Auditora de cuentas por pagar

1. Descripcin
Bsicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas
contradas por las compras de mercancas necesarias para el desarrollo de la
actividad de la empresa.
Tambin estn aquellas que corresponden a las deudas de suministradores
de bienes y servicios que no tienen la consideracin de proveedores.
2. Objetivos de auditora
El objetivo del auditor es formarse una opinin razonable de las cuentas por
pagar, por lo que debe obtener informacin suciente sobre los siguientes
aspectos:
1. Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las
compras es acorde con las necesidades de la empresa.
2. Que exista una correlacin entre el pedido, la mercanca recibida y
el importe facturado.
3. Vericar la existencia de la autorizacin correspondiente para cada
pedido.
4. Comprobar que los saldos de pasivo no estn infravalorados y que
estn
adecuadamente descritos
y clasicados en los estados
nancieros.
5.

Asegurarse
autorizados.

que los pagos realizados

estn

adecuadamente

6. Cerciorarse que la contabilizacin se ha realizado segn las normas

recogidas en el PCGE en lo referente a intereses devengados y
gastos cargados.
7. Vericar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas
reales de la empresa.
8. Efectuar un anlisis de la antigedad de los saldos.
9. Comprobar que los pasivos estn contabilizados en el perodo que les
corresponde segn criterios contables.
10. Conrmar que los sistemas de control interno utilizados en ste rea,
son ecaces.
3.

Objetivos de control interno

En esta rea el sistema de control interno establecido por la empresa; por ello,
el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa en el ujograma
para las compras y dems cuentas a pagar.
De la informacin obtenida y de su comprobacin depender el grado de
ablidad que tenga el auditor y, en funcin de ello, realizar un mayor o menor
nmero de pruebas tanto de cumplimiento como sustantivas.
Aspectos fundamentales en el control interno, son los siguientes:

Una adecuada segregacin de funciones, con personas independientes para cada

uno de los departamentos que intervienen.
Autorizacin de compras.
Vericacin de factura.
Recepcin de productos.
Contabilizacin.
Autorizacin de pago.
Vericar la existencia de albaranes de entrada prenumerados.
Existencia de un control en el momento de recepcin de la mercanca (conteo y
control de calidad).
Establecimiento de la forma y condiciones de pago.
Listado de proveedores y acreedores autorizados, especicando cul o cules son
los mejores para la empresa (por las ofertas que realizan).
Supervisin de las facturas de proveedores y acreedores, comprobando: precios,
condiciones de pago, descuentos, rdenes de compra, etc.
Realizacin de conciliaciones peridicas entre chas individuales de proveedores
y acreedores, y los saldos del mayor al nal de cada mes.
Registro y control de las mercancas recibidas, comprobando que se acompaa la
documentacin correspondiente (albaranes de entrada, orden de pedido, etc.).
Control de los vencimientos de los pagos a realizar.
Envo peridico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores y
acreedores, aclarando las diferencias existentes.
Imputacin adecuada de las recepciones de mercancas
econmico (corte de operaciones).
Comprobar toda la documentacin soporte
autorizacin del pago.
4.

de una

al nal del ejercicio

compra

antes

de la

Procedimientos de auditora

Los procedimientos utilizados dependern fundamentalmente de los siguientes

factores:

Conocimiento del negocio y del sector donde se encuentra incluida la

empresa.

Conclusiones obtenidas sobre el control interno.

Importancia relativa de los saldos.

stos, se pueden dividir en dos grandes grupos:

4.1. Procedimientos para la vericacin de cuentas a pagar

Mediante la vericacin de cuentas a pagar el auditor obtendr la mejor evidencia
sobre sta rea de los propios proveedores y acreedores. Para ello solicitar de la
empresa la redaccin de cartas de circularizacin para todos los seleccionados.
Se tendrn en cuenta todas las cuentas de proveedores
incluyendo las deudas recogidas en efectos comerciales.

acreedores

El tamao de la muestra a circularizar estar en funcin del resultado

control interno y del criterio utilizado por el auditor. Entre otros, elegir:

Tengan saldos ms importantes.

Posean saldo deudor.

Recojan movimientos muy importantes.

No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio.

Proveedores que tuvieran deudas recogidas

(efectos, facturas pendientes de recibir, etc.).

Algunos con saldo cero.

en varias

del

cuentas

Para decidir el nmero de cuentas, al igual que en la circularizacin a los clientes,

se debe tener el objetivo del mnimo nmero de cuentas para obtener el mejor
resultado.
Las cartas de circularizacin, las debe preparar la empresa,
comprobadas, enviadas y recibidas por el auditor.

pero, han de ser

4.2. Procedimientos para la vericacin de la correcta valoracin de las cuentas

Los procedimientos a seguir, sern:
1. Vericar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con
las cuentas de este grupo, siguen las normas de valoracin del PCGE.
2. Analizar las cuentas de partidas antiguas o en litigio.
3. Comprobar la adecuada clasicacin de las cuentas a corto y largo plazo.
4. Examinar la correcta
comerciales a pagar.

distincin

entre proveedores

y proveedores,

efectos

5. Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han

contabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron.
5.

Programa de trabajo

El programa de trabajo para esta rea debe contener bsicamente los siguientes
puntos:
1. Aspectos generales:
a ) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control interno en
el rea.

b )
Resumen
de puntos fuertes
y dbiles para
determinar el alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables.
c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y
comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad.
Se deber realizar:
a. La vericacin del corte de operaciones de compras,
informacin obtenida en la fecha del inventario fsico.

utilizando

la

b. Despus se revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas,

para vericar la segregacin de los movimientos de existencias.
c. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturas de compras realizadas antes
y despus de la fecha del inventario fsico, y se de- terminar si su
contabilizacin ha sido correcta.
6.

Principios de PCGE a verificar

Los tributos aplicables se reconocen y son obligaciones de la entidad.

Aseveraciones: Integridad, existencia y exactitud.
Los montos de los tributos aplicados y acumulados.
PCGE a vericar
Se registran los montos no pagados al nal del perodo.
Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad y las
asignaciones a las cuentas de activo, gastos, y otras cuentas estn correctamente calculadas
(aseveraciones: existencia y exactitud).
Todos los pasivos e intereses respectivos se registran: montos de capital en intereses se
calculan correctamente, (aseveraciones: integridad y exactitud).
Todos los montos por pagar a proveedores u otros bienes o servicios recibidos antes del n
de ao se incluyen o acumulan aseveracin: integridad, existencia.
Los pagos son vlidos y estn debidamente registrados, que los montos y clasicados en
las cuentas de activos, gastos y pasivos y otras que sean apropiadas.
Cuentas por pagar, compras y pagos (proveedores).
Todos los montos por pagar u otros bienes o servicios recibidos antes del n se incluyen o
acumulan de algn modo: integridad, existencia, exactitud.
Los pagos son vlidos y estn debidamente registrados (bienes y/o servicios recibidos por
la entidad).
Los principios de contabilidad generalmente aceptados se aplican consistentemente.
7. Conclusiones
1. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de
recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modicada
por la Directiva N. 259-2000-CG.
2. Evaluar los descargos recibidos a n de determinar las observaciones denitivas que
se presentarn en el informe largo.
3. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las

recomendaciones del caso.

4. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir
con el personal apropiado, indicando nombre, cargo, fecha de discusin de las
observaciones.
5. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de
recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modicada
por la Directiva N. 259-2000-CG.
6. Evaluar los descargos recibidos a n de determinar las observaciones denitivas que
se presentarn en el informe largo.
7. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las
recomendaciones del caso.
CASO PRCTICO
CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES

FOX S.A. es una empresa comercial dedicada a la venta de electrodomsticos al por mayor y
mneor. La tienda principal se domicilia en Av. Larcomar N5300 Miraores/ Lima Per
El proceso de comercializacin de electrodomsticos consiste a la venta de electrodomsticos
al contado y al crdito. Tambin cuenta con una gama de lneas blancas y de mueblera en
general.
Los proveedores de toda la gama de lneas de electrodomsticos son principalmente
empresas del mercado internacional de marcas reconocidas. Cabe acotar que la compra de
marcas de electrodomsticos se efectan con un proveedor del exterior. Tanto las compras
como las ventas pueden efectuarse al contado como a noventa (90) das.
Nuestro estudio se encuentra abocado a la realizacin de la auditora de los estados contables
al 31 .12.12 enfrenta en estos momentos la revisin del rubro Proveedores. Se obtuvo de la
empresa la informacin que a continuacin se detalla:
a.
b.

La composicin del rubro proveedores al 31.12.12 se detalla en el ANEXO I.

En relacin con este rubro se efectuaron las siguientes tareas de auditora:

1. Referente a la revisin de pasivos no registrados, se veric la totalidad de los pagos

ocurridos en el perodo 01.01.13 al 15.02.13, fecha del dictamen, no surgiendo de dicha
tarea omisin de deudas.
2. La empresa tom inventario fsico de sus bienes de cambio al 31.12.12. No se lleva
inventario permanente. El costo de venta se determina por diferencia de inventarios al
cierre de ejercicio.
3. Al 31 .12.12 se solicit conrmacin negativa a todos los proveedores. Los resultados
obtenidos de la circularizacin estn en el ANEXO II.
ANEXO I: La composicin del rubro PROVEEDORES, segn la empresa al 31.12.12,
siguiente:

LEGAJO

PROVEEDOR

SALDO

COMPUTER S.A

200.000

VISION S.A

DOCUMENT S.A

2.000
40.000

es la

CISNE GROUP S.A.C

CORP MIXTA S.A

LATINOAMERICANA S.A

TOTAL

50.000
1.000
30.000
773.000

ANEXO II: Los resultados de la circularizacin de saldos a proveedores al 31.12.12

fueron los siguientes:
CIRC
.
1

PROVEEDOR

SALDO

COMPUTER S.A

200.000

2
3

VISION S.A
DOCUMENT S.A

2.000
40.000

OBSERVACIONES
Informa que se le adeudan 600.000, la diferencia
de 400.000 se debe a un pedido de materias
curtientes que se recibi el 02.01.12.
No contest.
Responde que se le deben 100.000. La diferencia
de 60.000 corresponde a una compra de una
mquina efectuada el 30.08.11 y no registrada.
Dicho bien se encuentra en la planta, sin
estar puesta en funcionamiento.

CISNE GROUP
S.A.C

500.000

Contesta que la deuda

diferencia
de 80.000 se debe:

es

de

580.000.

La

50.000 por entrega de

mercadera
el
28.12.12 e incluida en el inventario fsico
por
la empresa.

30.000 por entrega de mercadera

directamente a un comprador de la
por orden
sta, el La
02.01.12.
La
Informa empresa
que la deuda
es dede71.000.
diferencia

CORP. MIXTA S.A

LATINOAMERICAN
A S.A

1.000

30.000

de 70.000 se debe a mercadera enviada y recibida

el 27.12.12. Esta fue incluida en el inventario
fsico al 31 .12.12, pero se la excluy de la
compilacin de inventario que
compuso
el
saldo de la cuenta Mercadera en forma
intencional.
Responde
que la deuda es de 50.000.
La
diferencia de
20.000
corresponde
a
papelera recibida el 31 .12.12, no registrada por
la empresa.