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Este artculo describe cmo crear y usar expresiones en Microsoft Office Access.
Use las expresiones para realizar muchas de las tareas para las que usa frmulas en
Microsoft Office Excel. En este artculo se muestra dnde usar las expresiones,
segn la tarea especfica que desee realizar.
En este artculo
Puede hacer clic en << Menos o Ms >> para controlar qu cantidad del cuadro
de dilogo Generador de expresiones se muestra.
Cuando se cambia el tamao del cuadro de dilogo Generador de expresiones, el
nuevo tamao se conserva durante la sesin de Access, evitando as tener que
cambiar el tamao del cuadro de dilogo cada vez que lo abra.
Se ha quitado la fila de botones de operador, con lo que el cuadro de dilogo
queda menos saturado.
Para calcular el total, coloque un control de cuadro de texto en el pie del informe y,
a continuacin, establezca la propiedad Origen del control del cuadro de texto
con la siguiente expresin:
=Suma([campo_de_tabla])
En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores
del subtotal. Ese campo puede residir en una tabla o consulta. La funcin Suma
calcula el total de un conjunto de valores desde el origen de registros.
En el siguiente procedimiento se explica cmo escribir una expresin en un control
de cuadro de texto.
Escribir una expresin en un control de cuadro de texto
1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el formulario que
desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin o Vista Diseo
en el men contextual.
2. Seleccione el control en el que desea escribir una expresin.
3. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4.
4. Para crear manualmente una expresin, en la ficha Datos de la hoja de
propiedades, haga clic en la propiedad Origen del control del cuadro de texto y, a
continuacin, escriba = seguido del resto de la expresin. Por ejemplo, para
calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y
asegrese de reemplazar el nombre del campo con campo_de_tabla.
5. Para crear una expresin con el Generador de expresiones, haga clic en el botn
Generar situado en el cuadro de propiedad.
Despus de completar la expresin, la hoja de propiedades ser similar a la
siguiente:
Puede usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolver
nicamente las filas que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea
ver todos los pedidos cuya fecha de envo tiene lugar en los tres primeros meses
del ao 2010. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresin en la celda
Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se usa una
columna de tipo Fecha/Hora denominada Fecha de envo. Para definir un intervalo
de fechas, especifique el criterio de esta manera:
Entre #01/01/2010# y #31/03/2010#
La columna Fecha de envo ser similar a la siguiente.
Cuando ejecuta la consulta, Access realiza el clculo en cada fila, como se muestra
en la siguiente ilustracin:
cuando los datos no coinciden con una regla de validacin. Puede usar el mensaje
de validacin personalizado para proporcionar informacin especfica que ayude al
usuario a escribir los datos correctos, por ejemplo, "El valor de Unidades
disponibles no puede ser un nmero negativo". Use el procedimiento siguiente
para crear un mensaje de validacin:
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
2. Para un mensaje de validacin de campo, seleccione el campo al que agreg la
regla de validacin.
3. En la ficha Campos, en el grupo Validacin de campos, haga clic en Validacin y,
a continuacin, haga clic en Mensaje de validacin de campo o Mensaje de
validacin de registro.
4. En el cuadro de dilogo Escriba el mensaje de validacin , escriba el mensaje que
desee que aparezca cuando los datos no coincidan con la regla de validacin y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
VALOR
Regla de validacin>=#1/1/2010#
Texto de validacin No puede especificar una fecha anterior a 1/1/2010.
Informacin general
Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones
Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos
Modificar una relacin de tabla
Exigir integridad referencial
Eliminar una relacin de tabla
Informacin general
5. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la
relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione el
campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relacin, active la casilla Exigir
integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad
referencial, consulte la seccin Exigir integridad referencial.
6. Haga clic en Crear.
Access dibuja una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla
Exigir integridad referencial, la lnea aparece ms gruesa en los extremos.
Adems, solo si activ la casilla Exigir integridad referencial, aparece el
nmero 1 en la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece
el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea, tal y
como se muestra en la siguiente ilustracin.
NOTAS
Para crear una relacin uno a uno. Ambos campos comunes (generalmente los
campos de clave principal y clave externa) deben tener un ndice nico. Esto
significa que la propiedad Indizado de estos campos debe tener el valor S (sin
duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin
uno a uno.
Para crear una relacin uno a varios. El campo ubicado en el lado uno de la
relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice
nico. Esto significa que la propiedad Indizado de este campo debe tener el valor
S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relacin no debe
tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados.
Esto significa que la propiedad Indizado de este campo debe tener el valor No o
S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access
crea una relacin uno a varios.
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Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos para agregar
un campo
Se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos
arrastrndolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra
los campos que estn disponibles en las tablas relacionadas as como los campos
que estn disponibles en las otras tablas de la base de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se
ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos,
Access muestra los campos de alguna de estas dos categoras en el panel Lista de
campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en
otras tablas. La primera categora contiene todas las tablas que tienen una relacin
con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categora contiene
todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo ms (+) situado junto al
nombre de una tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa
tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel
Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de campos
1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, presione ALT+F8. Aparece el panel
Lista de campos.
2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo ms (+) situado
junto al nombre de una tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la
vista Hoja de datos.
4. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
Se inicia el Asistente para bsquedas.
5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para bsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se
ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin
uno a varios entre la tabla en Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado
el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de
manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la
seccin Modificar una relacin de tabla para obtener ms informacin.
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Modificar una relacin de tabla
Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ficha de documentos
Relaciones y, a continuacin, modifquela.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin.
3. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar.
La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
4. Haga doble clic en la lnea de relacin.
O bien
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
COMBINACIN
RELACIONAL
TABLA
IZQUIERDA
TABLA
DERECHA
Filas
coincidentes
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin.
3. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar.
La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
4. Haga doble clic en la lnea de relacin.
O bien
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
5. Haga clic en Tipo de combinacin.
6. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y
mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan
referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial,
es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access
rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa
relacin de tabla. Esto significa que Access rechazar las actualizaciones que
cambien el destino de una referencia as como las eliminaciones que quiten el
destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y
eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en
consecuencia, vea la seccin Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
1. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga
clic en Relaciones.
El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un
ndice nico.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un
campo Autonumeracin puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero
cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Entero largo.
preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la
relacin.