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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU

CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS


PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 00 Arquivstica: princpios e conceitos
Ol, sofredores! Tudo bem com vocs?!
Espero que estejam muito animados, ainda mais depois desta belssima
surpresa que tivemos semana passada: finalmente publicado o nosso edital!
E por conta disso estou relanando esta nova aula demonstrativa, para
nos adequarmos ao contedo que foi pedido. Aos que esto perdidos, est no
item 7 da disciplina Administrao, em conhecimentos especficos para o
cargo de Tcnico Administrativo
Para atender as novas exigncias de contedo, vamos reestruturar o
contedo do nosso curso, que ser redistribudo da seguinte forma:
Aula
01

02
03

Contedo
Gesto de Documentos:
- Protocolos;
- Classificao de Documentos;
- Arquivamento e Ordenao de Documentos
- Tabela de Temporalidade de Documentos.
Acondicionamento e Armazenamento de Documentos;
Preservao e Conservao de Documentos.
Legislao Arquivstica.

E para no perdermos mais tempo (uma vez que a prova j est bem
prxima!), estudaremos nesta aula o assunto Arquivstica: princpios e
conceitos, que ser assim dividido:

Noes Iniciais;
rgos de Documentao;
Classificao dos Arquivos;
Classificao dos Documentos;
Princpios Arquivsticos.

Espero que estejam a todo vapor para os estudos!


Estarei disponvel a todos para solucionar suas dvidas. Podem sempre
contar com meu apoio. Vo me encontrar no frum do curso e tambm no email: mayko@pontodosconcursos.com.br.
Mais uma vez, sejam todos muito bem vindos e, sem mais demoras,
vamos ao curso!
Prof. Mayko Gomes
Maro/2013

Prof. Mayko Gomes

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CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
Arquivstica: princpios e conceitos

Noes Iniciais
Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a
Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas
definies e seus objetos de estudo e trabalho.
A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina que
estuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia,
ou Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem observados na
produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos e seus
documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas
ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos
funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto de estudo: os
arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados.
So eles:
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funes;
etc.);

2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,

3 - Edifcio, ou parte deste (sala, andar) destinado guarda de


documentos;
4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
diviso de arquivo, departamento de documentao, etc.).
Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questo, o
contexto quem vai determinar qual destes significados est sendo
empregado.
Dificilmente este assunto ser pedido em provas, pois muito bsico. O
importante que vocs se atentem para o fato da polissemia do termo para
que no tenham dvidas quando responder as questes.
Mas voltando aula, temos as definies de arquivo, que o objeto de
estudo da Arquivologia ou Arquivstica. importante tambm saber que a
funo do arquivo tornar disponvel e acessvel os seus documentos.

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Agora que j definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua funo,
que tornar disponveis os seus documentos, devemos saber o que so os
documentos do arquivo.
O documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada
em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois
elementos:
Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja
transmitir.
Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.
Podemos concluir, por uma frmula bem simples:
INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email,
os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao
registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.
Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para
que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro
critrio: que tenha sido resultado, consequncia, produto de uma ao
referente atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei
dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE
SUAS ATIVIDADES.
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma
assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma tarifa e recebe a
revista. A revista em si NO SER considerada documento de arquivo, uma
vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura
ser documento de arquivo, pois consequncia de uma atividade
administrativa da empresa, que seria a aquisio do peridico.
Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve
ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante
de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Em
resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios
esses dois elementos:

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(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos
de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito
privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de
fatos.
Resoluo
O item est correto. Vimos que qualquer documento, independente de
sua forma, tamanho, gnero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que
atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ao e poder
provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel


quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e
precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram.
Resoluo
O item est correto. Por representao completa e precisa das
operaes, atividades ou fatos devemos entender como a capacidade de o
documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto ser um documento de
arquivo e confivel para todos os efeitos.
J sabemos at aqui o que um documento, o que um documento de
arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o
arquivo das outras unidades de informao que podem existir em uma
instituio.
rgos de Documentao
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os
documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,
geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so
mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que
fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou
provenincia (princpio que estudaremos mais adiante), tem como principal
suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos
mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e
pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.

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Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas
fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios
exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua maior parte, so
impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico
formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo
instruir e educar.
Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de
documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que
funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues
(audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente
informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com
finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e
dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so
classificados como documentos tridimensionais.
Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas
de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados em cada um vocs
podero facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes!
Vamos observar um quadro esquemtico para entender melhor as
diferenas entre os rgos:

Tipo de suporte

Tipo de conjunto
Produtor
Fins da produo
Objetivo
Entrada de
documentos
Processamento
tcnico
Pblico

Arquivo

Biblioteca

Museu

Centro Doc./Inf.

Manuscritos, Impresso,
Audiovisuais, exemplar
nico

Manuscritos, Impresso,
Audiovisuais,
exemplares mltiplos

Objetos
bi/tridimensionais,
exemplar nico

Audiovisuais
(reprodues) ou
virtual, exemplar nico
ou mltiplo

Fundos; documentos
unidos pela origem

Coleo; documentos
unidos pelo contedo

Mquina administrativa
Administrativos, jurdicos,
funcionais, legais
Provar, testemunhar
Passagem natura de fonte
geradora nica

Atividade humana
Culturais, cientficos,
tcnicos, artsticos,
educativos
Instruir, informar
Compra, doao,
permuta, de fontes
mltiplas

Coleo; documentos
unidos pelo contedo ou
pela funo
Atividade humana e
natureza
Culturais, artsticos,
funcionais
Informar, entreter
Compra, doao,
permuta, de fontes
mltiplas

Coleo; documentos
unidos pelo contedo
Atividade humana
Cientficos
Informar
Compra, doao,
pesquisa

Registro, arranjo,
descrio, etc.

Tombamento,
classificao,
catalogao: fichrios

Tombamento,
catalogao, inventrio,
etc.

Tombamento,
classificao,
catalogao: fichrios
ou computador

Administrador e
pesquisador

Grande pblico
pesquisador

Grande pblico
pesquisador

pesquisador

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Ateno: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questes,
diferenas entre os documentos de arquivo e biblioteca. Ento, para acertar o
item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item
mencionar colecionados, ou algum semelhante, ser documento de
biblioteca; e se mencionar acumulado, ou semelhante, ser documento de
arquivo.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo,
de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.
Resoluo
O item est correto. Vimos que entre as vrias diferenas entre os
documentos dos rgos de documentao esto as circunstncias de sua
criao, a forma e a finalidade com que so mantidos, e a utilizao destes
documentos.
Classificao dos Arquivos
Os arquivos podem ser classificados em vrios aspectos, Vamos a eles:
Classificao quanto entidade mantenedora: quanto entidade
mantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados.
Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter
pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para
consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por
instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suas
atividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidade
para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos
serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial
atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.
Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora
Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos,
comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Obra de Leite
Paes, de leitura
recomendada.

Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.


Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos.
Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos.
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famlias.

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Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos


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classificam-se em pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima,
classificam-se me pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Classificao quanto natureza dos documentos: quanto
natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou
especializados.
Os arquivos especiais guardam documentos de
suportes variados e por isso precisam de cuidados
diferenciados.
Os
documentos
so
agrupados
considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco
rgido, etc.) e depois se utiliza outros critrios para sua
organizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado
quando os suportes so feitos de materiais diferentes,
pois facilita a conservao dos mesmos. Por exemplo:
um arquivo pode ter um local especfico para guardar
CDs, papis, fitas de vdeo, pelculas, etc., pois todos
esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Exemplo de arquivo
especial: todos os
documentos esto em fitas
VHS (suporte).

Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos,


so aqueles que guardam documentos dos mais
variados assuntos. Nesse arquivo os documentos so
agrupados considerando primeiramente o assunto e
depois se utiliza outros critrios para sua organizao.
Esse tipo de arquivo utilizado quando uma instituio
trata de muitos assuntos, em diferentes reas do
Exemplo de arquivo
especializado.
conhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Por
exemplo: uma entidade pode guardar documentos
relativos rea de engenharia, de medicina e de artes em locais separados.
Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita a compreenso dos
mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.
Para facilitar a compreenso, basta fazer a seguinte associao:
Especiais => Suporte / Especializados => Assunto
Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso de
sua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais so aqueles que esto
localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo
guarda os documentos prximos aos interessados diretos
para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao.
Encontram-se principalmente em empresas, rgos e
entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa
complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc.). Por
exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode
ser separado por filial, por setor de atuao (Depto.
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Escritrio: exemplo de
arquivo setorial.

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Financeiro, de RH, Compras, etc.).

Exemplo de arquivo
central ou geral:
guarda todos os
documentos da
instituio.

Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que


guardam todos os documentos de uma entidade em um s
lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de
mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura
administrativa simples (poucos departamentos, poucos
rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc.). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em
apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio
medico, etc.

importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos


arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais uma
forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.
Resoluo
O item est incorreto. A instalao de arquivos setoriais justamente o
oposto, uma forma de descentralizao dos arquivos correntes, uma vez que
os documentos permanecero prximos aos setores que os produziram.
Classificao quanto aos estgios de evoluo: os arquivos podem
ser correntes, intermedirios ou permanentes.
Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos
constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de
consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de
arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
so objeto de consultas frequentes.
(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentos
que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque
aguardam sua destinao final.
Resoluo
O item est incorreto. Estudamos que esta no a definio de arquivo
corrente, e sim a de arquivo intermedirio, que veremos agora. Observem que
o termo chave para diferenciar os dois arquivos frequncia de uso.
Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que
no so mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de
prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de
Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
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administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos
intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primrio dos documentos.
Resoluo
O item est correto. Pela explicao, o arquivo intermedirio tem as
mesmas funes e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferena da
frequncia de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermedirio pode
sim ser entendido como uma extenso ou parte do arquivo corrente, at por
que sua principal finalidade desafogar o fluxo de documentos daquele.
Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no
tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que
tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso
devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define
assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente
constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
fsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.
Resoluo
O item est incorreto. J vimos, ao estudar os rgos de documentao,
que dos documentos de arquivo so acumulados, e no colecionados: estes
so os de biblioteca. Alm disso, os documentos devem se recolhidos ao
arquivo permanente de modo sistemtico, com critrios previamente
estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliao.
Peo ateno especial de vocs para esta classificao, pois ela nortear
todos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e classificao foram
consideradas um marco na histria da disciplina. A partir de agora, todos os
estudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao como base. Em
provas, essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto
importante que vocs fixem a ideia que os nomes trazem: corrente = utilizado
com frequncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados
definitivamente. Os estgios de evoluo dos arquivos tambm podem
aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs idades. Falaremos
mais sobre esta classificao um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo
Vital dos Documentos.
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Classificao dos Documentos
Assim como os arquivos, os documentos que os compem tambm
podem ser classificados segundo alguns critrios. Os documentos so
classificados quanto ao gnero, quanto espcie/tipologia e quanto natureza
do assunto.
Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),
iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos e
microgrficos.
Os documentos textuais ou escritos so aqueles que apresentam a
informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios,
certides, atas, etc.
Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,
diapositivos (slides), etc.
Os documentos sonoros so aqueles que apresentam a informao em
foram de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sons
gravados em fitas cassete.
Os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagens dinmicas ou em movimento (sem som). Exemplo:
filmes de cinema mudo.
Os documentos audiovisuais so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com som). Exemplo:
filmes em VHS. Notem que a diferena entre estes e os filmogrficos sutil,
sendo apenas a presena ou ausncia de som!
Os documentos informticos, eletrnicos ou digitais so aqueles
gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos
para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word,
filmes em formato DVD, etc.
Os documentos cartogrficos so aqueles que cuja informao
representa, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas,
perfis, etc.
Os documentos microgrficos so aqueles apresentados no suporte
microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da
microfilmagem em nossa ltima aula do curso.
Ateno: possvel, e j ocorreu antes, que a banca considere o gnero
cartogrfico como uma espcie de subgnero do iconogrfico, pois ambos
apresentam imagens estticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se
no tiver nada mais que torne o item falso, estar correto.
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(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas
fazem parte do gnero documental cartogrfico.
Resoluo
O item est correto. Todos os itens listados acima so exemplos de
documentos do gnero cartogrfico, conforme acabamos de estudar.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos
de documentos do gnero microgrfico.
Resoluo
O item est correto. Todos os exemplos listados so pertencentes ao
gnero microgrfico, pois so resultados do processo de reproduo em
microformas. Trataremos dos detalhes em nossa ltima aula.
Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so
classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de
acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento
foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes
de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das
partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma
espcie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos
a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel.
Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa ideia
pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos:
Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)
Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)
Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)
(TRE-MS/2007 Cespe/UnB) A tipologia documental a juno da
espcie documental com o suporte material.
Resoluo
O item est incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, a
juno da espcie (aspecto formal) com a funo do documento, e no com o
seu suporte.
muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e
forma.
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O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro,
caderno, folheto, cartaz, etc.
A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de
produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.
Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos
(ou ordinrios) ou sigilosos.
Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no
prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no
possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no
causa nenhum tipo de problema ou constrangimento administrao ou a
terceiros.
Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que s
podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de
segurana especiais para sua custdia e divulgao.
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso
Informao (Lei Federal n 12.527/11), que foi entrou em vigor h poucos
meses; e o Decreto Federal n 7.724/12, que a regulamenta. As normas
citadas atribuem graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o
documento dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificao:

Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02 (revogado)

Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11

Ateno: O Decreto 4.553/02 foi revogado pelo Decreto 7.724/12, que


regulamenta a Lei 12.527/11. Esta Lei ainda no apareceu entre os contedos
pedidos para a nossa prova, mas considerando a importncia do assunto de
que ela trata, alm do fato de ser recente, existe grande possibilidade de estas
normas serem pedidas em provas, no s de Arquivologia como de
Atualidades, Conhecimentos Gerais, Direito ou mesmo na Discursiva.
Outra considerao que esta Lei no prev explicitamente a
possibilidade de prorrogao dos prazos, como o Decreto 4.553/02 previa; e
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sim apenas sua reduo. Alm disso, foi retirado grau de sigilo confidencial,
no se aplicando mais este termo aos documentos brasileiros.
Os documentos sigilosos, conforme j dito, somente pode ser consultado
pelo seu destinatrio, ou por pessoa legalmente autorizada.
Ateno: Quando um documento, que pertena a um conjunto, dossi
ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto ser
classificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que no tenha informaes desse
carter.
Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto forem
classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto ser classificado
com o grau de sigilo mais alto atribudo aos documentos sigilosos deste
conjunto.
(STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo de
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao
documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o
acesso a esse conjunto.
Resoluo
O item est incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto so
classificados como sigilosos, todo o conjunto ser classificado com o grau de
sigilo mais alto atribudo aos seus documentos, de forma a restringir o acesso
a esse conjunto.
Princpios Arquivsticos
A Arquivologia enquanto cincia possui princpios que devem orientar
seus trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculo
XIX e constituem a prpria base da Arquivstica Moderna.
Em poucas palavras, princpios so os mandamentos bsicos e
fundamentais nos quais se alicera uma cincia. So as diretrizes que orientam
uma cincia e do subsdios aplicao das suas normas. Vamos a eles:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o
mais importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e
arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua
individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem
diversa. Como j aprendemos nesta aula, os documentos de arquivo so
complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo
deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor, razo pela qual
no deve ser alterado (ter documentos retirados ou acrescidos de forma
indevida, ou misturados com os de outras pessoas ou instituies). Ao
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conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo
arquivstico.
Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. A
organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes
internas e externas de seu produtor.
Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais e
funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser
mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.
Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de
arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu
carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por
uma atividade especfica e para atender a necessidade determinada; portanto,
mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero
nicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produo so
nicas.
Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm
derivado do Principio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devem
manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no
autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito
anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o
funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm muito
mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos
devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o seu
produtor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro.
Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos
so uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de
outros rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que a
cumulao de documentos se d de forma gradativa (com a aquisio dos
documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus
documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de
arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.
Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questes
polticas pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir o
domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero
produzidos seus efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definida
conforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo onde
foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais
prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio
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especfica ou uma nao. Como exceo, no se aplica este princpio a
documentos produzidos por acordos diplomticos ou por aes militares.
Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos
Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui um
verdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de
um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um
documento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia
para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo
que a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o
valor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros
campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a
pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse
valor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado
permanentemente.
Princpio da Reversibilidade: a ideia de que as atividades realizadas
nos arquivos podem ser revertidas, se necessrio. Significa dizer que nenhuma
ao realizada nos arquivos ou documentos definitiva. Claro que isso se trata
de uma ideia, pois algumas atividades no podem ser revertidas em funo da
lgica, como por exemplo, a eliminao de documentos; uma vez que se
destri um documento, impossvel recuper-lo. Outro caso seria o envio de
documentos; aqui o mximo que se pode fazer pedi-lo de volta, ou enviar
um segundo pedindo que se desconsidere o primeiro. Mas para nossa prova,
considerem que todas as atividades podem ser revertidas.
Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os
documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser
reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua
provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na
Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os
documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,
desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que
refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.
Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente aparecero
em provas, mas que podem confundir. So eles:
Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia Funcional: Este
princpio determina que os documentos devam ser transferidos de uma
autoridade a outra quando ocorrer mudanas polticas ou administrativas, para
garantir a continuidade administrativa. Tambm est em desuso.
Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma que os
documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com
jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem
levar em conta o lugar em que foram produzidos.
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Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio, contrrio ao
anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em servios de
arquivos do territrio no qual foram produzidos, com exceo daqueles
produzidos por operaes militares ou representaes diplomticas.
(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de
organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.
Resoluo
O item est incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princpio da
pertinncia no mais aplicado na prtica arquivstica atual; ele vai de
encontro a outros princpios e prpria razo de existir de um arquivo, que
refletir a identidade e atividades do seu produtor.
Para ilustrar melhor sua aplicao, vamos analisar um exemplo: vamos
supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministrio da
Sade e da ANS. De acordo com este princpio, os documentos desses dois
arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam
do mesmo assunto (pasta Sade do Governo Federal). Mas e se um usurio for
consultar, por exemplo, sobre a histria da ANS? Como faria, se os
documentos esto misturados e organizados de forma a no refletir essa
histria? No h a possibilidade de atender s necessidades de pesquisa dessa
forma... E se o arquivo no pode atender s necessidades de pesquisa, no h
por que ele existir.
Em segundo lugar, o princpio que determina a organizao dos
documentos o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos


em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so
identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.
Resoluo
O item est incorreto. O princpio do Respeito aos Fundos, por si s, no
garante a valorao de um documento. Para se determinar se um documento
possui ou no valor secundrio, isto , ser ou no eliminado, necessrio um
processo muito complexo, realizado por uma comisso determinada formada
especialmente para este fim: a Avaliao. Estudaremos este processo em
nossa prxima aula.

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Exerccios

01 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno do fundo de arquivo,


deve-se aplicar o princpio da naturalidade.
02 - (DPF/2009 Cespe/UnB) O documento de arquivo somente adquire
sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de
retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento.
03 - (DPF/2009 Cespe/UnB) O princpio de respeito aos fundos
fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o
que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os
elementos que guiam o arranjo dos documentos.
04 - (DPF/2009 Cespe/UnB) A instabilidade institucional, uma das
principais caractersticas da administrao pblica brasileira, geralmente
motivada pela fuso, separao, extino e criao de rgos pblicos, enseja
uma srie de problemas para a gesto dos arquivos desses rgos. Para lidar
com esses problemas, o princpio da pertinncia o conceito adequado.
05 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Um dos critrios para que uma instituio
pblica ou privada constitua um fundo de arquivo possuir atribuies precisas
e estveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.
06 - (DPF/2009 Cespe/UnB) O tamanho do acervo documental e a sua
complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou
privada um fundo fechado ou aberto.
07 - (DPF/2009 Cespe/UnB) As informaes contidas nos documentos
de arquivo so produzidas no ambiente interno da organizao ou so
recebidas do ambiente externo e tm uma relao direta ou indireta com a
misso dessa organizao.
08 - (DPF/2009 Cespe/UnB) A teoria dos valores de documentos,
concebida por Schellenberg, apesar da sua importncia para a avaliao de
documentos, no permite definir se o documento da fase corrente, da
intermediria ou da permanente.
09 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ou
recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo,
legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa
instituio, so tambm considerados de valor secundrio.
10 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Ofcios, memorandos, cartas, telegramas
e e-mails so tipologias documentais.

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11 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Documentos iconogrficos so aqueles em
formatos
e
dimenses
variveis,
com
representaes
geogrficas,
arquitetnicas ou de engenharia.
12 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Uma base de dados desenvolvida em uma
instituio pblica com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de
suas funes deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio.
13 - (DPF/2012 Cespe/UnB) O arquivo do Departamento de Polcia
Federal compe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de
interesse dos servidores desse rgo.
14 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A proteo dos documentos de arquivo
em relao a qualquer adio, supresso, modificao, utilizao ou ocultao
ao importante para garantir a autenticidade do documento de arquivo.
15 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Atualmente, no contexto da evoluo da
disciplina arquivstica, o termo informao arquivstica substitui o termo
documento arquivstico.
16 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica
na relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividades
do sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica.
17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando
os documentos so mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o
princpio arquivstico da ordem original.
18 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando h necessidade de se
reclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua
provenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio da
pertinncia.
19 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo so
resultado de uma ao humana, frutos da criao artstica, e testemunham
uma poca ou atividade.
20 - (STM/2011 Cespe/UnB) Informaes orgnicas registradas,
produzidas durante o exerccio das funes de um rgo ou instituio, so
objetos de trabalho dos arquivos e dos estudos da arquivologia.

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Gabarito Comentado

Item

Resposta

01

Errado

02

Certo

03

Certo

04

Errado

05

Certo

06

Errado

07

Certo

08

Errado

09

Errado

10

Errado

11

Errado

12

Certo

13

Errado

14

Certo

15

Errado

16

Certo

17

Errado

18

Certo

19

Errado

20

Certo

Comentrio
O fundo de arquivo o conjunto de documentos produzidos por uma entidade, sendo
pessoa ou instituio. Como o requisito que os documentos pertenam a uma mesma
entidade, o princpio a ser aplicado o da Provenincia.
O documento de arquivo uma pea de quebra-cabea, devendo ser considerado em seu
conjunto para sentido completo. Alm disso, esse conjunto deve estar organizado de forma
a refletir a estrutura, as relaes e o funcionamento do seu produtor.
Como a Organicidade derivada da Provenincia, ela deve orientar a guarda dos arquivos
permanentes, especialmente se esse arquivo abrigar mais de um fundo, ou documentos
que pertencem a mais de uma instituio: no se deve permitir uma mistura entre eles.
A Pertinncia no adequada para solucionar este problema, pois causa outro, que a
mescla (mistura) de documentos que pertencem a entidades diferentes. Para este problema
o ideal que os documentos sejam organizados pela funo, pois estas no mudam.
Para que o arquivo exista, deve existir antes uma entidade que realize atividades. E para
que a entidade exista necessrio um documento oficial de criao, que justifique e
estabelea diretrizes para sua atuao.
O que vai definir se o fundo aberto ou fechado o fato de a entidade estar ou no em
atividade, e no o tamanho do seu acervo. Enquanto uma entidade est em pleno
funcionamento, seu fundo ser aberto; quando ela encerrar, o fundo ser fechado.
Os documentos de arquivo tanto podem ser produzidos como consequncia de atividades,
como podem ser recebidos pela instituio. E sempre tero relao com sua misso, direta
ou indireta. Caso contrrio, no ser documento de arquivo.
A teoria dos valores documentais afirma que os documentos que tenham valor primrio
esto nos arquivos correntes e intermedirios; e os que tenham valor secundrio, no
arquivo permanente. Portanto ela suficiente para determinar a fase de arquivo.
Os documentos da fase intermediria possuem valor primrio, que o administrativo, legal,
fiscal, etc. O valor secundrio diz respeito importncia do documento para a Cultura,
Histria, Pesquisa Cientfica ou outra rea diferente da administrao que o produziu.
A tipologia documental trata-se da espcie (aspecto formal) acrescida de uma funo. Os
itens mencionados trazem a espcie documental, mas no acrescentam nenhuma funo a
elas. Ento so apenas espcies documentais.
Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao como imagens
estticas, como fotografias, negativos, gravuras, etc. Os documentos que representam a
realidade de forma reduzida so os cartogrficos.
No importa o suporte, forma, formato, gnero, espcie ou tipo do documento: se ele
produto direto da realizao de alguma atividade da entidade, ento ser documento que
pertence a seus arquivos.
Os documentos de arquivo so acumulados natural, orgnica e progressivamente, na
medida em que a instituio desenvolve suas atividades. Ao contrrio dos documentos de
outros rgos de documentao, que so adquiridos por permuta, doao ou compra.
a aplicao da Integridade Arquivstica. Os documentos e os conjuntos de documentos
no podem sofrer qualquer alterao indevida ou no autorizada, para no comprometer a
sua autenticidade ou o sentido das informaes.
A informao arquivstica aquela produzida por uma entidade quando realiza suas
atividades. Ela no substitui o documento, pois este necessita do suporte par dar
integridade ao documento.
A Organicidade de um conjunto de documentos deve mostrar de forma clara todas as
atividades, funcionamento e estrutura da entidade produtora. Essa caracterstica
importante para mostrar sua identidade, memria e histria.
Quando os documentos so mantidos no local em que foram acumulados, aplica-se o
princpio da Territorialidade. Isso importante por que esses documentos tambm
informam sobre o contexto do local onde se situa o produtor.
A Pertinncia considera a organizao dos documentos considerando apenas o tema ou o
assunto de que eles tratam. Este princpio est em desuso pela disciplina, por ir de
encontro Provenincia, e atualmente s serve mesmo para aparecer em provas!
Os documentos de arquivo podem ser resultados da ao humana, uma vez que pessoas
tambm realizam atividades administrativas. Mas no podem ser resultado da criao
artstica, pois esta no uma atividade administrativa.
Informaes orgnicas (de organizao) registradas e produzidas durante o exerccio de
suas atividades tpicas nada mais so do que os documentos de arquivo; e tanto esses
documentos quanto os arquivos e suas tcnicas so objeto de estudo da Arquivologia.

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Bom, paramos aqui por enquanto. Espero que j tenham percebido a
grande importncia desta disciplina para sua aprovao, alm de terem
aprendido tudo o que estudamos.
Percebam que nosso curso foi drasticamente reformulado, com uma
mudana significativa na estrutura das aulas. Para nossa surpresa, o edital foi
publicado antes do esperado, e trazendo muitas novidades nos contedos de
algumas disciplinas. Alm de tudo, trouxe um intervalo de tempo bem menor
do que a mdia entre a data da publicao e a de aplicao da prova.
Mas nem tudo notcia ruim. Com o edital publicado, j temos tambm a
definio da banca (Cespe/UnB), e tambm dos contedos. Ento podemos
nos orientar com muito mais segurana em nossos estudos, e nos preparar
melhor! E para no perdermos mais tempo, j entramos efetivamente no
estudo do contedo por esta aula demonstrativa!
Mais uma vez lembro a todos que nosso curso ser totalmente aberto
suas sugestes e crticas para adequ-lo ao mximo possvel s suas
necessidades. Estou sempre disponvel para solucionar dvidas, e analisar e
discutir suas crticas e sugestes. Este curso feito para vocs, ento seja
feito por vocs!
Nossa equipe estar sua disposio para ajudar nessa empreitada,
colaborando sempre para ajuda-los a alcanar o seu to desejado cargo
pblico. Conte conosco, e continue lutando sempre! Estarei esperando suas
mensagens no frum e no e-mail: mayko@pontodosconcursos.com.br.
Forte abrao a todos, sejam muito bem vindos, e at nossa primeira
aula!

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Maro/2013

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Exerccios Resolvidos na Aula

(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos


de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito
privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de
fatos.
Item correto.
(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel
quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e
precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram.
Item correto.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo,
de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.
Item correto.
(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais uma
forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.
Item incorreto.
(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentos
que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque
aguardam sua destinao final.
Item incorreto.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos
intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primrio dos documentos.
Item correto.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente
constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
fsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.
Item incorreto.

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(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas
fazem parte do gnero documental cartogrfico.
Item correto.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos
de documentos do gnero microgrfico.
Item correto.
(TRE-MS/2007 Cespe/UnB) A tipologia documental a juno da
espcie documental com o suporte material.
Item incorreto.
(STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo de
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao
documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o
acesso a esse conjunto.
Item incorreto.
(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de
organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.
Item incorreto.
(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos
em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so
identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.
Item incorreto.

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