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Virtu@l
B ases
conceptuales
de una mejora
continua

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Bases conceptuales de una Mejora Continua


Agosto 2007

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1. INTRODUCCIN
EL KAIZEN EN EL GEMBA
Cabe preguntarse primero qu es el gemba? El gemba significa
en japons "lugar real", o sea donde tiene lugar la accin. El
Kaizen en el gemba es por lo tanto, llevar a cabo la mejora
continua en el lugar de la accin.
Todas las empresas practican tres actividades principales
directamente relacionadas con la obtencin de utilidades:
desarrollo, produccin y venta. Sin estas actividades, una
empresa no puede existir. Por tanto, en un sentido amplio, gemba
significa los lugares de estas tres actividades. En un contexto ms
restringido, gemba significa el lugar donde se forman los
productos o servicios. En una empresa de servicios, gemba es
donde los clientes entran en contacto con los servicios ofrecidos.
As por ejemplo en el caso de los hoteles el gemba est en todas
partes: en el lobby, el comedor, los cuartos de huspedes, la
recepcin, los mostradores para registrarse y el puesto del
conserje. En los bancos seran los cajeros, al igual que los
funcionarios de prstamos que reciben a los solicitantes.
Dos actividades fundamentales tienen diariamente lugar en el
gemba: el mantenimiento y el Kaizen. El primero se relaciona con
seguir los estndares existentes y mantener el statu quo, y el
ltimo se relaciona con el mejoramiento de tales estndares. Los
supervisores del gemba participan activamente de ambas
acciones, logrando como resultados calidad, costos, y entrega
(QCD). De tal forma, una empresa que produce productos o
servicios de calidad a un precio razonable y los entregan a
tiempo, satisface al cliente, y ellos a su vez permanecen leales.
Con el fin de llevar a cabo el QCD, la empresa debe gerenciar
diariamente diversos recursos en forma apropiada. Estos recursos
incluyen mano de obra, informacin, equipos y materiales. La
eficiente administracin diaria de recursos requiere estndares.
Cada vez que surgen problemas o anomalas, el gerente o
supervisor debe investigar, identificar la causa fundamental y
reconsiderar los estndares existentes o implementar nuevos
estndares para impedir su reaparicin. Los estndares se
convierten en parte integral del gemba Kaizen y suministran la
base para el mejoramiento diario. As, al aplicarse en forma
apropiada, el Kaizen contribuye a mejorar la calidad, reducir los
costos en forma considerable y satisfacer los requerimientos de
entrega de los clientes, sin inversin o introduccin de costosas
tecnologas.

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Tres actividades Kaizen como lo son la estandarizacin las 5 S y la


eliminacin del muda (desperdicio) contribuyen al logro exitoso
de el QCD. La estandarizacin, la eliminacin del muda y las 5 S
son fciles de comprender e implementar, no requiriendo
tecnologas o conocimientos complejos. Cualquier gerente,
supervisor o empleado puede comprender y aplicar
satisfactoriamente estas actividades de sentido comn y bajo
costo. La cuestin fundamental es formar la autodisciplina
necesaria para mantenerlas.

2. OBJETIVOS

Describir y comprender cada uno de los factores de las 5 S.


Implementar cada uno de los factores de las 5 S en el trabajo
cotidiano.
Describir e implementar un sistema de descarte dentro de la
empresa.
Desarrollar una conciencia hacia el trabajo con calidad.

3. MTODO DE LAS 5 S
Su prctica constituye algo indispensable a la hora de lograr una
empresa de calidad total. Las 5 S se desarrollan mediante un
trabajo intensivo. Las 5 S derivan de cinco palabras japonesas que
conforman los pasos a desarrollar para lograr un lugar ptimo de
trabajo, produciendo de manera eficiente y eficaz.

Con

Japons
SEIRI

Espaol
Clasificacin

Las

SEITON

Organizacin

cosas

SEISO

Limpieza

Con Ud.

SEIKETSU

mismo

SHITSUKE

Bienestar
personal
Disciplina

Mantenga lo
necesario
Mantenga todo
en orden
Mantenga todo
limpio
Cuide su salud
fsica y mental
Mantenga un
buen
comportamiento

LA CALIDAD COMIENZA EN CASA, EN NUESTRO


PUESTO DE TRABAJO

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3.1.

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SEIRI: CLASIFICACIN
Clasificar, es separar u ordenar por clases, tipos, tamaos
categoras o frecuencia de uso.
Para nuestros efectos, Clasificar consiste en separar en el
rea de trabajo, las cosas que sirven de las que no son
tiles, lo necesario de lo innecesario, lo suficiente de lo
excesivo y eliminar lo que no sirve, lo innecesario y lo
excesivo, con autorizacin para aquellas cosas que la
requieran.
Es muy comn encontrar en las empresas exceso de
inventarios, de materias primas o de productos en
proceso, exceso que implica un costo muy alto. Ya sea por
almacenamiento o por prdida de material.
En escritorios, pasillos, oficinas, almacenes, bibliotecas o
estantes e inclusive en otros lugares, se encuentran de
manera dispersa y desordenada ms elementos de los que
se pueden utilizar.
En su puesto de trabajo, cuntas cosas innecesarias
guarda usted? y en su casa? Recuerde que a veces se
utiliza mal el espacio que puede ser vital para tener un
ambiente ms limpio y holgado de trabajo.
Clasificar los elementos con los que trabaja, puede traer
beneficios como los siguientes:

Se pueden utilizar los lugares que se despejan para


propsitos diversos.
Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes
y similares.
Se descartan los elementos obsoletos.
Se descartan partes de repuestos de modelos viejos.
Se pueden usar componentes a tiempo.
Se elimina el exceso d e tiempo en los inventarios.
Se evitan almacenamiento excesivo y los movimientos
de personal.
Se elimina el despilfarro.

Sin embargo seleccionar y clasificar no e s tan sencillo


como parece, es necesario tener en cuenta criterios de
seleccin y clasificacin. Los cuales pueden establecerse
en trminos de categoras que de categoras en las que el
artculo en cuestin pueda estar. Por ejemplo:

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ARTCULOS

Deteriorados.
Poco funcionales o innecesarios.
Obsoletos.
Caducos.
Descompuestos, fraccionados o rotos.
Mohosos.
Peligrosos (txicos, contaminantes).

Con base en criterios como estos, se procede a la


eliminacin de los artculos que no sean tiles o necesarios
para el trabajo.
Un procedimiento sencillo para clasificar elementos es el
siguiente:

a) Identifique

b) Identifique

Si se usa a
cada
momento.
Si se usa todos
los das.
Si se usa todas
las semanas.

Ubquelo en la
oficina; sobre el
banco de trabajo,
cerca de las
mquinas.

Si se usa una
vez al mes.

Ubquelo cerca
del sitio de
trabajo.

Si se usa cada 3 meses


Si se usa
espordicamente

c) Identifique

Lo que no es
necesario.

Ubquelo en el
almacn o en un
depsito.

Descrtelo

Recuerde siempre:

Cuanto ms se reduzca el espacio ocupado, habr


ms comodidad.
Los artculos de desecho nunca deben daar el medio
ambiente.

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EJERCICIO: DE LA TEORA A LA PRCTICA


Se le propone que estudie el concepto y lo aplique en su
vida diaria, en nuestro caso en su puesto de trabajo.

SITUACIN ACTUAL:
Ubquese en un puesto de trabajo cualquiera de su taller o
laboratorio de su especialidad. En relacin a la forma
como estn clasificados u ordenados sus elementos de
trabajo. Haga una fotografa de dicho puesto de trabajo.

CMO MEJORAR:
Qu va a hacer usted para mejorar dicho sitio de trabajo,
en relacin con el tema estudiado?

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3.2.

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SEITON - ORGANIZACIN
Organizar, es ordenar un conjunto de objetos, partes o
elementos dentro de un conjunto, en especial en una
combinacin que est acorde con algn principio racional o
con cualquier arreglo metdico de partes.
Para esta metodologa, organizar es tener una disposicin
y una ubicacin de cualquier elemento, de tal manera que
est listo para que cualquiera lo pueda usar en el
momento que lo necesite.
No siempre ello es as, quizs las casas estn, pero no se
sabe donde ni como encontrarlas. Por ejemplo se sabe que
cierta informacin existe en alguna parte de la empresa,
pero, cmo encontrarla de una manera rpida? Se
requiere una herramienta de trabajo, pero Cunto tiempo
se pierde buscndola por no haber diseado un tablero de
herramientas? Por eso despus de haber clasificado las cosas, es
necesario organizar o sistematizar.
Es posible que en ciertas reas de la empresa existan
estndares de organizacin como ordenar las
herramientas, normas de archivo, instrucciones de cmo
ubicar la materia prima etc.) si no existen es recomendable
proponerlos. Algunos ejemplos son los siguientes:

Ordenar los artculos mediante claves alfanumricas o


numricas
Determinar los lugares de almacenamiento por
periodos de utilizacin: a la mano lo que se utilice
diariamente, luego lo de uso semanal, mensual y
anual.
Por
caractersticas
como
tamao,
color,
funcionamiento u otras.
Tambin se pueden combinar mtodos:

Ordenar primero por caractersticas y luego por


claves como en el caso de latas de sustancias
qumicas, donde se acomodan primero los
pigmentos y luego se ordenan los distintos tipos de
claves.
O primero por utilizacin y luego por
caractersticas, como sera el caso de artculos de
papelera, donde dejamos en el escritorio los de uso
diario y los acomodamos en l segn sus
caractersticas por ejemplo: lapiceros, grapadora,

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clips sobre el escritorio, hojas legajos en el primer


cajn y as sucesivamente.
En general un sencillo procedimiento para organizar es el
siguiente:

Defina una nomenclatura para cada clase de


elementos.
Decida sitios de ubicacin, cada cosa en su lugar.
Decida como va a guardar, teniendo en cuanta lo
siguiente:
Fcil de guardar.
Fcil de identificar donde est.
Fcil de sacar.
Lo que est primero es lo primero que sale.
Fcil de reponer.
Fcil de volver a su ubicacin original.

Finalmente tener en cuenta lo siguiente; sistematizar no es


slo un acto de establecer estndares, es necesario actuar
permanentemente de conformidad con ello y de esta
manera, hacer los cambios positivos.

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EJERCICIO: DE LA TEORIA A LA PRCTICA


SITUACIN ACTUAL:
Ubquese en un puesto de trabajo de su especialidad e
indique cmo estn organizados sus elementos de trabajo.

CMO MEJORAR:
Qu piensa hacer usted para mejorar su sitio de trabajo
en el aspecto de organizacin?

3.3.

SEISO- LIMPIEZA
Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.
Este concepto se refiere a eliminar las manchas, mugre,
grasa, polvo, desperdicios etc. De pasillos, talleres de
trabajo, oficinas, almacenes, escritorios, bancos de trabajo,
estantes, ventanas, puertas, equipo, herramientas, y dems
elementos del sitio de trabajo y mantener condiciones
adecuadas de aseo e higiene.
Una interpretacin ms ambiciosa se refiere no solo a
eliminar polvo y suciedad, sino a lograr que los operarios
apoyen las tareas de mantenimiento especfico de
maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos. Con
una programacin acorde con las mayores exigencias de

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operacin, de tal manera que se puedan eliminar


desperdicios, sobrecargas y problemas de variacin que se
hayan observado en los puestos de trabajo.
Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y
desordenado, adems de ser desagradable, es peligroso,
atenta contra la seguridad fsica y mental del trabajador.
Un taller con manchas de aceite y con colillas de cigarro en
el piso, con bancos e trabajo polvorientos y repletos de
desperdicios, con herramientas enmohecidas, no es el
ambiente propicio para producir un bien o servicio de
calidad y puede ser causa de accidentes de trabajo
irreparables.
La limpieza de las instalaciones de trabajo es
responsabilidad de la empresa, pero gran parte del xito
reposa en la actitud de los trabajadores, si cada quien se
preocupa de mantener limpio su puesto de trabajo. La
suma del esfuerzo de todos lograr un ambiente higinico
y agradable para laborar.
Un procedimiento para
Limpieza es el siguiente:

efectuar

una

Operacin

Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo, pisos,


paredes, trechos, ventanas, cajones, estantes y
maquinaria que use durante las operaciones diarias.
Asee el taller y equipo despus de su uso.
Limpie con un trapo, cualquier suciedad en las
herramientas, instrumentos o aparatos, antes y
despus de sus uso, verifique su funcionalidad.
Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier
desorden o desarreglo anormal, identifique las causas
principales y establezca acciones preventivas.
Establezca su propio programa de limpieza, diario y
peridico, con un cuadro de tareas para cada lugar
especfico.

En consecuencia es necesario tener en cuenta las siguientes


recomendaciones:

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Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a


trabajar.
Antes de salir dejar todo ordenado y limpio como se
quiere encontrar al da siguiente.
Utilizar los sitios y recipientes indicados para arrojar
desperdicios, envases, colillas etc.

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EJERCICIO: DE LA TEORA A LA PRCTICA


SITUACIN ACTUAL:
En relacin con el puesto de trabajo identificado
anteriormente, piense que depende de usted y que no. Sea
objetivo.

CMO MEJORAR:
Qu puede hacer usted para mejorar la limpieza de su
puesto de trabajo?

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3.4.

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SEIKETSU BINESTAR PERSONAL


El bienestar personal, es el estado en el que la persona
puede desarrollar de manera fcil y cmoda todas sus
funciones. Consiste en mantener la limpieza mental y
fsica en cada trabajador.
El bienestar personal no requiere de un procedimiento
especial, sino ms bien es el resultado de aplicar los
conceptos anteriores, que si se desarrollan de manera
adecuada, conducen a gozar de un ambiente saludable y
cmodo para quienes laboran en l.
Una persona enferma o cansada, no puede trabajar, en
ocasiones la presentacin personal es inadecuada para
realizar un trabajo, otras veces preocupaciones personales
o conflictos en el trabajo impiden la concentracin que
requiere el trabajo hay numerosos factores que
provocan malestar en las personas.
Por otra parte, sitios de trabajo malsanos no contribuyen
a la buena salud de quienes laboran en l: no hay
indicaciones de seguridad, hay charcos de agua, aceite,
instalaciones defectuosas, mquinas o equipos en mal
estado que pueden causar accidentes.
Por consiguiente a ms de desarrollar las acciones
propuestas antes, como clasificar, organizar, limpiar, se
puede hacer an mejor el ambiente de trabajo.
En primer lugar, con algunos aspectos orientados hacia las
condiciones de los trabajadores:

Recordar permanentemente, la importancia de


mantener mente sana y cuerpo sano.
Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y
apropiada y de cumplir con las normas de seguridad.
Mantener excelentes condiciones e higiene en los
servicios comunes de los trabajadores como cafeteras,
restaurantes, vestidores, casilleros, etc.

Como sntesis de lo anterior, se puede concluir:


LA EMPRESA
Debe cuidar que las condiciones de trabajo para los
trabajadores sean las adecuadas y mantener los servicios

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comunes en condiciones tales que propicien un ambiente


sano.

Limpieza en las instalaciones comunes: baos,


cafeteras etc.
Iluminacin adecuada, ni deslumbrante que lastime
los ojos, ni tenue que no permita ver claramente.
Control del ruido excesivo y daino, en reas donde
sea imposible eliminarlo, proporcionar tapones o
aditamentos que protejan los odos.
Eliminacin de olores indeseables y txicos, as como
el humo o polvo de aire.
Eliminacin de vibraciones indeseables.
Control de temperatura y de ventilacin para
mantener un ambiente fresco.
Servicio mdico dentro de las instalaciones o cercano,
desarrollo de campaas de vacunacin.
Dotacin de equipos de seguridad y proteccin
adecuada al trabajador de acuerdo a sus labores.

EL TRABAJADOR
Debe esforzarse por mantener buenas condiciones fsicas y
mentales, para lo cual es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:

Aseo y arreglo adecuados.


Ropa limpia y propia para el trabajo.
Alimentacin adecuada y balanceada.
Posturas adecuadas en el puesto de trabajo.
Descanso adecuado.
Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del
desempeo laboral un medio de satisfaccin personal.
Actitud equilibrada en relacin con los problemas
personales y de trabajo.
Utilizacin de equipos de proteccin y seguridad y
cumplimiento de las normas respectivas.
Vida
equilibrada
con
deportes,
recreacin,
capacitacin, y todo aquello que contribuya al
bienestar personal.

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EJERCICIO DE LA TEORA A LA PRCTICA


SITUACIN ACTUAL:
Su salud fsica

Su estado emocional (actitud frente al trabajo, relaciones


con los compaeros)

Condiciones de trabajo que influyan en su bienestar


personal (baos, casilleros.)

CMO MEJORAR:
Qu va a hacer usted para mejorar su salud, fsica y
mental y qu dependera de la empresa?

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3.5.

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SHITSUKE- DISCIPLINA
La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o
reglamentos; que rigen ya sea a una comunidad, a la
empresa o a nuestra propia vida.
La disciplina es orden y control personal, que se logra a
travs de un entrenamiento de las facultades fsicas, o
morales. Su prctica sostenida desarrolla en la persona
disciplinada un comportamiento confiable.

El concepto de disciplina, autodisciplina o autocontrol, se


refiere al hecho, de cada trabajador mantenga como hbito
o costumbre normal, la puesta en prctica de los
procedimientos correctos.
En Calidad, el concepto de autocontrol es fundamental.
Numerosos ejemplos nos demuestran que las personas,
empresas que tienen xito, son aquellas que muestran un
alto nivel de disciplina.
Por el contrario tambin son numerosos los ejemplos de
fracasos personales, profesionales y empresariales por
falta de disciplina.
En el campo de la calidad, las mejoras o pueden ser
espordicas o fruto de inspiraciones momentneas flores
de un solo da: hoy lo hice bien, maana lo olvido, hoy
cumpl, maana no.
La indisciplina implica no slo el simple hecho de
incumplir normas, significa adems falta de respeto por
los dems y un desconocimiento de las motivaciones
humanas y de lo que significa en el ambiente social y
empresarial, la confiabilidad en la persona y en el
trabajo.
Un ambiente de calidad, puede alcanzar la disciplina a
partir de los siguientes aspectos:

Profundizar en lo que significa un adecuado


comportamiento humano.
Comprender el concepto de empata, como la
capacidad de imaginarse a uno mismo en la situacin
del otro: como me sentira si el otro es impuntual
conmigo, si debo estar en un ambiente ruidoso y con
mucho humo, etc.

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Aplicar el concepto de satisfaccin del cliente interno,


lo que significa entregar de la manera esperada, los
productos que requiera cada una de las partes del
proceso.
Desarrollar compaerismo en el trabajo, ensear,
compartir informacin, colaborar.
Ser en trminos generales un ser integral.

Un procedimiento til para promover la disciplina o el


autocontrol es el siguiente:

Establezca procedimientos estndares de operacin,


los cuales deben seguir todos los trabajadores.
Prepare materiales didcticos o eventos de instruccin
que se den a travs de medios masivos escritos o
audiovisuales.
Llegue a cada empleado involucrado con la tcnica de
aprender haciendo.
Mustrele cmo hacer.
Deje que lo haga.
Repita hasta que haya comprensin total y se
adquiera el hbito.
Facilite las condiciones para que cada empleado,
ponga en prctica lo aprendido.
Si no se acta correctamente corrija en el mismo
puesto de trabajo, mientras explica porqu no se hace
as.
Ensee fundamentalmente con su ejemplo.

En el objetivo de mejorar el ambiente de trabajo, no basta con el


entusiasmo de hacerlo por unos das, es indispensable hacer de
ello una norma de vida.

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EJERCICIO: DE LA TEORA A LA PRCTICA


SITUACIN ACTUAL:
Tiene usted una actitud disciplinada o indisciplinada en
lo que se propone hacer, se considera una persona
confiable?
Es puntual, cumple con sus tareas o planes en el tiempo
establecido?

CMO MEJORAR:
Qu va hacer usted para mejorar su disciplina?

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ANALIZAR
CAUSAS
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4. RESUMEN DE LA UNIDAD # 4

MTODO DE LAS 5S

SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE

Clasificacin
Organizacin
Limpieza
Bienestar personal
Disciplina

Clasificar, es separar u ordenar por clases, tipos, tamaos categoras o


frecuencia de uso.

Organizar, es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos


dentro de un conjunto.

Limpiar, es el acto de quitar lo sucio de algo.

El bienestar personal, es el estado en el que la persona puede


desarrollar de manera fcil y cmoda todas sus funciones. Consiste en
mantener la limpieza mental y fsica en cada trabajador.

La disciplina, es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos; que


rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida.

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