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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PRESTACION DIRECTA AREA


ADMINISTRATIVA

CDIGO: 2530750546
VERSIN: 1
FECHA: 20-08-2014
PAGINA 1

PROCESO: TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: MANUAL DE
FUNCIONES

RESPONSABLE:
Administrador

ELABOR:
Olga Laura Cecilia Navarro

APROB:

AUTORIZ:

MANUAL DE FUNCIONES

Contenido
DESCRIPCIN, ANALISIS Y EVALUACION DE CARGOS......................................2
1. Requerimientos acadmicos e Intelectuales..........................................2
2. Responsabilidad y tica..............................................................................2
3. Habilidades....................................................................................................3
4. Condiciones de Ajuste en el trabajo.........................................................3
5. Funciones generales y especficas...........................................................3
6. Requisitos fsicos..........................................................................................3
CARACTERISTICAS DE LOS CARGOS..................................................................3
DESCRIPCIN DE CARGOS...................................................................................4
OPTOMETRA.........................................................................................................4
ADMINISTRADOR.................................................................................................6
AUXILIAR DE RECEPCION Y VENTAS................................................................8

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Olga Laura Cecilia Navarro

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DESCRIPCIN, ANALISIS Y EVALUACION DE CARGOS


Una vez que se ha establecido la necesidad de personal se realiza el
anlisis y evaluacin de cargos con el fin de determinar los
requerimientos que debe satisfacer la persona para ocuparlo
eficientemente, as como el tipo de contratacin que se realizar y la
forma de remuneracin de la actividad. El anlisis del puesto de trabajo
y su evaluacin nos permiten establecer las caractersticas del recurso
humano y su valor.
Para la evaluacin de las personas que ocuparn los cargos del
consultorio, se establecen los siguientes aspectos bsicos:
1. Requerimientos acadmicos e Intelectuales. Los aspectos
acadmicos corresponden a las condiciones especficas de
preparacin profesional o tcnicas para el desempeo del cargo al
que se encuentra aspirando; estas condiciones son certificadas por
las instituciones educativas y, para el caso de los profesionales de
la salud, se solicita que sean certificadas por entidades
debidamente reconocidas por el estado colombiano o, en el caso
de las extranjeras, que los ttulos se encuentren convalidados ante
el Ministerio de Educacin de Colombia o las entidades
autorizadas. Los aspectos intelectuales se refieren a las
caractersticas personales de interrelacin, empata, trato a las
personas, respeto y tolerancia, que influyen sobre el desempeo
del profesional frente al cargo.
2. Responsabilidad y tica. Corresponde a las caractersticas
personales que le permiten al profesional conocer sus derechos y
deberes, cumplir de manera permanente con los deberes
inherentes al cargo, manejar los recursos de la entidad con
equidad y racionalidad y, en su interaccin con la entidad y con los
pacientes, ejercer la honorabilidad, la lealtad y la justicia.
3. Habilidades. Son las condiciones personales que, aunadas con la
formacin acadmica del profesional, le cualifican en su pericia
para el desempeo de sus actividades en la prestacin de los
servicios de salud.

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4. Condiciones de Ajuste en el trabajo. Se refiere a la tolerancia,


la capacidad de trabajo en equipo, el trabajo bajo presin, la
posibilidad de trabajar en horas extras y la necesaria cordialidad y
calidez para con el personal de la entidad y con los pacientes y
clientes de la misma.
5. Funciones generales y especficas. Son los procedimientos,
actividades y tareas propias del cargo que se encuentran
establecidas en el Manual de Administracin y Gestin de Personal
de OPTICA ITALICA
6. Requisitos fsicos. Son las condiciones fsicas necesarias para
desempear el cargo en condiciones normales de horario y
ambiente fsico existente en la entidad.

CARACTERISTICAS DE LOS CARGOS


PERSONAL ASISTENCIAL PRA EL SERVICIO DE CONSULTA
EXTERNA
Denominacin del
Nmer
Nivel
Tipo de
Cargo
o
Acadmico
Contrato
Optometra
1
Universitario
Prestacin
de
Servicios
Administrador
Universitario
Prestacin
de
1
Servicios
Auxiliar de Recepcin y
Bachiller/Tcnic Prestacin
de
1
ventas
o
Servicios

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AUTORIZ:

DESCRIPCIN DE CARGOS
OPTOMETRA
IDENTIFICACIN
NOMBRE
NIVEL

DEL

CARGO

ACADMICO

NATURALEZA

DEL

CARGO

FORMA DE
CONTRATACIN

OPTOMETRA
Profesional de
Pregrado
Direccin y
confianza
Prestacin de
servicios

MISIN O PROPSITO DEL


CARGO

Realizar labores propias de la


profesin de Optometra, con tica
y calidad

REQUISITOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


FORMACIN ACADEMICA
EXPERIENCIA
Ttulo universitario en
optometra, con el ttulo o
certificado expedido por una
Un (1) ao de experiencia
institucin educativa
profesional en labores y/o
debidamente reconocida por el
actividades relacionadas con el
Estado. Carn de inscripcin
cargo
como profesional ante la
Secretara de Salud.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO


COMPETENCIAS
COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS
COMPORTAMENTA
COMUNES
ESENCIALES
LES
Orientacin a

Facturacin

Aprendizaje
resultados
continuo

Manejo de
Orientacin al

Experticia
historias clnicas
usuario
profesional

Manejo de
Transparencia

Trabajo en
inventarios
equipo y

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AUTORIZ:

Compromiso con
la organizacin.
Honestidad

Manejo de
sistemas office y
Windows

colaboracin
Creatividad e
innovacin
Si tiene
personal a cargo:
o
Liderazg
o de grupos
de trabajo
o
Toma de
decisiones

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DE LOS PROFESIONALES DE


LA SALUD
Elaboracin de Historia clnica a cada uno de los pacientes que
atienda, consignando en forma legible la informacin bsica de
identificacin, la anamnesis, la evaluacin clnica, el o los diagnsticos,
el plan de tratamiento a seguir y las observaciones pertinentes,
ajustndose al formato de la Historia Clnica y a la normatividad
vigente (Resolucin 1995 de 1999 y normas adicionales).
Realizacin de tratamientos de optometra realizados conforme a las
normas y procedimientos vigentes.
Atender oportunamente al usuario con cita
Manejo adecuado del inventario de recursos de insumos,
medicamentos y dispositivos del consultorio y correcta utilizacin de
equipos, instrumental y dems enseres del servicio de optometra y
mantenerse actualizado de los nuevos ingresos de insumos.

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ADMINISTRADOR
IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL
CARGO
NIVEL ACADMICO
NATURALEZA DEL
CARGO

FORMA DE
CONTRATACIN

MISIN O PROPSITO DEL


CARGO

ADMINISTRADOR
Profesional
Direccin y
confianza
Prestacin de
servicios

Realizar labores propias de


administrador de la ptica con
tica, integridad y calidad.

REQUISITOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


FORMACIN ACADEMICA
EXPERIENCIA
Ttulo Administrador de empresas
o profesin relacionada
certificado expedido por una
Un (1) ao de experiencia
institucin educativa
profesional en labores y/o
debidamente reconocida por el
actividades relacionadas con el
Estado. Carn de inscripcin
cargo
como profesional ante la
Secretara de Salud.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO


COMPETENCIAS
COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS
COMPORTAMENTA
COMUNES
ESENCIALES
LES
Orientacin al

Facturacin

Aprendizaje
usuario
continuo

Manejo de
Transparencia

Experticia
inventarios
profesional
Compromiso con
Manejo de

Trabajo en
la organizacin.
sistemas office y
Windows
equipo y
Honestidad
colaboracin

Manejo de

Creatividad e
procesos

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administrativos

innovacin
Si tiene
personal a cargo:
o
Liderazg
o de grupos
de trabajo
o
Toma de
decisiones

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DE LOS PROFESIONALES


Aprobar su organizacin interna y su presupuesto
Administrar sus bienes y rentas
Fomentar la competitividad, las inversiones y el financiamiento para la
ejecucin de proyectos de inversin
Ejercer las dems atribuciones inherentes a su funcin, conforme a ley

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AUXILIAR DE RECEPCION Y VENTAS


IDENTIFICACIN
NOMBRE
CARGO
NIVEL

DEL

ACADMICO

NATURALEZA

DEL

CARGO

FORMA DE
CONTRATACIN

AUXILIAR DE
RECEPCION Y
VENTAS
Tcnico
Profesional
Direccin y
confianza
Prestacin de
servicios

MISIN O PROPSITO DEL


CARGO
Efectuar labores relacionadas
con las actividades de atencin a
las personas y orientacin a los
usuarios, pacientes y familiares
de acuerdo con la normatividad
vigente y la reglamentacin.

REQUISITOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


FORMACIN ACADEMICA
EXPERIENCIA
Ttulo Bachiller con el ttulo o
Un (1) ao de experiencia
certificado expedido por una
profesional en labores y/o
institucin educativa
actividades relacionadas con el
debidamente reconocida por el
cargo
Estado.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO


COMPETENCIAS
COMPETENCIAS
CONOCIMIENTOS
COMPORTAMENTA
COMUNES
ESENCIALES
LES
Orientacin al

Facturacin

Aprendizaje
usuario
continuo

Manejo de
Transparencia

Experticia
historias clnicas
tcnica
profesional
Compromiso con
Manejo de

Trabajo en
la organizacin.
inventarios
equipo y
Honestidad

Manejo de
colaboracin
sistemas office y

Creatividad e
Windows
innovacin

Ventas de

Si tiene
productos pticos

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AUTORIZ:

personal a cargo:
o
Liderazg
o de grupos
de trabajo
o
Toma de
decisiones
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DE LOS PROFESIONALES DE
LA SALUD
Asignar las citas a los pacientes que la solicitan
Observar que las que la atencin a los clientes sea tratable y as hacer
que los clientes no se alejen de la empresa
Hacer que la elaboracin de los lentes sea de acuerdo al pedido de los
clientes.
Ver que los productos estn en stock
Recepcionar que los productos que ingresan al almacn estn en las
mejores condiciones
Registrar las ventas diarias y hacer su balance diario
Ejercer las dems atribuciones inherentes a su funcin, conforme a ley

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PROCESO: TALENTO HUMANO

SUBPROCESO: MANUAL DE
FUNCIONES

RESPONSABLE:
Administrador

ELABOR:
Olga Laura Cecilia Navarro

APROB:

AUTORIZ:

FUNCIONES ESPECFICAS DE TODOS LOS PROFESIONALES DE


SALUD
1.
2.
3.
4.

5.

6.

7.
8.
9.

Brindar al usuario la informacin suficiente sobre el acto


optomtrico, que satisfaga sus necesidades, en un marco de
cordialidad y respeto.
Elaborar historias clnicas de primera vez o de evolucin a todo
usuario que atienda, de acuerdo con la normatividad vigente y la
normatividad de la clnica.
Atender oportunamente al usuario.
Responsabilizarse del inventario y hacer buena utilizacin de los
insumos, dispositivos, medicamentos, equipos, instrumental y dems
enseres del rea de optometra que le sean puesto a su cuidado y
manejo, permaneciendo actualizado en los nuevos ingresos de estos.
Aplicar las normas de bioseguridad, con la dotacin que el
Consultorio le suministra y de acuerdo a los criterios tcnicos y
parmetros establecidos en el Manual de Bioseguridad y en el Plan de
Gestin Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHyS).
Velar porque sus informes sean adecuadamente realizados y
entregados oportunamente despus de su revisin. Esto se refiere a la
Historia Clnica y los Registros asistenciales tales como los Anexos de la
Historia Clnica (Consentimiento Informado, exmenes paraclnicos,
notas de remisin y contrarreferencia) y otros informes tales como los
eventos adversos, registros de la prestacin realizada (RIPS).
Llevar la informacin estadstica de las actividades realizadas y el
seguimiento de los usuarios inasistentes y reportar la informando con la
periodicidad establecida por el consultorio.
Llevar un listado de actividades pendientes con el objeto de
desarrollarlas en el momento que falte algn usuario o exista una
oportunidad por mantenimiento del equipo.
Conocer y seguir las Guas Clnicas y los Protocolos de atencin de
la Institucin y contribuir a la actualizacin peridica de tales
documentos con base en la evidencia.
10.
Refrendar con su firma, cdigo y sello, todos los documentos
que as lo requieran y solicitar del usuario la firma o huella digital
en caso que el usuario est impedido para firmar.
11.
Asistir a las reuniones de personal que programe la

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AUTORIZ:

institucin.
12.
Aportar la informacin que permita llevar adecuadamente los
soportes de facturacin.
13.
Revisar la historia, cuando est terminado el tratamiento,
anotando las actividades realizadas
14.
Realizar los informes que sean solicitados por la Gerencia de
la Clnica.
15.
Cumplir con el Reglamento Interno de la Clnica.
16.
Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucin
de los planes, programas y proyectos en los que interviene en
razn del cargo.
17.
Conocer, aplicar y contribuir de manera efectiva en el
cumplimiento la misin y los objetivos del Consultorio y a la
ejecucin de los procesos en que interviene.
18.
Proponer, preparar e implementar los procedimientos e
instrumentos documentales requeridos para mejorar la prestacin
de los servicios a cargo del consultorio
19.
Responder por la aplicacin de los mtodos y procedimientos
del sistema de contabilidad interno y velar por la calidad,
eficiencia y eficacia del mismo.
20. Desempear las dems funciones inherentes al cargo que le sean
asignadas por el jefe inmediato.