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SECRETRIO DE ESCOLA: FORMAO ACADMICA EM

SECRETARIADO EXECUTIVO PODE SER UM DIFERENCIAL?


Marisa Bladt Reckziegel1

RESUMO
Este artigo faz uma reflexo acerca do perfil do Secretrio de Escola e de como a
formao universitria na rea de Secretariado Executivo pode contribuir para a
realizao das atividades deste profissional. O estudo teve como base bibliografias
especficas da rea do secretariado e da administrao; as Diretrizes Curriculares
Nacionais para o curso de Secretariado Executivo, bem como Pareceres do Conselho
Estadual de Educao do Rio Grande do Sul que tratam das modalidades de formao e
treinamento dos profissionais que atuam em secretaria de escola. Para traar o perfil
atual do secretrio de escola e propor a insero do profissional com formao
universitria no ramo do ensino, foi aplicada uma pesquisa com 28 profissionais durante
a realizao do 12 Encontro Nacional de Secretrias da Rede Sinodal, ocorrido no ms
de julho de 2005.
Palavras-chave: Secretrio de Escola, Secretariado Executivo, Perfil dos profissionais,
Formao Acadmica

INTRODUO
Este texto pretende demonstrar que o conhecimento adquirido por um
profissional de Secretariado Executivo ao longo de seu curso universitrio permite a ele
organizar os servios de secretaria de escola, realizando todas as operaes destinadas
continuidade dos registros, arquivo, comunicao e expedio para apoiar o
desenvolvimento do processo escolar.
A atual legislao prev que cada escola tem autonomia para indicar seu
secretrio, no sendo necessria a solicitao de autorizao junto aos rgos
competentes para o exerccio da funo. Isto favorece o fato de se deslocar para a
secretaria aquele profissional que no se enquadrou em outra funo na escola. As

1 Marisa Bladt Reckziegel, acadmica do curso de Secretariado Executivo do Centro Universitrio


UNIVATES
(formanda do semestre B2005), atua como Secretria do Centro de Educao Profissional (CEP)
UNIVATES. Endereo eletrnico: marisa@univates.br

escolas funcionam como empresas prestadoras de servios e, como tal, devem aprimorar
cada vez mais suas atividades para se manterem atuantes no mercado.
A falta de possibilidade de formao especfica na rea, bem como a falta de
valorizao profissional faz com que muitos profissionais atuem de forma isolada,
exercendo suas atividades baseados em conhecimento emprico, ou seja, intuitivamente.
A falta de preparo faz com que, em muitas situaes, os profissionais esqueam
qual o seu verdadeiro papel na Escola. A secretaria um setor vital dentro da escola,
logo, os profissionais que nela atuam devem apresentar qualificao acadmica para o
bom desenvolvimento de suas atividades.
So analisadas as rotinas de trabalho na Secretaria de Escola com o intuito de
propor a insero do profissional formado em Secretariado Executivo nesse ambiente.
Este processo se faz atravs da identificao do perfil do Secretrio de Escola, da
construo de um paralelo de quais conhecimentos acadmicos so necessrios para o
desempenho da funo e da demonstrao da importncia da qualificao profissional
do Secretrio Executivo de nvel superior para atuar no somente no ramo empresarial.
Para confirmar as questes levantadas no estudo, foi realizada uma pesquisa com
perguntas abertas, entre profissionais atuantes em Secretaria de Escola. A pesquisa foi
aplicada no ms de julho de 2005, durante a realizao de um Encontro Nacional de
Secretrios das Escolas da Rede Sinodal2.
As questes propostas na pesquisa, e abordadas posteriormente no tpico sobre o
perfil atual do secretrio de escola, procuraram levantar dados quanto ao tempo de
atuao dos profissionais que atuam no meio; se estes profissionais realizaram algum
curso superior e em que rea, e se os mesmos realizaram curso de qualificao na rea
de Secretaria de Escola. Tambm se fez um questionamento acerca de quais
conhecimentos os profissionais julgavam essenciais para o desenvolvimento do seu
trabalho e quais as principais tarefas realizadas no seu dia-a-dia. Os dados da pesquisa
permitiram a identificao do atual perfil do Secretrio de Escola, que ser abordado no
decorrer do artigo.

2 A estrutura atual da Rede Sinodal de Educao constituda de trs nveis complementares: a Rede
Sinodal de Educao, que o grmio das escolas filiadas; o Conselho de Educao, que o organismo
com poderes consultivos e normativos para atuao conjunta; a Direo-Executiva, que a instncia que
administra o desenvolvimento do trabalho.
A Rede compe-se atualmente de 60 instituies em 6 estados brasileiros com principal concentrao no
Sul. So 42 instituies no Rio Grande do Sul, 10 em Santa Catarina, 5 no Paran e uma em cada um dos
estados: So Paulo, Rio de Janeiro e Mato Grosso, No pas so 36.000 alunos. (www.redesinodal.com.br)

1 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DE SECRETARIA EM


ESTABELECIMENTO DE ENSINO
A secretaria o rgo de apoio do processo tcnico-administrativo escolar. Ela
o primeiro local onde a clientela tem contato com o estabelecimento de ensino, sendo
que a primeira imagem de suma importncia para a conquista dos interessados em
matricular-se. Alm dos aspectos ligados ao bom atendimento clientela e ao
cumprimento das exigncias da legislao do sistema de ensino, essencial que o
ambiente esteja organizado.
A Secretaria, coordenada por um Secretrio, tem por finalidade bsica todo o
servio do expediente, escriturao, arquivo e controle da vida escolar do
estabelecimento. O Secretrio responsvel pela organizao, registro, guarda e
escriturao escolar, assegurando a verificao da identidade de cada aluno, a
regularidade e autenticidade de seus estudos.
Os servios educacionais no so exceo aos demais, no que se refere aos
direitos e aos deveres de quem presta o servio e de quem utiliza o mesmo, compondo
assim um contrato de prestao de servios onde o cliente aceita as condies
apresentadas e a instituio se compromete a prestar seus servios dentro dos padres
anunciados.

1.1 Atribuies do Secretrio Escolar


A funo do Secretrio de Escola de suma importncia para o bom
funcionamento do estabelecimento de ensino. Entre as atribuies do profissional, podese citar:
. conhecer e manter atualizada a legislao de ensino vigente;
. estabelecer normas operacionais da Secretaria;
. organizar e distribuir os diversos servios entre os seus auxiliares;
. manter sob sua responsabilidade o arquivo e o material de Secretaria;
. elaborar relatrios solicitados pelos rgos pblicos de educao (ex: Censo
Escolar);
. manter atualizada a escriturao dos documentos relativos vida escolar da
instituio, dos professores e vida escolar dos alunos;

. receber e atender os responsveis enviados ao estabelecimento pelos rgos


pblicos de educao (ex: visitas de peritos para autorizao de novos cursos);
. participar do planejamento pedaggico da Escola (elaborao do calendrio
escolar, orientaes de turmas e sua distribuio pelas instalaes fsicas da
Escola, atualizao de currculos, de acordo com a legislao educacional em
vigor);
. cumprir e fazer cumprir o regimento escolar;
. assinar os documentos da vida escolar, juntamente com o Diretor da Escola;
. lavrar as atas e subscrever atas e livros;
. organizar todos os elementos necessrios ao atendimento da clientela;
. treinar o pessoal encarregado pela recepo, protocolo e telefone;
. manter em dia o cadastro dos alunos, pais e responsveis;
. organizar eventos promovidos pela Escola (ex: formaturas, feiras cientficas).
A funo de Secretrio requer no s o conhecimento das atividades internas da
Secretaria Escolar e do funcionamento do estabelecimento de ensino como um todo,
como tambm estar sempre atualizado com o que ocorre fora dos limites da escola, em
todos os setores que, de um modo ou de outro, interferem no processo educacional, nas
atividades de administrao escolar e na prestao de servios educacionais
propriamente ditos.

2 FORMAO DO SECRETRIO EXECUTIVO3


A estrutura curricular dos Cursos de Secretariado Executivo prima pela
interdisciplinaridade, dando noes sobre Administrao, Lnguas, Informtica alm de
disciplinas especficas da rea de atuao do profissional.
Conforme as Diretrizes Curriculares Nacionais para o curso de Graduao em
Secretariado Executivo, o perfil desejado do formando :

[...] slida formao geral e humanstica, com capacidade de anlise,


interpretao e articulao de conceitos e realidades inerentes administrao
pblica e privada, aptos para o domnio em outros ramos do saber,
desenvolvendo postura reflexiva e crtica que fomente a capacidade de gerir e
administrar processos e pessoas, com observncia dos nveis graduais de
3As informaes relativas formao curricular, utilizadas neste artigo, esto embasadas na grade de
disciplinas do curso de Secretariado Executivo na UNIVATES

tomada de deciso, bem como capaz para atuar nos nveis de comportamento
microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional. (Resoluo
N 3, de 23 de junho de 2005 - Conselho Nacional de Educao)

O papel do Secretrio Executivo, na verdade, de um Assessor nas


organizaes. Ele exerce funes gerenciais e deve ter a capacidade de planejar e
organizar as atividades ligadas alta administrao da empresa em que atua.
imprescindvel que tenha um perfil empreendedor, ou seja, que tenha idias de solues
alternativas para os problemas que surgem no dia-a-dia do trabalho. essencial que ele
conhea bem a instituio em que atua, pois no se pode desenvolver um bom trabalho
sem saber quais so os objetivos e a poltica da nossa empresa. "Hoje a secretria est
presente na indstria, no comrcio, nas empresas prestadoras de servios, nos rgos
gerenciadores, enfim, em qualquer ramo de atividade humana." (GARCCIA, 2000, p.
14)
Devido posio estratgica que ocupa dentro da empresa, o Secretrio deve ser
um agente facilitador, demonstrando discrio e postura tica.
importante salientar que o Secretrio Executivo, assim como qualquer
profissional de outra rea, no domina todos os conhecimentos necessrios ao
desempenho de sua funo ao concluir um curso universitrio. necessrio atualizao
constante, seja atravs de leituras tcnicas ou de cursos de qualificao.
A bagagem de conhecimento adquirida ao longo de alguns anos de curso
superior permite que o profissional tenha plenas condies de atuar em qualquer tipo de
empresa, seja ela de pequeno, mdio ou grande porte, seja do ramo comercial, industrial
ou prestadora de servios.
Ao analisar de maneira minuciosa as matrizes curriculares de Cursos de
Secretariado Executivo, percebemos o quo importantes so todas as disciplinas para a
formao do profissional, bem como as possibilidades de novas oportunidades no
mercado de trabalho que esta formao poder representar. Esta viso de perspectivas
de futuro e oportunidades essencial para este profissional e para qualquer outro.
Num mundo globalizado, onde no existem mais fronteiras de nenhuma espcie,
essencial que os profissionais dominem conhecimentos de lngua estrangeira e das
novas tecnologias.
O domnio do Ingls, lngua universal, no mais diferencial em nenhum
currculo. Manuais de equipamentos, softwares, sites, em qualquer lugar nossa volta,

convivemos diariamente com informaes em idioma estrangeiro. O profissional de


secretariado, ao freqentar o curso universitrio, j tem a oportunidade de adquirir
conhecimentos diretamente voltados sua formao. Termos tcnicos utilizados em
negociaes internacionais e noes sobre a cultura so fortes aliados do profissional,
possibilitando que ele se comunique de maneira eficaz, atendendo s expectativas de
seus superiores e s necessidades das organizaes.
Enfocando ainda o aspecto dos idiomas estrangeiros, importante mencionar a
formao tambm na Lngua Espanhola. As relaes comerciais do Mercosul nos
deixaram ainda mais prximos dos "hermanos", nossos vizinhos. Profissionais que no
consideram importante os conhecimentos nesta lngua por julg-la, erroneamente, muito
similar ao portugus, esto cometendo um grave erro. Conhecimentos da Lngua
Espanhola podero abrir muitas portas ao profissional de Secretariado Executivo que
atuar em empresas que mantm transaes comerciais internacionais, assim como da
Lngua Inglesa.
Num primeiro momento, pode parecer difcil traar um paralelo entre os
conhecimentos de lnguas estrangeiras adquiridos por um profissional de Secretariado
Executivo com as necessidades de um Secretrio de Escola. No podemos esquecer,
porm, de que, neste mundo globalizado dos negcios, tambm se enquadra o ensino.
Diversas so as oportunidades de intercmbio para alunos brasileiros que queiram
estudar no exterior e vice-versa. Os estudantes que vm de fora nem sempre esto
preparados para se comunicar no nosso idioma e, cabe escola, acolh-los e permitir
que eles possam participar normalmente das atividades escolares. O Secretrio de
Escola tem um grande envolvimento neste processo, pois, muitas vezes, secretaria
que o intercambista recorre a fim de procurar orientaes. A secretaria tambm ser
responsvel por emitir documentao comprobatria dos estudos realizados no perodo
em que o estudante freqentou o estabelecimento de ensino neste pas.
No podemos nos ater apenas aos conhecimentos de lngua estrangeira. Mais
importante ainda ter o domnio de habilidades lingsticas na lngua portuguesa. Foise o tempo em que o Secretrio tomava ditado das correspondncias e demonstrava suas
habilidades apenas atravs da datilografia gil e impecvel. Hoje, o Secretrio redige as
correspondncias da empresa e pea chave na comunicao com clientes internos e
externos da organizao. "Para escrever uma carta, necessrio, antes de mais nada, que
se conhea o assunto a ser exposto. muito difcil, impossvel mesmo, escrever com
clareza sobre aquilo que se conhece apenas confusamente". (KASPARY, 2000, p. 118).

Da a importncia do Secretrio se manter permanentemente atualizado sobre o que est


acontecendo dentro e fora dos muros da empresa.
Segundo Kaspary (2000, p.16), a correspondncia empresarial deve apresentar
qualidades como clareza, conciso, preciso, coeso e naturalidade. "Ao escrevermos
qualquer documento da correspondncia empresarial, principalmente uma carta, sempre
temos em mente um objetivo: a resposta favorvel do receptor, do destinatrio, em
termos de reaes ou atitudes." (KASPARY, 2000, p. 25)
Temos que lembrar que a comunicao bem sucedida no depende apenas do
domnio das tcnicas de redao oficial. A comunicao se d, na maioria das vezes, de
forma oral, seja por intermdio do telefone ou mesmo presencialmente. Quando
atendemos um cliente externo, ou mesmo interno, devemos faz-lo de forma corts e
lembrando de "[...]manter sempre um sorriso simptico". (AZEVEDO, 2004, p. 169).
Ao longo do curso de Secretariado Executivo, o acadmico tem a oportunidade
de praticar a expresso oral e conhecer tcnicas de desinibio, dico, argumentao e
postura que permitiro que ele crie habilidade e desenvoltura para influenciar
positivamente a comunicao. Domnio de tcnicas de persuaso essencial para que o
profissional consiga convencer e encantar o cliente.
O Secretrio de Escola exerce um papel similar ao Secretrio Executivo, pois
ele quem primeiro recebe o aluno que deseja freqentar determinada instituio. Cabe a
ele acolher este aluno e orient-lo sobre o funcionamento da escola. O secretrio
tambm utiliza a comunicao escrita no dia-a-dia, seja atravs de correspondncias,
atas ou relatrios diversos. Ele tambm responsvel pela emisso de dados, sobre o
educandrio, que so enviados para os rgos pblicos e, principalmente, pela
escriturao dos documentos relativos vida escolar, que devem ser precisos e
completos.
Outra rea fascinante na formao do Secretrio Executivo est relacionada s
disciplinas de Psicologia e Recursos Humanos. Nesta rea, o acadmico estuda a
fundamentao psicolgica que permite seu auto-conhecimento e o heteroconhecimento
para a compreenso da dinmica das relaes humanas. So trabalhados processos de
motivao, liderana e comunicao no trabalho.
Talvez esta seja uma das reas mais ricas e importantes do secretariado. A boa
comunicao palavra-chave dentro das organizaes e deve ser incentivada pelo
executivo. "A melhor alternativa criar um ambiente de cooperao e com fluxo de

comunicao aberto e flexvel, pois grande parte dos conflitos gerada por falhas de
comunicao". (ALONSO, 2002, p. 24)
O Secretrio Executivo no pode ter a pretenso de achar que poder resolver
todos os problemas do escritrio sozinho. fundamental que o indivduo saiba e
consiga trabalhar em equipe.

Sabemos que podem ser somados os componentes dos indivduos em


grupos, e que o resultado ser, certamente, maior que a soma total de cada
indivduo, as decises sero mais acertadas, a criatividade para se obter
solues maior e h maior aceitao dos demais quando ela tomada por
um grupo. (KRUGLIANSKAS, 2003, p. 8)

O Secretrio deve ter bem presente que "[...]a aprendizagem em grupo comea
com o dilogo[...]" (KRUGLIANSKAS, 2003, p. 10). Nas selees de pessoal, os
avaliadores esto atentos para recrutar profissionais que tenham a habilidade de
trabalhar em equipe, pois "Muito do conhecimento que sua empresa necessita pode
brotar apenas da intensidade de interao dos seus trabalhadores." (KRUGLIANSKAS,
2003, p. 9).
Um bom secretrio deve ser um lder dentro do seu grupo de trabalho e deve ter
a capacidade de relacionar-se bem com todos. Este lder deve estar motivado para
conseguir motivar seus colegas. Uma pessoa desanimada e que no goste do que faz no
conseguir influenciar positivamente sua equipe. "[...]liderar significa dirigir pessoas
levando-as a realizar o que deve ser feito, influenciar e manter a equipe produtiva e
motivada na obteno dos objetivos propostos." (AZEVEDO, 2004, p. 153).
O fluxo de trabalho depende da forma como o Secretrio trabalha com os outros
para que estes trabalhem com e por ele. "[...]para que uma equipe possa trabalhar em
parceria fundamental que haja o respeito, a valorizao do conhecimento do outro, a
empatia e, principalmente, a tolerncia." (ALONSO, 2002, p.22)
O Secretrio de Escola exerce uma funo estratgica dentro do estabelecimento
de ensino. Ele a ponte de contato entre direo e alunos, direo e corpo docente,
pblico externo e instituio de ensino. Logo, deve estar preparado para lidar com estes
diferentes tipos de clientes. Ele deve ter habilidade no trato com pessoas, assim como
com papis. O Secretrio de Escola tambm no trabalha sozinho. Ele precisa contar
com colaboradores que estejam motivados a realizar as rotinas do dia-a-dia que muitas
vezes podero se tornar montonas devido repetitividade.

Entre as disciplinas da rea da administrao abordadas durante o curso,


podemos citar as Tcnicas de Administrao, Planejamento Organizacional e
Organizao e Mtodos. Todas elas contribuem decisivamente na formao do
Secretariado Executivo, pois, em certos momentos, o secretrio pode ter que substituir
seu superior e, para que ele tenha condies de faz-lo com competncia, necessrio
que conhea os projetos e os processos da empresa.

muito importante que o Assessor/Secretrio Executivo entenda todo o


processo no qual trabalha e participe ativamente dele, pois haver situaes
que ele e/ou sua equipe tero que substituir o executivo de nvel hierrquico
maior e, conseqentemente, liderar situaes e tomar as decises por ele.
(ALONSO, 2002, p. 23)

A relao de trabalho entre executivo e secretrio deve ser de parceria.


O profissional de Secretariado Executivo/Assessor Executivo pode trabalhar
como Gestor, Empreendedor, Consultor, entre muitas outras funes, pois ele
gerencia projetos, trabalha em busca do cumprimento das metas, participa do
planejamento estratgico e, ainda, facilita a atuao dos dirigentes das
organizaes, auxiliando-os na busca de solues para problemas complexos.
(ALONSO, 2002, p. 19)

Segundo Azevedo (2004), o secretrio deve ter conhecimento sobre os


elementos bsicos do processo administrativo que so: prever, organizar, comandar,
coordenar e controlar. O planejamento normalmente considerado como a funo
principal e poder envolver atividades de longo, mdio ou curto prazo, que so,
respectivamente, o planejamento estratgico, ttico e operacional. Planejar programar
o tempo e classificar as tarefas por ordem de importncia. O secretrio deve se
preocupar em definir prioridades, preocupar-se com o que deve ser feito, quando, como
e por que fazer.
"Administrar o tempo de forma adequada requer um planejamento antecipado
das tarefas a serem realizadas. Este planejamento prvio implica decidir exatamente o
que deve ser feito e o que no deve ser feito." (GARCIA, 2000, p. 39). Administrar bem
o tempo tambm significa aprender a dizer no quando necessrio. No adianta tentar
bancar a super secretria que se disponibiliza a fazer tudo e que no consegue fazer
nada bem feito ou dentro dos prazos estipulados.

Cabe ao secretrio, tambm, distribuir as atividades a serem executadas entre o


grupo de colegas, levando em considerao as aptides de seus colaboradores. "Ao
delegar defina claramente o que pretende e o resultado esperado." (AZEVEDO, 2004, p.
161). Ao delegar tarefas e responsabilidades, o secretrio deve dar o suporte necessrio
ao subordinado, acompanhando o andamento da atividade, orientando e dando um
feedback ao trmino desta.
O Secretrio de Escola tambm deve ter este perfil empreendedor e negociador.
Ele precisa ouvir seus clientes (direo, corpo docente e corpo discente) e saber
identificar suas necessidades. Ele precisa planejar as atividades do dia-a-dia e saber
estabelecer prioridades. O secretrio tem uma viso do todo da escola, uma vez que se
envolve no planejamento de quase todas as atividades a serem realizadas pelo
estabelecimento de ensino, como j foi mencionado no incio deste artigo. Ele tambm
delega tarefas e precisa acompanh-las, tendo em vista seu conhecimento sobre a
legislao de ensino. Em algumas escolas, o secretrio ainda necessita conhecimentos
sobre finanas, pois executa a funo de tesoureiro.
Outro tpico ligado administrao, mas que ser abordado parte, a
disciplina de Fundamentos de Marketing. A palavra marketing est em alta nos ltimos
tempos, como outras expresses em ingls, o que parece dar mais peso e credibilidade
ao assunto em questo. Fazer o marketing nada mais do que saber vender o produto ou
servio, fazendo propaganda a seu respeito, enaltecendo os pontos fortes. Ns fazemos
marketing o tempo todo. Quando procuramos emprego estamos fazendo propaganda
sobre nossas habilidades e quando trabalhamos numa instituio, seja ela do ramo
comercial, industrial ou da prestao de servios, tambm estamos vendendo algo,
sendo que, para tal, necessrio uma boa propaganda. Vivemos num perodo onde os
produtos que esto nossa disposio so muito similares. Uma campanha publicitria
atrativa far com que os consumidores adquiram determinados produtos ou servios
independentemente do preo, desde que estejam convencidos de sua qualidade.
Na maioria das vezes, o Secretrio Executivo assessora diretamente a direo da
empresa, no estando diretamente ligado rea comercial da organizao. Mesmo
assim, exerce um papel importante na venda da imagem da instituio em que atua.
Como ele trabalha ligado alta administrao da empresa, mantm contatos dirios com
representantes de outras empresas que tm interesse em manter negcios ou parcerias
com a sua organizao. Se ele no transmitir uma imagem de satisfao com relao
empresa em que atua, certamente poder comprometer alguma negociao. Se o

secretrio estiver insatisfeito com algum aspecto de sua relao com o empregador, no
poder transmitir esta insatisfao ao cliente, sob pena de causar uma m impresso
nele. Questes da empresa devem ser resolvidas internamente, sem que transparea
nada a terceiros.
O Secretrio de Escola tambm tem um papel importante no marketing do
estabelecimento de ensino, assim como todos os funcionrios da instituio. O bom
atendimento a ferramenta da qual dispe o secretrio. Ele deve acolher bem os alunos
e seus familiares e estar munido de todas as informaes possveis sobre o educandrio.
A falta de informaes pode dar impresso de descaso, e um aluno mal atendido pode
representar um cliente perdido.
A rea da informtica merece ateno especial no Currculo dos Cursos de
Secretariado, no somente possibilitando o aprendizado de noes gerais, mas sim
enfocando a viso administrativa. A disciplina de Sistemas de Informaes Gerenciais
um bom exemplo disto, pois aborda, entre outros tpicos, sistemas de apoio deciso.
No adianta a empresa ter apenas dados, ela precisa de informaes completas que
permitam a correta tomada de decises. O secretrio deve estar inteirado sobre os
sistemas utilizados pela empresa, bem como sobre as novas tecnologias disponveis no
mercado,

para

poder

desempenhar seu

papel

eficazmente.

"[...]o

Assessor

Executivo/Secretrio deve estar preparado para realizar tarefas, inclusive, virtuais e,


muitas vezes, ficar disponvel vinte e quatro horas por dia, por meio de um celular."
(ALONSO, 2002, p. 22)
Quando se fala que necessrio ao profissional buscar atualizao constante,
isto inclui, necessariamente, a rea da informtica. "A profisso to importante que
mesmo com as constantes mecanizaes dos escritrios, a secretria sempre estar
presente, manipulando essas novas automaes." (GARCIA, 2000, p. 15).
Na secretaria de escola a informtica tambm est presente. Mesmo as escolas
pblicas possuem softwares que possibilitam a confeco de documentos diversos. Se o
secretrio no tiver conhecimentos na rea da informtica, certamente no conseguir
utilizar todos os recursos disponveis. Sabe-se que a assistncia tcnica tem custos
elevados, logo, os profissionais tm a necessidade de "mexer" e tentar descobrir tudo o
que o software pode oferecer. Sem conhecimentos, isto impossvel.
Bem, at agora abordamos reas mais amplas, que profissionais de outros ramos
tambm necessitam dominar. Os prximos tpicos dizem respeito a conhecimentos da
rea do secretariado.

O primeiro a ser enfocado Cerimonial, Protocolo e Etiqueta. A etiqueta diz


respeito a muita coisa: o jeito mais adequado de se vestir em cada ocasio; a maneira
correta de lidar com diferentes pessoas em diferentes situaes; o que se pode falar e o
que no se deve dizer. O Secretrio Executivo deve ser um profissional discreto. O seu
jeito de ser e de se vestir no pode chamar mais a ateno do seu superior do que as suas
habilidades profissionais. Alm de utilizar esses conhecimentos no dia-a-dia, o
secretrio tambm poder dar dicas sobre etiqueta e postura a seus colegas e, em alguns
casos, at ao seu executivo.
Os conhecimentos de cerimonial e protocolo so utilizados no cotidiano do
profissional de secretariado. As empresas participam de eventos diversos e promovem
outros tantos. O Secretrio Executivo est capacitado a organizar eventos, desde a sua
programao at a sua execuo. Alm de dar todo o suporte no pr e no ps evento, o
secretrio tem condies de conduzir os trabalhos, sem a necessidade de se contratar um
profissional da rea de relaes pblicas para faz-lo. Em grandes empresas, comum a
contratao de equipes especializadas para a organizao de eventos de grande porte,
porm, em empresas menores, esta tarefa acaba recaindo sobre o secretrio.
Nos estabelecimentos de ensino a realidade no muito diferente. As escolas
promovem eventos internos e externos e contam com o apoio da secretaria para a
realizao dos mesmos. Envio de convites, contatos telefnicos, cartas de
agradecimento, tudo passa pelas mos da equipe da secretaria. A realizao do
cerimonial, em solenidades de formatura por exemplo, tambm fica a cargo do
Secretrio de Escola.
A prxima rea a ser abordada Documentao e Arquivstica. "Arquivo o
conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores para efeitos futuros." (SOUZA, 1950 apud PAES, 2002). Todas as
instituies produzem, diariamente, inmeros documentos em papel ou meio eletrnico.
H profissionais habilitados a lidar exclusivamente com o trato documental, porm
sabe-se que s as empresas de maior porte que utilizam seus servios. A maioria das
empresas recorre aos servios do secretrio para organizar seus arquivos. Como no
Currculo do Curso de Secretariado Executivo est prevista a disciplina de
Documentao e Arquivstica, o acadmico tem contato com diferentes tipos de
documentos e com as rotinas de arquivamento. Apesar de no ter um aprofundamento
to intenso na rea quanto um arquivista, o secretrio exerce papel importante no

controle da produo documental e na correta destinao dos documentos. O


conhecimento das diferentes fases pelas quais os documentos podem passar permite ao
secretrio classific-los adequadamente, no deixando em seus arquivos correntes
documentos que no so consultados freqentemente, nem tampouco que se eliminem
documentos com valor histrico. importante, tambm, controlar o volume da
produo de documentos, pois isto facilita sua destinao posterior.
O Secretrio de Escola tambm deve ter um cuidado especial com a
documentao do estabelecimento em que atua. A qualquer momento, o secretrio deve
poder resgatar um histrico da vida escolar de qualquer aluno que freqentou a escola
em qualquer perodo de tempo. Mesmo aps a extino de um estabelecimento de
ensino, todos os documentos da escola podem ser acessados atravs das Coordenadorias
Regionais de Educao. Sendo assim, o secretrio deve ter muito cuidado com seu
arquivo, respeitando certos padres e mtodos de arquivamento. Um documento mal
arquivado acaba se tornando um documento perdido.
Uma das ltimas reas a ser enfocada, porm no menos importante que as
demais, o Assessoramento Executivo.

O mercado atual busca profissionais com competncia para:


Assessoramento - capacidade para atuar junto aos centros de deciso.
Gesto - com conhecimento das funes gerenciais.
Empreendedorismo - capacidade reflexiva e criativa, promovendo prticas
inovadoras. (AZEVEDO, 2004, p. 146)

Nesta disciplina, os acadmicos tm uma viso geral sobre a profisso,


apoiando-se na lei que a regulamenta - 7.377/85 e 9261/96 - e no Cdigo de tica. "A
secretria tem acesso a informaes confidenciais da empresa, sendo assim sofre
presso por parte dos colegas para falar sobre o que sabe." (GARCIA, 2000, p.23).
Tambm so abordados assuntos sobre gesto secretarial: agenda - organizao e
controle; follow-up - acompanhamento e resoluo de pendncias; administrao do
tempo; atendimento de pessoal e telefonemas; participao de reunies; organizao de
viagens; enfim, tudo o que envolve a organizao do ambiente de trabalho.
A profisso est em ascenso e oportuniza boas colocaes no mercado de
trabalho, porm o profissional deve ser qualificado e estar preparado para crescer dentro
da empresa. Um profissional que no respeita o cdigo de tica, que no se recicla

constantemente e que no seja pr-ativo, no conseguir conquistar seu espao.


Segundo Alonso (2002, p.18), as empresas querem profissionais capacitados a tomar
decises e que sejam pagos para pensar e no apenas executar tarefas.
O Secretrio de Escola tambm deve respeitar princpios ticos em seu trabalho.
No poder adulterar ou omitir informaes com o intuito de favorecer ou prejudicar
algum. Como os cargos diretivos normalmente so ocupados por docentes, que nem
sempre tm o entendimento das rotinas do servio de secretaria, cabe ao secretrio
organizar a execuo do trabalho no setor.
Depois de todo este apanhado em relao formao acadmica do Secretrio
Executivo e sua relao com o trabalho do Secretrio de Escola, o momento de
abordar outro tema: a Gesto do Conhecimento ou do "Capital Intelectual". O Capital
Intelectual um dos bens mais valiosos de que a empresa dispe. Ele no se apresenta
em meio fsico, mas sim, o conjunto de informaes que est na cabea dos
colaboradores e que deve ser compartilhado, sempre que possvel, coletivamente.
Valorizar o Capital Intelectual valorizar os indivduos que contribuem com idias para
o crescimento da empresa, valorizar suas competncias e habilidades pessoais, seus
conhecimentos e suas habilidades de relacionamento. O Capital Intelectual tambm diz
respeito capacidade de inovao e soluo de problemas dos indivduos.
Atualmente as empresas se assemelham muito em termos de equipamentos e
produtos finais disponveis no mercado, logo, h necessidade de investimento em outro
fator que seja um diferencial entre as organizaes. Este diferencial so as pessoas que
trabalham na empresa. Cada indivduo tem conhecimentos e experincias que podem e
devem ser compartilhadas com seus pares. Esta troca de experincias permite ao grupo
tornar-se mais criativo e, conseqentemente, inovador.
As pessoas que trabalham h certo tempo na organizao acompanharam uma
trajetria de evoluo e adquiriram um conhecimento ao longo do tempo que lhes
permite opinar, com conhecimento de causa, sobre quais rumos so mais adequados
tomar. Pessoas recm formadas, ou que chegaram h pouco tempo, nem sempre
conseguem apresentar alternativas que aumentem a lucratividade da empresa,
justamente por no conhecerem sua histria. O ideal ter uma mistura de ambos, pois
somente pessoas com muito tempo de empresa podem acabar desmotivadas, justamente
por no terem contato com o que acontece de novo no mercado.
Algumas empresas, no intuito de reduzir custos, excluem pessoas com um certo
tempo de carreira na organizao. Esta pode no ser a melhor alternativa, pois, com

estas pessoas, pode se ir o conhecimento da empresa e, em alguns casos, sua chance de


competir com a concorrncia. As empresas devem mudar seu enfoque e criar
mecanismos para estimular a permanncia do Capital Intelectual na empresa. Alm
disso, necessrio possibilitar meios para que este conhecimento possa se difundir entre
os colaboradores. No adianta nada ficar concentrado apenas nas mos (ou nas mentes)
de uns poucos.
Segundo Kruglianskas (2003, p. XVI-Introduo), as empresas precisam atrair e
manter pessoas com certas habilidades e comportamentos para aumentar os estoques e
os fluxos de conhecimento da empresa. As pessoas devem ser tratadas com respeito e
tambm devem ter reconhecimento financeiro pelo seu trabalho.
O secretrio, pela funo que exerce, um profissional com grande valor
intelectual na empresa. Depois do executivo, muitas vezes o secretrio quem melhor
conhece os objetivos da organizao e quais os melhores meios de atingir as metas
desejadas, justamente por trabalhar to prximo a ele. Sabe-se, no entanto, que nem
todas as empresas do total abertura de informaes e mesmo liberdade de ao aos seus
secretrios. O profissional de secretariado deve se dar valor e fazer jus funo que
exerce para conquistar a confiana do seu chefe em seu potencial. Assim se tornar um
"bem" indispensvel para a empresa e que poder contribuir significativamente para o
seu crescimento.

3 O PERFIL ATUAL DO SECRETRIO DE ESCOLA


A pesquisa de campo revelou dados interessantes sobre o perfil dos Secretrios
de Escola, que sero abordados a seguir, de maneira sucinta. Se quisssemos transcrever
a anlise do material na ntegra, certamente teramos contedo para mais um artigo.
Muitos profissionais exercem a funo h bastante tempo, inclusive algumas
pessoas continuam atuando aps a aposentadoria, o que demonstra a importncia do
Capital Intelectual dentro das instituies. Como so raros os cursos de formao ou
qualificao, torna-se interessante manter as pessoas que detm o conhecimento como
uma garantia de que o trabalho ser executado de forma correta. Por outro lado,
percebe-se que h um incremento significativo de pessoas que esto ingressando na rea
- vinte e cinco por cento das pessoas que responderam a pesquisa esto atuando h

menos de cinco anos em secretaria de escola. Esta oportunidade que est se abrindo
para novos profissionais ingressarem neste nicho de mercado poderia ser explorada por
profissionais com formao acadmica em Secretariado Executivo, por exemplo, tendo
em vista que muitos dos conhecimentos adquiridos ao longo da formao so
diretamente aplicveis na funo de Secretrio de Escola, conforme abordagem
realizada no tpico anterior que trata sobre a Formao do Secretrio Executivo.
Mais de 50% dos profissionais atuantes no cursaram ensino superior.
Percentual superior a 60% dos entrevistados nunca realizou nenhuma espcie de
curso de formao ou qualificao como Secretrio de Escola. Este pode ser um dado
preocupante, pois nos permite interpretar que estas pessoas realizam suas tarefas
embasadas em informaes que outros profissionais com mais tempo de servio na
instituio lhes passaram, ou na sua interpretao pessoal da legislao de ensino. Isto
no quer dizer que estas pessoas estejam fazendo seu trabalho de maneira incorreta,
porm retrata um despreparo dos profissionais atuantes em secretaria de escola, no que
se refere formao em ensino superior.
Os profissionais que fizeram algum curso de atualizao no o realizaram
recentemente. A legislao muda constantemente, sendo assim, tambm necessria
uma atualizao constante. Assuntos abordados h alguns anos atrs atendiam s
necessidades da poca e no mais s de hoje. O fato de a legislao no prever
obrigatoriedade de formao especfica d uma margem muito grande aos profissionais
para se acomodarem. Esta acomodao no significa que a pessoa no quer
simplesmente buscar a informao, mas que as oportunidades de formao nem sempre
esto disponveis e acessveis aos interessados.
A pesquisa tambm buscou a informao sobre quais conhecimentos os
profissionais julgavam essenciais para o desempenho da funo de Secretrio de Escola,
e os itens mais apontados foram:
Legislao de Ensino
Normas e regimento da escola
Informtica
Relaes humanas e atendimento
Escriturao, correspondncia e emisso de documentos em geral.
Podemos fazer, aqui, uma relao dos conhecimentos considerados essenciais
para o desenvolvimento do trabalho dos secretrios de escola citados na pesquisa com a
formao superior em Secretariado Executivo.

O conhecimento acerca de legislao de ensino no abordado no currculo do


Curso de Secretariado Executivo, porm disciplinas como Instituies de Direito, por
exemplo, possibilitam contato com terminologias legais que facilitam a interpretao de
pareceres e resolues.
Quando falamos em conhecer as normas e o regimento da escola, podemos fazer
uma associao com conhecimentos abordados nas disciplinas ligadas rea da
administrao em que se trabalham conceitos sobre organizao, objetivos, metas a
serem alcanadas e meios para atingi-las.
A informtica est presente em praticamente todos os campos profissionais e
tambm em todos os currculos de cursos superiores, seja atravs de disciplinas de
informtica bsica ou de nveis mais avanados. Quem no conhecer e utilizar recursos
informatizados no ter espao de atuao em nenhuma espcie de atividade ligada
rea secretarial ou administrativa.
Como j foi abordado no tpico que trata sobre a Formao do Secretrio
Executivo, podemos perceber a importncia de conhecimentos acerca de relaes
humanas para o desempenho da funo. Trabalhar em equipe nem sempre fcil, mas
essencial para manter a qualidade e uniformidade dos servios prestados.
Conhecimentos sobre psicologia e tcnicas de comunicao persuasiva permitem ao
secretrio atender os diferentes pblicos de maneira personalizada, atendendo
satisfatoriamente as necessidades individuais dos mesmos.
O atendimento tambm incorpora conhecimentos sobre expresso oral que so
trabalhados em disciplinas como a de Leitura e Oratria, onde o acadmico aprende a
utilizar os diferentes recursos da comunicao como gestos e entonao de voz.
Para emisso de documentos diversos como atestados, ofcios, circulares, entre
outros, o profissional pode se valer de contedos abordados em disciplinas de Portugus
e Tcnicas de Redao Empresarial. Documentos bem redigidos passam uma tima
impresso do profissional que os confecciona.
Por ltimo, foram checadas quais as principais tarefas que os profissionais
executam na Secretaria de Escola, e as respostas foram:
Atendimento de balco e atendimento telefnico
Confeco de documentos escolares
Correspondncias, atestados
Registros de notas/conceitos dos alunos para impresso de boletins
Arquivo.

Vamos aqui novamente tentar fazer uma associao entre as principais


atividades realizadas pelo Secretrio de Escola e a formao de nvel superior na rea de
Secretariado Executivo.
No ramo empresarial, o secretrio atua como um assessor do executivo, tendo
amplo conhecimento sobre a empresa, participando junto ao centro das decises. Ele
tem conhecimento das funes gerenciais e participa ativamente dos processos. No
curso de nvel superior em Secretariado Executivo ele preparado para exercer tais
funes em disciplinas da rea de gesto. Na escola, a realidade no muito diferente:
quando algum chega querendo falar com a direo, o secretrio quem vai prestar o
primeiro atendimento, com o intuito de solucionar o problema do seu "cliente",
encaminhando-o ao Diretor somente se realmente for necessrio. Se o secretrio estiver
envolvido nos principais processos de planejamento da escola ter condies de resolver
inmeras situaes sem ter que sobrecarregar a direo. Alm do mais, um secretrio de
escola bem informado e com condies de atender prontamente seus colegas
professores, alunos e pais, vai passar uma tima imagem do seu estabelecimento de
ensino.
A execuo de tarefas ligadas escriturao escolar diz respeito a conhecer a
legislao prpria do ensino, bem como as regulamentaes internas da escola.
Conhecer as regulamentaes do seu estabelecimento pode ser associado ao conhecer o
planejamento estratgico de uma empresa, ou seja, deve-se saber qual o rumo a seguir a
fim de canalizar seus esforos naquela direo. Mais uma vez, podemos perceber quo
importantes so os conhecimentos nas disciplinas ligadas administrao que o
secretrio de escola tambm necessita para desempenhar suas funes.
Tarefas que o secretrio tambm executa com freqncia dizem respeito
emisso de correspondncias e documentos diversos. As disciplinas de Lngua
Portuguesa e Tcnicas de Redao Empresarial ministradas nos Cursos de Secretariado
Executivo do subsdios aos profissionais para redigirem os diferentes tipos de
documentos, utilizando-se de uma linguagem clara e coesa.
A informtica est presente em praticamente todos os processos tcnicoadministrativos. Assim como os escritrios, as secretarias das escolas esto
automatizadas. A maioria das tarefas operacionais rotineiras informatizada: emisso
de documentos pelo editor de texto, cadastros de alunos, notas e freqncias em
softwares especficos. No basta, porm, o profissional ter recursos disposio e no
saber utiliz-los adequadamente. Disciplinas de informtica e sistemas de informao

ou gerenciamento de banco de dados abordadas no curso superior do subsdios aos


profissionais para utilizarem mais amplamente os recursos e abstrarem informaes
relevantes dos dados disponveis.
Como era de se esperar, foi citado na pesquisa o servio de arquivo. Assim como
em qualquer empresa, na secretaria de escola se produz um volume grande de
documentos. Se o profissional no tiver conhecimento tcnico sobre o assunto,
provavelmente arquivar tudo com o receio de um dia talvez precisar, o que vai
necessitar de muito espao fsico. Outro problema em se guardar tudo no achar nada
no momento em que h necessidade de localizar algum documento. Uma outra atitude
inadequada de profissionais que desconhecem os mtodos de arquivamento no
observar certos procedimentos no momento da guarda do documento, o que acabar
resultando, de certa forma, na perda do mesmo. Para ter noes de arquivstica no
necessrio curso superior especfico. As noes abordadas no Curso de Secretariado
Executivo, por exemplo, so suficientes para que o profissional domine as tcnicas
bsicas.

CONSIDERAES FINAIS
Atuando h vrios anos como Secretria de Escola, em inmeras situaes pude
perceber o quo importante foi a realizao de um curso superior na rea de
Secretariado Executivo para o desempenho da funo.
A secretria, apesar de muitas vezes no ter o seu papel reconhecido pela
sociedade, exerce uma funo de extrema importncia nas organizaes, independente
do ramo de atuao. Ela o elo entre a empresa (ou escola) e o cliente. Do bom
desempenho de sua atividade no atendimento aos clientes internos e externos da
instituio, depender a efetivao de uma relao de parceria. O diferencial no
atendimento agradar o cliente e far com que ele retorne outras vezes para buscar o
produto ou servio de nossa organizao.
A amplitude da formao de nvel superior na rea de Secretariado Executivo
permite aos profissionais explorarem novos espaos no mercado de trabalho e a
Secretaria de Escola apenas um destes tantos espaos.

Sem dvida a formao acadmica um diferencial para o bom desempenho de


qualquer atividade de apoio tcnico-administrativo. A secretria no pretende tomar o
lugar de seu lder, ela quer se afirmar na sua posio de assessoramento especializado
nos diferentes ramos da economia.

REFERNCIAS BILBIOGRFICAS
ALONSO, Maria Ester Cambrea. A arte de assessorar executivos. So Paulo: Pulsar,
2002.
AZEVEDO, Ivanize.; COSTA, Sylvia Ignacio da. Secretria: um guia prtico. 4. ed.
So Paulo: SENAC, 2004.
CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO
SUL - Pareceres 598 e 1003/2000.
GARCIA, Elisabeth Virag. Noes Fundamentais para a Secretria. 2 ed. So Paulo:
Summus, 2000.
KASPARY, Adalberto J. Correspondncia Empresarial. 2. ed. Prodil: 2000.
KRUGLIANSKAS, Isak.; TERRA, Jos Cludio Cyrineu. Gesto do conhecimento em
pequenas e mdias empresas. Rio de Janeiro: Campus, 2003.
MINISTRIO DA EDUCAO - CONSELHO NACIONAL DE EDUCAO Resoluo N 3, de 23 de junho de 2005.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 2 ed. Rio de
Janeiro: FGV, 2002.