3. QUE NIVEL DE PROFUNDIDAD O ETAPAS TIENEN LOS PROYECTOS.

I.

FASE DE INICIO:

La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance
y proceder a la seleccin del equipo. Slo con un mbito claramente definido y un equipo
especializado, se puede garantizar el xito. Es adems, el momento de compartirla visin con los
stakeholders (pblico o entorno interesados) y buscar su compromiso y apoyo.
El objetivo de esta etapa es: definir el alcance y alinear las expectativas de los stakeholders con el
propsito del proyecto.
Las actividades que se llevan a cabo en esta etapa son:
1. Elaboracin del caso de negocio/plan del proyecto.
Describe el fin, los costos y beneficios de cada alternativa de ejecucin y solucin
recomendada; justifica la puesta en marcha del proyecto, aqu se investigan las opciones y
oportunidades as como identifica los riesgos y problemas que pueden surgir durante la
ejecucin.
2. Estudio de viabilidad.
Su propsito es identificar la probabilidad de que una o ms soluciones satisfagan los
requisitos de negocio establecidas. En esta etapa se llevan a cabo una variedad de mtodos
de evaluacin, se estudian los riesgos y los problemas que cada solucin conlleva hasta dar
con una solucin confirmada para su implementacin.
3. Definicin del proyecto.
En esta etapa se describe la visin del proyecto, los objetivos, el alcance y los resultados, as
como los grupos de inters, roles y responsabilidades.
4. Nombramiento del equipo de proyecto.
Define los objetivos y las responsabilidades creando un organigrama detallado, definiendo
el propsito real de cada funcin, identifican el salario y las condiciones de trabajo y,
establece a quien se debe reportar cada miembro del equipo.
5. Revisin de la fase.
Durante esta revisin, se toma una decisin en funcin de si el equipo ha alcanzado o no los
objetivos y si se considera apropiado para pasar a la siguiente fase.
II.

FASE DE PLANIFICACIN.
Frecuentemente es la fase ms difcil para un director de proyecto, ya que tiene que hacer
un gran esfuerzo de abstraccin para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo
que sern necesarios para lograr la consecucin a tiempo y dentro de los parmetros
previstos. Tambin es necesario planificar comunicaciones, contratos y actividades de
adquisicin.
Los objetivos de esta fase son: establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, planear el curso de accin necesario para alcanzar dichos objetivos y prever que
documentacin se utilizara para llevar a cabo el proyecto.
Las actividades que tienen lugar durante esta etapa son:

1. Elaborar el plan de proyecto inicial.

Debe reflejar el consenso sobre los elementos crticos del proyecto, apuntando el modo en
que este se va a gestionar. Debe lograr determinar las necesidades de recursos, el
presupuesto del proyecto; definir las limitaciones del proyecto, los supuestos y los riesgos.
2. Plan de comunicacin.
Tiene como objetivo ayudar a transmitir la informacin correcta, a las personas adecuadas,
en el momento preciso. Informa acerca de objetivos, estrategias, actividades y plazos en un
entorno de coherencia; sirve para asegurar que todos los participantes en el proyecto se
hallen siempre bien informados.
3. Plan de gestin de recursos.
Resume los recursos necesarios para completar un proyecto, especificar con exactitud las
necesidades de mano de obra, equipos y materiales; esto tambin ayuda a obtener la
aprobacin del patrocinador.
4. Plan de gestin financiera.
Permite establecer un presupuesto, contra el cual se mide el gasto. Identifica la inversin
mnima necesaria para cumplir con los objetivos especficos definiendo los diferentes tipos
de gastos en los que se incurrir junto con una estimacin del valor de cada gasto. Conseguir
financiacin es una de las tareas ms importantes y, por eso, si se requiere asegurar un
resultado positivo, ya que seguir las mejores prcticas de planificacin financiera.
5. Plan de gestin de calidad.
Ayudar a establecer los objetivos de calidad que garanticen que los entregables
producidos, cumplen con las necesidades del cliente, adems de con la legalidad vigente.
6. Proyecto de anlisis de riesgos.
Esto busca identificar todos los posibles riesgos que pueden presentarse para prevenir su
mitigacin, planificar su prevencin y trabajar en los medios de eliminacin que se
emplearan en caso de producirse el riesgo esperado.
7. Plan de aceptacin.
Es un acuerdo en el que incluye una lista de las prestaciones, actividades de prueba de
aceptacin, criterios y normas que deben cumplirse, as como el plazo para su finalizacin.
8. Plan de compras y gestin de proveedores.
Delimita las necesidades de aprovisionamiento, describe el proceso contractual de
nombramiento de proveedores y define el proceso para la adquisicin de cada producto,
programando tambin los plazos para la entrega.
9. Revisin de la fase.
En esta etapa de revisin se decidir si se debe o no continuar con la siguiente fase del
proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente fase del proyecto puede ser iniciada.

III.

FASE DE EJECUCIN.
Tomando como base a la planificacin, habr que completar las actividades programadas,
con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es muy importante
velar por una buena comunicacin en esta fase para garantizar un mayor control sobre el
progreso y los plazos. As como tambin, es indispensable monitorizar la evolucin del
consumo de los recursos, presupuesto y tiempo; para esto son necesarias herramientas de

gestin de proyectos. Se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los
recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
Esta fase tiene como objetivo: reforzar la comprensin de la meta de proyecto y los
objetivos especficos por parte de todos los participantes, potenciar la responsabilidad
individual, asegurar la aceptacin del proyecto y, cumplir con los plazos fijados en las
condiciones estimadas de uso de recursos y presupuesto, entregando productos de calidad.
Las distintas actividades que tienen lugar en esta etapa son:
1. Asignar paquetes de trabajo asociados a cada actividad a todos los miembros del equipo.
Es importante que las explicaciones sean claras y suficientes pero sin entrar en excesivo
detalle.
2. Coordinar actividades y recursos en funcin de las prioridades establecidas y observando
las dependencias marcadas en el programa.
3. Acatar las deadlines y plazos para cada evento o entrega de productos intermedios, esto
ayuda a evitar retrasos que pueden afectar negativamente a otras actividades o al curso
global del proyecto.
4. Monitorizar el consumo de presupuesto tratando de economizar y sin superar las
previsiones planeadas, llevando a cabo un control de gastos adecuado.
5. Hacer un seguimiento del uso de los recursos, especialmente en lo que comporta a los
destinados a participar en actividades de la cadena critica.
6. Controlar la relacin entre tiempo consumido y proporcin de proyecto completada, se
trata de optimizar esta relacin y poner soluciones a tiempo cuando se observen
descompensaciones.
7. Detectar desviaciones partiendo del seguimiento en condiciones suficientes para
implementar una solucin que d respuesta a los problemas que las originaron.
8. Informar sobre las desviaciones detectadas, tan relevante como su deteccin es el poner en
conocimiento de los interesados la situacin y la propuesta de cambio, as como el modo de
proceder a corregir la desviacin y el plazo de tiempo designado para hacerlo.
9. Implementar acciones correctoras o modificaciones, stos deben ser comprendidas y
aceptadas por los interesados y proporcionar una respuesta satisfactoria que guie el nuevo
proyecto sin extender sus efectos negativos.
10. Controlar y gestionar los cambios venciendo la resistencia inicial y potenciando el
feedback.

IV.

SEGUIMIENTO Y CONTROL.
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisin y
monitorizacin del progreso del proyecto. Se concibe como el medio para detectar
desviaciones con la mxima prontitud posible, para poder identificar las reas en las que
puede ser requerido un cambio en la planificacin. Esta etapa se encuentra naturalmente
asociada a la ejecucin, de la que no puede concebirse de forma separada, pero por su
importancia y valor crtico para el proyecto, aqu se definir de manera independiente.

El objetivo de la fase es detectar desviaciones, actualizar el plan de gestin del riesgo, prever
las medidas correctoras a tomar en cada caso y preparar un plan de contingencias.
Las actividades que tienen lugar durante esta etapa son:
1. Actualizacin y seguimiento de los instrumentos de gestin de proyecto.
Es muy recomendable apoyarse en metodologas de gestin de proyectos, como el
diagrama de Gantt, PERT, CPM O Mtodo de la Ruta Crtica para facilitar esta tarea y ganar
en capacidad de control.
2. Definicin y establecimiento de los indicadores clave de gestin que aportaran mtricas
sobre las variables ms relevantes a controlar.
Deben aportar informacin de valor y ser realistas en cuanto al coste de la obtencin de
mtricas y el esfuerzo necesario para llevar a cabo las mediciones.
3. Monitorizacin de los indicadores clave de gestin.
Se debe someter a una frecuencia peridica que garantice el tiempo de reaccin necesario
para actuar en caso de detectarse una desviacin.
4. Comunicacin de desviaciones.
Lo ms importante a tener en cuenta en esta accin es la claridad y precisin en la
transmisin del mensaje.
5. Planificacin y puesta en marcha de acciones correctoras.
Se deber procurar la idoneidad y economa de recursos y preverse de una nueva recogida
de mtricas, que permita comparar si los resultados vuelven a encuadrarse en los valores
esperados.
6. Creacin de un plan de contingencias que cumpla la funcin de plan B y recupere, en la
medida de lo posible, el curso optimo del progreso de proyecto.
V.

FASE DE CIERRE.
Esta fase comprende todos los procesos orientados a completar formalmente el proyecto y
las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece
formalmente que el proyecto ha concluido.
El objetivo de esta fase es lograr la aceptacin de los entregables y obtener la firma de los
documentos de cierre.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Las actividades a llevar a cabo en esta fase son:

Evaluar cada actividad y fase del proyecto.
Hacer una valoracin del proyecto en su conjunto.
Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.
Formalizar la aceptacin del proyecto.
Transmitir la informacin y formacin complementaria acordada.
Organizar la salida de los equipos de trabajo.
Entregar la documentacin de proyecto al cliente.

BIBLIOGRAFA.
Online Business School (OBS), Publicacin: Etapas de un proyecto, 2013.

GLOSARIO:
STAKEHOLDERS.
Son todas aquellas personas o entidades que pueden afectar o son afectados (de forma positiva o
negativa) por las actividades de una empresa. Desde el punto de vista empresarial, este concepto
se utiliza para referirse a los grupos de inters para una empresa.
R. EDWARD FREEMAN.
DEADLINES.
En el mbito de proyectos y negocios, es una palabra usada comnmente y significa tiempo de
entrega.
FEEDBACK.
Es una palabra inglesa que significa retroalimentacin o dar respuesta a un determinado pedido o
acontecimiento. El trmino es utilizado en reas como la Administracin de empresas, la Psicologa
o la Ingeniera elctrica. Puede significar respuesta o reaccin.
MTRICAS.
Las mtricas de negocio son las mediciones estandarizadas que los inversores, los analistas
financieros, los lderes empresariales y los competidores utilizan para aprender acerca de la
situacin financiera de una empresa.