A.

DESCRIBA CON SUS PALABRAS EL PROCEDIMIENTO DE CADA UNA DE

LAS ETAPAS DE UN DATO.
Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del
alfabeto, nmeros, movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la mano,
dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y
se les denomina informacin. Los datos son smbolos que describen condiciones,
hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna
informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o
cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una
descripcin.
Para que un dato tenga efectividad en su contenido requiere atravesar las
siguientes: Recoleccin, procesamiento y transformacin.
Es la medida en que se recolectan los datos se procede a realizar un
procesamiento de stos, para que as se transformen en informacin.
B. ESCRIBA LAS CUATRO TIPOLOGAS DOCUMENTALES QUE SE PRESENTAN
EN EL CONTENIDO Y EXPONGA LA IMPORTANCIA DE CADA UNA DE ELLAS
EN EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL.
Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la
actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos,
informes presupuestales y circulares
a)

Las caractersticas principales de la correspondencia comercial.

Fcil comprensin
Exponer adecuadamente los asuntos
Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos
Buscar la precisin.
No cometer faltas de ortografa
Utilizar un vocabulario amplio
Tratar los temas independientes (prrafos)
Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras)
Huir de emplear excesivamente el gerundio.
Evitar las frases con formulismo.

La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a travs de ella se

inician, fomentan y fortalecen los vnculos de amistad entre los hombres tanto en el
aspecto familiar como en el social, comercial y poltico. La importancia de la
correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia

necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio,
de las relaciones interpersonales, por pequeo que sea el negocio o empresa siempre
requerir de la transmisin de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones.
Documentos contables: Estos documentos son los utilizados en los procesos contables
y son registrados por su rea respectiva.
Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son
de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compaa o empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las
partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la
realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilizacin de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
DOCUMENTOS ESPECIALES: Los acervos o documentos "especiales", son
denominados as por las caractersticas fsicas y qumicas del soporte en el que se
encuentra registrada la informacin, ya sea imagen, sonido, o ambas.
Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas cobran caracteres
diferentes en forma y expresin, por ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos
como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta
catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones
como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
DOCUMENTOS LEGALES: Los documentos legales son aquellos que estn expedidos
por alguna autoridad oficial.
La participacin en los documentos con carcter legal o administrativo es de suma
importancia ya que a lo largo de nuestra vida participaremos en ellos como un requisito
legal o como el uso un instrumento que te ser de gran utilidad
C. DESCRIBA DOS APORTES GENERALES QUE LE BRINDARA A LA
TEMTICA DE ESTE CONTENIDO Y EXPLIQUE EL PORQU DE SUS
APORTES.
-Nos da a conocer la diferencia entre el dato, la informacin y el documento.
-Nos da a conocer la importancia de los documentos de un archivo como sujeto a las
disposiciones legales.

El aporte de este contenido es muy importante porque permiten que todas las empresas
puedan realizar sus actividades archivsticas resaltando la importancia de los
documentos, sirven de evidencia como soporte de procesos legales personales e
institucionales.