Resumen

En el ejercicio del derecho notarial, el Notario puede encontrarse con diversos casos
que pueden llevarlo a incurrir en errores u omisiones que compliquen su funcin
profesional. Como se sabe en el derecho notarial la principal fuente a la que se debe
acudir para resolver las dificultades que se encuentren es a la ley, pero es importante
tambin conocer y descubrir que la tcnica notarial nos permite diversas soluciones a
los inconvenientes en que por alguna razn se incurra. El cdigo de notariado regula
ciertas formas de resolver los errores en que se incurra en el confeccionamiento del
instrumento pblico, pero es la teora junto con la prctica la que ha llevado a que se
encuentren soluciones a lo que la ley no regula completamente. Este trabajo pretende
abordar la solucin a diversos casos que se presenten en el ejercicio del notariado,
tratando de fundamentar las probables soluciones a las que puede acudir el notario en
su funcin profesional.

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5. El Escribano de gobierno tiene obligacin de remitir avisos trimestrales y
testimonios especiales al Archivo General de Protocolos y en su caso requisitos y
formalidades.
En pases como Argentina se denomina Escribano Mayor de Gobierno, pertenece al
cuerpo permanente de la administracin pblica, e interviene en todos los actos en que
la nacin sea parte y no es controlado por el Colegio de Escribanos. 1 En Guatemala se
le denomina Escribano de Cmara y de Gobierno y tienen las funciones de intervenir en
todos los actos en que el Estado sea parte. As el artculo 17 del Acuerdo Gubernativo
635-2007, establece: Que es la notaria del Estado cuya funcin consiste en recibir,
interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes, siempre que intervenga el
Estado de Guatemala, sus entidades autnomas y descentralizadas, redactando los
instrumentos adecuados a ese fin y confirindoles autenticidad. El Escribano de
Cmara y de Gobierno es el funcionario pblico que como notario del Estado acta por
delegacin de poder y con plena autoridad en sus funciones, garantizado de certeza
jurdica, validez y legalidad los actos y contratos que autorice por la fe pblica de la cual
esta investida. Adems es el depositario del protocolo del Estado, encargado de velar
por conservacin y custodia.2 As mismo las funciones de la Escribana de Cmara y de
Gobierno estn reguladas en el artculo 53 del Acuerdo Ministerial 2244-2007, que en el
numeral 8 manda que la escribana redacte los instrumentos y los revista de certeza y
seguridad jurdica.3 Por lo que esta certeza se logra cumpliendo con la tcnica notarial y
las obligaciones que esta conlleve.
Normas que rigen la actividad notarial del Escribano de Cmara y de Gobierno: El
Cdigo de Notariado en el Artculo 10 regula escuetamente lo relativo a la funcin
notarial del Escribano de Cmara y de Gobierno, sin embargo por haberlo el legislador
incluido dentro de la regulacin notarial, y exigir seguridad y certeza jurdica en los
actos en los que interviene, debe cumplir con todas las formalidades en la redaccin del
instrumento pblico y las obligaciones posteriores, esto incluye enviar los avisos y
testimonios al Archivo General de Protocolos, cumpliendo los requisitos y formalidades
1 Lpez Sauqu, Mara Valeria. Responsabilidad de los escribanos pblicos. Universidad Abierta Interamericana.
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3 Acuerdo Ministerial del Ministerio de Gobernacin, publicado en el Diario Oficial, en la pgina 8 del da 16 de enero
del 2008.

exigidos en la funcin notarial en general, la nica excepcin es el uso del papel sellado
especial para protocolos, lo cual claramente est regulado en la norma, que utilizar un
papel lino o similar.

6. La impresin de un instrumento pblico, por error se inicia en el texto del

cierre, firmas de los otorgantes y autorizacin notarial del instrumento inmediato
anterior.
Las escrituras canceladas son aquellas que no nacen a la vida jurdica, sin embargo
ocupan un lugar y un nmero en el protocolo notarial. Resultan ser escrituras pblicas
confeccionadas, pero no firmadas por los que estaban obligados a hacerlo, se dice
simplemente que es una escritura no otorgada. En la prctica se cancelan con una
razn de cancelacin. En el ordenamiento jurdico guatemalteco, no existe regulacin
de la razn de cancelacin. De estas escrituras no puede extenderse testimonios ni
copias. La nica obligacin del Notario es dar aviso al Archivo General de Protocolos.
Art. 37 Cdigo de Notariado.4
Para el caso que nos ocupa, nuestro ordenamiento jurdico solo prev solucin en caso
de prdida, destruccin o deterioro del protocolo, diligencindose voluntariamente la
reposicin del mismo, tambin prev la forma de enmendar los errores en los
instrumentos pblicos, que son las conocidas, adiciones, entrerrenglonaduras, y
testados, que permiten una solucin al Notario, cuando se ha cometido un error y poder
salvarle previo al otorgamiento del instrumento. En el caso concreto a mi parecer
procede la cancelacin del instrumento pblico impreso sobre el cierre del instrumento,
firmas y autorizacin del instrumento inmediato anterior, anotando la razn de
cancelacin al final del mismo, y cumplir con la obligacin de dar el aviso que establece
el artculo 37 del Cdigo de Notariado.
Que sucede con el instrumento en el cual se imprimi encima del texto mencionado,
para mi conserva su valor y seguridad jurdica, toda vez que permanecer en el
protocolo y si en algn momento el cliente requiriese que se le extienda un nuevo
testimonio puede otorgarse en el sistema de transcripcin, lo cual reproduce fielmente
el instrumento vlidamente celebrado.

4 Muoz, Nery Roberto. La forma notarial en el negocio jurdico. Pg. 13

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7. En la imprenta al momento de guillotinar y ordenar los instrumentos para

empastar el protocolo, cortan del margen derecho de varios instrumentos, varias
letras del texto. Entre los referidos se encuentra un testamento comn abierto,
donde el testador an vive. Que acciones seguir, indicando sus requisitos,
formalidades y costo econmico a cargo de quin. Responsabilidad del Notario.
El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario
reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al Juez de Primera
Instancia, el cual deber instruir averiguacin y terminada la misma resolver
declarando procedente la reposicin del protocolo y en caso de que exista delito
mandar a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio
notario. Al declarar procedente la reposicin el juez pedir a la Corte Suprema de
Justicia copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general
de protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo se pedirn las copias o
duplicados que hubieren en los registros y se citar a los otorgantes y a interesados
previnindoles la presentacin de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta
citacin se har por avisos en el Diario Oficial y otro de los de mayor circulacin.
Si no fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendr que citar de nuevo a los
interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras contenan y en caso
de desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrn que recurrir a un juicio en la
va ordinaria.
En el caso concreto que se plantea los instrumentos que integran el protocolo notarial
que se hubieren destruido parcialmente, debe diligenciarse la reposicin de los mismos
a fin de garantizar la seguridad jurdica y perdurabilidad. Este procedimiento debe
hacerse con fundamento en los artculos 90 al 95 del Cdigo de Notariado.
En el caso de la existencia dentro del protocolo parcialmente destruido de un
testamento comn abierto, tambin procede la reposicin, para ello es necesario que el
Juez solicite el testimonio especial enviado en plica al Archivo General de Protocolos,
obviamente ante el Juez y para que se autorice la reposicin deber abrirse la plica y
verificar la existencia del instrumento. Autorizada la reposicin, el Notario debe
convocar al otorgante y los testigos instrumentales para proceder al otorgamiento del
testamento, y posterior a la reposicin el Notario deber compulsar nuevo testimonio
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especial en plica al Archivo General de Protocolos. La responsabilidad del Notario, se

debe basar en cubrir los costos de la reposicin y las obligaciones posteriores
inherentes a este instrumento.

Notario confecciona instrumento pblico dentro del protocolo y concluye en la

lnea 50 del anverso de la hoja, no se percata e inicia en la lnea 1 de la hoja
siguiente en el orden otro instrumento, el cual si autoriza.
Un instrumento pblico nace a la vida jurdica cuando los otorgantes lo han firmado y el
Notario lo autoriza con su firma y sello, en el caso concreto que se plantea el
instrumento pblico que finaliza en la lnea 50 no se otorg ni se autoriz, por lo que no
nace a la vida jurdica, pero formar parte del protocolo notarial como una escritura
cancelada, colocando una razn marginal, en un espacio muy pequeo de la lnea 50.
Como por ejemplo: Razn: Se cancela. Si no hubiere espacio para colocar la razn
marginal en la hoja de protocolo, nuestra legislacin notarial no exige una razn de
cancelacin, esta razn es usada debido a la prctica notarial, por lo tanto no colocarla
por no haber espacio, en mi parecer no se incurre en ninguna omisin, pues como ya
dijimos no hay mayor regulacin en cuanto a los instrumentos cancelados.
Ahora bien otra de las probables soluciones a este problema podra ser que el Notario
razone la cancelacin del instrumento en un espacio posterior a la escritura inmediata
siguiente, razn que servir de referencia nicamente.
Para el caso del instrumento inmediato siguiente el cual si fue firmado y autorizado por
el Notario, este no conlleva ninguna complicacin, es un instrumento vlido, por lo tanto
debe procederse a compulsar los testimonios al cliente y al Archivo General de
Protocolos.

Conclusiones
1. El Escribano de Cmara y de Gobierno en Guatemala, es el Notario del Estado y
de conformidad a la normativa que regula sus funciones, le obliga a otorgar
seguridad y perdurabilidad a los actos y contratos en

los que el Estado

interviene, por esa razn cumple con la obligacin de enviar testimonios

especiales y avisos al Archivo General de Protocolos.

2. En la redaccin del instrumento pblico se pueden cometer muchos errores, los

cuales el mismo cdigo de Notariado establece que pueden corregirse a travs
de testados y salvados. Pero nuestro cdigo no desarrolla ampliamente lo
relativo a las escrituras canceladas, sin embargo la teora ms la prctica han
desarrollado la tcnica notarial, la cual es abierta a buscar soluciones al
momento de incurrir en errores de impresin.

3. Debe tenerse especial cuidado con el protocolo notarial, ya que al momento de

enviarlo a empastar, por desconocimiento o debido a un descuido puede crearle
algn inconveniente al Notario, pues el responsable de empastarlo desconoce la
importancia del mismo, que pueden provocar que el Notario tenga que realizar
procedimientos de reposicin, por prdida o destruccin de los instrumentos.

RECOMENDACIONES

1. La funcin Notarial del Escribano de Cmara y de Gobierno, a la luz de los

acuerdos que regulan su funcin no definen la obligatoriedad de ceirse a las
obligaciones que cumplen todos los Notarios, razn por la cual es importante que
se emitiera un instrumento que reglamente la funcin del Escribano de Gobierno,
donde se establezca plenamente las obligaciones notariales a las que se
encuentra sujeto.

2. Debe tenerse especial cuidado en los casos que se cometan errores en la

confeccin de los instrumentos pblicos, principalmente se abusa en la prctica
de los testados y salvados, en este caso debe tenerse presente que si el
instrumento ya est firmado y otorgado, no puede testarse por algn error, lo que
comnmente se hace cuando es rechazado por el Registro de la Propiedad, lo
correcto es confeccionar una escritura complementaria de ampliacin, aclaracin
o rectificacin.

3. Se debe tener presente las consecuencias de la

prdida o destruccin de

instrumentos pblicos, principalmente cuando se tratan de instrumentos como

testamentos, donaciones por causa de muerte, que conllevan obligaciones
especficas y que en caso de una reposicin tiene efectos distintos a la de una
compraventa por ejemplo.

Bibliografa.
1.

Gattari, C. El Protocolo Notarial. Corporalidad. Contenido. Valores. Ars Notarie. Ediciones Depalma, Buenos
Aires, Argentina. 1992

2. Muoz, N. La forma notarial en el negocio jurdico. Infoconsult Editores, quinta edicin 2007.
3. Lpez Sauqu, M. Responsabilidad de los escribanos pblicos. Universidad Abierta Interamericana

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