AUDITORIAS INTERNAS

Procedimiento N:

PR-SG-105

Fecha de Aprobacin:

Versin N:

15-05-10

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Aplicable a:

TODAS LAS ACTIVIDADES INVOLUCRADAS DENTRO DEL SIG

1

OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la Programacin, Planificacin, Ejecucin y
Documentacin de las Auditoras Internas en EMPRESA, con el propsito de determinar
si el SIG:

Satisface las disposiciones planificadas para cumplir con la Realizacin y Suministro

del Servicio y los del SIG establecidos por la Organizacin.

Est efectivamente implementado, mantenido y en Mejora Continua.

INFORMACIN COMPLEMENTARIA

2.1. Abreviaturas/ Definiciones

2.1.1 Programa de Auditora: Conjunto de una o ms Auditoras planificadas para un
perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
2.1.2 Plan de Auditora: Descripcin de las Actividades y de los detalles acordados de una
Auditora.
2.1.3 Alcance de la Auditora: Extensin y Lmites de una Auditora
2.1.4 Auditora: Proceso Sistemtico, Independiente y Documentado, para obtener Evidencia
de la Auditora y evaluarlos objetivamente con el propsito de determinar la extensin
en que se cumplen los Criterios de Auditora.
2.1.5 Auditoria Combinada: Cuando se auditan juntos dos o ms Sistemas de Gestin
2.1.6 Evidencia de Auditora: Son los Registros, las Declaraciones de Hecho u otra
informacin que son Relevantes para los Criterios de Auditora y que son verificables.
2.1.7 Criterios de Auditora: Conjunto de Polticas, Procedimientos o Requisitos utilizados
como referencia.
2.1.8 Informe de Auditora: Documento donde se reportan los resultados de la Auditora.
2.1.9 Hallazgos de la Auditora: Resultado de la Evaluacin de la Evidencia de la Auditora
recopilada frente a los Criterios de Auditora.
2.1.10 Registro de Evidencias y Hallazgos de Auditora: Documento de Trabajo que sirve al
Auditor para asegurarse de la fidelidad de las informaciones obtenidas durante las
Entrevistas y de la evaluacin sobre dicha informacin.
2.1.11 No Conformidad: incumplimiento de un Requisito.
2.1.12 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
2.1.13 Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
2.1.14 Requisito: Necesidad o Expectativa que est establecida, normalmente considerada en
forma implcita entre las partes, o que es obligatoria (Legales o Reglamentarias).
2.1.15 Auditor Interno: Persona de la organizacin calificado y competente para efectuar una
Auditora Interna.
2.1.16 Informe de No Conformidades: Es el informe de No conformidades que luego de ser
evaluado puede generar Acciones Correctivas o Preventivas.

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2.1.17 Equipo Auditor: Uno o ms Auditores Internos que llevan a cabo una Auditoria.
2.1.18 Auditor Jefe: Auditor del Equipo Auditor que se le designa como encargado de la
Auditora.
2.2. Interpretacin del Requisito Normativo
La Organizacin debe establecer y mantener un proceso de Auditora Interna eficaz y
eficiente para evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de Gestin. El
proceso de Auditora Interna acta como una herramienta de Gestin para la
evaluacin de cualquier Proceso o Actividad de la Organizacin. Permite obtener
evidencias objetivas de que se han cumplido los Requisitos existentes, evaluando la
eficacia y eficiencia del Sistema de Integrado de Gestin.
La Gerencia asegura la toma de acciones de Mejora como respuesta a los Resultados de
la Auditora Interna
2.3. Competencia de los Auditores
Los Auditores Internos deben ser competentes sobre la base de:
a.Escolaridad: haber completado la enseanza media.
b.-

Experiencia laboral: mnimo 1 ao en la Empresa,

c.-

Capacitacin como Auditor: Haber efectuado y aprobado un curso de Auditor

Interno en SIG reconocido por la Empresa.

d.-

Para Auditores Externos, experiencia en Auditoras: haber participado como

observador en Auditoras Internas que cubran la totalidad de las Normas y todos
los procesos auditables, as como ser Auditor Lder en al menos una de las
normas.

El Representante de la Direccin mantendr en el Formato FR-SG-109 LISTA DE

AUDITORES, una Relacin de los Auditores indicando sus Competencias e informacin
relevante.
3

DESCRIPCIN DEL PROCESO/ PROCEDIMIENTO

3.1. Recursos
3.1.1 Equipos e infraestructura
No aplicable.
3.1.2

Recurso Humano

3.1.2.1. Responsabilidades
La Responsabilidad Superior por el cumplimiento del presente Procedimiento es del
Jefe de Sistemas de Gestin
a.-

Es responsabilidad del Gerente General

(1).-

Aprobar el Programa de Auditorias Internas de BPZ Marine Per S.R.L

(2).-

Confirmar los Objetivos y Alcance de las Auditorias Internas de BPZ

Marine Per S.R.L,

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(3).-

b.-

c.-

d.-

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Aprobar los Informes de Auditoria Interna y disponer la Implementacin de

las Acciones Correctivas y Preventivas dispuestas.

Es Responsabilidad del Jefe de Sistemas de Gestin / Representante de la

Direccin.
(1).-

Desarrollar el Programa de Auditoras Internas en coordinacin con el

Comit de Gestin, establecer los Objetivos y Alcance de las Auditorias
Internas y controlar su ejecucin,

(2).-

Actualizar el Programa de Auditoras Internas, de acuerdo a los resultados

obtenidos en Auditoras Internas previas, externas, Revisiones por la
Direccin, Anlisis de Datos, Resultados de las Evaluaciones de Riesgos
de las Actividades u otros,

(3).-

Designar al Auditor Jefe (Lider) de la Auditora y a los Auditores Internos

que participarn,

(4).-

Asegurar que los Auditores Internos mantienen su competencia,

(5).-

Realizar el Seguimiento, revisin y mejora del Programa de Auditorias

Internas.

El Responsabilidad del Auditor Jefe (lider)

(1).-

Organizar y dirigir la Auditora en la cual ha sido designado como tal,

(2).-

Desarrollar y Comunicar el Plan de Auditora,

(3).-

Elaborar el Informe de Auditora; y

(4).-

Redactar los Informes de No Conformidades de la Auditora Interna.

El Auditor Interno ser Responsable de:

(1).-

e.-

Fecha de Aprobacin:

Ejecutar las Auditoras Internas de acuerdo con lo establecido en el

presente Procedimiento Documentado,

Es Responsabilidad de los Gerentes, Jefes, Responsables de reas, el coordinar

con el Jefe de Sistemas de Gestin lo siguiente:
(1).- Dar las facilidades a los Auditores para que se efecten las Auditoras
Internas en sus reas de responsabilidad, informan adecuadamente al
personal a su cargo de los Alcances y Objetivos de la Auditora,
(2).- Proponer las Acciones Correctivas y Preventivas para las No
Conformidades encontradas en sus reas de responsabilidad,
(3).- Tomar el control de la ejecucin de las actividades planificadas para
eliminar la Causa Raz de las No Conformidades encontradas; y
(4).- Presentar en la fecha prevista, las evidencias necesarias para que se
verifique la implementacin y la efectividad de las Acciones Correctivas y
Preventivas dispuestas.

3.2. Aspectos Ambientales, Impactos, Peligros y Riesgos Asociados.

3.2.1

Aspectos e Impactos Ambientales

No Aplicable.

3.2.2

Peligro y Riesgos Asociados

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No Aplicable.
3.3. Descripcin del Proceso/ Documento
3.3.1

Descripcin del Proceso

3.3.1.1. Datos de Entrada

Los Datos de Entrada incluyen:
Auditores competentes,
Requisitos Normativos contenidos en las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS
18001.
Procedimientos Documentados del SIG,
Responsabilidades de Auditora definidas,
Listas de Verificacin,
Formatos de Informes,
Criterio de Auditora definido,
Alcance de la Auditora determinado,
Resultado de Auditoras previas; y
Anlisis de reas y Procesos de alto riesgo o con problemas potenciales.
3.3.2

Proceso de Auditorias Internas

3.3.2.1. Programacin de las Auditoras Internas.

a.-

El Programa Anual de Auditora Interna, es elaborado por el Representante de la

Direccin (RED) en coordinacin con el Comit de Gestin y aprobado por el
Gerente General.

b.-

El Programa Anual Indica las fechas tentativas de las auditoras internas, su

objetivo, alcance y los auditores que las efectuarn. Los auditores designados
sern independientes de las reas a auditar.

c.-

FR-SG-110 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

Para su elaboracin se debe tener en consideracin el estado y la importancia
de las reas y Procesos y los Resultados de Auditoras previas. El Programa es
actualizado sobre de acuerdo a los resultados obtenidos en Auditoras Internas
previas, externas, Revisiones por la Direccin, Anlisis de Datos, Resultados de
las Evaluaciones de Riesgos de las Actividades u otros, pudiendo disponerse
Auditoras adicionales para lograr diferentes objetivos cada vez que se estime
necesario.
Nota.- Para el Programa de Auditorias Internas pueden considerar la realizacin
de Auditorias Combinadas.

d.-

Las Auditoras Internas deben realizarse como mnimo 2 veces al ao,

independientemente de cualquier Auditora Externa al Sistema Integrado de
Gestin.

e.-

Es difundido a los Gerentes, Jefes y Encargados de reas para una adecuada

preparacin de las reas a ser Auditadas.

f.-

El Representante de la Direccin conservar y mantendr en Archivo para

demostrar la Implementacin del Programa de Auditora, lo siguiente:

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(1).-

Registros relacionados con Auditoras,

(2).-

Resultados de la Revisin del Programa de Auditora; y

(3).-

Registros relacionados con los Auditores.

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3.3.2.2. Plan de Auditoras Internas

El Representante de la Direccin lidera el proceso de Auditoras y elige a un Auditor a
Cargo que es el responsable por cada grupo (Dirige las actividades del equipo
auditor), posteriormente procede a elaborar el plan de auditorias, en donde define
fechas, horarios, Equipos de Auditores, auditados y documentos a ser auditados por
cada Equipo Auditor. Este plan es difundido a todos los involucrados (Auditores y
Auditados) va e-mail con la debida anticipacin y previa coordinacin para asegurar la
presencia de auditores y auditados

FR-SG-111 PLAN DE AUDITORIAS

3.3.2.3. Preparacin de la Auditora

a.-

El responsable o Lder de cada Equipo Auditor, confirma con el responsable del

rea/proceso a auditar: la fecha, hora e itinerario de la auditoria, con la finalidad
de contar con todo el personal del rea.

b.-

En caso de requerirse una reprogramacin de la fecha u hora de la auditoria por

parte del Equipo Auditor o del auditado, stos deben informar va e-mail (u otra
comunicacin interna) al Representante de la Direccin los motivos por los
cuales no es factible ejecutar la auditoria segn lo programado quien evaluar la
procedencia o no de dicha solicitud.

c.-

De presentarse incumplimiento en cuanto a la ejecucin de la auditora sin la

reprogramacin y comunicacin correspondiente, el Equipo Auditor o el auditado
procede a generar el respectivo Informe de No conformidad.

d.-

El Equipo Auditor, antes de la auditora, realiza el estudio de escritorio de la

documentacin del rea a auditar y registra informacin en el formato:

FR-SG-112 LISTA DE VERIFICACIN

3.3.2.4. Ejecucin de la Auditora

a.-

Reunin de apertura: en fecha y hora acordada con el Jefe o Encargado del

rea a auditar, el Auditor Jefe realizar una breve Reunin para comunicar lo
siguiente:

Objetivos y Alcance de la Auditora,

Confirmar el Plan de Auditora,
Proporcionar un Informe resumido de cmo se realizarn las Actividades de
la Auditora y acordar horarios,
Confirmar los Canales de Comunicacin
Los Mtodos y Procedimientos que se utilizarn para realizar la Auditora
(muestreo),
Cuando sea necesario, solicitar la designacin de un acompaante
(persona del rea a auditar, que facilitar la Auditora); y
Proporcionar al Auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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b.-

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Desarrollo de la Auditora: siguiendo las Actividades y Horario acordado

considerando los siguientes puntos:

c.-

Se Recopila y Evala la evidencia obtenida generando los Hallazgos y se

transcribe en el Formato FR-SG-113 REGISTRO DE EVIDENCIAS Y
HALLAZGOS DE AUDITORIA.
Las No Conformidades encontradas y sus evidencias sern comunicadas
verbalmente al Auditado en el momento del hallazgo y entregadas por
escrito al Gerente, Jefe o Encargado del rea auditada en la Reunin de
Cierre de la Auditora.
Actividades de seguimiento (follow-up), durante la Auditora se efectuar
actividades de seguimiento a las Acciones Correctivas aplicadas a No
Conformidades Cerradas, correspondientes a los procesos que estn siendo
auditados, con el propsito de efectuar una nueva verificacin de
efectividad,
El Auditor a Cargo tiene la facultad de realizar re-asignaciones de trabajo
durante la Auditora Interna entre los Auditores a su cargo,
Reunin de cierre: el Auditor a Cargo presentar los Hallazgos y Conclusiones
de la Auditora de tal manera de ser comprendidos y reconocidos por el Auditado
y entregar al Gerente, Jefe o Encargado del rea auditada, una copia de los
Informes de No Conformidades encontradas, haciendo uso del formato:

FR-SG-106 INFORME DE NO CONFORMIDADES

A continuacin el Auditor a cargo explicar las evidencias que sustentan las No

Conformidades y solicitar al Gerente, Jefe o Encargado que proceda a
completar el Formato respectivo.
Posteriormente el Gerente, Jefe o Encargado del rea auditada har entrega de
los formatos de No Conformidad debidamente completados al Representante de
la Direccin en un plazo no superior a 5 das hbiles contados a partir de la
fecha de la Reunin de Cierre de la auditora.

3.3.2.5. Informe de Auditora

Dentro de un plazo de 5 das hbiles de la Reunin de Cierre, el Auditor a cargo har
entrega al Representante de la Direccin, el Informe de Auditora Interna mediante el
uso del Formato FR-SG-114 INFORME DE AUDITORIA INTERNA el que incluye
como mnimo las siguientes informaciones:
Objetivos de la Auditora,
Alcance de la Auditora particularmente la Identificacin del rea auditada ,
Unidades funcionales o Procesos auditados y el Perodo de tiempo cubierto
Equipo de Auditores,
Criterios de la Auditora,
Hallazgos de la Auditora
Relacin de No Conformidades encontradas,
Recomendaciones para mejoras (slo si es parte de los objetivos),
Informacin de reas no Auditadas y consideradas dentro del Alcance
Conclusiones de la Auditora,
anexos (si es aplicable),

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3.3.2.6. Aprobacin y Distribucin del Informe de Auditora

El Representante de la Direccin Conjuntamente con las Gerencias/ Jefaturas
involucradas evaluarn el Informe de Auditora Interna y los Informes de No
Conformidades e informar los Resultados al Gerente General para su Aprobacin.
Si por algn motivo una Auditora no se ejecutase o fuese mal llevada, el
Representante de la direccin decidir la accin pertinente a tomar.
Una vez aprobado, el Representante de la Direccin distribuir copias del Informe de
Auditora Interna a los Gerentes, Jefes o Encargados de las reas auditadas, quienes
debern implementar las Acciones Correctivas, Preventivas correspondientes a las No
Conformidades encontradas o Recomendaciones para Mejoras .
3.3.2.7. Finalizacin de la Auditora
La Auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de Auditora se
hayan realizado y el Informe de Auditora aprobado se haya distribuido.
3.3.2.8. Realizacin de las actividades de seguimiento de una Auditora
Las conclusiones de la Auditora indican la necesidad de Acciones Correctivas,
Preventivas o de Mejora. Tales acciones son implementadas por el Auditado en
intervalos de tiempo acordado y no se consideran parte de la Auditora.
El Auditado debe mantener informado al Jefe de Sistemas de Gestin quien a su vez
comunicar al Representante de la Direccin sobre el Estado de estas acciones,
siguiendo las disposiciones que se indican en los Procedimientos PR-SG-103
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS y PR-SG-112 ANLISIS DE
DATOS PARA EL MEJORAMIENTO
En una Auditora posterior se debe verificar si se implement las Acciones
correspondientes y su eficacia.
3.3.2.9. Seguimiento y Revisin de la Auditora Interna
El Seguimiento y Revisin del Programa de Auditora debe realizarse concluida la
misma, a fin de evaluar si se ha cumplido los Objetivos y para identificar las
oportunidades de mejoras mediante:
a.-

Revisin de los Informes de Auditoras, y

b.-

Cuestionario de retroalimentacin de los auditados segn Formato FR-SG-115

EVALUACIN DEL AUDITOR INTERNO (se considera el Proceso de la
Auditora y la Participacin de los Auditores),

El Representante de la Direccin remitir el Cuestionario a los Jefes de las reas

Auditadas para su evaluacin. Se deber tomar las acciones necesarias para mejorar
todos aquellos aspectos que sean percibidos como dbiles en los procesos de
Auditora Interna.
El Representante de la Direccin presentarn los Resultados de la Revisin del
Programa de Auditora mediante Informe al Gerente General en el Plazo mximo de
un (1) Mes de efectuada la Auditora. Estas podrn llevar a generar Acciones
Correctivas o Preventivas para mejorar los Programas de Auditoras Internas.
3.3.2.10.

Datos de Salida

Los Datos de Salida (Resultados) del proceso incluyen:

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Informe de Auditora Interna,

Informe de No Conformidades, y
Seguimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejoras

3.4. Preservacin de los Productos y/o Servicios

No aplicable.
3.5. Controles Ambientales y de Seguridad & Salud Ocupacional
No aplicable.
3.6. Monitoreo de Procesos Indicadores de Gestin
El proceso de Auditoras internas es monitoreado cada vez que se ejecuta por el
Representante de la Gerencia. Los resultados obtenidos en cada Auditora Interna son
monitoreados en cada proceso de Revisin por la Direccin.
Indicadores
Cumplimiento del Programa de Auditoras Internas y Externas.
4

REGISTROS
Se mantiene los siguientes Registros:
Nombre del Registro

Responsable a Cargo

Tiempo de
retencin

FR-SG-109 LISTA DE AUDITORES.

JEFE SIG

1 AO

FR-SG-110 PROGRAMA ANUAL DE

AUDITORIAS

JEFE SIG

1 AO

FR-SG-111 PLAN DE AUDITORIAS

JEFE SIG

1 AO

JEFE SIG

1 AO

FR-SG-113
REGISTRO
DE
EVIDENCIAS Y HALLAZGOS DE
AUDITORIA.

JEFE SIG

2 AOS

FR-SG-106 INFORME
CONFORMIDADES

JEFE SIG

1 AO

JEFE SIG

2 AOS

JEFE SIG

1 AO

FR-SG-112
VERIFICACIN

LISTA

DE

DE

FR-SG-114
INFORME
AUDITORIA INTERNA
FR-SG-115
EVALUACIN
AUDITOR INTERNO

NO
DE
DEL

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HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Versin
N

Fecha de Aprobacin:

Identificacin de la Modificacin

01

Edicin inicial

02

Cambio en las competencias de los Auditores Internos

Fecha
24-02-10
15-05-10

ANEXOS
Ver Diagrama de Proceso

Elaborado o Modificado por:

Nombre: Jaime Roman
Cargo: Jefe de SIG

Firma

Fecha:
15-05-10

Revisado por:
Nombre: Aldo Cabanillas
Cargo: Gerente de Operaciones

Firma

Fecha:
15-05-10

Aprobado por:
Nombre: Dante Prada
Cargo: Gerente General

Firma

Fecha:
15-05-10

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DIAGRAMA DEL PROCESO Y SUS INTERACCIONES

RESPONSABLE DEL PROCESO: GERENTE DE SISTEMAS DE GESTION

Rep. de la
Gerencia.

Datos de Entrada

Programa de
Auditoras

Jefe o
Encargado rea

Auditores

Prximos
procesos

Datos de salida

Planificac.
de la AI
Apertura

1. Auditores
competentes
2. Proced.
documentados
3. Respon. de
Auditora
definidas.
4. Lista de
chequeo.
5. Formatos de
informes.
6. Criterio de
Auditora
definido.
7. Alcance de la
Auditora
determinada
8. Resultado de
Auditoras
previas.

Actualizacin
programa

Notificacin
de la AI

Desarrollo
Seguim. NC

Ejecucin
de la AI

1.
Notif. NC

Cierre

Revisin
Informe

Accin
inmediata

Determin.
Causa raz

Proposic.
De AC/AP

1.

x
x
x
x
.

2.

2.

3.

Informe de No
Conformidades

3. Seguimiento
de AC, AP y
Mejoras

Informe
de la AI

Distrib. Informe
de Auditora

Aprobacin
AC/AP

1. Informe de
Auditora
interna

Ejecucin
AC/AP

4.

Procesos con
NC.
Prxima
Auditora
interna.
Prxima
Auditora
externa.
Revisin por
la Gerencia.