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Excel 2007
ndice
NDICE..................................................................................................................................................... 1
NOVEDADES DE EXCEL 2007 .............................................................................................................. 5
1.
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7.
NUEVO LIBRO................................................................................................................................ 33
GUARDAR UN LIBRO ...................................................................................................................... 33
ABRIR UN LIBRO GUARDADO........................................................................................................... 34
CERRAR UN LIBRO ......................................................................................................................... 35
VENTANAS .................................................................................................................................... 35
5.1. Cambiar de ventana .......................................................................................................................... 35
5.2. Dividir la ventana de la hoja activa .................................................................................................. 35
5.3. Inmovilizar paneles ........................................................................................................................... 35
5.4. Organizar ventanas ........................................................................................................................... 35
5.5. Hacer un duplicado de ventana ........................................................................................................ 36
5.6. Ocultar / Mostrar ventana................................................................................................................. 36
5.7. Comparar hojas de clculo en paralelo ............................................................................................ 36
INTRODUCIR DATOS........................................................................................................................... 37
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GRFICOS ............................................................................................................................................ 69
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cinta de opciones
3. Escritura de frmulas
La escritura de frmulas resulta ms sencilla gracias a:
Funcin autocompletar, detecta las funciones a utilizar y le ayuda a completar los argumentos..
Referencias estructuradas. Adems de las referencias de celda utilizadas en versiones
anteriores, le proporciona referencia a rangos con nombres y tablas en las frmulas.
Barra de frmulas redimensionable, La barra de frmulas permite cambiar el tamao
manualmente para facilitar la visualizacin de frmulas largas y complejas, lo que evita que las
frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir frmulas ms largas con ms
niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel..
Desde el cuadro de dilogo que muestra puede crear nuevos nombres, eliminar nombres que no
utiliza y editar los nombres existentes
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El botn Editar, le permite editar el nombre o el rango de un nombre existente, (no puede
cambiar el mbito del mismo)
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4. Nuevas plantillas
Excel 2007 incluye nuevas plantillas para usos comunes para balances, informes de gastos
adems de posibilidad de acceder a una biblioteca online con miles de plantillas.
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BARRAS
GRUPOS
DE ICONOS
GRADIENTE
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1. Conceptos iniciales
Libro. Archivo que genera en Excel, donde registra, calcula y analiza datos.
Hoja de datos. Elemento del libro que se emplea para organizar y agrupar datos homogneos.
Tiene estructura de tabla de doble entrada formada por 16.384 columnas A, B, ..., XFD y por
1.048.576 filas 1, 2, ..., 1048576.
Celda. Unidad fundamental de trabajo en la hoja de datos. Es la interseccin de una columna y
una fila.
Rango. Conjunto de celdas agrupadas que forman un rectngulo.
Seleccin. Accin de marcar un rango para actuar sobre l.
Grfico. Representacin grfica de datos contenidos en el libro.
Base de datos. Parte de una hoja estructurada en columnas (campos) y en filas (registros),
donde se almacena informacin para su posterior explotacin, en Excel o en aplicaciones
especficas de bases de datos.
Herramientas. Botones que ayudan a ejecutar determinadas acciones de forma ms rpida y
fcil. Son equivalentes a opciones del men, pero ofrecen menos posibilidades que ste.
Objetos grficos. Formas e imgenes grficas que mejoran la apariencia de la hoja de clculo.
Macros. Instrucciones que se crean en Visual Basic para automatizar tareas repetitivas, generar
funciones y/o elaborar aplicaciones personalizadas.
Importacin y exportacin. Intercambio de datos entre libros de Excel y archivos creados con
otras aplicaciones.
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2. Entrar en Excel
En la barra de tareas de Windows seleccione Inicio Todos los programas Microsoft
Office Microsoft Excel 2007.
Cuando inicia una sesin en Excel, muestra la pantalla con un libro nuevo.
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5. Cinta de opciones
Contiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lgicos. No es posible sustituir la
cinta de opciones por las barras de herramientas y mens de las versiones anteriores, aunque s
es posible minimizar la cinta de opciones. En el desplegable de la barra de herramientas de
acceso rpido seleccione Minimizar la cinta de opciones.
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5.1.
Ficha Inicio
Contiene los siguientes grupos:
Portapapeles
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al panel del
portapapeles.
Fuente
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo de
Formato Celda, en la pgina Fuente.
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Alineacin
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo de
Formato Celdas, en la pgina Alineacin
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Nmero
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo de
Formato Celdas, en la pgina Nmero.
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Estilos
Formato condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza
datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios.
Dar formato como tabla: Da formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en
una tabla seleccionando un estilo de tabla predefinido.
Estilos de celda: Aplica rpidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos.
Tambin puede definir estilos propios para las celdas.
Celdas
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Modificar
celdas seleccionadas.
Rellenar:Continua un modelo en una o ms celdas adyacentes.
Borrar:Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido, los
comentarios.
Ordenar y filtrar:Organiza los datos para facilitar el anlisis.
Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores especficos.
Buscar y seleccionar: Busca y selecciona un texto,un formato o un tipo de informacin
especfico dentro del libro.
Tambin puede reemplazar la informacin con nuevo texto o formato.
5.2.
Ficha Insertar
Contiene los siguientes grupos:
Tablas
Insertar tabla dinmica: Resume los datos con una tabla dinmica, organizando y
resumiendo datos complicados, profundizando en los detalles.
Tabla:Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten
ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja o ms, fcilmente.
Ilustraciones
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Grficos
Columna: Inserta un grfico de columna. Estos grficos se utilizan para comparar valores de
categoras.
Linea: Inserta un grfico de linea. Estos grficos se utilizan para mostrar tendencias en el
tiempo.
Circular: Inserta un grfico circular. Estos grficos muestran la contribucin de cada valor al
total.
Barra: Inserta un grfico de barras. Estos grficos son los mejores para comparar varios
valores.
rea: Inserta un grfico de rea. Estos grficos enfatizan las diferencias entre diferentes
conjuntos de datos en un periodo de tiempo.
Dispersin: Inserta un grfico de dispersin, conocido como XY. Estos grficos comparan
pares de valores
Otros grficos: Inserta un grfico de cotizacin, de superficie, de anillos, de burbuja o radial.
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Insertar Grfico
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Vnculos
Inserta hipervnculo, creando un vnculo a una pgina web, una imagen, una direccin de correo
electrnico o un programa.
Texto
Cuadro de texto: Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier lugar de la pgina.
Lnea de firma: Inserta una linea de firma que especifica la persona que debe firmar.
5.3.
Temas
Temas: Cambia el diseo general de todo el documento, incluidos los colores, los efectos y
las fuentes.
Colores del tema: Cambia los colores del tema actual.
Fuentes del tema: Cambia las fuentes del tema actual.
Efectos del tema: Cambia los efectos del tema actual.
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Configurar pgina
Mrgenes: Selecciona los tamaos de los mrgenes para todo el documento o para la
seccin actual.
Orientacin de pgina: Cambia la orientacin de la pgina entre horizontal y vertical.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los saltos de pgina se
insertan arriba y a la izquierda de la seleccin.
Fondo: Elige una imagen para el fondo de la hoja.
Imprimir ttulos: Especifique las filas y columnas que se repetirn en cada pgina impresa.
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Configurar pgina
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Ancho: reduce el ancho del resultado de impresin, para ajustarlo a un nmero mximo de
pginas.
Alto: reduce el alto del resultado de impresin, para ajustarlo a un nmero mximo de
pginas.
Escala: aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real.
El ancho y el alto deben estar en automtico para que funcione esta caracterstica.
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Configurar pgina.
Opciones de hoja
Ver lneas de cuadrcula: Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
edicin y la lectura.
Imprimir cuadrculas: Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
lectura.
Ver encabezados: Muestra los encabezados de fila (los nmeros) y de columna (las letras).
Imprimir encabezados: Imprime los encabezados de fila y de columna.
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al cuadro de dilogo
Configurar pgina, en la pgina Hoja
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Organizar
Traer al frente: Trae el objeto seleccionado delante del resto de los objetos, para que
ninguna parte quede oculta debajo de otros objetos. Puede elegir adelantar un nivel el objeto
seleccionado.
Enviar al fondo: Enva el objeto seleccionado detrs del resto de los objetos. Puede elegir
llevar un nivel hacia atrs el objeto seleccionado.
5.4.
Ficha Frmulas
Contiene los siguientes grupos:
Biblioteca de funciones
Insertar funcion: Edita la frmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando
los argumentos.
Suma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las celdas
seleccionadas.
Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista de funciones usadas recientemente.
Financieras: Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.
Lgicas: Examina y selecciona de una lista de funciones lgicas.
Texto: Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y hora.
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Nombres definidos
Auditora de frmulas
Rastrear precedentes: Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de
la celda seleccionada actualmente.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor
de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear
dependientes.
Mostrar frmulas: Muestra la frmula en cada celda, en lugar del valor resultante.
Comprobacin de errores: Busca errores comunes en frmulas.
Evaluar frmula: Inicia el cuadro de dilogo Evaluar frmula, para depurar una
frmula, evaluando cada parte de la frmula individualmente.
Ventana inspeccin: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo
que se realizan cambios en la hoja.
Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible
independientemente del rea que se muestre del libro.
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Clculo
Soluciones
5.5.
Ficha Datos
Contiene los siguientes grupos:
Desde Access: Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.
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Conexiones
Actualizar todo: Actualiza la informacin del libro que provenga de una fuente de datos.
Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos
son vnculos a datos externos al libro que se pueden actualizar si los datos de origen
cambian.
Propiedades del rango de datos: Especifica la manera en que se actualizarn las celdas
conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarn y la manera en
la que se controlarn los cambios en el nmero de filas o de columnas del origen de datos.
Editar vnculos: Muestra todos los archivos a los que est vinculado esta hoja de clculo,
para que actualice o quite los vnculos.
Ordenar y filtrar
Orden ascendente: Ordena la seleccin, para que los valores ms bajos se encuentren en la
parte superior de la columna.
Orden descendente: Ordena la seleccin, para que los valores ms altos se encuentren en
la parte superior de la columna.
Ordenar: Inicia el cuadro de dilogo Ordenar, para ordenar los datos basados en varios
criterios a la vez.
Filtro: Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtro haga clic en la
flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.
Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos.
Volver a aplicar: Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. No se filtrarn ni
ordenarn los datos nuevos o modificados en la columna hasta que haga clic en Volver a
aplicar,
Avanzadas: especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirn en el
conjunto de resultados de una columna.
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Herramientas de datos
Validacin de datos: Evita la entrada de datos no vlidos en una celda. Tambin puede
forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable.
Consolidar: Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.
Anlisis Y si: Prueba varios valores para las frmulas de la hoja. El Administrador de
escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos.
Buscar objetivo buscar la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de
datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.
Esquema
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5.6.
Ficha Revisar
Contiene los siguientes grupos:
Revisin
Comentarios
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Cambios
Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una
hoja, especificando la informacin que se puede cambiar. Puede especificar una
contrasea para desproteger la hoja y permitir esos cambios.
Proteger libro: Restringe el acceso al libro, impidiendo que se creen nuevas hojas
u otorgando acceso slo a determinadas personas.
Compartir libro: Permite que varias personas trabajen sobre un mismo libro al
mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicacin de red, donde varias
personas pueden abrirlo. Los lisbros que contienen tablas no se pueden compartir.
Proteger y compartir libro: Comparte un libro y lo protege al mismo tiempo con una
contrasea.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas
editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este
comando, establezca la seguridad en la hoja con Proteger hoja.
Control de cambios: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.
5.7.
Ficha Vista
Vistas de libro
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Mostrar u ocultar
Zoom
Zoom. Abre el cuadro de dilogo de zoom, para especificar el nivel de zoom del
documento. Generalmente se utilizan los botones de control de zoom que
aparecen e n la parte inferior derecha de la pantalla.
100%. Pulse este botn para ver el documento al 100%.
Ventana
Nueva ventana. Abre una ventana que contengauna vista del documento actual.
Organizar todo. Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos
en paralelo en la pantalla.
Inmovilizar paneles. Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.
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Dividir. Divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas
del libro. Se utiliza para ver distintas partes de un libro a la vez.
Ocultar. Oculta la ventana actual para que no se vea.
Mostrar ventana. Muestra las ventanas que se han ocultado con el botn Ocultar
ventana.
Ver en paralelo. Ver dos hojas de clculo en paralelo para poder comparar su
contenido.
Desplazamiento sincrnico. Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos
para que para que se desplacen juntos.
Restablecer posicin de la ventana. Restablece la posicin de la ventana que se
est comparando.
Guardar rea de trabajo. Guarda el diseo actual de todas las ventanas como
rea de trabajo, para que se pueda restaurar ms adelante.
Cambiar ventanas. Cambia a una ventana abierta diferente.
Macros
Macros. Despliega el men que le permite grabar nuevas macros, ver las macros
ya creadas o cambiar el tipo de referencia que se emplear en la grabacin de
macro.
6. Barra de frmulas
La parte izquierda muestra la posicin del cursor en el rea de trabajo, columna y fila. (En la
figura es la celda A1).
En la parte derecha muestra el valor constante o frmula utilizada en la celda activa.
Para escribir o modificar valores o frmulas, seleccione una celda, escriba los datos y, a
continuacin, presione ENTRAR. Tambin puede hacer doble clic en una celda para modificar
directamente los datos en ella. En el desplegable de la derecha
puede expandir
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Si no visualiza la barra de frmulas, utilice la ficha Vista, y active la casilla Barra de frmulas.
7. rea de trabajo
Zona de la pantalla donde se desarrolla el trabajo con
la aplicacin. Contiene a su vez:
Indicadores de columna las letras que representan
cada una de las 16.384 columnas de cada hoja Indicadores de fila los nmeros que representan
cada una de las 1.048.576 filas en una hoja -.
Marco de celda activa, indica en qu celda est el
cursor. En esta versin, es ms fcil conocer esa posicin, porque los indicadores de columna y
fila de la celda cambian a color azul.
Control de relleno - vrtice inferior derecho de la celda activa - permite copiar el contenido de la
celda activa en otras celdas consecutivas: hacia abajo / arriba / derecha / izquierda, arrastrando
desde ese punto en cualquier direccin.
8. Barra de estado
Es el rea horizontal situada en la parte inferior de la ventana del libro. Proporciona informacin
sobre el estado de lo que ve en la ventana, adems e informacin relativa a las acciones que
lleva acabo:
Si selecciona varias celdas con valores numricos muestra la media aritmtica (PROMEDIO), el
n de celdas seleccionadas (RECUENTO) y la suma de esos valores.
Los tres botones que se encuentran a la derecha de la informacin anterior, son los botones de
vistas:
Vista normal: Muestra el modo de trabajo normal.
Vista diseo de pgina: Muestra el modo ms adecuado para preparar la pgina, crear
encabezados y pies de pgina, etc.
Vista previa de salto de pgina: Muestra el modo de configuracin de impresin, indicando
dnde se producen los saltos de pgina, con opciones a realizar modificaciones en los mismos.
A continuacin, est la barra de zoom, para visualizar a un tamao diferente el rea de trabajo.
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Si pulsa botn derecho del ratn sobre la barra de estado le mostrar las opciones para
personalizarla.
9. Barras de desplazamiento
10.
Etiquetas de hoja
Muestran el nombre de cada una de las hojas que integran el libro. Para activar una hoja haga
clic con el botn izquierdo del ratn con el puntero sobre su etiqueta. La hoja activa se reconoce
porque el nombre de la etiqueta aparece en negrita.
Si la etiqueta activa tiene un color asignado, slo se visualiza del mismo una lnea por debajo del
nombre de la etiqueta. Para visualizar ms etiquetas arrastre el ratn con el puntero sobre la
barra de divisin. Si hace clic sobre la etiqueta
11.
Botones de desplazamiento
Permiten visualizar las etiquetas de hoja: Primera, anterior, siguiente, ltima.
Si pulsa el botn derecho sobre cualquiera de ellos, mostrar la relacin de hojas del libro, para
que pueda desplazarse a cualquiera de ellas.
12.
AvPg
RePg
ALT + AvPg
ALT + RePg
F5
CONTROL + INICIO
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CONTROL + FIN
Lleva el cursor a la celda interseccin de la ltima fila utilizada con la ltima columna
utilizada.
INICIO
CONTROL + AvPg
CONTROL + RePg
13.
Seleccin
Zona de seleccin
Cmo seleccionar
Una celda
Haga clic en la celda cuando el puntero del ratn tenga este aspecto
Un rango
Arrastre con el ratn desde una celda vrtice del rango hasta la celda opuesta
en diagonal de ese rango.
Otro mtodo consiste en hacer clic sobre una celda y con la tecla MAYUS
pulsada, hacer clic en otra celda. Seleccionar el rango comprendido entre esas
celdas.
Mltiples rangos
Una fila
Filas contiguas
Una columna
Columnas contiguas
Toda la hoja
Haga clic sobre el cuadro que est a la izquierda del indicador de columna A y
por encima del indicador de fila 1.
Mltiples hojas
Haga clic sobre una etiqueta y con la tecla CONTROL pulsada haga clic sobre
otras etiquetas.
Rango tridimensional
Haga clic en una celda de una hoja (1) , pulse la tecla MAYUS y sin soltar pulse
en la etiqueta de otra hoja (n) del libro en una de sus celdas. Quedan
seleccionadas las celdas de ese rango de las hojas comprendidas entre la hoja
(1) hasta la hoja (n).
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1. Nuevo libro
Cuando inicia Excel, muestra un libro vaco con un nmero de hojas preestablecido.
Si estaba trabajando con un libro y desea crear uno nuevo, pulse el botn de Office y
Seleccione Nuevo en el men desplegable.
2. Guardar un libro
Los archivos creados en Excel 2007 tienen un nuevo formato XLSX, que resultan de tamao
menor que los formatos anteriores. Si abre archivos de Excel de versiones anteriores trabajar
en modo compatibilidad, lo que significa que si hace uso de nuevas funciones de Excel y trata de
guardar le mostrar un cuadro de dilogo que le indica que en ese modo no se puede guardar,
deber guardar en formato XLSX.
Para guardar un libro puede utilizar la Barra de herramientas de acceso rpido, el botn guardar.
Si es la primera vez que guarda el libro, le mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.
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Escriba el Nombre de archivo. Si hace clic con el botn izquierdo del ratn, sobre el botn
Herramientas de la parte inferior izquierda, le mostrar un men donde encontrar Opciones
generales, para incluir Contrasea de proteccin - necesaria para abrir el archivo y Contrasea
de escritura - necesaria para que permita guardar cambios realizados en el archivo -.
Es
recomendable
su
comienzo,
proceder
de
frecuente
forma
a
su
almacenamiento hasta
completarlo.
Para
seleccione
el
activo
en
trabajo
otro
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El cuadro de dilogo muestra la lista de archivos de Excel que hay en la carpeta seleccionada en
la barra de direccin.
Si desea ver archivos en otras carpetas puede hacer doble clic en el nombre de una carpeta de
la lista de archivos para descender un nivel.
Cuando cambia de carpeta, la lista de archivos cambia, mostrando el contenido de esa carpeta.
Si desea mostrar archivos con otro formato, seleccione ese formato en el cuadro:
.
4. Cerrar un libro
Utilice el botn de Office y seleccione Cerrar para cerrar la ventana del libro activo.
5. Ventanas
5.1.
Cambiar de ventana
Si tiene varios libros abiertos, puede cambiar de libro utilizando la ficha Vista, grupo Ventana,
herramienta: Cambiar ventanas. Le mostrar la lista de libros abiertos.
5.2.
5.3.
Inmovilizar paneles
Utilice la ficha Vista, el grupo Ventana herramienta: Inmovilizar paneles. Podr elegir entre
Inmovilizar la fila superior, Inmovilizar primera columna, o Inmovilizar paneles. En este ltimo
caso debe tener en cuenta la celda. Para anularlo utilice el mismo
grupo y la herramienta: Movilizar paneles.
5.4.
Organizar ventanas
Utilice la ficha Vista, el grupo Ventana y la herramienta Organizar
todo, para colocar las ventanas de los diferentes libros y/o del libro
activo de diferente forma sobre la pantalla: Mosaico, Horizontal,
Vertical, Cascada.
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5.5.
5.6.
5.7.
Puede comparar datos que se encuentren en dos libros diferentes de Excel. Para ello abra ambos
libros y utilice el botn Ver en paralelo que encontrar en la ficha Vista del grupo Ventana.
Asegrese de que el botn Desplazamiento sincrnico est activo.
De este modo al desplazarse en una de las hojas se desplaza en la otra ventana por igual.
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Introducir datos
En este captulo se describe cmo introducir datos en las celdas, los diferentes tipos de datos
que se pueden introducir, cmo hacer referencia a celdas, rangos, hojas, ... Cmo introducir
frmulas y funciones y cmo modificar o eliminar contenidos y/o formatos de las celdas.
1. Tipos de datos
En una celda puede introducir datos de diferente tipo:
Texto, caracteres alfanumricos. No se pueden realizar operaciones aritmticas
con ellos.
Puede introducir un mximo de 32.767 caracteres, aunque slo se mostrarn los 1.024 primeros
caracteres..
Nmero, se entiende por dato numrico, un dato con cuyo valor se pueden realizar operaciones
matemticas y aritmticas. Su formato puede ser muy variable: nmero, moneda, fecha, hora, ...
Frmulas, se clasifican en operaciones y en funciones de Excel. Las frmulas se inician con el
smbolo =. Se opera con las referencias de las celdas y muy pocas veces con nmeros o valores
fijos. Puede introducir un mximo de 8192 caracteres para la escritura de la frmula.
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Excel 2007
38
Al validar la entrada de un dato con la tecla INTRO, el cursor se desplaza a la celda inmediata
hacia abajo. Si desea cambiar la direccin de avance del cursor al validar, utilice el botn de
Microsoft Office, en el botn Opciones de Excel, en Avanzadas, la primera casilla de Opciones
de edicin: Despus de presionar entrar, mover seleccin, elija la Direccin.
3. Referencias
A una hoja del libro. La forma de hacer referencia a una hoja del libro vara dependiendo de si
hay espacios en blanco o caracteres especiales en el nombre o no les hay.
Nombre
de la
Referencia
hoja
Clientes
Clientes!
Ao 1999
Ao
1999!
En las frmulas se emplean referencias a celdas, en lugar de valores fijos. De ese modo resulta
ms fcil hacer extensible la frmula a otras celdas contiguas, donde debe realizar clculos
similares.
La referencia de una celda es el conjunto de coordenadas que ocupa la celda en la hoja de
clculo. As B3 representa la celda situada en la columna B y en la fila 3.
Si hace referencia a una celda de otra hoja deber incluir referencia a la hoja y a la celda:
Clientes!B3
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Excel 2007
39
Absoluta
Cambia la celda
Fija la celda
Fija la fila
Fija la columna
ColFila
$Col$Fila
Col$Fila
$ColFila
=A1
=B1
=$A$1
=$A$1
=A$1
=B$1
=$A1
=$A1
=A2
=$A$1
=A$1
=$A2
Mixtas
N MAQ/FAC.
PROD./MAQ
PROD. TOTAL
MADERA
OTROS
1.000
500
%
PROD/FAC
VLD
50
=B4*C4
=$D4*E$3
=$D4*F$3
=D5/$D$7
MAD
35
=B5*C5
=$D5*E$3
=$D5*F$3
=D6/$D$7
BAR
=D7/$D$7
TOTAL =SUMA(B4:B6)
47
=B6*C6
=$D6*E$3
=$D6*F$3
=SUMA(C4:C6)
=SUMA(D4:D6)
=SUMA(E4:E6)
=SUMA(F4:F6)
Nombres. Para asignar nombre a una celda o rango: seleccione la celda / rango y en la barra de
frmulas escriba el nombre en la lista de nombres.
Cuando hace referencia a una celda por el nombre, es equivalente a utilizar la referencia
absoluta de esa celda.
Referencia de un rango viene dada por la celda vrtice del rango seguido de : seguido de celda
vrtice del rango (opuesta en diagonal a la primera).
A
1
2
3
Para hacer referencia a mltiples rangos, escriba la referencia de cada rango y como
separador el ;
A
2
3
separador el espaciador.
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40
5. Frmulas. Operadores
Una frmula es una ecuacin que realiza operaciones con los datos de una hoja de clculo. La
frmulas pueden realizar operaciones matemticas, como suma y multiplicacin, o pueden
comparar los valores de una hoja de clculo o combinar texto. Las frmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a celdas en otras hojas de clculo del
mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. (Ver Referencias en la pg. 38)
Para introducir una frmula, debe comenzar su escritura con el smbolo = / + , a continuacin
estn los operandos separados por diferentes operadores.
Operadores de clculo:
OTROS
COMPARACIN
ARITMTICOS
Operador
Significado
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponente
Porcentaje
Igual a
>
Mayor que
<
Menor que
>=
<=
<>
Distinto de
&
Genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas
incluidas
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Excel 2007
41
Los parntesis se utilizan para indicar la prioridad en el clculo de unos elementos sobre otros en
la misma frmula.
Ejemplos de operaciones:
Operacin Significado
=B2+C2
=B4*H10
=B2/$B$10
=C4^2
6. Clculos rpidos
Para mostrar el valor total de un rango de celdas,
utilice la caracterstica Autocalcular de Microsoft
Excel: Cuando se seleccionan celdas, muestra la
suma, el promedio y el recuento del rango en la
barra
de
estado.
Si
quiere
cambiar
esta
la celda en la que desea insertar la suma y haga clic en Autosuma, Microsoft Excel sugerir una
frmula. Para aceptar la frmula, presione la tecla ENTRAR.
Para cambiar la frmula sugerida, seleccione el rango del que desee calcular el total y presione
la tecla ENTRAR.
7. Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o
referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor
vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes,
frmulas u otras funciones.
La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de
apertura, los argumentos de la funcin separados por ; y un parntesis de cierre. Si la funcin
inicia una frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin.
=Nombre_de_la_funcin(argumento1;argumento2; ...)
Para introducir una funcin seleccione la celda donde quiera el resultado y haga clic sobre el
botn Insertar funcin de la barra de frmulas.
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Excel 2007
42
Muestra las funciones usadas recientemente, si desea otra funcin despliegue la lista de
categoras y seleccione una de ellas, en el panel inferior le mostrar las funciones de la categora
seleccionada. Tambin le permite escribir una breve descripcin de lo que desea hacer para que
Excel le sugiera la funcin a utilizar. Una vez elegida la funcin mostrar otro cuadro de dilogo
variable, pues depende de la funcin elegida-, para introducir los argumentos correspondientes a
esa funcin.
Resultado
=ABS(nmero)
=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)
=COMBINAT(nmero;tamao)
=ENTERO(nmero)
=EXP(nmero)
=FACT(nmero)
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Excel 2007
43
Matemticas y trigonomtricas
Funcin
Resultado
=GRADOS(ngulo)
=LN(nmero)
=LOG(nmero;base)
=M.C.D(nmero1;nmero2;...)
=M.C.M(nmero1;nmero2;...)
=PI()
=POTENCIA(nmero;potencia)
=PRODUCTO(nmero1;nmero2)
=RADIANES(ngulo)
=RAIZ(nmero)
=REDONDEAR(nmero;n decimales)
=RESIDUO(nmero;divisor)
=SUBTOTALES(
=SUMA(nmero1;nmero2)
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Estadsticas
Funcin
Resultado
=CONTAR(ref1;ref2;...)
=CONTAR.BLANCO(rango)
=CONTAR.SI(rango;criterio)
N de celdas del rango que coinciden con el criterio.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1; N de celdas que cumplen un conjunto de criterios.
rango2;criterio2;)
=CONTARA(valor1;valor2;...)
=DESVEST(nmero1;nmero2, ...)
=DESVIA2(nmero1;nmero2;...)
=MAX(nmero;nmero2;...)
=MEDIA.ARMO(nmero;nmero2;...)
=MEDIA.GEOM(nmero;nmero2;...)
=MEDIANA(nmero;nmero2;...)
=MIN(nmero;nmero2;...)
=MODA(nmero;nmero2;...)
=PERMUTACIONES(nmero1;tamao)
=PROMEDIO(nmero;nmero2;...)
=VAR(nmero;nmero2;...)
Varianza de la muestra
dados,
cuando
Bsqueda y referencia
Funcin
Resultado
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Excel 2007
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=BUSCAR(valor_buscado;vector_comparaci
n;vector _resultado)
=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_
en;indicador_filas;ordenado)
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_
en;indicador_columnas;ordenado)
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busca
da;tipo_coincidencia)
Texto
Funcin
Resultado
=CONCATENAR(texto1;texto2;)
=DERECHA(texto;num_caracteres)
=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_t
exto;num_inicial)
=EXTRAE(texto;44osicin_inicial;num_cara
cteres)
=LARGO(texto)
=MAYUSC(texto)
=MINUSC(texto)
=TEXTO(valor;formato)
Lgicas
Funcin
Resultado
=O(valor_logico1;valor_logico2;)
Informacin
Funcin
Resultado
=ESBLANCO(valor)
=ESNOD(valor)
=NOD(valor)
Fecha y hora
=AHORA()
=AO(num_serie)
=DIA(num_serie)
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45
=DIAS.LAB(fecha
vacaciones)
inicial;
fecha
=DIASEM(num_serie)
=HOY()
Resultado
=NUM.DE.SEMANA(num_serie;tipo)
=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)
9. Deshacer / Rehacer
Utilice el botn Deshacer, que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rpido, para
anular la ltima accin realizada en Excel. Si desea recuperar la ltima accin anulada utilice el
botn Rehacer.
10.
11.
Controlador de relleno
Seleccione las celdas con los datos que desea copiar y arrastre el controlador de relleno sobre
las celdas que desee rellenar. De este modo reemplazar los valores o las frmulas existentes
en las celdas que rellene y se copiar el formato.
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Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una seleccin y se para
en las celdas seleccionadas sin pasarse de la primera columna o de la fila superior, elimina los
datos de la seleccin pero preserva el formato
Para que no se incrementen las fechas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el
controlador de relleno.
Para rellenar rpidamente la celda activa con el contenido de la celda situada encima, presione
CTRL+J. Para rellenarla con el contenido de la celda situada a la izquierda, presione CTRL+D.
12.
13.
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14.
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Pulse el botn Importar para que se cree la nueva lista con los elementos de las celdas que tena
seleccionadas.
Esa lista estar disponible en cualquier libro que cree en Excel. Para eliminarla acceda al mismo
cuadro de dilogo, seleccione la lista y pulse el botn Eliminar.
15.
permite
aplicar
formato
comando
Estilos,
el
alineacin
formato
o
quitar
de
bordes,
la
fila
de
encabezados, etc.
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16.
Formato de celdas
Para cambiar el aspecto del rango de celdas seleccionado puede utilizar las diferentes
herramientas de la ficha Inicio (Ver pgina30). Para no encontrar tantas limitaciones puede
utilizar el cuadro de dilogo de Formato de Celdas, al que puede acceder desde esa ficha o
utilizando el men contextual de celda.
16.1.
Nmero
Significado
Ejemplo
N
12
124
Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del 5,3
separador, para alinear los decimales con formato de fuente de
8,25
ancho fijo,
Formato
#.###
0000
# ?/??
Se ve
1.230
0012
0124
5 3/10
8 1/4
Porcentaje
0,12
0%
12%
Texto
012
012
Separador de miles
12000
#.
12
Separador de decimales
56,12
0,0
56,1
Das del 1 al 31
d/mm/aa
2/08/00
Dddd
Dddd/mm
Mircoles/08
Meses de 1 a 12
D/m/aa
2/8/00
Mmmm
Mmmm/aa
Agosto/00
Aaaa
Horas de 0 a 23
Minutos de 0 a 59
Segundos de 0 a 59
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Cdigo
Significado
Ejemplo
N
[h]:mm
[mm]:ss
[ss]
16.2.
Formato
Se ve
Bordes y tramas
En estas fichas podr elegir el tipo de lnea, el color y contornos de celdas a aplicar y el color de
relleno de las celdas seleccionadas.
16.3.
Alineacin
Puede cambiar la alineacin horizontal y vertical y la orientacin del contenido de las celdas
respecto a las mismas. En el cuadro de dilogo que muestra tiene varias casillas que puede
marcar:
Ajustar texto, ajusta el texto de la celda en varias lneas. El nmero de lneas depender del
ancho de columna y de la longitud del texto.
Reducir hasta ajustar, reduce el tamao de los caracteres para que entre en la celda. El
tamao de fuente depender del ancho final de columna, aunque nunca aumenta por encima del
tamao dado por el usuario.
Combinar celdas, combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola. La referencia de celda
de una celda combinada es la celda de la parte superior derecha del rango originalmente
seleccionado.
16.4.
Fuente
Con opciones para cambiar el aspecto de los caracteres incluidos en las celdas seleccionadas:
tipo de fuente, tamao, estilo, color, subrayados, y efectos tachado, subndice, superndice -.
16.5.
Proteger
Si marca la casilla Bloqueada evita que las celdas sean modificadas, desplazadas, cambiadas de
tamao o eliminadas. Aunque el bloqueo de las celdas no ser efectivo a menos que se proteja
la hoja. con la ficha Revisar Cambios Proteger hoja.
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La casilla Oculta, oculta una frmula en una celda de manera que no aparezca en la barra de
frmulas al seleccionar la celda. Como en el caso anterior, slo es efectivo si se protege la hoja.
17.
Frmula
Se desea que las celdas del rango seccin, presenten un color diferente dependiendo del tipo
tipo a ROJO- Para ello seleccione la celda B2 y rellene el cuadro de dilogo Formato condicional,
segn muestra la figura, que habr obtenido Inicio Estilos Formato condicional Nueva
regla de formato.
seccion
tipo
perfumeria
zapateria
pescaderia
lacteos
Bolsos
Ropa Seora
Para eliminar el formato condicional, seleccione las celdas donde se aplic y utilice el comando
Inicio Estilos Formato condicional Borrar reglas.
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52
Administrar hojas
En este captulo se describe cambiar la estructura de una hoja:
Insertar / Eliminar filas, columnas, celdas.
Cambiar ancho columna / alto de fila
Ocultar / Mostrar filas, columnas.
Como gestionar las distintas hojas de un libro:
Cambiar nombre a una hoja, Mover / Copiar / Eliminar / Insertar hoja
Seleccionar / Desagrupar / Rellenar hojas
1. Seleccionar hojas
Para seleccionar una hoja pulse el botn izquierdo del ratn sobre la etiqueta correspondiente.
Para seleccionar varias hojas, seleccione una - como se indic anteriormente y para
seleccionar otras haga lo mismo, pero con la tecla CONTROL pulsada. Ver que todas las
etiquetas seleccionadas cambian a color blanco. En la barra de ttulos aparecer entre corchetes
la palabra Grupo, indicando una seleccin mltiple de hojas.
Debe tener cuidado al actuar ahora, pues lo que haga sobre la hoja que tiene a la vista se hace
por igual en todas las hojas seleccionadas.
Para seleccionar un bloque de hojas (unas a continuacin de otras), seleccione la primera de
ellas y con la tecla MAYSCULAS pulsada seleccione la ltima del bloque.
Para desagrupar hojas, - restablecer la seleccin a una nica hoja - pulse el botn derecho del
ratn con el puntero sobre una de las etiquetas seleccionadas, y en el men contextual
seleccione Desagrupar hojas.
para copiar -.
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53
2.1.
Pegado especial
Para copiar parte del rango seleccionado debe
utilizar este mtodo:
Seleccione el rango de celdas a copiar.
Men contextual Copiar.
Site el cursor en la celda superior izquierda del
rea de pegado.
Men contextual Pegado especial
Tambin puede elegir algunas opciones de
pegado especial directamente en el desplegable
del botn Pegar
4. Organizar celdas
En la ficha Inicio, grupo Celdas encontrar herramientas para organizar
las celdas de las hojas, y las hojas del libro.
4.1.
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54
Cuando elige Insertar Insertar columnas de hoja, se inserta una nueva columna en la
posicin en la que estaba el cursor, de modo que los datos que ah se encontraban se desplazan
una columna a la derecha.
Seleccione Eliminar Eliminar columnas de hoja, para eliminar la columna donde se
encuentra el cursor o las seleccionadas.
Cuando elige Insertar Insertar celdas, le muestra un cuadro de dilogo para elegir el modo
en el que las nuevas celdas se insertan.
Del mismo modo, cuando elige Eliminar Eliminar celdas le pregunta de qu modo se
desplazan las celdas.
Cuando elige Insertar Insertar hoja, inserta una nueva hoja de clculo en el libro, en la
posicin anterior a la hoja en la que se encuentra en cursor. Generalmente se utiliza el botn que
se encuentra al lado de las etiquetas de hoja
Seleccione Eliminar Eliminar hoja, para eliminar la hoja donde se encuentra el cursor.
4.2.
cortadas y utilice Insertar Insertar celdas cortadas. Por ltimo indique la direccin en que
desea desplazar las celdas vecinas.
4.3.
. Seleccione la celda
superior izquierda en que desea colocar las celdas copiadas y utilice Insertar Insertar celdas
copiadas. Por ltimo indique la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas.
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4.4.
Ancho de columna
Arrastre el borde situado a la derecha del ttulo de la columna hasta que sta tenga el ancho que
desea.
Alto de fila
Arrastre el borde inferior del indicador de fila hasta que tenga el alto que
desee.
Para que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, haga doble clic
en la lnea de separacin situada bajo el ttulo de fila.
Para cambiar el alto de varias filas, seleccione las filas que desee cambiar y, a continuacin,
arrastre el borde inferior del ttulo de columna seleccionado. Para cambiar el alto de fila de todas
las filas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde inferior
de cualquier ttulo de fila.
4.6.
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4.7.
4.8.
4.9.
Color de etiqueta
Seleccione la hoja y utilice Formato Color de etiqueta.
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57
5.1.
Seleccione el libro donde quiera mover o copiar la hoja, (debe estar abierto para que aparezca
en la lista Al libro).
Indique la posicin en la que se colocar la hoja en ese libro seleccionado en Antes de la hoja.
Para copiar y no mover, debe marcar la casilla de verificacin Crear una copia.
Otro modo de mover es arrastrar la etiqueta de la hoja que desea mover a otra posicin.
Otro modo de copiar e arrastrar la etiqueta de hoja que desea copiar a otra posicin, pero
manteniendo la tecla CONTROL pulsada durante ese proceso.
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58
En esta vista tiene acceso a las tres secciones del encabezado y del pie de pgina. Si hace clic
en la zona en que le muestra Haga clic para agregar encabezado estar activando la seccin
central.
As le mostrar el panel Herramientas para encabezado y pie de pgina, con la ficha Diseo que
se describe a continuacin: Puede consultar las herramientas de la cinta en esta vista en la
pgina Error! No se encuentra el origen de la referencia.Error! Marcador no definido..
Al situar el cursor en una de las secciones del encabezado o del pie de pgina dispone de la
Ficha Diseo
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1.1.
Pie de pgina: Agrega texto al pie de pgina, como nmero de pgina, fecha..
1.2.
1.3.
Grupo Exploracin
Le lleva al encabezado. /
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1.4.
Grupo Opciones
Primera pgina diferente, permite realizar un encabezado y pie de pgina diferentes para la
primera pgina de la hoja.
Pginas pares e impares diferentes, permite realizar un encabezado y pie de pgina diferentes
en las pginas pares e impares de la hoja.
Ajustar la escala con el documento, especifica si el encabezado y el pie de pgina se deben
ajustar para utilizar la funcin Reducir hasta ajustar en el documento.
Alinear con mrgenes de pgina, ajusta la seccin izquierda del encabezado y del pie al margen
izquierdo de la hoja, y la seccin derecha al margen derecho.
2. Vista preliminar
Muestra el aspecto que tendr el documento al imprimir. Para acceder esta vista utilice el botn
de Office y en Imprimir Vista preliminar
Grupo Imprimir
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Configurar: Pasa al cuadro de dilogo Configurar pgina. Desde aqu no podr acceder a todas
las opciones.
2.2.
Grupo Zoom
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Excel 2007
62
3. Configurar pgina
Para configurar pgina puede acceder desde la vista preliminar (ver pg. 61). Tambin puede
utilizar la ficha Diseo de pgina (ver pg.Error! Marcador no definido.). Cuando pulsa el bot
iniciador del grupo Configurar pgina le muestra el cuadro de dilogo siguiente que presenta
cuatro pginas:
3.1.
Pgina
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63
3.2.
Mrgenes
Indique las distancias que debe mantener a los bordes del papel la hoja impresa (superior,
inferior, izquierdo, derecho). Tambin debe indicar la distancia del encabezado al borde superior
del papel y la distancia del pie de pgina al borde inferior. Estas distancias deben ser inferiores a
los mrgenes superior e inferior, respectivamente.
Por ltimo, puede centrar el trabajo horizontalmente, verticalmente y en la pgina activando
ambas 3.3.
Para crear un encabezado personalizado para la hoja de clculo, haga clic en un encabezado
integrado de los que aparecen en el cuadro Encabezado y, a continuacin, en Personalizar
encabezado. Este encabezado integrado se copiar en el cuadro de dilogo Encabezado, donde
podr darle formato o modificarlo.
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64
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Excel 2007
65
3.4.
Hoja
rea de impresin: indique el rango de celdas de la hoja, que debe imprimir. Si utiliza una
seleccin mltiple, utilizar un salto de pgina entre rangos.
Imprimir ttulos:
Repetir filas en extremo superior: Indique las filas que contienen los datos que desea repetir en
la parte superior de cada pgina. pegado al margen superior -.
Repetir columnas a la izquierda: Indique las columnas que contienen los datos que desea repetir
en la parte izquierda de cada pgina. pegado al margen izquierdo-.
Imprimir
Lneas de divisin: al activar esta casilla imprime toda la cuadrcula de la hoja.
Encabezados de filas y columnas: Activado, muestra los nombres de las columnas (A, B, C, ...) y
los nombres de las filas (1, 2, 3, ...).
Orden de las pginas: indique el orden en el que deber numerar las pginas, en el caso de que
la hoja a imprimir tenga varias pginas en horizontal y varias en vertical.
4. Saltos de pgina
4.1.
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4.2.
5. rea de impresin
rea de impresin es el rango de celdas de la hoja que se va a imprimir. Cuando establece un
rea de impresin y guarda el libro, queda registrado.
En la pgina 65, se mostraba la ficha Hoja, donde era posible indicar un rea de impresin.
5.1.
5.2.
Las lneas de trazo representan saltos de pgina automticos. Las lneas continuas representan
saltos de pgina forzados.
Para quitar todos los saltos de pgina forzados, pulse el botn derecho del ratn cuando el
puntero seale cualquier celda. En el men contextual seleccione Restablecer todos los saltos
de pgina.
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Excel 2007
67
7. Imprimir
Para imprimir el trabajo realizado en un libro de Excel, utilice el botn de Office y seleccione
Imprimir. Le mostrar un cuadro de dilogo para que d las especificaciones de impresin:
8. Vistas personalizadas
En la vista personalizada se almacenan anchos de columna, opciones de presentacin, tamao
de ventanas y posicin en la pantalla, divisiones de ventana o paneles inmovilizados, la hoja
activa y las celdas seleccionadas en el momento de crearse la vista. Tambin se pueden guardar
opcionalmente las filas y las columnas ocultas, la configuracin de filtros y la configuracin de
impresin
La vista personalizada incluye el libro entero. Si oculta una hoja antes de agregar una vista,
Microsoft Excel ocultar la hoja cada vez que muestre la vista en pantalla.
Antes de crear la vista configure el libro para que aparezca de la manera en que desee verlo e
imprimirlo. Si en una vista incluye la configuracin de impresin, la vista incluir el rea de
impresin definida o toda la hoja de clculo si no se ha definido un rea de impresin.
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Excel 2007
68
8.1.
8.3.
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Excel 2007
69
Grficos
En este captulo se describe cmo:
Insertar grficos incrustados en una hoja
Crear hojas de grficos.
Modificar las opciones del grfico.
En la figura siguiente se muestra un grfico con todos los elementos que lo integran
Ttulo del grfico
Lneas de divisin
14
12,5
12
12,4
valor de ordenada de la
serie 2 punto 1
11,4
10,4
9,4
8,4
Punto de la serie 1
10
ESPAA
ITALIA
FRANCIA
GRECIA
PORTUGAL
ALEMANIA
Grfico
INTEGRANTES
PARTIC. ()
Leyenda
Area de trazado
1. Crear grfico
Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico. En cualquier caso:
Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico, incluya en la
seleccin las celdas que contienen los rtulos que desea mostrar en el grfico.
Si las celdas que contienen los datos para el grfico, no son adyacentes, si es posible crear el
grfico a partir de una seleccin mltiple, siempre que el conjunto tenga forma de rectngulo.
En la ficha Insertar encontrar el grupo Grficos con diferentes opciones.
Si desea crear una hoja de grfico de forma muy rpida, seleccione las celdas y pulse la tecla de
funcin F11.
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70
Puede elegir entre diferentes diseos y estilos de diseo. Adems puede realizar los siguientes
cambios:
2.1.
Tipo de grfico
En el grupo Tipo, seleccione Cambiar tipo de grfico
2.2.
2.3.
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Cambiar fila/columna, considerar cada fila de celdas seleccionada como una serie; considerar
cada columna de celdas seleccionada como una serie.
Puede seleccionar una Serie de la lista, y al pulsar el botn Editar:
Nombre de la serie: celda de la hoja donde aparece el rtulo con el nombre de la serie.
Valores de la serie: rango de celdas con los valores de ordenada para la serie.
Puede pulsar el botn Editar correspondiente a etiquetas del eje horizontal:
Rango de rtulos del eje, el rango de celdas donde aparecen rtulos que identifican cada punto
de la serie. La longitud del rango debe ser igual a la del rango de valores.
2.4.
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3.1.
3.2.
3.3.
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Ejes
Cambia el formato y el diseo de cada eje.
Lneas de cuadrcula
Para mostrar u ocultar las lneas de divisin horizontales y/o verticales.
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75
3.5.
rea de trazado
El rea de trazado es el rea que encierran los ejes del grfico.
Si elige Ms opciones de rea de trazado podr cambiar
caractersticas como el relleno, color del borde, estilo de borde,
sombra y formato 3D.
Cuadro Grfico
Para mostrar o no los planos laterales y elegir opciones de visualizacin, como color, relleno,
color del borde, estilo de borde, sombra, formato 3D y giro 3D
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76
Giro 3D
En grficos de tres dimensiones. Muestra el cuadro de dilogo con opciones de giro 3D que
permiten cambiar la perspectiva del grfico.
3.6.
puede
representarse
una
lnea
de
se
selecciona
Polinmica,
se
selecciona
Media
mvil,
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Excel 2007
77
muy til cuando el ndice de cambios de los datos aumenta o disminuye rpidamente y despus
se estabiliza.
Lnea de tendencia polinmica es una lnea curva que se utiliza cuando los datos fluctan. El
orden del polinomio se puede determinar mediante el nmero de fluctuaciones en los datos o en
funcin del nmero de mximos y mnimos que aparecen en la curva. Una lnea de tendencia
polinmica de Orden 2 suele tener slo un mximo o un mnimo. Una de Orden 3 normalmente
tiene uno o dos mximos o mnimos. El Orden 4 tiene ms de tres.
Lnea de tendencia potencial es una lnea curva que se utiliza con conjuntos de datos que
comparan medidas que aumentan a un ritmo concreto.
Lnea de tendencia exponencial es una lnea curva que es muy til cuando los valores de los
datos aumentan o disminuyen a intervalos cada vez mayores. No es posible crear una lnea de
tendencia exponencial si los datos contienen valores cero o negativos.
Lnea de tendencia de media mvil utiliza un nmero concreto de puntos de datos (establecido
por la opcin Perodo), hace un promedio de los mismos y utiliza el valor del promedio como
punto de la lnea. Por ejemplo, si el valor de Perodo est establecido en 2, el promedio de los
dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la lnea de tendencia de media
mvil. El promedio de los puntos de datos segundo y tercero se utiliza como el segundo punto de
la lnea de tendencia, etc.
Lneas
(Slo es posible en un grfico de lneas o de reas). Puede agregar:
Lneas de unin a una serie, que son las lneas perpendiculares al eje de categoras que le unen
con cada punto de la serie.
Lneas de mximos y mnimos, son lneas perpendiculares al eje de categoras que unen los
puntos de dos series entre s.
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Barras de error
Muestra para cada punto de una serie diferentes tipos de barras de error
(desviacin estndar, error con porcentaje).
Barras de error con error tpico, muestra para cada punto
de la serie seleccionada una lnea vertical, que sobrepasa
el punto hacia arriba y hacia abajo en la cantidad
establecida como error tpico. Si se desea cambiar esta
cantidad seleccione Ms opciones de las barras de
error
Barras de error con porcentaje, muestra para cada punto de la serie seleccionada una lnea
vertical, que sobrepasa el punto hacia arriba y hacia abajo en la cantidad establecida como
porcentaje de error. Si se desea cambiar esta cantidad seleccione Ms opciones de las barras de
error
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79
Barras de error con desviacin estndar, muestra para cada punto de la serie seleccionada una
lnea vertical, la desviacin estndar.
3.7.
Si desea cambiar la posicin de un grfico incrustado, arrastre el ratn con el botn izquierdo
pulsado, cuando el puntero muestra una cruz de malta.
formato
Opciones
de
la
serie,
seleccin),
seleccione
en
Eje
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80
Grficos SmartArt
En este captulo se describe cmo crear, modificar y eliminar este tipo novedoso de grficos que
se emplean para mostrar informacin de forma atractiva .
Los modelos que ofrece aparecen agrupados en categoras (a la izquierda) que representan
diferentes enfoques para los conceptos a mostrar:
Lista: Para listas de informacin que no requieren un orden concreto.
Proceso: Para mostrar una secuencia de pasos hasta llegar a un fin.
Ciclo: Para mostrar procesos cclicos sin un fin determinado.
Jerarqua: Para realizar estructuras de decisin y organigramas.
Relacin: Para mostrar datos conectados.
Matriz: Presenta datos de forma independiente.
Pirmide: Presenta los datos de manera que existe una proporcin directa entre el tamao y la
importancia.
Una vez seleccionada la categora, elija un modelo de la lista.
El grfico SmartArt presenta los siguientes componentes:
El panel de texto: que utilizar para introducir el texto de los diferentes elementos. (Slo visible si
el grfico est seleccionado). En la parte inferior del mismo muestra el nombre del modelo de
grfico elegido.
El grfico SmartArt, propiamente dicho.
El borde que rodea al grfico, slo visible si est seleccionado.
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81
PANEL DE TEXTO
Agregar forma: Inserta otra forma similar a las que se encuentran en el grfico
seleccionado.
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Aumentar nivel / Disminuir nivel, cambia la posicin jerrquica de una vieta seleccionada.
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83
Ficha Formato
Editar en 2D: Cambia a la vista 2D para ajustar el tamao y arrastrar formas en un grfico
SmartArt.
Relleno de forma: Rellena la forma seleccionada con un color slido, degradado, imagen o
textura.
Contorno de forma: Especifica el color, ancho y estilo de lnea del contorno de fla forma
seleccionada.
Efectos de formas: Aplica un efecto visual a la forma seleccionada, como una sombra,
resplandor, reflejo o rotacin 3D-
2.1.
2.2.
2.3.
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Bases de datos
En este captulo se describe cmo:
Validar datos
Ordenar filas / columnas de una lista.
Buscar valores en una lista utilizando filtros.
Lista es una serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos relacionados.
Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los
registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna.
1. Ordenar filas
Seleccione una celda de la lista que quiere ordenar y siga estos pasos Datos Ordenar y filtrar
Ordenar.
Seleccione la columna por las que quiere ordenar en primer lugar en el cuadro Ordenar por. Para
utilizar otro criterio ms de ordenacin pulse el botn Agregar nivel.
En Ordenar segn, encontrar nuevas posibilidades adems de valores: Color de celda, color de
fuente, icono de celda
Haga clic en el botn Opciones, para ordenar columnas en funcin del contenido de las filas o
cuando el primer criterio de ordenacin que utiliza, tiene valores que forman parte de una lista
personalizada y quiera emplear ese orden personalizado.
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85
2. Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.
2.1.
Filtro automtico
Haga clic con el botn izquierdo del ratn cuando el puntero
seale una celda de la lista sobre la que quiere aplicar filtros.
Siga estos pasos Datos Ordenar y filtrar Filtro.
Aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos
de columna de la lista filtrada.
Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos
los elementos visibles y nicos de la columna. Si selecciona un
elemento de una lista de una columna especfica, puede ocultar
instantneamente todas las filas que no contengan el valor
seleccionado.
Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los nmeros de
las filas filtradas son azules.
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86
Si los datos a filtrar son de fecha encontrar nuevas opciones de filtro automtico en el desplegable:
2.2.
Filtros avanzados
Permiten aplicar varios criterios a varias columnas y aplicar criterios con frmulas.
Seleccione los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los
valores que desea filtrar y cpielos en otro lugar de la hoja, separados de la lista. stos se
emplearn como rtulos en la lista de criterios.
En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar.
Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de criterios y la lista.
Seleccione una celda de la lista y siga estos pasosDatos Ordenar y filtrar Avanzadas..
Ejemplos de criterios:
A
PAIS
PAIS
ITALIA
ITALIA
FRANCIA
PARTIC.
C
PAIS
ITALIA
>12
FRANCIA
D
PARTIC.
=B3>PROMEDIO($B$2:$B$15)
>10
<8
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A: Varias condiciones en una columna. Mostrar las filas donde el PAIS se Francia o Italia.
B: Una condicin en una columna u otra. Mostrar las filas donde el PAIS sea Italia o
PARTIC.>12
C: Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas. Mostrar las filas de Italia con
PARTIC.>10 adems de las de FRANCIA con PARTIC.<8.
D: Frmulas. En este caso debe omitir la celda de rtulo de campo. Condiciona los datos de la
columna B, para que sean mayores al promedio del rango especificado.
3. Validacin de datos
Define qu datos son vlidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de
datos a un tipo particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites
para las entradas vlidas.
Seleccione las celdas que tendrn los mismos
criterios de validacin y siga estos pasos
Datos
Herramientas
de
datos
Validacin de datos.
En la ficha Configuracin seleccione en el
cuadro Permitir el tipo de datos que admitir
(Fecha, Hora, Nmero entero, decimal) o bien
otro tipo de restriccin:
Lista para que admita exclusivamente un valor
de
la
lista
dada,
mostrando
la
celda
Para que aparezcan mensajes que describan el error cometido cuando no haya cumplido las
reglas de validacin, utilice las opciones de la ficha Mensaje de error.
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3.1.
4. Esquemas
Un esquema puede resumir toda una hoja de clculo o parte de ella, agrupando las filas o
columnas de datos detallados.
Cuando los datos estn en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le
permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver
rpidamente slo las filas o las columnas que proporcionan resmenes o ttulos de la hoja, o bien
mostrar las reas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.
Un esquema puede tener varios niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos
sobre el nivel inmediatamente superior.
4.1.
Esquema automtico
seccion
tipo
pescaderia
150
140
10
lacteos
140
160
-20
290
300
-10
total a
ventas
previsiones
diferencia
perfumeria
100
150
-50
zapateria
200
210
-10
Bolsos
400
300
100
Ropa Seora
1200
1000
200
total c
1900
1660
240
total global
2190
1960
230
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89
4.2.
Agrupar
Agrupando las filas o columnas de detalle, que su momento ocultar / mostrar.
Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. Por ejemplo, las filas del mismo
tipo (a )
Con Datos Esquema Agrupar Agrupar.
Haga lo mismo con cada tipo: filas.2 y 3. Despus con las filas 5 a 8.
Despus repita esta operacin con todo: filas 2 a 9. Columnas C y D.
4.3.
Desagrupar
Para desagrupar filas o columnas, seleccione esas filas o columnas y utilice Datos Esquema
Desagrupar Desagrupar.
4.4.
Eliminar un esquema
Site el cursor sobre cualquier celda de la hoja de datos y utilice el comando Datos Esquema
Desagrupar Borrar esquema.
5. Subtotales.
Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.
Seleccione una celda de la lista y utilice el comando Datos Esquema Subtotal
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90
Para cada cambio en, seleccione la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee
calcular. Deber ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista.
Usar funcin, seleccione la funcin que desee emplear para calcular los subtotales.
Agregar subtotal a, active las casillas de verificacin correspondientes a las columnas que
contengan los valores cuyos subtotales desee extraer.
Reemplazar subtotales actuales, debe desmarcar esta casilla si desea anidar varios subtotales.
Salto de pgina entre grupos, inserta un salto de pgina para cada cambio de grupo.
Resumen debajo de los datos, Sita las filas de ttulos y la fila del total debajo de los datos
asociados.
Quitar todos, elimina todos los subtotales de la lista, sin que ello afecte a los datos originales de
la lista.
6. Texto en columnas
Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.
margarita;26;valladolid
ana;12;leon
juan;32;mucientes
pedro;24;meneses
La estructura de texto es una lista donde los campos pueden ser de ancho fijo o llevar un
smbolo de separacin, y en la hoja se muestran en diferentes filas en una nica columna.
Seleccione las celdas que desee transformar y utilice el comando Datos Herramientas de
datos Texto en columnas.
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En el asistente indique cmo son los datos originales y pulse el botn Siguiente. Si en el primer
paso marc Delimitados, en la segunda ventana deber indicar el separador. A continuacin el
tipo de datos que se obtendr en cada columna.
El resultado es que el texto se distribuye en el mismo nmero de filas y en tantas columnas como
el nmero de datos separado con delimitadores de una de las celdas originales.
Paz
Fernndez Mistral
40 S
Roberto
Alonso Esteban
35 No
Maria
Calendas Luna
27 S
Jose
Carranza Bueno
28 S
Noelia
Mistral Leon
32 No
7. Consolidar datos
Consolidar consiste en resumir la informacin de una o ms reas de origen y mostrarla en una
tabla.
En el proceso de consolidacin intervienen:
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92
reas de origen, son los rangos de celda consolidados en el rea de destino que se especifique.
Las reas de origen pueden estar en cualquier hoja de clculo de un libro, en otros libros
abiertos o cerrados o en hojas de clculo de Lotus 1-2-3.
rea de destino, es el rango de celdas que se seleccionan para contener los datos resumidos en
una consolidacin. El rea de destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos de
origen o en otra hoja de clculo. Una hoja de clculo solamente puede contener una
consolidacin.
La funcin de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Podr
elegir entre: Suma, Contar, Promedio, Mx, Mn, Producto, Contar nmeros, Desvest, Desvestp,
Var y Varp.
Los datos de estas dos hojas (ene, feb) se quieren consolidar en la hoja consolidar.
Se ha considerado el caso de que en el rea destino ya hay frmulas que se desean conservar
tras la consolidacin.
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93
Como se ve en la figura, las frmulas que haba en el rea de destino permanecen inalteradas.
Si cambia los valores de alguna de las hojas de origen, repita el proceso, aunque encontrar que
aparecen definidos los rangos de las reas de origen.
Si consolida por categora es porque los datos ocupan diferentes posiciones en las reas de
origen.
En ese caso, el rea de destino debe incluir los rtulos, adems en el cuadro de dilogo debe
Agente Hogar Coches RC Multiriesgo
Soler
80
10
100
70
Zafra
24
70
20
30
Zafra
20
25
70
40
Soler
11
51
42
85
Polo
35
12
50
70
Martin
124
94
15
100
120
85
36
Polo
25
93
45
90
marcar Martin
Coches RC
Multiriesgo
Polo
Polo
128
Martin
Martin
37
Multiriesgo
95
160
101
244 100
136
114,5
140,5 97,5
148
128
244 100
160
#DIV/0!
13,5
Soler
Soler
131
Zafra
Zafra
90
103,5
2,5
12
21 142
155
49
90
70
110,5
35 116
112,5
131
49 142
155
20,5
14
42,5
#DIV/0!
26
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94
Tablas dinmicas
En este captulo se describe cmo crear, modificar, eliminar, actualizar, ... grficos dinmicos e
informes de tabla dinmica.
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin
cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes
resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en
pantalla los detalles de determinadas reas de inters.
COLUMNA
FILA
DATOS
Campo de Pgina, es una campo de una lista que se utiliza para filtrar los datos resumidos por el
elemento seleccionado en ese campo. Al seleccionar otro elemento de un campo de pgina, la
tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Campos de fila se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupacin como encabezados de fila.
Campos de columna se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupacin como encabezados de columna.
Campo de datos, generalmente resumen datos numricos, pero tambin puede contener texto.
De forma predeterminada se resumen con la funcin Contar, aunque se puede cambiar a otra
funcin. Las funciones de resumen a utilizar en una tabla dinmica:
Suma
Suma de valores.
Contar
Promedio
Mx
Valor mximo
Mn
Valor mnimo
Producto
Contar nm
El nmero de filas que tienen datos numricos. Funciona como la funcin CONTAR de la hoja de clculo.
Desvest
Estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a
resumirse.
Desvestp
Estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a
resumirse y stos son el total de la poblacin.
Var
Estimacin de la varianza de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Varp
Varianza de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse y estos son el total de
la poblacin.
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95
Mostrar en pantalla la primera ventana del Asistente, donde deber indicar la procedencia de
los datos a resumir y analizar. Ese origen puede ser:
Especifique La Tabla oRango de la lista, donde estn los datos que pretende resumir.
Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los nombres del campo,
esa lista deber contener rtulos de columna.
Indique dnde desea colocar la tabla dinmica. (Se recomienda en hoja nueva).
Le llevar a una hoja nueva donde le mostrar el esquema de los elementos de la tabla dinmica
y la lista de campos a la derecha, con diferentes paneles que le ayudarn a disearla.
Si arrastra un campo de la lista al rea de filtro de informe, ser para obtener un campo de
pgina, que le permitir filtrar la tabla por dicho campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de Rtulos de columna, ser para obtener en la tabla
tantas etiquetas de columna como grupos diferentes se puedan hacer por ese campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de Rtulos de fila, ser para obtener en la tabla tantas
etiquetas o campos de fila, como grupos se puedan hacer en ese campo.
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96
Si arrastra un campo de la lista al rea de valores, ser para que en la tabla, para cada grupo
originado por el cruce de columna y fila realice un clculo con los valores que encuentre para ese
campo.
Por omisin, en DATOS, suma los valores existentes en ese campo para cada cruce, excepto si
el campo es texto que cuenta. Para cambiar el clculo y el rtulo haga clic en el desplegable que
presenta ese campo en el rea de valores y en el men seleccione Configuracin de campo de
valor.
Muestra todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y el
Elemento base especificados.
Muestra todos los datos del rea de datos como un porcentaje del valor del Campo base y del
% de
% de la diferencia de
Presenta todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y
del Elemento base, como un porcentaje de los datos base.
Total en
% de la fila
Presenta los datos en cada fila como un porcentaje del total de cada fila.
% de la columna
Presenta los datos en cada columna como un porcentaje del total de cada columna.
% del total
Presenta los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de todos los datos de
la tabla dinmica.
Indice
Presenta los datos utilizando los siguientes clculos: ((valor en celda) x (Suma total de sumas
totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)
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Le mostrar un cuadro de dilogo con varias fichas, donde podr establecer caractersticas de
formato, clculo, etc.
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En el cuadro de dilogo marque la opcin Utilice una fuente de datos externa, y pulse el botn
Elegir conexin.
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Pulse el botn Examinar en busca de ms, si no tiene ninguna conexin establecida con el libro
actual, y en el cuadro de dilogo siguiente localice el archivo de base de datos al que desee
conectarse.
Le mostrar un cuadro de dilogo similar al anterior para que seleccione la tabla a la que desee
conectarse.
Despus le mostrar el esquema de tabla dinmica y la lista de campos a la derecha, para que
haga su diseo
6. Frmulas
Elemento calculado
Elemento1 de una tabla que utiliza una frmula
creada
por
el
usuario.
Los
elementos
Elemento de una tabla dinmica que utiliza una frmula creada por el usuario. Los elementos calculados pueden realizar
clculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinmica.
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Para insertar un elemento calculado en una tabla dinmica, seleccione el campo o un elemento
del campo al que desee agregar el elemento calculado y siga estos pasos: Herramientas de
Tabla dinmica OpcionesHerramientasFrmulas Elemento calculado.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Frmula,
escriba la frmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento en la frmula, haga
clic en el campo en el cuadro Campos, elija un elemento en la lista Elementos y, a continuacin,
haga clic en Insertar elemento. Pueden incluirse nicamente los elementos del mismo campo en
que se cree el elemento calculado.
Para eliminar un elemento calculado en una tabla dinmica, seleccione el elemento calculado o
cualquier otro elemento del campo del que desee eliminar el elemento calculado y Herramientas
de Tabla dinmica Opciones Herramientas Frmulas Elemento calculado.
Seleccione el elemento en el cuadro Nombre, y pulse el botn Eliminar
Para modificar un elemento calculado en una tabla dinmica, seleccione el elemento o un
elemento cualquiera del campo del desee modificar el elemento calculado y Herramientas de
Tabla dinmica Opciones Herramientas Frmulas Elemento calculado.
Seleccione el elemento en el cuadro Nombre, realice los cambios necesarios en la frmula y
pulse el botn Modificar.
Campo calculado
Para insertar un campo calculado2 en una
tabla dinmica, site el cursor sobre la tabla
dinmica y siga estos pasos: Herramientas
deTabla
dinmica
Opciones
Campo de una tabla que utiliza una frmula creada por el usuario. Pueden realizar clculos utilizando otros campos de la
tabla dinmica.
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Grfico dinmico
Cree una tabla dinmica, teniendo en cuenta que los campos de fila sern campos de categora
en el grfico y los campos de columna sern campos de serie en el grfico slo existen estos
campos si el informe de tabla dinmica tiene un formato sin sangra -.
Con el cursor sobre la tabla dinmica siga estos pasos: Herramientas de Tabla dinmica
Opciones Herramientas Grfico dinmico.
El resultado es similar a cualquier otro grfico, salvo que muestra un panel de filtros del grfico
dinmico, que le permite:
En los campos de leyenda (series), mostrar / ocultar series.
En los campos de eje (categoras), mostrar / ocultar puntos de las series.
En Filtro de informe, aplica el filtro sobre el grfico.
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Plantillas
En este captulo se describe cmo crear, modificar y utilizar plantillas de hoja de clculo y de
libro.
Plantilla es un libro creado por el usuario que se utiliza posteriormente como base para otros
libros similares. Pueden crearse plantillas para los libros y las hojas de clculo.
La plantilla predeterminada para los libros se denomina Libro.xltx y la plantilla predeterminada
para las hojas de clculo, Hoja.xltx.
La configuracin que guarde en una plantilla determinar las siguientes caractersticas de los
nuevos libros y hojas de clculo basados en la misma:
Nmero y tipo de hojas.
Formatos de celda y hoja definidos mediante los comandos del men Formato.
Modelos de celda
Formatos de pgina y configuracin del rea de impresin de cada hoja.
El texto que se desee repetir en cada nuevo libro u hoja de clculo, como los encabezados de
pgina y los rtulos de filas y columnas.
Datos, frmulas, grficos y otra informacin que se desee que contenga cada nuevo libro u hoja
de clculo.
Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervnculos y controles ActiveX en
formularios. Para hacer que una barra de herramientas personalizada est disponible en los
nuevos libros que se basen en una plantilla, asigne la barra de herramientas a la plantilla.
Las reas del libro ocultas o protegidas; por ejemplo, pueden ocultarse hojas, filas y columnas e
impedirse que se realicen cambios en las celdas de la hoja de clculo.
Las opciones de clculo del libro y las opciones de presentacin de la ventana que se hayan
definido mediante el comando Opciones (men Herramientas).
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Le mostrar por debajo de la cinta de opciones los elementos para que asigne propiedades al
documento (autor, ttulo, ). En la parte superior, en el desplegable Propiedades del documento,
seleccione Propiedades avanzadas
Le mostrar el cuadro de dilogo con todas las propiedades organizadas por categoras. En
Resumen, marque la casilla de verificacin Guardar vista previa.
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Seleccione Mis plantillas en la lista izquierda y le mostrar el cuadro de dilogo con todas las
plantillas personalizadas que haya creado. Seleccione una de ellas y pulse el botn Aceptar.
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