SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACION COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral

GUA DE APRENDIZAJE N 1
1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin: Gestin Documental

Resultados de Aprendizaje:
Elaborar cuadros de clasificacin documental teniendo en
cuenta las diferentes estructuras orgnico-funcionales,
aplicando los principios archivsticos, normas de seguridad
industrial y salud ocupacional, normas y tcnicas de
preservacin y conservacin documental, y la legislacin
vigente.

Cdigo: 521213
Versin: 2
Competencia:
250601030
Organizar fondos acumulados de
acuerdo con normatividad vigente y
polticas institucionales.

Duracin de la gua ( en horas): 18 horas

2. INTRODUCCIN

Esta gua pretende hacer un recorrido conceptual y prctico alrededor de la clasificacin

documental; una de las actividades ms importantes en la gestin documental, y ms
especficamente en el procesos de organizacin de archivos
Se inicia con el levantamiento de la informacin, posteriormente se analizan los datos
obtenidos con el fin de plantear una lista de posibles series y subseries documentales.
Luego, se realizan las correspondientes entrevistas, para confirmar la existencia de los
grupos documentales. Por ltimo, se codifica y se conforman los cuadros de clasificacin
documental (CCD); sin olvidar la verificacin de la informacin contenida en stos.
Al finalizar la Actividad de Aprendizaje 1, usted estar en capacidad de comprender los
principios de la archivstica. Tambin, podr elaborar exitosamente los cuadros de
clasificacin documental, siguiendo los procedimientos establecidos.

Gua de Aprendizaje
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

Redaccin de un texto: Lea y analice el siguiente grfico, luego redacte un texto que lo
explique detalladamente.

3.2Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.
Completar el grfico: Complete el siguiente grfico, ubicando los elementos en los
cuadros correspondientes.

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1. Contabilidad
2. Certificados
3. Hoja de vida
4. Soportes de estudio
5. Administracin
6. Comprobantes de ingreso
7. Talento Humano
8. Documentos de identificacin
9. Descuentos de nmina
10. Informes
11. COPENAL
12. Estados financieros

13. Gerencia
14. Comprobantes de egreso
15. Actas
16. Evaluaciones de desempeo
17. Circulares
18. Historias laborales
19. Presupuesto
20. Contratos
21. Comprobantes
22. Nmina
23. Anexos

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3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y

Teorizacin).
Taller: Elabore los cuadros de clasificacin documental del colegio ABC School.
1. Levantamiento de informacin
2. Descripcin primaria del fondo documental
3. Organizacin y anlisis de la informacin
4. Entrevistas
5. Codificacin
6. Elaboracin de los CCD
7. Verificacin
A. Anexo 1: Informacin ABC School

ABC SCHOOL

Quines Somos?
ABC School surge para rescatar los objetivos autnticos del quehacer educativo, a
travs de una institucin que conjuga, tendencias de vanguardia en la educacin y muy
especialmente en la formacin del ser humano.
Nuestra institucin ofrece a su alumnado no solamente una educacin rica en
contenidos e informacin, sino toda una visin integral plena de valores humanos y
sociales que le permiten resplandecer en armona. Nos basamos en la FILOSOFIA DE
CALIDAD TOTAL en la educacin y en la enseanza en valores, ya que nos interesa
perfeccionar y mejorar constantemente los mtodos, procesos y tcnicas de aperndizaje,
en donde se comparta el deseo del desarrollo social y la plenitud humana.
MISIN
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Gua de Aprendizaje

Estimular el intelecto, el carcter y la personalidad de los estudiantes mediante la

generacin de procesos que permitan desarrollar el pensamiento, los sentimientos y la
sensibilidad, proporcionndoles un manejo racional de los recursos que conduzcan a
una retribucin pedaggica junta para con los diferentes estamentos acadmicos
administrativos.

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FUNCIONES POR REA

RECTORIA

Formular las polticas para el buen funcionamiento de los procesos educativos.

Brindar informacin de carcter general (informativa) y normativa.
Sesionar y tomar decisiones misionales; y de Junta de Padres de Familia.
Elaborar los planes de accin anuales.

COORDINACIN ACADMICA Y DISCIPLINARIA

Sesionar y tomar decisiones disciplinarias y acadmicas.
Presentar informes sobre la gestin acadmica y disciplinaria de cada periodo
escolar.
Elaborar y actualizar los manuales de convivencia.
Brindar informacin de carcter general (informativa) y normativa.
Evaluar el desempeo laboral de los docentes a su cargo.
ADMINISTRACIN
Contratar los equipos y suministros necesarios para el buen funcionamiento de la
entidad.
Contratar el recurso humano necesario para el buen funcionamiento de la entidad.
Promover y coordinar relaciones cooperativas de tipo interinstitucional.
Presentar informes sobre la gestin administrativa de la entidad educativa.
Sesionar y tomar decisiones de carcter administrativo.
Brindar informacin de carcter general (informativa) y normativa.

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TALENTO HUMANO
Gestionar las historias laborales de cada uno de los funcionarios de la entidad
educativa.
Evaluar el desempeo laboral de los funcionarios de servicio administrativo y
general.
Brindar informacin de carcter general (informativa) y normativa.
Elaborar y coordinar el programa de bienestar al funcionario.
Gestionar la nmina de todos los funcionarios de la entidad.
PLANEACIN EDUCATIVA
Elaborar el Proyecto Educativo Institucional
Brindar informacin de carcter general (informativa) y normativa.
Elaborar y coordinar los proyectos de lectura; de arte; de medioambiente;
de ciencias; y de cultura fsica.
Elaborar y coordinar el programa de bienestar al estudiante.
Presentar informes con respecto al cumplimiento de las metas educativas.
Sesionar y tomar decisiones con respecto a la gestin educativa de la
entidad.
Gestionar las historias estudiantiles de la comunidad acadmica.
CONTABILIDAD

Llevar las cuentas de los movimientos monetarios en la entidad.

Proponer y gestionar el presupuesto por periodo.
Presentar informes de la gestin contable de la entidad.
Brindar informacin de carcter general (informativa) y normativa.
Sesionar y tomar decisiones con Respecto a la gestin contable de la entidad.

B. Formato 2 : Organizacin de la informacin

Nombre de la seccin/subseccin
Funciones

Series

Suberies

Tipos
documentales

Observaciones

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C. Formato 3 : Cuadro de clasificacin documental

Nombre fondo

Logo

Nombre seccin
Cdigo
Unidad
Administrativa

Serie/Subserie

Series, subseries y tipos documentales

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Prueba-concurso: Una vez realizada la consulta de los contenidos de esta primera
Actividad de Aprendizaje, usted ha podido conocer y aplicar los procedimientos para la
elaboracin de los cuadros de clasificacin documental. Es momento de poner a prueba
sus conocimientos tcnicos en torno al tema.
Para participar en la prueba concurso, conforme un grupo de 5 personas. Despus de
conformados los grupos, se presentarn varios interrogantes en torno al tema de CCD; el
grupo que logre la mayor cantidad de aciertos ser el ganador de la prueba concurso.

3.5 Actividades de evaluacin.

Evidencias de
Aprendizaje

De Desempeo:
Participacin en la pruebaconcurso.
De Producto: Elaboracin
de los CCD del Colegio
ABC School.

Criterios de Evaluacin

Aplica
de
manera
responsable
los
conceptos de archivo de
gestin, archivo central,
archivo
histrico,
de
acuerdo con el ciclo vital
de los documentos.

Tcnicas e
Instrumentos de
Evaluacin

Lista de chequeo

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Gua de Aprendizaje

De conocimiento:
Desarrollo del taller

Aplica objetivamente las

agrupaciones
documentales
de
la
Organizacin y elabora el
cuadro de clasificacin
documental. Clasifica los
metales.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Contenidos y material complementario Actividad de Aprendizaje 1.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Fabio Andrs Tabla Rico, Instructor, Centro de Desarrollo Agroempresarial, Regional

Cundinamarca.

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