NOMBRE DEL PROYECTO: CONTROL DE

INVENTARIOS Y NOMINA PARA UNA BOUTIQUE

SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION

III SEMESTRE JORNADA NOCTURNA

CARLOS ANTONIO LOPEZ

JESUS ALBERTO MORENO

INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA DE COMFACAUCA

SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION III SEMESTRE
1

1-LISTA DE NECESIDADES
El cliente requiere poder controlar las existencias del almacn.
Poder consultar lo que hay en existencia real.
Hacer el descargue en tiempo real de las ventas que se hagan
Exhibir en un portal web las colecciones que se tienen y poder
actualizarlas segn hayan nuevas.
Crear claves de acceso para cada usuario y para que quede un registro
de quien hace cada tarea
Manejo de nominas y pagos de proveedores.

2-PROBLEMA
Una boutique maneja gran cantidad de existencias en mercancas y el margen
de rentabilidad de dicho negocio est en el control de los inventarios, las
ventas y todo el movimiento comercial que se tenga, pero en este caso se ha
notado que dicho control no se lleva y que todo lo que a diario se registra se
lleva a mano por lo tanto se presentan errores grandes y el tiempo y los
costos son muy altos, es por eso que el cliente requiere de un software que
permita manejar las existencias de mercanca, todo el movimiento que haya de
las mismas tales como ventas, ingresos y consultas de que hay, de lo que se
acaba y lo que no presenta movimiento.
Tambin se ha solicitado que el mismo software maneje toda la parte que tiene
que ver con los empleados y los proveedores; en resumidas cuentas manejo de
nominas y de pagos.
Como es inminente que estamos ante una era en que una imagen vale ms
que mil palabras y que la estrategia nica para posicionar un negocio en el
mercado es la publicidad el cliente necesita una aplicacin web que le permita
exhibir las colecciones adquiridas al pblico en general.

3- ORDEN Y RAZON DE CADA REQUISITO

De acuerdo al anlisis de los requisitos obtenidos en entrevista con el cliente la
prioridad por importancia que se le da los requisitos es:
Control de las existencias: incluido en el todo lo que tiene que ver con
ingreso de existencias control de ventas y consultas, ya que para poder
ver la rentabilidad del negocio el control que debe de haber sobre el
movimiento comercial debe de ser el mejor y el ms prctico.
Manejo de nominas y distinto pagos: por que manejar todo lo que se le
paga a los trabajadores tales como sueldos y aportes de ley es de vital
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importancia para el buen funcionamiento del negocio al igual que lo es

el pago oportuno a los proveedores.
Creacin de aplicacin web: es un proceso importante ya que se trata de
publicidad comercial pero puede esperar a que el proceso operativo este
mas organizado para empezar a trabajarle.
Creacin de claves de acceso: es un proceso que estara inmerso en el
primer requisito porque el software pedira una clave para cada usuario.

4- FLUJO DE LA INFORMACION
Tipo de mercanca que se compra:
Descripcin
-cdigo
Proveedores
-Nombre
-Nit
- Direccin
-Tipo de contribuyente
-Telfono
-Cupo de crdito
-Email
Valores unitarios
Precios de ventas
Fechas de pago
Empleados
-Nombre
-Nit
- Direccin
-Telfono
-Fecha de ingreso
-Contrato
-Email
-Salario
-Eps
-Arp
-Caja de compensacin
Turnos de trabajo

Ventas diarias
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 Clientes
-Nombre
-Nit
- Direccin
-Telfono
-Contrato
-Email

Crditos
Ganancias
Reintegros de mercanca
Gastos
Pagos
-Fechas
-Cantidades
-Descuentos

5- ESTRUCTURA DE LA INFORMACION
Tipo de mercanca que se compra..Cadena de
caracteres
Descripcin.Cadena
de caracteres
-cdigo.entero
Proveedores. Cadena
de caracteres
-Nombre.Cadena
de caracteres
-NitEntero
- DireccinCadena
de caracteres
-Tipo de contribuyente.Cadena
de caracteres
-Telfono.Entero
-Cupo de crdito.Real
-Email
Cadena de caracteres

Valores unitariosReal
Precios de ventasReal
Fechas de pagoDate
Empleados..Cadena
de caracteres
-Nombre.Cadena
de caracteres
-NitEntero

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- DireccinCadena
de caracteres
-Telfono.Entero
-Email
Cadena de caracteres
-SalarioReal
Eps.Caden
a de caracteres
-ArpCadena
de caracteres
-Caja de compensacin...Cadena
de caracteres
Turnos de trabajo Cadena
de caracteres
Ventas diariasReal
Clientes. Cadena
de caracteres
-Nombre.Cadena
de caracteres
-NitEntero
- DireccinCadena
de caracteres
-Telfono.Entero
-Email
Cadena de caracteres

Crditos..Real
Ganancias..Real
Reintegros de mercanca.Date
Gastos..Real
Pagos.Real
Promociones(Outlets)
-Fechas..Date
-Cantidades.Entero
-Descuentos..Real

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6- VISTAS HORIZONTALES Y VERTICALES DE LAS FUNCIONES A REALIZAR

SOFWARE

INVENTARIOS

NOMINA

E
CONTROL DE
EXISTENCIAS

CONTROL DE
VENTAS

CONSULTAS
ACTUALIZADAS
.

INFORMES AL
DIA

PAGOS
EMPLEADOS

PAGOS
PROVEEDORES

APORTES DE
LEY

APLICACIN
WEB

EXHIBICION DE
COLECCIONES

PROMOCIONES
(OUTLETS)

INFORMACION
GNRAL DE LA
EMPRESA

INFORMES A LA
DIAN

RESUMENES DE
VTAS Y GASTOS

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7- CREACION DE PROTOTIPOS
El modelo escogido para desarrollar el software que el cliente escogi es el
MODELO POR COMPONENTES ya que es el ms actual, es cclico, ahorra
tiempo, costos y el cdigo es reutilizable.

8-METODOS Y HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS

Para desarrollar este software de control de inventario existen muchos
lenguajes entre los principales se encuentran:
-Visual Basic
-Visual Fox Pro
-Visual C+
-Visual Net
-Php y MySql
De los cuales hemos decidido desarrollarlo en los ltimos por ser ms asequible
y por ser el lenguaje que ms se conoce.

9- INTRODUCCION
Este es un proyecto para crear un software que segn las necesidades del
cliente deber realizar un control sobre los movimientos comerciales de las
existencias de una boutique que en el momento lleva dicho control de forma
manual perdiendo tiempo y recursos econmicos importantes, el cliente
adems ha solicitado que el software tambin le controle la parte que tiene
que ver con la nomina y el pago a los proveedores de la mercanca.
Es tambin un requerimiento del cliente que se cree una aplicacin web que
permita que las colecciones que cambian de acuerdo a la moda y a las
temporadas sean exhibidas ya que esto permitir darle gran publicidad a su
negocio y por supuesto se ver reflejado en sus ventas.
Escuchadas las necesidades del cliente se hizo un levantamiento de requisitos,
se identifico el problema y se establecieron las prioridades para darle paso a la

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7

recoleccin de informacin, su clasificacin y posterior elaboracin de un

prototipo que permita llevar a cabo este proyecto.

10- DESCRIPCION FUNCIONAL

Mediante la aplicacin MySql se elaborara una base de datos que recoja toda
la informacin de las existencias, asignarle un tem a cada una de las mismas y
poder elaborar el cdigo que realizar las funciones requeridas.
Se ingresarn las informaciones pertinentes a los aporte de ley que se deben
hacer, las retenciones, porcentajes de IVA y todo lo relacionado con el sistema
de impuestos para que el sistema sea capaz de elaborar todo lo que le sea
solicitado por el usuario final.
La aplicacin web se realizara en PHP y se subirn todas las imgenes de las
colecciones que se tengan para ofrecer al cliente.

11- DESCRIPCION DEL COMPORTAMIENTO

El software desarrollado deber de estar en la capacidad de cumplir con las
siguientes funciones:

Contener toda la informacin de las existencias codificadas.

Permitir actualizar las ventas que hayan y que a la vez se descarguen
del inventario
Dar resmenes de ventas e informes de recaudos
Consultas actualizadas de existencias
Elaboracin de nomina
Relacin de aportes
Relacin y comprobantes de pago a proveedores

12- CASOS DE USO

NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO

Control de existencias
Cajero, Auxiliar contable
Vendedores, Cajero, auxiliar contable,
Empresa, Proveedores, Clientes*Que haya existencias de mercancas
*Que haya ventas
*Que exista el Hardware adecuado
*Que el personal est capacitado

PRECONDICIONES

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GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

Que se cumplan las precondiciones

1-Capacitar personal en manejo de
sistema
2-Hacer pedidos de mercanca
3-Inventariar las entradas a Almacn
4-Registrar las ventas y registrarlas

EXTENCIONES

Cuando el sistema falle se debe:

1-Reiniciar el sistema, solicitar la
recuperacin de los datos, volver al
estado anterior
2- Tener varias opciones de
proveedores, en el caso que uno falle
se puede hacer los pedidos con otros.
3-El sistema arroja alertas de la no
disponibilidad de mercancas, para
que se hagan los pedidos.
4-El sistema ofrece opciones de
modificacin de precios, habilitacin
de documentos contables,
recuperacin de documentos.
*Lector de cdigo de barras
*Vendedores capacitados, Auxiliar
Contable, tcnico que de soporte.
*Dispositivo para fijar precios
*dispositivos de medios de pagos
(Datafonos)
* Lector de cdigo de barras
*Dispositivos de medios de pagos
(Datafonos)
Se usa todo el tiempo

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL

Control de ventas
Cajero, Auxiliar contable,
Administrador
Vendedores, Cajero, auxiliar contable,
Empresa
*Tener ventas a lo largo de la jornada
*Existencia y disponibilidad de
mercancas
*Sistema que controle las ventas
*Que el personal est capacitado
Que se cumplan las precondiciones
1-Contablizar las ventas

PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

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2-Llevar control de los disponible en

el Almacn
3-Cajero capacitado
4-persobal con experiencia en ventas
y atencin al cliente
5- Asignar cdigo a las mercancas
EXTENCIONES

Cuando el sistema falle se debe:

1-Permitir la modificacin de las
facturas de ventas.
2- Tener una persona que est en
capacidad de reemplazar al cajero
principal.
3-Permitir la modificacin de los tems
de cada mercanca.

REQUISITOS ESPECIALES

*Lector de cdigo de barras

*Vendedores capacitados, Auxiliar
Contable, tcnico que de soporte.
*Dispositivo para fijar precios
*dispositivos de medios de pagos
(Datafonos)
*Medios de impresin
* Lector de cdigo de barras
*Dispositivos de medios de pagos
(Datafonos)
*medios de impresin
Se usa diariamente

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS

Consultas actualizadas

Que se cumplan las precondiciones

FRECUENCIA
NOMBRE

Informes al da
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ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
*Registro de compras y ventas
*Que se efecten los pagos, notas de
devolucin y dems documentos
contables
*Que el sistema este funcionando
bien

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

Que se cumplan las precondiciones

1-Registro de ventas
2-descargue de mercancas
3-registro de pagos
4-Registro de compras

EXTENCIONES

Cuando el sistema falle se debe:

1Solicitar el reinicio del sistema.
2- Revisar las ventas que se han
hecho a diario
3-Comparar las existencia contra lo
que hay en el sistema
4-revisar los pagos que se han hecho
contra los soportes fsicos como
egresos, facturas de compra y notas
contables.
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)
Se usa a diario

REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA

NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

Resmenes de ventas y gastos

Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
*Registro de compras y ventas
*Software de contabilizacin de
inventario
*Realizacin de pagos a empleados y
proveedores

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

Que se cumplan las precondiciones

1-Registro de ventas y compras
2-control de pagos a empleados y

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proveedores
3-Disponibilidad de recursos
EXTENCIONES

Cuando el sistema falle se debe:

1Hacer backup de todo el movimiento
diario.
2- Revisar las ventas que se han
hecho a diario
3-Llevar soportes fsicos para
compararlos contra el sistemas

REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS

*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)
Semanal

FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES

Pago empleados
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Administrador
Que se cumplan las precondiciones
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)
Se usa a diario

LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA

NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

Pago proveedores
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Cajero
*Pedidos de mercanca hechos
*Mercanca inventariada e ingresada
al sistema
*Facturas expedida por el proveedor
en base a condiciones de Ley
*contabilizacin
*Plazos de pago

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

Que se cumplan las precondiciones

1-Contablizar factura
2-Hacer descuentos de Ley

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3-Elaborar soportes contables

4-Enviar informacin a caja
5- pagar de acuerdo a plazos
Cuando el sistema falle se debe:
1-Reportar novedades de mercanca
incompleta al proveedor
2-Sistema debe permitir habilitar
cambios al contabilizar y hacer
descuentos

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo
* Papelera correspondiente

LISTA DE TECNOLOGIAS

*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)
*Internet
Se usa de acuerdo a plazos
estipulados

FRECUENCIA

NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

Aportes de Ley
Auxiliar contable
Auxiliar contable, Cajero
*Realizar los diferentes soportes de
pagos
* registrarse ante la Dian.
* Tener Eps, Arp,Caja de
compensacin, Y registro en el Sena

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

Que se cumplan las precondiciones

1-Se contabilizan todos los
documentos de pago
2- Se estipulan los descuentos
3-se realizan los pagos ante las
entidades correspondientes
Cuando el sistema falle se debe:
1-Tener soportes fsicos
2- Pagar en base a ellos
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo
* Papelera correspondiente

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)

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*internet
De acuerdo a plazos estipulados

FRECUENCIA
NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES
GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO
EXTENCIONES
REQUISITOS ESPECIALES
LISTA DE TECNOLOGIAS
FRECUENCIA

Exhibicin de colecciones

NOMBRE
ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

Promociones oulets
Asesor publicitario
Asesor comercial, asesor publicitario
* Que haya mercanca de poca salida
* estrategias publicitarias
* que se haga un estudio de los
descuentos posibles
*Solicitar colaboracin del proveedor
Que se cumplan las precondiciones
1-Inventario de mercanca de baja
rotacin
2- estipular los descuentos
3-Fechas de descuentos.
4-estrategias publicitarias

Que se cumplan las precondiciones

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

Cuando el sistema falle se debe:

1-Tener la lista de la mercanca de
mas bajo costo para hacer las
promociones
2- Hacer volantes y distribuirlos
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo
*Volantes

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
De acuerdo a plazos estipulados

NOMBRE

Informacin general de la empresa

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ACTOR PRINCIPAL
PERSONAL INVOLUCRADO
PRECONDICIONES

Asesor publicitario
Asesor publicitario, Administrador
*que se cuente con una misin, una
visin y una resea histrica(si se
tiene)
Que se cumplan las precondiciones
1-Elaboracion y montaje de Misin
2-Elaboracion y montaje de Visin
3- Elaboracin de resea histrica
4- Montaje de imgenes
Cuando el sistema falle se debe:
*Mostrar error de informacin no
disponible
*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo

GARANTIAS DE XITO
ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

*Medios de impresin
*Medios de Almacenamiento externo)
*internet
Una sola vez.

FRECUENCIA

SUBSISTEMAS
12345-

COMPRAS
VENTAS
EXISTENCIAS
NOMINA
EXHIBICION DE COLECCIONES

RESPONSABILIDADES
1- COMPRAS
*Registra las entradas a Almacn
*Contabiliza las facturas
*Registra las fechas de pago
* registra los pedidos a los proveedores
2- VENTAS:
*Registra las ventas
*Realiza las facturas
*

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