows Programas Microsoft Office).

Cuando no est visible lo podremos presentar en la Ventana del programa de

la misma forma que haramos con cualquier barra de herramientas,

seleccionando la Barra de Herramientas Gua de Proyectos desde la cual, al

pulsar el primer cono a la izquierda, se presentar el panel de tareas.
[/col350]
[col165]

[/col165]
Microsoft Project 2007 incorpora tambin el Panel de Tareas Nuevo Proyecto,
el cual presenta enlaces y cuadros de texto que nos ayudarn a crear un nuevo
archivo, bien sea empezando con un archivo en blanco o a travs de plantillas
predefinidas. Este panel se presenta cuando seleccionamos la accin

Nuevo desde el men Archivo.

La Ventana de Vistas del Proyecto es el rea en donde se realizar la

introduccin y visualizacin de la informacin relacionada con el Proyecto
Actual.
Dada la naturaleza de relativa complejidad de la informacin que conforma un
proyecto (Tareas, dependencias, uso de recursos, costos, etc.) Microsoft
Project suministra una serie de Vistas del Proyecto cada una de las cuales
permitir enfocarnos en determinados aspectos de dicho proyecto.
Para movernos entre las distintas vistas del proyecto accederemos a las

opciones del men Ver de Microsoft Project, presentado en la figura siguiente y

en la cual se presenta como activa la vista de Diagrama de Gantt. En la misma
figura veremos ejemplos de otras tres vistas disponibles.

Ntese que en la parte superior de algunas de las vistas en la Ventana de

Vistas del Proyecto, est una escala que puede ser configurada para mostrar
hasta tres niveles de escala de temporal. Para modificar el formato de la escala
temporal se usar el dilogo Escala Temporal, al cual se accede al Pulsar dos
veces el Botn Izquierdo del Ratn sobre la escala referida en alguna de las
vistas que contengan una escala temporal. De este dilogo resaltaremos sus
variables en la siguiente figura:

Hemos visto as que la interfaz de Microsoft Project 2007 ofrece herramientas

que son comunes a la mayora de los programas disponibles en el mercado.

Entre las caractersticas particulares de esta interfaz estn las mltiples vistas
que se pueden tener para la presentacin de la informacin relativa al proyecto.
Estas vistas permiten que la entrada de datos y posterior anlisis sea lo
suficientemente sencilla como para incrementar la productividad en el trabajo
de la planificacin, siendo posible as el planteamiento de diversas versiones
o escenarios para determinado proyecto.
CONOCER LOS RECURSOS
En lo relativo a la Gestin de Proyectos, un Recurso puede ser:

Personas (Obreros, Profesionales, etc.)

Equipos (Vehculos, Mquinas, etc.)
Inmuebles (Por ejemplo locales que deban ser alquilados para determinado fin
dentro del Proyecto).
Materiales (Papel, Madera, Pintura)
Gastos Varios (Como podran ser costos de asesoras por personal contratado,
gastos de transporte).

Sin los Recursos un proyecto no podra ser ejecutado. De hecho, uno de los
aspectos de mayor complejidad en la Gestin de Proyectos es el manejo (o
Administracin) de los Recursos asignados a l (en especial si stos son
humanos!).
La Administracin de Recursos en la Gestin de Proyectos no consiste slo en
asignar un recurso a una tarea, sino que involucra adems conocer las
caractersticas (destrezas, por ejemplo, en el caso de recursos humanos) de
esos recursos para realizar su asignacin de la manera ms inteligente de
forma tal de garantizar que la tarea pueda realizarse con los parmetros de
eficiencia ideales.
Por razones obvias, en la Gestin de Proyectos el Recurso humano es el que
ofrece mayores particularidades y es por ello que resumimos a continuacin
algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta cuando tratamos con este
tipo de recurso en un proyecto:

Tomar en cuenta las destrezas y costo del Recurso para asignarlo a la tarea
adecuada.
Mientras ms experimentado sea el recurso mayor ser su costo, por lo tanto
es importante considerar si la tarea se puede realizar, en el mismo tiempo,
empleando un recurso de alta experiencia o varios recursos de mediana a baja
experiencia, siempre tratando de optimizar los costos/tiempo.

Optimizar el nmero de recursos asignados a la tarea.

A mayor cantidad de recursos asignados a una determinada tarea, mayor
tender a ser el costo de ejecucin de sta.
Evitar exceder las horas diarias de trabajo del Recurso, para no caer en el
pago de horas Extra. Recuerda que, generalmente, el costo de una hora extra es
mayor que el costo de una hora de trabajo Normal y, sin lugar a dudas, la
optimizacin de costos es otro de los aspectos a tomar en cuenta en la Gestin de
Proyectos.
Durante la fase de seguimiento del proyecto realizar las reasignaciones de
recursos necesarias que permitan mantenerlos en el mximo de su
productividad.
Evitar subutilizar al Recurso, asignndolo a otras tareas cuando est
disponible.

4 ASPECTOS QUE SE DEBE CONOCER ANTES DE CREAR UN PROYECTO

La calidad del producto en la Gestin de Proyectos utilizando programas

informticos como Microsoft Project, depende de la calidad de la informacin
que le suministremos.
En este Artculo hemos resumido 4 aspectos que debes tomar en cuenta antes
de siquiera crear tu primer archivo con este programa.

1. Definir la meta del Proyecto

Desde el punto de vista de la Gestin de Proyectos, todo proyecto debe contar
con una Meta Especfica.
Sabremos que el Proyecto ha culminado cuando hemos alcanzado con xito la
meta propuesta inicialmente, y este xito por supuesto est asociado a la
terminacin de las tareas o actividades en el plazo inicialmente previsto y sin
haber incurrido en excesos en cuanto a los costos estimados.
De esta forma, la definicin de una meta para el proyecto, pese a parecer
sencillo en principio, involucra tener en cuenta los alcances asociados a ella.
En el proyecto de la figura siguiente, tomada de la vista del Diagrama Gantt en
Microsoft Project, se ha definido una meta (Fin del Proyecto) considerando que
puede ser realizada en cuatro fases, conformadas por las Tareas 1 a 4.

En este caso, la meta es simbolizada como un Hito (duracin: 0). El Inicio ha

sido definido como un Hito tambin.

2. Definir Informacin de las Tareas

Cada tarea tendr un nombre que la identifique claramente y, de hecho,
programas como Microsoft Project facilitan el proceso de introduccin de sus
nombres y descripciones, siendo posible clasificarlas, si es el caso, por
captulos o ttulos que engloben tareas asociadas a ste.
Adicionalmente, es necesario que establezcamos, la duracin de las tareas, as
como su secuencia o dependencia, los cuales son los parmetros bsicos para
poder calcular la duracin del proyecto.
En el caso presentado en la figura anterior, todas las tareas estn iniciando al
mismo tiempo, es decir: no existen dependencias entre ellas. La duracin del
proyecto resulta ser de 10 semanas.
Notemos la importancia de definir adecuadamente la informacin relativa a las
tareas cuando, por ejemplo, tenemos que la Tarea 3 podra considerarse, para
los efectos del control de proyecto, en una tarea muy larga, en comparacin
con la duracin de cada una de las otras tareas del proyecto.
Si la dividiramos, por ejemplo, en dos tareas de 5 semanas cada una
tendramos la variante siguiente:

en la que existe ahora una dependencia entre las dos subtareas que conforman
a la Tarea 3: Se debe terminar la tarea 3-1 para que se inicie la tarea 3-2. La
Duracin del Proyecto sigue siendo de 10 semanas, pues slo se ha
modificado la forma en la que se controlar la tarea 3, dada su larga duracin.

Ahora, si suponemos que la Tarea 4 debe iniciarse una semana antes de que
se termine la tarea 3-2, tendramos el siguiente diagrama:

vemos que se cre la dependencia entre las tareas (3 y 4) y, debido a sto, la

duracin del proyecto es calculada ahora en 11 semanas.
Notemos que, inicialmente, la tarea 4 contaba con una Holgura considerable. Con esta
ltima modificacin veremos que dicha Holgura desaparece, ubicando a la tarea 4
dentro de lo que sera el Camino Crtico del Proyecto de Ejemplo.

De qu depende la Duracin de una Tarea?

Para los efectos de la programacin en Microsoft Project una tarea podr durar
desde unos minutos hasta varios meses.
La duracin que asignemos a las tareas de determinado proyecto depender
en gran parte del conocimiento que tengamos del trabajo asociado a stas,
pero en todo caso la duracin es un valor estimado que debemos suplir al
programa, teniendo en cuenta aspectos como:

Informacin referencial de proyectos similares realizados previamente.

Informacin suministrada por el personal asociado a la ejecucin de la tarea
(rendimientos de ejecucin, por ejemplo).

Es importante resaltar que, en la estimacin de la duracin de una tarea, es necesario

emplear el tiempo suficiente para que dicha estimacin sea lo suficientemente buena
como para minimizar los riesgos de falla de la programacin.

3. Definir Informacin Relativa a los Recursos.

Con la informacin mencionada anteriormente, relativa a las tareas, se tiene la
informacin mnima para construir un Proyecto con Microsoft Project,
informacin que resulta suficiente, inclusive, para actualizar dicho Proyecto en
trminos de avance en el tiempo.
Adicionalmente, para poder obtener informacin de los costos de las tareas as
como del proyecto, ser necesario compilar informacin asociada a los

Recursos que sern asignados a dichas tareas, pues Microsoft Project calcula
los costos de las tareas a partir de la Informacin de sus Recursos.
De esta forma tendremos que recopilar informacin como la siguiente:

Listado de los Recursos (tanto Humanos como Materiales) y sus costos por
trabajo o uso.
A cules tareas estn estos Recursos asignados (y cunto tiempo dedicarn en su
ejecucin)

4. Definir Informacin Requerida para realizar el

Seguimiento (Avance) del Proyecto
Finalmente, contando ya con toda la informacin necesaria para generar un
Proyecto, queda es slo definir lo relacionado con el Seguimiento del mismo.
El seguimiento permitir realizar ajustes sobre la marcha, cuando se detecta
que el tiempo o los costos se estn saliendo de lo previsto (y de lo disponible).
Con Microsoft Project podremos, habiendo definido la frecuencia con la que se
actualizar el Avance del Proyecto y el porcentaje real de avance de cada
tarea, conocer el avance del proyecto respecto a lo planificado inicialmente.
En el Diagrama siguiente podremos ver la forma en la que, por ejemplo
Microsoft Project, representa el avance de las tareas, una vez hayamos
empezado el proceso de Actualizacin del Proyecto, mediante la introduccin
en el programa de la informacin respectiva.

5 CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE MS PROJECT

Inicio / 5 Conceptos Elementales en la Gestin de Proyectos: Camino Crtico, Demora
Permisible, Duracin, Hito y Dependencias

5 Conceptos Elementales en la Gestin de Proyectos: Camino Crtico, Demora

Permisible, Duracin, Hito y Dependencias
2 Comentarios | EditorIngCivil
La Gestin de Proyectos , conocida tambin como la Gerencia o Administracin de
Proyectos, es una disciplina que estudia la naturaleza de un proyecto y ofrece la manera
de controlar (planificar) su progreso; para ello procura organizar y sistematizar las
tareas dentro de dicho proyecto de forma tal de lograr disminuir las posibles variaciones
que podrn surgir durante su desarrollo.
Algunos de los Aspectos Claves de la Gestin de Proyectos involucran la ubicacin
temporal de actividades (o tareas) en el tiempo de duracin del proyecto, para lo cual se
han utilizado herramientas de diversas caractersticas. Unas son ms bien conceptuales,
como el mtodo de la Ruta Crtica:

mientras que otras tienen como finalidad graficar el progreso de las tareas dentro de un
proyecto, como el Diagrama Gantt (o Carta Gantt):

Independientemente de la herramienta que utilicemos para la Gestin de Proyectos

existen algunos conceptos bsicos, relacionados directamente con las Actividades o
Tareas del proyecto propiamente dichas, que es necesario conocer para poder realizar
una adecuada Planificacin.
Revismoslos a continuacin:
Camino Crtico y Demora PermisibleEntre las tareas que conforman el proyecto
existirn algunas que, de retrasarse, retrasarn tambin la fecha de culminacin del
proyecto. Este tipo de tareas son las que conforman el Camino Crtico o Ruta Crtica del
Proyecto el cual indicar las tareas que deben ser culminadas en el tiempo previsto de
forma tal de garantizar que el proyecto estar realizndose en el tiempo previsto.
El Camino Crtico es quiz uno de los conceptos de mayor importancia en la Gestin de
Proyectos, pues es ste el que permitir identificar a las actividades que pudieran
generar alteraciones en la duracin total del proyecto, como veremos en el siguiente
ejemplo.
Sea un proyecto conformado slo por dos tareas: la Tarea 1 est prevista para ejecutarse
en un lapso de una semana, mientras que la Tarea 2 en dos semanas. De aqu pueden
surgir las siguientes condiciones:
1. Si ambas tareas pueden realizarse de manera simultnea, es decir si no son
dependientes, el Camino Crtico lo conformar la tarea de Mayor Duracin que, en este
caso, sera la Tarea 2.

Ntese que en este caso, la Tarea 1 contiene una Holgura de una semana (el lapso que
existe entre su fecha de terminacin y la terminacin de la Tarea 2, que es la fecha de
terminacin del proyecto):

Lo anterior indica que la Tarea 1 podr terminar, en el peor de los casos, una semana
despus de la fecha prevista de terminacin sin entrar en el Camino Crtico del
Proyecto. Para que sta sea la ruta o Camino Crtico del proyecto su duracin deber ser
mayor a 2 semanas.
2. Si ambas tareas son dependientes, por ejemplo, si la Tarea 1 tiene que estar terminada
para que inicie la Tarea 2, ambas tareas estarn en el Camino Crtico del Proyecto y la
duracin de ste ser de 3 semanas:

La holgura a la que se hizo referencia en la figura de la condicin 1, puede ser vista

tambin como la Demora Permisible de la Tarea, la cual es el tiempo que se puede
demorar la tarea sin afectar a ninguna otra que la suceda.
Conociendo la Demora Permisible de la Tarea, podremos saber de cunto tiempo
disponemos para su retraso, Este retraso puede ser til si por alguna razn se requiere
que la duracin de la tarea se prolongue por razones como falta de recursos o
imprevistos, entre otros. En cualquier caso es importante no utilizar toda la Demora de
la Tarea pues esto, ante cualquier alteracin, podra introducirla en el Camino Crtico
del Proyecto.
Inicio / 5 Conceptos Elementales en la Gestin de Proyectos: Camino Crtico, Demora
Permisible, Duracin, Hito y Dependencias
5 Conceptos Elementales en la Gestin de Proyectos: Camino Crtico, Demora
Permisible, Duracin, Hito y Dependencias
2 Comentarios | EditorIngCivil
La Gestin de Proyectos , conocida tambin como la Gerencia o Administracin de
Proyectos, es una disciplina que estudia la naturaleza de un proyecto y ofrece la manera
de controlar (planificar) su progreso; para ello procura organizar y sistematizar las
tareas dentro de dicho proyecto de forma tal de lograr disminuir las posibles variaciones
que podrn surgir durante su desarrollo.
Algunos de los Aspectos Claves de la Gestin de Proyectos involucran la ubicacin
temporal de actividades (o tareas) en el tiempo de duracin del proyecto, para lo cual se
han utilizado herramientas de diversas caractersticas. Unas son ms bien conceptuales,
como el mtodo de la Ruta Crtica:

mientras que otras tienen como finalidad graficar el progreso de las tareas dentro de un
proyecto, como el Diagrama Gantt (o Carta Gantt):

Independientemente de la herramienta que utilicemos para la Gestin de Proyectos

existen algunos conceptos bsicos, relacionados directamente con las Actividades o
Tareas del proyecto propiamente dichas, que es necesario conocer para poder realizar
una adecuada Planificacin.
Revismoslos a continuacin:
Camino Crtico y Demora PermisibleEntre las tareas que conforman el proyecto
existirn algunas que, de retrasarse, retrasarn tambin la fecha de culminacin del
proyecto. Este tipo de tareas son las que conforman el Camino Crtico o Ruta Crtica del
Proyecto el cual indicar las tareas que deben ser culminadas en el tiempo previsto de
forma tal de garantizar que el proyecto estar realizndose en el tiempo previsto.
El Camino Crtico es quiz uno de los conceptos de mayor importancia en la Gestin de
Proyectos, pues es ste el que permitir identificar a las actividades que pudieran
generar alteraciones en la duracin total del proyecto, como veremos en el siguiente
ejemplo.
Sea un proyecto conformado slo por dos tareas: la Tarea 1 est prevista para ejecutarse
en un lapso de una semana, mientras que la Tarea 2 en dos semanas. De aqu pueden
surgir las siguientes condiciones:
1. Si ambas tareas pueden realizarse de manera simultnea, es decir si no son
dependientes, el Camino Crtico lo conformar la tarea de Mayor Duracin que, en este
caso, sera la Tarea 2.

Ntese que en este caso, la Tarea 1 contiene una Holgura de una semana (el lapso que
existe entre su fecha de terminacin y la terminacin de la Tarea 2, que es la fecha de
terminacin del proyecto):

Lo anterior indica que la Tarea 1 podr terminar, en el peor de los casos, una semana
despus de la fecha prevista de terminacin sin entrar en el Camino Crtico del
Proyecto. Para que sta sea la ruta o Camino Crtico del proyecto su duracin deber ser
mayor a 2 semanas.
2. Si ambas tareas son dependientes, por ejemplo, si la Tarea 1 tiene que estar terminada
para que inicie la Tarea 2, ambas tareas estarn en el Camino Crtico del Proyecto y la
duracin de ste ser de 3 semanas:

La holgura a la que se hizo referencia en la figura de la condicin 1, puede ser vista

tambin como la Demora Permisible de la Tarea, la cual es el tiempo que se puede
demorar la tarea sin afectar a ninguna otra que la suceda.

Conociendo la Demora Permisible de la Tarea, podremos saber de cunto tiempo

disponemos para su retraso, Este retraso puede ser til si por alguna razn se requiere
que la duracin de la tarea se prolongue por razones como falta de recursos o
imprevistos, entre otros. En cualquier caso es importante no utilizar toda la Demora de
la Tarea pues esto, ante cualquier alteracin, podra introducirla en el Camino Crtico
del Proyecto.
Duracin, Hito y DependenciasLa mayora de las tareas en un proyecto tendrn una
Duracin definida para ejecutarse. Esta duracin depender de diversos factores que el
Administrador del Proyecto debe tomar en cuenta, como lo seran los recursos
disponibles, la disponibilidad de materiales, etc.
Una recomendacin bsica en la Gestin de Proyectos, en el caso en que se tienen tareas
de larga duracin dentro de un proyecto, es dividirlas en subtareas de menor duracin.
Por ejemplo: dividir una tarea de 6 meses de duracin en 6 tareas de un mes de duracin
cada una permitir realizar un seguimiento ms preciso, evitando a la vez la aparicin
de algn detalle inesperado 6 meses despus de iniciada la tarea original.
Algunas tareas, asociadas la mayora de las veces a actividades puntuales, podrn tener
duracin cero (0). Por ejemplo la entrega de un informe, la adquisicin de equipos y la
recepcin de una respuesta, entre otros, son actividades que podrn tener duracin nula,
convirtindose en puntos de referencia en el Proyecto que indicarn el inicio o fin de
determinada actividad. Este tipo de tareas son conocidas como Hitos.
Inevitablemente el inicio de algunas tareas depender de que se haya iniciado (o
finalizado) la ejecucin de otras dentro del Proyecto. Un caso bsico (si hablamos de la
Gestin de Proyectos de Construccin): no podemos construir una estructura de una
edificacin sin antes haber construido sus fundaciones.
Es por lo tanto necesario, para lograr la adecuada Gestin de Proyectos, que el
Administrador o Gerente de stos, una vez establezca las tareas que son requeridas para
ejecutar determinado Proyecto, defina de manera precisa la interrelacin que existir
entre ellas, es decir, la Dependencia entre las tareas del proyecto.
DIAGRAMAS DE BARRAS VS DIAGRAMA DE REDES

La mayora de los mtodos utilizados en la Gestin de Proyectos para expresar

la secuencia y dependencia entre las actividades de determinado proyecto,
tienen la forma de grficos o diagramas en los que se presenta, entre otros
parmetros, el momento de inicio y la duracin de cada una de las tareas
requeridas para ejecutar el proyecto en cuestin, segn hemos visto en
Artculos como este.
Las herramientas a las que se suele recurrir para la Planificacin, se basan
normalmente en elementos o mtodos grficos que permiten presentar en
forma ordenada y lgica los parmetros de control de cada actividad, as como

la interrelacin de sta con otras actividades dentro del proyecto

(dependencia).
De esta forma encontraremos dos herramientas: Los Cronogramas de Barras y
los Diagramas de Redes, de los cuales presentamos a continuacin sus
aspectos ms resaltantes:

Cronogramas de Barras o Grficos de Gantt

El Cronograma de Barras, Diagrama de Barras o Grfico de Gantt es quiz el
ms conocido en la Gestin de Proyectos, debido en gran parte a que permite
representar, con un nivel mnimo de planificacin, la estructura analtica de un
proyecto, resultando as una herramienta particularmente eficaz para la
obtencin de una vista simplificada de proyectos de baja a mediana
complejidad (con poco nmero de actividades y dependencias entre tareas).
El Cronograma de Barras, como ya aprendimos aqu, es simplemente un
grfico en el que se representa, en el eje horizontal superior, la escala de
tiempo en unidades adecuadas a la duracin o tipo de proyecto (meses,
semanas, das, etc.), mientras que en el eje vertical se establecen, a manera
de filas y representadas con una lnea o barra horizontal, las actividades que
conforman el proyecto o trabajo a realizar:

Si bien hemos referido previamente que el Cronograma de Barras es el ms

conocido en el Control de Proyectos, es tambin cierto que tiene algunas
limitaciones o desventajas, entre las que podemos referir las siguientes:
[list_darkgrey]

Para proyectos con gran nmero de actividades, la interpretacin y

seguimiento (as como la Planificacin en s) es de cierta complejidad.

No muestran, o resulta complicada la presentacin, de la dependencia entre

actividades en proyectos de mediana a alta magnitud.
Dada la representacin de la duracin de las actividades a travs de Barras, con
longitud proporcional a la duracin de stas, resulta complicada la definicin
de qu parte de la actividad se est (o debe estar) realizando en
determinado momento.
La Administracin de los Recursos involucrados en el Proyecto no puede ser
realizada de forma prctica entre las actividades del proyecto, requirindose
por lo general, de la realizacin de otro Cronograma o grfico para la
Distribucin de Recursos.
No permiten definir la Ruta Crtica del Proyecto.

[/list_darkgrey]

Diagramas de Redes
La principal particularidad de los Diagramas de Redes es que permiten mostrar
las relaciones o dependencias entre las actividades de un Proyecto
utilizndose, como elementos bsicos de la Programacin con ellos, los
Eventos y las Actividades.
En los Diagramas de Redes, la representacin de Eventos y Actividades es
similar a la presentada en la siguiente figura, en la que se observa que los
primeros se expresan generalmente encerrados en un crculo mientras que las
Actividades se representan con flechas que interconectan Eventos dentro de la
Planificacin:

A los efectos de la Metodologa de los Diagramas de Redes, un Evento es la Iniciacin

o Finalizacin de una Actividad, es decir est asociado a una fecha especfica (a
manera de Hito), mientras que la Actividad est relacionada con el trabajo requerido
para ejecutar la tarea y, por lo tanto, est asociada a un tiempo o duracin.
El mtodo ms conocido, basado en el concepto de los Diagramas de Redes,
es el Mtodo del Camino Crtico o CPM, por sus siglas en Ingls, el cual se
emplea en proyectos en los que el tiempo de duracin de las Actividades se
puede establecer o medir a travs del rendimiento, definindose as en un
Sistema de Programacin del Tipo Determinstico.
En la actualidad, el Mtodo del Camino Crtico est integrado con otro mtodo,
conocido por sus siglas en ingls: el PERT (Program Evaluation and Review
Technique), o Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programa en el que la
duracin de las actividades ya no es realizado de forma determinstica sino a
travs del uso de probabilidades. La Integracin de estos dos mtodos de
Diagramas de Redes, genera el tambin conocido Mtodo PERT-CPM, el cual,
a diferencia de los Mtodos de Cronograma de Barras, permite:

Presentar, en una red lgica, la relacin entre las tareas del Proyecto.
Determinar la Ruta Crtica del Proyecto, identificando la cantidad de holgura
disponible para eventuales retardos.
Permite incluir en la Planificacin los Recursos necesarios para ejecutar las
actividades del Proyecto.
Permite el control del progreso del Proyecto a partir del avance efectivo de
cada actividad en l.

En funcin de los aspectos revisados previamente quedar establecer por

nuestra parte, como Gerentes del Proyecto, cul de dos grupos de Mtodos se
adapta mejor a las caractersticas de la Planificacin en cuestin.
Ciertamente, en el Campo de la Construccin (Ingeniera Civil), el uso de
mtodos de Diagramas de Redes, como el PERT-CPM, es de uso extendido
pues se adaptan muy bien para realizar no slo la Planificacin en cuestin
sino tambin a realizar estudio de estrategias as como al seguimiento en
campo de las actividades involucradas.