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Claudia Guimares
Melissa Lopes Leite
REVISO: Ana Grillo, Cristhiane Ruiz e Sheila Til
PROJETO GRFICO E DIAGRAMAO: Cacau Mendes | Cereja atelier grfico
CAPA: Tecnopop
PR-IMPRESSO: de casa
IMPRESSO E ACABAMENTO: Cromosete Grfica e Editora Ltda.
PREPARO DE ORIGINAIS:
CIP-BRASIL. CATALOGAO-NA-FONTE.
SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ
S56e
Shipley, David, 1963Enviar / David Shipley e Will Schwalbe [traduo de Claudia
Guimares]. Rio de Janeiro: Sextante, 2008.
Traduo de: Send
ISBN 978-85-7542-426-1
1. Mensagens eletrnicas. 2. Comunicao empresarial. 3.
Comunicao na administrao. I. Schwalbe, Will. II. Ttulo.
08-3532
CDD: 658.054692
CDU: 658.45
>> WS:
Para David Cheng,
Mary Anne e Douglas Schwalbe
Em memria de David Baer e Robert H. Chapman
>> DS:
Para Rosa e Joseph,
Joan e John
::
Sumrio
INTRODUO
CAPTULO
CAPTULO
CAPTULO
CAPTULO
CAPTULO
CAPTULO
CAPTULO
CAPTULO
:: INTRODUO ::
Por que usamos to mal o e-mail?
>> Por que nos complicamos tanto com os e-mails? Por que enviamos tantas mensagens eletrnicas que nunca deveramos sequer ter escrito? Por que as coisas saem do controle com tanta rapidez? Por que as pessoas no se lembram de que o e-mail deixa
um registro eletrnico quase permanente? Por que nos esquecemos de compor as mensagens com clareza?
Escrevemos este livro para tentar compreender por que os
e-mails tm uma propenso to grande ao erro e para aprendermos a envi-los adequadamente. Nossa meta redigir mensagens
to eficazes que acabem reduzindo o nmero total de e-mails.
No nos leve a mal; no odiamos e-mails. Reconhecemos que
o e-mail mudou as nossas vidas para melhor sob muitos aspectos. Tudo o que queremos utiliz-lo bem, antes que as pessoas
comecem a desistir dele.
Para incio de conversa, o e-mail no existe h tanto tempo
assim. Antes de 1971, o smbolo @ era basicamente usado por
contadores e comerciantes. A internet oficial s chegou em 1983.
Hoje a realidade outra. Trilhes de e-mails so enviados a cada
semana. Os americanos que trabalham em escritrios gastam pelo
menos 25% do dia com e-mails e vrias horas nos palmtops. Todos
os dados demonstram que o uso do e-mail continua a crescer.
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:: CAPTULO 1 ::
Quando enviar um e-mail?
>> Voc carregaria um violino numa capa mida? Embrulharia o presente do 250 aniversrio de casamento em papel de seda
usado? Enviaria pelo correio taas de vinho num saco de supermercado?
A maneira como voc envia alguma coisa pode ter um profundo impacto sobre o que est enviando. O mtodo de envio carrega, em si, uma mensagem prpria.
Aqui est uma mensagem de texto enviada para o celular da
funcionria de uma loja de roupas no Pas de Gales:
Analisamos o seu desempenho de vendas e ele foi insuficiente.
Como resultado, no precisamos mais dos seus servios. Grato.
Quanta gentileza.
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Chefe
Amigo
Colega
Assistente
Mentor
Informal
Urgente
Rotineiro
Inesperado
Emotivo
Pedido
Solicitao
Agradecimento
Crtica
Desculpas
O e-mail
Sete grandes motivos pelos quais amamos o e-mail
1. O e-mail a melhor mdia para trocar informaes essenciais. A que horas o filme? Onde fica o restaurante? Quem vai
reunio?
Antes do e-mail, qualquer uma dessas perguntas teria exigido
pelo menos um telefonema. Se a sua chamada no acabasse na
secretria eletrnica e voc conseguisse falar com quem desejava,
a etiqueta exigiria uma troca de informaes muito mais longa
do que a simples resposta para uma pergunta.
Culpa-se o e-mail pela morte da carta, o que injusto. O e-mail
o culpado pela morte do telefonema intil. (Alis, foi o telefone que matou a carta.)
Quando Will era editor chefe no incio da dcada de 1990,
costumava receber de 50 a 60 telefonemas por dia e nenhum
e-mail. Quase 20 anos depois, trabalhando numa outra editora,
recebia apenas de 10 a 15 telefonemas por dia. Muito do que costumava exigir um telefonema agora pode ser resolvido de maneira mais eficaz: com um e-mail.
E no s isso!
2. possvel entrar em contato com quase qualquer um por
e-mail e no s com contatos profissionais. Recentemente,
Duncan Watts, socilogo da Universidade de Colmbia, nos Estados Unidos, refez o famoso estudo dos seis graus de separao,
dessa vez para o e-mail, demonstrando que todo indivduo est
relacionado a um outro qualquer por meio de uma corrente de
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nos ramos militar e civil. (O ramo militar passou a ser chamado de MILNET; o civil ficou com a ARPANET.)
Quando foi divulgada, a ARPANET no era mais a nica rede civil disponvel. Grupos de pesquisa e organizaes
haviam comeado a criar redes de computadores prprias
que logo comeariam a se fundir ARPANET para formar
os primrdios da internet.
Para que essa integrao ocorresse, no entanto, os computadores dessas diferentes redes precisavam se comunicar. Era necessrio um protocolo simples e eficiente para o
envio de informaes. Assim, entrou na histria o TCP/IP,
criado em 1974, mas no adotado pela ARPANET e por
outras redes at 10 de janeiro de 1983. Hoje, quase 25 anos
depois, o TCP/IP ainda o protocolo padro da internet.
O IP (ou protocolo da internet) lida com endereos, ao
passo que o TCP (protocolo de controle de transmisso)
regula a maneira como as mensagens so divididas e enviadas.
Uma vez estabelecidas as regras, servios concorrentes comearam a pipocar por todos os lados, e as empresas de telecomunicaes entraram na briga. Em 1983, a MCI lanou o
MCI Mail, que cobrava dos assinantes 45 centavos de dlar
para enviar uma mensagem com at 500 caracteres. (O servio tinha uma caracterstica especial: a MCI ligava para o
usurio quando chegava uma nova mensagem eletrnica.) A
CompuServe entrou no jogo, assim como a America Online
que, sbia e lucrativamente, se posicionou como um servio
para pessoas que no tinham intimidade com computadores.
A Lotus, a Microsoft e outras incluram no mercado produtos para simplificar o uso do e-mail por todos os funcionrios
de uma empresa. E, de repente, e-mails no eram mais coisa
do outro mundo.
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As vantagens do e-mail podem ser, tambm, as suas debilidades. No h como ter certeza de que o e-mail a forma mais
apropriada para uma mensagem at considerarmos todos os
seus riscos e limitaes.
1. A facilidade do e-mail estimula trocas desnecessrias. Por
ser fcil fazer trocas curtas por e-mails, as pessoas acabam extrapolando. Fazem perguntas quando, na verdade, no precisam de
respostas (ou quando poderiam descobrir sozinhas). Tambm
enviam informaes que no precisam ser enviadas e estendem
conversas muito alm de sua data de validade.
Isso no quer dizer que sejamos contra todas as trocas desnecessrias. Um encontro casual, quer pessoalmente ou por e-mail,
pode criar laos e, algumas vezes, at mesmo lev-lo a informaes que podem se mostrar teis mais tarde.
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3. Voc pode entrar em contato com todo mundo, mas, tambm, todo mundo pode entrar em contato com voc. Muita gente que parecia estar fora do nosso alcance se encontra, em teoria, acessvel nos dias de hoje. Muitos presidentes de empresa
lem os prprios e-mails sem um crivo anterior, ao passo que
uma carta de contedo desconhecido e inadequado teria pouca chance de ir alm de um assistente. Todos recebemos vrios
e-mails, todos os dias, de gente que no conhecemos, gente
para quem nunca demos o nosso e-mail pessoal, simplesmente
porque esses indivduos encontraram o caminho at as nossas
caixas de entrada combinando nome, sobrenome e nome da
empresa... ou buscando na internet.
Essa uniformizao hierrquica tem um apelo igualitrio,
mas tambm confunde ao gerar uma ausncia de formalidade
que , com freqncia, mal empregada. Se voc fosse, digamos,
um funcionrio novo do RH, nem sonharia em entrar na sala do
presidente com uma queixa de pouca importncia. Se fosse estudante, nem pensaria em ligar para um professor no meio da noite com uma pergunta sobre um trabalho que no fez porque estava de ressaca. E se fosse fazer uma apresentao fora do pas, se
informaria da etiqueta e das regras locais antes de ir para l.
O e-mail , ao mesmo tempo, to ntimo e to simples que
torna atos pouco sbios mais suscetveis: uma vez que voc tenha
o endereo de uma determinada pessoa, pode contat-la a qualquer hora do dia ou da noite. Esse acesso, antes inimaginvel,
obscurece a nossa capacidade de discernir quem somos em relao pessoa para quem estamos escrevendo. Com isso, as pessoas fazem pedidos descabidos que podem prejudicar relacionamentos e atrapalhar carreiras.
Pessoas em cargos de alto nvel viram evaporar, com o advento do e-mail, o divisor de respeito hierrquico que um dia existiu entre elas e os subordinados. Mensagens com saudaes do
tipo E a, reitor? ou Qual , diretor? escritas por desconheci>> 20
dos so freqentes. Desde que o e-mail entrou em cena, h gente que acredita, erroneamente, que as regras mudaram com relao a um tratamento mais familiar, que o jogo mudou por se tratar de uma mdia diferente.
O problema est em separar o que intimidade legtima de
excesso de intimidade. O campo Assunto ou o nome do remetente pode, s vezes, indicar quais e-mails voc quer ler primeiro, quais podem esperar ou quais vo deix-lo irritado.
Mas isso no infalvel. At mesmo programas que oferecem a
visualizao da mensagem sem que voc precise abri-la em outra tela s lhe economizam um clique voc ainda precisa ler
a mensagem.
Para aqueles com o luxo de ter um assistente, o e-mail apresenta outro problema. So tantas as mensagens confidenciais,
que muitas empresas probem os executivos de permitir que outros acessem as suas contas de e-mail. Pessoas superocupadas se
vem diante da escolha de percorrer uma extensa caixa de entrada todos os dias ou desobedecer as regras e confiar a privacidade
(sem falar do poder de enviar e-mail sob seu nome) a outra pessoa. Durante o Frum Econmico Mundial de Davos, na Sua,
em 2006, um dos assuntos que mais inflamou o debate entre lderes mundiais foi este: permitir ou no equipe de assessores o
gerenciamento das caixas de correio eletrnico.
Uma pesquisa on-line realizada em 2002 pela Associao Internacional de Profissionais de Administrao e pelo ePolicy Institute descobriu que 43% dos assistentes administrativos escrevem e enviam e-mails sob o nome do chefe, e 29% tm permisso
para apagar mensagens antes de serem lidas pelos superiores.
Bill Gates tem um programa que diminui a quantidade de
e-mails que ele tem de administrar: reduziu de milhares por dia
para aproximadamente 100, deixando passar apenas as mensagens enviadas por pessoas com quem ele j se correspondeu. O
restante vai para assistentes que, ento, as classificam e resumem.
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>> Dica: No se esquea de que todo e-mail uma interrupo. Se o assunto no for urgente, uma carta pode ser
menos invasiva.
5. O fato de o e-mail deixar rastros pode fazer voc ser responsabilizado pela sua correspondncia eletrnica. No s tudo
aquilo que voc enviou como tambm tudo o que voc recebeu
pode ser usado contra voc um dia. (Veja mais sobre isso no Captulo 6.) Para aqueles que adoram repetir Eu avisei, o e-mail
a inveno mais gratificante da histria: eles agora podem atirar as suas palavras de volta na sua cara. O e-mail tambm
uma tima maneira de passar a bola adiante, e, para aqueles
>> 22
cujo primeiro instinto tirar o corpo da reta, o e-mail proporciona inmeras oportunidades de entrar na reta sem querer.
Quantos de ns j recebemos mensagens que ocultam, no meio
de um blablabl aparentemente irrelevante, uma informao
bombstica? (Por exemplo: O carregamento vai atrasar, parece que estouramos o oramento, ou s queria avisar que o cara
do banco ligou.) E quando a bomba explode, a culpa sua. Afinal de contas, existem provas de que voc foi avisado e que teve
tempo suficiente para agir. E existe um registro em e-mail para
prov-lo.
7. As palavras que voc escreveu por e-mail podem ser alteradas. E-mails encaminhados podem ser editados de maneira invisvel e sem que voc fique sabendo. Mesmo que o seu e-mail encaminhado permanea intocado, o contexto e o significado
podem ser mudados se a parte da mensagem que voc respondia
for alterada ou omitida.
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A tecnologia dos palmtops ainda deixa a desejar na hora de lidar com alguns anexos e documentos muito grandes. Por isso,
uma cortesia importante a observar ao enviar um anexo para algum que possa estar usando um palmtop mandar um resumo
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>> 26
>> 28
Alternativas ao e-mail
No por termos e-mail que devemos us-lo para tudo. H diversas outras formas de comunicao s quais recorrer. Aprenda
quando dispor delas e por qu.
A carta
Um estudo realizado em 2006 pesquisou os hbitos de correspondncia de 1.400 pessoas que trabalhavam em escritrios.
Embora 75% dos entrevistados tenham respondido que no
poderiam viver sem e-mail, 33% relataram ainda enviar cartas
e faxes todos os dias. No se trata, apenas, de nostalgia. A carta possui algumas virtudes prticas que no encontramos no
e-mail.
Cartas no so interrupes. Podemos entrar na sala de
correspondncia da empresa quando quisermos, tirar as cartas que abarrotam a caixa de correio e abri-las quando bem
entendermos.
Ao examinarmos o envelope, o remetente, a caligrafia e o
selo, muitas vezes podemos ter uma idia do que se trata, saber
se precisamos abri-lo imediatamente ou no. Tambm sabemos
que algum teve trabalho para enviar a correspondncia. O valor de uma carta, quer seja um bilhete de agradecimento, um pedido de desculpas ou condolncias, excede facilmente o do mais
efusivo e-mail. Um bilhete escrito mo o torna pessoal; uma
carta batida mquina em papel timbrado a torna oficial. Essas
particularidades no podem ser transmitidas por e-mail.
Gostamos de cartas, acima de tudo, porque podemos desistir
de envi-las. Uma carta s passa a existir de fato depois de chegar ao correio.
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O fax
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O telefone
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>> 34
De: Daniel
Indo pra Zona Sul, e vc?
De acordo com a Associao da Indstria de Telecomunicaes Celulares, com sede em Washington, os americanos enviaram, aproximadamente, sete mensagens de texto por ms em
2002. Em junho de 2005, esse nmero havia subido para 38 mensagens ao ms. (A revista The Economist atribui esse aumento,
em parte, popularidade do programa American Idol, que pede
aos telespectadores que enviem os seus votos via torpedo.) Em
2006, os usurios enviaram 158 milhes de torpedos nos Estados
Unidos, um aumento de 95% em relao ao ano anterior. Espera-se que essa tendncia continue. Um sinal da popularidade dos
torpedos no pas foi a proibio do envio de mensagens de texto
enquanto a pessoa dirige.
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Estratgias hbridas
Ao vivo
responder. O acrscimo dessa frase poderia reduzir drasticamente o nmero de e-mails recebidos.
E no porque todo mundo envia e-mails que voc tambm
tem de faz-lo. Se voc estiver num grupo, bom refletir se est
ajudando ou apenas fazendo com que a sua presena seja notada
ao acrescentar timo ao coro de vozes.
Finalmente, h momentos em que sobretudo em situaes
altamente controversas nada precisa ser dito. Tomar a deciso
correta pode significar no fazer coisa alguma. particularmente
tentador, nas trocas de e-mails, sempre querer ter a ltima palavra, mas se algum tem de encerrar a conversa, por que no voc?
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