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UNIVERSIDAD CATLICA DE SANTA

MARA
FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERAS FSICAS Y
FORMALES

INGENIERA INDUSTRIAL
SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES
DA

:28/11/2014

SECCION: B
GRUPO: 05

ZAPATERIA JOSE-TRABAJO FINAL

TEMA(S)

CDIGO
ALUMNO
20121004 GUTIERREZ RAMOS, Paola Rosario
22
20122035 JUREZ TAPIA, Marjory Milagros
92
20128017 LUQUE CUTIPA, Vanessa Soledad
02
20122208 MENDOZA NAVEDA, Romina Paola
62
201260117 PAUCAR QUISPE, Yeniluz
2
20122017 RAMOS TEJADA, Romina Milena
52

FIRMA

Contenido
INTRODUCCIN:.............................................................................................................................................2
PARTE 1: ORGANIZACIONAL......................................................................................................................3
1.1.

VISIN Y MISIN...........................................................................................................................3

1.2.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL.................................................................3

1.3.

PROBLEMAS ORGANIZACIONALES.......................................................................................4

1.4.

PROBLEMAS DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO.................................................................6

PARTE 2: PROCEDIMIENTAL......................................................................................................................6
2.1.

CUADROS DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO......................................................................6

2.2.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS............................................................................................10

Facturacin.................................................................................................................................................10
FACTURACIN............................................................................................................................................13
Proceso de Reclamacin.............................................................................................................................18
Captacin de Personal................................................................................................................................23
Pedido a Proveedores.................................................................................................................................28
Almacenamiento.........................................................................................................................................35
Uso de Caja Chica......................................................................................................................................36
CONCLUSIONES............................................................................................................................................38
BIBLIOGRAFIA..............................................................................................................................................39

INTRODUCCIN:
Calzados Jos S.A. es una empresa mediana, con ms de 30 aos de vida, en la que trabajan dos generaciones de una
misma familia (el fundador y tres de sus hijos); aunque en el ao 2014 la propiedad sigue mantenindose en manos
del fundador de Calzados Jos
Tamayo y Len.

S.A. nace en 1985 gracias al espritu emprendedor de tres socios: Fernndez,

Desde 1993 la empresa es solo propiedad de Jos Tamayo, quien la dirige y controla hasta el ao 2012, fecha en la
que pasa el testigo a sus hijos Manuel y Carlos.
Durante la fase en la que el Sr. Jos lleva en solitario las riendas del negocio, se dot a la empresa de una estructura
organizativa tcnicamente adecuada, en la que destaca la figura del Sr. Abad como lder indiscutible, querido y
respetado por todos. Esto, junto a la profesionalidad, el compromiso y la confianza en los miembros de la
organizacin ha facilitado a la empresa un progresivo crecimiento, as como las bases para superar las sucesivas y
profundas crisis habidas en el sector del calzado.
Los hijos del Sr. Jos se incorporan a la empresa y progresivamente van asumiendo responsabilidades de tipo
directivo, y como consecuencia de ello se producen cambios significativos en la estructura organizativa de la
empresa. El ms fcilmente visible es la desaparicin del puesto de gerente, aunque puede haber habido otros
cambios menos visibles, pero igualmente importantes, que han obligado a una readaptacin interna por parte de los
miembros de la organizacin.

PARTE 1: ORGANIZACIONAL
1.1.

VISIN Y MISIN

Misin:
Disear, producir y comercializar calzado mediante procesos efectivos, realizados por personas con alto sentido de
compromiso, honestidad, respeto y servicio, orientados a satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros
clientes.
Ofrecer calzado de moda, diseo y confort que satisfaga las necesidades y expectativas de nuestros clientes,
trabajando bajo procesos controlados de calidad y generando un nivel de competencia de nuestro personal que
garantice

el

crecimiento

de

nuestra

Visin:
Ser la compaa lder en diseo, fabricacin y comercializacin de calzado en el mercado

1.2.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Compaa.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

1.3.

PROBLEMAS ORGANIZACIONALES

En primer lugar toda empresa cuenta con una forma implcita o explcita ya sea con cierto juego de jerarquas y
atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la
estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquizacin y divisin de las funciones componentes de
ella. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relacin con las que le son subordinadas en el proceso de
la autoridad.
Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita
y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofa de la conduccin y el
poder relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura
formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros.
Elementos claves para el diseo de una estructura organizacional

Especializacin del Trabajo.

Departamentalizacin.

Cadena de mando.

Extensin del Tramo de Control.

Centralizacin y Descentralizacin.

Formalizacin.

Especializacin del Trabajo: o divisin de la mano de obra se sustenta en el hecho de que en lugar de que un
individuo realice todo el trabajo, este se divide en cierto nmero de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.
Departamentalizacin: una vez divididos los puestos por medio de la especializacin del trabajo, se necesita
agruparlos a fin de que se puedan coordinar las tareas comunes. La Departamentalizacin es el proceso que consiste
en agrupar tareas o funciones en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades.
Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.
La Cadena de Mando: es una lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin hasta el
escaln ms bajo y define quien informa a quien. La autoridad se refiere al derecho inherente de una posicin
administrativa para dar rdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando ayuda a preservar el concepto de
una lnea ininterrumpida de autoridad, si se rompe la unidad de mando un subordinado podra tener que atender a
demandas o prioridades conflictivas de varios superiores.
Tramo de Control: determina en gran parte el nmero de niveles y administradores que tiene una organizacin.
Centralizacin y Descentralizacin: La centralizacin se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se
concentra en un solo punto de la organizacin, la Descentralizacin se da cuando hay aportes de personal de nivel
inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones, en una
organizacin descentralizada se pueden tomar acciones con mayor rapidez para resolver problemas, mas personas
contribuyen con informacin.
Formalizacin: se refiere al grado en que estn estandarizados los puestos dentro de la organizacin. Si un puesto est
muy formalizado, entonces su ocupante tienen una mnima posibilidad de ejercer su discrecionalidad sobre lo que se
debe hacer, cuando se debe hacer y cmo se debe hacer. Cuando la Formalizacin es baja, el comportamiento en el
puesto no est programado relativamente y los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad en su
trabajo

1.4.

PROBLEMAS DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO

PARTE 2: PROCEDIMIENTAL
2.1. CUADROS DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO
Captacin del Personal

La lista de actividades que se cumplen en la Seccin Seleccin del personal son las siguientes:
1. Elaborar el perfil.
2. Recepcin de los perfiles de los candidatos.
3. Elabora nota de rechazo.
4. Comunicar a candidatos
5. Seleccionar
6. Evaluacin
7. Varias.
Las listas de tareas de los empleados de la Seccin de Seleccin del personal y los porcentajes de tiempo de
trabajo dedicado a las mismas son las siguientes:
JEFE DE REA (Samuel)
1. Elabora el perfil del puesto de trabajo (50%).
2. Recepciona los perfiles de trabajo (40%).
JEFE DE PERSONAL (Obed)
1. Recepciona el perfil de trabajo del Jefe de rea (10%).
2. Tramita una nota de rechazo (15%).
3. Realiza el aviso de publicacin (20%).
4. Prepara lista de candidatos (10%).
5. Realiza pruebas psicotcnicas (5%).
6. Procede a realizar entrevistas (15%).
7. Seleccin de estas pruebas (5%)
8. Comunica a candidatos (5%)
SECRETARIA (Laura)
1. Comunica a los candidatos (10%).
Actividades

JEFE DE
REA (Samuel)

Elaborar el perfil.

Elabora el perfil

50

JEFE DE
PERSONAL
(Obed)

Recepciona el

10

del puesto de
trabajo
Recepcin de los Recepciona los
perfiles

de

los perfiles de trabajo

candidatos.
Elabora nota de

40

perfil de trabajo
del Jefe de rea
Tramita una nota

15

SECRETARIA
(Laura)

rechazo.
Comunicar

de rechazo
Comunica a

candidatos

candidatos

Comunica a los

10

candidatos

Prepara lista de

10

Seleccionar

candidatos
Realiza pruebas

Evaluacin

psicotcnicas
Procede a realizar

15

entrevistas

Varios

Seleccin de

estas pruebas
Realiza el aviso

20

de publicacin
TOTAL

185

90

85

10

FALLAS DE DISTRIBUCION

Como se puede ver la secretaria tiene muy poco trabajo solo el 10 % de su tiempo es utilizado a comparacin

de los dems empleados.


El jefe de personal tiene muchas actividades a realizar, podra distribuirlos entre los otros miembros.
El jefe de rea a pesar de tener pocas actividades estas le generan mucho tiempo.

Facturacin
La lista de actividades que se cumplen en la Seccin facturacin son las siguientes:
1. Captura de datos del cliente
2. Realiza procedimiento de datos.
3. Transferencia
4. Enva comprobantes
5. Imprime reportes
6. Varias.
Las listas de tareas de los empleados de la Seccin de facturacin y los porcentajes de tiempo de trabajo
dedicado a las mismas son las siguientes:
GERENCIA (Jos)
1. Captura los datos del cliente (50%).
GERENCIA DE OPERACIN (Karla)
1. Captura los datos del sistema (10%).
2. Realiza el procesamiento de datos (20%).

3. Solicita la transferencia (10%).


GERENCIA ADMINISTRATIVA (Samuel)
1. Realiza el sistema de facturacin (5%).
2. Libera el sistema de facturacin (15%).
3. Enva comprobantes (5%)
GERENCIA DE TESORERA (Javier)
1. Captura el tipo de cambio (5%).
2. Proceso de clasificacin (15%).
3. Imprime reporte (5%)
4. Rubrica y estampa el sello (12%)
5. Distribuye la entrega (23%)

ctividades

aptura

tos

Gerencia
de Captura los
del datos del

ente
ealiza

cliente

G. de
operaciones

50

Captura los

10

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Administra
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Captura el

tipo de

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Realiza el

cambio
20

Realiza el

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datos.

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Solicita la

10

transferencia

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Imprime
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15

Rubrica y

sistema de

estampa el

facturacin

sello
Distribuye la

12

23

entrega
Proceso de

15

clasificacin

OTAL

170

50

40

25

55

FALLAS DE DISTRIBUCION

Como se puede observar la gerencia solo tiene una actividad y esta representa un 50%.
El Gerente Administrativo solo tiene un 25 % de su tiempo ocupado con actividades.
En el caso del Gerente de Tesorera tiene un 50 % de su tiempo ocupado.
Las actividades estn bien distribuidas entre los empleados.

2.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Facturacin
1. OBJETIVOS
Como finalidad tenemos el de lograr una eficaz interrelacin entre el personal que participa en la ejecucin de los
procedimientos que corresponden al proceso de facturacin.
De esta manera su desempeo se realiza dentro de un clima de eficiencia y eficacia que facilita cumplir las metas y
lograr los objetivos asignados al proceso de facturacin, en concordancia con los planes estratgicos, tcticos y
operativos de la empresa.
2. ALCANCE
Aplicable a todo el personal profesional, tcnico y operativo a laborar en la empresa.
3. RESPONSABILIDADES
Responsabilidades de los procedimientos y disposiciones contenidas en este proceso son:
La Gerencia es responsable de controlar el cumplimiento de los procedimientos y disposiciones contenidas
en este proceso.
El Gerente Administrativo es responsable de realizar el sistema de facturacin es decir es capaz de liberar el
sistema de facturacin

Cada persona que

desempea un cargo citado es responsable de cumplir los procedimientos y las

disposiciones descritas. Asimismo es responsable de cualquier interferencia que no permita a otra persona
cumplir su funcin.
En general cualquier persona que trabaja en la empresa es responsable de este proceso de facturacin.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual del Sistema de Calidad (MSC)

5. PROCEDIMIENTO
1.-Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarn la empresa zapatera
2.-Captura en el Sistema de Facturacin zapatera JOS los siguientes datos del cliente y establece la tarifa
correspondiente al volumen de envos contratados:
a. Razn Social
b. Domicilio fiscal
c. Registro Federal de Contribuyentes
d. Nmero de Contrato
3.-solicita el servicio zapatera JOS a travs de las guas de depsito pre llenado previamente asignado por la
subdireccin de clientes corporativos
4.- Captura al da siguiente de la prestacin del servicio, las guas de depsito por Contrato en el Sistema compras,
con los siguientes datos:
a. Folio de la Gua de Depsito.
b. Nmero de Contrato (en caso de que cuente con subcuentas especificarlo).
c. Fecha.
d. Destino del envo y/o paquetes (incluyendo cdigo postal).
e. Peso.
5.-Al trmino del mes, informa el primer da hbil del mes siguiente a la Gerencia Tesorera, que se llev a cabo la
captura de la totalidad de las guas de depsito, para que realice el procesamiento de los datos y solicite a la Gerencia
de Sistemas Administrativos la transferencia al Sistema de Facturacin zapatera JOS
6.- Realiza Transferencia de datos el primer da hbil de cada mes y libera el Sistema de Facturacin zapatera
JOS, informando a la Gerencia de Tesorera que puede realizar la impresin de los comprobantes fiscales.
7.- Captura en el Sistema de Facturacin zapatera

JOS el Tipo de Cambio para solventar obligaciones

denominadas en moneda extranjera pagaderas en la Repblica correspondiente a la fecha de emisin de la factura


(para envos internacionales) y el nmero de folio de la factura inicial.
8.- Ejecuta en el Sistema de Facturacin zapatera JOS el proceso de clasificacin de la Informacin capturada
por la Gerencia de Operacin zapatera JOS de los envos, por rango de clientes correspondientes al mes a
facturar.

9.- Imprime reporte previo denominado Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen
Forneas antes de la emisin de las facturas, con los siguientes datos:
a. Nmero de factura
b. Fecha
c. Contrato
d. Razn Social
e. Envos
f. Porte
g. Subtotal, IVA, Total
10.- Imprime las facturas en cuatro tantos correspondiente a la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de
Facturas Rgimen Forneas, as como los soportes respectivos denominados Detalle de Guas y reporte definitivo
de facturacin.
11.- Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.
12.- Distribuye y entrega las facturas.
6. REGISTRO
Proceso de venta de los calzados
FACTURACIN
PRODUCTO:
LOTE:
FECHA
LONGITUD
ESPESOR
SUPERFICIE
PRECIO
TOTAL DE ZAPATOS ADQUIRIDOS
DISPOSICIN:

VENDERDOR:

ZAPATO

CLIENTE:

7. ANEXO
Flujograma de Facturacin Actual

TOTAL

Anlisis del Procedimiento Actual de Facturacin


Los trabajadores de la empresa no son ordenados y todo se lo cumulan ms para el rea de gerencia de
tesorera/ coordinacin de ingresos /unidad de factura

Ya no se debera de hacer un reporte previo para la facturacin


El almacenan muchos documentos como la capturacin de los datos produce un desequilibrio y un mal
manejo
Para no estar capturando cada rato se emple usar un software el cual la funcin de este es poder clasificar a
los clientes con solo poner el nombre ya automticamente sales sus datos los cuales sirven para poder enviar
lo pedido

Procedimiento de Facturacin Propuesto


1.-Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarn en el Sistema de Facturacin zapatera
JOS
2.-Captura en el Sistema de Facturacin zapatera JOS los siguientes datos del cliente y establece la tarifa
correspondiente al volumen de envos contratados y tambin las guas de depsito Contrato en el Sistema de
compras en un software
a. Razn Social
b. Domicilio fiscal
c. Registro Federal de Contribuyentes
d. Nmero de Contrato
Contrato en el Sistema de compras con los siguientes datos:
a. Folio de la Gua de Depsito.
b. Nmero de Contrato (en caso de que cuente con subcuentas especificarlo).
c. Fecha.
d. Destino del envo y/o paquetes (incluyendo cdigo postal).
e. Peso.
3.-solicita el servicio zapatera JOS a travs de las guas de depsito pre llenado previamente asignado por la
subdireccin de clientes corporativos
4.-Al trmino del mes, informa el primer da hbil del mes siguiente a la Gerencia Tesorera, que se llev a cabo la
captura de la totalidad de las guas de depsito, y solicite a la Gerencia de Sistemas Administrativos la transferencia
Sistema de Facturacin zapatera JOS
5.- Realiza Transferencia de datos el primer da hbil de cada mes y libera el Sistema de Facturacin zapatera
JOS informando a la Gerencia de Tesorera que puede realizar la impresin de los comprobantes fiscales. Solicita
a la gerencia de sistemas administrativos la transferencia
6.-saca el tipo de cambio del software y ejecuta en el Sistema de Facturacin zapatera JOS
7.-Imprime las facturas en cuatro tantos Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen
Forneas antes de la emisin de las facturas, con los siguientes datos:
a. Nmero de factura e.-razn social
b. Fecha
f.--envos
c. Contrato
g.-porte

d. Razn Social

h.-subtotal

8.- Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.


9.- Distribuye y entrega las facturas.

Flujograma de Facturacin Propuesta

Proceso de Reclamacin
1. OBJETIVOS
Establecer la metodologa adecuada para brindar un tratamiento efectivo a las quejas de los clientes.
2. ALCANCE
Aplicable a todas las quejas comunicadas por el cliente en relacin al servicio de los productos emitidos por la
zapatera.

3. RESPONSABILIDADES

Auxiliar de Administracin:
o Recibe las quejas del cliente y procede a darle trmite.
o Investiga las causas de la queja, liderando estas investigaciones.
o Comunica al cliente los resultados de la investigacin y el tratamiento de la queja.
El segundo Auxiliar de Administracin:
Puede participar junto con el Gerente General en las investigaciones de la causa de la queja del cliente.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual del Sistema de Calidad (MSC)

5. PROCEDIMIENTO
El procedimiento que se ejecuta cada vez que un empleado plantea reclamos por descuentos aplicados en su
liquidacin de haberes es:
1

El empleado reclamante se presenta en la ventanilla de seccin descuentos con su recibo de sueldos (RS).

El auxiliar de Administracin recibe el recibo de sueldos (RS) y anota en el dorso el tipo de reclamacin

El segundo auxiliar administrativo verifica si el reclamo es justificado comparando los datos del RS con el
listado de descuentos.

Si el reclamo no es justificado se devuelve el RS a el empleado explicando que la liquidacin es correcta.

Si es justificado se genera una copia del RS y anota en este el cdigo de impuesto y el importe correcto. El
RS original es almacenado.

El tercer auxiliar calcula el importe a devolver y emite un vale de caja (VC).

Se enva la copia del RS y VC al jefe de Administracin quien firma ambos documentos y los archiva.

El tercer auxiliar informa al empleado para que se presente en tesorera y haga efectivo el cobro.

6. REGISTRO

Reporte de Investigacin y Tratamiento de Las Quejas del Cliente

CONTROL DE COPIAS N

Remitida a: ....................................................................................................
Cargo: ...........................................................................................................
REV.

00

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

MARIA R. PEJOVES

SAMUEL B.

JOSE A.

AUXILIAR

SEGUNDO AUXILIAR

GERENTE GENERAL

7. ANEXO
Flujograma de reclamacin Actual

FECHA

Anlisis del Procedimiento Actual de Reclamacin


El paso nmero 2 no es esencial en el proceso y solo demora ms el procedimiento al tener que enviar un documento
entre ms personas.
Al comprobar que el reclamo es justificado en el punto nmero 3.3 se genera una copia del RS que incrementa la
cantidad de documentos en el proceso.
Procedimiento de reclamacin Propuesto

El procedimiento que se ejecuta cada vez que un empleado plantea reclamos por descuentos aplicados en su
liquidacin de haberes es:
1

El empleado reclamante se presenta en la ventanilla de seccin descuentos con su recibo de sueldos (RS).

El auxiliar de Administracin recibe el recibo de sueldos (RS) y verifica si el reclamo es justificado


comparando los datos del RS con el listado de descuentos.

Si el reclamo no es justificado se devuelve el RS a el empleado explicando que la liquidacin es correcta.

Si es justificado se anota en el RS el cdigo de impuesto y el importe correcto.

El segundo auxiliar calcula el importe a devolver y emite un vale de caja (VC).

Se enva el RS y VC al jefe de Administracin quien firma ambos documentos y los archiva.

El segundo auxiliar informa al empleado para que se presente en tesorera y haga efectivo el cobro.

Flujograma de reclamacin Propuesto

Captacin de Personal
1. OBJETIVOS

Entender el proceso de eleccin de personal de la zapatera: descripcin y mediante un diagrama.


Hacer un anlisis del procedimiento de contratacin.
Dar una propuesta de mejoramiento del proceso.

2. ALCANCE
Aplicable a todo el personal de nuestra empresa ya que este proceso regula la contratacin de cada uno de ellos.
3. RESPONSABILIDADES
Responsabilidades de los procedimientos y disposiciones contenidas en este proceso son:
Jefe del rea: El responsable de rea debe pedir trabajadores y se elabora un perfil de las caractersticas que
deben tener
Jefe de personal Una vez hecha la solicitud de personal de uno de los jefes de rea el jefe de personal
empieza su trabajo publicando las necesidades de personal de la empresa y evala cada uno de los candidatos
para determinar al elegido.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual del Sistema de Calidad (MSC)
5. PROCEDIMIENTO
1. Para la seleccin del personal el jefe del rea de seleccin de personal elabora el perfil del puesto del
trabajo y lo duplica, el duplicado se almacena mientras que el original se enva al jefe del personal.
2. El jefe de personal evala dicho perfil, si esta se desaprueba se elabora una nota de rechazo y se la
enva al jefe del rea; el cual recepciona la nota y dar por concluido el proceso.
3. Si el documento es aprobado se prepara el aviso para la publicacin en donde se indica el tipo de
medio por el cual se va a publicar finalizada esta se enva a la prensa, el cual no leer dicho
documento al instante sino al da siguiente pues se lo almacenara por orden de llegada.
4. Los candidatos preparan sus hojas de vida para enviarlas a la empresa ya sea por secretaria o va web.
5. Luego se recibe y selecciona las hojas de vida de los postulantes; si ninguna hoja de vida satisface el
perfil, se vuelve a publicar el aviso.
6. La secretaria de oficina de personal avisa a los candidatos que han sido seleccionados va telfono o
e-mail.
7. A los candidatos se les debe realizar pruebas psicotcnicas y entrevistas.
8. El jefe del personal seleccionan los candidatos y se les comunica el resultado.

6. REGISTRO
No existen hojas de registro en este proceso ms que las hojas de vida que los postulantes envan al jefe e
personal
7. ANEXO
Flujograma de Captacin de Personal Actual

Anlisis
de la

Captacin de Personal
Se almacenan muchos documentos de forma tempornea lo cual har que el procedimiento sea ms lento.

Para ahorrar tiempo se debera avisar a los candidatos de forma directa y no usando como intermediario a la
secretaria.
Procedimiento de Captacin de Personal Propuesto
1. Para seleccionar al personal el jefe del rea de seleccin de personal elabora el perfil del puesto del trabajo.
2. Se enva una solicitud al jefe de personal, si esta no es aprobada se le informa la causa del rechazo al jefe del rea.
3. En esa misma rea se tiene que evaluar si la solicitud es aprobada se prepara un aviso para la publicacin y se
enva al medio de prensa.
4. Luego se recibe y selecciona las hojas de vida de los postulantes; si ninguna hoja de vida satisface el perfil, se
vuelve a publicar el aviso.
5. La secretaria de oficina de personal avisa a los candidatos que han sido seleccionados va telfono o e-mail.
6. A los candidatos se les debe realizar pruebas psicotcnicas y entrevistas.
7. El jefe del personal seleccionan los candidatos y se les comunica el resultado.
Flujograma de Captacin de Personal Propuesta

Pedido a Proveedores
1. OBJETIVOS

Entender el proceso del pedido a los proveedores de materia prima de la empresa: Descripcin y grafico del

proceso.
Hacer un anlisis del procedimiento de pedido a proveedores
Dar una propuesta de mejoramiento del proceso.

2. ALCANCE
El alcance principal del proceso de pedido de materiales a los proveedores tiene en primer lugar un alcance para
el departamento de produccin, y en segundo lugar con el mismo valor de importancia el rea de administracin
el cual necesita las cantidades pedidas para ponerlas en sus bases de datos.
3. RESPONSABILIDADES
Responsabilidades de los procedimientos y disposiciones contenidas en este proceso son:
Jefe del compras: El responsable de compras es quien debe autorizar el pedido del cualquier de las reas y la
verificacin de esta estando en la empresa, para su utilizacin.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual del Sistema de Calidad (MSC)
5. PROCEDIMIENTO
1. El Jefe de compras hace una lista en una Hoja en Blanco (HB), de aquellos materiales faltantes que
observe en almacn.
2. Con la Hoja ya con los materiales requeridos anotados, se procede a revisar la lista de proveedores.
3. Si no existe proveedor del material requerido se buscara un nuevo proveedor. De existir ya
proveedores estos se evaluaran.
4. Tras la evaluacin, se procede a la seleccin del proveedor. Para luego emitir una Orden de
Compra(OC) por triplicado. Archiva la segunda copia, manda la copia 1 al almacn y la original al
proveedor.
5. El proveedor recibe la Orden de Compra y verifica la disponibilidad de los productos solicitados.
6. Si el producto est disponible emite y enva un Comprobante de Pago (CP) en triplicado, archivando
la copia 2 y enviando la copia 1 y el original a la empresa. Si el producto no est disponible informa al
Jefe de Compras que no hay stock.

7. El Comprobante de Pago es recepcionado por el Auxiliar de Contabilidad quien lo verifica, realiza el


pago y sella los comprobantes. El Comprobante de Pago es archivado y el duplicado es enviado al
almacn para que reciban el producto.
8. El producto es despachado por el Proveedor y el Almacenero lo recepciona.
9. El Almacenero se encargar de cotejar el Comprobante de Pago de pago sellado, la Orden de Pago y
el producto.
10. Si el pedido es satisfactorio termina el proceso. Si el pedido no es satisfactorio, devuelve el producto y
espera soluciones por parte del proveedor.
6. REGISTRO
Orden de compra

7. ANEXO
Flujograma de Pedido a Proveedores Actual

Anlisis de la Pedido a Proveedores

No hay una adecuada distribucin del trabajo.


Falta de un formulario de Requisicin de Compras, donde se anote los artculos faltantes que se necesita
abastecer, en la actualidad este procedimiento se hace en hojas en blanco, lo cual es poco profesional.
El Jefe de Compras realiza todo el trabajo, debera delegar mejor sus tareas al Auxiliar, quien seleccionar y
buscar nuevos proveedores. De esta manera se acelerar el proceso y se realizar la bsqueda de forma ms
ordenada.
Las rdenes de Compra no son archivadas, por eso proponemos, emitir las rdenes de Compra por triplicado
y archivar una copia.
Se debe informar al Jefe de compras de la situacin del pedido, si este fue correcto o no. Por eso se elaborara
un Informe de Compras, que se emitir por el Almacenero despus de decepcionar y verificar el pedido.
Procedimiento de Pedido a Proveedores Propuesto
1. El Jefe de compras realiza una Requisicin de Compras (RC), de aquellos materiales faltantes que observe en
almacn.
2. La Requisicin de Compras es enviada al auxiliar de compras quien se encargar de revisar la lista de
proveedores.
3. Si no existe proveedor del material requerido se buscara un nuevo proveedor. De existir ya proveedores estos
se evaluaran.
4. Tras la evaluacin el Auxiliar de Compras procede a la seleccin del proveedor. Para luego emitir una Orden
de Compra (OC) por triplicado, la cual enviar al Jefe de Compras para su aprobacin.
5. El Jefe de recibe la Orden de Compra por triplicado la aprueba, archiva la segunda copia, manda la copia 1 al
almacn y la original al proveedor.
6. El proveedor recibe la Orden de Compra y verifica la disponibilidad de los productos solicitados.
7. Si el producto est disponible emite y enva un Comprobante de Pago(CP) en triplicado, archivando la copia
2 y enviando la copia 1 y el original a la empresa. Si el producto no est disponible informa al jefe de
compras que no hay stock.
8. El Comprobante de Pago es recepcionado por el Auxiliar de Contabilidad quien lo verifica, realiza el pago y
sella los comprobantes. El Comprobante de Pago es archivado y el duplicado es enviado al almacn para que
reciban el producto.
9. El producto es despachado por el proveedor y el Almacenero lo recepciona.
10. El Almacenero se encargar de cotejar el Comprobante de Pago de pago sellado, la Orden de Pago y el
producto.
11. Si el pedido es satisfactorio elabora Informe de Compra (IC) para el jefe de compras Si el pedido no es
satisfactorio, devuelve el pedido y elabora el Informe de Compra al jefe de compras.
Flujograma de Pedido a Proveedores Propuesta

Almacenamiento
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4.
5.
6.
7.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PROCEDIMIENTO
REGISTRO
ANEXO
Flujograma de Captacin de Personal Actual

Anlisis de la Captacin de Personal


Procedimiento de Captacin de Personal Propuesto
Flujograma de Captacin de Personal Propuesta

Uso de Caja Chica


1. OBJETIVOS
El presente procedimiento tiene los siguientes objetivos:
a) Asegurar el correcto funcionamiento y administracin de las Cajas Chicas del Organismo.
b) Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignacin, utilizacin, reposicin y rendicin de
Caja Chica.
c) Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los responsables en el manejo, administracin y
presentacin de los documentos que respaldan las rendiciones de las transacciones efectuadas.
2. ALCANCE
Ser de aplicacin obligatoria en todas las reas del Organismo que soliciten, administren y rindan fondos para el
funcionamiento de Caja Chica, as como aquellas que aprueben la apertura, autoricen ciertos gastos, informen sobre
la existencia de determinados bienes y realicen el control de la rendicin.
3. RESPONSABILIDADES
Para la aplicacin del presente procedimiento se establecen los siguientes niveles de responsabilidad:
a) Gerente General de Administracin
1) Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las reas del Organismo.
2) Autorizar la apertura de las cajas chicas en las reas que lo soliciten siempre que justifiquen su requerimiento y
necesidad.
3) Instruir el cierre de las cajas chicas cuando se produzca alguna de las causales del artculo 26.
b) Gerente de Planificacin y Control

1) En el caso de las cajas chicas iguales o superiores a $ 4.000, autorizar a las reas que lo soliciten, a realizar
compras de bienes comprendidos en el proceso habitual de adquisiciones y contrataciones, cuando el monto de la
compra supere el 40% del total del fondo asignado (siempre que la erogacin no supere el lmite de $2.000
establecido por el artculo 59 Reglamento Ley de Contabilidad).
e) Gerente de Tesorera
1) Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto en la apertura como as tambin en las
reposiciones.
2) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administracin y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen
de acuerdo a los criterios expuestos en el presente Procedimiento.
f) Jefe de Departamento Gestin de Ingresos, Pagos y Conciliaciones
1) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administracin y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen
de acuerdo a los criterios expuestos en el presente Procedimiento. 2) Mantener un registro con el detalle de las Cajas
Chicas existentes en el Organismo, indicando: acto administrativo de otorgamiento, rea y categora a los fines del
presente, responsable y subresponsable, fondo asignado, fecha de autorizacin, arqueos realizados, etc.
3) Realizar arqueos sorpresivos de Cajas Chicas.
4) Realizar la conciliacin entre los saldos de las cuentas bancarias y los registros contables de las Cajas Chicas
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual del Sistema de Calidad (MSC)
5. PROCEDIMIENTO
Las solicitudes de desembolsos del fondo de Caja Chica se deben realizar mediante el siguiente procedimiento
interno de desembolso de Caja Chica:
1. Solicitud de desembolsos. El solicitante que requiere usar los fondos debe llenar los datos del formato Solicitud
de Desembolso de Caja Chica, y presentarla al Responsable del Fondo de Caja Chica (el/la Administrador (a)) quien
la podr autorizar o no mediante su firma en dicha Solicitud.
2. Atencin a solicitud de desembolso. El Custodio del fondo de Caja Chica debe atender cada Solicitud de
Desembolso en el orden en que sean recibidas, salvo casos en que stas sean marcadas como prioridad por el
Responsable del Fondo de Caja Chica.
3. Verificacin de requisitos. El Custodio del fondo de Caja Chica, previamente al pago de cualquier compra o gasto
con estos fondos, debe verificar que dicha compra o gasto cumple con todo los requisitos estipulados en el presente

Manual, en caso contrario debe abstenerse de realizar el pago y debe hacerlo del conocimiento del Responsable del
Fondo de Caja Chica.
4. Emisin de Comprobante de Gasto de Caja Chica. El Custodio del fondo de Caja Chica debe emitir Comprobante
de Gasto de Caja Chica por cada Solicitud de Desembolso pagada.
5. Comprobante de Gasto de Caja Chica. Los Comprobante de Gasto de Caja Chica deben ser prenumerados y para
anular alguno de ellos el Custodio del fondo de Caja Chica debe marcarlo con un sello de Anulado y archivarlo.
Cada Comprobante de Gasto de Caja Chica debe estar soportado por los documentos originales (facturas, recibos,
etc.), con el Vo. Bo. del Responsable del fondo de Caja Chica.
6. Identificacin previa al pago. Previo al pago de fondos, el Custodio del fondo de Caja Chica debe anotar la
identificacin y requerir la firma de la persona que recibe los fondos, en el espacio denominado Recib Conforme
del Comprobante de Gasto de Caja Chica, y verificar que sea la firma de la identificacin de la persona sujeto de
pago indicada en la Solicitud de Desembolso.
6. REGISTRO

7. ANEXO
Flujograma de Uso de la Caja Chica

CONCLUSIONES
1.- Es necesario hacer un anlisis de los diferentes puesto de la empresa, para describir lo que se hace en cada uno.
2-Cada procesos equivale dinero es por eso que al sacar el mayor provecho se reducen costos y se generan ms
ingresos.
3.- Para el mejoramiento de los procesos es necesario la cooperacin de todos los miembros implicados al dar
sugerencias adems acatando lo establecido, por ejemplo segn los manuales.

BIBLIOGRAFIA

http://agrosoleirl.blogspot.com/, consultado el 11 de Noviembre de 2014.


http://comprasiutet.blogspot.com/2009/07/actividades-realiza-en-dpto-de-compras.html, consultado el 11 de
Noviembre de 2014.